ERP Enterprise
7.3.2 Tujuan ERP
Tujuan ERP adalah mengintegrasikan berbagai proses utama perusahaan seperti entry pesanan, produksi pengadaan, utang usaha, penggajian, dan sumber daya manusia. Sebagai ilustrasi lihat lah model tradisional untuk perusahaan manufaktur yang digambarkan dalam gambar dibawah iniyang menggunakan arsitektur basis data tertutup. Dalam pendekatan ini system manajemen basis data digunakan untuk memberikan keunggulan teknologi yang minimal jika dibandingkan dengan system fle datar.
Perusahaan Pabrik Pelangga n Sistem Entry Perusahaa Sistem Produksi dan Sistem Pengadaa n Pemaso k
Gambar 7.8. Perusahaan Pabrik Arsitek Data Tertutup
Ketika pelanggan memesan suatu produk, pesanan tersebut harus diketik beberapa kali untuk dimasukkan ke dalam system di berbagai departemen yang berbeda. Pekerjaan yang redundan ini menyebabkan penundaan, hilangnya pesanan dan dapat menyebabkan kesalahan entry data. Kurangnya komunikasi yang efektif antar berbagai system dalam model tradisional sering kali merupakan akibat dari proses disain system yang terpisah-pisah. Akhir nya karena system di disain secara internal dan independent serta kapan saja, sering kali system tsb dibentuk berdasarkan platform teknologi yang berbeda dan tidak sesuai satu sama lain. Sistem ERP mendukung arus informasi yang lancar dan tidak tampak diperusahaan dengan menyediakan lingkungan standar bagi berbagai proses bisnis perusahaan dan data operasional yang mendukung komunikasi.
Manajemen Stok / barang
Pentingnya MRP dalam manajemen stock/ persediaan barang karena lebih mudah pengaturan dan efektif. Mulai dari pengadaan barang baku sampai pada pendistribusian barang jadi, Intuitive ERP memungkinkan untuk dapat mengatur informasi-informasi yang penting dari setiap barang dengan berbagai atributnya yang tercantum dalam “Kartu Stok”. Akses secara instan/ cepat terhadap data yang terjadi secara real-time (sesuai dengan waktu terjadinya) memungkinkan perusahaan untuk dapat memeriksa dan melacak tingkat jumlah stok menurut barang, lokasi barang, kelompok produk dan transaksi stok yang telah terjadi hanya dengan meng”klik” sebuah tombol. Menyederhanakan transaksi barang yang terjadi sehari-hari dan meningkatkan produktiftas para pemakai sistem (user) dengan memafaatkan fungsi-fungsi yang dapat secara otomatis menjalankan pekerjaan-pekerjaan yang seringkali dilakukan seperti :
a. Mengontrol Stok / barang b. Mengatur Pengadaan Barang
c. Pengiriman dan Penerimaan Barang
d. Melacak informasi mengenai lokasi dan lot barang
e. Melakukan penyesuaian terhadap hasil pemeriksaan secara fsik jumlah stok barang dengan metode “Cycle Counting” per sebagian barang atau metode “Physical Inventory” untuk seluruh barang
f. Memproses Transaksi stok dengan bar code
g. Menganalisa dan mengatur informasi mengenai biaya produksi Keuangan / Akunting Piutang Usaha Pelanggan Piutang Usaha Pelanggan Penjadwala n & Pengiriman Produksi Penjadwala n & Pengiriman Produksi Utang Dagang ke Pemasok dan Persediaan Utang Dagang ke Pemasok dan Persediaan Basis Data Pelanggan Basis Data
Intuitive ERP menyediakan fungsi-fungsi yang cukup memadai dan feksibel untuk menangani keuangan dan akunting. Memungkinkan perusahaan untuk dapat menelusuri dan mencari sumber dan pemakaian aliran dana didalam perusahaan secara aman dan akurat. Transaksi keuangan akan semakin mudah dan kemampuan untuk mengakses secara cepat data- data keuangan, baik secara rekapitulasi/ringkasan sampai dengan pada level detil transaksi secara “Drill-Down” Mengatur, menangani dan memproses hutang dan piutang dagang perusahaan. Menelusuri dan melacak semua kegiatan akunting melalui “General Ledger” dari Intuitive ERP. Memudahkan untuk membuat laporan Neraca Keuangan, budget, dan Laporan keuangan lainnya antara lain :
a. Membuat budget dan memonitor aliran dana b. Memproses hutang dan piutang dagang
c. Memasukkan transaksi-transaki pada buku besar d. Me-Rekonsialisasikan perkiraan-perkiraan keuangan
e. Menelusuri biaya-biaya pemakaian barang, tenaga kerja, dan produksi Pembelian
Menangani seluruh aktiftas pembelian, mulai dari menyeleksi pemasok/supplier sampai pada memasukkan data penawaran, memasukkan order pembelian sampai pada penerimaan barang dan melakukan inspeksi/QC. a. Mengorganisasikan dan mengatur infomasi mengenai pemasok/supplier
secara mendetail
b. Mengatur harga pembelian dan matrik penawaran dari supplier c. Memasukkan data order pembelian
d. Membuat Order Pembelian secara otomatis (meng-konversikan) dari rencana pembelian yang secara otomatis dibuat oleh sistem sesuai dengan kebutuhan
e. Menerima dan menginspeksi penerimaan barang yang dikirim oleh supplier Produksi
Intuitive ERP memberikan fungsi-fungsi yang lengkap dalam hal produksi untuk membantu perusahaan dalam menangani proses-proses yang terjadi pada barang setengah jadi (wip) dan meningkatkan produktiftas karyawan dengan menjalankan fungsi/fasilitas
a. Labor-Saving, yang memungkinkan pengontrolan lebih besar terhadap operasional produksi dan jadwal/schedule produksi. Dengan cepat rencana “Order Produksi” dapat dikonversikan menjadi “Order Produksi”.
b. Memaksimalkan efsiensi produksi dengan fungsi “Backflushing”, “Finite and Infnite Loading”, “Forward and Backward Scheduling”.
c. Pengaturan tenaga kerja dan kapasitas peralatan dapat lebih baik dilakukan melalui penerapan pelatihan “Shop Floor Control”. Pelatihan ini memungkinkan untuk membuat jadual produksi dan melakukan proses “What If” untuk dapat mengidentifkasikan secara cepat dan mencegah terjadinya jadual produksi yang konfik. Data mengenai produksi telah terintegrasi dengan data akunting, sehingga biaya produksi yang terjadi dapat segera ditelusuri/dilacak secara akurat seperti :
Membuat dan memeriksa order-order produksi Perencanaan dan penjadualan operasional produksi Memonitoring status dari produksi
Mengatur barang dan kapasitas peralatan/mesin Menjanjikan waktu untuk pengadaan barang jadi Mengecek waktu dan kehadiran karyawan.
Keuntungan dan Kerugian ERP: Keuntungan ERP antara lain :
1. Integrasi data keuangan untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi untuk menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefsiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi untuk menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis
yang berbeda-beda.
Kerugian ERP antara lain :
1. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya.
2. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran.
3. Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru.
4. Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik. 5. Berkurangnya feksibilitas sistem setelah menerapkan ERP Aplikasi Inti ERP
ERP secara fungsional terdiri dari Aplikasi inti dan aplikasi analisis bisnis, adalah aplikasi yang secara operational mendukung aktiftas rutin perusahaan, umumnya meliputi penjualan dan distribusi, perencanaan bisnis, perencanaan produksi , pengendalian pabrik dan logistic. Fungsi penjualan dan distribusi menangani entri pesanan dan penjadwalan pengiriman. Kegiatan ini meliputi pemeriksaan ketersediaan produk untuk memastikan pengiriman tepat waktu dan verifkasi batas kredit pelanggan, Bahkan, pelanggan dapat saja terhubung ke integrasi semacam ini mengurangi aktiftas manual, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan akibat manusia.
Menggambarkan berbagai fungsi ini untuk peruahaan manufaktur. Perencanaan bisnis terdiri atas perkiraan permintaan , perencanaan produksi produk dan perincian dari informasi urutan yang menjelaskan tahapan proses produksi sesungguhnya. Pengendalian pabrik melibatkan perincian penjadwalan produksi, pengiriman dan aktivitas penentuan biaya pekerjaan yang berkaitan dengan proses produksi sesungguhnya.terkhir, aplikasi logistic bertanggung jawab memastikan pengiriman tepat waktu ke pelanggan.aplikasi ini terdiri atas manajemen persediaan dan gudang serta pengiriman.
Fungsi inti (pemrosesan transaksi on- line)
Kebanyakan ERP juga meliputi aktivitas pengadaan dalam fungsi logistik. Gambar 7.9 Sistem ERP
Perusahaan
Sistem ERP