BAB II KAJIAN TEORITIS
2.2. Pelayanan Perpustakaan
Pelayanan perpustakaan merupakan pemberian layanan kepada masyarakat yang mempunyai kepentingan dalam pemenuhan kebutuhan informasi dengan mematuhi peraturan–peraturan yang telah ditetapkan serta prosedur yang ditentukan perpustakaan. Pada dasarnya perpustakaan yang baik dapat diukur keberhasilannya dalam menyajikan pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat. Kelengkapan fasilitas yang ada, besarnya dana yang disediakan, dan banyaknya tenaga pustakawan, tidak berarti apa-apa apabila perpustakaan tersebut tidak mampu menyediakan pelayanan yang baik.
11 Layanan perpustakaan bertujuan memberikan layanan informasi kepada pengguna perpustakaan untuk keperluan pendidikan, penerangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengembangan kebudayaan. Menurut Darmono (2001, 134) “Layanan perpustakaan adalah menawarkan semua bentuk koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada pemakai yang datang ke perpustakaan dan meminta informasi yang dibutuhkannya”.
Sedangkan dalam SNI 7495: 2009 tentang perpustakaan umum kabupaten/kota dinyatakan bahwa “layanan perpustakaan adalah jasa yang di berikan kepada pengguna sesuai dengan misi perpustakaan”.
Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa kegiatan dari pelayanan perpustakaan adalah menjelaskan, mengarahkan, dan membantu pengguna perpustakaan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan secara optimal. Perpustakaan yang baik akan selalu berusaha memberikan pelayanan yang dapat memuaskan pengguna serta memiliki fasilitas yang memadai sehingga pengguna dapat merasa nyaman dan betah ketika berada di dalam ruangan perpustakaan. Layanan yang baik merupakan layanan yang dapat memberikan rasa senang dan puas kepada pengguna, oleh karena itu diperlukan pembinaan layanan bagi setiap perpustakaan.
2.2.1. Sistem Layanan Perpustakaan
Perpustakaan memiliki dua sistem layanan yaitu sistem layanan terbuka (Open Access) dan sistem layanan tertutup (Close Access). Kedua sistem pelayanan tersebut berhubungan dengan bagaimana cara perpustakaan
12 memberikan kesempatan kepada pengguna untuk menemukan dan memanfaatkan informasi yang dimiliki perpustakaan tersebut.
2.2.1.1. Sistem Layanan Terbuka
Sistem layanan terbuka pada perpustakaan memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari bahan pustaka yang dibutuhkannya. Pengguna diizinkan masuk ke ruangan koleksi perpustakaan, memilih, serta mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan. Dengan sistem ini, pengguna perpustakaan dapat melihat langsung koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya. Pengguna perpustakaan diperbolehkan untuk membaca koleksi perpustakaan ditempat atau meminjam koleksi perpustakaan tersebut.
Menurut Darmono (2001, 139) “sistem layanan terbuka adalah sistem yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustaakan”. Sedangkan sistem layanan terbuka menurut Lasa (1994, 5) adalah “suatu layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk keruangan koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai”.
Berdasarkan kedua pendapat di atas, dapat diketahui bahwa sistem layanan terbuka memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi yang dibutuhkan. Sehingga pengguna tidak perlu meminta bantuan pustakawan ataupun petugas perpustakaan untuk mencari koleksi yang diinginkan oleh pengguna tersebut. Hal ini biasa diterapkan oleh perpustakaan besar yang memiliki banyak koleksi.
13 Sehubungan dengan hal diatas Darmono (2001, 140), mengemukakan bahwa ada beberapa keunggulan dan kelemahan yang ditemukan apabila perpustakaan menggunakan sistem layanan terbuka. Adapun keunggulan dari sistem layanan terbuka tersebut yakni:
1. Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi.
2. Pemakai dilatih untuk dapat dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan.
3. Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan.
4. Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengambil bahan pustaka tidak diperlukan sehingg bisa diberikan tanggung jawab di bagian lain.
Selain keunggulan di atas, sistem layanan terbuka ini juga mempunyai beberapa kelemahan seperti:
1. Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau balau balau karena ketika mereka melakukan browsing. Buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat.
2. Ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila dibandingkan dengan sistem yang bersifat tertutup.
3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas atau mobilitas pemakai lebih leluasa.
4. Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai akses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka.
Dari pendapat di atas, dapat diketahui bahwa sistem layanan terbuka memiliki keunggulan dan kelemahan. Keunggulan pada sistem layanan terbuka yaitu pengguna akan merasa lebih puas dikarenakan diberi kemudahan dalam menemukan koleksi, jika koleksi yang dibutuhkan tidak tersedia maka pengguna dapat langsung mencari koleksi alternatif lain pada saat itu juga. Sedangkan kelemahan dari sistem ini yaitu berupa letak koleksi perpustakaan yang
14 kemungkinan besar tidak sesuai dengan urutannya, pengguna harus mengenal sistem pengelompokan buku yang dipakai oleh perpustakaan tersebut. Tanpa mengerti sistem pengelompokan buku, pengguna akan sulit menemukan bahan pustaka yang dicari. Sistem layanan terbuka juga membutuhkan keamanan yang lebih baik, karena kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar.
2.2.1.2. Sistem Layanan Tertutup
Selain sistem layanan terbuka juga terdapat sistem layanan tertutup yang dilaksanakan oleh perpustakaan. Pada sistem layanan tertutup, pengguna tidak boleh langsung memilih buku yang dibutuhkan dari ruang koleksi, melainkan harus meminta bantuan kepada petugas untuk mengambilkan koleksi bahan pustaka yang dibutuhkan pengguna. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dilihat melalui daftar atau katalog yang tersedia pada perpustakaan tersebut kemudian dipilih oleh pengguna dengan mencatat kode buku atau identitas buku dan diberikan kepada petugas perpustakaan.
Menurut Astono (2009, 94), bahwa:
Pelayanan tertutup adalah sistem dimana pengguna tidak diijinkan memasuki ruang koleksi, sehingga apabila pengguna membutuhkan beberapa judul buku yang dikehendaki hanya dapat memilih melalui kartu buku dengan cara mencatat identitas buku yang dikehendaki tersebut untuk diberikan kepada petugas.
Pendapat di atas mengemukakan bahwa sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari sendiri informasi yang dibutuhkan pada ruangan koleksi melainkan harus dengan bantuan petugas perpustakaan. Koleksi yang dibutuhkan harus dicari melalui daftar atau katalog yang tersedia, kemudian pengguna mencatat data buku
15 yang dibutuhkan dan diberikan kepada petugas layanan untuk diambil dari jajaran koleksi perpustakaan tersebut.
Sistem layanan tertutup pada perpustakaan merupakan suatu layanan yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dilihat melalui daftar atau katalog yang tersedia, sedangkan koleksinya akan diambil oleh petugas. Jenis sistem layanan ini biasanya diterapkan pada perpustakaan yang memiliki koleksi sedikit atau perpustakaan khusus yang bersifat tidak untuk umum.
Ada beberapa keuntungan dan kerugian dari sistem layanan tertutup menurut Rahayuningsih (2007, 94) antara lain :
1. Keuntungan:
a) Memungkinkan susunan rak dipersempit antara satu dengan lainnya sehingga menghemat ruang untuk menyimpan koleksi.
b) Susunan koleksi di rak lebih teratur dan tidak mudah rusak karena yang mengambil dan mengembalikan adalah petugas.
c) Faktor kehilang dan kerusakan koleksi bisa diperkecil. 2. Kerugian:
a) Petugas banyak mengeluarkan energi untuk melayani peminjaman. b) Prosedur peminjaman tidak bisa cepat (harus menunggu giliran
dilayani bila antrian panjang)
c) Sejumlah koleksi tidak pernah disentuh atau dipinjam.
d) Peminjaman sering tidak puas apabila koleksi yang dipinjam tidak sesuai dengan yang dikehendaki.
Dari pendapat di atas, dapat diketahui bahwa keuntungan sistem layanan tertutup adalah koleksi akan tetap terjaga kerapiannya dan dapat meminimalisasi tingkat kehilangan koleksi bahan pustaka. Sedangkan kerugiannya adalah pelayanan yang diberikan membutuhkan waktu yang lama karena pengguna harus mencari dari daftar atau katalog kemudian mengantri dan menunggu petugas mengambil koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna.
16 2.2.2. Jenis-jenis layanan
Ada beberapa jenis layanan di perpustakaan, diantaranya: layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan audiovisual, dan layanan terbitan berseri. Seluruh jenis layanan tersebut akan dibahas pada pembahasan berikut.
2.2.2.1. Layanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman koleksi yang diberikan untuk pengguna yang berhubungan dengan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Sutarno (2006, 93) menyatakan bahwa, “Layanan sirkulasi adalah kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka berserta penyelesaian administrasinya”. Berdasarkan pernyataan tersebut, dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan seperti peminjaman, pengembalian, serta penyelesaian administrasi bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.
Lasa (2005, 213) menyatakan bahwa pelayanan sirkulasi bertujuan untuk: 1. Agar para pemakai mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan
secara optimal.
2. Agar mudah diketahui identitas peminjaman buku yang dipinjam dan waktu pengembalian.
3. Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan.
4. Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu perpustakaan.
5. Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaraan.
Untuk mencapai tujuan layanan sirkulasi tersebut, ada beberapa tugas yang harus dilaksanakan unit pelayanan sirkulasi. Menurut Sulistyo - Basuki (1993, 257 - 259), tugas yang harus dilakukan oleh bagian sirkulasi adalah sebagai berikut:
17 1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan.
2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustakaan.
3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.
4. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.
5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya.
6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak.
7. Bertanggungjawab atas segala berkas peminjaman. 8. Membuat statistika peminjaman.
9. Peminjam antar perpustakaan.
10. Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan.
11. Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Layanan sirkulasi bertugas untuk melakukan pengawasan kepada pengguna baik dalam peminjaman maupun pengembalian yang dilakukan agar tidak terjadi kesalahan dalam peminjaman maupun pengembalian. Layanan sirkulasi juga bertugas untuk membuat kartu anggota perpustakaan. Selain itu, petugas pada layanan sirkulasi memiliki tanggung jawab atas segala berkas peminjaman serta membuat statistika peminjaman yang telah dilakukan. Tugas lain yang harus dilakukan oleh bagian sirkulasi menurut Sulistyo-Basuki adalah mengawasi kegiatan pengguna mulai dari masuk perpustakaan, melakukan penitipan barang, dan saat pengguna keluar dari perpustakaan.
2.2.2.2. Layanan Referensi
Salah satu layanan yang ada di perpustakaan adalah layanan referensi. Perpustakaan menyediakan layanan referensi agar pengguna dapat mengakses informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat.
Dalam buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (2006, 38) dinyatakan bahwa “Layanan rujukan adalah kegiatan memberikan informasi
18 kepada pengguna perpustakaan dalam bentuk pemberian layanan rujukan cepat dan atau bimbingan pemakaian sumber rujukan”.
Sedangkan Sutarno (2006, 89), “Layanan referensi merupakan layanan yang hanya dapat diberikan terbatas di perpustakaan karena berbagai pertimbangan, misalnya keterbatasan koleksi”.
Sedangkan Rahayuningsih (2007, 103) berpendapat bahwa:
Layanan referensi adalah suatu kegiatan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yaitu dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi.
Berdasarkan ketiga pernyataan di atas, dapat diketahui bahwa layanan referensi merupakan kegiatan layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk memperoleh dan membantu pengguna dalam menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi seperti ensiklopedi, kamus, almanak, direktori, buku tahunan, dan sebagainya. Koleksi tersebut tidak boleh dipinjam tetapi hanya boleh baca di tempat. Pelayanan referensi juga memberikan bimbingan untuk menggunakan dan menemukan koleksi referensi bagi pengguna perpustakaan.
2.2.2.3. Layanan Audiovisual
Layanan audiovisual juga merupakan bagian dari layanan di perpustakaan. Ada beberapa perpustakaan yang memiliki layanan ini karena koleksi perpustakaan tidak hanya terbatas pada buku, terdapat juga koleksi audiovisual yang dikemas dalam bentuk cassette, VCD, DVD, dan bentuk elektronik lainnya. Menurut Siregar (2012, 1) “Kehadiran audiovisual ini memperkaya koleksi
19 perpustakaan dan memungkinkan perpustakaan untuk memberikan layanan yang lebih bervariasi kepada pengguna”. Dari pendapat tersebut dapat dikemukakan bahwa dengan adanya koleksi audiovisual perpustakaan dapat memberikan layanan yang beragam, kemasan informasi tersebut merupakan kemasan yang menarik karena akan mengajak pengguna untuk mendapatkan informasi melalui gambar dan suara.
Dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004, 90) mengemukakan bahwa “Pelayanan audiovisual adalah kegiatan melayankan bahan multimedia kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapannya di dalam perpustakaan, misalnya film dengan proyektornya”. Dari pernyataan tersebut, dapat diketahui bahwa layanan audiovisual adalah layanan koleksi multimedia yang digunakan oleh pengguna dengan bantuan perlengkapannya.
2.2.2.4.Layanan Terbitan Berseri
Terbitan berseri atau terbitan berkala adalah terbitan (publikasi) yang memilki waktu/kala terbit tertentu, dengan jarak penerbitan yang yang tetap dan terbit terus menerus tanpa batas waktu tertentu. Sebagai sebuah sumber informasi, terbitan berseri memuat berbagai macam informasi ilmiah yang menggambarkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Menurut Yulia (2010, 6.3) terdapat berbagai jenis terbitan berseri, antara lain:
a. Majalah (magazine) b. Warta
20 d. Jurnal (journal)
e. Surat kabar f. Prosiding g. Buku tahunan
Sedangkan menurut Rahayuningsih (2007, 115-122), layanan terbitan berseri memiliki dua jenis yaitu:
1. Layanan surat kabar dan tabloid a. Baca ditempat
Surat kabar dan tabloid setelah selesai diolah dilayankan kepada pengguna agar segera dapat dibaca.
b. Fotokopi
Informasi dalam surat kabar dan tabloid dapat difotokopi sesuai dengan keperluan pengguna.
c. Pemajangan
Pemajangan surat kabar dapat dilakukan dengan berbagai media yaitu: 1) Kotak baca
Tujuannya agar suarat kabar terjaga kebersihan dan kerapiannya serta dapat dibaca oleh banyak pengguna dalam satu waktu.
2) Rak pajang
Tujuannya agar surat kabar yang disediakan untuk dibaca oleh pengguna tersedia dengan jumlah dan judul yang lebih banyak/ bervariasi.
3) Tongkat penjepit surat kabar
Alat ini digunakan untuk menjepit surat kabar, sehingga surat kabar dalam satu terbitan dapat tetap terkumpul menjadi satu dan dapat langsung digunakan oleh pengguna.
d. Penarikan
Penarikan adalah aktivitas mengganti surat kabar atau tabloid yang dipajang dengan surat kabar yang baru.
2. Layanan jurnal atau majalah a. Baca ditempat
Jurnal atau majalah setelah selesai diolah dilayankan kepada pengguna agar segera dapat dibaca.
b. Fotokopi
Perpustakaan menyediakan layanan fotokopi untuk jurnal dan majalah yang diperlukan oleh pengguna.
c. Pemajangan
Untuk memudahkan pengguna menemukan jurnal atau majalah yang dibutuhkan koleksi jurnal dan majalah hendaknya disusun dengan system tertentu. Misalnya jurnal dan majalah disusun secara alfabetis menurut judul.