TINJAUAN PUSTAKA
3. Sistem Akuntansi Persediaan
Menurut Juliana Salim, Trisnadi Wijaya (2014), Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses sebuah data transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Sistem informasi akuntansi kecerdasan alat penyedia informasi dari Bahasa tersebut. Akuntansi adalah proses identifikasi, pengumpulan dan penyimpanan data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi. Berdasarkan
definisi tersebut akuntansi adalah sistem informasi karena SIA mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses akuntansi dan data lain untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan. Marshall B.
Romney, Paul John Steinbart (2017).
System penerimaan dan pengeluaran barang gudang memuat beberapa unsur-unsur didalamnya yaitu:
a. Fungsi yang terkait
Adapun beberapa fungsi yang terkait di dalam penerimaan dan pengeluaran material adalah sebagai berikut:
1. Bagaian jurnal 2. Bagian gudang 3. Bagian kartu biaya
4. Bagaian kartu persediaan
b. Dokumen yang digunakan dalam system
Adapun dokumen yang harus di gunakan dalam sistem yaitu:
1. Bukti penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang 2. Bukti pembelian barang
c. Catatan akuntansinya
Ada beberapa catatan akuntansi yang diperlukan adalah sebagai berikut:
1. Jurnal umum
Digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dilakukan lansung oleh fungsi akuntansi.
2. Kartu persediaan
12
Mengawasi mutase dan persediaan barang yang disimpan di dalam gudang beserta dengan harga pokok persediaan.
3. Kartu gudang
Mencatatat data kuantitas persediaan kemudian disimpan langsung kedalam gudang.
d. Jaringan yang membentuk sistem akuntansi persediaan
Ada tiga jaringan yang membentuk sistem akuntansi persediaan diantaranya yaitu:
1. Prosedur pengeluaran barang dari 2. Procedure penerimaan barang dari 3. Procedure ppengembalian barang
Ada enam komponen dari Sistem informasi sebagai berikut:
1. Orang yang menggunakan system.
2. Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data.
3. Data mengenai organisasi dan aktivitas bisnisnya.
4. Perangkat lunak yang digunakan untuk megolah data.
5. Infrastruktur teknologi informasi, meliputi computer, perangkat peripheral, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam SIA.
6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menyimpan data SIA.
Enam komponen tersebut memungkinkan system informasi akuntansi untuk memenuhi tiga fungsi bisnis penting sebagai berikut:
a. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya, dan personel organisasi. Organisasi memliki sejumlh proses bisnis, seperti melakukan penjualan atau membeli bahanbaku, yang sering diulang.
b. Mengubah data menjadi informasi sehingga manajemen dapat merencanakan, mengeksekusi, mengendalikan, dan mengevaluasi aktivitas, sumber daya, dan personel.
c. Memberikan pengendalian yang memadai untuk mengamankan asset Dana data organisasi.
Adapun beberapa penggunaan Teknik-teknik sistem diantaranya sebagai berikut:
1) Pengguna Teknik Sistem Dalam Auditing
Pengguna teknik sistem sangat penting bagi pihak manajemen.
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam analisis, desain, dan dokumen sistem seta memahami kaitan antar-antar subsistem.
Teknis sistem ini juga tidak dapat dipisahkan oleh personil yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang membuat system tersebut, entah membuat sistem untuk perusahaannya sendiri atau untuk perusahaan yang lain, saat mereka bertindak sebagai konsultan.
Teknik sistem biasnya digunakan oleh pihak manajemen, seperti yang di katakana pada paragraph sebelumnya, lazimnya, manajemen dibagi menjadi dua komponen dasar. Komponen yang pertama terebut manajemen interim. Yang bertujuan untuk menaksir seberapa jauh struktur pengendalian internal suatu organisasi dapat diandalkan.
14
Manajemen seperti ini biasanya memerlukan uji kepatuhan (Compliance Test). Tujuan penguji ini adalah untuk memastikan kesesuaian proses produksi sesuai dengan pedoman/ aturan tertentu, memeriksa eksistensi, menilai efektivitas, dan mengecek kelangsungan operasi pengendalian internal yang menjadi dasar penilaian.
Komponen manajemen yang kedua adalah manajemen laporan keuangan. Komponen tersebut melibatkan pengujian substantive.
Pengujian substantive merupakan verifikasi angka dalam laporan keuangan secara langsung. Adapun kegiatan-kegiatan yang secara garis besar dilakukan oleh manajemen dalam pengguna teknik sistem adalah sebagai berikut.
a) Evaluasi Pengendalian Sistem
Pihak manajemen sering terlibat dalam proses evaluasi pengendalian internal. Pihak manajemen tersebut biasanya berkepentingan dengan arus pemrosesan dokumen dan distribusi dokumen dalam system aplikasi. Dalam flowchart analitis, flowchart dokumen, dan diagram distribusi formulir dapat digunakan oleh pihak manajemen untuk menganalisa dokumen tersebut. Dengan teknik sistem lain yang seperti ini kuisioner dan metode matriks, juga digunakan untuk mengevaluasi pengendalian internal.
b) Pengujian kepatuhan
Pihak manajemen menjalankan uji kepatuhan ini untuk mengkonfirmasi eksistensi, menilai efektivitas, dan mengecek pelaksanaan pengendalian internal. Jika pengendalian yang dievaluasi adalah merupakan komponen dari suatu sistem informasi
prganisasi, maka auditor perlu mempertimbangkan teknologi yang digunakan dalam sistem informasi. Karena, pihak manajemen perlu memahami teknik sistem yang biasanya digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi seperti input proses output, diagram hierarki, flowchart program, diagram alur data logika, tabel keputusan, dan metode matriks.
c) Kertas Keja
Definisi kertas kerja merupakan catatan mengenai prosedur dan pengujian yang dilakukan dalam proses manajemen, informasi yang diperoleh dalam pelaksanaan manajemen, dan simpulan yang ditarik dari hasil manajemen. Pihak manejemen menggunakan teknik sistem ini untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi dari dalam kertas kerja. Kuesioner pengendalian internal flowchart analitis, dan flowchart sistem sering tampak dalam kertas kerja karena mereka merupakan alat yang lazim digunakan oleh pihak manajemen untuk mengevaluasi pengendalian internal.
2) Penggunaan Teknik Sistem dan Pengembangan Sistem
Adapun penggunaan teknik sistem dan pengembangan sistem sebagai berikut:
a) Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan suatu suatu pengamatan yang dilakukan untuk menguraikan system informasi utuh yang dimiliki oleh suatu perusahaan kedalam bagian-bagian komponen yang bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang
16
terjadi dan kebutuhan yang diperlukan sehingga diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
b) Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyususnan cetak biru sistem yang secara lengkap dan utuh. Yang dimana dalam hal ini adalah berupa perencanaan secara menyeluruh mengenai kegiatan yang dilakukan sebagaimana seniman membutuhkan alat khusus untuk dapat menggambar, desainer juga membutuhkan alat untuk membantu mendesain proses. Alat tersebut juga dapat berupa matriks input/
output, flowchart sistem, dan diagram alur data.
c) Implementasi Sistem
Implementasi sistem adalah penerapan desain yang telah dibuat.
Aktivitas yang biasanya tecakup dalam implementasi adalahpemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan computer dan infrastruktur, desain sistem secara detail, penulisan dan pengujian program computer, pengujuain sistem, pembuatan standar, dokumentasi dan konversi file dari sistem lama ke sistem yang baru. Yang di mana, diantara semua akitvitas tersebut, dokumentasi merupakan bagian terpenting dalam implementasi sistem.
3) Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi
Evaluasi merupakan suatu kegiatan terencana untuk menilai suatu permasalahan yang terjadi dengan menggunakan metode tertentu dan
unsur-unsur yang terdapat pada permasalahan tersebut sehingga nantinya diperoleh suatu kesimpulan dan solusi mengenai cara mengatasi permasalahan yang dinilai.
Jika dilihat dari pengertian sistem sebelumnya, maka dapat disimpulkan pengertian dari evaluasi sistem adalah suatu kegiatan terncana yang betujuan untuk menilai dan memeriksa suatu proses kerja, sumber daya, maupun unsur yang terletak dalam proses kerja suatu perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan hasil yang nantinya dapat dibandingkan dengan tolak ukur seprti peraturan atau pedoman tertentu untuk memperoleh informasi mengenai apa yang perlu diperbaiki dan bagaimana kinerja sumber daya organisasi tersebut.
4) Flowchart Analitik
Flowchart analitik memiliki kelebihan-kelebihan tertentu dalam penggunaannya, seperti lebih terperinci, lebih terstruktur, lebih mudah dipahami dan lebih mudah dalam melakukan evaluasi apabila diperlukan.
Flowchart analitik ini serupa dengan flowchart sistem, baik dalam hal detail rincian maupun teknik pembuatan. Flowchart analitik itu sendiri merupakan flowchart yang paling sering digunakan untuk menjelaskan sistem kerja suatu perusahaan.
Flowchart analitik ditekankan mengenai pemisahan peran kelompok yang terlibat dari sistem kerja tersebut. Flowchart analitik juga mengidentifikasi semua proses signifikan pada sebuah aplikasi dengan penekanan pada pemrosesan tugas. Berikut contoh dari flowchart analitik.
18
Tabel 2.1 Flowchart Analitik
Pembeli Pemasok
Sumber: George H. Bodnar & William S. Hopwood (2006:51)
Daftar vendor Disahkan
Order Pembelian Order
Pembelian Permintaan untuk
komentar
Komentar
Permintaan untuk Komentar
Komentar Memilih
Vendor
Memilih Penawaran
Mempersiapkan permintaan untuk komentar
Mempersiapkan Order Pembelian
Dalam pembuatan flowchart tersebut khususnya flowchart analitik terdapat beberapa tahapan yang harus diperhatikan dalam proses pembuatannya. Dalam proses pembuatannya dibagi menjadi beberapa tahapan yang memiliki tujuan agar nantinya dapat mempermudah proses pembuatannya tersebut. Adapun tahapan-tahapan yang harus diperhatikan yaitu:
a) Merencanakan Flowchart b) Memilih Simbol
c) Analisis Sistem
d) Menggambar Flowchart e) Peraturan Sandwich
f) Penggunaan Simbol Konektor
20
Tabel 2.2
Flowchart sistem akuntansi persediaan Prosedur pembayaran Prosedur pencatatan
persediaan
4. Persediaan
Menurut PSAK No 14 tahun 2009, persediaan merupakan aset yang sudah tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha, proses produksi untuk penjualan, bentuk bahan atau perlengkapan yang digunakan untuk proses produksi/ pemberian jasa.
Persediaan merupakan istilah yang digunakan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan tergantung pada jenis usaha pendahuluan. Persediaan merupakan kata lain dari investory.
Persediaan dapat mengambil berbagai bentuk yang tergantung pada jenis usaha yang ditekuni oleh perusahaan yang bersangkutan, untuk usaha perdagangan, khususnya pendistribusian barang, persediaan barang penting adanya stok barang.
Menurut Dede Reni Sumarni (2009), persediaan adalah material dapat berupa bahan Baku, barang setengah jadi, atau produk disimpan disuatu tempat penyimpanan untuk menunggu proses berikut atau dijual pada masa mendatang. Menurut Ni Luh Gede Sulisnayanti (2017), Persediaan adalah istila yang diberikan untuk aktiva yang dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang dimasukkan secara langsung atau tidak langsung kedalam barang yang diproduksi dan kemudian yang dijual.
Berdasarkan pengertian persediaan diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah suatu asset/ harta yang dimiliki suatu entitas perusahaan tertentu yang memiliki peran dan fungsi sebagai penghasil profit atau penunjang dalam kegiatan aperasi atau perusahaan, yang diamana fungsi persediaan disini akan tergantung pada jenis perusahaan yang memiliki persediaan tersebut.
22
a. Jenis Persediaan
Jenis persediaan didalam perusahaan dagang, perusahaan jasa, dan perusahaan industri yang dikemukakan oleh Andini Tirta Cricela Suleman, dkk (2017) diantaranya yaitu:
1. Persediahan bahan baku
2. Persediaan barang dalam proses 3. Persediaan jadi hasil
4. Persediaan suku cadang 5. Persediaan bahan bakar
6. Persediaan barang cetakan dan alat tulis 7. Persediaan barang dagang.
b. Metode Pencatatan Persediaan
Beberapa metode pencatatan persediaan yang digunakan diatantara lain:
1. Metode mutasi persediaan (perpetual inventory method)
Dalam metode persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.
2. Metode persediaan fisik (physical inventory method)
Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembeli saja yang dicatat, sedangkan mutase berkurangnya persediaan karena pemakai tidak dicatat dalam kartu persediaan.
3. Metode kalkulasi biaya persediaan dalam sistem persediaan perpetual.
Metode tersebut berbeda yang menghasilkan jumlah yang juga berbeda untuk persediaan akhir dan harga pokok penjualan. Ada tiga jenis metode yang digunakan yaitu:
a) Metode FIFO (first in, first out)
Kalkulasi biaya FIFO konsisten dengan pergerakan fisik persediaan bagi sebagian besar perusahaan. Berarti perusahaan menjual paling awal persediaan yang lama. Menurut metode FIFO, biaya pertama yang dikeluarkan adalah baiaya pertama yang dibebankan ke harga pokok penjualan. FIFO menyisakan dalam persediaan akhirnya biaya terakhir-terbaru
b) Metode LIFO (last in, first out)
LIFO merupakan kebalikan dari FIFO. Menurut metode LIFO, harga pokok penjualan bersal dari pembelian terbaru –terkini.
Persediaan akhir berasal dari biaya paling lama dalamperiode berjalan.
c) Metode Biaya Rata-rata
Dalam metode tersebut, perusahaan menghitung biaya rata-rata per unit yang baru setelah setiap pembelian. Kemudian persediaan akhir dan harga pokok penjualan didasarkan pada biaya rata-rata per unit yang Sama.
5. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutase tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan sangat erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi. Selain itu, ada tiga tujuan sistem informasi akuntansi persediaan, yaitu:
24
a. Memberikan informasi mengenai persediaan mulai dari pengakuan sampai proses penerimaannya dengan prosedur bahan yang Baku.
b. Memberikan informasi mengenai alur persediaan yang ada sehingga pemerintah daerah dapat memperhitungkan tingkat pengendalian yang diperlukan.
c. Pengendalian persediaan sehingga persediaan dapat diperhitungkan secara ekonomis keberadaannya.
6. Persediaan Material
Persediaan material adalah persediaan yang dimiliki oleh perusahaan jasa pelayanan listrik seperti PT PLN yang digunakan untuk membantu kegiatan operasi, baik itu dalam hal pengembangan atau perluasan bagi kepentingan pelanggan dan pelaksanaan pekerjaan proyek (investasi) pemasangan sambung baru atau penambahan daya listrik. Contoh persediaan material yaitu seperti: Kabel, trafo, alat pengukur, dll.
a. Penerimaan Material
Persediaan material bisa diperoleh atau diterima dari gudang unit administrasi lain, dari pesanan kepada supplier/ rekanan, maupun dari sisa proyek/ pekerjaan sebelumnya. Setelah diterima, persediaan material disimpan digudang untuk digunakan pada proyek yang salah direncakan.
b. Pengeluaran Material
Pengeluaran material adalah proses keluarnya persediaan dari gudang penyimpanan. Pengeluaran material dapat disebabkan oleh permintaan dari gudang unit administrasi lain, dari unit inrternal dalam
rangka pelaksanaan pekerjaan yang bersifat invenstasi maupun operasional.