Informasi yang perlu tercantum dalam Papan Nama Proyek ini antara lain : Wilayah administratif kegiatan (kelurahan, kecamatan &
1 Pengadaan Secara
Langsung atau tanpa
penawaran dari minimal 3 toko, yaitu Pengadaan yang dilakukan oleh KSM (minimal 2 orang) secara langsung bahan/alat yang dibutuhkan
pada toko/suplier setempat/terdekat dengan
mengacu pada harga satuan hasil survey sebelumnya.
sampai dengan Rp. 15 Juta
Pengadaan Perjenis Bahan Bangunan dan atau Sewa perjenis Peralatan Konstruksi yang dilakukan secara bertahap atau sekaligus, disatu toko/pemasok tertentu dengan nilai total pembelian
tidak melebihi Rp. 15 Juta).
Contoh:
Pembelian bahan semen atau pasir saja pada satu toko tertentu dengan nilai
masing-masing tidak melebihi Rp.15 juta);
Pembelian bahan yang sama seperti Kayu Jembatan sekaligus (Tiang, Gelagar, Lantai, Sandaran) disatu toko tertentu dengan jumlah nilai keseluruhannya tidak melebihi Rp.15 juta); 2 Pengadaan Secara
Terbatas, yaitu pengadaan
yang harus menggunakan pihak ketiga sebagai
lebih besar dari Rp. 15 Juta
Pengadaan Perjenis Bahan Bangunan dan atau Sewa perjenis Peralatan Konstruksi yang dilakukan secara
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 14 No Metode Pengadaan Batasan Nilai Biaya Penjelasan
pemasok (minimum ada penawaran dari 3 toko/pemasok setempat yang
berbeda). Dilakukan oleh Tim Pengadaan yang dibentuk oleh BKM selaku Penanggungjawabnya.
Proses Pemasukan Penawaran sampai Penetapan Pemenang dilakukan melalui Forum ”Musyawarah”
bertahap atau sekaligus, disatu toko/pemasok tertentu dengan nilai total pembelian
melebihi Rp. 15 Juta). Contoh :
Pembelian bahan Pipa Air Bersih saja atau kayu jembatan atau sewa mesin gilas saja pada satu toko/pemasok tertentu dengan nilai masing-masing melebihi Rp.15 juta);
Pembelian bahan
Kabel/Seling Jembatan Gantung sekaligus (Seling Utama, Penggantung, Angin dan Aksesoris), pada satu toko tertentu dengan jumlah
nilai keseluruhannya melebihi Rp.15 juta);
Sewa peralatan secara bersama oleh beberapa KSM, seperti mesin gilas pada satu pemasok tertentu dengan nilai sewa total melebih Rp. 15 Juta)
Dalam keadaan tertentu dimana Metode Pengadaan Terbatas ini tidak dapat dilakukan, karena calon pemasok/toko yang menyediakan bahan/alat yang diperlukan hanya ada satu (satu-satunya) diwilayah provinsi bersangkutan dan atau karena calon pemasok/toko penyedia bahan/alat tersebut berada diluar wilayah provinsi bersangkutan maka metode pengadaa terbatas ini
dapat dilakukan secara khusus. Kata kuncinya adalah jika jumlah calon
pemasok/toko yang ada, hanya ada satu-satunya diwilayah provinsi lokasi KSM dan atau kedudukan toko/pemasok berada diluar wilayah provinsi KSM bersangkutan.
Penggunaan metode khusus ini hanya dapat dilakukan apabila telah mendapat persetujuan dari KMW/Askot Infrastruktur. Contohnya adalah Pembelian bahan Kabel/Seling Jembatan Gantung sekaligus (Seling Utama, Penggantung, Angin dan Aksesoris),dll, pada satu toko tertentu dengan jumlah nilai keseluruhannya melebihi Rp.15 juta).
Sebagai bagian dari metode Pengadaan Terbatas maka Pengadaan khusus ini juga dilakukan oleh Tim Pengadaan yang dibentuk oleh BKM selaku
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 15 Batasan nilai/biaya pembelian bahan bangunan atau sewa peralatan sebagaimana diuraikan pada Metode pengadaan diatas haruslah dilihat
per-jenis bahan bangunan/peralatan dan bukan hanya pada nilai
keseluruhan pembelian/sewa yang dilakukan saja, misalnya pengadaan sekaligus pasir + semen + besi (paket) disatu toko, meskipun nilai total keseluruhannya melebihi Rp. 15 Juta tetapi diantara ketiga jenis bahan tersebut tidak ada yang bernilai diatas Rp. 15 Juta sendiri maka pengadaan ini dapat dilakukan dengan metode pengadaan secara langsung. Dan sebaliknya bila salah satu diantaranya terdapat nilai diatas Rp. 15 Juta maka bahan tersebut harus dilakukan dengan metode Pengadaan Terbatas.
Penjelasan terkait Metode pengadaan ini juga dapat dilihat pada ”Buku Suplemen Teknis : Persiapan & Perencanaan Teknis, bagian Penyusunan Rencana Pengadaan Bahan/Alat”.
Adapun tatacara Pelaksanaan Kedua Metode Pengadaan tersebut adalah sebagai berikut :
1) Tatacara Pelaksanaan Pengadaan Langsung
Pelaksanaan Pengadaan Secara Langsung atau tanpa penawaran dari toko, dilaksanakan secara langsung oleh KSM minimal terdiri dari 2 orang, dengan langkah-langkah berikut :
a. Tentukan jenis-jenis bahan/alat yang akan dibeli/dipesan. Acuan yang digunakan adalah Daftar Rencana Pengadaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Beberapa hal perlu diperhatikan disini adalah :
(1) Pembelian material/alat harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dilapangan pada saat itu, sebab jika pembelian terlampau banyak (tidak terkontrol) maka dapat berlebih (merupakan pemborosan), akibatnya dana yang ada bisa-bisa tidak cukup untuk membeli bahan lain atau membayar upah, dll). (2) Harus memperhatikan kecukupan dana yang ada untuk
kebutuhan lain, misalnya membayar upah pekerjaan dilapangan (pemasangan bahan yang dibeli). Hal ini penting untuk menjaga agar kegiatan dilapangan tetap berjalan terus-menerus (ada kemajuan pekerjaan). Jangan sampai dilakukan pembelian bahan/alat tetapi tidak dapat dipasang dilapangan karena tidak ada dana untuk membayar upah kerja;
(3) Harus memperhatikan kemampuan gudang untuk menyimpan bahan/alat yang dibeli secara baik dan aman, karena kalau sampai pembelian material terlampau banyak sedangkan ruang gudang tidak cukup maka bisa mengakibatkan bahan yang dibeli bisa rusak/hilang sebelum digunakan.
(4) Harus selalu memperhatikan/membandingkan total volume pembelian yang sudah dilakukan dengan volume yang
Bagian 2. Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Sarana & Prasarana 16 direncanakan pada RAB untuk tiap jenis bahan, apabila ditemukan kemungkinan bahwa volume pembelian akan melebihi volume RAB maka segera lakukan konsultasi dengan Tim Konsultan.
b. Tetapkan Toko/Pemasok yang akan memasok bahan/alat tersebut. Acuan yang digunakan adalah Daftar Rencana Pengadaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
c. Buat Surat Pesanan Bahan/Alat yang ditujukan kepada Toko/Pemasok yang dipilih. Penting untuk diperhatikan bahwa surat pesanan ini agar sampaikan juga ke bagian keuangan/Bendahara KSM untuk persiapan pembayarannya.
d. Bahan yang diterima di proyek harus diperiksa kesesuaian jumlah dan kualitasnya, kemudian dicatat pada Nota Penerimaan Bahan untuk selanjutnya dapat langsung dipergunakan dilapangan atau disimpan sementara digudang dengan aman dan baik. Penting untuk diperhatikan, agar Nota Penerimaan Bahan/Alat ini juga disampaikan kebagian bendahara/keuangan untuk pembayarannya.
e. Tatacara pembayaran material/alat dilakukan oleh bendahara atau bagian keuangan KSM.
Beberapa Ketentuan Umum berkaitan dengan pengadaan ini :
1. Pihak KSM/Panitia selaku pelaksana kegiatan pembangunan infrastruktur dalam melakukan proses Pengadaan harus berpedoman pada metode pengadaan yang telah ditetapkan diatas;
2. Pelaksanaan pengadaan oleh pihak KSM (metode langsung) atau Tim Pengadaan (metode Terbatas) pada toko/pemasok yang menyediakan bahan bangunan atau menyewakan peralatan konstruksi. Dan tidak boleh menggunakan pihak ketiga/perantara (orang atau badan yang bukan pemasok/toko), kecuali sebagi fasilitator saja;
3. Sebagai pedoman harga bagi KSM/Panitia dalam pelaksanaan pengadaan Bahan/alat untuk kegiatan pembangunan Infrastruktur adalah HARGA SATUAN BAHAN/ALAT HASIL SURVEY minimal dari 3 pemasok setempat/terdekat;
4. Bagi KSM/Panitia yang melaksanakan kegiatan pembangunan infrastruktur lebih dari 1 (satu) bulan maka sebelum melakukan kegiatan pengadaan bahan/alat pada bulan berikutnya, terlebih dahulu harus melakukan kembali survey harga;
5. Untuk meningkatkan kualitas/mutu bangunan maka sangat penting untuk dipertimbangkan agar menggunakan peralatan konstruksi, khususnya pekerjaan pemadatan pada jalan perkerasan (Sirtu/Kerikil, Telford/Makadam);
6. Tidak dibenarkan personil Tim KMW/Konsultan duduk sebagai Tim Pengadaan atau sebagai Pelaksana Pengadaan dan Pemasok.