Berdasarkan hasil PKPA di Suku Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Pusat pada tanggal 5 Mei sampai dengan 20 Mei 2014, tugas pokok dan fungsi dari suku dinas kesehatan telah dilaksanakan dengan baik. Pada kesempatan PKPA ini, kami ditempatkan di Suku Dinas Kesehatan Kotamadya Jakarta Pusat pada Seksi Sumber Daya Kesehatan (SDK).
Seksi Sumber Daya Kesehatan yang secara garis besar mempunyai peran dalam lingkup tenaga kesehatan, mutu kesehatan, serta kefarmasian, makanan, dan minuman, dibagi menjadi beberapa koordinator untuk memudahkan pelaksanaan tugas dan fungsi. Koordinator yang terdapat pada Seksi Sumber Daya Kesehatan Jakarta Pusat adalah Koordinator Tenaga Kesehatan, Koordinator Pengelola Standarisasi Mutu Kesehatan, serta Koordinator Pelayanan Farmasi Makanan dan Minuman. Setiap Koordinator memiliki tugas pokok dan fungsi yang mendukung pelaksanaan tugas-tugas dari Seksi Sumber Daya Kesehatan.
Salah satu tugas pokok dan fungsi dari Seksi Sumber Daya Kesehatan (SDK) adalah pemberian izin sarana kesehatan farmasi makanan dan minuman. Sarana-sarana yang termasuk ruang lingkup dari perizinan tersebut adalah apotek, toko obat, sub penyalur alat kesehatan, usaha kecil obat tradisional, dan sertifikasi kelayakan olahan / produksi makanan minuman rumah tangga dan tata boga.
Alur perizinan pendirian apotek di Jakarta Pusat dibagi dalam dua tahapan yaitu permohonan survei dan permohonan izin. Permohonan survei dimulai dari pemohon datang ke bagian Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) di kantor walikota bagian kesehatan. Lalu setelah berkas masuk ke Sudin akan dibuatkan surat tugas yang selanjutnya dilakukan survei ke lokasi oleh tiga orang guna melihat apakah apotek tersebut memenuhi syarat atau tidak. Tim survei seharusnya berasal dari bidang Farmakmin, akan tetapi karena keterbatasan SDM mengakibatkan diikutsertakannya bidang lain dalam survei lokasi.
Jika memenuhi syarat maka akan masuk pada tahap permohonan yang kedua yaitu permohonan izin dimana jika berkas lengkap maka Surat Izin Apotek dapat diterbitkan. Apabila dari hasil survei hasilnya tidak memenuhi syarat dalam batas yang dapat ditoleransi maka pemohon akan diminta untuk melengkapi
terlebih dahulu. Namun, apabila hasil survei tidak memenuhi syarat dalam batas yang tidak dapat ditoleransi maka dikeluarkan surat penolakan dan Surat Izin Apotek tidak dapat diterbitkan.
Berkas permohonan akan diteruskan kepada Kepala Suku Dinas setempat untuk didisposisikan kepada Kepala Seksi Sumber Daya Kesehatan (SDK) yang kemudian diteruskan kembali ke staf untuk diperiksa ulang kelengkapan dan diteliti keabsahan persyaratan. Jika belum memenuhi persyaratan administrasi, maka staf tersebut akan membuat surat kekurangan data dan dikirimkan ke pemohon izin. Jika telah memenuhi persyaratan, staf akan membuat resume yang akan diberikan kepada Kasi Sumber Daya Kesehatan (SDK) untuk dijadwalkan rencana pemeriksaan lapangan dan membuat usulan surat tugas tim yang akan ditandatangani oleh Kepala Suku Dinas setempat. Atas dasar surat tugas ini, Kasi Sumber Daya Kesehatan (SDK) mengirimkan Tim Pemeriksa sebanyak 3 orang dengan kualifikasi pendidikan farmasi.
Tim Pemeriksa ini akan meninjau ke lokasi untuk menilai apakah lokasi tersebut layak didirikan atau diadakan pelayanan kesehatan farmasi makanan minuman tersebut, memeriksa persyaratan fisik dan bangunan, memeriksa kelengkapan ketenagaan, memeriksa kelengkapan peralatan lain baik yang khusus maupun umum baik yang diperlukan untuk peracikan / produksi dan lainnya.
Hasil pemeriksaan di lapangan kemudian dicatat dalam Berita Acara Pemeriksaan (BAP). Jika hasil pemeriksaan memenuhi persyaratan maka izin dapat dikeluarkan, dan jika hasil pemeriksaan lapangan belum memenuhi persyaratan maka diinformasikan kepada pemohon agar segera melengkapi data atau persyaratan fisik, terkecuali kondisi apotek tidak memungkinkan untuk diberi perizinan. Setelah izin ditandatangani oleh Kepala Suku Dinas Kesehatan, selanjutnya diinformasikan ke pemohon bahwa proses perizinan telah selesai dan dapat diambil. Seluruh tahapan dalam proses perizinan dihitung dari lengkapnya permohonan Suku Dinas setempat hingga izin keluar harus selesai dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja.
Pada pelaksanaannya, masih banyak pemohon izin yang datang ke sudinkes untuk mengajukan permohonan izin. Hal tersebut menunjukkan bahwa
sosialisasi mengenai perubahan jalur perizinan melalui PTSP masih kurang, sehingga masih banyak yang belum tahu.
Tugas lainnya dari Kasi Sumber Daya Kesehatan (SDK) adalah mengelola pengadaan obat, dimana di Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat menyediakan 2 jenis pengadaan, yaitu untuk buffer stock (cadangan) dan untuk program. Obat-obat tersebut diberikan oleh Kementerian Kesehatan yang kemudian diberikan ke Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat melalui Dinas Kesehatan Propinsi. Obat-obat tersebut kemudian disimpan dalam gudang Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat sampai terdapat permintaan obat dari pihak Rumah Sakit atau Puskesmas setempat. Obat buffer stock merupakan obat-obat yang digunakan jika terjadi bencana alam dan obat-obat untuk kejadian luar biasa (KLB) atau gawat darurat. Sedangkan obat program merupakan obat yang digunakan untuk kebutuhan program kesehatan yang telah ditetapkan secara nasional. Pihak Rumah Sakit atau Puskesmas akan memberikan surat permintaan obat kepada Kepala Suku Dinas Jakarta Pusat untuk mendapatkan persetujuan pada pihak obat program. Setelah disetujui, pihak Sumber Daya Kesehatan (SDK) Suku Dinas Kesehatan setempat akan memberikan obat tersebut dan akan didokumentasikan dalam Berita Acara Pemeriksaan.
Obat-obat tersebut sebelum didistribusikan ke Rumah Sakit dan Puskesmas, disimpan terlebih dahulu di gudang Suku Dinas Kesehatan setempat. Gudang untuk penyimpanan obat harus memenuhi persyaratan-persyaratan standar seperti tersedianya kartu stok; tersedia catatan pemusnahan obat, mutasi obat (tanggal, waktu, saksi dan cara pemusnahan); tersedianya dan jumlahnya lemari obat / rak dan palet memenuhi persyaratan; penyimpanan obat dilakukan dengan sistem labelisasi dan FEFO (First Expire Date First Out); tidak ada stok berlebihan atau obat yang tidak pernah digunakan tersimpan di rak / palet; tersedia alat pengaman ruangan (teralis); tersedia ventilasi, suhu dan penerangan yang memenuhi syarat gudang penyimpanan obat; pintu gudang obat mempunyai 2 (dua) buah kunci pengaman terpisah satu sama lainnya; adanya himbauan dilarang masuk ke gudang obat selain petugas; obat yang rusak / Expired Date disimpan terpisah dalam satu tempat khusus; kebersihan dan kerapihan selalu terjaga; dan tersedia APAR (Alat Pemadam Api Ringan).
Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat sebenarnya memiliki 2 gudang obat. Gudang obat tersebut berlokasi di daerah Tanah Abang yang berada di Puskesmas Kelurahan Tanah Abang dan berlokasi di Kantor Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat itu sendiri. Dalam implementasi sebenarnya, gudang yang berada di Kantor Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat, terdapat beberapa hal yang belum memenuhi persyaratan-persyaratan standar tersebut, seperti pintu gudang obat hanya memiliki 1 (satu) buah kunci pengaman, dan tidak menerapkan sistem labelisasi. Dalam gudang suku dinas kesehatan setempat hanya terdapat palet, mungkin dikarenakan penyimpanan obat digudang sudah disimpan dalam kardus besar, sehingga tidak diperlukan lagi lemari obat / rak. Pada alat pengaman ruangan, jendela gudang Suku Dinas Setempat juga tidak dilengkapi dengan teralis. Pada pengaturan suhu, sebenarnya suhu di gudang (28°C) sudah memenuhi persyaratan yaitu dibawah 30°C, akan tetapi pada umumnya suhu yang digunakan biasanya berkisar 25°C, sehingga suhu di Suku Dinas Kesehatan hampir tidak memenuhi persyaratan. Gudang Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat juga tidak tersedia himbauan dilarang masuk ke gudang selain petugas dan tidak tersedianya APAR (Alat Pemadam Api Ringan). Kekurangan persyaratan-persyaratan ini masih dapat ditoleransi dikarenakan gudang Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat tidak digunakan sebagai gudang untuk penyimpanan dalam jangka waktu lama akan tetapi hanya sebagai tempat penyimpanan sementara sebelum pada akhirnya disalurkan ke Rumah Sakit atau Puskesmas. Sedangkan gudang Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat yang berada di daerah Tanah Abang sebenarnya sudah memenuhi persyaratan-persyaratan penyimpanan obat. Akan tetapi gudang tersebut sudah lama tidak dipergunakan. Hal ini dikarenakan jika penempatan obat dilakukan pada gudang yang berlokasi di Tanah Abang, dipertimbangkan faktor jarak antara kantor Suku Dinas Kesehatan Jakarta Pusat dengan lokasi gudang Tanah Abang tersebut yang terpantau cukup jauh, sehingga waktu akan lebih banyak terbuang untuk perjalanan pengambilan obat pada setiap permintaan.
Seksi Sumber Daya Kesehatan (SDK) juga melakukan kegiatan pembinaan, pengawasan dan pengendalian (Binwasdal) secara rutin terhadap sarana kesehatan, seperti Apotek, Toko Obat, Usaha Kecil Obat Tradisional (UKOT), Sub Penyalur Alat Kesehatan (SUPAK) dan Perusahaan pangan Industri
Rumah Tangga (PIRT). Seksi Sumber Daya Kesehatan (SDK) melakukan Binwasdal minimal satu kali dalam setahun yang telah disesuaikan dengan jadwal binwasdal dan anggaran dana yang tersedia.
Pada pelaksanaan binwasdal terhadap sarana kesehatan apotek, diberlakukan bagi sarana apotek yang akan didirikan maupun sarana apotek yang telah lama beroperasi di kotamadya setempat. Jenis perizinan yang diberikan oleh seksi Sumber Daya Kesehatan (SDK) terhadap apotek adalah izin tetap, dimana izin tersebut berlaku selama apotek tersebut berdiri dan dimaksudkan bahwa pihak penyelenggara sudah dapat operasional penuh karena seluruh persyaratan sarana / prasarana sudah lengkap. Pelaksanaan binwasdal diperlukan untuk memantau suatu sarana kesehatan tetap dapat memenuhi persyaratan standar mutu pelayanan di apotek. Petugas pemeriksa dari Suku Dinas Kesehatan akan memberikan saran-saran untuk perbaikan bila ditemukan hal-hal yang masih kurang dan tidak sesuai. Namun bila ditemukan pelanggaran, akan diberikan peringatan baik secara lisan maupun tertulis. Jika pelanggaran masih tetap dilaksanakan oleh apotek tersebut, maka dilakukan penindakan, pemberian sanksi hingga pencabutan izin apotek.
Hal-hal yang dilakukan dalam kegiatan Binwasdal di apotek, yaitu pemeriksaan sarana apotek, pemeriksaan bangunan apotek dan kelengkapannya, melakukan pemeriksaan resep, dispensing, pemeriksaan pengaturan obat, pemeriksaan lemari narkotika, pemeriksaan kartu stok, pemeriksaan etiket dan wadah, memeriksa kelengkapan buku standar yang diwajibkan, sampling obat generik, monitoring harga obat generik, tanggal tera timbangan, dan mendata sumber daya manusia.
Dalam kegiatan Binwasdal di rumah sakit, dilakukan pemeriksaan pada sarana apotek yang terdapat di rumah sakit tersebut. Hal-hal yang dilakukan adalah pemeriksaan kelengkapan apotek, melakukan pemeriksaan resep, dispensing, pemeriksaan pengaturan obat, pemeriksaan lemari narkotika, pemeriksaan kartu stok, pemeriksaan etiket dan wadah, memeriksa kelengkapan buku standar yang diwajibkan, sampling obat generik, monitoring penggunaan obat generik, tanggal tera timbangan, dan mendata sumber daya manusia.
Kunjungan kegiatan Binwasdal pada puskesmas adalah pemeriksaan sarana pelayanan kefarmasian yang dimiliki oleh puskesmas tersebut. Kegiatan
kefarmasian yang dilakukan di puskesmas kecamatan antara lain penyaluran obat melalui apotek puskesmas kecamatan dan pendistribusian obat ke puskemas-puskesmas kelurahan. Sedangkan kegiatan kefarmasian di puskemas-puskesmas kelurahan hanya terbatas pada penyaluran obat melalui apotek puskesmas. Kunjungan dilakukan secara berkala minimal satu tahun sekali. Kegiatan Binwasdal yang dilakukan antara lain pemeriksaan keadaan apotek yang dilakukan sesuai form yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal-hal yang dilakukan dalam kegiatan Binwasdal di puskesmas, yaitu melakukan pemeriksaan resep, dispensing, pemeriksaan pengaturan obat, pemeriksaan kartu stok, sampling obat generik, monitoring obat generik, memeriksa tempat penyimpanan obat, tanggal tera timbangan, pelayanan apotek, penyerahan obat, mendata 10 penyakit terbesar di puskesmas tersebut dan mendata sumber daya manusia.
Kegiatan yang dilakukan pada Binwasdal Usaha Kecil Obat Tradisional (UKOT) antara lain melakukan pemeriksaan bangunan dan fasilitas, serta memeriksa perlengkapan dan kelengkapan sarana produksi obat tradisional. Hal- hal yang diperiksa antara lain identitas sarana, nomor izin sarana, nama badan hukum, nama penanggung jawab produksi, bangunan sarana produksi, perlengkapan produksi, dan perlengkapan khusus. Perlengkapan khusus diperiksa berdasarkan jenis produk yang dihasilkan. Produk-produk yang dihasilkan oleh Usaha Kecil Obat Tradisional (UKOT) antara lain produk obat tradisional bentuk serbuk, pil, cairan (obat dalam atau obat luar), parem, pilis, mangir, dan obat oles (salep atau krim).
Hal-hal yang dilakukan pada kegiatan Binwasdal di Perusahaan pangan Industri Rumah Tangga (PIRT) antara lain pemeriksaan lokasi dan lingkungan produksi, pemeriksaan bangunan dan fasilitasnya serta kegiatan higiene dan sanitasinya, pemeriksaan kelengkapan peralatan produksi, pemeriksaan suplai air, pemeriksaan kesehatan karyawan, pemeliharaan dan program higiene dan sanitasi, pemeriksaan pelabelan pangan, penarikan produk, pencatatan/ dokumentasi, pemeriksaan penyimpanan barang-barang kesehatan yang terkait, serta sumber daya manusia.
Sedangkan kegiatan-kegiatan Binwasdal yang dilakukan pada Toko Obat antara lain memastikan bahwa toko obat tidak menjual obat keras, psikotropik,
narkotika, serta tidak meracik obat. Selain itu, memastikan bahwa papan nama toko obat terpasang dengan baik, jelas dan terdapat keterangan bahwa „Toko Obat Berizin Tidak Menerima Resep Dokter‟. Kemudian memeriksa bahwa tersedianya APAR (Alat Pemadam Api Ringan), tersedia lemari/ rak/ etalase dengan jumlah yang cukup, pemeriksaan penempatan obat yang benar dan masih dalam kondisi yang baik, pemeriksaan bangunan dan fasilitasnya yang memadai, faktur pembelian obat tersimpan dengan baik, memeriksa pencatatan mutasi obat, dan memeriksa kartu stok obat yang tersedia.