BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.6 Pelayanan Pengguna
2.6.3 Jenis Pelayanan Pengguna
2.6.3.1 Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya (Sutarno, 2006 : 93). Bahan pustaka yang dapat dipinjam oleh pengguna adalah buku ajar yang merupakan buku yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan. Sedangkan bahan pustaka yang tidak dapat dipinjam oleh pengguna adalah buku pelengkap yang digunakan untuk menambah dan meningkatkan pengetahuan pengguna, misalnya: kamus, ensiklopedia, globe, atlas, dan sebagainya. Pelayanan sirkulasi memiliki tujuan yaitu :
1. Agar para pemakai mampu memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal,
2. Agar mudah diketahui identitas peminjaman, buku yang dipinjam dan waktu pengembalian,
3. Untuk menjamin pengembalian pinjaman dalam waktu yang ditentukan. 4. Untuk memperoleh data kegiatan pemanfaatan koleksi suatu
perpustakaan,
5. Untuk mengontrol jika terdapat pelanggaran.
Dalam buku pedoman Perpustakaan Perguruan tinggi disebutkan Proses Layanan sirkulasi (Depdiknas, 2004 : 73) yang meliputi kegiatan sebagai berikut:
1. Keanggotaan/Pendaftaran peminjam. 2. Prosedur peminjaman.
3. Prosedur pengembalian.
4. Prosedur perpanjangan waktu pinjam. 5. Penangihan.
6. Sanksi.
7. Surat keterangan bebas pustaka atau bebas pinjaman.
2.6.3.1.1 Keanggotaan/Pendaftaran Peminjam
Untuk menjadi anggota perpustakaan dan dapat meminjam koleksi perpustakaan maka pengguna baru perpustakaan terlebih dahulu mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan dengan mengisi formulir pendaftaran yang telah disediakan. Pendaftaran peminjam menurut Martoatmojo (1994 : 38) gunanya ialah
a. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain, yang mungkin ingin mempergunakannya.
b. Mengukur daya guna perpustakaan bagi pengguna yang dilayaninya. c. Mengetahui kebutuhan pengguna yang dapat dipergunakan sebagai
data perbandingan dengan perpustakaan lain dan kemudian meningkatkannya.
2.6.3.1.2 Prosedur Peminjaman
Prosedur peminjaman bahan pustaka pada perpustakaan menurut Depdiknas (2004 : 74) adalah sebagai berikut :
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan.
2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna.
3. (a). Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah prosedur peminjamannya adalah sebagai berikut :
I. Pengguna menyerahkan kertas yang telah ditulis mengenai kode bahan pustaka yang dibutuhkan.
II. Petugas mencari bahan pustaka sesuai dengan data yang tertulis pada kertas yang diberikan pengguna kepada petugas perpustakaan.
(b). Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah prosedur peminjamannya adalah sebagai berikut : I. Pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telah dipilihnya. II. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada
kartu buku yang tersimpan pada kantong buku.
III. Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan pustaka itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali.
IV. Petugas mencatat kode bahan pustaka dan tanggal kembali. 4. Pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telah dicari kepada
petugas.
5. Petugas membuat tanggal kembalian bahan pustaka yang dipinjam pada kartu buku.
6. Petugas menyerahkan bahan pustaka kepada pengguna. 7. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut :
I. Menurut tanggal kembalian bahan pustaka, kemudian
II. Setiap kumpulan kartu buku dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan pustaka.
8. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
2.6.3.1.3 Prosedur Pengembalian
Buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus dikembalikan pada waktunya. Ada langkah kerja yang dilakukan petugas dalam prosedur pengembalian bahan pustaka menurut Depdiknas (2004 : 81) adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan pustaka yang akan dikembalikan.
2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.
3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku.
4. Membubuhkan stempel tanda “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjam.
5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku.
6. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam.
7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak.
8. Memilah buku:
a. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk diantar ke bagian perawatan,
b. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat penyiangan.
2.6.3.1.4 Prosedur Perpanjangan Waktu Pinjam
Perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka tersebut. Perpanjangan masa pinjam dilakukan berdasarkan prosedur menurut Depdiknas (2004 : 82) adalah sebagai berikut :
1. Pengguna membawa bahan pustaka yang dipinjam ke meja layanan sirkulasi.
2. Petugas memeriksa formulir pemesanan.
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan system manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku).
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan.
2.6.3.1.5 Penagihan
Jika pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka pada waktu yang telah ditetapkan, maka perpustakaan akan menagih buku agar segera dikembalikan. Penangihan dilakukan oleh pihak perpustakaan kepada pengguna sampai tiga kali. Jika pengguna tidak menghiraukan penangihan tersebut, maka perpustakaan akan memberi sanksi yang diberlakukan di perpustakaan yang bersangkutan.
Ada prosedur penangihan yang dilakukan oleh perpustakaan (Depdiknas, 2004 : 83) adalah sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan pustaka.
2. Petugas membuat surat penangihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.
3. Bila bahan pustaka dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.
2.6.3.1.6 Sanksi
Sanksi dikenakan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut :
1. Terlambat mengembalikan bahan pustaka.
2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan pustaka dari perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar.
4. Melanggar tata tertib perpustakaan.
Ada tiga sanksi yang dikenakan kepada pengguna berdasarkan bobot pelanggaran yaitu :
1. Denda.
2. Sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu tertentu.
3. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar-mengajar.
Prosedur yang ditetapkan dalam pemberian sanksi yakni : 1. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna.
2. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya. 3. Sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut
peraturan perpustakaan.
4. Sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pimpinan perguruan tinggi agar member sanksi kepada pengguna tersebut.
2.6.3.1.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka/ Bebas Pinjaman
Surat keterangan bebas pinjaman diberikan kepada pengguan sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian surat keterangan bebas pinjaman dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Bagi pengguna, keterangan bebas pinjaman diperlukan untuk ujian akhir, wisuda, penerimaan ijazah, dan pindah studi ke perguruan tinggi lain. Pemberian surat keterangan bebas pinjaman dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :
1. Pengguna yang membutuhkan keterangan bebas pinjaman menyerahkan tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam.
4. Kartu pinjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel bebas pinjaman.
5. Petugas mengisi tanda bukti bebas pinjaman dengan identitas pengguna. Setelah persyaratan bebas pinjaman perpustakaan terpenuhi, maka petugas merubah status data anggota dari anggota aktif menjadi data alumni.