ERP Enterprise
7.4 Pemrosesan Analitis Online
ERP lebih dari sekedar system pemprosesan transaksi canggih.ERP adalah alat pendukung untuk meningkatkan kinerja serta mencapai keunggulan bersaing pemrosesan analitis online meliputi pendukung keputusan , pemodelan , penarikan informasi, analis atau laporan khusus, dan analis bagaimana jika (what if).
1. Konfgurasi Sistem ERP dan Konfgurasi Server
Secara singkat model klien / server adalah bentuk topologi jaringan, dimana computer atau terminal pengguna (klien) mengakses berbagai program ERP dan data melalui computer host yang disebut server. Walaupun server dapat disentralisasikan, klien biasanya terletak diberbagai lokasi di seluruh perusahaan. Dua arsitektur dasarnya adalah model dua tingkat dan model tiga tingkat yang akan dijelaskan berikut ini :
a. Model Dua Tingkat : Server menangani pekerjaan aplikasi dan basis data. Computer klien bertanggung jawab atas penyajian data ke penguna dan meneruskan input dari pengguna kembali ke server.
b. Model Tiga Tingkat : Fungsi basis data dan aplikasi dipisah dalam Pemrosesan
Analitis Online (OLAP)
Aplikasi Khusus (fungsi untuk Industri
tertentu) Penjual an dan distribu si Perencana an bisnis Pengendali an pabrik Logistik Pemas ok Pelangga n Sistem Lama
model tiga tingkat. Arsitektur ini umum dalam system ERP yang besar dan yang menggunakan wide area network (WAN)
2. Server OLTp Versus OLAP
Pemrosesan analitis online dapat dikarakterisasikan sebagai transaksi online yang:
a. Mengakses data dalam jumlah yang sangat besar ( contoh nya data penjualan selama beberapa tahun )
b. Menganalisis hubungan antar berbagai jenis elemen bisnis seperti penjualan, produk, area geografs dan saluran pemasaran
c. Melibatkan data teragregasi seperti volume penjualan, anggaran, dan dana yang dikeluarkan
d. Membandingkan data yang teragregasi dalam berbagai periode waktu hierarkis contohnya bulanan, triwulanan, tahunan.
e. Menyajikan data dalam presfektif yang berbeda seperti penjualan yang berdasarkan wilayah, saluran distribusi, penjualan berdasarkan produk f. Melibatkan perhitungan yang rumit antar berbagai elemen data seperti
perkiraan laba sebagai fungsi dari pendapatan penjualan untuk tiap jenis saluran penjualan dalam wilayah tertentu
g. Merespon dengan cepat permintaan pengguna hingga dapat melakukan proses pemikiran analitis tanpa dihalangi oleh penundaan system.
Perbedaan antara OLAP dan OLTP
Aplikasi OLTP mendukung berbagai kegiatan yang penting untuk misi tertentu melalui berbagai rangkaian permintaan sederhana ke basis server operasional. Aplikasi OLAP mendukung kegiatan yang penting untuk manajemen melalui penyelidikan analitis berbagai hubungan data yang rumit dan yang dikumpulkan digudang data. OLAP dan OLTP memiliki persyaratan yang berbeda dan saling bertentangan. Konsolidasi adalah agregasi atau penyatuan data contoh berbagai data kantor penjualan dapat disatuan ke tingkat kota dan kota ke tingkat propinsi. Penggalian data memungkinkan perincian data untuk mengungkap perincian dasar yang menjelaskan fenomena tertentu contoh pengguna dapat menggali data dari retur penjualan total untuk suatu periode agar dapat mengidentifkasi berbagai produk yang sesungguhnnya di kembalikan serta alasannya. Pengirisan dan pemotongan untuk mempelajari data dari berbagai sudut pandang yang berbeda. Server OLAP memungkinkan para penggunanya untuk menganalisis hubungan data yang rumit jadi server basis data OLAP harus efsien saat menyimpan dan memproses data multidimensi.
3. Konfgurasi Basis Data
Sistem ERP terdiri atas ribuan table basis data tiap table di hubungkan dengan berbagai proses bisnis yang di kodekan ke dalam ERP. Dengan kata lain perusahaan biasanya mengubah berbagai prosesnya untuk mengakomodasi ERP bukan di modifkasi untuk mengakomodasi perusahaan.
Banyak perusahaan menyadari bahwa peranti lunak ERP saja tidak dapat mengendalikan semua proses dalam perusahaan.Perusahaan seperti ini menggunakan peranti lunak khusus (bolt on software )yang disediakan oleh pemasok pihak ketiga.Akan tetapi beberapa perusahaan mengambil pendekatan yang mlebih independent contohnya Domino’s Pizza.
5. Domino’s Pizza
Domino’s telah menggunakan berbagai aplikasi ini dan aplikasi lainnya sebelum mengimplementasikan ERP.Perusahaan tersebut tidak ingin membuang aplikasi yang ada tetapi menmukan bahwa system warisan tsb membutuhkan feld data yang tidak disediakan oleh ERP.
6. Manajemen Rantai Pasokan
Rantai pasokan adalah rangkaian aktivitas yang berhubungan dengan perpindahan barang dari tahap baku hingga ke pelanggan. system manajemen adalah jenis peranti lunakaplaikasi mendukung pekerjaan ini.Selain berbagai areal fungsional utama dalam perusahaan SCM (supply chain managemen)dalam menghubungkan semua mitra dalam rantai tsb,termasuk pemasok , kurir,perusahaan logistic, pihak kertiga dan penyedia system informasi.
7. Penggudangan Data
Adalah salah satu isu TI yang paling cepat berkembang sebelum bisnis itu sendiri saat ini.
Gudang data adalah basis data relasional atau multi dimensional yang dapat menghabiskan ratusan gigabyte bahkan terabyte pentimapanan disket.Ketika gudang data di atur untuk sebuah departemen atau fungsi maka gudang data tsb sering disebut data mart Kebanyakan perusahaan mengimplementasikan gudang data sebagai bagian dari usaha strategi TI yang melibatkan system ERP.
Proses penggudangan data memiliki berbagai tahapan dasar sebagi berikut ini:
a. Pemodelan data untuk gudang data
b. Ekstraksi data dari berbagai basis data operasional c. Pembersihan data yang di ekstraksi
d. Transformasi data kedalam model gudang
e. Pemindahan data kedalam basis data gudang data 7.5 Integrasi Informasi Melalui Sistem ERP
Penerapan sistem ERP pada perusahaan di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaa maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi yang didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor- faktor sebagai berikut :
a. Management atau organisasi; yang meliputi , pelatihan yang berkelanjutan, keterlibatan, pemilihan tim, komitmen stakeholder, serta peran dan tanggung jawab.
b. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses. c. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface. d. Data; yang meliputi fle utama, fle transaksi, struktur data, dan
maintenance dan integrasi data.
e. Personel; yang meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan.
Gambar 7.10. Integrasi Informasi Melalui Sistem ERP
7.5.1CRM (Customer Relationship management)
Customer Relationship Management (CRM) merupakan fungsi yang harus membina hubungan dengan para pelanggan, antara lain selalu mengingatkan kepada pelanggan akan produk yang disediakan atau diproduksi oleh perusahaan. Pemeliharaan hubungan dapat di bangun melalui hubungan korespondensi (surat berwakat, e-mail, atau melalui situs internet), atau melalui acara jamuan makan dengan para pelanggan utama perusahaan, pameran, dan kegiatan hubungan masyarakat (Haming dan Nurnajamuddin 2007). Shaw (1991) mengungkapkan bahwa manajemen hubungan pelanggan (CRM) merupakan sebuah strategi yang secara luas diterapkan untuk mengelola interaksi perusahaan dengan pelanggan, klien dan prospek penjualan. Hal ini melibatkan penggunaan teknologi untuk mengatur, mengotomatisasi, dan mensinkronisasi proses bisnis seperti kegiatan bisnis penjualan, namun juga untuk mendukung pemasaran, layanan pelanggan, dan teknis. Tujuan keseluruhan adalah untuk menemukan, menarik, dan memperoleh klien baru, memelihara dan mempertahankan orang-orang yang sudah dimiliki perusahaan, menarik mantan klien kembali serta dan mengurangi biaya pemasaran dan pelayanan klien.
Manajemen hubungan pelanggan juga menggambarkan strategi luas perusahaan yang meliputi customer-interface department dan departemen lainnya (Shaw 1991). Pengukuran dan penilaian hubungan pelanggan merupakan hal penting untuk menerapkan strategi ini. Adapun beberapa keunggulan dari CRM antara lain:
a. Kualitas dan efsiensi
b. Penurunan biaya keseluruhan c. Dukungan keputusan
d. Ketangkasan perusahaan e. Perhatian Pelanggan
Dalam pemasaran, sistem CRM membantu perusahaan mengidentifkasi dan menargetkan klien potensial serta memberikan tempat pertama bagi tim penjualan. Kemampuan pemasaran utama adalah menelusuri dan mengukur TI channel yang meliputi e-mail, pencarian, media sosial, telepon dan direct mail. Metrik yang dipantau mencakup klik, tanggapan, transaksi, dan pendapatan. Dalam solusi CRM pemasaran berfokus web, organisasi menciptakan dan menelusuri aktivitas web tertentu yang dapat membantu mengembangkan hubungan klien. Aktivitas-aktivitas ini meliputi download gratis, online video content dan online web presentation.
a. EAI (Enterprise Application Integration)
Dapat mengintegrasikan berbagai kelompok aplikasi perusahaan dengan memperbolehkan pertukaran data sesuai dengan aturan yang berasal dri model proses bisnis yang dikembangkan oleh para pengguna.
7.5.2SCM (Supply Chain Management)
Perekayasaan kembali dan otomatisasi banyak proses rantai pasok tradisional. Manajemen rantai pasok (SCM) adalah proses perencanaan, penerapan, dan pengendalian operasi dari rantai pasok dengan tujuan untuk mencukupi kebutuhan kebutuhan pelanggan efsien mungkin. Manajemen Rantai Pasok mencangkup semua pergerakan dan gudang penyimpanan dari bahan baku, persediaan barang dalam pengolahan, dan barang sejak jadi dari titik produksi ke titik konsumsi. Menurut Dewan Profesional Manajemen Rantai Pasok (CSCMP) - suatu asosiasi professional yang mengembangkan defnisi pada tahun 2004 - bahwa Manajemen Rantai Pasok meliputi perencanaan dan manajemen dari semua aktivitas yang dilibatkan dalam sumber dan pengadaan, konversi, dan semua aktivitas manajemen logistik. Hal penting ialah SCM juga meliputi kolaborasi dan koordinasi dengan mitra saluran, dapat berupa penyalur, para perantara, pihak ketiga selaku penyedia jasa.
Adapun area kompetitif dan strategis berikut ini dapat digunakan sebagai penyumbang manfaat yang sempurna bagi penerapan sistem manajemen rantai pasok dengan baik. Dalam bukunya, Haming dan Nurnajamuddin (2007) menuliskan beberapa faktor kompetitif dan strategis seperti yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Aktivitas yang berhubungan dengan kepastian kecukupan kuantitas dari komponen yang diperlukan dalam menjalankan produksi atau produk yang akan dijual, dan tiba pada waktu yang tepat sesuai jadwal. Hal itu dimungkinkan melalui adanya komunikasi efsien, yang memastikan bahwa pesanan ditetapkan pada sejumla hjadwal yang sesuai dan siap untuk dipenuhi. Sistem manajemen rantai pasok juga memungkinkan suatu perusahaan untuk secara tetap melihat apa yang ada di gudang persediaan dan meyakinkan bahwa jumlah yang dipesan sesuai dengan kebutuhan yang dimaksud dalam order dan jadwal untun menggantikan sediaan yang sudah dipakai.
2) Logistics (Logistik)
Aktivitas yang berhubungan dengan pengadaan sediaan bahan atau komponen yang diperlukan. Aktivitas tersebut perlu dijaga agar biaya angkutan material serendah mungkin, konsisten dengan waktu penyerahan yang dijanjikan, dan dilakukan secara tepat dan aman. Disini, sistem manajemen rantai pasok memungkinkan suatu perusahaan untuk mempunyai kontak tetap dengan tim distribusinya, dapat terdiri atas truk, kereta api, atau jenis transportasi lain. Sistem dapat mengizinkan perusahaan untuk menjajaki material yang diperlukan secara terus- menerus. Mungkin juga dapat menghemat biaya untuk berbagi beban biaya transportasi dengan perusahaan mitra jika pengirim tidak cukup besar penuh sebuah truk,dan sekali lagi, SCM mengizinkan perusahaan untuk membuat keputusan sedemikian rupa.
3) Production (Produksi)
Aktivitas tersebut berhubungan dengan kegiatan mengolah bahan menjadi keluaran yang direncanakan. Aktivitas itu harus mampu menjamin bahwa lini produksi atau lini perakitan berfungsi dengan baik. Fasilitas dapat berfungsi memuaskan jika didukung oleh ketersediaan komponen yang bermutu tinggi dan tersedia ketika diperlukan. Produksi dapat berlangsung secara teratur jika ditunjang oleh manajemen logistik dan pemenuhan atas order bahan atau komponen yang memuaskan,yaitu sesuai volume kebutuhan dan penyerahannya tepat sesuai jadwal. Jika jumlah yang disediakan tidak sesuai dengan yang dipesan serta dikirimkan pada tepat waktu yang tidak tepat seperti yang diminta maka produksi akan berhenti, paling tidak terganggu. Akan tetapi,dengan manajemen rantai pasok yang andal maka keberlangsungan kegiatan produksi dapat berjalan dengan mulus dan sasaran keluaran akan dapat diwujudkan.
4) Revenue and profit (Pendapatan dan laba)
Aktivitas tersebut berhubungan dengan aktivitas pemasaran dan penjualan, yaitu memberikan layanan penyampaian produk atau jasa kepada pelanggan yang membutuhkan secara tepat jumlah, tepat waktu, dan tepat mutu. Kegiatan itu harus mampu memberikan jaminan bahwa tidak ada penjualan yang akan hilang karena persediaan tidak ada atau kosong. Mengelola rantai pasok dengan baik akan meningkatkan feksibilitas perusahaan dalam bereaksi terhadap perubahan tidak terduga yang terjadi atas permintaan dan penawaran. Sehubungan dengan hal tersebut, suatu
perusahaan mempunyai kemampuan untuk menghasilkan barang pada harga yang lebih rendah dan mendistribusikannya ke konsumen dalam waktu yang lebih cepat dibandingkan jika perusahaan tidak menerapkan manajemen rantai pasok, sehingga SCM berperan untuk meningkatkan laba total perusahaan.
5) Costs (Biaya-Biaya)
Kemampuan berproduksi secara efektif dan efsien,pada gilirannya akan memampukan perusahaan memiliki keunggulan atas aspek biaya. Faktor biaya produksi atau penyiapan produk merupakan salah satu dari empat factor keunggulan kompetitif perusahaan. Kegiatan tersebut harus mampu memelihara biaya atas produk dan komponen yang dibuat atau dibeli, berada pada tingkatan biaya atau harga yang layak diterima. Manajemen rantai pasok mampu mengurangi biaya mealui peningkatan rasio perputaransediaan (inventory turn over) di lantai pengerjaan dan di dalam gudang, mengendalikan mutu proses dan mengurangi biaya kegagalan internal dan eksternal, dan bekerja sama dengan penyalur agar dapat menghasilkan keluaran melalui pemanfaatan alat-alat pabrikasi secara efsien.
6) Cooperation (Kerja Sama)
Antara mitra rantai pasok memastikan bahwa semua pihak akan memperoleh manfaat timbale balik. Perencanaan kolaboratif, pengisian kembali, dan peramalan merupakan suatu komitmen jangka panjang, kerja sama atas mutu, dan mendukungnya dengan pembeli dari manajerial penyalur, teknologi,dan pengembangan kapasitas. Hubungan tersebut memungkinkan perusahaan mempunyai akses terhadap informasi sekarang yang dapat dipercaya, menghasilkan tingkat perssediaan yang lebih rendah, memotong lead-time, meningkatkan kualitas produk, meningkatkan kecermatan ramalan, dan akhirnya meningkatkan layanan kepada pelanggan dan perolehan laba yang memuaskan. Para penyalur juga menerima manfaat dari hubungan kerja sama melalui peningkatan pembeli masukan, penigkatan mutu, dan penurunan biaya. Semuanya itu akan menghasilkan penghematan.konsumen juga dapat menerima manfaat melalui tersedianya produk dengan mutu lebih tinggi atas biaya atau harga yang lebih murah.
Russell dan Taylor (2000) serta Chase et al., (2001) menyatakan bahwa suatu rantai pasok terdiri atas organisasi yang saling berhubungan, sumber daya, dan proses yang menciptakan dan menyerahkan produk dan jasa kepada pelanggan akhir. Suatu rantai pasok meliputi semua fasilitas, fungsi, dan aktivitas yang terlibat dalam kegiatan produksi dan mengirimkan produk atau jasa yang bersangkutan dari para penyalur (dan para pembekal mereka) ke pelanggan (dan para pelanggan mereka). Kegiatan itu meliputi perencanaan dan pengelolaan atas permintaan dan penawaran, mengadakan material, memproduksi dan menjadwalkan produk atau jasa, pergudangan, pengendalian persediaan, distribusi, layanan pelanggan, serta penyerahan. Manajemen rantai pasok mengkoordinir semua aktivitas sehingga pelanggan
L
A
T
I
H
A
N
&
S
O
A
L
dapat dilengkapi dengan jasa dan produk secara segera dengan mutu tinggi atau andal, dengan harga yang lebih murah. Keberhasilan manajemen rantai pasok pada akhirnya dapat menyediakan perusahaan manfaat yang lebih kompetitif.
7.5.3ECS (Enterprise Collaboration Systems)
Mendukung dan meningkatkan komunikasi serta kolaborasi antar tim dan kelompok kerja dalam sebuah organisasi.
Sistem kerja sama/kolaborasi perusahaan adalah suatu penggunaan peralatan kelompok, Internet, intranets, extranets, dan jaringan komputer lainnya untuk mendukung dan meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kolaborasi, dalam suatu jaringan kerja dalam satu perusahaan atau antar perusahaan. Seminar 2011, menjelaskan sistem kerjasama perusahaan terdiri dari electronic communication tools, electronic conferencing tools dan collaborative work management tools.
LATIHAN – 7 :
1. Sebutkan defnisi audit EDP 2. Sebutkanlah tujuan audit EDP 3. Sebutkan kegiatan utama audit 4. Kegiatan audit yang utama menjadi:
5. Sebutkan perbedaan teknik audit manual dengan audit EDP
SOAL - 7
1. Jelaskan perbedaan audit manual dengan audit EDP 2. Uraikan dan jelaskan empat kategori laporan audit 3. Uraikan dan jelaskan jenis Audit dan tujuannya 4. Jelaskan landasan audit EDP
5. Uraikanlah dengan jelas dan detail ruang lingkup audit manajemen, operasional TI
6. Sebutkan dan jelaskan Sistem Akuntansi Dan Sistem Aplikasi Komputer metode dan pencatatan. Review pengendalian dari hasil pemrosesan melalui sistem batch lebih mudah dihadapkan pada berbagai eksposur
hingga membutuhkan tingkat pegendalian yang lebih tinggi daripada sistem real-time. Sebutkan dan jelaskan
7. Jelaskanlah masing-masing pengendalian input (input control) untuk memastikan bahwa berbagai transaksi valid dan akurat dan lengkap yang terdiri dari terdiri dari a).Pengendalian dokmen sumber, b).Pengendalian Pengolahan data. c).Pengendalian validasi. d).Pengendalian kesalahan input, e).Pengendalian sistem input data umum
8. Apabla terjadi penggunaan fle yang salah dalam sistem file berurutan Batch dengan banyak titik penyerahan ulang bagaimanakah cara melakukan pengendalian kesalahan input melalui proses dalam bagan 9. Jelaskanlah apa saja yang dapat diarakan pengendalian komunikasi data
dari review yang berkaitan dengan pengendalian dan buat prosesnya dengan simbol atau bagan
DAFTAR PUSTAKA
1. Budilaksono Agung, (2011), Modul Teori EDP dan EDP Audit, Kementerian Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan Dan Pelatihan Keuangan, Pusdiklat Bea Dan Cukai. Jakarta
2. Bodnar, George H. and William S. Hopwood (2008), Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Indonesia. Terjemahan. Jakarta : Salemba Empat.
3. Boynton.William, Johnson Rayment, Walter (2003), Modern Auditing. Erlangga Jakarta.
4. Hall, James A dan Singleton, Tommie (2007), Audit dan Assurance Teknologi Informasi, Salemba Empat.
5. Nurharyanto (2009). Dasar – Dasar Audit, Badan Pengawasan Keuangan Dan Pembangunan, Edisi ke-6. BPK Jakarta.
6. Romney Marshall. B., John Paul (2005), Sistem Informasi Akuntansi Edisi ke-9, Salemba Empat Jakarta.
P
E
N
G
A
N
T
A
R
7. Gondodiyoto, Sanyoto., dan Hendarti, Henny (2007), Audit Sistem Informasi Lanjutan, penerbit Mitra Wacana Media