BAB IV KEGIATAN AKHIR PRODUKSI
4.2. Pembuatan Laporan Harian
4.2.1 Kompilasi data bahan laporan.
a. Penjelasan langkah-langkah mengkompilasi data bahan laporan.
1) Kompilasi data harus dibagi/dibedakan dalam : a) Foto copy surat pemesan.
b) Tahun produksi.
c) Bahan produksi (laporan bahan yang masuk dan laporan bahan yang terpakai) setiap pemesan.
d) Hasil produksi setiap pemesan.
2) Masalah peralatan/mesin pencampur aspal panas (jam kerja mesin, kerusakan mesin, dan service mesin).
3) Masalah alat angkut.
4) Masalah alat muat/wheel loader. 5) Personil.
6) Masalah lingkungan dan K3.
7) Kompilasi data harus dibedakan dalam surat masuk dan surat keluar (intern perusahaan).
8) Arsip-arsip laporan dimasukkan dalam file masing-masing masalah.
b. Kompilasi laporan harian penggunaan material berdasarkan jenis dan urutan produksi.
Prosedur penyusunan laporan harian penggunaan material berdasarkan jenis dan urutan produksi.
1) Laporan harian penggunaan material berdasar jenis produksi.
2) Laporan harian penggunaan material terperinci masing-masing gradasi
agregat dan filler.
3) Laporan harian penggunaan aspal.
Judul Modul: Kegiatan Akhir Produksi
Buku Informasi Edisi: 2-2012 Halaman: 26 dari 50
Contoh cara penyusunan laporan harian penggunaan material berdasarkan jenis dan urutan produksi.
Laporan harian penggunaan material produksi Pemesan : PT XXX
Tanggal :………
Jenis bahan produksi produksi Agregat kasar (m3) Agregat sedang (m3) Agregat halus (m3) Filler (kg) Aspal (kg) Additive (Liter atau Kg) Bahan bakar (liter) Latasir A Latasir B Lataston Lapis aus Lapis permuakaan antara Laston Lapis aus Lapis permukan antara Lapis pondasi
c. Kompilasi laporan harian penugasan personil.
Prosedur penyusunan laporan harian penugasan personil.
1) Penugasan personil berdasar rapat koordinasi harian sore hari sebelumnya. 2) Laporan harian penugasan personil merupakan laporan aktual per hari ini. 3) Laporan harian penugasan personil harus tertera :
a) Nama personil. b) Unit pekerjaan.
c) Shift atau jam pekerjaan. d) Daftar kehadiran.
4) Laporan harian penugasan personil harus tertera uraian pekerjaan yang harus dilaksanakan.
5) Laporan harian penugasan personil harus tertera kejadian atau kecelakaan yang mungkin terjadi.
Contoh cara penyusunan laporan harian penugasan personil.
Laporan Harian Penugasan Personil
Tanggal : ………. Nama : ………. Unit kerja : ………. Jenis produksi : ………. Perusahaan pemesan: ………. Jam kerja : ………. Shift : ………. Uraian pekerjaan : ………. ………. Kejadian : ………. ……….
Judul Modul: Kegiatan Akhir Produksi
Buku Informasi Edisi: 2-2012 Halaman: 27 dari 50
d. Kompilasi laporan harian produksi berdasarkan jenis dan urutan produksi.
Prosedur penyusunan laporan harian produksi berdasarkan jenis dan urutan produksi :
1) Produksi campuran aspal panas berdasar jenis dan urutan produksi dengan mengikuti keputusan atasan langsung dari hasil rapat koordinasi sebelumnya.
2) Laporan harian produksi berdasar urutan produksi yang telah ditetapkan atasan langsung.
3) Dari urutan produksi tersebut dibagi lagi berdasar jenis produksi.
4) Laporan harian produksi harus menunjukkan hasil produksi hari yang dimaksud.
5) Laporan harian produksi harus menunjukkan jumlah penggunaan bahan yang dipergunakan.
Contoh penyusunan laporan harian produksi berdasarkan jenis dan urutan produksi.
Laporan Harian Produksi
1) Tanggal produksi : ………. 2) Operator AMP : ………. 3) Pelaksana produksi : ………. 4) Jenis produksi : ………. 5) Pemesan : ……….. 6) Hasil produksi : ………. 7) Penggunaan bahan a. Aspal : ……….. b. Agregat kasar : ……….. c. Agregat sedang : ……….. d. Agregat halus : ……….. e. Filler : ……….. f. Additive : ………. g. Bahan bakar : ……….. 8) Kerusakan mesin : ……….. 9) Hasil perbaikan : ………..
4.2.2 Laporan Hasil produksi.
a. Penjelasan prosedur pembuatan laporan hasil produksi.
1) Pelaksana produksi memeriksa kualitas hasil produksi secara visual.
2) Pelaksana produksi meminta bagian laboratorium untuk memeriksa secara tepat dengan alat yang presisi dari hasil pemeriksaan visual.
3) Selain itu produksi harus diperiksa secara berkala :
a) Memeriksa temperatur di mesin pencampur aspal panas.
b) Memeriksa gradasi dan kadar aspal setiap produksi 200 ton atau minimal 2 pemeriksaan setiap hari.
c) Memeriksa kepadatan, stabilitas, kelelehan, Marshall quotient, rongga dalam campuran, pada 75 tumbukan setiap 200 ton (min 2 pengujian per hari).
Judul Modul: Kegiatan Akhir Produksi
Buku Informasi Edisi: 2-2012 Halaman: 28 dari 50
d) Memeriksa rongga dalam campuran pada kepadatan Membal setiap 3000 ton.
e) Memeriksa benda uji inti (core) berdiameter 4 inci untuk partikel ukuran maksimum 1 inci, dan 6 inci untuk partikel ukuran di atas 1 inci, baik untuk pemeriksaan pemadatan maupun tebal lapisan: paling sedikit 2 benda uji inti per 30 m/lajur setiap 200 m panjang.
4) Laporan hasil produksi dari petugas laboratorium difile untuk pembuatan laporan hasil produksi.
5) Laporan hasil produksi harus memuat : a) Tanggal produksi.
b) Jenis produksi.
c) Kuantitas hasil produksi.
d) Jumlah hasil produksi yang menyimpang.
b. Evaluasi laporan harian operator mesin pencampur aspal dengan benar.
Evaluasi laporan harian operator mesin pencampur aspal.
Dalam mengevaluasi laporan harian operator, pelaksana produksi dapat membandingkan dengan hasil produksi. Untuk sementara tes yang paling mudah adalah secara visual. Tes secara visual yang dapat untuk mengevaluasi laporan harian operator misalnya :
1. Campuran aspal panas beruap. 2. Campuran aspal panas berasap biru. 3. Campuran terbakar.
4. Campuran aspal panas diatas bak truk membentuk rata. 5. Campuran aspal panas tidak seragam.
6. Gradasi tidak sesuai dengan job mix formula.
7. Terjadi ketidaksesuaian antara berat diatas truk dengan berat yang diproduksi oleh Mesin Pencampur Aspal Panas.
Jika perlu lebih teliti dapat dengan bantuan alat yang presisi atau dapat dikirim ke laboratorium.
Contoh langkah-langkah evaluasi laporan harian operator mesin pencampur aspal. Contoh-contoh di bawah merupakan langkah-langkah untuk mengevaluasi laporan harian operator mesin pencampur aspal.
1) Campuran aspal panas beruap, menandakan bahwa : a) Agregat terlalu basah.
b) Dryer over kapasitas. c) Posisi dryer terlalu miring.
d) Alat temperatur pada dryer tidak berfungsi.
2) Campuran aspal panas berasap biru, menandakan bahwa : a) Temperatur agregat terlalu panas.
b) Alat temperatur pada dryer tidak berfungsi. 3) Campuran terbakar, menandakan bahwa :
a) Pengaturan bukaan bin dingin bermasalah. b) Temperatur agregat terlalu panas.
c) Alat temperatur pada dryer tidak berfungsi.
4) Campuran aspal panas diatas bak truk membentuk rata, menandakan bahwa :
Judul Modul: Kegiatan Akhir Produksi
Buku Informasi Edisi: 2-2012 Halaman: 29 dari 50
b) Temperatur agregat terlalu panas. c) Aspal terlalu banyak.
5) Campuran aspal panas tidak seragam, menandakan bahwa : a) Timbangan agregat bermasalah.
b) Timbangan aspal bermasalah. c) Pengaduk pada mixer bermasalah.
d) Durasi pencampuran tidak sesuai dengan spesifikasi.
6) Gradasi tidak sesuai dengan job mix formula, menandakan bahwa : a) Pemisah di bin dingin tidak cukup.
b) Pengaturan bukaan bin dingin bermasalah. c) Overflow pada bin panas bermasalah. d) Saringan bocor.
e) Timbangan agregat bermasalah. f) Pasokan filler bermasalah. g) Pengaduk mixer bermasalah. h) Pintu bukaan mixer bermasalah.
7) Terjadi ketidaksesuaian antara berat diatas truk dengan berat yang diproduksi oleh Mesin Pencampur Aspal Panas, perlu di kalibrasi :
a.Timbangan agregat. b.Timbangan aspal. c.Jembatan timbang.
c. Pembuatan laporan harian hasil produksi berdasarkan laporan harian operator mesin pencampur aspal.
Prosedur penyusunan laporan harian hasil produksi berdasarkan laporan harian operator mesin pencampur aspal.
Pada dasarnya laporan harian hasil produksi yang dibuat oleh pelaksana produksi adalah laporan harian yang dibuat oleh operator. Saat sekarang operator dapat membuat laporan dengan mendapatkan dari hasil komputer. Dalam laporan harian dari operator tercantum beberapa point yang diperlukan diantaranya :
1) Jumlah material harian yang dipakai untuk memproduksi campuran aspal panas : a) Agregat kasar. b) Agregat sedang. c) Agregat halus. d) Filler. e) Aspal. f) Additive. g) Bahan bakar. 2) Hasil produksi harian.
3) Masalah kondisi dan kerusakan mesin. 4) Masalah keselamatan dan kesehatan kerja. 5) Masalah lingkungan.
Judul Modul: Kegiatan Akhir Produksi
Buku Informasi Edisi: 2-2012 Halaman: 30 dari 50
Langkah-langkah penyusunan laporan harian hasil produksi berdasarkan laporan harian operator mesin pencampur aspal :
1) Operator mencatat semua jumlah bahan-bahan untuk operasional yang digunakan. Saat sekarang sudah otomatis tercatat dengan menggunakan komputer.
2) Pelaksana produksi membuat laporan harian ke atasan langsung dari hasil laporan harian operator.
3) Pelaksana produksi mengkompile hasil laporan harian dari operator.
4) File dipilah-pilah menurut pemesan, urutan prioritas, jenis campuran aspal panas.
4.2.3 Laporan Penggunaan material produksi.
a. Penjelasan prosedur pembuatan laporan penggunaan material produksi.
1) Operator mesin pencampur aspal panas harus membuat laporan harian penggunaan material yang harus diserahkan kepada pelaksana produksi. 2) Pelaksana produksi harian mengkompilasi laporan penggunaan material
dari operator.
3) Pelaksana produksi memilah-milah laporan penggunaan material dari operator berdasar :
a) Pemesan. b) Urutan produksi. c) Jenis produksi.
4) Pelaksana produksi melaporkan kepada atasan langsung dari laporan penggunaan material yang sudah terstruktur berdasar pemilahannya. 5) Pelaksana produksi membuat arsip laporan penggunaan material.
b. Penelitian hasil kompilasi laporan harian penggunaan material produksi.
Cara penelitian hasil kompilasi laporan harian penggunaan material produksi. 1) Penelitian tersebut dikaitkan dengan hasil produksi. Karena dengan hasil
produksi yang bermasalah akan membuat campuran aspal panas tidak sesuai lagi dengan job mix formula yang sudah direncanakan.
2) Penyimpangan penggunaan material dilaporkan ke atasan langsung.
Contoh langkah-langkah penelitian hasil kompilasi laporan harian penggunaan material produksi :
1) Pemeriksaan hasil produksi secara visual. Hal-hal yang membuat penggunaan material berubah :
a) Terjadi ketidaksesuaian antara berat diatas truk dengan berat yang diproduksi oleh Mesin Pencampur Aspal Panas
b) Terdapat gumpalan aspal pada campuran. c) Campuran diatas truk berbentuk rata.
d) Campuran beraspal tampak cokelat atau pucat.
2) Pemeriksaan lebih lanjut hasil produksi dengan tim laboratorium dan menggunakan peralatan yang presisi. Hal-hal yang membuat mutu campuran aspal panas berubah :
a) Kadar aspal tidak sesuai dengan job mix formula. b) Gradasi agregat tidak sesuai dengan job mix formula. c) Agregat tidak terselimuti aspal secara merata.
Judul Modul: Kegiatan Akhir Produksi
Buku Informasi Edisi: 2-2012 Halaman: 31 dari 50
d) Campuran tidak seragam.
3) Bila terjadi pernyimpangan agar dibuat laporan ke atasan langsung, dan apabila penyimpangan akibat kondisi peralatan juga harus dilaporkan kebagian peralatan
c. Pembuatan laporan harian penggunaan material sesuai dengan hasil kompilasi data penggunaan material tiap jenis produksi campuran aspal panas.
Laporan harian penggunaan material pada awalnya dibuat oleh operator. Pelaksana produksi menerimanya dalam kondisi belum terseleksi sesuai jenis produksinya. Laporan harian penggunaan material dipilah-pilah sesuai dengan jenis produksinya.
Langkah-langkah laporan harian penggunaan material sesuai dengan hasil kompilasi data penggunaan material tiap jenis produksi campuran aspal panas. 1) Pelaksana produksi menerima laporan harian hasil penggunaan material
dari operator.
2) Pelaksana produksi mengkompilasi data laporan penggunaan material yang dibuat oleh operator mesin pencampur aspal panas.
3) Laporan harian hasil penggunaan material dipilah-pilah sesuai jenis produksi campuran aspal panas.
4) Pelaksana produksi melaporkan kepada atasan langsung dari laporan penggunaan material yang sudah terstruktur berdasar jenis produksi campuran aspal panas.
5) Pelaksana produksi membuat arsip laporan penggunaan material.
4.2.4 Laporan penugasan personil.
a. Penjelasan prosedur pembuatan laporan harian absensi personil produksi.
1) Personil dibagi-bagi ke tempat unit-unit kerja.
2) Dari masing-masing unit kerja dibagi-bagi sesuai keahliannya. Keahliannya dibuktikan dengan SKA yang dimiliki oleh masing-masing personil.
3) Kemudian dibuat list absen per unit kerja.
b. Penyiapan format laporan absensi personil.
Dalam menyiapkan format laporan absensi personil, pelaksana produksi harus membuat format yang jelas tampak masalah kehadirannya, tugas hariannya, jumlah jam lemburnya, kepangkatan dan jabatannya, sehingga bagian administrasi keuangan dapat menghitung pengupahan dan lemburnya. Dan atasan langsung dapat memberikan penilaian kedisiplinan kepada personil yang bersangkutan.
Langkah-langkah penyiapan format laporan absensi personil. 1) Format laporan absensi harus tercantum :
a) unit kerjanya. b) tanggal kehadiran. c) tugas hariannya.
2) Jenjang kepangkatan dan jabatannya.
3) Jumlah jam lembur dan kolom tanda tangan pelaksana produksi. 4) Tembusan :
a) Pelaksana produksi.
Judul Modul: Kegiatan Akhir Produksi
Buku Informasi Edisi: 2-2012 Halaman: 32 dari 50
5) Shift kerja.
c. Pemberian penilaian disiplin personil produksi.
Penilaian displin yang dapat ditangkap pertama kali adalah masalah absen, karena langsung dapat dibaca. Tetapi kondisi absen yang baik tidak menjamin penilaian disiplin yang baik. Karena sikap kerja dan atau etos kerja selama hadir di tempat pekerjaan dapat mempengaruhi kedisiplinan kepada personil yang bersangkutan. Sehingga dari perusahaan perlu ada mekanisme yang dapat ditangkap atau diangkakan untuk memberi peringkat angka kedisiplinan untuk karyawan
Langkah-langkah penilaian disiplin personil produksi sesuai dengan kondisi absensi personil produksi :
1) Menghitung prosentase kehadiran.
2) Mengangkakan poin-poin lain sesuai peraturan manajemen personalia dari perusahaan yang bersangkutan, misalnya :
a) Peringkat angka kedisiplinan masalah waktu kerja yang ditentukan atasan langsung.
b) Peringkat angka kedisiplinan masalah kecermatan kerja yang ditugaskan atasan langsung.
c) Peringkat angka kedisiplinan masalah keselamatan kerja yang sudah menjadi peraturan perusahaan.
d) Peringkat angka kedisiplinan masalah pengelolaan lingkungan yang sudah menjadi peraturan perusahaan.
3) Menjumlahkan angka tersebut diatas yang sudah dikalikan dengan bobot masing-masing item.
d. Pembuatan laporan harian absensi personil produksi.
Penyusunan laporan harian absensi personil, merupakan rekap dari beberapa unit kerja, dan dilaporkan keatasan langsung tembusan ke bagian administrasi keuangan.
Langkah-langkah penyusunan laporan harian absensi personil produksi dengan benar :
1) Formulir laporan harian absensi setelah diisi dari personil yang bersangkutan dikumpulkan ditempat yang sudah ditentukan.
2) Dikompilasi sesuai unit kerjanya. 3) Dibuat rekap.
4) Dikirim ke atasan langsung dan bagian administrasi keuangan untuk diproses.
4.2.5 Pemeriksaan Laporan
a. Penjelasan prosedur penyampaian laporan.
Dari laporan harian yang sudah diterima pelaksana produksi adalah :
1) Laporan penggunaan material, laporan harian penugasan personil, dan laporan harian produksi berdasar urutan dan jenis campuran aspal panas. 2) Laporan harian hasil produksi.
3) Laporan harian penggunaan material produksi berdasar jenis produksi. 4) Laporan harian personil.
Judul Modul: Kegiatan Akhir Produksi
Buku Informasi Edisi: 2-2012 Halaman: 33 dari 50
Dari keempat item tersebut pelaksana produksi mengompilasi sesuai masing-masing masalah. Dari masing-masing-masing-masing masalah disusun lagi sedemikian rupa sehingga dapat menjadi butrir-butir untuk konsumsi administrasi dan keuangan.
b. Pemeriksaan semua data yang telah dimasukkan kedalam format laporan dengan benar.
Pelaksana memasukkan data-data sesuai dengan kolom dan baris yang sudah tercantum dalam formulir masing-masing, sesuai dengan peraturan perusahaan. Untuk masalah yang terkait dengan produksi campuran aspal panas, ada tingkat kontrol pemeriksaannya, dari pembantu operator, operator, dan pelaksana produksi. Untuk masalah kualitas dapat menggunakan fasilitas dari laboratorium, dan untuk masalah personil harus ada data yang dapat diangkakan.
c. Penyampaian laporan harian kepada atasan sesuai dengan prosedur.
Dalam membuat laporan harian kepada atasan, pelaksana produksi harus membuat rekap, sehingga atasan dapat mencerna semua data dengan jelas, dan sekaligus untuk konsumsi pihak manajemen lain yang terkait. Semua data yang asli dan hasil rekap untuk laporan atasan, pelaksana produksi harus menyimpan arsipnya.
Contoh langkah-langkah penyampaian laporan harian kepada atasan sesuai dengan prosedur :
1) Memeriksa rekap laporan harian yang diterima dari operator-operator. 2) Memberikan penomoran ataupun pengkodean sesuai peraturan
perusahaan yang berlaku.
3) Memeriksa pemilahan berdasar urutan dan berdasar jenis produksi.
4) Memilah sesuai periode dari laporan-laporan tersebut sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku. Ada bagian yang memerlukan setiap hari mendapat laporan, ada yang perlu setiap minggu mendapat laporan. 5) Membuat laporan harian ditujukan ke atasan langsung dan ditembuskan ke
bagian-bagian terkait yang memerlukan, dengan diberi tanggal.
6) Meminta tanda terima dari bagian yang menerima laporan harian dengan jelas siapa yang menerima dan tanggal penerimaan.
7) Membuat arsip untuk unit mesin pencampur aspal panas sendiri dengan dilampiri tanda terimanya.
4.2.6 Pengarsipan laporan
a. Penjelasan prosedur pengarsipan laporan.
1) Membuat penomoran dan atau pengkodean untuk arsip laporan.
2) Data asli dari laporan harian operator harus dimasukkan ke ordner dengan kode atau nomer yang sudah ditentukan perusahaan.
3) Fotocopy hasil rekap dari laporan harian operator untuk konsumsi laporan ke atasan, yang untuk arsip di unit mesin pencampur aspal panas, harus dimasukkan ke ordner dengan kode atau nomer yang sudah ditentukan perusahaan.
b. Penyiapan fasilitas pengarsipan dokumen sesuai dengan ketentuan.
Prosedur penyiapan fasilitas pengarsipan dokumen sesuai dengan ketentuan : 1) Membuat bon permintaan lemari arsip ke bagian yang terkait.
Judul Modul: Kegiatan Akhir Produksi
Buku Informasi Edisi: 2-2012 Halaman: 34 dari 50
3) Membuat bon permintaan formulir-formulir yang diperlukan di unit kerja mesin pencampur aspal yang sesuai dengan ketentuan dari perusahaan, ke bagian yang terkait.
4) Meminta pengkodean dan atau penomoran khusus untuk unit kerja mesin pencampur aspal panas.
Contoh langkah-langkah penyiapan fasilitas pengarsipan dokumen sesuai dengan ketentuan :
1) Penyiapan lemari arsip.
2) Penempatan lemari arsip di ruang pelaksana produksi.
3) Jumlah ordner sesuai dengan jumlah nomor dan atau kode yang di syaratkan oleh perusahaan.
4) Memberikan/menempelkan pengkodean dan atau penomoran ke masing-masing ordner.
5) Memberikan tahun dari arsip pada ordner, dan ordner dihimpun pada tahun yang sama.
c. Penyimpanan dokumen laporan sesuai dengan prosedur.
Prosedur penyimpanan cara penyimpanan dokumen laporan sesuai dengan prosedur.
Dokumen arsip sangat penting untuk memanajemeni suatu institusi. Untuk itu dokumen laporan harus mudah dicari, aman, dan tidak boleh dibuka oleh personil yang bukan wewenangnya. Dengan demikian tempat dan lemari arsip harus cocok dan mengacu pada persyaratan tersebut. Cara penyimpanan harus mengikuti kode atau nomor yang sudah ditentukan oleh perusahaan.
Contoh langkah-langkah penyimpanan cara penyimpanan dokumen laporan sesuai dengan prosedur :
1) Dokumen laporan di fotocopy untuk arsip.
2) Arsip dokumen laporan harus ditempeli dengan surat tanda terima.
3) Dokumen laporan dimasukkan dalam ordner dengan nomor atau kode yang terkait dengan masalahnya, sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku.
4) Ordner (dari butir 3 diatas) dimasukkan lemari arsip pada rak sesuai dengan nomer atau kode yang terkait dengan masalahnya, sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku.
5) Ordner (dari butir 3 diatas) dimasukkan lemari arsip pada rak sesuai dengan tahun yang terkait.
4.3 Inspeksi kesiapan alat untuk produksi selanjutnya.