BAB II KAJIAN TEORITIS
2.4 Kegiatan Rutin Perpustakaan
2.4.2 Pengolahan Bahan Pustaka
Sebelum bahan pustaka disebarkan kepada pemakai, maka bahan pustaka tersebut harus diolah atau diproses. Kegiatan ini dimaksudkan agar penyimpanan dan pencarian koleksi dapat dilakukan dengan mudah dan tepat. Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi (1999, 21) “Tujuan Pengolahan koleksi adalah membuat sarana temu kembali sehinga memungkinkan pengguna menemukan kembali pustaka melalui titik akses pengarang, judul, dan subjek pada sistem katalog berabjad, dan melalui kelas pada susunan koleksi di rak”
Sutarno dalam bukunya Manajemen Perpustakaan (2006, 179) menyatakan bahwa pengolahan atau processing bahan pustaka adalah “pekerjaan yang diawali
sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan”.
Dalam Buku Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan tinggi (1999, 21) dinyatakan bahwa “kegiatan pengolahan meliputi pengatalogan deskriptif, analisis subjek, klasifikasi, penentuan tajuk, pembuatan perlengkapan fisik pustaka”. Sedangkan menurut Sutarno (2005, 104) “kegiatan pengolahan bahan pustaka meliputi pekerjaan: membuat identifikasi informasi, katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, dan pengolahan dengan komputer”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengolahan bahan pustaka meliputi katalogisasi, klasifikasi, pembuatan kelengkapan koleksi, penyimpanan dan penyusunan koleksi.
2.4.2.1Katalogisasi Deskriptif
Katalogisasi merupakan proses pembuatan daftar keterangan lengkap suatu koleksi yang disusun berdasarkan aturan tertentu. Menurut Sutarno (2005, 105) “katalogisasi adalah membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/bahan pustaka secara lengkap mencakup antara lain pengarang, judul, penerbit, tahun penerbit, jumlah halaman, kolasi, ilustrasi dan sebagainya”.
Pada dasarnya katalog perpustakan memiliki dua fungsi, yaitu sebagai daftar invetaris bahan pustaka dari suatu atau kelompok perpustakaan dan sebagai sarana temu balik bahan pustaka.
Adapun tujuan dari pembuatan katalog perpustakaan sebagaimana yang dikemukakan oleh Needham dalam Suhendar (2005, 2) adalah:
1. Memberikan kemudahan kepada seseorang untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya secara cepat, tepat dan akurat.
2. Menunjukkan bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan oleh pengarang tertentu berdasarkan subjek tertentu atau subjek-subjek yang berhubungan dan jenis atau bentuk literatur tertentu.
3. Membantu dalam pemilihan bahan pustaka berdasarkan edisi dan karakternya (sastra atau berdasarkan topik).
Melihat fungsi dan tujuan katalog perpustakaan di atas, maka jelas katalog bagi suatu perpustakaan sangat penting. Dalam melakukan kegiatan katalogisasi
digunakan pedoman yang sudah baku dan bisa dipergunakan di perpustakaan, baik di perpustakaan Nasional maupun lembaga yang lain baik nasional dan internasional misalnya:
1. Anglo American Catalouging Rules 2nd Edition (AACR 2) 2. Standar deskripsi untuk monografi
3. Standar dekripsi untuk terbitan berseri 4. Peraturan katalogisasi Indonesia
5. Format MARC INDONESIA (INDOMARC) 6. Standar penentuan tajuk entri.
Hasil katalogisasi adalah kartu-kartu katalog yang memuat semua deskripsi setiap koleksi/informasi. Katalogisasi berarti menyediakan informasi bibliografi pada berkas katalog. Menurut Sulistyo- Basuki (1991, 10) ada 2 hal yang berkaitan dengan katalogisasi deskriptif, yaitu:
1. Penentuan Tajuk Entri
Tajuk merupakan titik akses pada katalog ketika mencari buku-buku koleksi perpustakaan. Entri merupakan sautu kesatuan informasi bibliografi dalam katalog
2. Deskripsi Bibliografi
Data bibliografi meliputi judul dan pengarang, impresium, kolasi, seri monograf, catatan, ISBN dan harga. Informasi bibliografis tersebut merupakan informasi yang di standarkan dalam aturan pengatalogan.
Garis-garis besar susunan deskripsi disusun dalam tujuh daerah : 1. Daerah judul dan pengarang
a. Judul sebenarnya/ asli
b. Judul sejajar, judul lain atau anak judul (yang terdiri atas judul tambahan atau keterangan judul)
c. Pernyataan kepengarangan 2. Daerah edisi
a. Pernyataan edisi
b. Pernyataan kepengarangan sehubungan dengan edisi 3. Daerah publikasi
a. Tempat terbit b. Nama penerbit c. Tahun terbit 4. Daerah deskripsi fisik
b. Ilustrasi c. Ukuran
d. Lampiran dan tambahan 5. Daerah seri monografi
a. Pernyataan seri
b. Pernyataan anak seri (sub seri) c. Pernyataan nomor seri
d. Seri disertasi
e. ISSN (International Standard Serial Number) 6. DaerahCatatan/anotasi
7. ISBN dan harga
ISBN (International Standard Serial Number) 2.4.2.2Katalogisasi Subjek
Katalogisasi subjek adalah tahap penentuan subjek utama suatu koleksi, katalogisasi subjek biasanya dikaitkan dengan tajuk subjek, maupun bagan klasifikasi. Subjek yang telah ditentukan tersebut akan menjadi patokan untuk mencari tajuk subjek pada pedoman tajuk subjek. Untuk mengelompokkan atau mengklasifikasi pustaka, pustakawan harus mengetahui subjek/isi dari pustaka tersebut dengan menganalisis dan menentukan subjek dari pustaka tersebut terlebih dahulu, ada beberapa unsur dari sebuah buku yang dapat memberi petunjuk tentang subjek buku tersebut, yaitu judul buku, pengantar, daftar isi, pendahuluan, bibliografi dan indeks.
Sehubungan dengan hal di atas Suwarno (2010, 118) menyatakan bahwa “klasifikasi adalah pengelompokan barang atau objek berdasarkan tingkat persamaanya”. Dengan demikian klasifikasi merupakan kegiatan pemisahan benda-benda atau objek lain berdasarkan tingkat perbedaanya. Fungsi klasifikasi adalah untuk mempermudah dalam penelusuran terhadap benda-benda yang kita ingin peroleh secara cepat dan tepat.
Sedangkan menurut Sutarno (2005, 105) “klasifikasi adalah pekerjaan mengelompokkan seluruh koleksi menurut kelas/kelompok tertentu”. Biasanya menurut subjek atau isi buku.
Dari uraian di atas dapat dikemukan bahwa klasfikasi adalah suatu kegiatan atau proses memilih atau mengelompokkan buku-buku perpustakaan atau
bahan pustaka lainnya berdasarkan sistem tertentu serta diletakannya secara bersama-sama di suatu tempat.
Tujuan dilakukannya klasifikasi adalah untuk mengorganisasikan bahan pustaka dengan sistem tertentu sehingga mudah diketemukan dan dikembalikan pada tempat penyimpanan. Menurut Darmono (2007, 115) tujuan klasifikasi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Menghasilkan urutan berguna.
Tujuan utama klasifikasi adalah menghasilkan urutan atau susunan bahan pustaka yang berguna bagi staff perpustakaan maupun bagi pemakai perpustakaan.
2. Penempatan yang tepat
Bila bahan pustaka diperlukan pemakai, pustaka yang diinginkan mudah diketemukan oleh petugas ke tempat yang pasti sesuai dengan sistem klasifikasi yang digunakan.
3. Penyusunan mekanis
Bahan pustaka baru mudah disisipkan diantara bahan-bahan pustaka yang sudah dimiliki. Demikian pula penarikan bahan pustaka (karena dipinjam) tidak akan menggangu susunan bahan pustaka di jajaran.
Dalam klasifikasi bahan pustaka ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan agar diperoleh hasil yang menguntungkan bagi pemakai jasa perpustakaan maupun bagi pustakawan. Menurut Hamakonda yang disitir oleh Darmono (2007, 117) langkah-langkah tersebut adalah:
1. Pertama-tama bahan pustaka diklasir berdasarkan subjeknya kemudian bentuk penyajiannya. Ada perkecualian untuk bahan pustaka tetang kesusastraan, dengan bentuk lebih diutamakan daripada subjeknya. 2. Bahan pustaka perlu diklasir sesuai dengan apa yang menjadi maksud
dan tujuan pengarang.
3. Bahan pustaka perlu diklasir berdasrkan subjek yang paling khusus. 4. Apabila bahan pustaka dapat ditempatkan pada dua nomor kelas yang
sama-sama tepat, klasirlah bahan pustaka tersebut pada kelas yang paling bermanfaat bagi pemakai jasa perpustakaan dan pustakawan. 5. Apabila bahan pustaka membahas dua subjek atau lebih dan keduanya
saling berhubungan, maka bahan pustaka tersebut diklasir pada subjek yang lebih dipentingkan oleh pengarangnya. Untuk menentukan subjek
mana yang menjadi titik tekan dari pengarang bisa dilihat dari subjek mana yang lebih banyak dibahas
6. Apabila bahan pustaka membahas suatu subjek dari dua aspek atau lebih (hanya inter displiner), klasirlah bahan pustaka tersebut pada aspek yang paling diutamakan di dalam pembahasannya.
7. Apabila bahan pustaka membahas suatu subjek yang belum atau tidak terdapat nomor kelasnya di dalam bagan (sistem klasifikasi) klasirlah bahan pustaka tersebut pada nomor kelas yang paling dengan subjek tersebut dan jangan membuat nomor sendiri.
Secara umum klasifikasi terbagi dalam dua jenis yaitu:
1. Klasifikasi artifisial, yaitu klasifikasi bahan pustaka berdasarkan sifat-sifat yang secara kebetulan ada pada bahan pustaka tersebut.
2. Klasifikasi fundamental, yaitu klasifikasi bahan pustaka berdasarkan isi atau subjek buku yaitu sifat yang tetap pada bahan pustaka sekalipun kulitnya berganti-ganti atau formatnya diubah.
Ada beberapa empat (4) jenis sistem klasifikasi yang banyak digunakan di berbagi perpustakaan dunia yaitu: DDC (Dewey Decimal Classification), UDC (Universal Decimal Classification), LCC (Library Congrees Clasification), CC (Colon Clasification). Hasil dari kegiatan klasifikasi ini adalah penentuan dan pembuatan nomor kelas koleksi/informasi (buku yang lain) menurut isi atau subjeknya, sehingga informasi yang isinya sama terkumpul pada tempat yang sama atau terkelompokkan menurut bentuk tertentu.
Secara umum DDC terdiri dari 3 komponen 1. Bagan (Schedule)
Sistem klasifikasi dewey disebut “persepuluhan” karena dewey membawa sistem pengelompokan, baik untuk kelompok yang paling global maupun mengembangkan masing-masing kelompos selanjutnya. Di dalam bagan ini semua ilmu disusun sedemikian rupa dan diberi kode angka yang disebut dengan notasi. Notasi dalam bentuk angka yang terdiri dari tiga angka. Apabila terdapat lebih dari tiga angka, maka antara angka ketiga dan angka keempat diberi tanda titik (.).
10 Kelas Utama 100 Divisi 1000 subdivisi
Pembagian tersebut adalah sebagai berikut: 000 – 099 Karya Umum
100 – 199 Filsafat 200 – 299 Agama 300 – 399 Ilmu Sosial 400 – 499 Bahasa
500 – 599 Ilmu Pengetahuan murni 600 – 699 Ilmu Terapan (Teknologi) 700 – 799 Kesenian
800 – 899 Kesusasteraan
900 – 999 Sejarah, Geografi dan Biografi 2. Indeks Relative (Index Relatives)
Pada indeks relative ini terdapat sejumlah istilah yang disusun berabjad. Istilah-istilah tersebut mengacu ke notasi yang terdapat dalam bagan.
3. Tabel (Tabels)
Untuk memperluas dan mengkhususkan suatu klasifikasi bahan pustaka dalam DDC terdapat notasi “Tabel”.
2.4.2.3Pembuatan Kelengkapan Koleksi
Setelah diinventarisasi, katalog dan diklasifikasi maka selanjutnya dilakukan pembuatan kolengkapan koleksi, mulai dari label, kartu buku, slip tanggal kembali. Menurut Sutarno (2005, 106) “Kelengakapan bahan pustaka antara lain label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog (judul, pengarang tambahan, subjek, seri dan kartu katalog tambahan), sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan”.
Menurut Rahayuningsih (2007, 35) kelengkapan buku yang perlu dipersiapkam meliputi:
1. Label Nomor Panggil
Label nomor panggil yaitu lembaran kertas persegi dengan ukuran tertentu untuk keperluan mencantumkan nomor panggil yang ditempelkan pada pungung buku.
2. Kartu Buku
Kartubuku yaitu kartu berukuran tertentu yang terisi keterangan-keterangan seperti: nomor panggil, nama penggarang, judul buku, nama peminjam dan nomor anggota perpustakaan, tanggal pinjam, tanggal kembali dan tanda tangan. Kartu buku ini digunakan sebagai arsip apabila buku sedang dipinjam, bila peminjam buku sudah menggunakan komputer, kartu buku ini tidak diperlukan lagi
3. Kantong Kartu Buku
Kantong kartu buku yaitu kantong yang dibuat dari kertas yang agak tebal dan berbentuk segitiga atau persegi untuk menyimpan kartu buku bersangkutan.
4. Blanko/Slip Tanggal Kembali (data due)
Pembuatan T-Slip (Temporary-Slip atau Slip sementara), yaitu blanko/slip yang berisi kolom-kolom yang diisi nomor anggota perpustakaan dan tanggal harus kembali buku yang dipinjam. Blanko/slip digunakan pada pelayanan sirkulasi, yaitu agar peminjam mengetahui kapan buku harus dikembalikan.
5. Barcode
Barcode yaitu kode-kode yang menunjukkan data bibliograsi buku, digunakan untuk perpustakaan yang pelayanan sirkulasinya menggunakan program komputer.
Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui bahwa pembuatan kelengkapan koleksi adalah suatu kegiatan dalam membuat label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal kembali, kartu katalog (judul, pengarang tambahan, subjek, seri dan katalog tambahan), dan kelengkapan lainnya sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Dengan dibuatnya kelengkapan koleksi ini tentunya dapat memudahkan dalam penyusuanan di rak, proses temu kembali bahan pustaka dan juga proses peminjaman dan pengembalian.