TUGAS AKHIR
MANAJEMEN KEARSIPAN PADA KANTOR PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, ANAK DAN KELUARGA BERENCANA (PPAKB) KOTA
TEBING TINGGI
Oleh
AMALIA SABRINA 112103116
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : AMALIA SABRINA
NIM : 112103116
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : MANAJEMEN KEARSIPAN PADA KANTOR PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, ANAK DAN KELUARGA BERENCANA (PPAKB)
KOTA TEBING TINGGI
Tanggal : Juni 2014 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM ) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : Juni 2014 DEKAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : AMALIA SABRINA
NIM : 112103116
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : MANAJEMEN KEARSIPAN PADA KANTOR PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, ANAK DAN KELUARGA BERENCANA (PPAKB)
KOTA TEBING TINGGI .
Medan, Juni 2014 Menyetujui Pembimbing
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan kesehatan, rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul MANAJEMEN KEARSIPAN PADA KANTOR PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, ANAK DAN KELUARGA BERENCANA (PPAKB) KOTA TEBING TINGGI. Dimana Tugas Akhir ini dibuat oleh penulis dengan maksud agar penulis dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan di Universitas Sumatera Utara dan mendapatkan gelar Ahlimadya (A.Md).
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna dan tidak luput dari kesalahan, baik dari segi bahasa, isi maupun penyajiannya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang dapat membangun agar Tugas Akhir ini menjadi lebih sempurna.
Mulai dari awal perkuliahan sampai akhir penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis banyak memperoleh bimbingan, dorongan dan bantuan moril, spiritual maupul material dari beberapa orang. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM & H, M.Sc. CTM, Sp. Ak selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Dr. Azhar Maksum. M.Ec. Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
4. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi D-III Kesekretariatan yang sempat dan pernah mengajar dan memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis selama masa perkuliahan.
4. Ir. Hermansyah, M.Si dan drg. Dina Kamarina, M.Kes selaku orang tua penulis. 5. Muhammad Karami dan Safira Hanifati selaku saudara kandung penulis.
6. Intan Karunia dan Mei Vita Dewi. P selaku sahabat dekat penulis.
7. Kepala kantor dan seluruh staf pegawai KANTOR PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, ANAK DAN KELUARGA BERENCANA (PPAKB) KOTA TEBING TINGGI yang telah banyak membantu dalam pengumpulan data untuk Tugas Akhir penulis.
8. Seluruh teman – teman seperjuangan Program Studi D-III Kesekretariatan angkatan 2011 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, khususnya Dwilola Patricia, Atika Dewi, Zuhaila Fitri, Widia Verawati, Azmi Amaliah, Tria Nanda dan Endang Safrina.
Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat dan berguna bagi penulis serta para pembacanya dan kiranya Allah SWT melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua khususnya kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
Medan, Juni 2014
Penulis
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... i
DAFTAR TABEL ... ii
DAFTAR GAMBAR ... iii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
PENDAHULUAN ... 1
A. LatarBelakangMasalah ... 1
A. PerumusanMasalah ……… 4
B. TujuandanManfaatPenelitian ………. 4
C. JadwalKegiatanPenelitian ………. 5
D. SistematikaPenulisan ………. 6
BAB II PROFIL INSTANSI ... 8
A. Sejarah Singkat Kota Tebing Tinggi ………. 8
B. VisidanMisi Kantor PemberdayaanPerempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota TebingTinggi ……… 11
C. Tujuan dan Sasaran Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi ... 12
D. Tujuan dan Program Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota TebingTinggi ……….. 13
BAB III PEMBAHASAN DAN ANALISA ... 19
A. Pengertian Arsip ………. 19
B. Peranan Kearsipan ……….. 25
C. Penanganan dan Cara Mengarsip Surat ……….. 25
D. Maksud dan Tujuan Kearsipan ……… 28
E. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip ………. 29
F. Nilai Guna Arsip ………. 36
G. Sistem Kearsipan yang Baik ……….. 37
H. Analisis ……….. 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ……….. 41
B. Saran ……… 42
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
2.1 BaganOrganisasi Kantor PemberdayaanPerempuan, Anak
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Secara etismologi istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa Inggris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen, peta-peta, dan setererusnya. Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dan seterusnya), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). (http://karmachamelon.blogspot.com/p/makalah-kearsipan.html)
tidak terhormat, karena ia hanya ditempatkan pada urutan terbawah. Padahal arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang sangat penting dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara, sebagaimana diamanatkan oleh Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang merupakan pengganti dari Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Arsip yang menjadi simpul pemersatu bangsa,bias arsip dinamis bisa pula arsip statis. Adalah suatu kenyataan yang tidak dapat dipungkiri bahwa arsip merupakan tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan, merupakan bukti akuntabilitas kinerjaj organisasi dan aparaturnya, alat bukti sah di pengadilan, yang pada gilirannya akan menjadi memori kolektif dan jati diri bangsa serta warisan nasional. (http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:yMH17H25EgJ:www.anri.g
o.id/file_layanan/publikasi/Jurnal_Kearsipan/Jurnal-Vol-7-2012.pdf+&cd=2&hl=en&ct=clnk)
Untuk arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penuliasan kode secara magnetic dan khusus berkaitan dengan komputer. Arisp harus dapat ditemukan kembali melalui fisik dan informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan non arsip (non record), karena non arsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip.
kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.
Alat – alat ini dapat mempermudah kegiatan kearsipan. Secara umum peralatan yang dibutuhkan dalam kearsipan antara lain :
a. Filling Cabinet, peralatan ini merupakan “idola” dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci.
b. Rotary (alat penyimpanan berputar), semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.
c. Lemari arsip, pernyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar.
d. Rak arsip, lemari tanpa pintu tempat penyimpanan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
e. Map arsip, lipatan kertas tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat.
f. Guide, lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
g. Ordner, map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan perforator.
(http://anugerahdino.blogspot.com/2014/01/jenis-jenis-peralatan-arsip.html)
Sedangkan, kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Jadi, manajemen kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
Penulis mengambil penelitian di Kantor PemberdayaanPerempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi karena penulis pernah berkunjung ke kantor tersebut dan penataan arsipnya belum tertata sebagaimana mestinya akibat jumlah Sumber Daya Menusia (SDM) yang kurang, sehingga terjadi beban tugas yang ganda dan tidak adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang memliki latar pendidikan tentang kearsipan.
Lalu, penataan kearsipan selama ini di Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi tidak tertata sebagaimana mestinya sehingga pada saat Pimpinan Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi meminta surat beberapa hari atau beberapa bulan yang lalu kepada sekretarisnya surat itu tidak ada dan terkadang surat masuk dan keluar bercampur jadi satu.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah “ Bagaimana Manajemen Kearsipan Pada Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Tebing Tinggi?”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah : untuk mengetahui bagaimana cara memanajemen kearsipan pada Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Tebing Tinggi.
Manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Tebing Tinggi
Berencana (PPAKB) Tebing Tinggi yang mungkin berguna untuk mendukung kelancaran dalam memanage kearsipan.
2. Bagi penulis
Menambah pengetahuan dan sebagai dasar pemahaman lebih lanjut dari teori – teori manajemen kearsipan yang diterima penulis selama masa kuliah.
3. Bagi Penulis Berikutnya
Menambah pengetahuan dan sebagai bahan pertimbangan/bacaan dalam mengerjakan karya ilmiah tentang manajemen kearsipan.
D. Jadwal Kegiatan Penelitian
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penelitian
No. Kegiatan
April Mei Juni
I II III IV I II III IV I II III IV
1 Penyusunan Draft Tugas Akhir
2 Pengumpulan Data
3 Penyusunan Laporan Tugas Akhir
Sumber : Penulis (2014) Keterangan :
Pada tahap penyusunan draf Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku – buku referensi mengenai Manajemen Kerasipan, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan.
E. Sistematika Penulisan
Luas pembahasan Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 (empat) Bab yang dianggap cukup memadai untuk menemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Profil perusahaan yang akan dibahas dalam Bab ini terdiri dari : Sejarah singkat Kota Tebing Tinggi, struktur organisasi dan personalia, uraian tugas (job descripton), kegiatan di Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB), kinerja kegiatan terkini, rencana kegiatan di Kantor Pemerdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB).
BAB III : PEMBAHASAN
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Kota Tebing Tinggi
Pada suratus tiga puluh enam tahun yang lalu Kota Tebing Tinggi didiami suku bangsa Indonesia. Hal ini dapat dibuktikan dari arsip lama, dimana dalam catatan tersebut dinyatakan Tebing Tinggi telah menjadi tempat pemukiman, tepatnya pada tahun 1864. Dari cerita – cerita rakyat yang dikisahkan dari orang – orang tua, dari sebuah Bandar si Simalungun berangkatlah seorang tua yang bergelar Datuk Banjar Kajum, meninggalkan kampong halamannya yang diikuti oleh beberapa penggawa dan inang pengasuhnya melalui Kerajaan Pajang menuju Asahan.
Dalam perjalanan ini tibalah di sebuah desa yang pertama dikunjunginya yang bernama Desa Tanjung Marulak yang sekarang menjadi PT. Perkebunan Nusantara III Kebun Rambutan.
Setelah beberapa tahun Datuk Bandar Kajum di Desa Tanjung Marulak, dikarenakan kelihaian Kolonalis Belanda dengan politik pecah belahnya, maka timbul sengketa dengan Kerajaan Raya yang berdekatan dengan Kerajaan Padang yang terletak di sebelahselatan, dan sengketa ini akhirnya meluas menjadi perang saudara. Untuk mempertahankan serangan ini Dattuk Bandar Kajum berhasil mencari tempat di sebuah dataran tinggi di tepi Sungai Padang, disinilah dia membangun kampong yang dipagari dengan benteng – benteng pertahanan. Kampung inilah yang disebut sekarang Kampung Tebing Tinggi Lama.
juga dibangun perkebunan besar yang berlokasi di sekitar Kota Tebing Tinggi (hinterland). Menjelang persiapan Tebing Tinggi menjadi Kota Otonom, maka dalam melaksanakan roda pemerintahannya pada tahun 1904 didirikan sebuah Badan Pemerintahan yang bernama Plaatselijkke Fonds oleh Cultuur Soematra Timoer. Dalam Perundang – undangan yang berlaku pada Desentralisasiewet yang ditetapkan pada tanggal 23 Juli 1903 (yang untuk selanjutnya dapat disebut Daerah Otonom Kota
Kecil Tebing Tinggi oleh Pemerintah Hindia Belanda, Pemerintah Kota Tebing Tinggi ditetapkan sebagai Daerah Otonom dengan system Desentralisasi). Pada tahun 1910 sebelum dilaksanakannya ZelfBestuur Padang (Kerajaan Padang) maka telah dibuat titik “ Pole Growth “ yaitu Pusat Perkembangan Kota sebagai jarak ukur antara Kota Tebing Tinggi dengan kota –kota disekitarnya. Patok Pole Growth tersebut terletak di tengah – tengah Taman Bunga di lokasi Rumah Sakit Umum Herna Tebing Tinggi. Untuk menunjang jalannya roda pemerintahan maka diadakan kutipan – kutipan berupa Cukai Pekan, Iuran Penerangan, dan lain – lain yang pada saat itu dapat berjalan dengan baik.
Pada masa Kota Tebing Tinggi menjadi Kota Otonom maka untuk melaksanakan Pemerintahan selanjutnya dibentuk Badan Gementeraad Tebing Tinggi, yang beranggotakan 9 orang dengan komposisi 5 orang bangsa Eropa, 3 orang bumiputra, 1 orang bangsa Timur Asing. Hal ini didasarkan kepada Akte Perjanjian Pemerintah Belanda dengan Sultan Deli, bahwa dalam lingkungan zelfbestuur didudukan orang asing Eropa yang ditambah dengan orang – orang timur asing.
atau kewajiban – kewajiban kepada rakyat kota. Selanjutnya Kota Tebing Tinggi sebagai Kota Otonom dapat juga dibaca dari tulisan J.J Mendelaar dalam “ Nota Bertrefende Degemente Tebing Tinggi “ yang dibuat sekitar bulan Juli 1930. Dalam salah satu bab dalam tulisan tersebut dinyatakan setelah beberapa tahun dalam keadaan vakum mengenai perluasan pelaksanaan desentralisasi, maka pada tanggal 1 Juli 1917 berdasarkan Desentralisasiewet berdirilah Gemente Tebing Tinggi dengan Sterling Otrdanitie Van Statblaad yang berlaku sejak 1 Juli 1917. Maka sejak satu Juli merupakan hari jadi Kota Tebing Tinggi.
Pada masa pendudukan Jepang pelaksanaan pemerintahdi Kota Tebing Tinggi tidak lagi dilaksanakan oleh Dewan Kota yang bernama Gementeraad. Oleh Pemerintah Jepang digantikan dengan nama Dewan gementee Kota Tebing Tinggi. Menjelang Proklamasi (masih pada masa pendudukan Jepang) pemerintah di Kota Tebing Tinggi tidak berjalan dengan baik.
Pada tanggal 20 Nopember 1945, Dewan Kota disusun kembali dalam formasi keanggotaannya setelah mengalami banyak kemajuan, para anggota Dewan Kota teridiri dari pemuka masyarakat dengan anggota Komite Nasional Daerah. Dewan Kota ini juga tidak berjalan lama karena pada tanggal 13 Desember 1945 terjadi pertempuran dengan militer Jepang dan sampai sekarang terkenal dengan Peristiwa Berdarah 13 Desember 1945 yang diperingati oleh seluruh masyarakat Kota Tebing Tinggi setiap tahunnya.
Serikat, Dewan Kota dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 1950 namun dalam proses pelaksanaannya Panitia Pemilihan belum sempat melaksanakan tugasnya Peraturan Pemerintah tersebut telah dibatalkan.
Menurut Undang – udang Nomor 1 Tahun 1957 pemerintahan di daerah Kota Tebing Tinggi menganut azas otonomi daerah yang seluas – luasnya dan dalam Undang – undang tersebut Daerah Kota Tebing Tinggi berhak mempunyai DPRD yang diambil dari hasil Pemilihan Umum tahun 1955. Dapat dilihat berdasarkan Undang – undang Darurat 1956 DPRD Peralihan Kota Tebing Tinggi hanya mempunyai 10 orang anggota.
Setelah dikeluarkannya Undang – undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok – pokok Pemerintahan di Daerah, pelaksanaan pemerintah Kota Tebing Tinggi sudah jauh lebih maju dibandingkan dengan pada masa sebelumnya dimana pemerintah daerah telah mempunyai perangkat yang cukup baik. Sebagai suatu daerah otonom yang berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri Pemerintah Kota Tebing Tinggi dalam melaksanakan dan menjalankan roda pemerintahannya ternyata banyak mengalami hambatan oleh karena keterbatasan yang dialami daerah dalam mendukung pengadaan fasilitas – fasilitas yang dibutuhkan.
B. Visi dan Misi Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi
VISI
“Peningkatan kualitas perempuan dan anak serta meningkatkan kesertaan masyarakat dalam ber KB”
MISI
1. Meningkatkan harkat dan martabat dan kualitas hidup perempuan dan perlindungan anak di Kota Tebing Tinggi
2. Membangun setiap keluarga untuk memiliki anak ideal cukup 2 (dua) yang sehat berpendidikan dan sejahtera
3. Meningkatkan kualitas hidup dan kesejahteraan masyarakat Kota Tebing Tinggi
C. Tujuan dan Sasaran Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi
Guna mewujudkan tercapainya visi dan misi yang lebih terarah serta kegiatan yang akan dilaksanakan, Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana Kota Tebing Tinggi menetapkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai, yakni :
Tujuan :
Yang menjadi tujuan dari Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana Kota Tebing Tinggi adalah :
1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia
2. Meningkatkan kedudukan dan peran perempuan yang mampu memperjuangkan terwujudnya kesetaraan dan keadilan gender
4. Pengendalian jumlah penduduk
5. Setiap keluarga memiliki anak ideal (cukup dua) yang sehat, berpendidikan dan sejahtera
6. Meningkatkan Pelayanan Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi yang berkualitas.
7. Meningkatan Kesetaraan dan Keadilan Gender (KKG) serta Perlindungan Anak.
Sasaran :
Sasaran diarahkan kepada masyarakat yang kurang mampu atau masyarakat miskin, masalah kesejahteraan Keluarga dan Perlindungan Anak.
D. Tujuan dan Program Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi
TUJUAN DAN PROGRAM
Adapun untuk mencapai tujuan Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana Kota Tebing Tinggi, maka dibuatlah beberapa program, yaitu : Program Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak :
1. Program Keserasian Kebijakan Peningkatan Kualitas Anak dan Perempuan.
2. Program Penguatan Kelembagaan Pengarusutamaan Gender dan Anak
3. Program Peningkatan Kualitas Hidup dan Perlindungan Perempuan
4. Program Peningkatan peran serta dan kesetaraan gender dalam pembangunan
Program Keluarga Berencana :
1. Program Keluarga Berencana
3. Program Pelayanan Kontrasepsi
4. Program Penyiapan Tenaga Pendamping Kelompok Bina Keluarga E. Program dan Kegiatan Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan
Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi Tahun 2014
Program dan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Kantor Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak pada Tahun 2014 disusun berdasarkan anggaran berbasis gender diawali dengan penyusunan Gender Budgeting
Statement (GBS) dan selanjutnya menyusun Term of Reference sebagaimana
tercantum dalam Daftar GBS dan TOR Program dan Kegiatan Kantor Pemberdayaan dan Perlindungan Anak Tahun 2014 yang terdiri dari program dan kegiatan sebagai berikut:
I. Program Administrasi Perkantoran Dengan Kegiatan Meliputi : 1. Penyediaan Surat Menyurat
2. Penyediaan Jasa Komunikasi, SDA dan Listrik 3. Penyediaan Jasa Peralatan dan Perlengkapan Kantor 4. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan
5. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor 6. Penyediaan Alat Tulis Kantor
7. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan 8. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik 9. Penyediaan Makanan dan Minuman
10. Penyediaan Rapat – rapat Koordinasi dan Konsultasi Keluar Daerah
II. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur 1. Pengadaan Peralatan Gedung Kantor
2. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
3. Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional III. Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
IV. Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan
1. Penyusunan Laporan Keuangan Semesteran 2. Penyusunan Laporan Keuangan Akhir Tahun
V. Program Keserasin Kebijakan Peningkatan Kualitas Anak dan Perempuan
1. Kegiatan pelaksanaan sosialisasi yang terkait dengan Kesetaraan Gender, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak
Uraian : Sosialisasi Perlindungan Perempuan dan Anak melalui Fasilitasi kebijakan ramah anak
Indikator : Terlaksananya sosialisasi dan pengembangan kebijakan Kota Layak Anak (KLA) untuk mewujudkan Kabupaten Malang menuju Layak Anak dan Hari Anak Nasional dan Perigatan Hari Ibu
Output : Fasilitasi pengembangan kebijakan anak di tingkat Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)/Kecamatan dan Desa/Kelurahan
Outcome : Pemenuhan hak – hak anak dan perempuan dalam rangka mewujudkan Keadilan dan Kesetaraan Gender (KKG)
2. Kegiatan Perumusan Kebijakan Peningkatan Kualitas dan Perlindungan Perempuan dan Anak di bidang IPTEK
Indikator : Terwujudnya Peraturan Bupati tindak lanjut Peraturan Daerah (Perda) terkait Perlindungan Perempuan dan Hak Anak
Output : Peraturan Bupati tentang Perlindungan Perempuan dan Hak Anak
Outcome : Perempuan dan anak mendapatkan perlindungan dan hak universal yang berkeadilan dimata hukum dan HAM
VI. Kegiatan Penguatan Kelembagaan Pengarustamaan Gender
1. Kegiatan Peningkatan Kapasitas dan Jaringan Kelembagaan Pemberdayaan Permpuan dan Anak
Uraian : Mengembangkan jaringan, sinergi peran dan peningkatan koordinasi
Indikator : Terlaksananya Komunikasi dan Koordinasi Jaringan
Output : Terbentuknya jaringan lintas instansi dan LSM pemerhati/penggiat perempuan dan anak
Outcome : Kualitas perlindungan masyarakat baik perempuan, laki – laki, tua dan muda lebih baik 2. Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Gender
dan Anak
Uraian : Mengembangkan Sistem Informasi Gender dan Anak
Indokator : Tersusunnya buku profil gender/anak mengangkat issue pendidikan dan kesehatan
Output : Buku Profil Gender
dan sumber informasi yang tersaji secara akurat dan dapat dipertimbangkan
VII. Program Peningkatan Peran Serta dan Kesetaraan Gender Dalam Pembangunan
1. Bimbingan Manajemen bagi perempuan dalam mengelola usaha
Uraian : Pemberdayaan Perempuan Pengembang Ekonomi Lokal (P3EL)
Indikator : Terfasilitasinya kelompok perempuan pelaku usaha diberbagai kegiatan
Output : - Kelompok perempuan pelaku usaha mendapatkan fasilitasi bimbingan manajemen, pendampingan, pelatihan untuk meningkatkan usaha yang dijalankan sesuai dengan kebutuhannya
- Kelompok perempuan pelaku usaha mendapat bantuan peralatan yang dibutuhkan sesuai usahanya
Outcome : Adanya kemandirian dan kreatifitas dalam melakukan kegiatan usaha yang berdampak pada peningkatan kesejahteraan keluarga
2. Pendidikan dan Pelatihan peran serta dan kesetaraan gender Uraian : Peningkatan kapasitas perempuan di sektor
publik
Output : Pelatihan dan peningkatan kompetensi bagi perempuan
3. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan
Uraian : Monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak
Output : Akuntabilitas pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
Outcome : Akuntabilitas penyelenggaraan Perlindungan Perempuan dan Perlindungan Anak
SUMBER
LAMPIRAN VII :
Sumber : Kantor PemberdayaanPerempuan, Anak dan KeluargaBerencana (PPAKB) Kota TebingTinggi (2014)
Gambar 2.1 BAGAN INSTANSI
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Secara etismologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip – arsip itu mudah digunakan.
Menurut Sermadayanti (2003:7) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini, yang lebih dikenal dengan “warkat”, yaitu setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar, ataupun ba gan yang memuat keterangan – keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat organisasi untuk membantu daya ingat.
Arsip Konvensional; contoh : arsip kertas
1.Arsip Media Baru; contoh : arsip micro film, kaset, dan lain – lain
Beberapa istilah didalam kearsipan : 1. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperluka secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunannya dibedakan atas :
a. Arsip aktif
Adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari – hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah.
b. Arsip inaktif
Adalah arsip yang secara tidak langsung dan tidak terus – menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari – hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
2. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
3. File
4. Indeks
Indeks adalah sarana penemuan kembali dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya. 5. Kartu kendali
Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat – surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.
Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah.
a. Kartu kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat kontrol. b. Kartu kendali warna biru untuk piñata arsip sebagai arsip pengganti,
selama surat tersebut masih berada pada file pengolah. c. Kartu kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah. d. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 cm.
6. Kartu tunjuk silang
Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.
7. Kode
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip.
8. Lembar disposisi
9. Lembar pengantar surat rutin
Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat – surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.
10. Penerima surat
Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.
11. Pencatat surat
Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.
12. Pengarah surat
Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas menentukan kepada pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.
13. Pengolah
Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas melakukan penggarapan masalah isi surat.
Unit Pengolah terdiri dari : a. Pimpinan pengolah b. Tata usaha pengolah c. Pelaksana pengolah 14. Penata arsip
Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat – surat (arsip) dan memelihara arsip.
15. Pola klasifikasi arsip
16. Surat penting
Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau merupakan kebijaksanaan Departemen, dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan menganggu kelancaran pekerjaan.
17. Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak membutuhkan tindaklanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke Unit Pengolah.
18. Tata usaha pengolah
Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus ketatausahaan pada Unit Pengolah.
19. Formulir peminjaman arsip
Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam arsip, diisi rangkap 2 (dua), 1 (satu) disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam dan 1 (satu) disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.
20. Formulir penyalinan arsip
Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan arsip yang diisi oleh unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin.
21. Indeks relatif
22. Jadwal retensi arsip
Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnahan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional.
23. Penyusutan arsip
Penyusutan arsip adalah kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip aktif dan arsip inaktif serta menyingkirkan arsip – arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip.
24. Penyerahan arsip
Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari Lembaga – Lembaga Negara, Badan Pemerintahan, Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.
25. Pemusnahan arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional. (Barthos:2007:4)
B. Peranan Kearsipan
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Sermadayanti (2003:19) adalah sebagai berikut :
1.Alat utama untuk ingatan organisasi.
2.Bahan atau alat pembuktian (nahan otentik).
4.Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5.Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
(http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/28246/2/Chapter%20III-IV.pdf) C. Penanganan dan Cara Mengarsip Surat
Pengurusan surat – surat dalam kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat – surat kantor sangat berbeda dari instansi ke intansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat – surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas – tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat – surat dapat dikerjakan dalam bagian masing – masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat – surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat – surat masuk dan juga surat – surat keluar adalah dianggap lebih baik.
Petugas, seorang diri dapat ditugaskan untuk mengurus penerimaan dan pengiriman yang dipusatkan, disamping cara pengurusan surat – surat yang seragam dapat ditetapkan untuk seluruh organisasi. Demikian pula hal ini dapat membawa penghematan dalam arti bahwa tidak aka nada duplikasi dalam penggunaan alat – alat pengurusannya.
1. Penyortiran surat
a. Meneliti asal (sumber) surat itu
Sumber surat dapat dilihat dari mana si pengirim, alamat atau stempel pos. Dari asal ini Sekretaris dapat dengan segera memperoleh tanda – tanda tentang penting atau tidaknya suatu surat baik yang bersifat dinas maupun pribadi, karena anda pasti telah hafal dengan kegiatan – kegiatan yang dilakukan Pimpinan, dan beberapa peristiwa umpamanya surat – surat manakah yang penting untuk Pimpinan dan surat – surat di bawah ini
Satu amplop putih dari sebuah Bank dengan tnada rahasia di bawah, dan bertanda segera di atasnya.
Sebuah amplop berwarna biru muda tanpa nama si pengirim, alamat tertulis yang nampak feminism, dengan stempel pos dari kota di mana putri pimpinan sedang kuliah.
Sebuah surat dengan tanda “kilat” dari suatu kantor pemerintah. Sebuah amplop dengan tanda “kilat” dari kantor perwakilan di daerah.
b. Meneliti cara pengiriman surat
Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk kepada anda apakah sebuah surat tergolong surat penting. Surat – surat yang di bawah ini manakah yang tergolong surat penting :
Surat dengan stempel segera. Surat dengan stempel kilat.
Surat tanpa tanda – tanda cara pengiriman khusus. Surat tercatat.
Surat panggilan untuk menerima pos paket.
Setelah selesai dibaca dan dipisahkannya surat – surat yang penting dari semua surat – surat yang ada, maka mulai memproses surat – surat penting lebih dahulu dan menyisihkan untuk sementara surat – surat yang menurut perkiraan kurang penting. Ingatlah sebaiknya anda tidak membuka surat – surat pribadi meskipun tidak diberi tanda rahasia pada amplopnya atau tanda pribadi. Serahkanlah kepada yang berkepentingan/bersangkutan tanpa terbuka. Pengurusan surat yang meliputi penyortiran, membuka dan seterusnya merupakan suatu kegiatan yang tidak berat bagi anda, tetapi memerlukan ketelitian, dan inilah yang akan memberikan bantuan besar dari sebagian tugas – tugas dari Pimpinan.
2. Penyortiran selanjutnya
Surat – surat yang tertumpuk setelah disortir untuk yang penting – penting, maka anda hendaknya masih memisahkannya menurut beberapa macam kelompok. Kelompok – kelompok yang dimaksud adalah :
a. Surat – surat dinas
Sebagian besar surat – surat yang dating adalah surat – surat dinas, yaitu surat – surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor. Surat demikian biasanya dapat diketahui dengan segera karena mempunyai ciri – ciri yang telah anda ketahui. Pisah – pisahkan nama – nama surat dinas dari instansi Pemerintah (Pusat Daerah) dari kantor – kantor swasta, dari perorangan. Untuk penyortiran, lebih – lebih jika surat berjumlah banyak, perlu disediakan sarana seperti kotak – kotak terbuka ataupun rak sortir.
3. Pembukaan sampul (amplop)
a. Membuka sampul. Sampul – sampul yang akan dibuka ditempatkan pada semacam kotak sehingga letak sampul berdiri miring. Letak kotak sampul tertutup tersebut di depan sedikit ke sebelah kiri sejauh panjang lengan kiri anda. Di samping kanan kotak sampul tertutup, letakkan kotak yang sejenis untuk tempat sampul yang telah terbuka.
b. Sampul yang bertutup memanjang sebaiknya dibuka dengan pisau.
Caranya : letakkan sampul mendatar di atas meja dengan bagian bertutup di atas serta berada di sebelah kanan. Tindih sampul dengan tangan kiri dan dengan tangan kanan masukkan pisau ke dalam sela – sela lipatan tutup sampul. Dorong pisau memanjang lipatan tutup sampul. (Barthos:2007:23)
D. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Maksud dilakukannya kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.
Tujuan kearsipan, yaitu :
1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan nyaman, jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali jika dibutuhkan.
2. Bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi.
E. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Beberapa Jenis Musuh Kertas
Arsip – arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip – arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri. Oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip – arsip tersbeut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan – serangan dari luar arsip tersebut. Oleh karena itu sebelum kita mengadakan usaha – usaha pemeliharaan dan penjagaan terlebih dahulu kita harus mengenal dan mengetahui jenis – jenis musuh kertas arsip beserta sifat penyerangnya.
1. Kerusakan yang disebabkan dari dalam : a. Kertas
Arsip – arsip sebagian besar terdiri dari kertas memounyai sifat yang unik. Seperti apa yang kita ketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses yang dibuat dari bahan – bahan seperti kapas, flas, merang, kayu dan lain – lain. Dari bahan apapun kertas itu dibuat, cellulose di dalam kertas akan mengandung beberapa sifat, baik sifat pengawet maupun sifat penghancur terhdapa kertas itu sendiri
b. Tinta
Dalam hal ini perlulah dipikirkan penggunaan tinta yang berkualitas baik (tidak mungkin luntur). Penggunaan tinta yang berkualitas rendah akan merugikan kita, terutama bila secara sengaja tersentuh air, atau karena udara yang lembab.
c. Pasta/Lem
gandum atau tepung beras. Dengan mengetahui sifat – sifat organic dari material tersebut kita dengan segera dapat melakukan usaha – usaha pencegahan terhadap musuh – musuh kertas yang mungkin menyerangnya.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar : a) Kelembaban
Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat – akibat seperti timbulnya jamur, pasta/lem hilang, kertas menjadi lemah dan merusakaan kulit. Pertolongan utama adalah dengan menormalisasi kelembaban, akan tetapi usaha ini sukar dilakukan.
b) Udara yang terlampau kering
Udara yang terlampau keringpun akan dapat meruskkan kertas pula, seperti misalnya kertas akan menjadi kering,, kesat dan mudah patas (getas).
c) Sinar matahari
Sinar matahari memang penting untuk membantu membasmi musuh – musuh kertas. Akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan panasnya dan terutama oleh sinar ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas – kertas arsip. Sinar ultraviolet terutama mengancam struktur molekul kertas dan kulit.
d) Debu
e) Kekotoran udara
Kekotoran udara yang disebabkan oleh sulphur dioxide sangat membahayakan kertas. Karena gas – gas baik yang berdiri sendiri maupun yang ada hubungannya dengan materi kertas/buku dapat menimbulkan reaksi kimia yang akan merusakaan kertas.
f) Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dank arena temperatur udara yang tidak terkontrol. Jamur ini nampak sebagai lapisan tipis yang keputih – putihan. g) Rayap
Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat ialah dengan mengadakan pencegahan; yakni dengan peniadaan penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah.
h) Gegat
Gegat (silverfish) yang sering merusakkan kertas, biasanya terdapat pada dinding – dinding yang basah. Jika kertas – kertas arsip selalu bersentuhan dengan dinding yang lembab, bukan saja kertas tersebut menjadi lembab, akan tetapi sering pula dirusak oleh gegat ataupun jenis – jenis serangga lainnya. (Barthos:2007:51)
Ruangan Penyimpanan Arsip
serangan api, air, serangga dan lain – lain. Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berventilasi yang baik.
Usahakanlah agar pancaran sinar matahari tidak langsung masuk ke ruangan. Oleh karena itu, bila akan membangun tempat penyimpanan arsip buatlah jendela – jendela, pintu – pintu tidak menghadap langsung datangnya sinar matahari. Penting pula jendela – jendela dan pintu – pintu diberi jaring kawat yang halus, disamping berguna untuk menyaring udara masuk, juga penting untuk menjaring serangga – serangga, hewan – hewan kecil dan lain – lain.
Demikian pula bila akan membuat tempat penyimpanan arsip buatlah agar saluran air (talang, pipa – pipa air) tidak melalui ruangan tersebut. Bila sudah terlanjur, jagalah agar saluran tersebut tidak bocor. Oleh karena itu, setiap saat harus diperiksa terutama bila hari hujan.
Aturlah suhu udara berkisar antar 650F sampai 750F, dan kelembaban udara sekitar 500 dan 650. Arsip – arsip dalam waktu yang dekat akan lapuk bila kelembabab melebihi 650. Jagalah pula, agar dinding lantai ruangan penyimpanan tidak berlubang – lubang atau retak.
Disamping memperhatikan hal – hal tersebut di atas, perlulah pula memasang Air Conditioner (AC), yang dipasang selama 24 jam terus menerus. Air Conditioner
(AC) ini selain berfungsi untuk mengatur kelembaban dan temperatur udara juga untuk mengurangi banyaknya debu. Pemasangannya harus konstan (tetap), sehingga keadaan udara tidak berubah – ubah. Keadaan udara yang berubah – ubah akan merusakkan kertas, apalagi kalau penggantian udara tersebut terjadi secara mendadak.
Menyimpan Arsip
bergerak dengan bebas, di samping itu pula untuk memudahkan membersihkan lantai di bawah rak tersebut.
Apabila terpaksa harus menggunakan almari besi yang tertutup, susunlah arsip – arsip agak merenggang, jangan terlalu cepat. Almari harus sering dibuka serta diperiksa untuk melihat kalau – kalau kertas ditumbuhi cendawan atau diserang serangga. Untuk menghindari serangga taruhlah kapur barus di dalamnya.
Arsip – arsip, buku, barang cetakan, petakan dan lain – lain harus diatur dengan cermat. Bagi peta yang ukurannya terlampau besar, simpanlah dengan cara menggulung dan kemudian dibungkus dengan bahan yang kuat, misalnya dengan kain.
Penjagaan
1. Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang – kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner (alat penyedot debu). Membersihkan dengan sapu atau bulu ayam tidakada gunanya sama sekali, sebab hanya akan memindahkan debu – debu dari satu ke tempat lain.
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya
Sedikit – dikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya hendak diperiksa untuk mengawasi kalau – kalau ada serangga, rayap dan sejenisnya.
3. Penggunaan racum serangga
arsipnya, karena dapat merusakkan kertas. Di samping itu kapur barus pun dapat dipergunakan mencegah serangga. Taruhlah kapur barus di rak – rak. 4. Mengawasi serangga anai – anai
Untuk menghindari serangga anai- anai dapat dipergunakan sodium arsenite.Sodium ini letakkanlah di celah – celah lantai. Rak almari yang dibuat
daripada kayu, hendaknya dioles dengan Dielderin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, sejalan dengan garis – garis yang ada pada kayu.
5. Larangan makan dan merokok
Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab sisa – sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus – tikus.
Demikian pula tidak diperkenankan merokok, baik rokok putih maupun rokok kretek. Menyalakan dengan korek atau membawa api dilarang. Alat pemadam kebakaran harus ditempatkan di dalam ruangan penyimpanan dan ditempatkan di tempat yang strategis.
6. Rak penyimpanan arsip
Arsip – arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam, dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lanati sekitar enam inci. Hal ini untuk memudahkan bergeraknya udara dan memudahkan untuk membersihkan lantai di bawah rak.
7. Meletakkan arsip
8. Membersihkan arsip
Arsip – arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuum cleaner. Apabila arsip – arsip dihinggapi anai – anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan lainnya. Demikian pula bila kita menemukan arsip – arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk segera diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.
9. Mengeringkan arsip yang bawah
Arsip – arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur dibawah teriknya sinar matahari. Bukalah arsip – arsip dari ikatannya, kemudian keringkan dengan jalan menganginkan. Untuk membantu mempercepat pengeringan ini, gunakanlah kipa angin, kalau tidak ada bukalah jendela – jendela dan pintu lebar – lebar. Dapat pula dipergunakan kertas penyerap (blotting); taruhlah arsip yang basah diantara dua kertas penyerap tersebut. Bagi arsip – arsip yang terendam air, pindahkanlah ke ruangan yang lebih luas dan keringkanlah seperti tersebut di atas.
10.Arsip – arsip yang tidak terpakai
Untuk arsip – arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan di sana – sini. Susunannya sama seperti ketika arsip – arsip itu dipergunakan.
11.Arsip – arsip yang rusak atau sobek
F. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Sermadayanti (2003:104) menjelaskan bahwa nilai guna arsip dapat dibedakan atas :
1.Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri, meliputi :
a. Nilai guna administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan – kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi.
b. Nilai guna keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi – informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
2.Nilai guna sekunder adalah niali arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum di luar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
b. Nilai guna informasional
Arsip yang bernilai guna informasional adalah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
(http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/28246/2/Chapter%20III-IV.pdf) G. Sistem Kearsipan yang Baik
Menurut Gie (2001:102) sistem kearsipan disebut juga dengan sistem administrasi kearsipan, dan istilah yang lebih popular yaitu filling system. Filling adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, filling cabinet dari baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
H. ANALISIS
1. Arsip Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi
Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi merupakan sebuah instansi yang melakukan kegiatan kearsipan, sebab instansi ini banyak data atau warkat berupa surat masuk maupun surat keluar yang terdiri dari beberapa arsip kepegawaian :
a. SKPT (Surat Keputusan) gaji b. SKPT (Surat Keputusan) pangkat c. Ijazah pendidikan formal
Isi berkas adalah dari awal pegawai bekerja sampai akhir yang bersangkutan pensiun. Untuk menghindari terjadinya arsip yang hilang, pengarsipan pada Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi tidak hanya menggunakan kertas, tetapi juga menggunakan media computer (CD dan hardware lainnya).
Dalam penanganan berkas – berkas arsip pegawai, peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang faktor yang menentukan keberhasilan dan jaminan sarana prasarana yang standar dan sistem kearsipan adalah sebagai berikut :
a. Lemari Besi
Lemari besi digunakan untuk menyimpan arsip penting berupa surat – surat berharga, seperti surat perjanjian.
b. Filling Cabinet
Filling Cabinet adalah perangkat kantor yang berbnetuk persegi panjang yang diletakkan secara vertikal dan digunakan untuk menyimpan arsip yang masih diperlukan.
2. Manajemen Kearsipan pada Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi menggunakan Azas Desentralisasi dan Sentralisasi dalam kegiatan kearsipannya. Misalnya, surat masuk diposisikan dalam Azas Desentralisasi, karena surat masuk tempat penyimpanan arsipnya dikhususkan di satu filling cabinet. Namun data – data kepegawaian diposisikan dalam Azas Sentralisasi, karena semua data – data kepegawaian dicampur menjadi satu dalam suatu filling cabinet.
surat tersebut diperlukan, bagian kearsipan di instansi tersebut kesulitan untuk mencari surat – surat yang diperlukan. Namun, surat pertanggung jawaban keuangan disimpan di lemari khusus. Dan pada tahun 2009 ada pembinaan kearsipan dari Bagian Kearsipan di Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi, tetapi itu tidak berjalan karena tidak adanya pengawasan, kekurangan sarana dan sumber daya manusia.
Berdasarkan uraian di atas terdapat beberapa bidang kerja Manajemen Kearsipan pada Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi :
1. Perlunya Penambahan Odner
Diperlukan penambahan odner pada Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi, karena kekurangan odner kearsipan terlihat sangat berantakan dan tidak tersusun dengan rapi. 2. Perlunya Penambahan Sumber Daya Manusia
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Setelah dilakukan penelitian pada Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi, maka ditarik kesimpulan yang berkaitan dengan judul Tugas Akhir “Manajemen Kearsipan Pada Kantor
Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi” sebagai berikut :
1. Kegiatan kearsipan pada Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi, yaitu ; surat – surat keputusan, data – data pegawai, kartu taspen, jamsostek, surat masuk dan surat keluar dan file – file penting lainnya disimpan dalam satu odner dan filling cabinet..
2. Pemeliharaan arsip – arsip di Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi tidak begitu baik, karena instansi ini kekurangan pegawai di bagian kearsipan, pegawai kearsipan saat ini memiliki tugas ganda, sehingga pegawai tersebut tidak terlalu fokus terhadap kearsipan.
Saran
Berdasarkan kesimpulan dan melihat dari kenyataan pada saat melakukan penelitian penulis memiliki saran – saran berikut :
1. Sebaiknya Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi melakukan penambahan lemari arsip, filling cabinet, odner dan perlengkapan kearsipan lainnya, sehingga semua file tidak dijadikan satu karena kekurangan perlengkapan kearsipan.
2. Sebaiknya Kantor Pemberdayaan Perempuan, Anak dan Keluarga Berencana (PPAKB) Kota Tebing Tinggi melakukan penambahan pegawai, agar pegawai kearsipan saat ini bisa fokus dengan tugas kearsipan dan merapikan kearsipan yang ada.
DAFTAR PUSTAKA
(http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:yM17H25EgJ:www.anri.go
.id/file_layanan/publikasi/Jurnal_Kearsipan/Jurnal-Vol-7-2012.pdf+&cd=2&hl=en&ct=clnk)
(http://dijemuach.blogspot.com/2012/05/makalah-manajemen-arsip.html) Barthos, Basir. (2007). ManajemenKearsipan. Jakarta: BumiAksara..
