B. Pelelangan Umum dan Pelelangan Sederhana
B.3 Pelelangan Umum Secara Prakualifikasi Metode Dua Tahap Dan Evaluasi
Ekonomis
Pelelangan umum dengan sistem pengadaan ini pada dasarnya sama dengan pelelangan umum metode dua sampul. Perbedaannya, pada sistem dua sampul baik sampul I maupun sampul II diserahkan secara bersama-sama. Sedangkan pada metode dua tahap, sampul II diserahkan setelah evaluasi Tahap I (sampul I) sudah ada hasilnya dan yang boleh menyampaikan sampul II (penawaran harga) adalah peserta yang lulus pada tahap I dan diundang untuk memasukkan dokumen sampul II
Metode dua tahap dilakukan untuk pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang kompleks, di mana penawaran-penawaran teknis yang tidak setara akan mungkin ditemukan, atau ketika disadari bahwa untuk memenuhi kinerja teknis tertentu yang diharapkan terdapat beberapa solusi teknis yang sama-sama dapat diterima.
Mengingat kompleksnya pekerjaan tersebut spesifikasi teknis yang dapat disiapkan oleh PPK pun masih berupa desain konseptual, belum merupakan desain yang final. Pada Tahap I penyedia barang/jasa yang lulus evaluasi kualifikasi (metode dua tahap selalu didahului dengan prakualifikasi) diundang untuk memasukkan penawaran administrasi dan teknis.
Selanjutnya ULP melakukan evaluasi administrasi dan teknis terhadap penawaran-penawaran tersebut. Evaluasi penawaran-penawaran teknis dilakukan berdasarkan spesifikasi teknis yang masih mengacu kepada desain konseptual yang telah disiapkan oleh PPK. Sesuai dengan Perka LKPP No.14/2012, penawar-penawar yang dinyatakan lulus
penyetaraan. Penyetaraan hanya dapat dilakukan jika evaluasi penawaran teknis menggunakan metode evaluasi sistem gugur dengan ambang batas. Untuk pelelangan yang menggunakan metode evaluasi teknis sistem nilai atau penilaian biaya selama umur ekonomis tidak dilakukan penyetaraan teknis.
Dalam penyetaraan, dibahas spesifikasi yang telah disiapkan oleh PPK tersebut di samping spesifikasi-spesifikasi teknis yang disiapkan oleh penawar, dengan para penawar untuk mendapatkan suatu spesifikasi teknis baru (penyetaraan) yang dapat memenuhi kebutuhan end-user.
Setiap kelemahan, syarat/kondisi yang berlebihan, dan karakteristik teknis yang tidak memuaskan yang terdapat dalam spesifikasi teknis yang diajukan oleh para penawar, ditunjukkan kepada para penawar yang bersangkutan. Para penawar kemudian diperkenankan merevisi atau menyesuaikan spesifikasi teknisnya dengan ketentuan-ketentuan ULP.
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk meyakinkan bahwa semua penawaran teknis telah sesuai dengan standar teknis dan memenuhi kebutuhan-kebutuhan teknis yang diminta pihak ULP dan telah disepakati bersama.
Penawar yang tidak dapat atau tidak bersedia memenuhi kesepakatan teknis tersebut dapat ditolak. Penawar yang bersedia memenuhi kesepakatan teknis dinyatakan lulus teknis dan memperoleh nilai teknis yang sama. Penawar yang dinyatakan lulus teknis selanjutnya diundang untuk memasukkan penawaran harga berdasarkan spesifikasi teknis revisi tersebut.
Tahap II dalam metode ini dimulai dengan pemasukan penawaran harga yang dibuka di hadapan para peserta pelelangan pada tanggal dan waktu yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan. ULP hendaknya memberi waktu yang cukup untuk menyiapkan penawaran harga berdasarkan penawaran teknis revisi tersebut.
Jika menggunakan sistem nilai, ULP menggabungkan nilai teknis dari masing-masing penawar dengan nilai harga penawarannya dan menunjuk penawar dengan nilai tertinggi sebagai pemenang. Untuk sistem penilaian biaya selama umur ekonomis ULP menunjuk penawar yang menawarkan harga hasil evaluasi terendah (yang sudah
termasuk harga jual, biaya operasional, biaya pemeliharaan selama umur ekonomis barang tersebut dikurangi harga jual kembali) sebagai pemenang.
Sebagaimana disebutkan di muka metode dua tahap biasanya digunakan untuk pengadaan barang dengan nilai sangat besar dan merupakan barang yang kompleks sehingga jumlah penyedianya juga tidak terlalu banyak. Karena itu, berbeda dengan metode satu sampul atau dua sampul yang tidak membolehkan negosiasi harga karena harga sudah dikompetisikan, pada metode dua tahap, apabila peserta yang memasukkan penawaran harga kurang dari tiga atau apabila semua harga penawaran yang masuk di atas harga total HPS, ULP boleh melakukan negosiasi harga.
Langkah-langkah selengkapnya adalah sebagai berikut : 1. Pengumuman prakualifikasi
2. Pendaftaran dan pengambilan dokumen kualifikasi 3. Pemasukan dan evaluasi dokumen kualifikasi 4. Pembuktian kualifikasi
5. Penetapan hasil kualifikasi 6. Pengumuman hasil kualifikasi 7. Sanggahan kualifikasi
8. Undangan kepada peserta yang lulus kualifikasi 9. Pengambilan dokumen pemilihan
10. Pemberian penjelasan
11. Pemasukan Dokumen Penawaran Tahap I (Administrasi dan Teknis)
12. Pembukaan Dokumen Penawaran Tahap I (Administrasi dan Teknis)
13. Evaluasi Dokumen Penawaran Tahap I (Administrasi dan Teknis)
14. Penetapan Peserta yang Lulus Evaluasi Dokumen Penawaran Tahap I
15. Pemberitahuan/Pengumuman kepada Peserta yang Lulus Evaluasi Tahap I
16. Pemasukan Dokumen Penawaran Tahap II (Harga)
17. Pembukaan Dokumen Penawaran Tahap II (Harga)
18. Evaluasi Dokumen Penawaran Tahap II (Harga)
19. Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP)
22. Sanggahan
23. Sanggahan banding
24. Penunjukan penyedia barang/jasa
Langkah-langkah tersebut dapat dikelompokkan kedalam beberapa bagian besar yaitu: 1. Proses kualifikasi
Terdiri dari langkah 1 sampai dengan langkah 8. 2. Proses penawaran dan evaluasi penawaran
Terdiri dari langkah 9 sampai dengan langkah 18 3. Proses penentuan pemenang
Terdiri dari langkah 19 sampai dengan langkah 24. Langkah-langkah tersebut sama dengan langkah yang telah dijelaskan pada pelelangan umum secara pascakualifikasi metode satu sampul dan evaluasi sistem gugur
Penjelasan untuk tatacara pengumuman prakualifikasi hingga undangan kepada peserta yang lulus kualifikasi sama seperti pada prakualifikasi metode dua sampul dan evaluasi sistem nilai dan sistem penilaian biaya selama umur ekonomis (lihat Sub-Bab B.2). Sedangkan untuk masing-masing langkah berikutnya dijelaskan sebagai berikut:
16.Pengambilan Dokumen Pemilihan
Ketentuan dan tata caranya sama dengan ketentuan dan tata cara cara pengambilan dokumen prakualifikasi yang Sub-Bab B.2.
17.Pemberian Penjelasan
Langkah-langkah dan ketentuannya sama dengan pemberian penjelasan pada pelelangan umum secara pascakualifikasi metode satu sampul dan evaluasi sistem gugur.
18.Pemasukan Dokumen Penawaran Tahap I (Administrasi dan Teknis)
Langkah-langkah dan ketentuannya sama dengan langkah dan ketentuan Pemasukan Dokumen Penawaran (langkah 11) pada Pelelangan Umum Prakualifikasi Metode Dua Sampul Dan Evaluasi Sistem Nilai Dan Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomi (Sub-Bab B.2).
19.Pembukaan Dokumen Penawaran Tahap I (Administrasi dan Teknis)
Langkah-langkah dan ketentuannya sama dengan langkah dan ketentuan Pembukaan Dokumen Penawaran Sampul I (langkah 12) pada Pelelangan Umum
Prakualifikasi Metode Dua Sampul Dan Evaluasi Sistem Nilai Dan Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomi.
20.Evaluasi Dokumen Penawaran Tahap I (Administrasi dan Teknis)
Langkah-langkah dan ketentuannya sama dengan langkah dan ketentuan Evaluasi Dokumen Penawaran Sampul I (langkah 13) pada Pelelangan Umum Prakualifikasi Metode Dua Sampul Dan Evaluasi Sistem Nilai Dan Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomi. Perbedaannya adalah :
- Ketentuan menggabungkan bobot teknis dan harga (Langkah 13.4.d) TIDAK DIPERGUNAKAN karena pada tahap ini proposal harga belum dimasukkan.
21.Penetapan Peserta yang Lulus Evaluasi Dokumen Penawaran Tahap I
1) ULP menetapkan daftar peserta yang lulus evaluasi Tahap I.
2) Apabila peserta yang lulus evaluasi Tahap I kurang dari 3 (tiga), maka proses pelelangan tetap dilanjutkan.
22.Pemberitahuan/Pengumuman kepada Peserta yang Lulus Evaluasi Tahap I
1) ULP memberitahukan hasil evaluasi Tahap I kepada seluruh peserta dan ditayangkan di website K/L/D/I masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat.
2) ULP mengundang semua peserta yang lulus evaluasi Tahap I untuk memasukkan Dokumen Penawaran Tahap II.
3) Undangan mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat pemasukan penawaran Tahap II.
4) Undangan melampirkan perubahan nilai total HPS (apabila ada).
23.Pemasukan Dokumen Penawaran Tahap II (Harga)
Dilakukan sesuai dengan penjelasan pada modul 2 tentang penyampaian dokumen penawaran metode dua tahap.
24.Pembukaan Dokumen Penawaran Tahap II (Harga)
Langkah-langkah dan ketentuannya sama dengan langkah dan ketentuan Pembukaan Dokumen Penawaran Tahap I (Administrasi dan teknis). Perbedaannya adalah :
1) Obyek yang dibuka adalah dokumen penawaran harga yang diserahkan pada tahap II.
a. surat penawaran harga yang di dalamnya tercantum masa berlaku penawaran dan harga penawaran;
b. rincian harga penawaran (daftar kuantitas dan harga), apabila ada;
c. surat kuasa dari pemimpin/direktur utama perusahaan kepada penerima kuasa yang namanya tercantum dalam akta pendirian atau perubahannya (apabila dikuasakan kepada orang yang berbeda pada tahap I); dan d. dokumen lainnya yang dipersyaratkan dalam Dokumen Pemilihan
(apabila ada).
4) Dalam pembuatan Berita Acara Pembukaan Penawaran Tahap II ditambahkan data tentang harga penawaran dari masing-maisng peserta.
25.Evaluasi Dokumen Penawaran Tahap II (Harga)
1) Dilakukan koreksi aritmatik dengan cara dan ketentuan yang sama dengan ketentuan pada Evaluasi Dokumen Penawaran tentang Evaluasi Administrasi (Langkah 6 butir 1, 2, 3, 4, dan 5) pada Pelelangan Umum Pascakualifikasi Satu Sampul Sistem Gugur
2) Pelaksanaan evaluasi dilakukan oleh ULP terhadap 3 (tiga) penawaran terendah setelah koreksi aritmatik.
3) Melakukan evaluasi harga dengan cara dan ketentuan yang sama dengan ketentuan pada Evaluasi Dokumen Penawaran tentang Evaluasi Harga (Langkah 6 butir 10) pada Pelelangan Umum Pascakualifikasi Satu Sampul Sistem Gugur 4) Untuk penilaian sistem nilai, dihitung nilai kombinasi antara nilai penawaran
teknis dengan nilai harga penawaran terkoreksi.
5) Untuk penilaian biaya selama umur ekonomis, unsur harga sudah termasuk harga jual, biaya operasional selama umur ekonomis, biaya pemeliharaan/perawatan selama umur ekonomis, dan nilai sisa.
6) Apabila dalam evaluasi ditemukan bukti harga tidak wajar akibat terjadinya persaingan usaha tidak sehat dan/atau terjadi pengaturan bersama (kolusi/persekongkolan), maka pelelangan dinyatakan gagal dan peserta yang terlibat dimasukkan dalam Daftar Hitam.
7) Dalam hal terdapat 2 (dua) calon pemenang memiliki harga penawaran yang sama, maka ULP memilih peserta yang mempunyai kemampuan teknis lebih besar dan hal ini dicatat dalam Berita Acara.
8) ULP menyusun urutan 3 (tiga) penawaran sebagai calon pemenang dan calon pemenang cadangan 1 dan 2 (apabila ada), dengan ketentuan :
a. untuk sistem nilai dimulai dari yang mempunyai nilai kombinasi terbaik; b. untuk sistem penilaian biaya selama umur ekonomis dimulai dari total
harga yang terendah.
9) Apabila peserta yang memasukkan penawaran harga kurang dari 3 (tiga), maka dilakukan negosiasi teknis dan harga dengan ketentuan:
a. ULP melakukan negosiasi teknis dan harga terhadap calon pemenang; b. Negosiasi teknis dan harga dilakukan terhadap harga satuan yang dinilai
tidak wajar;
c. Dilakukan perkalian volume dan harga satuan yang telah disepakati, untuk mendapatkan total hasil negosiasi;
d. Hasil negosiasi harga menjadi nilai harga penetapan pemenang dan sebagai dasar nilai kontrak;
e. Apabila negosiasi terhadap calon pemenang tidak tercapai kesepakatan, maka penawarannya dinyatakan gugur dan dilanjutkan negosiasi terhadap calon pemenang cadangan, apabila ada; dan
f. Apabila negosiasi terhadap calon pemenang cadangan tidak tercapai kesepakatan, maka pelelangan dinyatakan gagal.
10) Apabila semua nilai penawaran yang masuk melebihi nilai total HPS, maka: a) Dilakukan negosiasi harga kepada peserta dengan penawaran
terendah terlebih dahulu untuk mendapatkan penawaran yang tidak melebihi HPS;Apabila peserta dengan penawaran terendah tidak sepakat, negosiasi harga dilanjutkan dengan penawaran peserta berikutnya;
b) Apabila dalam negosiasi harga seluruh peserta tidak sepakat dan/atau harga penawaran masih di atas nilai total HPS maka pelelangan dinyatakan gagal.
Langkah selanjutnya adalah penentuan pemenang yang terdiri dari langkah 17 sampai dengan langkah 22. Langkah-langkah tersebut sama dengan ketentuan pada langkah
proses penentuan pemenang (Langkah 10, 11, 12, 13, dan 14) Pelelangan Umum Pascakualifikasi Satu Sampul Sistem Gugur.