BAB II KAJIAN TEORITIS
2.4 Kegiatan Rutin Perpustakaan
2.4.3 Pelayanan
Kegiatan perpustakaan tidak dapat dilaksanakan secara maksimal tanpa adanya layanan karena layanan merupakan salah satu faktor yang menentukan keberhasilan suatu perpustakaan. Oleh karena itu perpustakaan harus berupaya menyediakan berbagai layanan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 71) dinyatakan
“layanan perpustakaan adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna”. Selanjutnya dinyatakan bahwa “Tujuan diselenggarakannya kegiatan kerja yang dilakukan di perpustakaan adalah untuk memberi jasa pelayanan bagi pemakai dengan baik”. Setiap pengguna jasa perpustakaan dapat memberikan penilaian baik atau buruknya penyelenggaraan perpustakaan dari segi pelayanan yang diberikan kepada pengguna.
Oleh sebab itu perpustakaan yang besar maupun yang kecil harus memperhatikan pelayanan yang diberikan kepada pengguna. Jenis-jenis layanan yang di berikan kepada pengguna sebagai berikut:
2.4.3.1Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan Sirkulasi adalah pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna untuk memanfaatkan koleksi perpustakaan. Menurut Lasa H.S (1994, 1) yang dimaksud dengan pelayanan sirkulasi yaitu mencakup bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan/ penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna perpustakaan. Sedangkan Darmono menyatakan bahwa, “layanan sirkulasi adalah layanan kepada pemakai perpustakaan berupa peminjaman bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan”.
Adapun tugas-tugas yang harus dilaksanakan pelayanan sirkulasi menurut Rahayuningsih (2007, 95) adalah:
a. Pendaftaran anggota perpustakaan, yaitu menerima pendaftaran angota perpustakaan dan melayani perpanjangan keanggotaan. Peminjaman, yaitu kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman bahan pustaka oleh pengguna dalam jangka waktu tertentu.
b. Pengembalian yaitu, suatu kegiatan yang mencatat bukti pengembalian buku yang masa pinjamannya habis.
c. Penagihan, yaitu kegiatan yang dilakukan apabila batas waktu pinjam sudah habis.
d. Sanksi, yaitu apabila terlambat mengembalikan bahan pustaka.
e. Bebas pinjam, yaitu berupa pemerosesan surat keterangan bebas dari permasalahan peminjaman bahan pustaka.
Dari pendapat di atas dapat dikemukakan bahwa pelayanan sirkulasi memiliki tugas seperti pendaftaran anggota, peminjaman, perpanjangan waktu peminjaman dan pengembalian buku, menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan, membuat statistik peminjaman serta tugas layanan terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (1994, 88) prosedur peminjaman pustaka di jelaskan sebagai berikut:
1. Pengguna menunjukkan identitasnya
2. Petugas memeriksa identitas pengguna di komputer 3. Pengguna menunjukkan pustaka yang akan dipinjam
4. Petugas memasukkan identitas pustaka pada berkas peminjaman atas nama peminjam
5. Petugas membubuhkan cap tanggal kembali di atas kartu pustaka
6. Petugas menyerahkan pustaka pada peminjam. (Gambar 4 Daftar gambar)
Prosedur pengembalian dan perpanjangan masa pinjam:
1. Pengguna mengembalikan pustaka yang di pinjamnya kepada petugas atau memasukkan pustaka pada kotak pengembalian yang tersedia
2. Petugas memeriksa keutuhan pustaka dan memeriksa tanggal pengembalian dalam komputer
3. Petugas memberitahukan dan memberikan peringatan langsung kepada peminjam apabila ada masalah
4. Petugas mencatat data kadaluarsa peminjaman dalam komputer.
5. Petugas memperpanjang masa peminjaman pustaka apabila perpanjangan di perlukan oleh pengguna dengan cara mengikuti prosedur peminjaman
6. Petugas memisahkan pustaka yang rusak untuk di perbaiki, menempatkan pustaka tempahan dalam rak khusus, dan mengembalikan pustaka lainnya di tempatnya. (Gambar 5 Lihat Daftar gambar)
Prosedur Penagihan:
1. Petugas secara rutin memeriksa file peminjaman untuk megetahui pustaka yang terlambat
2. Petugas mengirimkan surat tagihan
3. Apabila pustaka yang ditagih telah dikembalikan, pustaka di tata di tempatnya
4. Petugas mengirimkan surat tagihan berikutnya apabila tagihan sebelumnya tidak membawa hasil
Prosedur pengenaan sangsi:
1. Petugas memeriksa berkas pengembalian untuk melihat terlambat-tidaknya pustaka yang dikembalikan.
2. Petugas membuat kuintansi tagihan
3. Petugas membukukan uang yang di terima
Prosedur pemberian keterangan bebas pinjam: 1. Petugas memeriksa file peminjaman
2. Petugas memberikan surat keterangan bebas pinjam apabila terbukti peminjam tidak mempunyai tunggakan.
2.4.3.2Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang memberikan bantuan kepada pengguna untuk menemukan informasi yang diperlukan. Menurut Darmono (2001, 141) menyatakan bahwa:
Layanan referensi adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi-koleksi khusus seperti kamus, ensiklopedi, alamanak, direktori, buku tahunan yang berisi informasi teknis dan singkat. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan tetapi hanya untuk dibaca di tempat.
Menurut Sumardji (1992, 11) pengertian layanan referensi adalah:
1. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai perpustakaan
2. Suatu kegiatan layanan untuk membantu para pemakai/pengguna perpustakaan menemukan informasi dengan cara:
1. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari pemakai perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi.
2. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai.
3. Memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi.
Untuk membantu menjawab pertanyaan dan masalah yang sering timbul dalam berbagai bidang, maka perpustakaan mempersiapkan jenis koleksi, seperti yang disebutkan oleh Lasa H.S (1994, 39), yaitu: Kamus, Ensiklopedia, Bibliografi, indeks dan abstrak, sumber biografi, direktori, almanak, dan terbitan pemerintah. Sedangkan dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 88) menurut informasinya bahan perpustakaan rujukan terbagi atas: Kamus, Ensklopdia, Sumber biografi, Sumber Geografi, Buku Tahunan (yearbook) dan Alamanak.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa layanan referensi merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh perpustakaan untuk membantu para pemakai perpustakaan menemukan informasi dan menggunakan koleksi referensi seperti kamus, ensiklopedia, sumber biografi, sumber geografi, buku tahunan dan almanak.
2.3.4.3 Pelayanan Audiovisiual
Selain pelayan sirkulasi dan referensi, pelayanan audiovisual juga dapat digunakan untuk membantu pengguna perpustakaan. Dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (1994, 71) menyatakan bahwa, “Pelayanan audiovisual adalah kegiatan meminjam bahan pustaka audiovisual kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapannya dalam perpustakaan.”
Sedangkan tujuan pelayanan audiovisual dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (1994, 71) adalah:
a. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitan dan rekreasi.
b. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas perpustakaan
c. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan. d. Meningkatkan daya ingat pengguna melalui bahan pustaka audiovisual
Adapun bahan atau perlengkapan layanan audiovisual yang dibedakan menjadi tiga kelompok yaitu, sebagai berikut:
1. Bahan perpustakaan yang melalui perlengkapannya hanya menampilkan citra, misalnya slaid, beningan (transparacy) dan bahan perpustakaan renik.
2. Bahan perpustakaan yang melalui perlengkapannya hanya mengeluarkan bunyi, misalnya kaset audio, piringan hitam, cakram optic.
3. Bahan perpustakaan yang melalui perlengkapannya menampilkan citra disertai bunyi, misalnya kaset atau cakram video melalui mesin video film suara melalui proyektor film. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 90)
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa layanan audiovisual merupakan salah satu pelayanan yang dapat memberikan motivasi kepada pengguna untuk menggunakan layanan yang ada di perpustakaan. Layanan audiovisual juga terdiri dari berbagai macam bahan yang dapat dipakai pengguna perpustakaan sesuai dengan kebutuhannya.
2.3.4.4Pelayanan Terbitan Berseri
Salah satu jenis pelayanan yang dapat mendukung terselenggaranya kegiatan yang ada di perpustakaan adalah pelayanan terbitan berseri. Dalam Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999, 40), Pelayanan “Terbitan berseri adalah kegiatan melayankan terbitan berseri kepada pengguna perpustakaan misalnya jurnal, surat kabar, majalah dan terbitan lain yang mempunyai kala terbit tertentu”.
Pelayan terbitan selalu memberikan informasi yang mutakhir dalam setiap terbitnya. Terbitan ini juga merupakan sarana yang efektif dalam pegembangan ilmu pengetahuan. Menurut Saleh (1996, 26) terbitan berseri mempunyai peran sebagai berikut:
1. Memberi ruang untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang. 2. Menjadi media untuk menyampaikan hasil-hasil penemuan terbaru
dalam bidang tertentu.
3. Sumber untuk memperluas wawasan seseorang. 4. Sumber untuk mengetahui keahlian seseorang.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri adalah salah satu jenis koleksi yang dibutuhkan di perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan. Dengan adanya pelayanan terbitan berseri diharapkan pengguna perpustakaan tertarik untuk memanfaatkan koleksi tersebut.
2.3.4.5Pelayanan Bimbingan Pengguna
Pelayanan bimbingan pengguna merupakan salah satu pelayanan yang ada di perpustakaan dalam rangka menambah pengetahuan pengguna tentang perpustakaan. Dalam Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979, 75) tujuan pelayanan bimbingan pengguna adalah:
1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar memanfaatkan perpustakaan. 2. Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuai untuk
menemukan informasi subjek tertentu.
3. Meningkatkan pemanfaatan sumber dan pelayanan perpustakaan.
4. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu pengetahuan.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan diadakannya bimbingan pengguna di perpustakaan terutama untuk meningkatkan minat dan keterampilan pengguna perpustakaan untuk menemukan informasi yang sesuai dengan kebutuhan, sehingga pengguna dapat memanfaatkan perpustakaan secara maksimal.