6.1. Rancangan Flowchart Prosedur Operasional
Dengan flowchart, Prosedur Operasional Sistem Produksi dapat digambarkan secara rinci, tahap-demi tahap. Flowchart merupakan representasi grafis dari suatu proses yang dapat berupa urutan peristiwa, kegiatan, langkah ataupun tugas. Di dalam flowchart terdapat aliran data logis, masukan, keluaran, berkas, entitas yang berhubungan dan aliran data fisik dan kegiatan operasi yang berhubungan dengan sistem informasi. Flowchart menggambarkan secara lengkap sebuah prosedur kerja yang berhubungan secara logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana dan dimana proses informasi dan operasi terjadi.
6.2. Rancangan Sistem
Perancangan aplikasi berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP bertujuan untuk menyediakan informasi yang bersifat internal tetapi tetap dapat di akses di mana saja kita berada asalkan system telah terhubung dengan jaringan internet yang tersedia ataupun intranet personal.
Agar informasi yang dihasilkan sistem informasi lebih mengena dan berguna bagi manajemen maka harus dilakukan analisa untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi setiap tingkatan manajemen. Untuk maksud ini harus dimengerti dulu mengenai kegiatan dan tipe keputusan yang diambil dalam tiap- tiap tingkatan manajemen. Pada perancangan sistem informasi perusahaan ini
VI-2
hanya mencakup kepada pengambilan keputusan kepada pengendalian inventory dan pengendalian operasional.
Pada aspek pengendalian inventory, PT. Tiga Musim Mas Jaya mempunyai tugas untuk menentukan tindakan dan memformulasikan aturan baru untuk kegiatan operasional, mengalokasikan sumber daya dan mengukur kinerja. Informasi yang dibutuhkan pengendalian inventory berupa laporan-laporan dari pusat sebagai wujud pertanggungjawaban yang dilakukan secara terkoordinasi. Dari laporan-laporan ini dibuat suatu analisa untuk membandingkan kinerja sesungguhnya dengan rencananya. Berdasarkan analisa itu, manajemen membuat keputusan-keputusan, misalnya pembuatan sistem operasi baru, pembuatan anggaran, dan lain-lain.
Pada aspek pengendalian operasional, penerapan keputusan yang telah dihasilkan oleh tingkatan pengendalian manajemen pada perusahaan ini akan bermuara kepada dihasilkannya informasi hasil pelaksanaan tindakan, menghasilkan informasi hasil pelaksanaan tindakan dan pengalokasian sumber daya. Sistem informasi pada tingkatan ini bisa disebut menghasilkan keputusan karena keputusan yang dibuat seringkali berulang rutin dan terstruktur sehingga kebanyakan bisa diotomatisasikan atau diprogramkan menjadi suatu bentuk keputusan terstruktur.
6.3. Rancangan Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan analisa sistem yang terdiri dari proses-proses serta aliran data dalam suatu sistem. Menurut pernyataan aslinya, diagram aliran data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan
VI-3
keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses, dan keluaran dari model umum sistem. DFD merupakan teknik analisa data terstruktur. Pendekatan aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Dengan menggunakan kombinasi dari empat simbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bisa menampilkan dokumentasi sistem yang solid.
DFD yang dibuat oleh penulis merupakan diagram alir data yang mengacu pada prosedur operasional yang dimiliki oleh perusahaan ini sebagai aturan baku dalam mekanisme yang menujang pelaksanaan sistem informasi persediaan. 6.4. Rancangan Entity Relationship Model
Unsur dasar dari semua model E-R Model adalah entitas, attribute, dan hubungan sebuah entitas sesuatu yang dapat diidentifikasikan yang ingin ditelusuri penulis dalam perancangan database sistem inventory. Entitas dari jenis tertentu dikelompokkan menjadi kelas entitas. Entitas memiliki atribut yang menjabarkan karakteristik entitas itu sendiri. Identifier adalah sebuah atribut yang menamai atau mengidentifikasikan instances entitas, sebuah Identifier yang unik menetapkan satu instance dalam kelas entitas, sementara Identifier non-unik menetapkan berbagai instances dalam kelas entitas.
Hubungan (relationship) merupakan suatu asosiasi antar entitas. Kelas hubungan adalah asosiasi di antar entitas, sementara instances hubungan adalah asosiasi di antara instances entitas. Kelas hubungan yang hanya melibatkan dua kelas entitas disebut hubungan binary. Dalam praktiknya, sebagian besar hubungan adalah bersifat binary. Pada perancangan E-R Model ini, view yang ditunjukkan pada Gambar 5.17 menjabarkan suatu diagram hubungan yang terjadi
VI-4
dalam mekanisme entitas sistem inventory, namun pada penterjemahan view yang dihasilkan oleh E-R Diagram bagi user dapat memberikan suatu artian konotatif (tidak sebenarnya) akibat masalah orientasi. Hal ini tentunya dapat menjadi suatu pemahaman yang salah bagi user untuk melakukan penyusunan database berdasarkan model data yang diberikan oleh E-R Model ini.
6.5. Perbandingan Entity Relationship Model dan Data Flow Diagram
ERD merupakan model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak dan biasanya di pakai untuk pemodelan data dalam rekayasa perangkat lunak, sedangkan DFD digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan di kembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. ERD menekankan pada struktur dan relationship data, berbeda dengan DFD (Data Flow Diagram) yang merupakan model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan sistem. Kedua model ini digunakan dan di kombinasikan untuk metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.
6.6. Rancangan Database
Selain dari dokumen yang berlaku pada perusahaan ini, kita juga dapat menghasilkan analisis lain terhadap database yang dirancang. Jika di kembangkan lebih lanjut, hasil database yang dirancang dapat digunakan untuk merencanakan aktivitas pemesanan dan aktivitas pembelian, dapat menjamin tersedianya bahan, item atau komponen pada saat dibutuhkan untuk memenuhi jalur produksi, dapat menjamin tersedianya produk bagi konsumen, dan dapat mengontrol persediaan dengan melakukan query terhadap hasil rancangan database.
VI-5 6.7. Hasil
Standar Operasional sistem persediaan dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang memadai, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting adalah komitmen perusahaan. Prosedur standar operasional sistem persediaan yang berlaku merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen secara keseluruhan. Pengintegrasian dokumentasi kegiatan operasional sistem produksi dalam bentuk database akan sangat berguna diantaranya untuk menciptakan suatu keseragaman pelaporan, bahan analisis pengambilan keputusan untuk mendukung visi, misi, strategi, bahkan tujuan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan yang besar.
Pembentukan database Sistem Informasi persediaan ini tidak akan terlepas dari peran seorang Industrial Engineer. Kompleksitas sistem ini hanya dapat dibuat dengan pengetahuan praktis dari setiap personel perusahaan digabungkan dengan pengetahuan teori oleh pihak akademisi atau pihak yang mengerti mengenai sistem informasi ini.
VII-1