A. Pendahuluan
Pemantauan dan evaluasi merupakan bentuk akuntabilitas dari pelaksanaan program Kader JKN-KIS. Pemantauan dan evaluasi Kader JKN-KIS dilakukan dengan cara penyampaian kinerja kegiatan dengan menunjukkan bukti-bukti terkait hasil yang dicapai oleh Kader JKN-KIS. Selanjutnya dilakukan konsolidasi/diskusi atau klarifikasi hasil kegiatan antara Kader JKN-KIS dengan Kantor Cabang BPJS Kesehatan setempat. Pemantauan dan evaluasi dilakukan oleh Bussines Proces Owner (BPO) yang ditetapkan melalui Keputusan Direksi BPJS Kesehatan. Tim Task Force memantau pelaksanaan Kader secara periodik dengan fokus utama yaitu kolektabilitas iuran peserta PBPU.
B. Ruang Lingkup
Hubungan tugas dalam BPO dengan Tim Task Force digambarkan dalam Gambar 1. Berdasarkan gambar tersebut, apabila dalam pelaksanaan program Kader ditemukan ketidaksesuaian, maka Tim Task Force dapat
menyampaikan masukan dan rekomendasi untuk perbaikan
masalah/hambatan di desa tempat ditugaskan.
T im K a n to r I T im D iv is i I T im K a n to r
P u s a t I R e g io n a l I C a b a n g
Gambar 1. Organisasi Pelaksana BPO dan Tim Task Force Implementasi Kader JKN-KIS 2017
a Pemantauan
Pemantauan pelaksanaan program Kader JKN-KIS dilaksanakan setiap minggu oleh Tim KC dan Divre. Dengan pemantauan yang baik, setiap ada permasalahan, penyimpangan atau hal-hal yang tidak sesuai dengan ketentuan dapat segera dikoreksi atau dicarikan solusinya sehingga tidak menimbulkan masalah yang lebih besar.
b Evaluasi
Evaluasi pelaksanaan program Kader JKN-KIS dilaksanakan setiap 2 minggu sekali oleh Tim Kantor Cabang dan Divisi Regional. Evaluasi dilaksanakan dengan mengumpulkan bukti-bukti dan isian formulir untuk dianalisis pencapaiannya terhadap indikator keberhasilan yang telah ditetapkan. Ruang lingkup kegiatan evaluasi implementasi Kader JKN-KIS yaitu capaian peningkatan kolektabilitas iuran PBPU. Evaluasi bertujuan untuk menilai efektifitas program dalam mencapai output program.
Setiap Kantor Cabang ditunjuk satu orang staf yang menjankan tugas sebagai PIC dalam pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program Kader JKN-KIS.
C. Mekanisme Kontrol
1. Tujuan mekanisme kontrol adalah untuk memastikan laporan kunjungan Kader JKN-KIS kepada peserta dilakukan secara benar dan sesuai dengan pelaporan. Mekanisme kontrol dilakukan dengan m etode:
a. Observasi Langsung
Observasi langsung dilakukan dengan kunjungan secara rutin dan waktu acak oleh supervisor/Kantor Cabang/KLOK kepada peserta sesuai dengan daftar laporan yang dikunjungi Kader JKN-KIS, dipilih secara sampling. Apabila menemukan bahwa data yang dilaporkan Kader JKN-KIS tidak benar, maka petugas membuat tanda bukti klarifikasi yang ditandatangani peserta sebagai bukti. Selain diatas dapat dilibatkan melalui peserta dan aparat desa. Pertama, peserta dapat menyampaikan secara langsung kepada Kantor Cabang untuk menanyakan kebenaran atas pembayaran iuran peserta sebagai crosscheck pembayaran. Kedua, Kantor Cabang dapat berkoordinasi dengan aparat desa setempat melalui forum koordinasi untuk melihat sejauhmana gambaran aktivitas yang sudah dilakukan oleh Kader JKN-KIS di wilayahnya secara periodik.
Apabila dalam proses pelaporan kunjungan telah menggunakan teknologi aplikasi maka tetap perlu dilakukan sampling melalui observasi untuk memastikan kebenaran kunjungan dan kualitas tugas yang dilakukan oleh Kader JKN-KIS
b. Observasi Tidak Langsung
Observasi tidak langsung dilakukan dengan cara membuktikan kebenaran laporan Kader JKN-KIS tanpa harus mengunjungi peserta. Metode yang dilakukan dengan cara mengkonfirmasi data tersebut baik kepada Kader JKN-KIS dengan meminta bukti-bukti (misalnya foto kunjungan, dokumen lain) atau mengkonfirmasi peserta melalui telephone yang nomornya telah dicatat sewaktu dilakukan kunjungan.
Metode observasi langsung maupun tidak langsung dapat
dikembangkan oleh Divisi Regional maupun Kantor Cabang.
2. Dalam rangka meningkatkan akuntabilitas kinerja Kader JKN-KIS petugas BPJS Kesehatan melakukan kunjungan spotcheck pada Kader JKN-KIS minimal 50% dari total jumlah Kader JKN-KIS. Melalui spotcheck diharapkan dapat diketahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan pelaksanaan program dan mengetahui kendala-kendala di lapangan untuk dicarikan solusinya.
D. Indikator dan Analisis Data
a Indikator yang dipantau
Indikator program Kader JKN-KIS yang akan dipantau adalah indikator proses dari program tersebut yaitu:
1. Kendala, hambatan atau permasalahan yang dialami Kader JKN-KIS dalam menjalankan kunjungan ke rumah masyarakat (peserta PBPU yang menunggak dan calon peserta)
Dalam menjalankan tugasnya -terutama di hari-hari dan minggu- minggu awal- Kader JKN-KIS bisa saja mengalami kendala yang belum diantisipasi oleh BPO. Tim BPO perlu mengidentifikasi permasalahan tersebut untuk dicarikan solusinya. Kader JKN-KIS juga bisa menghubungi Koordinator KC secara langsung apabila permasalahan tersebut bersifat mendesak.
Untuk mengukur indikator ini, Kader JKN-KIS harus melakukan kunjungan ke rumah dan sosialisasi kelompok. Untuk kunjungan ke rumah, Kader JKN-KIS harus menemui kepala keluarga atau suami/istri dari kepala keluarga. Apabila keduanya tidak bisa ditemui, Kader JKN-KIS dapat membuat janji untuk mengunjungi kembali rumah tersebut ketika keduanya bisa ditemui.
Ketika melakukan kunjungan ke rumah, Kader JKN-KIS mengisi Formulir C (Formulir Kunjungan ke Rumah atau Sosialisasi Kelompok Peserta PBPU, BP dan Calon Peserta). Pada Formulir C,
kolom-kolom yang diisi dengan menggunakan data dari
BPJS Kesehatan adalah identitas peserta PBPU dan BP (Nama, Nomor kartu peserta JKN-KIS, Nomor Induk Kependudukan bila peserta baru, Alamat Rumah, Keterangan status peserta, Jumlah bulan menunggak dan Jumlah iuran menunggak.
Sementara identitas calon peserta diisi oleh Kader JKN-KIS secara mandiri ketika melakukan kunjungan ke rumah atau sosialisasi kelompok. Kolom Nomor kartu peserta baruA/irtual AccountA/A diisi oleh KC apabila ada calon peserta binaan Kader JKN-KIS yang mendaftar menjadi peserta JKN. Selanjutnya Kader mengisi kolom- kolom lainnya secara mandiri sebagai berikut:
a. Identitas Kader
Kader mengisi identitas diri berupa nama, nomor Kader, nama divisi regional, nama kantor cabang, dan nama desa tempat Kader bertugas.
b. Demografi keluarga
c. Alasan menunggak
d. Permasalahan dalam kunjungan
e. Informasi dan keluhan
f. Tanggal dilakukannya kunjungan ke rumah dan tanda tangan
peserta (Validasi kunjungan)
g. Tanggal dilakukannya sosialisasi kelompok dan tanda tangan
peserta (Validasi kunjungan)
2. Jumlah peserta atau masyarakat calon peserta yang
berpartisipasi dalam kegiatan sosialisasi/kunjungan
Indikator ini diukur dari rekapitulasi Formulir C. Contoh perhitungan jumlah peserta atau masyarakat calon peserta yang berpartisipasi dalam kegiatan sosialisasi.
b Indikator yang dievaluasi
Indikator program Kader JKN-KIS yang akan di evaluasi adalah indikator
output dari program tersebut yaitu:
1. Banyaknya total iuran tertagih dari peserta binaan
Kader JKN-KIS
Indikator ini diperoleh dari Formulir F yang diperoleh dari Divre. Pada formulir tersebut dapat diketahui peserta binaan Kader JKN- KIS yang telah membayar iuran dan sudah dilakukan kunjungan ke rumah. Kedua syarat ini juga menjadi syarat pembayaran insentif Kader JKN-KIS.
Apabila perhitungan waktu kunjungan berbeda dengan
pembayaran, maka pengenaan insentif tetap dilakukan apabila kunjungan minimal sekali dilakukan sebelum pembayaran iuran. Hal tersebut berlaku apabila peserta membayar iuran di bulan berbeda dengan waktu bulan kunjungan dari kader kepada peserta tersebut.
Contoh: Pada bulan Februari 2017 Kader JKN-KIS “A” berhasil mengumpulkan iuran dari 100 keluarga (500 jiwa) dengan besaran premi sebesar Rp 25.500 per jiwa per bulan. Ke-100 keluarga tersebut juga sudah mendapatkan sosialisasi (baik kunjungan ke rumah maupun sosialisasi kelompok).
Maka banyaknya total iuran yang tertagih dari Kader JKN-KIS “A” adalah:
Rp 25.500 per jiwa per bulan x 500 jiwa = Rp 12.750.000
2. Tingkat kolektabilitas peserta yang menjadi binaan
Kader JKN-KIS
Indikator ini mengukur perbandingan antara banyaknya total iuran yang terkumpul dengan target iuran yang seharusnya ditagih
(menggunakan Formulir F). Tingkat kolektabilitas berbentuk
persentase yang merupakan pembagian antara ‘penerimaan iuran di bulan berjalan’ dan ‘tagihan iuran bulan sebelumnya’ untuk peserta yang dikunjungi dalam kegiatan sosialisasi.
Contoh: Kader JKN-KIS “A” berhasil mengumpulkan iuran sebesar Rp 12.750.000 sebagaimana contoh pada nomor 1 diatas. Kader JKN-KIS “A” sudah melakukan sosialisasi ke 100 keluarga dengan total tagihan iuran sebesar Rp 40.000.000. Maka tingkat kolektabilitas Kader JKN-KIS “A” adalah:
12.750.000
40.000.000 31.86%
3. Pertumbuhan tingkat kolektabilitas iuran peserta yang menjadi binaan Kader JKN-KIS
Indikator ini mengukur pertumbuhan tingkat kolektabilitas iuran peserta yang menjadi binaan Kader JKN-KIS dari satu bulan ke bulan berikutnya.
Contoh: Tingkat kolektabilitas iuran peserta binaan pada bulan Februari 2017 adalah 31.86%. Tingkat kolektabilitas pada bulan Maret 2017 adalah 50%. Maka pertumbuhan tingkat kolektabilitas iuran adalah:
50% - 31.86%
31.86% 56.93%
4. Tingkat rekrutabilitas peserta PBPU dan BP
Indikator ini mengukur persentase calon peserta yang telah disosialisasikan dan berhasil direkrut menjadi peserta PBPU atau BP (memanfaatkan kolom 15 Formulir F), dibandingkan dengan jumlah calon peserta yang telah disosialisasikan (memanfaatkan Formulir C).
Contoh: Kader JKN-KIS “A” telah melakukan sosialisasi
(baik kunjungan ke rumah maupun sosialisasi kelompok) kepada 50 keluarga (200 jiwa) calon peserta (berdasarkan Formulir C). Di akhir bulan, sebanyak 30 keluarga (120 jiwa) memiliki kode angka ‘T di kolom ‘Keterangan status peserta’ (kolom 15 Formulir F) yang menunjukkan bahwa mereka telah menjadi peserta baru JKN-KIS. Maka tingkat rekrutabilitas adalah:
5. Pertumbuhan tingkat rekrutabilitas peserta PBPU atau BP antar buian
Indikator ini mengukur pertumbuhan tingkat rekrutabilitas peserta PBPU atau BP dari satu bulan ke bulan berikutnya (memanfaatkan perhitungan di nomor 5). Misalnya pada bulan Februari 2017 tingkat rekrutabilitas peserta PBPU atau BP adalah 60%. Pada bulan Maret 2017 tingkat rekrutabilitas peserta PBPU atau BP menjadi 30%. Maka pertumbuhannya adalah sebesar:
30% - 60% 3 0%
---= ---= —50%
60% 60%
E. Pembagian kerja antara Kantor Pusat, Divisi Regional dan Kantor Cabang
Dalam kegiatan pemantauan dan evaluasi, pembagian kerja antara Tim Task
Force dan BPO Kantor Pusat, Divisi Regional dan Kantor Cabang adalah
sebagai berikut:
N o P e k e r ja a n K C D iv re P u s a t
1. Form A (Tabel - Unit HK2 mengentri Form - Dept. PTIMR merekap Grup PTI menerima Referensi A segera setelah Kader Form A dari seluruh KC Form A dari seluruh Kader JKN- JKN-KIS direkrut di wilayah kerjanya Divre melalui laporan KIS) - Unit HK2 mengirim
softcopy Form A via email ke Divre (Dept. PTIMR)
- Dept. PTIMR mengirim rekap Form A via email ke Grup Kepesertaan dan ditembuskan ke
2. 3. Form B Awal dikirim (Daftar Peserta per Kader JKN- KIS) Form C (Kunj. & Sos.)
- Unit HK2 menginput Form B untuk setiap peserta binaan Kader JKN-KIS per Desa by name by
address
- Unit HK2 memberikan nama dan nomor kader - Unit HK2 mengirimkan
peserta per Kader Form B ke Dept. PTIMR_______ - Unit Keuangan menerima
Form C dalam bentuk
excell yang sudah diisi
Kader setiap tanggal 25 - Unit Pemasaran atau Unit
Keuangan spotcheck ke desa secara rutin dalam sebulan untuk memeriksa kebenaran Formulir C secara sampling (Terutama bukti kunjungan/sosialisasi Kader) • Spotcheck dilakukan dengan membawa Form C isian Kader dan diberi centang (‘V') apabila peserta benar-benar dikunjungi atau disosialisasi
- Unit Keuangan mengirim
softcopy hasil entri Form
C ke Dept. PTIMR setiap tanggal 27
Grup Keuangan, Akuntansi dan Litbang - Dept. PTIMR
merekapitulasi Form B dari setiap KC per kader - Dept. PTIMR mengirim
softcopy Form B ke Grup
Kepesertaan ditembuskan ke grup Keuangan, Akuntansi dan Litbang
Dept. PTIMR merekap kolektif softcopy Form C dari KC setiap tanggal 29 dikirimkan ke Grup Keuangan dan Kepesertaan serta ditembuskan ke Grup Akuntansi dan Litbang
-Grup Kepesertaan mengirimkan Form B dari seluruh Divre ke Grup PTI untuk diolah terkait informasi pembayaran iuran ke dalam formulir E
Grup Keuangan dan Kepesertaan melakukan rekapitulasi Form C dan diteruskan ke Grup PTI setiap tanggal 30 untuk diolah menjadi Form E dan F 4. Form D (Calon peserta & peserta lama diluar mapping dalam 1 wilayah binaan /1 kecamatan) Unit Kepesertaan menerima laporan data (format excell) form D dari kader setiap tanggal 25 Unit Kepesertaan mengirimkan laporan data form D ke Dept. PTIMR tanggal 27 setiap bulannya
- Dept. PTIMR melakukan verifikasi dan mengirim rekapitulasi softcopy Form D seluruh cabang ke Grup Kepesertaan dan ditembuskan ke grup Keuangan, Akuntansi dan Litbang setiap tanggal 29 setiap bulannya
Grup kepesertaan merekap softcopy Form D dari seluruh Divre dan dikirimkan kepada Grup PTI setiap tanggal 30 untuk ditambahkan ke daftar peserta binaan kader JKN-KIS untuk menjadi form E dan F 5. Form E (iuran) Unit Keuangan menerima
Form E dan menggunakannya sebagai dasar perhitungan besaran Imbalan Jasa Keperantaraan Kader -Dept. PTIMR mendistribusikan Form E ke Unit Keuangan -Dept. PTIMR mengirim
softcopy Form F ke Unit
Keuangan setiap tanggal 3 bulan berikutnya
-Grup PTI menghasilkan Form E (pembayaran iuran) yang sudah membayar dan
menunggak berdasarkan peserta binaan (Form B) dan daftar calon peserta (Form D)
-Grup PTI mengirimkan
softcopy Form E ke
Dept. PTIMR setiap tanggal 2 dan
ditembuskan ke Grup Keuangan, Kepesertaan, Akuntansi dan Litbang
6. Form F (komb. Unit Keuangan menerima - Dept. PTIMR -GrupPTI mengirim
Laporan Iuran Form F dan mendistribusikan Form F Form F hasil kombinasi & kunjungan) menggunakannya sebagai ke Unit Keuangan hasil Form E (pembayaran
dasar perhitungan besaran kombinasi Form E iuran) dan Form C
Imbalan Jasa (pembayaran iuran) dan (kunjungan)
Keperantaraan Kader JKN- Form C (kunjungan) -Grup PTI mengirim
KIS - Dept. PTIMR mengirim softcopy Form F ke Unit
softcopy Form F ke Unit Keuangan setiap
Keuangan setiap tanggal 2 bulan
tanggal 3 bulan