a. Prosedur pelaksanaan pengadaan barang/jasa/konstruksi/jasa lainnya yang menggunakan tanda bukti perjanjian berupa SPK adalah sebagai berikut : 1) Pejabat Pengadaan mencari informasi barang dan harga melalui media
elektronik maupun non elektronik.
2) Pejabat Pengadaan membandingkan harga dan kualitas paling sedikit dari 2 (dua) sumber informasi yang berbeda.
3) Pejabat Pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi serta untuk mendapatkan harga yang wajar serta dapat dipertanggungjawabkan. 4) Pejabat Pengadaan melakukan transaksi.
5) Pejabat Pengadaan mendapatkan bukti transaksi dengan bukti kontrak berupa SPK (Surat Perintah Kerja); dengan ketentuan :
a) Judul SPK
b) Nomor dan tanggal SPK
c) Nomor dan tanggal Surat Permintaan Penawaran d) Nomor dan tanggal Berita Acara Negosiasi
e) Sumber dana f) Waktu pelaksanaan
g) Uraian pekerjaan yang dilaksanakan h) Nilai Pekerjaan
i) Tatacara Pembayaran j) Sanksi
k) Tanda Tangan kedua belah pihak
l) Standar ketentuan dan syarat umum SPK :
(1) Itikad baik, para pihak bertindak atas saling percaya yang disesuaikan dengan hak-hak yang terdapat dalam SPK.
(2) Penyedia Mandiri, bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan pekerjaan.
39
(3) Hak Kepemilikan, PPKom berhak atas kepemilikan semua barang/bahan terkait atau disediakan oleh penyedia jasa.
(4) Cacat mutu, PPKom akan memeriksa setiap hasil pekerjaan dan memberitahukan secara tertulis kepada penyedia jasa apabila ada cacat mutu.
(5) Pemutusan, apabila penyedia jasa melakukan penyimpangan, PPKom dapat memutuskan SPK dengan pemberitahuan secara tertulis.
(6) Penanggungan, Penyedia berkewajiban untuk melindungi,
membebaskan dan menanggung tanpa batas PPKom beserta instansinya terhadap semua bentuk tuntutan,tanggung jawab, kewajiban,kehilangan,kerugian, denda, gugatan atau tuntutan hukum, proses pemeriksaan hukum dan biaya yang dikenakan terhadap PPKom beserta instansinya.
(7) Perpajakan, Penyedia berkewajiban untuk membayar semua pajak, semua pengeluaran dianggap telah termasuk dalam nilai SPK. (8) Hukum yang berlaku; Keabsahan, interpretasi, dan pelaksanaan
SPK didasarkan pada hukum Republik Indonesia.
(9) Penyelesaian Perselisihan, PPKom dan Penyedia Jasa
berkewajiban untuk berupaya sungguh-sungguh untuk
menyelesaikan secara damai. Apabila perselisihan tidak dapat diselesaikan secara musyawarah, maka akan diselesaikan melalui abritase, mediasi dan konsolidasi atau pengadilan sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
(10) Perubahan SPK, SPK tidak dapat diubah kecuali dibuat secara tertulis serta berlaku jika disetujui oleh para pihak.
(11) Pengalihan dan/atau sub kontrak, Penyedia dilarang untuk mengalihkan dan / mensubkontrakkan sebagian atau seluruh pekerjaan. Pengalihan seluruh pekerjaan hanya diperbolehkan dalam hal pergantian nama penyedia, baik sebagai akibat peleburan, konsolidasi pemisahan atau akibat lainnya.
(12) Larangan Pemberian Komisi, Penyedia menjamin tidak akan memberikan komisi dalam bentuk apapun (grafitikasi) kepada semua pihak terkait.
40
b. Kelengkapan Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa dengan bukti perjanjian berupa Surat Permintaan Pelaksanaan Pekerjaan dan SPK (Rp 50.000.000 s/d Rp 200.000.000) :
Yang harus dilengkapi oleh pejabat eselon IV (pengusul): 1) Sirup (Print out ID Sirup)
2) Kerangka Acuan Kegiatan ( KAK )
3) HPS diusulkan oleh eselon IV diketahui eselon III.
4) Riwayat HPS, telaah oleh program diketahui eselon IVdilengkapi brosur/ gambar (bila ada)
5) HPS ditetapkan oleh P.PKom. 6) Copy DPA
7) RKO
8) Surat Permohonan Proses Pengadaan (nota dinas) oleh PPKom. 9) Rapat persiapan.
10) Undangan oleh Pejabat Pengadaan.
11) Surat Permintaan Penawaran ( PPTK ) dilampiri Syarat teknis pekerjaan oleh Pejabat Pengadaan.
12) Penawaran oleh Penyedia barang/Jasa yang dilengkapi : a) Formulir isian Penilaian Kualifikasi
b) Surat – surat Pernyataan c) Pakta Integritas
d) Neraca Perusahaan
e) Data Personalia dan pengalaman Perusahaan f) Profil Perusahaan ( Akte,SIUP dll).
13) Pembukaan Penawaran
14) Berita acara evaluasi dan negosiasi harga oleh Pejabat dan Penyedia 15) Undangan klarifikasi & negosiasi
16) Klarifikasi & Negosiasi 17) BAHPL.
18) Pengumuman 19) SPPBJ
41
c. Surat Perjanjian (Kontrak) digunakan untuk Pengadaan
Barang/Jasa/Pekerjaan Konstruksi/ Jasa Lainnya dengan nilai diatas Rp. 200.000.000 (Dua ratus juta rupiah) dan untuk jasa Konsultasi dengan nilai diatas Rp.100.000.000,- (Seratus juta rupiah) dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Pembayaran SPP-LS Uang Muka dengan bukti perjanjian Kontrak mencakup :
a) Nomor Pokok Wajib Pajak;
b) Nomor Rekening Bank Penyedia Barang/Jasa pada Bank Umum;
c) Surat Setoran Pajak (SSP) PPN yang telah ditandatangani oleh Bendahara.
d) Surat Setoran Pajak (SSP) PPh yang telah ditandatangani oleh Bendahara;
e) Faktur Pajak yang dikeluarkan dan ditandangani oleh rekanan;
f) Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPBJ);
g) Surat perjanjian kerjasama/kontrak antara pihak ketiga dengan Pejabat Pembuat Komitmen;
h) Ringkasan kontrak yang ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen;
i) Berita acara pembayaran, bermeterai cukup;
j) Kwitansi bermeterai yang ditandatangani pihak ketiga, Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu dan Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atau didelegasikan ke PPTK;
k) Surat Permohonan Pembayaran dari Penyedia Barang dan Jasa;
l) Rincian penggunaan Uang Muka ditandatangani oleh penyedia.
m) Copy Surat Jaminan Uang Muka dari Bank Umum/Lembaga Keuangan
yang ditunjuk oleh pemerintah.
2) Pembayaran SPP-LS atas prestasi pekerjaan (termyn/MC/angsuran) dengan bukti perjanjian Kontrak mencakup :
a) Nomor Pokok Wajib Pajak;
b) Nomor Rekening Bank Penyedia Barang/Jasa pada Bank Umum; c) Surat Setoran Pajak (SSP) PPN yang telah ditandatangani oleh
42
d) Surat Setoran Pajak (SSP) PPh yang telah ditandatangani oleh Bendahara;
e) Faktur Pajak yang dikeluarkan dan ditandangani oleh rekanan; f) Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPBJ);
g) Surat perjanjian kerjasama/kontrak antara pihak ketiga dengan Pejabat Pembuat Komitmen;
h) Ringkasan kontrak yang ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen;
i) Berita acara pembayaran, bermeterai cukup;
j) Kwitansi bermeterai yang ditandatangani pihak ketiga, Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu dan Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atau didelegasikan ke PPTK; k) Surat Permohonan Pembayaran dari Penyedia Barang dan Jasa;
l) Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan yang menyatakan pemeriksaan telah mencapai prosentase tertentu sesuai ketentuan yang telah diatur dalam kontrak, ditandatangani oleh Penyedia Barang/Jasa dan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan;
m) Laporan/lampiran besarnya prosentase pekerjaan;
n) Surat pemberitahuan/pendaftaran/bukti setor Jamsostek.
3) Pembayaran SPP-LS Pekerjaan selesai 100% dengan bukti perjanjian Kontrak mencakup :
a) Nomor Pokok Wajib Pajak;
b) Nomor Rekening Bank Penyedia Barang/Jasa pada Bank Umum; c) Surat Setoran Pajak (SSP) PPN yang telah ditandatangani oleh
Bendahara.
d) Surat Setoran Pajak (SSP) PPh yang telah ditandatangani oleh Bendahara;
e) Faktur Pajak yang dikeluarkan dan ditandangani oleh rekanan; f) Surat Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa (SPPBJ);
g) Surat perjanjian kerjasama/kontrak antara pihak ketiga dengan Pejabat Pembuat Komitmen;
h) Ringkasan kontrak yang ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen;
43
j) Kwitansi bermeterai yang ditandatangani pihak ketiga, Bendahara Pengeluaran/Bendahara Pengeluaran Pembantu dan Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atau didelegasikan ke PPTK; k) Surat Permohonan Pembayaran dari Penyedia Barang dan Jasa;
l) Berita Acara Pemeriksaan Hasil Pekerjaan yang menyatakan pekerjaan telah selesai 100% yang ditandatangani oleh Penyedia Barang/Jasa dan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan;
m) Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan dari Penyedia ke PPKom n) Surat Keterangan Pengadaan
o) Surat Keterangan Tidak Terlambat
p) Surat pendaftaran/bukti setor Jamsostek (potongan sesuai dengan ketentuan yang berlaku/surat pemberitahuan Jamsostek);
q) Copy Surat Jaminan pemeliharaan dari Bank Umum/Lembaga Keuangan yang ditunjuk oleh pemerintah bagi pembayaran yang dilakukan sebesar 100% dari nilai kontrak.
r) Surat Pemberitahuan potongan denda keterlambatan pekerjaan dari PPTK apabila pekerjaan mengalami keterlambatan;
s) Bukti setor denda keterlambatan.
6. Pemeriksaan Administrasi Pekerjaan oleh Pejabat/Panitia Pemeriksa Hasil