Informasi yang perlu tercantum dalam Papan Nama Proyek ini antara lain : Wilayah administratif kegiatan (kelurahan, kecamatan &
1. Pembentukan Tim Pengadaan,
o Tim ini dibentuk dan
ditetapkan oleh BKM/UPL.
o Jumlah Tim
Pengadaan minimal terdiri dari 5 orang dan harus berjumlah ganjil;
o Anggota Tim
Pengadaan harus terdapat wakil UPL dan KSM terkait dan boleh ditambah pihak ketiga yang dianggap lebih mampu (tidak boleh Konsultan PNPM duduk
sebagai Anggota Tim Pengadaan) Selambat-lambatnya 1 hari setelah BKM melakukan pencairan Dana ke rekening KSM Selambat-lambatnya 1 hari sebelum pengumuman
2 hr BKM/UPL Terbentuknya Tim Pengadaan
Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan
No. Uraian Kegiatan
Mulai Selesai
Penanggung
Durasi jawab
2 Penyusunan dokumen
pengadaan
Contoh bentuk Dokumen RKS, terlampir. Selambat-lambatnya 1 hr sebelum Pendaftaran/ pengambilan dokumen 2 hr Tim
Pengadaan Dokumen pengadaan/RKS yang minimal memuat :
Nama/Volume/Spesifikasi Teknis Pekerjaan, Sumber Dana,
Tempat Pekerjaan dan Pemberi pekerjaan; Jadwal Pengadaan (Penjelasan Kantor/Lapangan, Pemasukan Penawaran), Ketentuan Penawaran (bentuk surat penawaran, bentuk Rincian Harga Penawaran, Cara
penyampaian penawaran), persyaratan penyedia jasa, Metode Evaluasi Penawaran.
3 Pengumuman selambat-lambatnya 1 hari setelah Ada-nya Tim Pengadaan Tim Pengadaan
Pengumuman melalui media yang ada. Diupayakan informasi ini dapat diketahui oleh pihak pemasok yang ada di desa setempat/terdekat;
4 Pendaftaran Peserta &
Pengambilan Dokumen pada hari dikeluarkan-nya pengu-muman. Selambat-lambatnya 3 hr sejak pengumman 3 hr Tim Pengadaan
Daftar Peserta & Tanda Terima Dokumen Pengadaan
5 Undangan/Penyampaian
Undangan kepada Calon Peserta untuk mengikuti Penjelasan Kantor Sejak hari pertama pendaftaran Selambat-lambatnya 1 hari setelah berakhirnya pengambilan dokumen 3 hr Tim
Pengadaan Undangan diterima Pemasok
19
Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan
No. Uraian Kegiatan
Mulai Selesai Penanggung Durasi jawab 6 Penjelasan Kantor (diikuti Penjelasan Lapangan bila diperlukan) 1 hari setelah berakhirnya pendaftaran - 1 hr Tim
Pengadaan Daftar Hadir Peserta Pemasok dan BA Penjelasan
(masing-masing untuk kantor & Lapangan)
7 Pemasukan,
Pembukaan Penawaran, Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang (Musyawarah Pengadaan) Catatan : Untuk meningkatkan transparanasi dan akuntabilitas kegiatan maka pada acaran : Pemasukan,
pembukaan, Evaluasi & Penetapan Pemenang ini, Tim Pengadaan harus mengundang seluruh anggota KSM terkait, wakil BKM, wakil UPL, Kepala
Desa/Lurah, Tomas setempat dan Faskel.
3 hr setelah penjelasan kantor
Pada Jam yang disepakti oleh Tim & seluruh Peserta
Pemasok bahwa Pembukaan Penawaran telah selesai hari yang sama dengan pemasukan)
1 hr Tim
Pengadaan ¾ Daftar Hadir seluruh Peserta (baik Peserta undangan
maupun Peserta Pemasok) ¾ BA Hasil Pemasukan,
Pembukaan Penawaran, Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang ¾ Sebaiknya Daftar Hadir
Pemasok dan Undangan dibuat terpisah.
Penjelasan Tatacara Pemasukan, Pembukaan Penawaran, Penilaian/Evaluasi Penawaran & Penetapan Pemenang :
1. Peserta Pemasok menyampaikan penawaran dalam satu sampul tertutup kepada Tim Pengadaan, selanjutnya peserta mengisi daftar hadir;
2. Setelah waktu/Jam yang ditentukan (sesuai jadwal pemasukan pada dokumen pengadaan) untuk pemasukan Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana
Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan
No. Uraian Kegiatan
Mulai Selesai Durasi
Penanggung jawab
selesai, Tim Pengadaan menyampaikan kepada peserta bahwa waktu pemasukan penawaran telah selesai/ditutup; 3. Tim Pengadaan meminta 2 orang dari wakil peserta pemasok yang berbeda untuk menjadi saksi;
4. Tim membuka satu-persatu penawaran yang di terima dihadapan seluruh peserta/undangan yang hadir, lalu membacakan kelengkapan dokumen penawaran yang disampaikan (besarnya nilai penawaran, Surat Pernyataan Kesanggupan Pengadaan dan Surat Pernyataan Kebenaran Usaha);
5. Segera setelah poin 2 selesai, Tim secara langsung melakukan pengecekan kebenaran hasil perkalian/penjumlahan nilai biaya penawaran seperti yang tertera pada Rincian harga penawaran yang diajukan pemasok (koreksi aritmetika), lalu menyampaikan kebenaran atau kesalahan yang terjadi apabila ditemukan.
6. Apabila ditemukan perbedaan antara Nilai Penawaran yang ditulis dalam Angka dan Huruf maka Nilai yang dipakai harus yang tertera sesuai tulisan huruf.
7. Apabila hasil koreksi aritmetika ditemukan ada kesalahan maka Nilai akhir penawaran peserta yang digunakan adalah nilai hasil koreksi aritmetika (bukan sebagaimana yang tertulis dalam surat penawaran).
8. Apabila ada Nilai penawaran pemasok yang berubah menjadi terendah diantara seluruh penawaran yang ada, maka Tim wajib melakukan klarifikasi langsung kepada pemasok bersangkutan yang hadir, apakah masih sanggup menyediakan seluruh bahan/alat sesuai volume dan spesifikasi yang dipersyaratkan? Apabila untuk menjawab pertanyaan tersebut, pemasok yang bersangkutan membutuhkan waktu untuk klarifikasi/konfirmasi kepada atasannya/Tuan Toko, maka Tim harus menyepakati dengan seluruh peserta besarnya tambahan/kelonggaran waktu yang akan diberikan pemasok tersebut. Apabila sesuai waktu yang diberikan tidak ada tanggapan atau tanggapannya menyatakan tidak mampu maka langsung dinyatakan bahwa pemasok tersebut GUGUR.
9. Dalam proses pengadaan ini sedapat mungkin diupayakan tidak ada peserta yang gugur, kecuali (peserta dinyatakan gugur) apabila :
a. Didalam Dokumen Penawarannya tidak terdapat rincian harga penawaran; b. Dinyatakan gugur berdasarkan prosedur poin 8 diatas.
c. Ketiadaan salah satu atau ketiga-tiganya dari surat pernyataan tidak menuntut ganti rugi, pernyataan kesanggupan penyediaan bahan/alat yang diadakan dan surat Pernyataan Kebenaran Usaha, tidak dapat menggugurkan pemasok, kecuali bila pemasok yang bersangkutan tidak dapat menyediakan surat-surat tersebut dalam waktu 2 jam (waktu ini hendaknya disepakati bersama oleh semua peserta).
d. Peserta/Pemasok yang tidak mengambil dokumen dan atau tidak mengikuti Acara Penjelasan Kantor/Lapangan tidak dapat dijadikan alasan untuk digugurkan.
10. Panitia menetapkan peringkat pemenang berdasarkan urutan nilai penawaran dari nilai terendah sampai tertinggi;
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 21
Jadwal Pelaksanaan Output/Hasil Kegiatan
No. Uraian Kegiatan
Mulai Selesai Durasi
Penanggung jawab
11. Peserta dengan Peringkat Pemenang Pertama dinyatakan sebagai Pemenang sekaligus berhak melakukan perjanjian Kerjasama dengan KSM.
8 Penandatangan
Perjanjian Kerjasama antara KSM selaku Pemberi Kerja dengan Pemasok Selambat-lambatnya 2 hari setelah Pengumuman Pemenang
2 hr Ketua KSM Surat Perjanjian Pengadaan
Bahan/Alat.
Catatan :
Bentuk perjanjian kerjasama ini dapat berbentuk Harga Satuan atau Lampsum dan tanpa kompensasi berupa kenaikan harga meskipun ada perubahan harga kemudian hari;
Sedangkan untuk pelaksanaan Pengadaan secara Khusus pada prinsipnya dilaksanakan oleh Tim Pengadaan dan langsung dapat dilakukan negosiasi harga (sampai dilokasi) sesuai volume & spesifikasi bahan/alat yang dibutuhkan. Dalam hal ini pihak pemasok tetap harus memberikan dokumen penawaran sebelum negosiasi harga kepada Tim Pengadaan (dalam metode ini harus tetap ada dokumen penawaran dari pahak toko/pemasok) dan menjadi bahan pertanggungjawaban tim pengadaan. Sedangkan untuk langkah-langkahnya teknis lainnya dapat dilakukan penyesuain pada langkah - langkah pengadaan terbatas.
Suplemen Teknis : Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 22