DAFTAR PUSTAKA
Darmawan. 2009.Peraturan Perpustakaan.url :
http://akatiga.org/index.php/perpustakaan/peraturan (akses pada 5 september 2012,pukul 16:00 WIB).
Erisupriadi. 2010.Analisis kualitas waktu pelayanan perpustakaan.url:
http://erisupriadi.blong.unej.ac.id/2010/02/20/analisis-kualitas-pelayanan-upt-perpustakaan-universitas-jember/ (akses pada 29 agustus 2009,pukul 19:23)
Indonesia, Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi.2004.Perpustakaaan Perguruan
Tinggi: Buku Pedoman.Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional.
Kahar, Ade.2003. Teknik Menyusun Kebijakan Pengembangan Koleksi
Perpustakaan. Jakarta: PDII LIPI-Pustakawan Madya.
N.S.,Sutarno. 2003.Perpustakaan dan masyarakat.Jakarta: Yayasan Obor
Indonesia.
---. 2010. Manajemen Perpustakaan:Suatu Pendekatan Praktik.Jakarta:
Sagung seto.
Panju. 2008. Sistem Pelayanan Perpustakaan.Url:
http://blog.its.ac.id/panju/2008/12/23/Sostem-Pelayanan-Perpustakaan (akses pada 02 agustus 2012,pukul 15:23 WIB)
Siregar, A., Ridwan. 2004.Perpustakaan: Energi Pembagunan Bangsa.Medan:
Zulfiani.2008. Pelayanan Perpustakaan Bagian I. Url:
BAB III
PELAYANAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA (UMN) MEDAN
3.1 Gambaran Umum Universitas dan Perpustakaan UMN Medan
Universitas Muslim Nusantara berdiri pada tanggal 08 Agustus 1996
bersamaan dengan berdirinya perpustakaan UMN Medan. Pada awalnya UMN
merupakan salah satu fakultas yang berada pada naungan Universitas
Al-Washliyah (UNIVA) yaitu FKIP UNIVA. Setelah berjalan beberapa lama
kemudian berubah lagi, hingga akhirnya pada tahun 1996 berubah lagi namanya
menjadi Universitas Muslim Nusantara (UMN). Pendiri dari UMN dan sekaligus
Rektor pertama yaitu Drs. H Effendy Daulay, MM.
Kampus UMN berlokasi di dua tempat yaitu kampus A berlokasi di jalan
Garu II no.93 Medan dan kampus B berlokasi di jalan garu II no.02 Medan. UMN
memiliki enam fakultas ; Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP),
Fakultas Matematika dan Ilmua Pengetahuan Alam (FMIPA), Fakultas Ekonomi
(FE), Fakultas Pertanian (FP), Fakultas Hukum (FH) dan Fakultas Sastra (FS).
Sejalan dengan perubahan nama lembaga induknya, perpustakaan juga mengalami
perubahan nama yang saat ini dinamakan perpustakaan UMN dan berada pada
lokasi kampus B yang beralamat di Jalan Garu II No.02 Medan.
Perpustakaan UMN didirikan bertujuan untuk menunjang tri dharma
perguruan tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) bagi
sivitas akademik. Perpustakaan UMN memiliki ruangan yang berukuran 24 X 9 m
dan semua kegiatan perpustakaan dilakukan dalam ruangan. Lokasi perpustakaan
ini sangat mudah dijangkau oleh sivitas akademika. Pengguna yang ada pada
perpustakaaan UMN sebanyak 621 orang dengan jumlah koleksi 1428 judul (3845
eksemplar).
3.2 Struktur Organisasi dan Staf
Struktur organisasi sangat penting untuk memudahkan proses kegiatan
kerja dalam suatu unit organisasi atau instansi. Dengan adanya struktur organisasi
yang baik dapat diketahui dengan mudah dan juga mempunyai gambaran yang
Perpustakaan UMN dalam menjalankan kegiatan yang dikelolah oleh tiga
orang petugas. Ketiga orang inilah yang melakukan seluruh rangkaian kegiatan di
perpustakaan UMN tersebut. Ketiga orang tersebut adalah:
1. Drs. H. Syafi’i Zaini pendidikan Sarjana, menjabat sebagai kepala perpustakaan
2. Yati Sari Siregar, S.Pd pendidikan Sarjana, menjabat sebagai kepala tata usaha 3. Titik Alaina Sumin pendidikan SMK, menjabat sebagai staf perpustakaa
Ketiganya merupakan petugas/pustakawan yang bukan dari ilmu
perpustakaan. Sebagai tenaga pustakawan, ketiganya belum pernah mengikuti
pelatihan, seminar atau pendidikan non formal lainnya dalam bidang
perpustakaan.
Struktur organisasi perpustakaan UMN secara mikro memiliki dua bagian
yang merupakan bawahan yaitu; pelayanan teknis dan pelayanan pengguna.
Dimana masing-masing bagian memiliki sub-sub bagian antara lain pelayanan
teknis menjadi tiga bagian yaitu; pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan.
Sedangkan pelayanan pengguna dibagi dalam dua bagian yaitu; pelayanan
sirkulasi dan referensi.Perpustakaan UMN secara makro berada pada lingkungan
kerja bagian tata usaha, dimana perpustakaan merupakan lembaga/badan bawahan
dan tanggung jawab kepada bagian tata usaha tersebut.
Struktur organisasi perpustakaan UMN secara mikro :
Kepala Perpustakaan
Kepala Tata Usaha
Pelayanan Teknis Pelayanan Pengguna
Pegadaan
Pengolahan
Pemeliharaan
Sirkulasi
Gambar 1.1 : Struktur Organisasi Perpustakaan UMN secara mikro.
Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, 2009
3.3 Sarana
3.3.1 Gedung/Ruangan
Perpustakaan UMN berada pada lingkungan universitas yang menempati
salah satu ruangan perkuliahan sehingga mudah dicapai oleh sivitas akademik
UMN. Ruangan perpustakaan UMN berukuran 24 x 9 meter yang dibagi menjadi
lima bagian ruang yaitu:
1. ruangan koleksi : 9 X 4 meter
2. ruangan baca : 5 X 4 meter
3 ruangan sirkulasi : 3 X 4 meter
4. ruangan kepala perpustakaan dan : 4 X 4 meter
5. ruangan layanan internet : 5 X 5 meter
3.3.2 Perabotan
Dalam melaksanakan kegiatan yang ada di perpustakaan dapat berjalan
dengan baik dan lancar, perpustakan juga harus memiliki perabotan dan peralatan
yang sesuai dengan aktifitas perpustakaan.
Perabotan yang dimiliki perpustakaan UMN berupa:
Tabel 3.2
Perabotan dan Peralatan
No Barang Jumlah
1. Lemari arsip 1
2. Rak buku 4
3. Meja sirkulasi 1
4. Meja kerja perpustakaan 2
5. Meja baca/pengguna 4
6. Kursi baca dan kursi petugas 10
7. Komputer dan sambungan internet 4/1
3.3.3 Anggaran
Anggaran adalah unsur utama untuk menjalankan perpustakaan, tanpa
anggaran perpustakaan tidak mungkin dapat berjalan dengan baik meskipun
sistemnya bagus dan memiliki pustakawan bermutu. Maka perpustakaan harus
mau dan mampu ikut ambil bagian dalam perencanaan biaya yang diperlukan
untuk mengoperasikan suatu perpustakaan, paling tidak untuk keperluan satu
tahun. Setiap perpustakaan harus membuat rencana anggaran dan mengajukan
kepada lembaga induknya, atau lembaga lain yang berkewajiban untuk memberi
anggaran kepada perpustakaan.
Anggaran perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) berasal
dari lembaga induk Universitas Muslim Nusantara (UMN) atau biro Rektor
Universitas Muslim Nusantara (UMN) dan mahasiswa yaitu berupa uang denda
buku setiap bulannya dan uang administrasi setiap pendaftaran anggota
perpustakaan. Biasanya seluruh dana yang diperoleh oleh Perpustakaan
Universitas Muslim Nusantara (UMN) diserahkan kepada Biro Rektor Universitas
Muslim Nusantara (UMN).
Apa bila Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) ingin
menambah koleksi perpustakaan, maka pihak Perpustakaan Universitas Muslim
Nusantara (UMN) dapat menyerahkan proposal pengajuhan penambahan koleksi
berdasarkan judul, pengarang, dan penerbit yang dibutuhkan Biro Rektor
Universitas Muslim Nusaantara (UMN). Selanjutnya pihak biro akan
mengirimkan bahan-bahan perpustakaan yang sesuai dengan keiginan
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN).
3.4 Koleksi
Koleksi perpustakaan harus lengkap dapat memadai jumlah serta
subjeknya, agar dapat menunjang program Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah koleksi
ditentukan oleh berbagai faktor seperti jumlah program studi, jumlah mata kuliah
dan jumlah pemakai perpustakaan.
Perpustakaan UMN memiliki koleksi yang terdiri dari bahan pustaka yang berupa
Bahan pustaka berupa buku, misalnya: - buku-buku teks
- buku-buku referensi
Bahan pustaka non buku, misalnya: - majalah
- jurnal
- bulletin
- surat kabar
- karya ilmiah
Tabel 3.3
Jumlah koleksi Perpustakaan UMN
No Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
1. Buku teks 877 3010
2. Referensi 25 34
3. Majalah 6 238
4. Jurnal 4 40
5. Bulletin 1 4
6. Karya ilmiah 515 515
Jumlah 1428 3845
Sumber: Perpustakaan Muslim Nusantara,2009
Selain koleksi-koleksi yang diatas, perpustakaan UMN juga memiliki
koleksi yang diterbitkannya sendiri yaitu koleksi terbitan yang dihasilkan oleh
lembaga induknya.koleksi terbitan tersebut yaitu:
- Karya ilmiah yang dihasilkan oleh staf pengajar/dosen seperti
,makalah dan laporan hasil penelitian
- Diktat-diktat : karya dosen
3.5 Sistem Pelayanan
Perpustakaan UMN sama seperti perpustakaan perguruan tinggi lainnya
dalam memberikan pelayanan kepada pengguna menetapkan sistem dan kegiatan
pelayanan. Sistem yang diterapkan pada perpustakaan UMN adalah sistem
pelayanan terbuka, pengguna dapat secara langsung menuju dan mencari koleksi
yang diinginkan sesuai kebutuhan.
Adapun jam buka pada Perpustakaan UMN adalah:
Senin s/d Kamis : Pukul 09.00-17.00 WIB
Jumat : Pukul 09.00-16.30 WIB
Sabtu : Pukul 09.00-12.00 WIB
3.6 Pelayanan Pengguna Perpustakaan UMN
Pengguna perpustakaan adalah seluruh anggota sivitas akademik UMN
dengan terlebih dahulu memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan untuk setiap
calon pengguna perpustakaan, yaitu dengan mengisi formulir pendaftaran calon
anggota.
Pada umumnya pengguna perpustakaan UMN adalah mahasiswa, dosen,
pegawai dan mahasiswa luar. Bagi mahasiswa luar yang berkunjung ke
perpustakaan UMN hanya diperkenankan untuk melihat-lihat koleksi yang terjadi
di perpustakaan.
3.6.1 Pelayanan Sirkulasi
Pada perpustakaan UMN kegiatan pelayanan sirkulasi dilakukan didekat pintu
masuk dan pintu keluar. Hal ini di maksudkan agar pengguna yang keluar dari
ruangan koleksi perpustakaan tersebut dapat diperhatikan oleh
petugas/pustakawan. Adapun kegiatan dari pelayanan sirkulasi yang dilaksanakan
perpustakaan UMN meliputi: keanggotaan, peminjaman, pengembalian,
perpanjangan masa pinjam, penagihan dan pemberian sanksi.
Adapun jumlah koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan UMN adalah sebagai
berikut:
Jumlah pengguna perpustakaan UMN adalah sebanyak 621 pengguna
yang dimiliki perpustakaan belum mempunyai kartu katalog sehingga tidak dapat
membantu pengguna dalam penelusuran informasi. Setiap buku dibuat call
number dan nomor kelasnya ditentukan dengan menggunakan DDC edisi
ke-18.penyusunan bahan pustaka ke dalam rak dilakukan berdasarkan nomor kelas.
Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, perpustakaan UMN melakukan
kegiatan pemilihan bahan pustaka dengan melibatkan staf perpustakaan dan staf
pengajar/dosen. Sedangkan alat Bantu yang digunakan dalam pemilihan bahan
pustaka tersebut adalah brosur dan katalog penerbit.
Bahan pustaka yang ada di perpustakaan UMN berasal dari:
1. Pembelian
2. Hadiah dan sumbagan
3. Penerbitan sendiri
3.6.1.1 Keanggotaan
Syarat utama untuk menjadi anggota perpustakaan UMN adalah berstatus
sebagai mahasiswa, dosen dan pegawai perpustakaan UMN.Sedangkan pengguna
dari luar perpustakaan tidak diperkenankan menjadi anggota jika pengguna
pengguna dari perguruan tinggi lain ingin menggunakan fasilitas yang ada di
perpustakaan maka yang bersangkutan harus membawa surat pengantar dari
universitas masing-masing dan menunjukan KTM.
Persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan UMN adalah
a. Persyaratan untuk mahasiswa;
1. Calon anggota harus mengisi formulir keanggotaan yang telah
disediakan
2. Mahasiswa yang akan menjadi aggota perputakaan
menunjukkan foto kopi kwitansi tanda pembayaran ssp/uang
kuliah.
3. Melampirkan pas foto berwarna dan terbaru ukuran 3x4
sebanyak 2 lembar dan 2x3 sebanyak 1 lembar
4. Melampirkan foto kopi KTM yang masi berlaku.
5. Membayar uang keanggotaan atau biaya administrasi sebesar
b. Persyaratan untuk dosen dan pegawai;
1. Mengisi formulir yang telah disediakan
2. Melampirkan pas foto 3x4 sebanyak 2 lembar dan ukuran 2x3
sebanyak 1 lebar.
3. Tidak dipungut biaya keanggotaan atau biaya administrasi.
Sistem kartu anggota di perpustakaan UMN masi bersifat manual. Kartu
anggota ini sebagai kartu pegangan bagi pengguna/anggota saat masuk ke
perpustakaan UMN dan pada saat akan meminjamkan bahan pustaka, kartu ini
dibawa pulang oleh masing-masing anggota, adapun bentuk kartu anggota pada
perpustakaan UMN dapat dilihat sebagai berikut:
3.6.1.2Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka pada perpustakaan UMN menggunakan kartu
buku.Untuk setiap buku diberi kartu buku dan kartu ini disimpan dalam kantong
buku. Peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan oleh setiap anggota
perpustakaan yang telah memiliki kartu anggota perpustakaan.
Untuk setiap anggota perpustakaan jumlah bahan pustaka yang boleh di
pinjam berbeda-beda, untuk mahasiswa hanya boleh meminjam sebanyak 3 buah Gambar 1.2: Contoh kartu anggota Perpustakaan UMN
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan Tahun akademik :
Nomor : Kartu Anggota
Foto pemegang kartu Nama : ………..
No.Stb : ……….
Nim : ……….
Fak/Jurusan : ……….
Progra /S t : ……….
Tanda tangan Alamat : ……….
buku dengan memiliki jangka waktu hanya 1 minggu saja, sedangkan untuk
dosen/pegawai dapat meminjam sebanyak 4 buah buku dalam jangka waktu
peminjaman selama 2 minggu.
Prosedur peminjaman bahan pustaka yang dilakukan di perpustakaan UMN
adalah :
1. Peminjaman menunjukkan kartu anggota kepada petugas
2. Peminjam menyerahkan buku yang akan dipinjam kepada petugas untuk
dicek
3. Peminjam menuliskan nama dan tanggal peminjaman pada kartu buku
kemudian menyerahkan kepada petugas
4. Petugas mengecek ulang kartu dan kemudian mencatat pada kartu anggota
kode bahan pustaka dan tanggal pengembalian
5. Slip pengembalian ditempelkan di halaman pertama buku, hal ini
dilakukan agar pengguna bahan pustaka tidak lupa tanggal
penggemnbalian dan mengembalikan bahan pustaka tersebut tepat pada
waktunya. Slip pengembalian berisi tentang judul buku, pengarang, kode
buku dan tanggal pengembalian.
6. Buku tersebut diberikan kepada pengguna yang meminjam bahan
pustaka.Kartu anggota ditahan sebagai jaminan dan juga kartu buku
disusun menurut tanggal pengembalian
Penggunaan sistem kartu buku sangat penting diterapkan pada
perpustakaan UMN, hal ini disesuaikan karena pengunjung yang begitu ramai dan
petugas yang tidak memadai. Keuntugan sistem kartu buku adalah proses
peminjaman dapat berlangsung dengan cepat sehingga pengguna tidak perlu
menunggu lama.
3.6.1.3 Pengembalian
Dalam pelayanan pengembalian bahan pustaka di perpustakaan,
merupakan kelanjutan dari pelayanan peminjaman suatu bahan pustaka. Pada
perpustakaan UMN lamannya waktu peminjaman bahan pustaka hanya satu
bahan pustaka yang dipinjam, jika tidak maka dapat diberikan ketentuan dengan
dikenakan denda.
Prosedur pengembalian bahan pustaka pada perpustakaan UMN adalah :
1. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang telah dipinjam kepada
petugas.
2. Petugas menerima dan memeriksa bahan pustaka yang dipinjam,
apakah bahan pustaka yang dikembalikan dalam keadan baik atau
tidak
3. Jika tidak terjadi kerusakan maka petugas memeriksa apakah bahan
pustaka tersebut terlambat atau tidak.
4. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dari kotak kartu
buku yang sedang dipinjam
5. Petugas mencantumkan tanggal kembali pada kartu buku kemudian
memberi paraf pada kartu buku dan kartu anggota.
6. Kartu buku dimaksutkan pada kantong buku dan kartu anggota
dikembalikan kepada pengguna perpustakaan
Pengembalian bahan pustaka di perpustakaan UMN sudah dapat
dikatakan baik karena menggunakan kartu buku dan pada bahan pustaka memiliki
slip pengembalian. Walapun saat sekarang ini sistem kartu sudah tidak efektif
dan efisien lagi digunakan dibandingkan dengan sistem peminjaman yang
terautomasi.
Berikut adalah kartu peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan UMN
Kartu peminjaman dan pengembalian ini sebagai kartu untuk mencatat identitas
buku yang dipinjam seperti : kode buku dan tanggal kembali bahan pustaka
Tabel 3.5
Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara,2009
3.6.1.4 Perpanjangan masa pinjam
Apabila bahan pustaka yang dipinjam telah habis masa pinjamnya maka
pengguna yang meminjam bahan pustaka dapat berkewajiban untuk
mengembalikan bahan pustaka tersebut ke perpustakan. Jika peminjam masih
ingin tetap menggunakaan bahan pustaka tersebut maka pengguna yang
meminjam bahan pustaka harus melakukan perpanjangan dengan melapor kepada
petugas/pustakawan, dan perpanjagan masa pinjam bahan pustaka hanya dapat
dilakukan satu kali saja baik untuk para mahasiswa maupun dosen/pegawai.
Prosedur perpanjangan masa pinjam bahan pustaka pada perpustakaan
UMN sebagai berikut:
1. Peminjam membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang
2. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang akan diperpanjang kepada
petugas.
3. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dari kotak penyimpanan
4. Petugas menuliskan tanggal kembali pada kartu buku dan kartu anggota
serta memberi paraf.
5. Petugas memberikan kembali kode bahan pustaka dan tanggal
pengembalian pada kartu anggota sedangkan pada kartu buku dituliskan
tanggal peminjaman
3.6.1.5 Penagihan
Penagihan bahan pustaka yang telah dilakukan oleh perpustakaan UMN
kepada anggota yang terlambat mengembalikan buku/tidak sesuai pengembalian
tanggal yang tertera pada kartu peminjaman maka petugas akan memanggil
langsung pengguna tersebut untuk mengingatkan agar segera mengembalikan
bahan pustaka dipinjamnya. Dengan cara tersebut biasanya sipeminjam akan
mengembalikan bahan pustaka tersebut dan petugas tidak perlu lagi mengirimkan
surat penagihan kepada peminjam bahan pustaka. Dalam hal penagihan bahan
pustaka yang dilakukan perpustakaan UMN sudah cukup baik dan berjalan
dengan lancar.
3.6.1.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar
peraturan yang telah ditetapkan, misalnya keterlambatan dalam pengembalian
bahan pustaka, mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak dan hilang.
Pemberian sanksi yang sering terjadi di perpustakaan UMN adalah keterlambatan
pengembalian bahan pustaka yang di pinjam oleh pengguna dank karena
menghilagkan bahan pustaka.
Sanksi yang diberikan oleh perpustakaan UMN adalah :
1. Bila terlambat mengembalikan bahan pustaka diberikan sanksi berupa
denda sebesar Rp. 300,-per hari
2. Jika pengguna yang meminjam bahan pustaka belum mengembalikan
bahan pustaka dalam jangka waktu enam puluh hari maka hak sebagai
keanggotaan dapat dicabut dan keanggotaan tersebut dapat diberikan
setelah pengguna perpustakaan yang meminjam bahan pustaka
mengembalikan bahan pustaka dengan utuh dan membayar dendanya.
3. Jika bahan pustaka yang dipinjam hilang atau rusak karena kelalaian
peminjam maka pengguna bahan pustaka wajib mengganti denda buku
yang baru dan sesuai dengan judul buku yang hilang dan rusak. Dapatjuga
menggantinya dengan sejumlah uang sebesar harga buku yang telah
Pemberian sanksi yang dilaksanakan oleh perpustakaan UMN merupakan
kegiatan yang cukup baik, hal ini dilakukan agar perpustakaan dapat berkembang
dengan baik.
3.6.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjam
Surat keterangan bebas pinjam ini diwajibkan bagi mahasiswa yang akan
menyelesaikan studinya dan surat keteragan ini merupakan bukti bahwa
mahasiswa yang tidak ada lagi pinjaman buku di perpustakaan tersebut.
Pada perpustakaan UMN, mahasiswa yang ingin mengurus surat
keterangan bebas pinjam harus melapor kepada petugas, kemudian petugas
memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada perpustakaan
UMN. Jika tidak ada lagi pinjaman maka kartu anggota diberi stempel “bebas pinjam”. Anggota yang telah mendapat surat keterangan bebas pinjam tidak boleh
meminjam bahan pustaka hanya boleh melihat dan membaca saja di tempat dan
tidak boleh dibawa pulang. Selain itu anggota tersebut tidak boleh melihat skripsi
yang ada di perpustakaan UMN.
3.6.2 Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi merupakan suatu kegiatan untuk membantu pengguna
dalam menemukan berbagai informasi, maka pelayanan referensi sangat penting
artinya pada sebuah perpustakaan. Kegiatan pelayanan fererensi biasanya berdiri
sendiri walaupun masih merupakan satu kesatuan dari pelayanan perpustakaan
secara keseluruan. Pelayanan referensi pada perpustakaan UMN digabungkan
dengan pelayanan sirkulas.
Pelayanan referensi di perpustakaan UMN belum dapat berjalan dengan
baik dan lancar karena perpustakaan UMN masih memiliki koleksi yang sendiri
atau belum lengkap jenis koleksinya dan tidak ada petugas yang khusus untuk
pelayanan koleksi referensi.
Koleksi referensi merupakan kumpulan dari bahan pustaka yang berupa
karya-karya yang disusun sebagai alat komunikasi ataupun petunjuk mengenai
informasi dalam ilmu bidang-bidang tertentu dan merupakan informasi yang
petunjuk-petunjuk lainnya. Jenis koleksi ini tidak perlu dipelajari secara keseluruhan
sebagai mana buku teks maupun buku fiksi.
3.6.3 Pelayanan Internet
Perpustakaan UMN memberikan pelayanan internet. Pelayanan ini banyak
membantu pengguna perpustakaan dalam mencari informasi yang lebih luas dan
juga terkini. Perpustakaan UMN menyediakan layanan internet dengan jumlah
computer 4 PC dan terletak pada ruanggan tersendiri. Bagi pengguna yang ingin
memakai diwajibkan untuk melapor dan mendaftar kepada petugas. Waktu untuk
menggunakan layanan internet ini dibatasi untuk setiap orang maksimal waktu
yang diberikan selama satu jam, layanan ini juga diberikan kepada setiap anggota
tanpa dipungut biaya.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian-uraian pada bab sebelumnya, maka penulis membuat
beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Ruang untuk koleksi dan tempat baca pengguna agar mendapatkan
penerangan yang baik dari cahaya matahari maupun cahaya lampu.
2. Perabotan maupun perlengkapan yang ada di perpustakaan UMN masih
bersifat sederhana dan belum diperhatikan tingkat kualitasnya, kuantitas
dan jangkauan kedepan dari petugas/pustakawan.
3. Perpustakaan UMN memperoleh dana langsung dari biro rektor berupa
buku dengan megajukan proposal, dan sumbangan mahasiswa yang akan
menyelesaikan pendidikannya sebesar Rp. 30.000,- per mahasiswa.
4. Koleksi yang ada sampai dengan tahun 2009 berjumlah 1428 dengan 3845
eksemplar. Dari jumlah koleksi tersebut pengguna yang dilayani di
perpustakaan UMN adalah sebanyak 621 orang, berarti perbandingan
rata-rata antara pengguna dengan jumlah koleksi adalah 1 : 3.
5. Sumber pengadaan bahan pustaka berasal dari pembelian, hadiah atau
sumbagan serta wajib penyimpana terbitan perguruan tinggi.
6. Perpustakaan UMN belum memiliki kartu katalog yang memudahkan
pengguna dalam proses kegiatan temu balik informasi.
7. Pengklasifikasian bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan UMN
yaitu dengan menggunakan sistem Dewey Decimal Clacification (DDC)
edisi 18.
8. Pelayanan yang ada di perpustakaan UMN adalah pelayanan sirkulasi dan
pelayanan referensi dimana keduanya masih digabungkan menjadi satu
dan dikelolah oleh petugas yang sama karena masih sedikitnya koleksi
referensi yang dimiliki perpustakaan UMN. Sedangkan pelayanan
audio-visual, jasa kesiagan informasi dan pendidikan pengguna balum ada
4.2 Saran
Setelah dilakukan pembahasan dan ditarik beberapa kesimpulan mengenai
perpustakaan UMN, maka penulis mengajukan beberapa saran untuk
pengembagan perpustakaan UMN pada masa yang akan datang,saran tersebut
antara lain :
1. Untuk efektifitas dan efisien para pengguna dalam menggunakan
perpustakaan dan juga petugas/pustakawan didalam melakukan tugasnya
maka perlu dipikirkan suatu perencanaan menuju kedepan mengenai tat
ruang yang lebih baik dengan aturan-aturan yang berlaku untuk sebuah
perpustakaan perguruan tinggi.
2. Perlu adanya penambahan perabotan dan perlengkapan perpustakaan yang
sangat diperlukan bagi perpustakaan.
3. Perpustakaan UMN perlu lebih memperhatikan relevensi koleksi terhadap
pengguna, agar koleksi yang tersedia dapat dimanfaatkan oleh pengguna
dengan sebaik-baiknya.
4. Agar pengguna dapat dengan lebih mudah melakukan penelusuran bahan
pustaka, maka perpustakaan UMN sudah saatnya untuk mengkatalong
seluruh koleksi yang ada dan membuat kartu katalog dalam kegiatan
perpustakaan agar berjalan lancar dan sempurna.
5. Hendaknya pihak perpustakaan UMN melakukan pemisahan antara
koleksi referensi dengan koleksi standart dan disusun pada rak yang
terpisah. Hal ini dilakukan untuk memudahkan para pengguna maupun
petugas/pustakawan itu sendiri. Hal ini juga dilakukan agar pelayanan
pengguna pada perpustakaan UMN dapat lebih maksimal.
6. Dalam memajukan dan mengembangkan perpustakaan UMN secara
menyeluruh, maka dapat dihimbau kepada petugas/pustakawan
perpustakaan UMN agar lebih mengikuti pendidikan yang khusus tentang
ilmu perpustakaan baik secara formal maupun non formal sehingga dapat
7. Perpustakaan UMN hendaknya membuat statistik pengunjung dan
peminjaman agar dapat mengetahui perkembagan dan kegiatan pelayanan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian perpustakaan perguruan tinggi
Perpustakaan merupakaan suatu lembaga yang mempunyai kegiatan
dibidang informasi, pendidikan, ilmu pengetahuan, penelitian dan pelestarian
khasanah budaya bangsa yang menciptakaan masyarakat yang cerdas lahir batin.
Menurut Surtarno dalam bukunya perpustakaan dan masyarakat (2003:35): ”Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga dalam melaksanakan tujuannya dan memiliki peran yang sangat penting
dalam mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi Perpustakaan tersebut berada di lingkungan kampus.”
Proses pendidikan di perguruan tinggi tidak terlepas dari kegiatan
penelitian dan pegembagan inovasi serta rekayasa ilmu pengetahuan. Oleh karna
itu perpustakaan perguruan tinggi sering dikatakan sebagai jantungnya
universitas. Perpustakaan perguruan tinggi merupakaan unsur penunjang
perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan
serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi.
2.2 Tujuan dan Fungsi pelayanan Pengguna Perpustakaan UMN
Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung pelaksanaan Tri
Darma Perguruan Tinggi yang diantaranya menyediakan informasi ilmiah untuk
para mahasiswa, dosen, dan karyawan maupun pemakai dari luar perpustakaan.
Baik koleksi buku, majalah, surat kabar, dan jenis koleksi lainnya. Keberhasilan
perpustakaan menjalankan peran dan fungsinya, diukur dari banyaknya pengguna
yang memanfaatkan layanan yang diberikannya. Sebagai unsur penunjang
perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, Menurut Buku Pedoman
Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3) perpustakaan memiliki berbagai fungsi
sebagai berikut:
1. Fungsi Edukasi
studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi yang mendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan untuk kepentingan pembagunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas, minat dan inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh seluruh perguruan tinggi yakni sivitas akademik dan staf non akademik.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh perguruan tinggi.
7. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Dari fungsi diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan
perguruan tinggi adalah memenuhi informasi sivitas akademika dan menyediakan
sarana belajar bagi pengguna perpustakaan perguruan tinggi tersebut serta
menyediakan bahan rujukan dan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada
lingkungan perguruan tinggi tetapi pada lingkungan perguruan tinggi tetapi
sampai pada lingkungan industri.
2.3 Pengertian pelayanan pengguna
Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama disetiap
perpustakaan. Layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan
dengan masyarakat dan sekaligus merupakan barometer keberasilan
penyelenggaraan perpustakaan. Layanan yang baik adalah yang dapat
Pada perpustakaan perguruan tinggi hendaknya harus memberikan pelayanan
kepada penggunannya secara baik, benar dan tepat agar para pengguna merasakan
kepuasan. Pada umumnya perpustakaan yang baik akan selalu berusaha
memberikan layanan yang memuaskan bagi pengguna perpustakaan.
Menurut direktorat jendral perguruan tinggi (2004:53) menyatakan bahwa : “Pelayanan pengguna adalah merupakan layanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan sehubungan dengan pemanfaatan koleksi tersebut. Pelayanan pengguna ini bertujuan agar pengguna perpustakaan dapat menggunakan bahan pustaka dengan mudah, cepat dan tepat serta jelas dimengerti oleh pengguna.”
Melalui layanan perpustakaan, pengguna dapat memproleh hal berikut :
a. Informasi yang dibutuhkan secara optimal dari berbagai media.
b. Manfaat dari berbagai alat bantu penelusuran yang tersedia.
Dalam pelayanan perpustakaan ada empat kegiatan yang mencakup ;
1) kegiatan proses peminjaman,
2) kegiatan membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan referensi),
3) kegiatan mendidik pengunjung menggunakan alat perpustakaan dan bahan
pustaka,
4) kegiatan menyebarluaskan informasi.
Perkembangan dari layanan perpustakaan dipengaruhi oleh kemampuan
perpustakaan tersebut dalam memberikan pelayanan sesuai dengan koleksi yang
dimiliki, semakin lengkap koleksi yang dimiliki semakin besar pula kemungkinan
untuk dapat meningkatkan penggunaan koleksi.
Pada pelayanan perpustakaan yang paling utama ialah pelayanan sirkulasi,
yang bergantung kepada besar dan kecilnya perpustakaan tersebut, jenis
pelayanan yang berupa: pelayanan referensi, pelayanan audio-visual, pendidikan
pengguna, layanan digital dan jasa kesiagaan informasi pada perpustakaan.
Pelayanan perpustakaan ini bertujuan mempertemukan pembaca dengan
bahan pustaka yang mereka minati. Kegiatan ini dilaksanakan disetiap
perpustakaan yang memiliki tujuan tertentu, sama halnya dengan perpustakaan
perguruan tinggi adalah untuk membantu perguruan tinggi agar dapat mencapai
tujuan melalui pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
peneliti dan sivitas akademika perguruan tinggi, yang bertujuan untuk
mendukung dan memperkaya program Tri Dharma Perguruan Tinggi, pengajaran,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diperguruan tinggi tersebut.
2.4 Peraturan pelayanan perpustakaan
Peraturan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam
memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan
dimaksudkan untuk memeliharaan ketertiban diperpustakaan dan dituangkan
secara tertulis dalam bentuk surat keputusan pimpinan perguruan tinggi. Peraturan
yang tertulis biasanya dikomunikasikan dalam bentuk rambu-rambu,brosur, dan
poster. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 7)
Peraturan perpustakaan sekurang-kurangnya berisi informasi sebagai berikut :
1. Peraturan mengenai keanggotaan, yang meliputi persyaratan, hak, dan
kewajiban anggota perpustakaan.
2. Waktu pelayanan, yang meliputi hari dan jam buka perpustakaan.
3. Peraturan peminjaman, yang meliputi :
a. Syarat peminjaman
b. Macam bahan pustaka yang dipinjamkan
c. Batas waktu peminjaman dan jumlah eksemplas bahan pustaka yang
boleh dipinjam
4. Peraturan pengembalian bahan pustaka, yang berisi syarat pengembalian.
5. Perpanjangan waktu peminjaman, yang meliputi persaratan dan jangka
waktunya.
6. Macam kesalahan pengguna dan sanksinya.
7. Tata, tertib, yang meliputi ketentuan mengenai :
a. Penitipan barang
b. Sopan santun di perpustakaan
c. Ketenagan
d. Keamanan
2.5 Sistem Pelayanan
Pada dasarnya perpustakaan memiliki sistem pelayanan agar pengguna
perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi dengan baik, serta dapat mengetahui
peraturan tata tertib perpustakaan. Sistem layanan yang lazim digunakan ada dua
jenis yaitu :
1. sistem layanan terbuka (open access)
2. sistem layanan tertutup (close access).
2.5.1 Sistem Pelayanan Terbuka (Opac Access)
Menurut sumardji (1992:70) yang dimaksud dengan sistem pelayanan
terbuka adalah, ”Setiap anggota perpustakaan yang akan meminjam buku yang dikehendakinya langsung dapat memilih atau mencari buku pada rak buku”.
Pada penjelasan diatas maka sistem pelayanan terbuka, para pengguna
secara langsung mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka yang
dibutuhkannya dari rak/lemari buku atau koleksi yang tersedia dapat dibaca
ditempat atau dipinjam untuk dibawa pulang.
Keuntungan menggunakan sistem layanan terbuka adalah :
1. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak buku untuk memilih sendiri.
2. Menghemat tenaga pustakawan. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mencari ke rak karena pengguna perpustakaan itu sendiri dapat mencari koleksi buku yang diinginkan oleh pengguna.
3. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak.
4. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam. 5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka
saat itu pula dia dapat memilih judul lain yang relevan.
6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam (Hs, Lasa 1994:5).
Selain keuntungan yang diperoleh dari sistem ini, ada juga kerugiannya.
Kerugian menggunakan sistem layanan terbuka adalah :
1. Frekuensi kerusakan lebih besar.
2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan rak yang lainnya memerlukan jarak yang longgar.
3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering megadakan reshelving.
2.5.2 Sistem Pelayanan Tertutup (Close Access)
Menurut sumarji (1992:70) berpendapat bahwa yang dimaksud sistem
pelayanan tertutup adalah, ”Setiap anggota perpustakaan akan meminjam buku yang dikehendaki dapat memilih atau mencari lewat kartu katalog dan kemudian bukunya dicarikan atau diambil oleh petugas pada rak buku”. Pada sistem pelayanan tertutup, pengguna tidak dapat secara langsung masuk kelokasi ruang
koleksi perpustakaan. Pengguna perpustakaan memiliki bahan pustaka yang ingin
dipinjamnya melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya
dapat meminta kepada petugas untuk mencarinya ke rak koleksi.
Keuntugan menggunakan sistem pelayanan tertutup ini adalah :
1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak yang satu dengan yang lain lebih dekat.
2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak muda rusak.
3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka.
4. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi (Hs.,Lasa 1994:5).
Menurut Saleh (2001: 4) Kelemahan menggunakan sistem pelayanan
tertutup ini adalah
Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui katalog. Artinya pemakai perpustakana tidak dapat melakukan browsing atau pemilihan sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Karena untuk mencari koleksi pemakai tergantung kepada katalog perpustakaan, maka katalog perpustakaan harus betul-betul baik dan dapat diandalkan (reliable). Karena itu pula perpustakaan harus secara teratur melakukan stock opname, sehingga katalog betul-betul mencerminkan keadaan koleksi yang sebenarnya.
Melihat dari katalog kadang kadang mengesalkan, karena dalam katalog ada, tetapi bukunya sering tidak ada, dan harus memilih lagi sampai berulang ulang. Mungkin penggunaan katalog komputer (OPAC atau Online Public
Access Catalogue) akan menghindari hal ini, karena melalui OPAC dapat
diketahui apakah buku yang ada di katalog sedang tersedia di rak atau atau sedang dipinjam oleh pemakai lain (availability).
Katalog harus lengkap. Seperti sudah dijelaskan, karena pemakai perpustakaan sepenuhnya tergantung kepada katalog perpustakaan untuk mencari kebutuhan informasinya, maka katalog tersebut harus lengkap dan dapat diandalkan. Buku yang sudah dikeluarkan dari koleksi misalnya, harus diikuti dengan pencabutan katalog (pada katalog kartu) atau penghapusan data (pada katalog OPAC). Jadi katalog perpustakaan harus betul-betul mencerminkan kondisi koleksi perpustakaan.
2.6 Jenis-jenis pelayanan perpustakaan
Pelayanan pengguna yang diberikan oleh perpustakaan ditentukan oleh
keadaan ataupun kondisi dari perpustakaan perguruan tinggi itu berada. Serta
keadaan masyarakat yang dilayani. Dalam memberikan pelayanan terhadap
masyarakat pengguna, berbeda pada besar kecilnya perpustakaan itu sendiri serta
koleksi bahan pustaka yang dimilikinya.
Menurut syahrial-pamuntjak, Rusina dalam Buku pedoman
penyelengaraan perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa: Pekerjaan pelayanan
dapat mencakup empat kegiatan yaitu :
1. Kegiatan pekerjaan peminjaman (pelayanan sirkulasi)
2. Kegiatan membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan referensi) 3. Kegiatan mendidik pengunjung menggunakan alat perpustakaan dan bahan
pustaka
4. Kegiatan menyebar luaskan informasi.
2.6.1 Pelayanan Sirkulasi
Menurut Hs.,Lasa (1994:1) menyatakan bahwa,“ pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang
berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat
waktu untuk kepentinggan penggunaan jasa perpustakaan “.
Kegiatan pelayanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan peminjaman/
pengembalian koleksi perpustakaan kepada pengguna. Pelayanan ini
berhubungan secara langsung dengan pengguna perpustakaan. Kegiatan sirkulasi
ini merupakan kegiatan dalam usaha memberikan jasa layanan perpustakaan
dalam kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Jenis bahan yang
dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan pustaka
Kelancaran proses layanan ini tergantung kepada hal-hal berikut :
1. Sistem peminjaman yang dipilih
2. Petugas yang terampil
3. Peraturan peminjaman yang jelas
Layanan peminjaman mengikuti asas sebagai berikut :
1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat
2. Prosedur yang ditempuh mudah dan sederhana
3. Kepuasan pengguna atas pelayanan harus diperhatikan
4. Pencatatan peminjaman dengan tertip dan teratur
Bahan pustaka yang boleh dipinjam dikelompokkan menurut fungsi dan
pemanfaatannya. Menurut fungsinya, bahan pustaka dapat dibedakan atas
beberapa bagian yaitu :
1. Buku ajar, berupa buku yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan.
2. Buku pengayaan, yaitu buku pelengkap yang digunakan untuk menambah dan
meningkatkan pengetahuan pengguna.
Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
1. keanggotaan
2. Peminjaman
3. Pengembalian
4. Perpanjagan masa pinjam
5. Penagihan
6. Pemberian sanksi
7. Memberikan keteragan bebas/bersih pinjaman bahan pustaka.
Semua kegiatan tersebut harus tercakup dalam peraturan perpustakaan
untuk diketahui dan dipatuhi oleh pengguna dan staf perpustakaan.
2.6.1.1Keanggotaan
Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota
perpustakaan dan perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi
pihak atau pengguna perpustakaan, serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi,
perpustakaan perlu melakukan percatatan dalam keanggotaan untuk memudahkan
Untuk menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur, perlu diadakan
administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap pengunjung/pengguna
perpustakaan dapat meminjam bahan pustaka untuk dibaca diruang baca atau juga
dapat membawa pulang bahan pustaka tersebut, maka mereka harus mendaftar
untuk menjadi anggota terlebih dahulu. Calon anggota harus terlebih dahulu
mengisi blanko pendaftaran menjadi anggota dan sebelum mengisi calon anggota
harus membaca tata tertip yang berlaku dan memenuhi persyaratan yang diminta
oleh petugas. Kemudian mengisi kartu permintaan menjadi anggota dengan nama,
alamat, fakultas atau jurusan dan nomor mahasiswa, serta tanggal pemintaan
diajukan.
Setelah mengisi data dengan lengkap dan telah memenuhi syarat maka
petugas perpustakaan mencetak kartu perpustakaan dan mengaktifkan pemintaan
anggota diperpustakaan tersebut.
2.6.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka adalah proses yang dilaksanakan pada
pelayanan sirkulasi. Menurut syahrial-pamuntjak dalam buku pedoman
penyelenggaraan perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa: “peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedara koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan.”
Menurut jangka waktu, cara meminjamkan bahan pustaka dibedakan
menjadi tiga macam :
1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu
2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari
3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester
Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (2004:74) prosedur
meminjamkan bahan pustaka adalah sebagai berikut :
1. Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pegenal pengguna
a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langka ketiga berlangsung sebagai berikut:
- Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi - Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir b. Pada perpustakaan yang meganut sistem terbuka, langkah ketiga
- pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telah dipilihnya
- Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku.
- Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan pustaka itu harus dikembalikan pada lenbar tanggal kembali.
- Petugas mencatat kode bahan pustaka dan tanggal kembali. 3. Pengguna membutuhkan tanda tangan pada kartu bahan pustaka 4. Petugas menyerahkan bahan pustaka tersebut pada pengguna 5. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
- Menurut tanggal kembali bahan pustaka
- Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan
6. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut:
1. Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan pustaka, nama pengarang,
judul buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan yang menganut sistem
tertutup ; katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan
yang dipinjamnya
2. Stempel tanggal kembali menurut tanggal, bulan dan tahun
3. Kotak kartu buku tempat menyimpan kartu buku
4. Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus
didukung oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar
mudah dijalankan.
Dalam buku pedoman penyelenggaraan perpustakaan oleh syahrial
pemuntjak, rusina (2000:97) dinyatakan bahwa : Administrasi dari peminjam
harus diatur sedemikian rupa sehingga:
1. Dapat memberi kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang diperlukan dengan cepat dan tepat.
2. Dapat diketahui bahan pustaka mana yang sedang dipinjam.
3. Dapat megetahui siapa saja yang meminjam bahan pustaka tertentu. 4. Dapat menjamin bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan. 5. Dapat mengetahui volume kegiatan peminjaman.
Setiap bahan pustaka yang masuk dan keluar harus dicatat agar dapat
2.6.1.3 Pengembalian
Pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan
peminjaman. Apa bila batas waktu dari peminjam bahan perpustakaan telah habis
maka pengguna wajib mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Petuga
pengembalian perlu mencatat sebagai bukti bahwa pengguna telah
mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya.
Pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan salah satu bagian dari
sistem peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini akan
dapat berdiri sendiri apabila adanya dukungan dari beberapa kegiatan lainnya.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan diperpustakaan. Cara
pertama pengguna membawa langsung bahan pustaka yang akan dikembalikan ke
meja layanan, cara yang kedua bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan,
pengguna dapat mengembalikan buku dengan memasukkan buku tersebut ke
dalam kotak pengembalian.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:81), langkah
kerja yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dalam prosedur pengembalian
bahan pustaka adalah:
1. Memeriksa keutuhan koleksi atau buku dan tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan pustaka yang akan dikembalikan.
2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.
3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku.
4. Membubuhkan cap/stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu pinjam.
5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku.
6. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam.
7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak.
8. Memilah beberapa buku yang mengalami:
a. Koleksi buku yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan.
b. Koleksi buku yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakan pada tempat lain untuk disiangi.
2.6.1.4 Perpanjangan
Perpanjangan bahan pustaka dilakukan dengan membawa bahan
perpustakaan yang akan dilakukan perpanjangan ke meja sirkulasi. Dan
habis masa pinjamnya dengan ketentuan dan tidak ada pengguna lain yang ingin
melakukan peminjaman bahan pustaka tersebut. Biasanya perpanjanggan dapat
dilakukan hanya satu kali saja, pada umumnya setiap perpustakaan dalam
memperpanjang bahan pustaka dapat dilakukan dengan mencatat pada kartu buku
dan slip pengembalian yaitu dengan memberikan cap/stempel tanggal kembali
kemudian menyerahkan buku tersebut kepada peminjam.
Prosedur perpanjanggan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Pengguna membawa bahan pustaka yang dipinjam ke meja layanan sirkulasi. 2. Petugas perpustakaan wajib memeriksa formulir pemesanan.
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membuat tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (Untuk melakukan perpanjangan koleksi dengan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibutuhkan pada kartu peminjaman dan kartu buku).
4. Jika ada pengguna melakukan pemesanan koleksi dengan jangka waktu yang belum habis, maka petugas perpustakaan tidak wajib memberikan perpanjangan buku yang telah sesuai dengan prosedur perpustakaan (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004: 59 ).
2.6.1.5 Penagihan
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka dengan tepat
waktu yang telah ditentukan, pihak perpustakaan akan melakukan penagihan
bahan pustaka tersebut agar dikembalikan. Penagihan dapat dilakukan dengan
surat maupun lisan ataupun dengan denda sebab sering terjadi, beberapa pengguna
melakukan kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan koleksi. Penagihan
dengan surat diperlukan nama lengkap dan alamat peminjam. Dalam surat
penagihan dicantumkan identitas bahan pustaka yang akan ditagih sesuai dengan
tanggal batas pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar.
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu:
1. Penagihan pertama
2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
3. Penagihan ketiga, jika penagihan ke dua tidak diindahkan
Jika sudah beberapa kali dikirim surat peneguran dan tidak juga berhasil
maka bahan pustaka yang dipinjam wajib diperoleh kembali, dan pihak
1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu
2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberitahu nilai
kuliah, tidak diserahkan ijazah mahasiswa yang belum mengembalikan semua
bahan pustaka yg dipinjam. Cara ini hanya dapat dilakukan dengan izin Dekan
atau Rektor dan dalam kerjasama dengan administrasi pendidikan.
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali
bahan pustaka ; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua ; lembar pertama dikirimkan
kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai petinggal
3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan
proses pengembalian. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi,
2004:21)
2.6.1.6 Pemberian sanksi
Pemberian sanksi dilakukan kepada anggota perpustakaan yang telah
melanggar peraturan perpustakaan. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda,
peringatan penggantian dan sanksi administrasi. Sanksi yang diberikan kepada
pelanggar peminjaman hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari
bahwa bahan pustaka tersebut juga diperlukan oleh orang lain. Dalam Buku
Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:83) dinyatakan bahwa:
Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai
berikut:
1. Terlambat mengembalikan bahan pustaka
2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak
3. Membawa bahan pustaka tanpa melalui prosedur yang benar 4. Menghilangkan bahan pustaka
5. Melanggar tata tertib pustaka
2.6.1.7 Surat Keteragan Bebas Pinjam
Surat keterangan bebas pinjam diberikan kepada pengguna sebagai bukti
bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan,
pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Keterangan bebas pinjam diperlukan
untuk:
1. Ujian akhir
2. Yudisium
3. Penerimaan ijazah
4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Sebelum para mahasiswa meninggalkan perguruan tingginya, mahasiswa
diharuskan untuk mengambil surat keteranggan bebas pinjam dari tagihan
perpustakaan. Surat keterangan tersebut merupakan salah satu syarat yang harus
dipenuhi oleh mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya.
Pemberian surat keteragan bebas pinjam perpustakaan dilaksanakan
dengan cara sebagai berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan keteragan “bebas pinjam“ menyerahkan tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam.
4. Kartu pinjam yang menunjukan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel “bebas pinjam“.
5. Petugas mengisi tanda bukti “bebas pinjam“ dengan identitas pengguna (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:27).
Setelah persyaratan bebas pinjam perpustakaan terpenuhi, maka petugas
merubah status data anggota dari anggota aktif menjadi non aktif.
2.6.1.8 Statistik Pengunjung
Untuk memperoleh gambaran mengenai aktivitas-aktivitas bagian
pelayanan perpustakaan kepada pengunjung perpustakaan, perlu dikumpulkan
data tentang berapa jumlah pengunjung yang datang diperpustakaan, yang
melakukan kegiatan membaca dan juga melakukan peminjaman koleksi, setiap
perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan beberapa fasilitas yang dapat
mendukung daya tarik minat pengunjung juga jumlah pengunjung yang berada
diruang baca, dan jumlah bahan pustaka yang dipinjam serta jumlah anggota baru
dicatat pada tabel statistik harian. Sebaiknya pencatatan dilakukan pada akhir hari.
bukanya dilakukan pada pagi sampai sore hari atau sampai malam hari. Dari
catatan ini dapat ditentukan jam buka yang paling efektif dimulai pukul 08.00
sampai 17.00 WIB. Setiap akhir bulan data statistik harian dikumpulkan dan diisi
pada tabel statistik bulanan. Pada akhir tahun bagian peminjaman ini membuat
laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi:
- Jumlah anggota baru yang terdaftar dalam setiap tahunnya
- Jumlah anggota keseluruhannya
- Jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal
- Jumlah pengunjung diruang baca.
Berdasarkan dengan statistik tahunan dari bagian lain, semua data
dikumpulkan untuk menjadi inti pembahasan dalam laporan kepala perpustakaan
mengenai aktivitas selama setahun.
2.6.2 Pelayanan Referensi
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi oleh Dirtjen
pendidikan tinggi (2004:86) dinyatakan bahwa: “Pelayanan referensi adalah kegiatan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek.
Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan
cepat, melakukan penelusuran informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan
subjek yang lebih luas serta memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal“.
Pelayanan referensi merupakan pelayanan langsung karena adanya
komunikasi antar petugas dengan penggunanya. Oleh karena itu petugas referensi
dituntut memiliki kecakapan dan keterampilan menganalisis
pertanyaan-pertanyaan oleh pengguna perpustakaan. Petugas referensi diharapkan mampu
menjawab pertanyaan dengan tepat dan cepat, petugas perlu berhati-hati
memberikan jawaban informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan informasi
yang dibutuhkan oleh pengguna.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 87) agar
berjalan dengan baik, pelayanan referensi perlu memperhatikan asas sebagai
berikut:
3. Pengenalan secara menyeluruh mengenai koleksi dan fasilitas perpustakaan 4. Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada diperpustakaan maupun diluar
perpustakaan
5. Pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber informasi.
Pelayanan referensi menyediakan koleksi yang memberi informasi berupa
fakta dan data yang disajikan dalam bentuk uraian singkat, tetapi ada yang
disajikan dalam uraian yang panjang menyerupai essai. Susunan buku referensi
umumnya berdasarkan urutan abjad nama pengarang, nomor kelas dan urutan dari
subjek, meskipun ada buku referensi yang disusun menurut satu pembagian
sistematik, karena sifatnya ini yaitu memberi informasi singkat mengenai berbagai
perihal yang disusun menurut urutan-urutannya, buku referensi tidak
dimaksudkan untuk dibaca dari halaman pertama sampai akhir, melainkan khusus
digunakan untuk mencari keterangan tertentu. Karena tiap halaman dalam satu
buku referensi tidak berkesinambungan halaman yang satu dengan halaman yang
lain.
Memiliki koleksi referensi sangat penting, akan tetapi bukan titik akhir.
Pustakawan harus siap untuk memperkenalkan buku referensi yang diperlukan.
Maka itu dapat dikatakan bahwa dalam pekerjaan referensi ada tiga unsur yang
perlu diperhatikan, yaitu:
1. Pertanyaan yang diajuhkan
2. Bantuan dalam penelusuran
3. Bahan pustaka sebagai sumber informasi penting.
Setiap pustakawan perlu melatih dirinya dalam mempergunakan koleksi
referensi, mempelajari bagaimana susunannya, bagaimana isinya dan bagaimana
ciri-ciri khasnya dalam setiap koleksi. Karena semakin dalam pengetahuan yang
dimiliki pustakawan tersebut maka semakin baik pula bantuan yang akan
diberikan kepada penggunanya.
Dalam pelayanan referensi ada beberapa kegiatan yang dilakukan yaitu :
1. Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan umum maupun khususnya mengenai unit pelayanan referensi.
2. Memberikan informasi yang bersifat spesifik/khusus atau konsultasi kepada para pustakawan diperpustakaan tersebut mengenai suatu sujek.
4. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka koleksi referensi yang diperlukan oleh para pemakai/pengunjung perpustakaan dengan menggunakan katalog, bibliografi dan alat penelusuran yang lainnya.
5. Memberikan bantuan pengarahan kepada para pengguna/pengunjung perpustakaan untuk menemukan pokok-pokok bahasan pengetahuan tertentu yang terdapat didalam bahan pustaka koleksi referensi.
6. Memberikan bimbingan kepada para pengguna/pengunjung perpustakaan untuk mengenai berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi, mengetahui bagaimana cara memilih yang tepat untuk menemukan/mencari informasi yang diperlukan. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:113).
Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Syahrial Pamuntjak, Rusina (2000:109) menyatakan bahwa “buku referensi adalah karya yang dimaksud sebagai alat konsultasi untuk mendapatkan informasi“.
Menurut Syahrial-Pamuntjak, Rusina, (2000:109-112) koleksi referensi
dapat dibedakan menurut cakupan dan jenis pertanyaan yang akan dijawab yaitu:
1. Ensiklopedi,
Cakupan isi: memberi informasi atau uraian tentang berbagai bidang ilmu pengetahuan, dan ada ensiklopedia umum dan ensiklopedi yang terbatas pada satu subjek saja dengan memberi informasi tentang segala aspek bidang tersebut. Susunanya menurut abjad dan dilengkapi indeks yang biasanya diberi ilustrasi. Beberapa ensiklopedi menerbitkan buku tahunan yang berisi peristiwa penting yang terjadi dalam tahun yang berlalu.
2. Kamus
Cakupan isi: Arti dan asal kata, defenisi, cara pengejaan, cara pengucapan, sinonim, antonim, dan contoh penggunaan. Ada kamus satu bahasa dan kamus duabahasa. Kamus dua bahasa ini memberi terjemahan dari satukata ke kata bahasa lainnya.Ada pula kamus yang khusus memuat istilah dengan uraian arti dalam bidang-bidang ilmu tertentu.
3. Sumber biografi
Cakupan isi: Sumber-sumber yang mengandung bermacam isi memuat riwayat hidup berbagai orang. Ada yang bersifat umum dan bersifat terbatas pada satu negara dan ada yang khusus memuat riwayat hidup dari sekelompok orang tertentu seperti pemimpin, pengarang, orang tekenal, atau orang-orang satu profesi. Susunannya biasa menurut nama orang-orang yang dibahas. 4. Direktori
Cakupan isi: Direktori memuat nama, alamat dan kegiatan organisasi, lembaga atau orang terkemuka dalam suatu profesi lembaga atau orang terkemuka dalam satu profesi. Susunanya memuat sesuai dengan urutan abjad nama atau menurut suatu bagan klasifikasi.
5. Buku tahunan dan almanak
Cakupan isi: Buku referensi jenis ini memuat informasi mengenai kejadian yang penting, kegiatan pengembangan selama tahun yang baru berlalu, baik yang bersifat umum maupun terbatas pada satu negara ataupun mengenai suatu badan usaha. Umumnya dilengkapi dengan statistik dan data lain.
Cakupan isi : Informasi dalam sumber ilmu bumi berupa keterangan mengenai nama tempat, letak geografis, deskripsi, identifikasi dan jarak. Sumber informasi jenis ini dapat berbentuk atlas yang memuat dipeta, kamus geografi yang memuat uraian dan buku wisatawan yang memuat informasi mengenai objek wisata, tempat rekreasi, hotel, restaurant dan hal-hal lain yang berguna bagi wisatawan.
7. Buku Pedoman
Cakupan isi : Buku pedoman memuat informasi yang praktis untuk mengerjakan sesuatu, untuk belajar mengenai sesuatu atau memberi informasi umum dalam bidang tertentu.
8. Bibliografi
Cakupan isi : bibliogarfi memberikan informasi mengenai penerbitan, baik yang berupa buku maupun majalah. Keterangan yang diberikan adalah nama pengarang, judul, editor, nama penerbit dan tahun terbit. Bibliogari tersebut ada yang bersifat umum atau nasional dan tidak terbatas pada satu bidang. Ada juga bibliografi pilihan yang isinya terbatas pada satu bidang.
9. Indeks dan Abstrak
Cakupan isi : Buku referensi semacam ini memuat informasi tentang karangan majalah, indeks hanya memberi keterangan lokasi yaitu nama pengarang, judul karangan, dan judul majalah, tahun, nomor serta halaman dimana karangan itu didapat. Abstrak disertai sari karangan. Kedua jenis ini biasanya terbit secara berkala. Susunannya menurut subjek.
10.Penerbitan Resmi
Cakupan isi : Data fakta resmi, undang-undang, peraturan, pengumuman dari pemerintah pusat maupun pemerintah daerah.
2.6.3 Pelayanan Audio-Visual
Menurut syahrial-pamuntjak, Rusina dalam Buku Pedoman
penyelengaraan perpustakaan (2004:17) dinyatakan bahwa. “ pelayanan audio visual adalah kegiatan meminjamkan bahan pustaka kepada
pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapan didalam perpustakaan ”.
Dalam menyelenggarakan pelayanan audio-visual, ada hal yang perlu
diperhatikan :
1. Pelayanan dapat dilakukan didalam dan diluar perpustakaan. 2. Pelayanan dapat diberikan kepada perorangan dan kelompok. 3. Pengguna adalah anggota perpustakaan.
4. Katalog koleksi audio-visual diberi sandi khusus sesuai dengan jenisnya. 5. Setiap unit perlengkapan audio-visual disertai petunjuk mengenai cara
menggunakan untuk memudahkan pengguna. Adapun tujuan pelayanan audio-visual adalah untuk :
b. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas pendidikan. c. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan.
d. Meningkatkan daya ingat pengguna melalui bahan pustaka dan pandang dengar disamping lewat bacaan (Direktorat Jederal Pendidikan Tinggi, 2004:17)
2.6.4 Pelayanan Pendidikan Pengguna
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:75)
dinyatakan bahwa pendidikan pengguna adalah : “ Kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu
memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efesien. Peserta pendidikan pengguna adalah sivitas akademika.”
Adapun tujuan pendidikan pengguna adalah untuk :
1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri.
2. Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuatu untuk menemukan informasi dalam subjek tertentu.
3. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya dan pelayanan perpustakaan. 4. Mempromosikan pelayanan perpustakaan.
5. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi pertimbangan ilmu dan teknologi. (Buku Pedoaman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:75)
Petugas perpustakaan yang terlibat dalam kegiatan pendidikan pengguna
adalah :
1. Pustakawan
2. Staf lain terlatih sebagai ahli subjek tertentu atau dosen bidang ilmu tertentu
untuk membantu pengguna dari berbagai disiplin ilmu .
2.6.5 Silang Layan
Menurut syahrial-pamuntjak, Rusina dalam Buku Pedoman
penyelengaraan perpustakaan (2004: 79) Silang layan adalah kerjasama antara
sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling memanfaatkan sumber daya dan
layanan informasi semua perpustakaan yang terlibat. Silang layan didasarkan
kepada kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu memenuhi semua
kebutuhan penggunanya.
Dengan silang layan diharapkan agar :
