A.3.4.1 Sosialisasi Instrumen penjaminan mutu akademik dan non akademik. Instrumen penjaminan mutu yang telah dihasilkan pada implementasi PHK-I tahun 2010 disosialisasikan melalui lokakarya. Peserta terdiri dari unsur pelaksana penjaminan mutu di tingkat Universitas dan Fakultas/prodi serta bagian yang terkait dengan bidang akademik. Kegiatan ini dilakukan dengan bantuan nara sumber. Kegiatan diawali dengan (1) pembentukan panitia, selanjutnya panitia menentukan materi, peserta dan jadwal pelaksanaan. Selain itu (2) penetapan nara sumber, panitia membuat surat permintaan narasumber untuk dikirim kepada nara sumber yang memiliki kompetensi sesuai dengan materi yang akan disajikan. Kegiatan ini dilaksanakan di UPNVJ untuk waktu dua hari.
A.3.4.2 Implementasi instrumen penjaminan mutu akademik dan non akademik. Kegiatan ini dilakukan melalui dua kegiatan yaitu (1) lokakarya untuk mensosialisasikan instrumen penjaminan mutu, dan (2) implementasi sistem penjaminan mutu UPNVJ dengan mengundang Tenaga Ahli. Kegiatan diawali dengan (1) survey Tenaga Ahli, (2) penetapan materi dan peserta. Para pelaksana penjaminan mutu (staf) yang sudah mendapatkan bekal keterampilan penjaminan mutu diproyeksikan untuk dapat mengimplementasikan konsep ini. Penerapan dilakukan melalui tahapan penyusunan rencana dan jadwal pelaksanaan satu siklus penjaminan mutu oleh tim yang dibentuk Rektor. Selanjutnya implementasi dokumen masing-masing unit sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Untuk mengawal pemenuhan standar yang telah ditetapkan dilakukan monitoring dan evaluasi internal yang diikuti evaluasi diri menggunakan borang laporan akademik dan audit mutu internal guna memastikan kesesuaian dan kepatuhan pelaksanaan dengan standar yang telah ditetapkan. Seiring dengan peningkatan efektifitas pelaksanaan penjaminan mutu di UPNVJ diperlukan kapasitas yang memadai di badan penjaminan mutu untuk mendukung penyebaran informasi dan komunikasi.
A.3.4.3 Peningkatan kapasitas layanan Badan Penjaminan Mutu. Kegiatan ini dilakukan melalui pengembangan database untuk audit mutu internal, mencakup bidang akademik dan non akademik.
A.3.4.4 Selain itu, peningkatan kapasitas layanan Badan Penjaminan Mutu juga dilakukan melalui penataan ruang kerja dan diskusi aiditor/pengawas internal, pelaksana penjaminan mutu di tingkat Fakultas/Program studi.
5. Sumber Daya yang dibutuhkan
Anggaran yang dibutuhkan pada tahun 2011 untuk kegiatan Peningkatan Sistem Penjaminan Mutu di UPNVJ adalah seperti terlihat pada Tabel 9.
Tabel 9. Sumber Daya yang dibutuhkan untuk kegiatan Peningkatan Sistem Penjaminan Mutu
No Sub aktivitas/MekanismeRancangan Komponen dan Subkomponen biaya
Estimasi biaya dan sumber pendanaan (ribuan rupiah)
DIKTI Mitra Lainnya A.3.2 Pengembangan kualitas pelaksanaan Penjaminan Mutu Non Akademik
A.3.2.1 Persiapan pelaksanaan audit mutu non akademik Pengadaan barang dan jasa Rp 10,100,000
A.3.3 Pengembangan Organisasi Penjaminan Mutu Akademik di tingkat Fakultas/Program Studi A.3.3.1 Persiapan pembentukan tim
ditingkat Fakultas/Prodi A.3.3.2
Penyusunan mekanisme dan Job diskripsi tugas pokok dan fungsi Tim Pelaksana Penjaminan Mutu.
Pengadaan barang dan
jasa Rp 10,100,000 A.3.4 Sosialisasi dan implementasi Instrumen Penjaminan Mutu (Akad & Non Akad) A.3.4.1
Implementasi instrumen Penjaminan Mutu (Akad & Non Akad )
Pengadaan barang dan
jasa Rp 10,100,000
Pengembangan program Rp 15.000.000
A.3.4.2
Peningkatan kapasitas sistem Badan Penjaminan Mutu melalui pengembangan data base audit mutu internal
Pengadaan barang dan
jasa Rp 20,500,000
A.3.4.3
Peningkatan Kapasitas layanan Badan Penjaminan Mutu penataan ruang kerja dan diskusi
Pekerjaan Sipil Rp. 76,400,000
Total Rp 142,200,000 Rp 15.000.000
6. Jadwal Pelaksanaan
Jadwal pelaksanaan Kegiatan Peningkatan Sistem Penjaminan Mutu pada tahun 2011 dapat dilihat pada Tabel 10.
Tabel 10. Jadwal pelaksanaan Kegiatan Peningkatan Sistem Penjaminan Mutu
NO K E G I A T A N 2011
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A.3.2 Pengembangan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu A.3.2.1 Persiapan pelaksanaan auditmutu non akademik
A.3.3. Pengembangan organisasi penjaminan mutu Akademik di tingkat Fakultas dan Programstudi
A.3.3.1 Persiapan pembentukanpelaksana penjaminan mutu di tim tingkat Fakultas/Prodi
A.3.3.2
Penyusunan mekanisme dan job diskripsi tugas pokok dan fungsi penjaminan mutu
NO K E G I A T A N 2011
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A.3.4 Sosialisasi dan implementasi A.3.4.1 Implementasi instrumen
penjaminan mutu akademik dan non akademik
(mengundang TA)
A.3.4.3 Peningkatan kapasitas sistem Badan Penjaminan Mutu melalui pengembangan data base audit mutu internal
A.3.2.4 Peningkatan kapasitas layanan Badan Penjaminan Mutu penataan ruang kerja dan diskusi 7. Indikator Kinerja
Pencapaian Pelaksanaan Kegiatan Peningkatan Sistem Penjaminan Mutu di UPNVJ pada tahun 2011 diukur dengan indikator kinerja seperti terlihat pada Tabel 11.
Tabel 11. Indikator Kinerja Utama dan Pendukung Program Peningkatan Sistem Penjaminan Mutu NO INDIKATOR BASELINE TENGAH TAHUN 2011 2011 KETERANGAN
1 Indikator Kinerja Utama 1.1 Peringkat Akreditasi program studi
terakreditasi A 11% 11 % 22%
1.2.Lama masa studi rata-rata (Si) 50.03 bulan 50 bulan 49 bulan
1.3 IPK rata-rata lulusan 3.03 3.03 3.03 TERCAPAI
1.3 Efisiensi penurunan anggaran
SARPRAS 15% 0 2.5% 5%
2 Indikator Kinerja Pendukung
2.1 Jumlah Dokumen mutu 16 buah 16 buah 16 buah Tercapai 2.2 Jumlah auditor internal 44 orang 6 orang 50 orang Tercapai 2.3 Kecepatan proses pengadaan barang
2.4 Efisiensi penurunan anggaran
SARPRAS 0% 5% 10%
2.5 Kecepatan proses pengadaan barang 90 75 60 2.6 Pendapat publik (mhs,
dosen,karyawan) terhadap pelayanan institusi 62,50 PengolahanSelesai hasil kuisioner 100% 65,00 8. Keberlanjutan
Program peningkatan sistem penjaminan mutu memberikan dampak pada peningkatan kapasitas kelembagaan yang bermuara pada pemberdayaan Badan Penjaminan Mutu di UPNVJ. Dengan demikian setelah PHK-I selesai, program akan dilanjutkan dengan cara meningkatkan jumlah standar mutu pendidikan, meningkatkan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pendidikan, melaksanakan kegiatan audit mutu akademik internal dan eksternal serta perbaikan mutu
akademik dan non akademik secara periodik dan berkelanjutan. Aktivitas-aktivitas tersebut akan diprogramkan dalam program kerja dan anggaran tahunan Badan Penjaminan Mutu. Dengan demikian dana yang dibutuhkan akan dialokasikan dari sumber dana UPNVJ sehingga keberlanjutan program akan terjamin. Model pelaksanaan aktivitas menggunakan hasil dari best practices selama melaksanakan PHK-I. Selain itu dengan komitmen UPNVJ yang tinggi terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi yang dikelolanya. Peningkatan mutu akan dilakukan dengan mengarahkan kegiatan-kegiatan penjaminan mutu sesuai dengan standar Internasional ISO.
9. Unit terkait
Badan Penjaminan Mutu, Fakultas dan Program Studi serta unit-unit lain yang terkait di lingkungan UPNVJ
10. Penanggung Jawab Kegiatan
Dra. Intan Hesti Indriana, MM
BAB IV
PENGATURAN INTERNAL PELAKSANAAN KEGIATAN