PEMBAHASAN
4.1 Merchandising
Pengadaan barang di outlet-outlet mitrasana dilakukan oleh bagian
merchandising. Bagian merchandising ini menangani pembelian barang dagang,
barang klinik dan barang laboratorium yang dibutuhkan pada masing-masing outlet. Pemenuhan barang di Mitrasana dilakukan melalui beberapa cara yaitu
replenishment, order cito/urgent dan order non reguler. Prinsip dasar replenishment adalah barang yang di-replenish ke outlet adalah barang yang
termasuk alokasi awal outlet dan alokasi tambahan. Jumlah yang di replenish sesuai jumlah yang terjual dalam kurun waktu tertentu (1 minggu) dan disesuaikan dengan minimal stock yang harus ada (dipilih yang terbesar). Langkah-langkah replenishment yaitu :
a. Pengambilan data dari inventory level masing-masing outlet
b. List item yang di replenish ke outlet diberikan ke departemen logistik
c. Barang yang tidak ada stok (tidak di buffer stock di logistik) akan dibuatkan purchase order oleh merchandiser
d. Barang yang dikirimkan dari supplier akan memenuhi sisa item yang diperlukan untuk replenishment
Untuk pemesanan dengan menggunakan order cito/urgent dan order non reguler dilakukan oleh outlet induk itu sendiri. Order cito/urgent dapat dipesan setiap hari kerja dan jam kerja. Order cito/urgent hanya dibuat dalam kondisi: a. Pesanan customer dan customer dipastikan tidak membatalkan pesanan
b. Sedapat mungkin customer memberikan DP (down payment) atau memberikan PO (purchase order) tertulis
c. Selalu diperhatikan bahwa harga jual sudah diinformasikan ke customer. Sedangkan order non reguler dibuat dengan mempertimbangkan pengiriman barang berdasarkan replenishment. Order non reguler dibuat berdasarkan perkiraan outlet untuk menambah jumlah barang di luar perhitungan
Universitas Indonesia 4.2 Logistik
Bagian logistik bertugas untuk menyimpan dan mengalokasikan barang yang dibutuhkan ke outlet. Pendistribusian barang dari logistik sudah tertera di jadwal pengiriman untuk masing-masing outlet. Jadwal pengiriman logistik dapat berubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan disesuaikan dengan situasi dan kondisi. Logistik hanya akan menginformasikan pengiriman yang tertunda khusus untuk permintaan cito yang dikonfirmasikan oleh outlet. Serah terima barang dari logistik ke outlet maupun dari outlet ke logistik perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
a. Dokumen serah terima: - Pengirim
- Penerima b. Barang :
- Nama barang dan jenis barang - Satuan hitung
- Jumlah/ quantity - Kondisi barang
- ED (Expired Date) barang 4.3 Lingkungan apotek
Apotek Mitrasana Kelapa Gading merupakan salah satu gerai yang dimiliki Mitrasana Kalbe. Apotek Mitrasana Kelapa Gading terletak di Jalan Boulevard Gading Timur. Letak Apotek Mitrasana cukup strategis yaitu dekat dengan pemukiman dan perumahan penduduk yang cukup padat, serta dekat dengan beberapa rumah sakit. Apotek ini juga terletak di samping jalan dua arah yang cukup ramai dilalui kendaraan, seperti kendaraan pribadi dan kendaraan umum sehingga mudah untuk dicapai. Lokasi yang strategis ini juga didukung dengan sarana sekolah dan restoran serta usaha lain yang padat pengunjung.
Pada bagian depan Apotek Mitrasana terdapat halaman yang dapat digunakan sebagai tempat parkir dengan kapasitas tiga buah mobil dan beberapa sepeda motor. Bangunan Apotek Mitrasana berbentuk ruko panjang ke belakang yang terbagi menjadi beberapa ruangan, antara lain ruang display produk, ruang
Universitas Indonesia
samping sebagai counter untuk penerimaan resep; kasir; penyerahan obat; ruang tunggu pasien, ruang praktek dokter, dan ruang penyimpanan dan peracikan obat.
Pada ruang display produk terdapat gondola-gondola (rak) sebagai tempat produk obat diletakkan dengan penyajian menyerupai minimarket. Ruang samping sebagai counter diberi papan dengan tulisan timbul yang memberi petunjuk kepada pasien untuk mengenali tempat penerimaan resep, kasir, dan pengambilan obat. Di counter terdapat lemari etalase dari dengan tinggi sekitar 1,2 meter dan lemari etalase kaca pada tembok belakang counter yang menjulang hingga plafon. Pada ruang tunggu disediakan empat kursi besi yang nyaman. Jumlah tempat duduk di ruang tunggu termasuk mencukupi, dilihat dari jumlah konsumen yang datang ke apotek setiap hari tidak melebihi kapasitas tempat duduk, terlebih pelayanan yang diberikan termasuk cepat. Di bagian belakang ruang counter terdapat ruang dalam yang digunakan sebagai tempat penyimpanan obat keras dan ruang racik serta ruang kerja untuk keperluan administratif apotek. Untuk menjamin stabilitas obat selama penyimpanan dan kenyamanan tenaga kerja saat melakukan pekerjaannya, ruang racik dilengkapi dengan pendingin ruangan atau air conditioner (AC). Pertimbangan yang sama dilakukan untuk semua ruangan yang ada di Apotek Mitrasana. Dengan adanya AC di ruang tunggu diharapkan dapat meningkatkan kenyamanan pasien. Desain ruang racik Apotek Mitrasana menempatkan meja racik dengan wastafel untuk pencucian peralatan racik pada sisi tembok dengan lemari gantung di atasnya dan pada sisi tembok lainnya adalah rak-rak sebagai tempat penyimpanan obat keras. Ruang tersebut juga dilengkapi dengan satu lemari pendingin untuk penyimpanan obat dengan suhu penyimpanan khusus. Di ruang tengah apotek disediakan toilet yang dilengkapi wastafel untuk karyawan dan pasien (konsumen).
4.4 Pengadaan Barang di Apotek
Apotek Mitrasana Kelapa Gading tidak memiliki gudang penyimpanan obat. Pengadaan obat di apotek Mitrasana dilakukan oleh kantor pusat. Gudang penyimpanan obat untuk Apotek Mitrasana terletak di kantor pusat. Apotek tidak melakukan pemesanan barang, namun pada waktu tertentu setiap outlet akan mendapatkan alokasi barang yang sudah ditentukan oleh kantor pusat berdasarkan tingkat penjualan oleh masing-masing outlet. Arus uang tidak
Universitas Indonesia
menjadi fakor pertimbangan karena diatur oleh bagian keuangan di pusat. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dengan menghemat biaya pemeliharaan stok dan perawatan gudang. Alokasi dikirim melalui sistem jaringan Mitrasana yang akan diterima secara langsung oleh bagian pembelian di pusat. Permintaan dilakukan dua kali dalam seminggu untuk mencegah adanya stok mati atau obat yang kadaluarsa (akibat terlalu lama disimpan) sehingga perputaran barang lancar dan penyebab kerugian apotek dapat ditekan. Namun untuk barang yang dibutuhkan cepat maka outlet dapat melakukan pemesanan barang cito kepada bagian pembelian di kantor pusat. Jangka waktu barang cito datang selama 24 jam Pembelian barang tidak dilakukan apotek sendiri tetapi oleh bagian pembelian di pusat.
Pada saat barang alokasi datang, dilakukan pemeriksaan kesesuaian jenis dan jumlah barang antara barang yang diserahkan dengan daftar barang yang tertera pada faktur daftar permintaan yang disetujui. Selain jumlah dan jenis, juga diperiksa nomor batch dan tanggal kadaluwarsa antara barang yang datang dengan yang tertera di faktur serta dilakukan pemeriksaan fisik terhadap barang yang datang. Apabila barang yang datang dengan faktur sudah sesuai, maka faktur diberi tanggal penerimaan, nomor urut, stempel apotek dan ditandatangani oleh penerima. Setelah serah terima faktur dan barang selesai, dilakukan pemindahan data barang yang datang melalui sinkronisasi dengan data yang dikirim dari logistik pusat. Stok yang tersedia akan disesuaikan secara otomatis dengan barang yang datang. Pengeluaran barang pada saat transaksi dengan konsumen diproses langsung menggunakan sistem komputasi sehingga stok yang keluar masuk akan disinkronisasi secara otomatis dengan sistem.
Selain pembelian secara umum, barang di Apotek Mitrasana Kelapa Gading juga berasal dari titipan atau konsinyasi. Sistem yang diberlakukan adalah apabila barang tersebut terjual maka apotek akan menerima komisi, barang dengan sistem ini dapat dikembalikan apabila tidak laku terjual hingga batas waktu yang disepakati atau batas kadaluarsa barang. Barang – barang dengan sistem demikian umumnya merupakan sediaan herbal dan vitamin, suplemen makanan, serta produk kesehatan lain.
Universitas Indonesia 4.5 Tata letak produk
Peletakan produk di Apotek Mitrasana Kelapa Gading menggunakan beberapa jenis lemari atau rak penyimpanan yang terbagi menjadi tiga ruang besar. Ruang display yang terletak pada paling depan apotek mempunyai sususan beberapa tingkat rak-rak besi yang disebut gondola dengan penataan menyerupai mini market. Barang yang ditampilkan di ruang ini adalah obat bebas dan perbekalan untuk higenitas diri. Barang-barang ditata berdasarkan beberapa kelompok seperti sediaan topikal bebas, over the counter (OTC), herbal, skin
care, oral care, baby care, hair care, dll.
Ruang counter yang terletak di bagian samping apotek mempunyai susunan etalase yang mempermudah konsumen atau pasien untuk memilih produk yang diinginkan. Pada etalase yang berdiri di lantai, tersusun kelompok obat simptomatik untuk batuk, pilek, dan sakit kepala baik yang kombinasi maupun tunggal. Pada etalase kaca yang menempel pada tembok, tersusun kelompok suplemen makanan, suplemen kesehatan dan alat kesehatan seperti nebulizer , alat pengukur kadar gula dalam darah, jarum sekali pakai untuk pemeriksaan kadar gula darah, dll. Obat-obat yang ditampilkan di ruang ini adalah obat-obat bebas dan bebas terbatas.
Obat ethical (obat keras) disimpan di ruang racik yang terletak di paling belakang apotek. Penyusunan obat ini pada rak-rak kaca bertingkat yang tertempel di tembok. Penyusunan obat ethical berdasarkan kelompok obat keras dan obat hormon, masing-masing disusun berdasarkan abjad. Pada sisi tembok lainnya terdapat beberapa kotak rak dari kayu yang digunakan untuk meletakkan sediaan mata dan telinga. Kotak rak bagian atas sebagai tempat penyimpanan obat generik. Obat yang mendekati batas kadaluwarsa (dalam waktu tiga hingga enam bulan ke depan) ditempatkan di sudut ruang racik, dikelompokkan sesuai dengan bulan kadaluwarsa dan dibuat daftar sehingga pencatatan jelas. Apabila memungkinkan, maka obat tersebut didahulukan untuk dijual atau dipersiapkan proses retur ke distributor melalui logistik. Apabila pada saat batas kadaluarsa tiba sedangkan obat tersebut tidak terjual atau tidak dapat diretur ke distributor, maka obat tersebut akan dimusnahkan.
Universitas Indonesia
Dalam rangka mengurangi dan mencegah terjadinya kerugian akibat obat kadaluarsa, penjualan atau pengeluaran barang atau obat di apotek dilakukan dengan menggunakan sistem FEFO (First Expired First Out). Sistem ini menyusun barang yang baru datang (umumnya batas kadaluarsa panjang) pada bagian dalam atau bagian bawah tumpukan obat sehingga obat-obat yang lama akan terjual terlebih dahulu. Pengeluaran barang atau obat di Apotek Mitrasana Kelapa Gading dapat terjadi karena pembelian yang dilakukan pasien atau konsumen baik pembelian dengan resep maupun pembelian untuk swamedikasi, dan pengiriman barang atau obat ke gerai Apotek Mitrasana lain sesuai permintaan.
Setelah mengirimkan barang ke gerai Mitrasana lain, gerai pengirim akan mengirimkan stok barang yang dikirimkan melalui sistem jaringan Mitrasana. Stok yang dikirimkan akan diterima oleh gerai penerima secara manual sehingga jumlah stok dalam sistem akan melakukan sinkronisasi dan berubah menjadi stok setelah menerima barang kiriman.
4.6 Administrasi apotek
Pengelolaan resep di Apotek Mitrasana Kelapa Gading sudah dilakukan dengan baik. Semua resep yang diterima dan dikerjakan, disimpan per hari berdasarkan nomor urut resep. Resep-resep tersebut akan disimpan selama tiga tahun. Setelah periode tiga tahun, dilakukan pemusnahan resep dengan membuat berita acara, yang dilaporkan kepada Suku Dinas Kesehatan Jakarta Utara. Apotek Mitrasana Kelapa Gading juga melayani penebusan obat golongan narkotika dan psikotropika. Pelayanan resep dalam hal kecepatan dan ketepatan selalu ditingkatkan untuk meningkatkan kepuasan pasien. Pada pelayanan resep, informasi umum sesuai perintah dokter selalu disampaikan ke pasien, namun pemberian konseling obat masih jarang dilakukan. Segala administrasi di Apotek Mitrasana Kelapa Gading telah dilakukan secara terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja apotek. Sistem jaringan yang digunakan merupakan program khusus yang meliputi pencatatan pembelian, persediaan, dan penjualan barang-barang di apotek beserta keterangan dari barang tersebut. Sistem ini sangat bermanfaat bagi informasi seputar apotek yang lebih terintegrasi, misalkan
Universitas Indonesia
informasi mengenai arus barang di apotek, termasuk hal pengeluaran barang karena sistem ini terhubung langsung dengan kasir.
4.7 Layanan NHD (Nutritional Home Delivery)
Selain pelayanan apotek dan klinik, Mitrasana Kelapa Gading juga melakukan pelayanan NHD (Nutritional Home Delivery). NHD merupakan salah satu unit usaha Kalbe yang menyediakan layanan antar produk-produk nutrisi Kalbe. Produk-produk yang dilayani pada umumnya berupa susu baik bagi anak, ibu, serta lansia dan makanan rendah gula bagi penderita diabetes mellitus. Apotek Mitrasana Kelapa Gading mempunyai gudang penyimpanan bagi produk-produk NHD. Penjualan produk-produk NHD pada gerai Mitrasana bersifat pasif, di mana Mitrasana tidak mencari konsumen secara langsung, melainkan tele dari NHD yang berkomunikasi langsung dengan konsumen melalui telepon. Tele akan mengirimkan detil pemesanan tiap pasien (Service order) ke gerai melalui sistem jaringan NHD. Service order yang diterima kemudian dicetak sebagai bentuk bon atau faktur bagi konsumen yang telah memesan NHD. Selanjutnya petugas apotek membantu menyiapkan obat dari bon atau faktur yang diterima dari sistem dan dicetak. Setelah produk disiapkan, pada jam tertentu para delivery man dari NHD akan mendatangi apotek dan mengantarkan produk NHD yang sudah disiapkan petugas apotek ke alamat yang tertera di bon atau faktur.
46 Universitas Indonesia