UPNVJ sebagai perguruan tinggi swasta mempunyai keleluasaan dalam menentukan sistem manajemen yang akan diterapkan, termasuk pengelolaan program, keuangan, asset, dan sumber daya manusia, meskipun demikian Yayasan (YKPP) tetap memberi pengawasan dan batasan melalui peraturan atau pedoman. Oleh karena itu, semua pelaksanaan kegiatan yang dicantumkan dalam proposal Program Hibah Kompetisi berbasis Institusi (PHK-I) dikoordinir oleh pejabat sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, sehingga pengelolaan kegiatan ini terintegrasi dengan struktur organisasi yang ada.
Hasil diskusi dengan Reviewer diperoleh masukan bahwa Ketua Pelaksana Program sebaiknya tidak dirangkap oleh Ketua Badan Penjaminan Mutu dan Bagian Monevin sebaiknya dibawah Rektor atau Penanggung Jawab Program agar efektivitas program lebih terjamin. Masukan ini diakomodir dengan meletakkan Wakil Rektor Bidang II sebagai Ketua Pelaksana Program dan Tim Monevin diletakkan dibawah Rektor untuk dapat mengawasi Ketua Pelaksana Program dan Penanggung Jawab Kegiatan, agar kegiatan dapat berlangsung sebagaimana mestinya. Sedangkan Penanggung Jawab Kegiatan dijabat oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu.
Berdasarkan Surat Keputusan Ketua Badan Penyelenggara UPN ”Veteran” Nomor: Skep/106/XII/2005 tanggal 29 Desember 2005 tentang Badan Penjaminan Mutu UPN “Veteran” (BPM) dinyatakan bahwa BPM mempunyai tugas pokok menyelenggarakan penjaminan mutu (Quality Assurance) kinerja Institusi. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, BPM mempunyai fungsi-fungsi antara lain menyelenggarakan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu, penyiapan dan penyusunan standar mutu, serta penyiapan pedoman/perangkat lunak penjaminan mutu.
Berdasarkan tugas pokok dan fungsi tersebut, BPM menyusun rencana pengembangan sistem penjaminan mutu yang meliputi kegiatan penyiapan sumber daya manusia, infra struktur, perangkat lunak, perangkat keras dan organisasi jejaring. Penyiapan sumber daya manusia dilakukan dengan menyelenggarakan lokakarya dan pelatihan. Penyiapan infra struktur dilakukan dengan pengadaan sarana dan prasarana. Penyiapan perangkat lunak dilakukan dengan penyusunan dokumen standar mutu. Penyiapan perangkat keras dilakukan dengan pengadaan peralatan komputer dan pustaka. Penyiapan organisasi jejaring dilakukan dengan membentuk gugus-gugus pelaksana penjaminan mutu. Disamping tugas penyiapan, BPM juga melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi, audit mutu internal, serta peningkatan standar mutu. Tugas-tugas BPM tersebut merupakan tanggung jawab Kepala BPM untuk dilaksanakan sebaik mungkin.
Kegiatan PHK-I meliputi kegiatan pemantapan sistem tata kelola dan organisasi, pengembangan sistem informasi manajemen, dan peningkatan sistem penjaminan mutu. Kegiatan-kegiatan tersebut pada prinsipnya merupakan kegiatan penjaminan mutu yang dimulai dari kegiatan penyiapan, pengadaan sampai dengan kegiatan monitoring dan evaluasi. Kegiatan penyiapan pada PHK-I meliputi lokakarya, pelatihan SDM dan penyiapan infrastruktur jaringan. Kegiatan pengadaan meliputi kegiatan penyusunan Tupoksi, penyusunan standar mutu dan penyusunan instrumen monitoring dan evaluasi. Sedangkan kegiatan monitoring dan evaluasi merupakan kegiatan pencocokan antara perencanaan/standar dengan pelaksanaan dan memberi penilaian sejauh mana pelaksanaan menyimpang dari standar atau yang direncanakan.
Dari hasil uraian kegiatan tersebut memperlihatkan bahwa perangkapan tugas antara Penanggung Jawab Kegiatan dan Kepala Badan Penjaminan Mutu tidak akan mengurangi kemungkinan keberhasilan pelaksanaan program, justru mungkin akan meningkatkan kemungkinan keberhasilan pelaksanaan program, karena tugasnya selaras, saling melengkapi dan saling menguatkan. Sedangkan untuk posisi bagian monitoring dan evaluasi internal diubah sesuai dengan saran reviewer yaitu bagian monevin yang semula di bawah Ketua Pelaksana Kegiatan menjadi di atas Ketua Pelaksana Program atau di bawah Rektor langsung untuk meningkatkan efektifitas monitoring dan evaluasi.
TIM MONEVIN
PENANGGUNG JAWAB PROGRAM (REKTOR, EX.OFFICIO)
KETUA PELAKSANA PROGRAM ( WAREK II EX.OFFICIO)) WAKIL KETUA PELAKSANA PROGRAM
( WAREK I EX.OFFICIO))
PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN
Sekretaris
KEPALA BIRO PERENCANAAN ANGGARAN
DAN KEUANGAN KEPALA BIRO UMUM
BENDAHARA BAGIAN
PENGADAAN
PiC UNIT PELAKSANA PEMANTAPAN SISTEM
TATA KELOLA DAN ORGANISASI PiC UNIT PELAKSANA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PiC UNIT PELAKSANA PENINGKATAN SISTEM PENJAMINAN MUTU STAFF ADM
Gambar 3. Struktur Organisasi Pelaksana PHK-I UPNVJ
Uraian Tugas dan tanggung Jawab
Penanggung Jawab Program adalah Rektor UPNVJ yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan PHK-I secara keseluruhan, mengarahkan dan mengendalikan ketepatan implementasi hibah, menjamin mutu hasil, mendukung realisasi dana pendamping minimal 10 % dari total anggaran PHK-I dan menjamin program keberlanjutan.
Ketua Pelaksana Program adalah Wakil Rektor II. Hal ini sejalan dengan tema program hibah, dimana Warek II membidangi tata kelola dan organisasi serta penyediaan sarana dan prasarana. Ketua Pelaksana Program bertugas untuk menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program yang direncanakan dalam proposal yang diajukan.
Wakil Ketua Pelaksana Program adalah Wakil Rektor I. Hal ini dikarenakan bahwa pada pelaksanaan program akan berkaitan dengan bidang akademik termasuk penjaminan mutu. Wakil Ketua Pelaksana Program bertugas untuk menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan khususnya bidang akademik sesuai dengan program dalam proposal yang diajukan.
Tim Monitoring dan Evaluasi Internal bertugas mendampingi dan mengawasi setiap pelaksanaan kegiatan, melakukan kajian dan evaluasi dari kegiatan yang sedang dan telah berjalan, memberikan saran-saran perbaikan yang diperlukan, memberitahukan laporan hasil kajian dan evaluasi kepada Rektor dan Tim Monitoring Eksternal. Tim monitoring dan evaluasi internal (monevin) menempati posisi di bawah rektor, dimaksudkan untuk meningkatkan efektifitas pengawasan terhadap Ketua Pelaksana Program. Dengan posisi Tim Monevin tidak di bawah ketua Penanggung Jawab Kegiatan, maka kewenangannya akan lebih besar untuk mengawasi Penanggung Jawab Kegiatan, lebih independen dan lebih mudah akses ke Rektor dalam menjalankan kegiatan monitoring dan evaluasi internal.
Penanggung Jawab Kegiatan adalah Kepala Badan Penjaminan Mutu yang bertugas untuk menjalankan dan melaksanakan seluruh kegiatan yang diprogramkan setiap hari. Hal ini sejalan dengan tujuan utama pelaksanaan program yaitu untuk meningkatkan mutu dan kinerja pengelolaan institusi. Tugas Penanggung Jawab Kegiatan mencakup perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian dan tindakan perbaikan secara keseluruhan. Memimpin pelaksanaan kegiatan yang disetujui dalam kontrak, memotivasi, mengkoordinasi, mengkonsolidasi, memonitor, dan mengontrol sumber daya dan pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien, dan melaporkan pelaksanaan kegiatan kepada Ketua Pelaksana Program (Wakil Rektor II) atau Rektor (Penanggung Jawab Program) serta tim monitoring dan evaluasi eksternal.
Sekretaris bertugas membantu Penanggung Jawab Kegiatan untuk mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan, menjamin terlaksananya kegiatan sesuai jadwal yang telah direncanakan, mengagendakan rapat-rapat, mengelola surat menyurat dan melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada Penanggung Jawab Kegiatan.
Ketua Pengelola Keuangan adalah Kepala Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan yang kegiatan sehari-harinya mengelola keuangan. Ketua Pengelola Keuangan mempunyai tugas mengelola keuangan, melaksanakan penerimaan, pengeluaran dan pencairan dana, menyelenggarakan pembukuan, dan menyusun laporan pertanggungjawaban sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengelola keuangan dibantu oleh bendahara. Bendahara bertugas : mencairkan, menerima dan mengeluarkan dana sesuai dengan rencana kegiatan, menyelenggarakan pembukuan kas masuk dan keluar, dan menyusun laporan kas bulanan dan tahunan.
Ketua Pengelola Pengadaan Barang adalah Kepala Biro Umum yang dalam menjalankan tugas pengadaan barang dan jasa PHK-I dibantu tim pengadaan barang PHK-I. Tugas tim pengadaan barang adalah menyelenggarakan pengadaan barang dan jasa termasuk mengelola pengadaan, penyimpanan dan menyusun laporan pertanggungjawaban sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Person in Charge (PiC) bertugas merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan aktivitas pengembangan, dan merencanakan anggaran kegiatan, menyiapkan Term of Reference (TOR) dari aktivitas, mengkoordinasikan implementasi aktivitas, dan menyiapkan laporan implementasi kegiatan kepada penanggung jawab kegiatan.
Staf Administrasi : melaksanakan tugas-tugas keadministrasian yang mencakup pengetikan, pengarsipan dan pendistribusian surat-surat yang berkaitan dengan pelaksanaan PHK-I
Pelaksana kegiatan PHK-I di tingkat unit akan dikoordinir oleh pimpinan unit yaitu PiC. Pimpinan unit merupakan perpanjangan tangan dari Penanggung Jawab Kegiatan yang dalam melaksanakan kegiatannya dibantu oleh staff administrasi yang diangkat oleh Penanggung Jawab Kegiatan sesuai kebutuhan.
c. Mekanisme Koordinasi
Koordinasi kegiatan PHK-I akan dilakukan melalui mekanisme rapat, penjadwalan dan pelaporan pelaksanaan program.
1) Rapat Koordinasi Persiapan Implementasi Kegiatan
Rapat koordinasi persiapan implementasi kegiatan akan mencakup koordinasi antara semua pejabat struktural dan unit terkait yang ada di UPNVJ. Persiapan implementasi meliputi penyusunan pedoman pelaksanaan program, penyusunan sistem evaluasi dan monitoring, sistem pelaporan program, sistem pengadaan barang dan jasa, penyusunan sistem pengelolaan keuangan.
2) Rapat Koordinasi Implementasi Kegiatan
Rapat koordinasi akan dilakukan oleh Ketua Pelaksana Program dengan melibatkan Penangung Jawab Kegiatan, bagian keuangan, bagian pengadaan serta para PiC sebagai pelaksana implementasi kegiatan setiap program. Rapat ini mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan agar efektif dan efisien dan akan dilaksanakan minimal dua kali (2 X) dalam sebulan.
3) Rapat Koordinasi Monitoring dan Evaluasi Internal
Kegiatan monitoring dan evaluasi internal (Monevin) akan dilaksanakan selama PHK-I berlangsung. Kegiatan Monevin ditujukan untuk memantau kemajuan pelaksanaan dan mengoreksi bila terdapat ketidaksesuaian antara pelaksanaan dan perencanaan. Kegiatan Monevin dilaksanakan dalam bentuk observasi dokumen, pendampingan dan kunjungan lapangan untuk setiap kegiatan.
4) Rapat Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan
Pada rapat ini PiC akan melaporkan prestasi kerja fisik penyelesaian kegiatan. Pelaporan kegiatan dibuat sesuai dengan uraian langkah-langkah kerja konkrit setiap bulan. Masalah-masalah yang ditemukan akan dibahas secara komprehensif dan diupayakan penyelesaiannya sebagai tindakan perbaikan di bulan berikutnya. Secara formal, pelaporan akan mengikuti format-format yang telah ditetapkan oleh Ditjen Dikti.
d. Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Internal (monevin)
Monitoring dan Evaluasi internal terhadap pelaksanaan PHK-I di UPNVJ, dilakukan oleh Tim yang dibentuk Rektor atas usul Penanggung Jawab Kegiatan. Tim monevin terdiri dari pimpinan/dosen UPNVJ yang memahami dan mengerti tata cara implementasi program hibah kompetisi. Tim Monevin) tersebut adalah sebagai reviewer. Tim Monevin dalam melaksanakan tugasnya dipimpin oleh seorang ketua dan bertanggung jawab kepada Rektor. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya Tim Monevin terikat pada aturan dan kode etik monevin yang telah ditetapkan UPNVJ.
Monevin PHK-I dimulai sejak penandatanganan kontrak diawal tahun hingga akhir tahun anggaran masa hibah. Hal ini didasarkan pada kebutuhan akan jaminan mutu implementasi PHK-I di UPNVJ. Untuk kepentingan Monevin setiap unit pelaksana PHK-PHK-I didampingi oleh satu atau dua anggota Tim monevin yang salah satu memiliki kompetensi dalam bidang terkait. Anggota Tim monevin yang bertugas mendampingi unit pelaksana program, sebagai reviewer internal dilibatkan secara aktif dalam implementasi tahapan PHK-I. Pada awal pelaksanaannya Ketua
Pelaksana PHK-I, Penanggungjawab kegiatan PHK-I, dan PiC masing-masing unit pelaksana kegiatan PHK-I mengadakan pertemuan untuk menyepakati jadwal dan mekanisme Monevin. Setelah jadwal ditetapkan oleh Penanggung Jawab Kegiatan, Tim monevin melakukan monitoring dan evaluasi secara sistematik dalam setiap tahapan implementasi PHK-I di unit kerja terkait.
Tim monevin mengadakan rapat anggota, dan mengikuti rapat-rapat implementasi PHK-I seperti rapat pengadaan barang/jasa, keuangan, dan lain-lain. Tim monevin memantau hambatan dan terlibat secara aktif dalam permasalahan yang ada. Jika terdapat hambatan yang sangat besar maka diselesaikan melalui rapat dengan Ketua Pelaksana PHK-I, Penanggung Jawab Kegiatan PHK-I, PiC dan bila diperlukan dihadiri Penanggung Jawab Program.
Pada pertengahan dan akhir tahun anggota Tim monevin yang bertugas pada masing-masing unit pelaksana, menyusun komentar terkonsolidasi, dan penilaian monevin, yang dikirim tepat waktu sebagai laporan hasil monevin kepada ketua Tim Monevin. Ketua tim monevin kemudian menyusun kompilasi komentar konsolidasi, dan penilaian monevin. Hasil kompilasi kemudian didistribusikan kepada Ketua Pelaksana Program. Ketidaksepakatan terhadap hasil kompilasi diklarifikasikan pada rapat koordinasi antara Ketua Pelaksana PHK-I dan Anggota Tim yang bertugas sebagai reviewer, dan bila diperlukan dapat melibatkan penanggung jawab kegiatan dan PiC. Jika dalam rapat tersebut anggota tim monevin yang bertugas berhalangan hadir maka revisi dilakukan oleh ketua. Hasil akhir laporan monevin selanjutnya diserahkan kepada Penanggung Jawab Program melalui Ketua Pelaksana PHK-I. Pembuatan laporan, monitoring dan evaluasi akan dilakukan per-semester (ganjil dan genap).
e. Pengelolaan Keuangan
Sumber Dana yang berasal dari Ditjen Dikti (PHKI) akan dimasukkan dalam Rekening Khusus yang berada di UPNVJ, selain dari itu UPNVJ juga menyediakan Dana Pendamping sesuai dengan eligible cost component PHK-I. Pengelolaan dan pelaporan keuangan tersebut akan dilaksanakan oleh Biro Perencanaan dan keuangan (Rengarku) UPNVJ. Dasar yang digunakan dalam pengelolaan dan sistem pelaporan keuangannya akan mengacu pada :
a) Undang – Undang Nomor 17 Tahun 2003 dan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004.
b) Peraturan Menteri Keuangan RI yang menyangkut Sistem Akuntansi Instansi (SAI) Pemerintah, dan Sistem Akuntansi Badan Milik Negara (SABMN) yaitu :
(1) Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor : 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran dalam Pelaksanaan Anggaran Pendapatan Belanja Negara.
(2) Peraturan Menteri keuangan RI Nomor 59/PMK.06/2005 tentang Sistem Akuntasi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat.
Prosedur pengelolaan keuangan
Prosedur untuk pengelolaan keuangan diawali dari permintaan PIC dengan membuat surat pengajuan dengan melihat Rencana Anggaran Belanja Tahunan/Triwulan kepada Penanggung Jawab Kegiatan. Penanggung Jawab kegiatan melakukan verikasi pengajuan tersebut berkoordinasi dengan Rektor, selanjutnya Karo Rengarku (melaksanakan dan mengecek kembali kelengkapan administrasinya, dan bendahara menyiapkan dukungan dana sesuai dengan dana yang dbutuhkan oleh PiC.
Biro Rengarku UPNVJ mengelola dan mendistribusikan dana yang berasal dari Ditjen Dikti dan dana pendamping sesuai proposal dipergunakan untuk kegiatan berikut ini :
b) Pekerjaan Sipil c) Pengembangan Staf d) Pengembangan program e) Manajemen program
Pengelolaan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dana dan rencana kegiatan masing-masing unit pelaksana.
Proses pelaksanaan penerimaan atau pengeluaran pencairan dana melalui mekanisme :
a) Dana PHKI dari Dirjen Dikti yang telah ditransfer akan dimasukkkan oleh UPNVJ dalam Rekening Khusus
b) Kegiatan pencairan dana PHKI dari Dirjen Dikti, melibatkan pihak yang terkait yaitu, Otorisasi pejabat penanda tangan Cek (ditanda tangani oleh Rektor) sebagai penanggung jawab Penanggungjawab, Ketua Pelaksana Program, dan Bendahara PHK-I. Pertanggungjawaban keuangan menyertakan dokumen ; Surat Kerja Otorisasi (SKO), Perintah Pelaksaan Program (P3), Kwitansi, kelengkapan-kelengkapan lain (Bank Garansi, Faktur Pajak, Kontrak Kerja), dan Surat Perintah Pembayaran Tagihan (SPPT).
Sistem pelaporan keuangan dilakukan dalam bentuk, laporan bulanan dan laporan tahunan , sesuai mekanisme peraturan yang berlaku
PIC KEGIATANPEN.JA PROGRAM KA.LAK RENGARKUKARO. Anggaran Tahunan Renlakgiat per Bulan Y 1. Laporan. 2..Pengarahan Mulai Selesai Verifikasi 1.Verifikasi Renlakgiat per Bulan 2. Koordinasi Sesuai dgn Anggaran Pengajuan Dana Sementara Renlakgiat Per Bulan BENDAHARA Menyiapkan Dukungan Dana Renlagiat Per Bulan T Terima Dana Laksanakan Kegiatan Y T REKTOR 1. Laporan. 2..Pengawasan Sesuai dgn Anggaran
Diagram1. Pengelolaan Keuangan
Penanggung Jawab Program adalah Rektor UPNVJ selaku penanggungjawab program kegiatan PHK-I yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab atas pengelolaan keuangan PHK-I di UPNVJ.
Ketua Pelaksana Program adalah Wakil Rektor II yang membidangi Pengelolaan Keuangan. Bertugas untuk menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program yang direncanakan dalam proposal yang diajukan.
Wakil Ketua Pelaksana Program adalah Wakil Rektor I yang membidang pengelolaan akademik. Bertugas untuk menjamin bahwa pelaksanaan pengelolaan keuangan yang berkaitan dengan aktivitas akademik sesuai dengan program dalam proposal yang diajukan.
Penanggung Jawab Kegiatan adalah Kepala Badan Penjaminan Mutu yang bertugas untuk menjalankan dan melaksanakan seluruh pengelolaan keuangan yang diprogramkan setiap hari. Tugas Penanggung Jawab Kegiatan mencakup perencanaan, pengendalian dan tindakan perbaikan secara keseluruhan, memotivasi, mengkoordinasi, mengkosolidasi, memonitor, dan mengontrol sumber daya keuangan dan pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien, dan melaporkan pelaksanaan kegiatan kepada Rektor serta tim monitoring dan evaluasi eksternal. Ketua Pengelola Keuangan adalah Kepala Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan yang kegiatan sehari-harinya mengelola keuangan. Bugas mengelola keuangan, melaksanakan penerimaan, pengeluaran dan pencairan dana, menyelenggarakan pembukuan, dan menyusun laporan pertanggungjawaban sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengelola keuangan dibantu oleh bendahara.
Bendahara bertugas : mencairkan, menerima dan mengeluarkan dana sesuai dengan rencana kegiatan, menyelenggarakan pembukuan kas masuk dan keluar, dan menyusun laporan kas bulanan dan tahunan.
Person in Charge (PiC) bertugas merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan aktivitas pengembangan, dan merencanakan anggaran kegiatan, menyiapkan Term of Reference (TOR) dari aktivitas, mengkoordinasikan implementasi aktivitas, dan menyiapkan laporan implementasi kegiatan kepada penanggung jawab kegiatan.
f. Sistem Pengadaan Barang dan Jasa
Pengadaan barang dan jasa di UPNVJ yang bersumber dari Dirjen Dikti (PHKI) dilaksanakan oleh Biro Umum UPNVJ, sesuai dengan peraturan dan perundang undangan yang berlaku di Republik Indonesia yaitu Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 dan Perubahannya.
Dalam pelaksanaanya pengadaan barang dan jasa dibagi menjadi 2 bagian, antara lain ; a) Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa lainnya; terdiri dari ; (1) Pelelangan umum
(2) Pelelangan terbatas (3) Pemilihan langsung (4) Penunjukan langsung
Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa dari PHKI ditampilkan dalam alur pelaksanaan seperti berikut:
PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA DARI PHKI
PIC PEN.JA..KEGIATAN REKTOR KARO.UM
Pengajuan Pengadaan (berikut Spesifikasi) Y Rencana Kegiatan Selesai Persetujuan Pengadaan 1. Laporan. 2. Pengawasani 1. Verifikasi Keapsahan dan kelengkapan Dokumen 2. Koordinasi Proses Pengadaan. 1. Lelang Umum 2. Lelang terbatas 3.Pemilihan Langsung 4. Penunjukan Langsung Perjanjian Kontrak REKANAN 1. C e k 2.Membuat Surat permintaan Penawaran Barang 3. Membuat Berita Acara Pembukaan Surat Penawaran 4. Membuat Surat Perintah Kerja 5. Membuat Surat Perintah Penerimaan barang 6. Memebuat Berita Acara Pemeriksaan Barang dan Jasa 7.
pencatatan,inventarisir oleh Bendahara Pengadaan Barang dan jasa Matriil
1. Perjanjian Kontrak 2. Order barang T Digunakan Y KA.LAK.PROG 1. Laporan. 2. Pengarahan
Diagram 2. Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa
b) Pelaksanaan Pengadaan Jasa Konsultasi, terdiri dari : (1) Seleksi umum
(2) Seleksi terbatas (3) Seleksi langsung (4) Penunjukan langsung
Prosedur untuk pengadaan barang dan jasa diawali dari permintaan PiC (berdasarkan rencana kegiatan) membuat surat pengajuan pengadaan barang (lengkap dengan spesifikasinya) kepada Penggung Jawab Kegiatan. Kemudian Penganggung Jawab Kegiatan melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dan berkoordinasi dengan Rektor. Langkah berikutnya Karo Umum, melakukan verifikasi apakah proses pengadaannya melalui lelang umum, lelang terbatas, pemilihan langsung, atau penunjukkan langsung.
Setelah selesai mengecek proses, pengadaan barang dan jasa dilanjutkan dengan pembuatan perjanjian kontrak, langkah-langkah yang dilakukan berupa membuatkan Surat Permintaan Penawaran Barang (formulir 2) kepada rekanan sekaligus negosiasi harga, selanjutnya membuat Berita Acara Pembukaan Surat Penawaran (formulir 3). Rekanan yang terpilih dibuatkan Surat Perintah Kerja (formulir 1) yang ditanda tangani oleh Ketua Pelaksana Program diketahui oleh Rektor , Surat Perintah Penerimaan Barang (formulir 5) dan Berita Acara Pemeriksaan barang dan jasa (formulir 4) serta dicatat dalam Pembukuan pengadaan barang dan jasa oleh Bendahara pengadaan barang danjasa, dan dihimpun menjadi satu arsip induk untuk menyusun Buku Laporan Barang dan Jasa PHKI.
BAB V