BAB III PEMBAHASAN DAN ANALISA
E. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
Arsip – arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip – arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri. Oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip – arsip tersbeut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan – serangan dari luar arsip tersebut. Oleh karena itu sebelum kita mengadakan usaha – usaha pemeliharaan dan penjagaan terlebih dahulu kita harus mengenal dan mengetahui jenis – jenis musuh kertas arsip beserta sifat penyerangnya.
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam : a. Kertas
Arsip – arsip sebagian besar terdiri dari kertas memounyai sifat yang unik. Seperti apa yang kita ketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses yang dibuat dari bahan – bahan seperti kapas, flas, merang, kayu dan lain – lain. Dari bahan apapun kertas itu dibuat, cellulose di dalam kertas akan mengandung beberapa sifat, baik sifat pengawet maupun sifat penghancur terhdapa kertas itu sendiri
b. Tinta
Dalam hal ini perlulah dipikirkan penggunaan tinta yang berkualitas baik (tidak mungkin luntur). Penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merugikan kita, terutama bila secara sengaja tersentuh air, atau karena udara yang lembab.
c. Pasta/Lem
Pasta/lem yang dipergunakan sebagai perekat juga mempunyai peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas dan kulit. Lem biasanya dibuat dari tepung
gandum atau tepung beras. Dengan mengetahui sifat – sifat organic dari material tersebut kita dengan segera dapat melakukan usaha – usaha pencegahan terhadap musuh – musuh kertas yang mungkin menyerangnya.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar : a) Kelembaban
Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat – akibat seperti timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas menjadi lemah dan merusakaan kulit. Pertolongan utama adalah dengan menormalisasi kelembaban, akan tetapi usaha ini sukar dilakukan.
b) Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau keringpun akan dapat meruskkan kertas pula, seperti misalnya kertas akan menjadi kering,, kesat dan mudah patas (getas).
c) Sinar matahari
Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh – musuh kertas. Akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan panasnya dan terutama oleh sinar ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas – kertas arsip. Sinar ultraviolet terutama mengancam struktur molekul kertas dan kulit.
d) Debu
Debu bermacam – macam asalnya, seperti dari kain, asap dan debu – debu yang dibawa oleh angin. Bagaimanapun kecil debu – debu ini, tetap merupakan musuh kertas yang ganas, bahkan kulitpun dapat rusak karena debu.
e) Kekotoran udara
Kekotoran udara yang disebabkan oleh sulphur dioxide sangat membahayakan kertas. Karena gas – gas baik yang berdiri sendiri maupun yang ada hubungannya dengan materi kertas/buku dapat menimbulkan reaksi kimia yang akan merusakaan kertas.
f) Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dank arena temperatur udara yang tidak terkontrol. Jamur ini nampak sebagai lapisan tipis yang keputih – putihan. g) Rayap
Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat ialah dengan mengadakan pencegahan; yakni dengan peniadaan penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah.
h) Gegat
Gegat (silverfish) yang sering merusakkan kertas, biasanya terdapat pada dinding – dinding yang basah. Jika kertas – kertas arsip selalu bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas tersebut menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat ataupun jenis – jenis serangga lainnya. (Barthos:2007:51)
Ruangan Penyimpanan Arsip
Sejajar dengan pengetahuan kita tentang musuh – musuh kertas, maka suatu hal yang tidak kalah pentingnya untuk kita perhatikan ialah masalah ruangan atau tempat penyimpanan arsip. Ruangan yang bagaimanakah yang kita pergunakan untuk penyimpanan arsip. Menyimpan arsip – arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan – kemungkinan
serangan api, air, serangga dan lain – lain. Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berventilasi yang baik.
Usahakanlah agar pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan. Oleh karena itu, bila akan membangun tempat penyimpanan arsip buatlah jendela – jendela, pintu – pintu tidak menghadap langsung datangnya sinar matahari. Penting pula jendela – jendela dan pintu – pintu diberi jaring kawat yang halus, disamping berguna untuk menyaring udara masuk, juga penting untuk menjaring serangga – serangga, hewan – hewan kecil dan lain – lain.
Demikian pula bila akan membuat tempat penyimpanan arsip buatlah agar saluran air (talang, pipa – pipa air) tidak melalui ruangan tersebut. Bila sudah terlanjur, jagalah agar saluran tersebut tidak bocor. Oleh karena itu, setiap saat harus diperiksa terutama bila hari hujan.
Aturlah suhu udara berkisar antar 650F sampai 750F, dan kelembaban udara sekitar 500 dan 650. Arsip – arsip dalam waktu yang dekat akan lapuk bila kelembabab melebihi 650. Jagalah pula, agar dinding lantai ruangan penyimpanan tidak berlubang – lubang atau retak.
Disamping memperhatikan hal – hal tersebut di atas, perlulah pula memasang Air Conditioner (AC), yang dipasang selama 24 jam terus menerus. Air Conditioner (AC) ini selain berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu. Pemasangannya harus konstan (tetap), sehingga keadaan udara tidak berubah – ubah. Keadaan udara yang berubah – ubah akan merusakkan kertas, apalagi kalau penggantian udara tersebut terjadi secara mendadak.
Menyimpan Arsip
Menyimpan arsip hendaknya di tempat yang memenuhi syarat. Pergunakanlah rak logam daripada menggunakan almari yang tertutup. Ukuran antara rak yang terbawah dengan lantai sekitar enam inci. Karena hal ini akan memudahkan udara
bergerak dengan bebas, di samping itu pula untuk memudahkan membersihkan lantai di bawah rak tersebut.
Apabila terpaksa harus menggunakan almari besi yang tertutup, susunlah arsip – arsip agak merenggang, jangan terlalu cepat. Almari harus sering dibuka serta diperiksa untuk melihat kalau – kalau kertas ditumbuhi cendawan atau diserang serangga. Untuk menghindari serangga taruhlah kapur barus di dalamnya.
Arsip – arsip, buku, barang cetakan, petakan dan lain – lain harus diatur dengan cermat. Bagi peta yang ukurannya terlampau besar, simpanlah dengan cara menggulung dan kemudian dibungkus dengan bahan yang kuat, misalnya dengan kain.
Penjagaan
1. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang – kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidakada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu – debu dari satu ke tempat lain.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Sedikit – dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya hendak diperiksa untuk mengawasi kalau – kalau ada serangga, rayap dan sejenisnya.
3. Penggunaan racum serangga
Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga. Racun serangga ini disemprotkan dengan menggunakan alat semprot biasa kea rah dinding, lantai dan alat – alat yang dibuat dari pada kayu. Harus diperhatikan penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertas – kertas
arsipnya, karena dapat merusakkan kertas. Di samping itu kapur barus pun dapat dipergunakan mencegah serangga. Taruhlah kapur barus di rak – rak. 4. Mengawasi serangga anai – anai
Untuk menghindari serangga anai- anai dapat dipergunakan sodium arsenite.Sodium ini letakkanlah di celah – celah lantai. Rak almari yang dibuat daripada kayu, hendaknya dioles dengan Dielderin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis – garis yang ada pada kayu.
5. Larangan makan dan merokok
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab sisa – sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus – tikus.
Demikian pula tidak diperkenankan merokok, baik rokok putih maupun rokok kretek. Menyalakan dengan korek atau membawa api dilarang. Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan di dalam ruangan penyimpanan dan ditempatkan di tempat yang strategis.
6. Rak penyimpanan arsip
Arsip – arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lanati sekitar enam inci. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantai di bawah rak.
7. Meletakkan arsip
Arsip – arsip, barang – barang cetakan, peta, bagan dan lain – lain hendaknya diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing – masing. Barang – barang tersebut jangan diletakkan secara berdesak – desakkan, dan jangan diletakkan di tempat yang lebih kecil ukurannya daripada kertasnya sendiri. Jangan sampai sudut – sudut kertas terlipat. Lembaran kertas yangh terlepas dari bundelnya hendaknya dikembalikan pada asalnya.
8. Membersihkan arsip
Arsip – arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip – arsip dihinggapi anai – anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita menemukan arsip – arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.
9. Mengeringkan arsip yang bawah
Arsip – arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip – arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan jalan menganginkan. Untuk membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipa angin, kalau tidak ada bukalah jendela – jendela dan pintu lebar – lebar. Dapat pula dipergunakan kertas penyerap (blotting); taruhlah arsip yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut. Bagi arsip – arsip yang terendam air, pindahkanlah ke ruangan yang lebih luas dan keringkanlah seperti tersebut di atas.
10.Arsip – arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip – arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan di sana – sini. Susunannya sama seperti ketika arsip – arsip itu dipergunakan.
11.Arsip – arsip yang rusak atau sobek
Apabila kita temukan arsip – arsip yang rusak/sobek janganlah ditambal dengan menggunakan cellulose tape, sebab alat perekat ini malahan dapat merusakkan kertas dan tulisannya. Untuk memperbaikinya gunakanlah kertas yang sama dengan mengguankan perekat kanji. Bagi arsip – arsip yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip – arsip tersebut ke Arsip Nasional Republik Indonesia utnuk diperbaiki. (Barthos:2007:56)