TEORI DAN PEMBAHASAN
4.1 Apotek Kimia Farma No. 366
Apotek Kimia Farma No. 366 merupakan salah satu unit usaha dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. yang bergerak di bidang perapotekan. PT. Kimia Farma Apotek menjalankan usahanya menggunakan sistem grouping, dan untuk wilayah Jabodetabek dibagi menjadi lima wilayah kerja. Masing-masing wilayah terdiri dari satu Bisnis Manager (BM) yang membawahi beberapa apotek. Sistem
grouping bertujuan untuk mempermudah pengawasan pengelolaan dan evaluasi
perkembangan apotek, efisiensi Sumber Daya Manusia (SDM) sehingga SDM dapat difokuskan untuk meningkatkan kualitas manajemen pelayanan dan pengadaan barang. Secara manajemen pelayanan, Apotek Pelayanan (APP) akan dapat memfokuskan diri dalam upaya peningkatan pelayanan terhadap konsumen. Dalam hal pengadaan barang, dengan sistem pengadaan terpusat dapat meningkatkan potongan harga/diskon dari distributor sehingga didapatkan Harga Pokok Penjualan (HPP) yang lebih rendah sehingga harga jual di apotek akan dapat bersaing dengan harga jual apotek kompetitor. Tujuan diberlakukannya sistem grouping adalah efisiensi SDM di PT. Kimia Farma Apotek, sehingga untuk kegiatan pengadaan/pembelian barang, penyimpanan, dan pencatatan tidak lagi dilakukan pada masing-masing apotek pelayanan, tetapi hanya dilakukan oleh unit BM. Efisiensi berdampak pada menurunnya biaya pegawai sehingga biaya yang digunakan menjadi lebih efisien. Selain itu, apotek dapat memiliki
bargaining power yang tinggi terhadap distributor karena pembelian obat
dilakukan dengan koordinasi yang baik dan dalam jumlah yang banyak, sehingga kesempatan memperoleh potongan harga dari distributor menjadi lebih besar. Keuntungan yang lain adalah dengan adanya sistem grouping, maka dapat membantu apotek yang likuiditasnya rendah.
Apotek Kimia Farma No. 366 merupakan apotek pelayanan yang berada dibawah koordinasi BM wilayah Bogor, dimana kegiatan administrasi apotek Kimia Farma No.366 dilakukan oleh BM wilayah Bogor yang berada di apotek Kimia Farma No.7 Bogor.
4.1.1 Lokasi dan Tata Ruang Apotek Kimia Farma No. 366
Apotek Kimia Farma No. 366 terletak di Ruko Maharaja Blok A1 No. 3. Lokasi ini memiliki letak yang strategis, karena arus lalu lintas yang melewati jalan raya ini cukup ramai di lewati oleh pengguna jalan, terutama yang berasal dari Depok menuju Sawangan. Lokasi Apotek Kimia Farma No. 366 terdapat pada suatu daerah pemukiman kelas menengah ke atas yaitu Kompleks Perumahan Maharaja. Sehingga, lokasinya mudah diakses dan dikenali oleh masyarakat dan banyak dilalui oleh kendaraan umum.
Pada bagian luar apotek terdapat papan iklan Kimia Farma dengan warna biru tua dan logo jingga dengan tulisan Kimia Farma, hal ini dibuat dengan tujuan agar masyarakat lebih mudah untuk menemukan apotek Kimia Farma dan pada bagian dalam apotek terdapat papan nama apotek yang memuat nama apotek, nama APA, nomor SIK APA, alamat dan nomor telepon apotek.
Apotek berlokasi pada daerah yang dengan mudah dikenali oleh masyarakat. Pada halaman terdapat papan petunjuk yang dengan jelas tertulis kata apotek. Apotek harus dapat dengan mudah diakses oleh anggota masyarakat. Pelayanan produk kefarmasian diberikan pada tempat yang terpisah dari aktivitas pelayanan dan penjualan produk lainnya, hal ini berguna untuk menunjukkan integritas dan kualitas produk serta mengurangi resiko kesalahan penyerahan. Masyarakat harus diberi akses secara langsung dan mudah oleh apoteker untuk memperoleh informasi dan konseling.
Apotek Kimia Farma 366, memiliki ruang tunggu apotek yang nyaman dimana sudah tersedia banyak tempat duduk baik untuk menunggu dokter maupun menunggu pengambilan obat. Memiliki tempat mendisplai informasi seperti
dengan ruang lemari obat serta keranjang sampah tersedia di setiap ruangan. Akan tetapi Kimia Farma 366, tidak mempunyai ruangan tertutup untuk konseling. Hal ini dikarenakan keterbatasan tempat, tetapi disediakan meja dan kursi di ruang terbuka untuk konseling yang sekaligus dengan penyerahan obat.
Tata letak ruang di Apotek Kimia Farma No. 366 baik dan teratur. Kegiatan pelayanan farmasi terlihat transparan oleh pasien dimana pasien dapat melihat secara langsung kegiatan pelayanan sehingga dapat meningkatkan keyakinan pasien terhadap obat yang disiapkan serta dapat meningkatkan kedisiplinan dan kebersihan petugas dalam menyiapkan obat. Apotek Kimia Farma No. 366 dilengkapi dengan fasilitas yang menunjang penyediaan layanan yang baik, seperti:
a. Ruang tunggu pasien yang cukup bersih dan tenang yang dilengkapi dengan penyejuk ruangan, televisi, majalah/koran sehingga pasien tidak jenuh ketika sedang menunggu.
b. Pencahayaan yang cukup.
c. Lemari pendingin untuk menyimpan sediaan tertentu dan lemari yang terlindung dari paparan cahaya dan panas matahari.
d. Perlengkapan yang mendukung pekerjaan seperti alat tulis dan alat racik. e. Buku-buku referensi dasar.
f. Lemari penyimpan obat yang disusun sesuai dengan bentuk sediaan, farmakologi, golongan obat (psikotropika, narkotika, generik), suhu penyimpanan dan obat yang disusun secara alfabetis.
g. Ruang peracikan yang bersih dan telah ditata sedemikian rupa sehingga tidak menyulitkan aktivitas peracikan.
h. Pelayanan obat yang menyediakan obat-obat bebas atau Over The Counter (OTC), obat UPDS (upaya pengobatan diri sendiri), suplemen makanan, susu, vitamin, minuman, alat kesehatan, kosmetik, perlengkapan mandi dan perlengkapan bayi. Swalayan farmasi ini memiliki tampilan berupa etalase kaca dengan obat-obat yang dipajang di dalamnya. Hal ini bertujuan untuk
menambah daya tarik bagi pasien yang menunggu dokter atau resep diselesaikan serta menambah omset apotek.
i. Ruang praktek dokter diantaranya praktek dokter spesialis penyakit dalam yang memulai praktek jam 21.00 WIB. Sehingga, aktivitas di apotek lebih sibuk pada malam hari karena permintaan resep cenderung lebih banyak pada malam hari.
j. Lain-lain seperti toilet, dapur dan musholla.
4.1.2 Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma No. 366
Struktur organisasi Apotek Kimia Farma No. 366 merupakan apotek golongan kelas 3 dimana APA selaku manajer apoteker pelayanan yang dibantu oleh asisten apoteker, SPG (Sales promotion girl), pengemudi merangkap petugas kebersihan dan petugas keamanan. Pembagian tugas dilakukan dengan tanggung jawab disetiap fungsi pada struktur organisasi dalam pengelolaan apotek. Selain itu, struktur organisasi disesuaikan dengan kebutuhan dan besarnya volume aktivitas apotek. Apotek Kimia Farma No. 366. Pelayanan Apotek Kimia Farma No. 366 dilakukan setiap hari, yang terbagi dalam empat shift, yaitu shift 1 pukul (07.00 – 14.00 WIB), shift 2 pukul (14.00 – 22.00), shift 3 pukul (16.00 – 23.00) dan shift 4 pukul (17.00 – 24.00). Pegawai yang bertugas pada hari libur nasional diperhitungkan lembur. Hal ini merupakan kebijakan dari PT. Kimia Farma Apotek.
4.1.3 Pelayanan Apotek a. Pelayanan resep
Apotek Kimia Farma No. 366 melayani resep tunai, resep kredit, pelayanan obat bebas, dan pelayanan resep BPJS. Resep tunai adalah resep yang langsung dibayar secara langsung atau tunai, resep kredit adalah resep yang dibayar secara kredit biasanya dilakukan pembayaran satu bulan sekali, sedangkan resep BPJS adalah layanan obat untuk penderita penyakit kronis
peserta jaminan kesehatan nasional yang diselenggarakan oleh Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Kesehatan.
Dalam hal perlakuan terhadap resep tunai dan resep kredit memiliki sedikit perbedaan, yaitu:
1. Pelayanan resep tunai
Setelah keabsahan kelengkapan resep terpenuhi, petugas akan melihat ketersediaan obat dan melakukan penetapan harga. Dalam hal penetapan harga perlu dikomunikasikan kembali dengan pasien untuk mengetahui kemungkinan obat akan ditebus semua atau sebagian karena alasan pasien tidak mampu membayar. Untuk obat yang tidak dimiliki apotek dan tidak ingin diganti maka petugas akan memberikan salinan resep. Pada saat penyerahan obat pasien diminta untuk memberikan alamat dan nomor telepon.
2. Pelayanan resep kredit
Resep kredit disini berasal dari beberapa instansi.Dengan adanya permintaan resep kredit yang berasal dari beberapa instansi tersebut tentunya dapat meningkatkan omset dari apotek pelayanan.Kerjasama ini tentunya didasarkan atas kesepakatan yang telah disetujui sebelumnya. Kelebihan dari adanya bentuk kerjasama ini biasanya terdapat pada kelonggaran waktu piutang yang ditawarkan oleh pihak apotek pelayanan (atau bisnis manager) kepada pihak perusahaan yang bersangkutan. Pemakaian obat untuk resep kredit di input dan dikirim ke instansi yang bersangkutan untuk mendapatkan pembayaran piutang. Salah satu instansi yang bekerja sama dengan Apotek Kimia Farma No. 366 adalah BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial). Resep BPJS berasal dari Resep-resep Rumah Sakit (fasilitas kesehatan tingkat dua atau disingkat FASKES 2) dan resep berasal dari FASKES 1, yaitu resep klinik dan puskesmas. Pemakaian obat untuk resep BPJS dikirim ke BPJS untuk mendapatkan pembayaran dari dana pemerintah. Dalam prosedur pelayanannya, peserta BPJS harus melampirkan beberapa syarat seperti
fotocopy kartu peserta, fotocopy kartu pemberian obat rujuk balik (untuk program PRB), buku kontrol peserta. Bila pasien tidak melengkapi persyaratan tersebut, pegawai meminta pasien untuk melengkapinya karena persyaratan tersebut nantinya harus dilampirkan ke BPJS untuk mendapatkan pembayaran dana dari pemerintah. Permintaan agar pasien memenuhi kelengkapan persyaratan merupakan salah satu bentuk edukasi yang diberikan apoteker bagi pasien. Setelah persyaratan terpenuhi, maka pegawai akan mengecek kesediaan obat dan kesesuaian obat yang diresepkan dengan Formularium, karena tidak semua penyakit dan obat tercover oleh BPJS. Bila ada salah satu obat yang tidak tercover maka, pasien diminta untuk membeli obat tersebut atau obat tersebut diganti dengan obat lain yang tercover yang kandungan zat aktifnya sama.
Berdasarkan PerMenkes No. 35 Tahun 2014 tentang pengkajian resep meliputi:
1. Persyaratan administratif : nama, SIP, alamat dokter, tanggal penulisan R/, tanda tangan/paraf dokter, nama, alamat, umur, jenis kelamin dan berat badan pasien.
2. Kesesuaian Farmasetik : bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian.
3. Pertimbangan klinis : adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat). Jika ada keraguan terhadap resep hendaknya dikonsultasikan kepada dokter dengan memberikan pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlu menggunakan persetujuan setelah pemberitahuan.
Dalam peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap, etiket obat harus jelas dan dapat dibaca. Obat dikemas dengan rapih dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. Sebelum obat diserahkan pada pasien harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling.
Kimia Farma 366 dalam melakukan skrining resep yang meliputi persyaratan administrasi, kesesuaian farmasetik dan pertimbangan klinis dilakukan oleh apoteker dibantu dengan asisten apoteker. Sedangkan untuk peracikan obat, Kimia Farma 366 sudah mengikuti prosedur tetap yang telah disusun oleh Kimia Farma Apotek pusat yaitu tahap – tahap pelayanan resep dilakukan oleh pegawai yang berbeda agar fungsi kontrol bisa berjalan. Antara lain Resep diterima, di cek ketersediaan dan harga obat dilakukan oleh pegawai yang berada di front line. Setelah pasien membayar, obat diracik oleh pegawai khusus di ruang peracikan. Etiket obat dikerjakan oleh pegawai yang berbeda. Sebelum obat diserahkan kepada pasien diperiksa kembali oleh pegawai lainnya. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker dibantu dengan asisten apoteker.
b. Promosi dan Edukasi
Dalam rangka pemberdayaan masyarakat apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Dalam hal ini, Kimia Farma 366 apoteker secara aktif berpartisipasi dalam promosi dan edukasi masyarakat seperti memasang poster-poster kesehatan dan membagikan leaflet kesehatan yang mudah dibaca oleh orang yang berkunjung ke apotek dan pasien yang datang berobat ke dokter praktek.
c. Pelayanan Home Care
Berdasarkan PerMenkes No. 35 Tahun 2014 tentang pelayanan Home
Pharmacy Care Apoteker sebagai care giver diharapkan juga dapat
melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya pasien kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Apotek Kimia Farma 366 sudah melakukan pelayanan home Care untuk beberapa pasien dengan penyakit kronis.
Pengelolaan persediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku meliputi: perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pelayanan. Pengeluaran obat memakai sistem FIFO (first in first out) dan FEFO (first expire first out).
1. Perencanaan
Berdasarkan PerMenkes No. 35 Tahun 2014 dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu diperhatikan Pola penyakit, kemampuan masyarakat serta budaya masyarakat dimana Apotek Kimia Farma 366 dalam mementukan perencanaan sediaan farmasi memperhatikan pola penyakit, pola peresepan dokter praktek, obat-obatan yang diminati di apotek lain, toko obat dan swalayan, iklim cuaca.
Sistem perencanaan pengadaan barang di Apotek Kimia Farma 366 berdasarkan sistem Distribution Center (DC) dan sistem BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek). Sistem DC merupakan sistem yang lazim digunakan, yaitu perencanaan pengadaan obat berdasarkan dari data historis penjualan pada periode lalu dan dilakukan secara otomatis melalui komputerisasi. Distribution Center (DC) terpusat di BM (Business Manager) wilayah Bogor. BM ini akan menyalurkan barang ke Apotek pelayanan yang berada dibawah unit BM wilayah bogor seperti Apotek Kimia Farma 366 Depok.
Sistem perencanaan pengadaan lainnya yaitu BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) merupakan sistem perencanaan pengadaan berdasarkan inisiatif, analisis dan proyeksi perkiraan barang yang dibutuhkan untuk satu periode kedepan.
2. Pengadaan
Berdasarkan PerMenkes No. 35 Tahun 2014 dalam hal pengadaan, untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian maka pengadaan sediaan farmasi harus melalui jalur resmi. Dalam hal ini, pengadaan Apotek
Kimia Farma 366 dilakukan di BM melalui jalur resmi sehingga kualitas produk apotek Kimia Farma terjamin.
Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma 366 dilakukan dengan menggunakan sistem Distribution Center (DC). Berdasarkan sistem ini, pemesanan dan pengiriman barang dilakukan oleh Business Manager (BM), sehingga Apotek tidak berhubungan langsung dengan pemasok. Ke depannya, kemampuan sistem akan ditingkatkan sehingga BM dapat mengetahui secara langsung saldo setiap barang di setiap Apotek Pelayanan, dan barang yang mencapai minimum stok akan langsung dikirim oleh BM berdasarkan kebutuhan masing-masing Apotek Pelayanan tanpa perlu menunggu pemesanan melalui Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA). Saat ini, pemesanan masih menggunakan BPBA dimana setiap hari dilakukan pengecekan barang secara fisik oleh petugas Apotek untuk mengetahui obat yang jumlahnya sudah dibawah stok minimum, kemudian obat tersebut dimasukkan ke dalam BPBA yang dikirimkan ke Apotek BM. Untuk obat-obat narkotika, permintaan barang harus menggunakan Surat Pesanan (SP) khusus narkotika rangkap empat yang dalam satu SP hanya dapat memesan satu macam obat, SP ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang juga diberi nomor SIK sebagai bentuk pertanggungjawaban. Pemesanan obat-obat psikotropik sedikit berbeda dengan narkotika, pemesanan menggunakan SP khusus psikotropik rangkap dua yang ditujukan ke satu pemasok, namun dalam satu SP dapat memesan beberapa jenis psikotropik, SP psikotropik juga harus ditandatangani APA dan diberi nomor SIK APA. Dengan demikian, untuk pemesanan narkotika dan psikotropik tidak dapat dilayani dengan sistem DC melainkan langsung dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan. Sistem DC memiliki keuntungan diantaranya jumlah barang yang dipesan banyak, sehingga dapat memperoleh diskon yang lebih besar dari distributor serta mengurangi tugas Apotek Pelayanan dalam pengadaan barang karena pada sistem DC
semua administrasi pembayaran yang berhubungan dengan pengadaan barang (kecuali narkotika dan psikotropika) dilakukan oleh BM. Selain keuntungan, sistem DC juga mempunyai kelemahan antara lain pengadaan obat di Apotek Pelayanan menjadi relatif lebih lama. Hal ini disebabkan karena perlu waktu untuk mengumpulkan data dari seluruh Apotek Pelayanan ke BM, karena pemesanan ke pemasok dilakukan BM secara sekaligus untuk mendapatkan potongan harga yang lebih besar. Pengadaan barang perlu lebih cermat dengan memperhitungkan lead time dan buffer/minimum stock sehingga barang selalu tersedia dan tidak habis karena dapat menyebabkan kerugian Apotek jika harus menolak resep akibat kekosongan barang. Hal ini selain dapat meningkatkan keuntungan Apotek juga dapat meningkatkan kepuasan pasien atas kelengkapan obat di Apotek.
3. Penerimaan Barang
Barang masuk disertai kertas dropping rangkap 2 untuk ditanda tangani penerima sebagai tanda bukti barang sudah diantar dan diterima sesuai pemesanan.
4. Penyimpanan dan Penataan
Berdasarkan PerMenkes No. 35 Tahun 2014 dalam hal penyimpanan yaitu:
a) Obat / bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik b) Obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai, layak, dan menjamin
kestabilan bahan
c) Pengeluaran obat memakai sistem FIFO (first in firs out) dan FEFO (first expire first out)
Penyimpanan obat di Apotek Kimia Farma 366 sudah sesuai dengan teori PerMenkes No. 35 Tahun 2014 dalam hal penyimpanan. Penyimpanan obat-obatan di Apotek Kimia Farma 366 secara umum dilakukan berdasarkan bentuk sediaan, klasifikasi farmakologi, urutan abjad alfabetis, kestabilan penyimpanan (suhu rendah di lemari
pendingin) jenis sediaan (sirup, drop, krim, salep, tetes mata, suspensi, tetes telinga, stip dan sebagainya), penggolongan jenis obat seperti obat bebas dan obat bebas terbatas, obat keras, psikotropika dan narkotika. Obat bebas dan obat bebas terbatas (Over The Counter) umumnya disusun di etalase kaca. Sementara obat keras untuk peresepan seperti antibiotik, psikotropik, narkotika dan obat untuk peresepan umumnya disusun dibagian belakang. Obat-obat yang biasa diresepkan oleh dokter praktek pada apotek KF 366 pada lemari penyimpanan obat ditempatkan tersendiri (In House), hal ini untuk mempermudah pengambilan dan penyiapan obat yang diresepkan oleh dr. Kaharudin Alamsyah di saat jam-jam ramainya apotek, sehingga pasien akan puas karena pelayanan yang cepat. Obat-obat yang dicover oleh BPJS pun ditempatkan tersendiri (ASKES) sehingga akan mempermudah pengambilan dan penyiapan obat yang diresepkan oleh rumah sakit, puskesmas atau klinik yang bekerjasama dengan apotek. Tujuan penataan obat-obat dilakukan berdasarkan farmakologi untuk menghindari kesalahan pengambilan akibat kemiripan nama maupun pelafalan (Look Alike, Sound
Alike/LASA). Penataan berdasarkan alfabetis dan bentuk sediaan untuk
mempermudah sistem pengambilan, sementara untuk penyimpanan berdasarkan stabilitas penyimpanan untuk menghindari kerusakan yang diakibatkan ketidaksesuaian penyimpanan, seperti supositoria, ovula, insulin di simpan didalam lemari pendingin.
Rak penyimpanan obat masing-masing obat memiliki kartu untuk mencatat setiap pengurangan dan penambahan, maupun pengembalian stok obat. Dulu kartu stok ini penting untuk mengetahui arus barang yang masuk dan keluar, namun dengan adanya sistem komputerisasi stok obat pada komputer maka kartu stok digunakan sebagai parameter kedua untuk pemantauan jumlah stok yang tercatat pada stok dan stok yang ada secara fisik. Keterbatasan pencatatan kartu stok pada saat banyak pelanggan menyebabkan pencatatan menjadi rentan kesalahan, terutama
pada jam–jam sibuk sehingga berpotensi menyebabkan perbedaan jumlah fisik dengan jumlah saldo yang ada di komputer, untuk mengatasi hal tersebut, dilakukan stock opname setiap satu bulan sekali.
Stock opname ini dilakukan untuk memvalidasi kesesuaian jumlah
barang secara fisik dengan jumlah yang ada di sistem dan kartu stok, hasil validasi jumlah stok sebenarnya akan dicatat kembali jumlah ke dalam kartu stok, sehingga dapat dikatakan setiap stock opname, jumlah obat di kartu stok mengalami resetting atau penyesuaian ulang. Apabila terjadi selisih, yang perlu diperhatikan ialah selisih antara jumlah fisik dan jumlah di sistem komputerisasi, sedangkan jumlah obat di kartu stok hanya menjadi sarana pendukung dalam mencari penyebab selisih tersebut. Selisih yang ada harus dicari penyebabnya hingga ditemukan, karena dapat berpengaruh pada kinerja Apotek. Stock opname juga penting untuk pengendalian obat-obatan yang kadaluarsa, karena melalui
stock opname juga dicek waktu kadaluarsa tiap obat yang ada. Bila ada
produk yang mendekati waktu kadaluarsa sebisa mungkin dipisahkan tempatnya sehingga hanya barang yang kadaluarsa terlebih dahulu yang diserahkan ke pasien (First Expired First Out) atau dengan prinsip produk yang terakhir masuk, pertama kali keluar (Last In First Out).
e. Pelaporan Narkotika dan Psikotropika
1. Pelaporan Narkotika, Pelaporan Psikotropika
Berdasarkan Undang-Undang No. 35 tahun 2009 Pasal 14 ayat (2) dinyatakan bahwa industri farmasi, pedagang besar farmasi, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, apotek, rumah sakit, pusat kesehatan masyarakat, balai pengobatan, dokter, dan lembaga ilmu pengetahuan wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada dalam penguasaannya. Pelaporan narkotika dan psikotropik di Indonesia sudah menggunakan aplikasi SIPNAP (Sistem Pelaporan
Narkotika dan Psikotropik) yang dikembangkan dan dikelolah oleh Direktorat Bina Produksi dan Distribusi Kefarmasian, Ditjen Binfar dan Alkes, Kementerian Kesehatan RI. Apilkasi ini diperuntukkan bagi seluruh unit pelayanan, Instalasi Farmasi Kabupaten / Kota, Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota dan Dinas Kesehatan Propinsi seluruh Indonesia. Isi laporan narkotika / psikotropik adalah :
a) Nama obat, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, satuan. b) Jumlah stock awal, jumlah pemasukan dari PBF dan sarana.
c) Jumlah pengeluaran obat, dari resep sarana dan pemusnahan, jumlah stock akhir
Dalam pelaporan Narkotika, Psikotropika, Apotek Kimia Farma 366 sudah sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Pelaporan narkotika dan Psikotropika menggunakan aplikasi SIPNAP. Dilaporkan setiap bulan. Isi laporan narkotika / psikotropik sesuai dengan aturan. Tetapi sistem pelaporan seperti ini kadang mengalami hambatan seperti koneksi yang lama karena jaringan on-line wilayah sekitar apotek eror akibatnya dapat memperlambat proses pelaporan.
2. Pengarsipan Resep
Resep diarsip sesuai urutan nomor dan tanggal setiap hari dan resep psikotropik di susun paling depan. 1 file terdiri dari resep – resep selama 1 minggu. Resep narkotika diarsip terpisah dan disimpan di tempat yang berbeda dengan resep lainnya. Resep dimusnahkan setelah disimpan selama 3 tahun.