5.3 Pengembangan Sistem Informasi
5.3.3 Pembuatan Definisi Sistem
Definisi Sistem merupakan suatu deskripsi singkat mengenai sistem yang akan dibuat yang dijelaskan dalam bahasa sederhana, sehingga mudah dimengerti oleh orang awam. Hal ini berguna untuk mempermudah komunikasi antara pengembang sistem informasi serta pihak perusahaan yang tidak secara dalam mempelajari sistem informasi.
Dalam diagram dibawah ini dapat digambarkan sistem informasi yang akan dibuat sesuai dengan model yang ada di Departemen QA. Dalam hal ini , Sistem informasi akan dikelompokkan berdasar pengguna sistem yang akan menggunakan sistem informasi ini dan tugas yang dimiliki oleh setiap pengguna sistem. Sistem informasi ini dirancang sedekat mungkin dengan sistem sebenarnya sehingga akan mempermudah penggunaan dan implementasi di lapangan.
Karena keterbatasan waktu dan tempat, maka Sistem yang dibahas akan dikembangkan sebatas prototype yang akan membahas salah satu bidang dari departemen QA, yaitu bagian Grid Casting.
Definisi sitem yang dibuat ada 2 macam, yang berbentuk Rich Picture dapat dilihat pada gambar 5.11 dibawah ini. Dan juga dalam bentuk penjelasan yang menggunakan kriteria FACTOR ( Functionality, Application Domain, Conditions, Technology, Objects, Responsibility ).
Definisi Sistem dalam bentuk Gambar
Workstation
KEPALA PRODUKSI Kepala Produksi
Menangani Produk yang tidak sesuai
standar serta
Sistem Informasi SQC
Workstation STAFF QA
Staff QC memiliki wewenang untuk mencetak laporan secara periodik untuk diserahkan kepada Kepala Dept QA
Printer Kepala Dept QA
dapat mengubah
Gambar 5.12 System Definition dalam bentuk Rich Picture
Definisi Sistem dalam bentuk Penjelasan
Sistem Informasi SQC yang akan dibuat di Yuasa Battery adalah sebuah Sistem Informasi yang berguna untuk memantau kualitas komponen Aki hasil produksi . Karena keterbatasan sumberdaya dan waktu, maka pembahasan akan dibatasi pada bagian Grid Casting saja.
Sistem informasi ini akan berfungsi sebagai alat monitor proses dan komunikasi di lantai produksi. Pengguna yang akan menggunakan sistem ini adalah Kepala Departemen Quality Assurance ( Ka.Dept QA ) , Staff Departemen Quality Assurance ( Staff QA ) , Kepala Departemen Produksi (Ka.Dept Produksi ) , serta orang yang bertugas untuk inspeksi ( Inspektor ) di lapangan.
Untuk mempermudah kerja setiap pengguna ini, Sistem informasi harus dapat diakses dari lokasi yang mudah dijangkau oleh setiap orang ini, seperti :
1. Inspektor berada di lantai produksi dan bersifat berpindah – pindah dari proses satu ke proses lainnya.
2. Ka.Dept produksi yang berada di kantor bagian produksi diatas lantai produksi 3. Ka.Dept QA dan Staff QA yang berada di ruang belakang dekat Waste Water
treatment.
Oleh karena itu Sistem ini akan menggunakan jaringan yang mudah diakses dari seluruh bagian pabrik. Inspektor akan menggunakan PDA atau PC yang berada di lantai produksi, Staff QA dan Ka.Dept QA akan menggunakan PC yang berada di kantor QA, serta Ka.Dept Produksi akan menggunakan PC yang berada di kantornya. Sistem terdistribusi ini akan berpusat pada Server yang berada di kantor QA dan terhubung melalui jaringan. Karena di pabrik banyak menggunakan asam, maka jalur kabel akan digantikan oleh WiFi, yang juga mendukung komunikasi bergerak pada PDA.
Data Inspeksi akan diInput oleh Inspektor dari lantai produksi, data ini dikelompokkan berdasar Tanggal, Bulan, Tahun, Grup, No.Mesin, dan Shift. Data inspeksi bagi produk Grid ini dkelompokkan pada 3 macam, Data Berat Grid, Data Tebal Grid, dan Data Penampilan Grid. Data Berat dan DataTebal Grid merupakan Data
dapat sekali diinput, Sebelum disimpan, data ini akan dihitung dahulu oleh sistem untuk mengurangi proses pada saat membuat laporan. Setelah tidak terpakai, umumnya setelah 5 tahun, Data Inspeksi ini akan dihapus , dan yang memiliki hak untuk menghapusnya adalah Ka.Dept QA.
Apabila dalam inspeksi terdapat lot yang cacat, maka lot ini akan diinput pada Data Produk Tak Standar dan memiliki identifikasi yang sama dengan Grid yang lain.
Data alasan penolakan harus disimpan dalam sistem untuk kemudian dibuka oleh Ka.Dept Produksi untuk dilakukan Penanggulangan produk tak standar dan diinput juga kedalam sistem sebagai Data Detail penanggulangan Setelah penanggulangan tersebut direalisasikan, Ka.Dept Produksi bekerjasama dengan Inspektor akan melakukan konfirmasi ke lantai produksi dan setelah itu akan mendapat hasil konfirmasi yang akan dicatat pada Data Detail Konfirmasi dalam sistem.
Untuk setiap Pengguna yang akan masuk kedalam sistem harus melakukan login terlebih dahulu. Setiap pengguna memiliki Nama, Password ,Nomor Induk Karyawan ( NIK ) , Jabatan, dan hak akses yang berbeda. Setiap pengguna harus melapor pada Ka.Dept QA apabila ada perubahan Password dan atribut lainnnya, karena hanya dia yang memiliki hak akses ke data Pengguna. Data ini hanya dapat ditambah, diubah, dan dihapus olehnya.
Setiap Grid memiliki karakteristik yang berbeda – beda, dan dibedakan oleh Type Grid . Karakteristik itu adalah Type Grid, Jumlah Subgroup, Standar AQL untuk Inspeksi, Standard Tebal Mean, Toleransi Tebal Mean, Standar Tebal Partial, Toleransi Tebal Partial, Target Cp, Target CpK, Target Sigma yang digunakan unuk Inspeksi dan perhitungan laporan. Setiap type grid baru akan dibuat Type itu harus diinput dahulu ke
dalam sistem, Setiap saat, karakteristik Grid ini dapat diubah oleh Ka.Dept QA. Dan apabila sudah keluar dari lantai produksi , grid ini akan dihapus.
Sebuah Type Grid dapat menggunakan beberapa macam cetakan ( Mold ) sama seperti Grid, Mold ini memiliki Nomor seri dari pabrik, No.Mold ini dapat digunakan sebagai identifikasi bila terjadi cacat produksi. No.Mold ini dapat diinput bila ada Mold baru, dan dihapus saat tidak dipakai lagi.
Semua Data Inspeksi maupun Data Produk Tak Standar akan dihitung oleh sistem dengan otorisasi dari Staff QA untuk membuat laporan. Sistem akan dapat melakukan Menggambar XR Chart untuk Data Inspeksi Variabel, dan Menggambar P Chart untuk Data Inspeksi Atribut. Serta Menghitung Kapabilitas Proses serta Menghitung level sigma dari kedua data tersebut. Untuk Data Produk Tak Standar, Staff QA dapar membuat laporan Pareto dari beberapa faktor seperti Jenis Reject tampilan, Jenis Reject terbanyak, serta Faktor penyebab Defect. Selain itu Detail dari Data produk Tak Standar ,Data Penanggulangan, serta Konfirmasi dapat dibuat laporannya.
Tabel 5.15 Definisi Sistem dalam kriteria FACTOR
Functionality Sistem Monitor kualitas proses produksi dan komunikasi antara divisi yang berkaitan dengan pengendalian kualitas Application
Domain
Kepala Departemen Quality Assurance , Staff Departemen Quality Assurance, Inspektor, Kepala Departemen Produksi Conditions System harus bekerja dalam beberapa lokasi yang berbeda
secara terdistribusi , dengan tingkat pemahaman pengguna terhadap sistem yang berbeda
Technology Sebuah Server yang mendukung ASP.NET dan beberapa Internet Browser yang kompatibel pada komputer PC, serta beberapa PDA yang digunakan oleh Inspektor.
Objects Pengguna, Data Inspeksi, Data Produk Tak Standar, Grid, Mold,
Responsibility Monitor dan media komunikasi