GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
PLANT MANAGER PERENCANAAN
2.5.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Untuk menjalankan suatu organisasi diperlukan personil yang menduduki jabatan tertentu di dalam organisasi tersebut. Adapun uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab pada masing – masing jabatan dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut :
1. Plant Manager
a. Menyusun rencana dan program kerja perusahaan yang menyangkut perencanaan dan pengawasan produksi, kegiatan pemasaran anggaran perusahaan dan ekspansi perusahaan baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek.
2. Production Planning and Inventory Control (PPIC)
a. Melakukan perencanaan keperluan bahan baku, bahan pengemas sesuai pesanan pemasaran dan stock produk jadi yang ada di Unit Logistik Sentral.
b. Menjaga kontinuitas produk yang ada di Unit Logistik Sentral serta melakukan pemantauan pelaksanaan proses produksi.
c. Pengendalian stock bahan baku, bahan pengemas dan produk jadi yang ada di gudang penyimpanan, sesuai batas-batas tertentu sehingga dicapai tingkat stock yang optimal.
d. Pengendalian pemantauan lead time proses produksi, penggunaan bahan baku dan bahan pengemas, serta melakukan pengiriman produk jadi yang dihasilkan.
e. Melakukan penyelesaian proses informasi yang diperlukan sesauai dengan batas waktu yang ditentukan.
f. Melakukan efisiensi penggunaan sarana dan prasarana yang ada di jajaran PPIC dan melakukan Cost Reduction dalam semua aspek pelaksanaan tugas.
g. Menglola pelaksanaan kebijakan perencanaan tenaga kerja dan pembinaan SDM di lingkungan Asisten Manager PPIC
3. Perencanaan Produksi dan Inventory
a. melakukan perencanaan dan pemantauan ke[erluan bahan baku, bahan pengemas yang diperlukan untuk proses produksi sesuai rencana proses produksi.
b. Pendataan kebutuhan bahan baku dan gahan pengemas berdasarkan pesanan obat jadi dan persdiaan bahan baku dan bahan pengemas serta produk antara dan produk ruahan.
c. Pemantauan dan evaluasi harga Pokok Produksi berdasarkan obat jadi berdasarkan harga bahan baku dan bahan pengemas
d. Melakukan penyelesaian proses informasi yang diperlukan sesuai dengan batas waktu yan ditentukan.
e. Melakukan efisiensi penggunaan sarana dan prasarana yang ada di jajaran Supervisor Perencanaan Bahan dan melakukan cost reductiondalam semua aspek pelaksanaa tugas.
4. Pengendalian Produksi dan Inventory
a. Melaksanakan dan pemantauan rencana dan jadwal produksi serta pemantauan pesanan obat jadi, penyediaan bahan baku dan bahan penggemas, pendistribusian dan pengiriman obat jadi.
b. Pemantauan penyiapan dan pelaksanaan produksi obat sesuai dengan pesanan (pending order)
c. Perhitungan realisasi pengiriman dan jumlah nilai rupiah barang yang akan diasuransikan.
d. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan Seksi Pengendalian Produksi. e. Melakukan penyelesaian proses informasi yang diperlukan sesuai dengan
batas waktu yang ditentukan.
f. Melakukan efisiensi penggunaan sarana da prasarana yang ada di jajaran Supervisor Pengendalian Produksi.
g. Melaksanakan program Cost Reduction dijajaran Supervisor Pengendalian Produksi.
h. Mengelola pelaksanaan kebijakan perencanaan tenaga kerja dan pembinaan SDM di jajaran Supervisor Pengendalian Produksi.
5. Produksi
a. Merencanakan, menata, melaksanakan dan mengawasi penyajian rencana kebutuhan, jadwal produksi.
b. Mengawasi kegiatan produksi, penerimaan bahan serta hasil produksi dari mulai produk antara, produk ruahan sampai obat jadi.
c. Pemeliharaan dan penggunaan sarana dan prasarana yang diperlukan o;eh Plant Medan baik untuk kegiatan prouksi maupun kegiatan yang lainnya. d. Mengelola pelaksanaan kebijakan perencanaan tenaga kerja dan
pembinaan SDM di lingkungan Asisten Manager. 6. Supervisor Tablet/Kapsul
a. Mengatur agar obat di produksi menurut prosedur pembuatan yang telah ditentukan CPOB sesuai dengan jadwal yang dikeluarkan oleh PPIC.
b. Pemantauan, pengambilan, penimbangan/pengukuran bahan baku pada formulir catatan Pengolahan Batch produksi tablet/kapsul yang sesuai dengan CPOB.
c. Pemantauan kegiatan produksi Tablet/kapsul sesuai dengan CPOB serta menjaga kebersihan alat maupun tempat kerja dan menjamin peralatan yang akan digunakan dalam keadaan bersih dan siap pakai.
d. Mengatur tugas para operator secara efektif, efisien dan menangani kesukaran teknis pembuatan obat.
e. Mengatur ketertiban/disiplin bawahan serta menjaga suasana kerja yang baik.
f. Pemantauan penyimpanan sementara bat setengah jadi dan penyerahan obat setengah jadi ke Seksi Pengemasan.
g. Memeriksa dan mengisi dengan benar catatan Pengolahan Batch dan penyajian laporan hasil produksi tablet/kapsul.
h. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai dilingkungan seksi tblet/kapsul.
i. Penyelenggaraan administrasi dilingkungan seksi tablet/kapsul.
j. Pengusulan dan penerapan Rencana Kerja di lingkungan seksi tablet/kapsul.
k. Pengusulan Investasi dan Rehabilitasi sarana kerja di lingkungan seksi tablet/kapsul.
l. Penggunaan dan pemeliharaan Inventaris perusahaan dilingkungan seksi tablet/kapsul.
m. Penyelenggaraan kegiatan lain yang ditugaskan secara insidentil.
7. Supervisor Krim/Salep.
a. Mengatur agar obat diproduksi menurut prosedur pembutan yang telah ditentukan CPOB sesuai dengan jadwal yang dikeluarkan oleh PPIC.
b. Pemantauan, pengambilan, penimbangan /pengukuran bahan baku, pada formulir Catatan Pengolahan Batch produksi krim/obat luar yang sesuai dengan CPOB.
c. Pemantauan kegiatan produksi krim/obat luar sesuai dengan CPOB seta menjaga kebersihan alat maupun tempat kerja dan menjamin peralatan yang akan digunakan dalam keadaan bersih dan siap pakai.
d. Mengatur tugas para operator secara efektif dan efisien dan menangani kesukaran teknis pembuatan obat.
e. Mengatur ketertiban/disiplin bawahan serta menjaga suasana kerja yang baik.
f. Pemantauan penyimpanan sementara obat setengah jadi dan penyerahan obat setengah jadi ke Seksi Pengemasan.
g. Memeriksa dan mengisi dengan benar Catatan Pengolahan Batch dan penyajian laporan harian hasil produksi krim/obat luar.
h. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai dilingkungan seksi krim/obat luar.
i. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan seksi krim/obat luar.
j. Pengusulan dan penerapan Rencana kerja di lingkungan seksi krim/obat luar.
k. Pengusulan Investasi dan rehabilitasi sarana kerja di lingkungan seksi krim/obat luar.
l. Penggunaan dan pemeliharaan inventaris peruasahaan di lingkungan seksi krim/obat luar.
m. Penyelenggaraan kegiatan lain yang ditugaskan secara insidentil. 8. Supervisor Pengemasan
a. Mengatur agar obat dikemas menurut prosedur pengemasan yang telah ditentukan CPOB dan sesuai dengan jadwal yang dikeluarkan oleh PPIC. b. Pemantauan penerimaan produk ruahan, penerimaan dan penandaan bahan
kemasan sesuai dengan formulir catatan pengemasan batch yang telah ditentukan oleh CPOB.
c. Pemantauan kegiatan pengemasan primer dan sekunder sesuai dengan CPOB serta kebersihan alat maupun tempat kerja di lingkungan seksi pengemasan.
d. Pemantauan penyimpanan sementara obat jadi di gudang karantina dan penyerahan obat jadi ke gudang obat jadi.
e. Memeriksa dan mengisi dengan benar catatan pengemasan batch dan penyajian laporan hasil pengemasan.
f. Mengatur tugas operator/pelaksana secara efektif, efisien dan menanganikesukaran teknis pengemasan obat.
g. Mengatur ketertiban/disiplin bawahan serta menjaga suasana kerja yang baik.
h. Pengusulan pengadaan, pengembangan dan pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai dilingkungan seksi pengemasan.
9. Pengendalian Mutu
a. Merencanakan, menata, melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan pemeriksaan bahan baku,bahan pengemas, produk antara, prodk ruahan dan produk jadi serta melaksanakan pemeriksaan selama proses produksi. b. Pemantauan pemanfaatan dan pemeliharaan sarana pemeriksaan bahan
baku, bahan pengemas dan pemeriksaan produk dalam proses.
c. Pemantauan dan pemeliharaan kondisi lingkungan pabrik dan melaksanakan pemantauan baku mutu air limbah yang dihasilkan plant medan.
d. Melaksanakan semua ketentuan cGMP atau CPOB terkini dalam melakukan tugas pemeriksaan bahan baku, bahan pengemas, produk antara, produk ruahandan produk jadi serta pemeriksaan selama proses produksi.
e. Mengelola pelaksanaan kebijakan perencanaan tenaga kerja dan pembinaan SDM di lingkungan Asisten Manager Pengendalian Produksi. 10.Pemastian Mutu Proses Produksi.
a. Pemantauan pemeriksaan bahan baku, bahan pengemas dan produk dalam proses yang harus diperiksa.
b. Pemantauan pendataan dan inventarisasi bahan baku, bahan pengemas dan produk dalam proses.
c. Penyiapan laporan hasil pemantauan kegiatan pemeriksaan bahan baku, bahan pengemas dan produk dalam proses.
d. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan seksi pemeriksaan bahan baku dan IPC.
e. Penyusunan konsep surat menyurat yang meliputi kegiatan pemeriksaan bahan baku, bahan pengemas dan produk dalam proses.
11.Pemastian Mutu Penunjang Proses Produksi
a. Pemantauan pemeriksaan bahan jadi, pemeriksaan mikrobologi dan pemeriksaan limbah.
b. Pemantauan pendataan dan inventarisasi obat jadi yang harus diperiksa. c. Pemantauan pemanfaatan sarana pemeriksaan obat jadi, pemeriksaan
mikrobiologi dan limbah.
d. Penyiapan laporan hasil pemantauan kegiatan pemeriksaan obat jadi, pemerikasaan mikrobiologi dan limbah.
12.Supervisor Pemeliharaan dan energi.
a. Pemantauan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan produksi, sarana laboratorium, tata usaha, PPIC, gudang serta kelengkapannya.
b. Membantu pemantauan pemanfaatan sarana untuk pemeliharaan dan perbaikan sarana produksi dan energi, sarana laboratorium, tata usaha, PPIC serta lingkungan dan kelengkapannya.
c. Penyajian laporan hasil pemantauan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan instalasi energi sarana produksi, sarana laboratorium, tata usaha, PPIC, serta lingkungan dan kelengkapannya.
d. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai di lingkungan seksi pemeliharaan dan energi.
e. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan seksi pemeliharaan dan energi.
f. Pengusulan dan penggunaan rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP) di lingkungan seksi pemeliharaan dan energi.
g. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai dilingkungan seksi pemeliharaan dan energi.
h. Penggunaan dan pemeliharaan inventaris perusahaan di lingkungan seksi pemeliharaan dan energi.
i. Penyelenggaraan kegiatan lain yang ditugaskan secara insidentil.
13.Supervisor Penyimpanan
a. Pemnatauan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran bahan baku obat, bahan pengemas dan obat jadi.
b. Penyusunan laporan permohonan periksa atas barang yang diterima sesuai dengan permintaan bahan.
c. Pengawasan penimbangan dan pengeluaran bahan sesuai dengan surat perintah pengeluaran bahan.
d. Merencanakan penyusunan dan penempatan bahan baku obat, bahan pengemas dan obat jadi sesuai dengan kapasitas gudang.
e. Pemantauan persediaan bahan baku, bahan pengemas dan obat jadi serta pendataan kartu APG.
f. Menolak barang yang tidak sesuai kualitas dan kuantitas (secara visual) dan membuat berita acara.
g. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai di lingkungan seksi pergudangan.
h. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan seksi pergudangan.
i. Pengusulan dan penerapan rencana kerja di lingkungan seksi pergudangan. j. Pengusulan investasi dan rehabilitasi sarana kerja di lingkungan seksi
pergudangan
k. Penggunaan dan pemeliharaan inventaris perusahaan dilingkungan seksi pergudangan.
l. Penyelenggaraan kegiatan lain yang ditugaskan secara insidentil.
14.Supervisor Pengadaan
a. Menerima BPPB (Bon Permintaan Pembelian Bahan Baku/Bahan Kemasan) dari supervisor PPIC, setelah ditandatangani tanda terimanya menyerahkan kembali arsipnya kepada supervisor PPIC.
b. Membuat penawaran harga kepada beberapa supplier untuk mengetahui harga, melalui telepon maupun surat yang di fax.
c. Setelah menerima harga, maka harga terendah dari supplier yang digunakan untuk membuat harga peasanan bahan baku/bahan kemasan. d. Membuat surat pesanan bahan baku/bahan kemasan.
e. Sebelum mengirimkan surat pesanan terlebih dahulu mencatatnya ke buku ekspedisi.
f. Menelpon supplier kembali apakah mereka menerima surat pesanan atau belum, apakah mereka sanggup melayani dan kapan mengirimkan bahan baku/kemasan yang dipesan tersebut.
g. setelah barang diterima mengecek kembali melalui BM (Barang Masuk) apakah barang yang dikirim sesuai dengan surat pesanan, baik jenis maupun jumlahnya, ataupun kalau keadaan barang tidak memenuhi syarat setelah diperiksa
h. Mengecek faktur yang diberikan oleh supplier, apakah harga sesuai dengan penawaran/perjanjian seperti yang tertera di surat pesanan.
i. Setelah menerima faktur mencatat harganya diblanko BM (Barang Masuk) dan mencatat BM tersebut ke buku besar (catatan pengadaan)
j. Faktur yang belum datang sampai akhir bulan, menelponnya untk mengirimkan faktur segera guna kebutuhan laporan akutansi pada setiap bulannya.
k. Penyelenggaraan kegiatan lain yang ditugaskan secara insidentil.
15.Supervisor Akutansi
a. Penerapan peraturan/instruksi sistem prosedur akutansi yang diterapkan perusahaan.
b. Pencatatan pengeluaran/penerimaan kas, bank dengan sarana jurnal kas/Bank yang menghasilkan (output ) Buku Harian Kas Dan Bank.
c. Pencatatan barang masuk dengan sarana Nomor Barang Masuk di jurnal menghasilkan Buku Penerimaan Barang.
d. Pencatatan pembelian Barang dengan sarana faktur-faktur yang diterima dari leveransir di jurnal yang menghasilkan Buku Penjualan.
e. Pencatatan Penjualan Barang dengan sarana Faktur Penjualan (NPI) di jurnal yang menghasilkan Buku Penjualan.
f. Pencatatan Nota Debet (ND) dan Nota Kedit (CN) yang dibebankan atau diperhitungkan dari kantor pusat dan Unit/Outlet lain dengan sarana di jurnal yang menghasilkan Buku Memorial (Buku Tambahan).
g. Pengolahan dan penyusunan hasil perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) dari hasil produksi.
h. Pengolahan dan penyusunan laporan keuangan antara lain : - Neraca
- Rugi laba - Alokasi Biaya - Cash Flow
i. Daftar aktiva dan penyusutannya. j. Rincian-rincian rekening.
k. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai di lingkungan Seksi Akuntansi.
l. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan Seksi Akuntansi.
m. Pengusulan dan penerapan Rencana Kerja di lingkungan seksi Akuntansi. n. Pengusulan investasi dan rehabilitasi sarana kerja dilingkungan akuntansi.
16.Supervisor Keuangan.
a. Penyusunan Rencana Anggaran Keuangan Perusahaan untuk masa periode satu tahun dan membreakdown Anggaran Keuangan perusahaan PT.Kimia Farma (persero) Tbk Plant Medan yang sudah disetujui RUPS.
b. Pemeriksaan kebenaran bukti-bukti pendukung pengeluaran , penerimaan kas &bank dari pihak intern maupun ekstern sebelum pihak tersebut diberikan kepada kasir.
c. Pengaturan anggaran perusahaan dengan cara memberi kode rekening biaya terhadap bukti pendukung biaya pengeluaran kas dan bank sebelum diberikan kepada kasiragar biaya-biaya operasional perusahaan tidak melebihi anggaran keuangan setiap bulannya.
d. Pencatatan bukti-bukti pengeluaran dan penerimaan menjadi bukti kas dan bank harian.
e. Pemeriksaan buku harian kas bank yang dibuat oleh Bagian Akuntansi. f. Pemeriksaan kebenaran (NPI) penjualan serta Faktur Pajak Keluaran yang
dibuat oleh bagian penjualan maupun Buku Penjualan yang dibuat oleh bagian Penjualan yang dibuat oleh bagian penjualan.
g. Pelaksanaan laporan surat Setoran Pajak PPN Kepres 56.
17.Supervisor Umum/RT dan Personalia.
a. Pemantauan dan penyusunan daftar komposisi pegawai serta kedisiplinan pegawai berdasarkan data absensi, menyiapkan data tegoran tertulis bagi pegawai yang melanggar disiplin dan Peraturan Perusahaan.
b. Pemantauan dan Penyusunan daftar gaji, pendapatan lainnya pemotongan dan pelaporan IP, ISP, iuran Jamsostek, perhitungan seta pelaporan pajak penghasilan pegawai.
c. Penyusunan dan pemeliharaan arsip data kepegawaian, daftar pembayaran gaji serta pendapatan lainnya.
d. Penyiapan kartu pegawai dan pendataan kehadiran pegawai serta konduite pegawai.
e. Menyiapkan usulan pegawai yang akan diusulkan untuk kenaikan golongan, promosi jabatan dan mutasi pegawai.
2.5.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja