Musyawarah III Persiapan Pelaksanaan Pembentukan KPP
1. Pemantauan Konstruksi
Tujuan pemantauan adalah untuk memastikan kesesuaian pelaksanaan pekerjaan fisik agar sesuai dengan rencana dan tujuan yang diharapkan. Dilakukan dengan pengumpulan informasi terkait pekerjaan fisik, seperti pengecekan kualitas
material, pemantauan pelaksanaan konstruksi melalui
pengukuran progress harian dan mingguan, pemantauan pemanfaatan dana dan jumlah pekerjaan yang bepartisipasi
serta pemantuaun terhadap permasalahan dan kesulitan yang dihadapi selama pekerjaan konstruksi, misalnya kejadian alam seperti cuaca, ataupun bencana alam.
2. Pelaporan
Bagian lain dari supervisi adalah pencacatan dan
pendokumentasian hasil dan proses di lapangan. Cacatan dan dokumentasi ini disusun dalam bentuk laporan, yang harus dibuat secara sederhana dan seringkas mungkin dan dilakukan secara berkala.
Hal-hal yang harus dimuat dalam laporan FK dan KD:
1. Laporan Harian (Progress, pemasukan dan penggunaan marerial, cuaca)
2. Pengisian Buku Bimbingan (Instruksi)
3. Kemajuan pelaksanaan kegiatan fisik dan keuangan 4. Jumlah dan asal pekerja, dan penggunaan material 5. Kesesuaian waktu pelaksanaan
6. Foto yang menggambarkan kondisi lapangan (0%; 40%; 80%; 100%)
Laporan Pertangungjawaban OMS/Pokmas/LKD
Laporan pertanggung-jawaban OMS/Pokmas/LKD dibuat setelah kegiatan fisik selesai atau pada saat batas waktu penyelesaian pekerjaan habis (akhir tahun anggaran 2005). Laporan pertanggung-jawaban tersebut disampaikan kepada pemerintah dan masyarakat desa.
Apabila pekerjaan fisik sudah selesai (mencapai 100%), laporan pertanggung-jawaban OMS/Pokmas/LKD terdiri dari Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB).
Apabila pelaksanaan kegiatan fisik tidak sesuai pada waktunya (pada akhir tahun anggaran belum mencapai 100%) maka laporan pertanggungjawaban OMS/Pokmas/LKD harus terdiri dari Laporan Pembuatan Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB), Pembuatan Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (BASPK), dan Pembuatan Surat Pernayataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K).
a. Pembuatan Laporan Penyelesaian Rencana Kegiatan
Laporan penyelesaian pelaksanaan kegiatan (LP2K) adalah laporan yang ditandatangani oleh Ketua OMS/Pokmas/LKD dan diketahui KD untuk menyatakan bahwa seluruh seluruh jenis kegiatan telah selesai dilaksanakan (kondisi 100%) serta siap diperiksa oleh Tim Kecamatan dan Satker Sementara Kabupaten/Kota. Kondisi 100% dapat dicapai setelah
dilakukan Testing and Commisioning. Testing and
Commisioning dilakukan bersama-sama Satker Sementara kabupaten/kota, Tim Kecamatan dan KPP
Pada saat LP2K ditandatangani seluruh administrasi baik pertanggung-jawaban dana maupun jenis administrasi lainnya sudah dilengkapi dan dituntaskan, termasuk realisasi kegiatan dan biaya (RKB). Lembar LP2K yang sudah ditandatangani diserahkan pada FK dengan tembusan kepada Tim Kecanmatan dan PK Sementara Kabupate/Kota, untuk mendapatkan tindak lanjut berupa pemeriksaan dilapangan.
b. Pembuatan Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB)
OMS/Pokmas/LKD bersama KD harus membuat rincian realisasi kegiatan dan biaya berikut rekapitulasinya dan disetujui oleh Tim Kecamatan. Hal ini sebagai bentuk penjelasan tentang apa saja yang telah dilaksanakan di lapangan serta pengguna dana bantuan Pembangunan Infrastruktur Perdesaan di desa.
Realisasi Keggiatan dan Biaya (RKB) harus dibuat dengan kondisi pada saat LP2K dibuat pelaksanaan di lapangan. Hal-hal yang harus dicatat meliputi harga-harga satuan, volume, jumlah HOK terserap, besar dan distribusi dana dari setiap kegiatan diluar prasarana seluruhnya. Catatan harus berdasarkan kepada kondisi aktual di lapangan dan sesuai dengan catatan pelaporan harian. Pada prinsipnya pembuatan RKB merekap atau merangkum seluruh catatan penggunaan dana dan pelaksanaan kegiatan yang dibuat selama pelaksanaan.
c. Pembuatan Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K)
Jika dalam pemeriksaan di lapangan ditemukan adanya kekurangan dalam pelaksanaan termasuk dalam hal administrasi maka Satker Sementara PKPS BBM IP Kabupaten/Kota dapat memberikan kesempatan konstruksi dan/atau melakukan perbaikan.
Surat pernyataan penyelesaian kegiatan ini berisikan
kesanggupan OMS/Pokmas/LKD untuk menyelesaikan
kagiatan sampai dengan waktu yang direncanakan, dengan sepengetahuan Pejabat Pembuat Komitmen dari Satker Sementara Kabupaten/Kota, Kepala Desa dan Camat.
d. Pembuatan Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (BASPK)
Apabila sampai batas waktu akhir tahun anggaran, ternyata kegiatan pembangunan prasarana belum dapat diselesaikan, atau dana belum disalurkan seluruhnya, maka Ketua OMS/Pokmas/LKD dan FK dengan diketahui oleh Kepala Desa membuat Berita Acara Status Pelaksanaan Kegiatan (BASPK) sebagai pengganti LP2K, yaitu realisasi kegiatan dan biaya hingga saat itu maupun gambar-gambar infrastruktur terbangun hingga saat itu. Jika pada saat BASPK masih terdapat sisa dana yang belum terserap dari KPPN maka sisa dana tersebut tidak dapat ditarik kembali dan harus dikembalikan ke kas Negara.
e. Pembuatan dokumen Penyelesaian
Dokumen penyelesaian merupakan satu buku yang secara garis besar berisi tentang laporan penanggung-jawaban OMS/Pokmas/LKD selaku pelaksana termasuk rincian realisasi penggunaan biaya dan lampiran pendukung lainnya. Dokumen dalam lampiran pendukung adalah gambar-gambar infrastruktur terbangun, laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan serta laporan kemajuan fisik. Dokumen tersebut harus sudah dapat diselesaikan oleh OMS/Pokmas/LKD bersama FK dan KD untuk disampaikan kepada Tim Kecamatan Selambat-lambatnya 1 (satu) minggu sejak tanggal serah terima pekerjaan. Jika sampai waktu tersebut dokumen penyelesaian belum dituntaskan, maka Ketua OMS/Pokmas/LKD, FK dan Tim Kecamatan harus membuat Berita Acara Keterlambatan dan Kesanggupan penyelesaiannya untuk kedapa TKK.
Serah terima hasil
Serah terima hasil pekerjaan dilakukan setelah fisik infrastruktur di lapangan selesai dilaksanakan, dan operasional prasarana perdesaan
yang dibangun sudah sepenuhnya dapat berfungsi dan
berbermanfaat. Setelah tahap Konstruksi fisik selesai selanjutnya dilakukan serah terima pekerjaan dari OMS/Pokmas/LKD kepada Kuasa Pengguna Anggaran (Satker Sementara Kabupaten/Kota).
Selanjutnya pengelolaan infrastruktur terbangun diserahkan oleh Kuasa Pengguna Anggaran (Satker Sementara Kabupaten/Kota) kepada Pemerintah Desa/Kelurahan untuk digunakan, dilelola, dan dilestarikan oleh masyarakat (KPP).
Team Leader
Team Leader berlatang belakang pendidikan minimal S1, diprioritaskan memiliki penguasaan pembangunan infrastruktur wilayah dengan latar belakang teknis sipil atau pembangunan perdesaan, dengan pengalaman kerja minimal 7 tahun.
Berpengalaman dalam pengelolaan proyek pembangunan perdesaan dan mampu memimpin kelompok profesional. Memahami mekanisme pembangunan di daerah, struktur dan manajemen pemerintahan termasuk di dalamnya pelaksanaan otonomi daerah, serta mengenal jaringan kerja lembaga swadaya masyarakat (LSM).
Team Leader bertanggung jawab :
- Pengendalian seluruh tenaga dari konsultan;
- Mengkoordinasi seluruh kegiatan persiapan, pelaksanaan fisik,
pengendalian, supervisi, monitoring;
- Bertanggungjawab terhadap kerja konslutan;
- Menjamin Pelaksanaan program sesuai dengan pedoman umum dan pedoman pelaksanaan PPIP 2007
- Memantau penggunaan dana dan dokumen penagihan;
- Mengembangkan jaringan kerja dengan lembaga-lembaga yang memiliki kompetensi dalam pemberdayaan masywakat serta lembaga hukum yang ada;
- Melakukan pengendalian pelaksanaan program melalui
pemantauan, pelaporan dan evaluasi;
- Memberikan saran dan penanganan pengaduan, serta alternatif tindak lanjut penanganannya kepada Tim Koordinasi di tingkat propinsi dan kabupaten;