TINJAUAN PUSTAKA
2.6 Jenis-jenis pelayanan perpustakaan
2.6.1 Pelayanan Sirkulasi
Menurut Hs.,Lasa (1994:1) menyatakan bahwa,“ pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat waktu untuk kepentinggan penggunaan jasa perpustakaan “.
Kegiatan pelayanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan peminjaman/ pengembalian koleksi perpustakaan kepada pengguna. Pelayanan ini berhubungan secara langsung dengan pengguna perpustakaan. Kegiatan sirkulasi ini merupakan kegiatan dalam usaha memberikan jasa layanan perpustakaan dalam kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan pustaka lainnya.
Kelancaran proses layanan ini tergantung kepada hal-hal berikut : 1. Sistem peminjaman yang dipilih
2. Petugas yang terampil
3. Peraturan peminjaman yang jelas
Layanan peminjaman mengikuti asas sebagai berikut : 1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat
2. Prosedur yang ditempuh mudah dan sederhana
3. Kepuasan pengguna atas pelayanan harus diperhatikan 4. Pencatatan peminjaman dengan tertip dan teratur
Bahan pustaka yang boleh dipinjam dikelompokkan menurut fungsi dan pemanfaatannya. Menurut fungsinya, bahan pustaka dapat dibedakan atas beberapa bagian yaitu :
1. Buku ajar, berupa buku yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan. 2. Buku pengayaan, yaitu buku pelengkap yang digunakan untuk menambah dan
meningkatkan pengetahuan pengguna.
Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. keanggotaan
2. Peminjaman 3. Pengembalian
4. Perpanjagan masa pinjam 5. Penagihan
6. Pemberian sanksi
7. Memberikan keteragan bebas/bersih pinjaman bahan pustaka.
Semua kegiatan tersebut harus tercakup dalam peraturan perpustakaan untuk diketahui dan dipatuhi oleh pengguna dan staf perpustakaan.
2.6.1.1Keanggotaan
Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan dan perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi pihak atau pengguna perpustakaan, serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi, perpustakaan perlu melakukan percatatan dalam keanggotaan untuk memudahkan peminjaman.
Untuk menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur, perlu diadakan administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap pengunjung/pengguna perpustakaan dapat meminjam bahan pustaka untuk dibaca diruang baca atau juga dapat membawa pulang bahan pustaka tersebut, maka mereka harus mendaftar untuk menjadi anggota terlebih dahulu. Calon anggota harus terlebih dahulu mengisi blanko pendaftaran menjadi anggota dan sebelum mengisi calon anggota harus membaca tata tertip yang berlaku dan memenuhi persyaratan yang diminta oleh petugas. Kemudian mengisi kartu permintaan menjadi anggota dengan nama, alamat, fakultas atau jurusan dan nomor mahasiswa, serta tanggal pemintaan diajukan.
Setelah mengisi data dengan lengkap dan telah memenuhi syarat maka petugas perpustakaan mencetak kartu perpustakaan dan mengaktifkan pemintaan anggota diperpustakaan tersebut.
2.6.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi. Menurut syahrial-pamuntjak dalam buku pedoman penyelenggaraan perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa: “peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedara koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan.”
Menurut jangka waktu, cara meminjamkan bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam :
1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu 2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari
3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester
Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (2004:74) prosedur meminjamkan bahan pustaka adalah sebagai berikut :
1. Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pegenal pengguna
a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langka ketiga berlangsung sebagai berikut:
- Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi - Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir b. Pada perpustakaan yang meganut sistem terbuka, langkah ketiga
- pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telah dipilihnya
- Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku.
- Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan pustaka itu harus dikembalikan pada lenbar tanggal kembali.
- Petugas mencatat kode bahan pustaka dan tanggal kembali. 3. Pengguna membutuhkan tanda tangan pada kartu bahan pustaka 4. Petugas menyerahkan bahan pustaka tersebut pada pengguna 5. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
- Menurut tanggal kembali bahan pustaka
- Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan
6. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut: 1. Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan pustaka, nama pengarang,
judul buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan yang menganut sistem tertutup ; katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan yang dipinjamnya
2. Stempel tanggal kembali menurut tanggal, bulan dan tahun 3. Kotak kartu buku tempat menyimpan kartu buku
4. Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar mudah dijalankan.
Dalam buku pedoman penyelenggaraan perpustakaan oleh syahrial pemuntjak, rusina (2000:97) dinyatakan bahwa : Administrasi dari peminjam harus diatur sedemikian rupa sehingga:
1. Dapat memberi kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang diperlukan dengan cepat dan tepat.
2. Dapat diketahui bahan pustaka mana yang sedang dipinjam.
3. Dapat megetahui siapa saja yang meminjam bahan pustaka tertentu. 4. Dapat menjamin bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan. 5. Dapat mengetahui volume kegiatan peminjaman.
Setiap bahan pustaka yang masuk dan keluar harus dicatat agar dapat terorganisir dan terawasi dengan sebaik-baiknya.
2.6.1.3 Pengembalian
Pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman. Apa bila batas waktu dari peminjam bahan perpustakaan telah habis maka pengguna wajib mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Petuga pengembalian perlu mencatat sebagai bukti bahwa pengguna telah mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya.
Pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan salah satu bagian dari sistem peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini akan dapat berdiri sendiri apabila adanya dukungan dari beberapa kegiatan lainnya.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan diperpustakaan. Cara pertama pengguna membawa langsung bahan pustaka yang akan dikembalikan ke meja layanan, cara yang kedua bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan, pengguna dapat mengembalikan buku dengan memasukkan buku tersebut ke dalam kotak pengembalian.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:81), langkah kerja yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah:
1. Memeriksa keutuhan koleksi atau buku dan tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan pustaka yang akan dikembalikan.
2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.
3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku.
4. Membubuhkan cap/stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu pinjam.
5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku.
6. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam.
7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak.
8. Memilah beberapa buku yang mengalami:
a. Koleksi buku yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan.
b. Koleksi buku yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakan pada tempat lain untuk disiangi.
2.6.1.4 Perpanjangan
Perpanjangan bahan pustaka dilakukan dengan membawa bahan perpustakaan yang akan dilakukan perpanjangan ke meja sirkulasi. Dan memberikan izin untuk memperpanjang waktu peminjaman bahan pustaka setelah
habis masa pinjamnya dengan ketentuan dan tidak ada pengguna lain yang ingin melakukan peminjaman bahan pustaka tersebut. Biasanya perpanjanggan dapat dilakukan hanya satu kali saja, pada umumnya setiap perpustakaan dalam memperpanjang bahan pustaka dapat dilakukan dengan mencatat pada kartu buku dan slip pengembalian yaitu dengan memberikan cap/stempel tanggal kembali kemudian menyerahkan buku tersebut kepada peminjam.
Prosedur perpanjanggan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Pengguna membawa bahan pustaka yang dipinjam ke meja layanan sirkulasi. 2. Petugas perpustakaan wajib memeriksa formulir pemesanan.
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membuat tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (Untuk melakukan perpanjangan koleksi dengan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibutuhkan pada kartu peminjaman dan kartu buku).
4. Jika ada pengguna melakukan pemesanan koleksi dengan jangka waktu yang belum habis, maka petugas perpustakaan tidak wajib memberikan perpanjangan buku yang telah sesuai dengan prosedur perpustakaan (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004: 59 ).
2.6.1.5 Penagihan
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka dengan tepat waktu yang telah ditentukan, pihak perpustakaan akan melakukan penagihan bahan pustaka tersebut agar dikembalikan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan ataupun dengan denda sebab sering terjadi, beberapa pengguna melakukan kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan koleksi. Penagihan dengan surat diperlukan nama lengkap dan alamat peminjam. Dalam surat penagihan dicantumkan identitas bahan pustaka yang akan ditagih sesuai dengan tanggal batas pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar.
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu: 1. Penagihan pertama
2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan 3. Penagihan ketiga, jika penagihan ke dua tidak diindahkan
Jika sudah beberapa kali dikirim surat peneguran dan tidak juga berhasil maka bahan pustaka yang dipinjam wajib diperoleh kembali, dan pihak perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan-tindakan lain sebagai berikut :
1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu
2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberitahu nilai kuliah, tidak diserahkan ijazah mahasiswa yang belum mengembalikan semua bahan pustaka yg dipinjam. Cara ini hanya dapat dilakukan dengan izin Dekan atau Rektor dan dalam kerjasama dengan administrasi pendidikan.
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan pustaka ; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua ; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai petinggal
3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21)
2.6.1.6 Pemberian sanksi
Pemberian sanksi dilakukan kepada anggota perpustakaan yang telah melanggar peraturan perpustakaan. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian dan sanksi administrasi. Sanksi yang diberikan kepada pelanggar peminjaman hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka tersebut juga diperlukan oleh orang lain. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:83) dinyatakan bahwa:
Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut:
1. Terlambat mengembalikan bahan pustaka
2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak
3. Membawa bahan pustaka tanpa melalui prosedur yang benar 4. Menghilangkan bahan pustaka
5. Melanggar tata tertib pustaka
2.6.1.7 Surat Keteragan Bebas Pinjam
Surat keterangan bebas pinjam diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan, pemberian surat keteragan bebas pinjam dimaksutkan agar koleksi terpelihara dan
pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Keterangan bebas pinjam diperlukan untuk:
1. Ujian akhir 2. Yudisium
3. Penerimaan ijazah
4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Sebelum para mahasiswa meninggalkan perguruan tingginya, mahasiswa diharuskan untuk mengambil surat keteranggan bebas pinjam dari tagihan perpustakaan. Surat keterangan tersebut merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya.
Pemberian surat keteragan bebas pinjam perpustakaan dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan keteragan “bebas pinjam“ menyerahkan tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam.
4. Kartu pinjam yang menunjukan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel “bebas pinjam“.
5. Petugas mengisi tanda bukti “bebas pinjam“ dengan identitas pengguna (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:27).
Setelah persyaratan bebas pinjam perpustakaan terpenuhi, maka petugas merubah status data anggota dari anggota aktif menjadi non aktif.
2.6.1.8 Statistik Pengunjung
Untuk memperoleh gambaran mengenai aktivitas-aktivitas bagian pelayanan perpustakaan kepada pengunjung perpustakaan, perlu dikumpulkan data tentang berapa jumlah pengunjung yang datang diperpustakaan, yang melakukan kegiatan membaca dan juga melakukan peminjaman koleksi, setiap perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan beberapa fasilitas yang dapat mendukung daya tarik minat pengunjung juga jumlah pengunjung yang berada diruang baca, dan jumlah bahan pustaka yang dipinjam serta jumlah anggota baru dicatat pada tabel statistik harian. Sebaiknya pencatatan dilakukan pada akhir hari. Jika diperlukan dapat dilakukan dua kali sehari pada perpustakaan yang jam
bukanya dilakukan pada pagi sampai sore hari atau sampai malam hari. Dari catatan ini dapat ditentukan jam buka yang paling efektif dimulai pukul 08.00 sampai 17.00 WIB. Setiap akhir bulan data statistik harian dikumpulkan dan diisi pada tabel statistik bulanan. Pada akhir tahun bagian peminjaman ini membuat laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi:
- Jumlah anggota baru yang terdaftar dalam setiap tahunnya - Jumlah anggota keseluruhannya
- Jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal - Jumlah pengunjung diruang baca.
Berdasarkan dengan statistik tahunan dari bagian lain, semua data dikumpulkan untuk menjadi inti pembahasan dalam laporan kepala perpustakaan mengenai aktivitas selama setahun.