Dalam pelaksanaan system akuntansi persediaan material adapun elemen-elemen yang ada didalamnya seperti
a. Fungsi terkait
Berhubungan dengan system akuntansi penerimaan dan system akuntansi pengeluaran barang gudang seperti Tata Usaha Gudang, Tata Usaha Perbekalan, Tata Usaha Keuangan Gudang, Tata Usaha Pembelian, dan Pengolaan data akuntansi. Semua fungsi sudah melakukan tanggung jawabnya masing-masing dengan baik.
Pemeriksaan dan menerima barang di lakukan oleh TU Gudang sendiri untuk membuat dokumen penerimaan dan pengeluaran barang. Proses otorisasi selanjutnya diserahkan kepada fungsi yang lain, dan melakukan pencatatan ke kartu persediaan dan kartu gantung. Sedangan TU Perbekalan mencatat ke dalam kartu persediaan, TU Pembelian mencatat kedalam buku pembelian.
Kemuadian tugas TUKG (tata usaha keuangan gudang) yaitu mencatat ke dalam buku penerimaan dan pengeluaran sekaligus degan pemberian harga. Bagian pengolah data tersebut harus memasukkan kedalam data-data dari gudang ke SAP (Sistem Aplikasi Produk).
b. Dokumen yang harus digunakan
Kegiatan pencatatan masih meliki kekurangan, dokumen yang digunakan dilakukan manual meskipun ada nomor urut yang tercetak dan nomor verifikasi lainnya. Hal ini dapat memmungkinkan
kesalahan terjadi pada saat penulis dilakukan secara manual, dan dapat juga menimbulakan kesalahan pada saat pengarsipan.
c. Catatan Akuntansinya
Dalam catatan akuntansinya, sistem persediaannya dilakukan dengan di koordinasi yang baik. Disamping itu pencatata juga dilakukan manual, misalnya dengan kartu persediaan. Dalam gudang PLN biasanya juga memalkukan pencatatan yang berhubungan dengan material yang dilakukan dengan software ICS (Inventoy Control Sistem). Bagian pengolah data akuntansi, proses penjurnal menggunakan software SAP (Sistem Aplikasi Produk). Adanya software dapat memudahkan dalam pembuatan laporan keuangan tetapi harus dilakukan dengan teliti baik ICS maupun SAP karena perlu diperhatikan dalam memasukkan angka saat mengimput untuk menghindari kesalahan yang terjadi.pecatatan dalam kartu persediaan dilakukan dengan dua fungsi yaitu yang pertama adalah TU Gudang dan yang kedua adalah TU Perbekalan yang nantinya bisa dicocokkan.
d. Jaringan Prosedur Membentuk Sistem
Prosedur membentuk system akuntansi persediaan Material sudah terlaksana dengan baik, karena dalam system penerimaan bersumber dari tiga yaitu dari rekan, antar gudang, dan dari pengembalian barang. Sedangkan system pengeluaran barang bersumber pada pengiriman antar gudang, pemakaian, dan perbaikan. Dengan ini dapat mempermudah karyawan dalam oengendalian, pencatatan maupun pelaporan.
62
Tabel 4.4
Evaluasi sistem akuntansi persediaan material PT. PLN (Persero) ULP Panakkukang
1. Kelengkapan surat-surat (surat pengantar dan surat kontrak).
Memadai
2. Memeriksa dan menyerahkan barang.
Memadai
3. Membuat dokumen-dokumen yang butuhkan.
Memadai
4. Penyerahan dokumen kepada fungsi yang lain.
Memadai
5. Mencatat kedalam buku pembelian, persediaan, kartu gantung barang, daftar mutase harian, dan kartu keuangan gudang.
Memadai
6. Penulisan tanggal, pengecekan nomor normalisasi dan spesifikasi barang.
Memadai
7. Otorisasi kepala gudang, Memadai
menyerahkan, menerima, dan memeriksa.
8. Pencatatan kedalam SAP (Sistem Aplikasi Produk).
Memadai
Sumber: SOP (Standart Operating Procedure) PT PLN (Persero) ULP Panakkukang.
C. Pembahasan
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sistem akuntansi itu sendiri terdiri dari 2 sistem akuntansi dimana sistem akuntansi penerimaan material dan sistem akuntansi pengeluaran material dan dilengkapi dengan aplikasi gudang online (AGO) yang telah disiapkan untuk melakukan proses permintaan, penerimaan, serta pengeluaran barang dari dalam gudang.
Setelah mengevaluasi sistem akuntansi persediaan material di PT. PLN (Persero) ULP Panakkukang maka harus melakukan pemisahan fungsi yang memadai yang dapat dilihat dari flowchart baik dalam prosedur penerimaan material maupun pengeluaran material dalam gudang yang dapat memudahkan pegawai dalam mengerjakan setiap tugasnya masing-masing dalam melaksanakan prosedur persediaan material dengan baik. Pemisahan fungsi ini bertujuan untuk mengurangi risiko kesalahan ataupun kecurangan yang terjadi pada pencatatan berkurangnya jumlah persediaan material dalam gudang.
64
Adanya software, sistem aplikasi prosedur (SAP) sudah digunakan sejak tahun 2008 dan dapat memudahkan pegawai dalam melakukan pencatatan semua transaksi yang berada didalam PT. PLN (Persero) ULP Panakkukang, termasuk dalam pencatatan akuntansi persediaan material itu sendiri. Dan dengan mengimput data persediaan material yang dilakukan langsung oleh fungsi yang terkait didalamnya seperti fungsi akuntansi, yang secara on-line kantor distribusi dapat melihat dari hasil kinerja dari sistem akuntansi persediaan material dan disamping itu juga lebih efektif dan efisien.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan maupun pengeluaran persediaan material yang terdiri dari berbagai formulir didalamnya seperti Formulir kode 1 “Bon penerimaan material antar gudang”, Formulir kode 2 “Bon penerimaan material pesanan”, Formulir kode 3 “Bon pengembalian material”, Formulir kode 5 “ Berita acara pemeriksaan”, Formulir kode 6 “Bon pengiriman material antar gudang”, dan Formulir kode 7
“Bon pemakaian material”.
Proses pemisahan dokumen tersebut dapat mempermudah dalam proses penerimaan persediaan material dan pengeluaran persediaan material, sehingga dapat mengetahui secara langsung asal penerimaan material dan pemanfaatan pengeluaran persediaan material digunakan untuk sekaligus sebagai dokumen sumber dalam pencatatan Sistem aplikasi prosedur.
65 BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian dapat diambil kesimpulannya yaitu:
1. Proses penerimaan material dan pengeluaran material sudah dilakukan dengan aplikasi yang tersedia yaitu apliaksi AGO (Aplikasi Gudang Online). bukan hanya itu saja ada juga Jaringan yang membentuk sistem akuntansi persediaan material di PT PLN (Persero) ULP Panakkukang adalah Prosedur sistem penerimaan material dari rekanan, Prosedur sistem penerimaan material antar gudang, Prosedur sistem penerimaan material dari pengembalian, Prosedur sistem pengeluaran material dari gudang, Prosedur sistem pengeluaran material untuk pemakaian, dan Prosedur sistem pengeluaran material perbaikan.
2. PT. PLN (Persero) ULP Panakkukang sudah melaksanakan sistem akuntansi persediaan materia dengan baik dan efesien. Semua sistem yang ada dalam SOP (Standart Operating Procedure) sudah diterapkan dalam pelaksanaan sistem akuntansi persediaan material.
B. Saran
1. Komisaris seharusnya melakukan transaksi yang berhubungan dengan sistem akuntansi persediaan material langsung saja mengimput data memalui sistem aplikasi yang telah disediakan agar lebih efisien tetapi dilakukan dengan berhati-hati agar tidak terjadi kesalahan.
66
2. Pihak PT PLN (Persero) ULP Panakkukang harus membuat kebijakan pengakuan dan pencatatan untuk ganti rugi oleh pihak gudang terhadap persediaan material yang hilang.