KOTA TEBING TINGGI
B. Peranan Kearsipan
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu meningkatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Sermadayanti (2003:19) adalah sebagai berikut :
1.Alat utama untuk ingatan organisasi.
2.Bahan atau alat pembuktian (nahan otentik).
4.Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5.Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
(http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/28246/2/Chapter%20III-IV.pdf) C. Penanganan dan Cara Mengarsip Surat
Pengurusan surat – surat dalam kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat – surat kantor sangat berbeda dari instansi ke intansi. Dalam suatu organisasi yang kecil, surat – surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas – tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat – surat dapat dikerjakan dalam bagian masing – masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus, yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman surat – surat yang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat – surat masuk dan juga surat – surat keluar adalah dianggap lebih baik.
Petugas, seorang diri dapat ditugaskan untuk mengurus penerimaan dan pengiriman yang dipusatkan, disamping cara pengurusan surat – surat yang seragam dapat ditetapkan untuk seluruh organisasi. Demikian pula hal ini dapat membawa penghematan dalam arti bahwa tidak aka nada duplikasi dalam penggunaan alat – alat pengurusannya.
1. Penyortiran surat
Tugas yang pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat – surat bagi Pimpinan berdasarkan atau surat – surat penting, yang kebanyakan berupa surat – surat dinas pemerintahan, surat – surat dinas dari perusahaan, dan surat – surat dinas dari perorangan semuanya ini dipisahkan dari surat – surat yang kurang penting. Surat – surat yang penting dapat diketahui dengan cara :
a. Meneliti asal (sumber) surat itu
Sumber surat dapat dilihat dari mana si pengirim, alamat atau stempel pos. Dari asal ini Sekretaris dapat dengan segera memperoleh tanda – tanda tentang penting atau tidaknya suatu surat baik yang bersifat dinas maupun pribadi, karena anda pasti telah hafal dengan kegiatan – kegiatan yang dilakukan Pimpinan, dan beberapa peristiwa umpamanya surat – surat manakah yang penting untuk Pimpinan dan surat – surat di bawah ini
Satu amplop putih dari sebuah Bank dengan tnada rahasia di bawah, dan bertanda segera di atasnya.
Sebuah amplop berwarna biru muda tanpa nama si pengirim, alamat tertulis yang nampak feminism, dengan stempel pos dari kota di mana putri pimpinan sedang kuliah.
Sebuah surat dengan tanda “kilat” dari suatu kantor pemerintah. Sebuah amplop dengan tanda “kilat” dari kantor perwakilan di daerah.
b. Meneliti cara pengiriman surat
Cara pengiriman surat yang dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk kepada anda apakah sebuah surat tergolong surat penting. Surat – surat yang di bawah ini manakah yang tergolong surat penting :
Surat dengan stempel segera. Surat dengan stempel kilat.
Surat tanpa tanda – tanda cara pengiriman khusus. Surat tercatat.
Surat panggilan untuk menerima pos paket.
Sebuah amplop yang dilampiri oleh amplop besar berisi barang cetak.
Setelah selesai dibaca dan dipisahkannya surat – surat yang penting dari semua surat – surat yang ada, maka mulai memproses surat – surat penting lebih dahulu dan menyisihkan untuk sementara surat – surat yang menurut perkiraan kurang penting. Ingatlah sebaiknya anda tidak membuka surat – surat pribadi meskipun tidak diberi tanda rahasia pada amplopnya atau tanda pribadi. Serahkanlah kepada yang berkepentingan/bersangkutan tanpa terbuka. Pengurusan surat yang meliputi penyortiran, membuka dan seterusnya merupakan suatu kegiatan yang tidak berat bagi anda, tetapi memerlukan ketelitian, dan inilah yang akan memberikan bantuan besar dari sebagian tugas – tugas dari Pimpinan.
2. Penyortiran selanjutnya
Surat – surat yang tertumpuk setelah disortir untuk yang penting – penting, maka anda hendaknya masih memisahkannya menurut beberapa macam kelompok. Kelompok – kelompok yang dimaksud adalah :
a. Surat – surat dinas
Sebagian besar surat – surat yang dating adalah surat – surat dinas, yaitu surat – surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantor. Surat demikian biasanya dapat diketahui dengan segera karena mempunyai ciri – ciri yang telah anda ketahui. Pisah – pisahkan nama – nama surat dinas dari instansi Pemerintah (Pusat Daerah) dari kantor – kantor swasta, dari perorangan. Untuk penyortiran, lebih – lebih jika surat berjumlah banyak, perlu disediakan sarana seperti kotak – kotak terbuka ataupun rak sortir.
b. Agar tidak kacau setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder – folder atau alat lain sejenisnya. Penyortiran dilakukan kepada surat – surat baik selagi masih bisa bersampul maupun surat – surat yang telah terbuka. Proses penyortiran selalu terjadi pada kegiatan penanganan surat.
3. Pembukaan sampul (amplop)
a. Membuka sampul. Sampul – sampul yang akan dibuka ditempatkan pada semacam kotak sehingga letak sampul berdiri miring. Letak kotak sampul tertutup tersebut di depan sedikit ke sebelah kiri sejauh panjang lengan kiri anda. Di samping kanan kotak sampul tertutup, letakkan kotak yang sejenis untuk tempat sampul yang telah terbuka.
b. Sampul yang bertutup memanjang sebaiknya dibuka dengan pisau.
Caranya : letakkan sampul mendatar di atas meja dengan bagian bertutup di atas serta berada di sebelah kanan. Tindih sampul dengan tangan kiri dan dengan tangan kanan masukkan pisau ke dalam sela – sela lipatan tutup sampul. Dorong pisau memanjang lipatan tutup sampul. (Barthos:2007:23)