BAB I
RINGKASAN PROGRAM PENGEMBANGAN SELAMA 3 TAHUN
Hasil evaluasi diri terhadap kapasitas institusi dan mutu manajemen di UPNVJ telah teridentifikasi permasalahan yang dihadapi yaitu (1) Kesempurnaan pelaksanaan sistem tata kelola dan organisasi; (2) Keintegrasian sistem informasi manajemen akademik, keuangan, SDM dan sarana prasarana; (3) Efektifitas sistem penjaminan mutu. Pengembangan sistem tata kelola, informasi manajemen dan penjaminan mutu diyakini bila terintegrasi akan mampu meningkatkan kapasitas institusi dan mutu manajemen perguruan tinggi yang pada gilirannya dapat mewujudkan Good University Governance.
Good University Governance yang dimaksud adalah karakteristik pengelolaan perguruan tinggi yang berorientasi pada prinsip-prinsip antara lain transparansi, akuntabel dan efisien. Transparansi adalah tersedianya informasi yang dapat diakses langsung oleh stakeholders. Akuntabel adalah rangkaian proses penyelenggaraan pendidikan yang dapat dipertanggungjawabkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Efektif dan efisien berarti bahwa output dari proses mencapai sasaran sesuai dengan kebutuhan masyarakat melalui penggunaan sumber daya yang sedikit mungkin.
Dengan demikian, melalui kegiatan strategis yang terdiri: (1) Pemantapan sistem tata kelola dan organisasi; (2) Pengembangan sistem informasi manajemen yang terintegrasi; (3) Peningkatan sistem penjaminan mutu yang efektif; akan meningkatkan mutu manajemen dan kapasitas institusi perguruan tinggi serta meningkatkan mutu manajemen UPNVJ menuju Good University Governance.
Berikut adalah kegiatan yang telah disusun dalam pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi UPN”Veteran” Jakarta :
a. Kegiatan: Pemantapan Sistem Tata Kelola dan Organisasi
Kegiatan ini meliputi: (1) Penataan pembagian wewenang dan tanggungjawab melalui penyusunan penjabaran tugas pokok dan fungsi tiap satuan unit kerja; (2) Penataan fungsi-fungsi manajemen terkait dengan aspek akademik, keuangan, sarpras dan SDM melalui penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas proses yang dilakukan oleh anggota berjalan secara efektif dan efisien; (3) Meningkatkan fungsi monitoring dan evaluasi yang didukung dengan sistem audit internal untuk menjamin pelaksanaan tugas pokok dan SOP di masing - masing satuan unit kerja sesuai standar, konsisten, dan sistematis; (4) Penataan sistem akuntabilitas kinerja di bidang tata kelola organisasi, keuangan, kepegawaian, sarana prasarana serta akademik yang didukung sistem informasi dan pengolahan data yang terpadu dan terintegrasi; (5) Meningkatkan kualitas SDM atau kompetensi staf dalam bidang perencanaan, pengganggaran, pengadaan barang/jasa, kearsipan melalui pelatihan – pelatihan.
Sasaran kegiatan ini adalah terwujudnya sistem tatakelola UPNVJ yang efektif dan efisien, terutama pelayanan keuangan yang akuntabel, pelaporan keuangan institusi dengan status wajar tanpa pengecualian, serta pelayanan yang sangat baik terhadap publik (mahasiswa, dosen, karyawan). Kegiatan rinci per tahun adalah sebagai berikut :
penyusunan penjabaran tugas pokok dan fungsi serta penyusunan SOP administrasi akademik. TA bertugas untuk membantu, mendampingi serta mengevaluasi pelaksanaan penyusunan penjabaran tugas pokok dan fungsi serta penyusunan SOP administrasi akademik (TOR untuk TA tentang penyusunan penjabaran tugas pokok dan fungsi serta penyusunan SOP administrasi akademik pada lampiran A.1.1.1dan A.1.2.2 ). Setelah penyusunan penjabaran tugas pokok dan fungsi dan SOP administrasi akademik selesai, maka dilakukan sosialisasi melalui lokakarya kepada seluruh Kasubbag dan Staf di UPNVJ ( TOR untuk lokakarya penyusunan penjabaran tugas pokok dan fungsi dan SOP administrasi akademik pada lampiran A.1.1.4 dan A.1.2.3). Disamping kegiatan tersebut, pada tahun pertama diadakan kegiatan peningkatan fungsi monitoring dan evaluasi yang didukung dengan sistem audit internal untuk menjamin pelaksanaan tugas pokok dan SOP di masing - masing satuan unit kerja sesuai standar, konsisten, dan sistematis serta meningkatkan kompetensi staf dalam bidang manajemen arsip melalui pengembangan staf.
Pada tahun kedua kegiatan yang akan dilaksanakan adalah : Penataan fungsi-fungsi manajemen terkait dengan aspek keuangan dan SDM melalui penyusunan SOP untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta proses yang dilakukan oleh anggota berjalan secara efektif dan efisien. Meningkatkan fungsi monitoring dan evaluasi yang didukung dengan sistem audit internal untuk menjamin pelaksanaan tugas pokok dan SOP di masing -masing satuan unit kerja sesuai standar, konsisten, dan sistematis. Untuk mendapatkan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM yang sesuai standar diperlukan TA yang memiliki pengalaman serta kemampuan dalam kegiatan penyusunan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM. TA bertugas untuk membantu, mendampingi serta mengevaluasi pelaksanaan penyusunan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM (TOR untuk TA tentang penyusunan SOP administrasi keuangan serta penyusunan SOP administrasi SDM pada lampiran A.1.3.1 dan A.1.4.1). Setelah penyusunan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM selesai, maka dilakukan sosialisasi melalui lokakarya kepada unit-unit terkait di UPNVJ (staf pada Biro Rengarku, Kabag dan staf kepegawaian, Kabag TU dan pejabat pemegang kas satker dari masing-masing fakultas dilingkungan UPNVJ (TOR untuk lokakarya SOP administrasi keuangan serta penyusunan SOP administrasi SDM pada lampiran A.1.3.1 dan A.1.4.1). Disamping kegiatan tersebut, pada tahun ke dua diadakan kegiatan peningkatan fungsi monitoring dan evaluasi yang didukung dengan sistem audit internal untuk menjamin pelaksanaan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM di masing-masing satuan unit kerja sesuai standar, konsisten, dan sistematis serta meningkatkan kompetensi staf dalam bidang manajemen keuangan dan akuntansi dan manajemen SDM melalui pengembangan staf ( TOR tentang pelatihan manajemen keuangan dan akuntansi dan manajemen SDM pada lampiran A.1.3.1 dan A.1.4.1).
b. Kegiatan : Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi
Sistem informasi bagi UPNVJ merupakan komponen penting untuk mengelola pendidikan yang transparan, akuntabel, responsif, dan efektif. Untuk itu, UPNVJ memiliki komitmen yang tinggi dalam membangun dan mengembangkan sistem informasi yang handal. Tingginya komitmen ini ditunjukkan dengan dibentuknya organisasi Pusat Komputer (Puskom) sebagai pusat pengolahan data dan informasi yang memiliki tugas dan wewenang mengelola sistem informasi manajemen untuk penyelenggaraan pendidikan.
Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi di UPN “Veteran” Jakarta meliputi kegiatan peningkatan layanan kepada pengguna berupa akses data dan informasi melalui peningkatan infrastruktur pengolahan data dan jaringan, peningkatan layanan kepada pengguna melalui peningkatan kompetensi personil di bidang teknologi informasi (TI) dan jumlah personil yang memadai dengan mengikuti pendidikan, pelatihan teknis dan sertifikasi dan mengintegrasikan sistem informasi dalam institusi.
Sasaran utama kegiatan pengembangan sistem informasi manajemen yang terintegrasi adalah peningkatan pelayanan penyediaan data dan informasi kepada stakeholders secara terotomasi, lebih cepat dan lebih akurat untuk pengambilan keputusan. Untuk mencapai sasaran utama ini, pada tahun pertama dilakukan peningkatan layanan kepada pengguna berupa kemudahan akses data dan informasi melalui peningkatan performa infrastruktur pengolah data dan jaringan, peningkatan pelayanan melalui peningkatan kompetensi personil di bidang teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Pada tahun kedua menyelenggarakan pendidikan non gelar bagi staf untuk meningkatkan kualitas SDM, serta pengembangan aplikasi sistem informasi untuk manajemen keuangan, SDM, sarana prasarana, penjaminan mutu dan sistem penunjang keputusan. Pada tahun ketiga menyusunan SOP pengelolaan data dan informasi, pengembangan aplikasi akademik dan keuangan berbasis Web serta ketersediaan SDM yang kompeten di bidang TIK. Kegiatan rinci per tahun adalah sebagai berikut :
Pada tahun pertama (2010) yang dilaksanakan adalah :
Tahapan kegiatan dimulai dari policy study sistem informasi akademik dan keuangan bertujuan melakukan analisis kelayakan sistem yang berjalan, baik bentuk jaringan maupun database yang dimiliki, sehingga perencanaan dan perancangan pengembangan sistem dengan melibatkan Tenaga Ahli meliputi perancangan interface, database, berkas dan pembangunan database yang akan dilakukan dapat menyesuaikan dengan rencana induk (blue print) yang ada. Berkaitan dengan pelaksanaan pengembangan sistem dibutuhkan ruang pusat pengelolaan data (server) sebagai upaya peningkatan performa pusat data, dan ruang kantor Puskom yang memadai sebagai upaya peningkatan kualitas kerja personil. Personil yang kompeten dapat diwujudkan melalui program pengembangan staf berupa pendidikan non gelar khusus bagi personil Puskom untuk bidang Jaringan (networking) sebagai network administrator, bidang database sebagai
database administrator dan bidang pengembangan situs sebagai web master. Kompetensi personil dalam bidang manajemen infrastruktur jaringan terintegrasi dimaksudkan agar dapat melakukan pengembangan sistem pada waktu yang akan datang, maka dibutuhkan pula peningkatan kompetensi personil melalui pendidikan non gelar dalam bidang manajemen infrastruktur jaringan terintegrasi pada perguruan tinggi. Peningkatan kompetensi personil juga diperuntukkan bagi personil Satker khususnya dalam mengoperasikan sistem akademik dan keuangan. Tahap akhir yang dilakukan adalah instalasi sistem, setting konfigurasi sistem, entry data, migrasi data, hingga upgrade database enginee.
Peningkatan fungsi infrastruktur sistem menjadi pokok yang akan dilaksanakan pada tahun ke dua ini bertujuan untuk membangun sejumlah server sebagai pusat data meliputi file server, mail server, backbone sebagai komponen dasar membangun jaringan terintegrasi. Komponen pendukung lain yang juga penting untuk dipenuhi dalam peningkatan infrastruktur sistem adalah penyediaan jasa sewa bandwidth dan campus agreement. Peningkatan fungsi infrastruktur sistem akan berjalan jika didukung oleh personil yang kompeten di bidang TI. Pendidikan non gelar yang telah dilakukan pada tahun pertama akan dilanjutkan pada tahun ini, khusus untuk bidang
hardware maintenance. Hal ini dilakukan agar tersedia personil dengan kompetensi yang sesuai di bidang pemeliharaan perangkat keras. Khusus bagi personil Satker terkait akan dibekali keterampilan dalam memelihara perangkat keras yang tersedia dan media jaringan pada unit masing-masing. Sistem yang telah dirancang pada tahun sebelumnya akan diujicoba dan hasilnya akan dievaluasi, sehingga diperoleh informasi keberhasilan dari sistem tersebut.
Pada tahunketiga (2012) yang dilaksanakan adalah :
Pada tahap ini akan di kembangan system informasi untuk SDM, Sarana dan prasarana serta pengembangan web untuk aplikasi berbasis desktop menuju web based. Pelaksanaan evaluasi personil dalam mengoperasikan aplikasi akademik dan keuangan bertujuan untuk memperoleh informasi tingkat pemahaman dan keterampilan personil yang bersangkutan sehingga dapat dirancang tahapan selanjutnya. Uji coba sistem yang telah dilakukan pada tahun sebelumnya kemudian akan diterapkan pada tahun ke tiga ini selama 6 (enam) bulan. Penerapan sistem baru ini akan di evaluasi kembali, sehingga diperoleh informasi untuk mengukur tingkat keberhasilan dari sistem yang telah diterapkan tersebut, untuk selanjutnya dapat dirancang kembali tahapan kegiatan yang perlu dilaksanakan.
c. Kegiatan : Peningkatan sistem penjaminan mutu
Kegiatan ini terbagi ke dalam lima aktifitas yaitu aktifitas pengembangan instrumen penjaminan mutu, peningkatan kompetensi SDM di bidang penjaminan mutu, pengembangan organisasi ditingkat Fakultas/Program Studi, sosialisasi dan implementasi sistem penjaminan mutu dan aktifitas evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu dan persiapan ISO. Kegiatan rinci per tahun adalah sebagai berikut :
Pada tahun pertama (tahun 2010) yang dilaksanakan adalah :
Kegiatan yang dilakukan adalah pengembangan instrumen penjaminan mutu, melalui penyusunan instrumen sistem penjaminan mutu yang tercakup di dalamnya perumusan standar pengelolaan (pengelolaan akademik, personil, keuangan, sarana prasarana). Standar ini dirancang untuk memenuhi PP no. 19 tahun 2005 tentang SNP, dan sekaligus merespon kebutuhan
stakeholder akan mutu pengelolaan Pendidikan Tinggi. Selain perumusan standar pada tahap ini juga disusun manual penyusunan/penerapan/pengendalian standar akademik, dan non akademik. Manual ini dirancang agar implementasi dan pengendalian standar, melalui monitoring dan evaluasi internal serta audit mutu internal dapat berjalan secara efektif.
Dampak dari kegiatan ini adalah meningkatnya efektivitas dan efisiensi pengendalian/pengawasan internal.
Pada tahun kedua (tahun 2011) yang akan dilaksanakan adalah :
Pengembangan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu non akademik. Kegiatan ini dilakukan melalui persiapan pelaksanaan audit mutu non akademik. Kegiatan diawali dengan survey Tenaga Ahli dari luar UPNVJ (Universitas lain yang lebih maju dalam bidang penjaminan mutu non akademik ) untuk pelatihan. Peserta pelatihan dipilih dari unsur pelaksana non akademik di tingkat Rektorat dengan kriteria memiliki pengetahuan di bidang akuntansi/SDM/sarana prasarana, yang dibuktikan dengan sertifikat atau ijazah. Kegiatan ini dirancang untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan SDM sebagai auditor, pelaksana dan pengawas mutu non akademik di lingkungan UPNVJ. Sasaran dari kegiatan ini adalah meningkatkan jumlah auditor mutu non akademik internal. Dampak dari kegiatan ini adalah meningkatnya efektivitas, dan efisiensi pengendalian/pengawasan mutu non akademik internal.
Kegiatan dilanjutkan dengan pengembangan organisasi penjaminan mutu di tingkat fakultas/program studi melalui pembentukan Gugus/Tim Pelaksana Penjaminan Mutu. Kegiatan ini dirancang untuk pengembangan sistem, standar dan mekanisme penjaminan mutu di tingkat Fakultas/program studi. Dampak dari kegiatan ini adalah terselenggaranya penjaminan mutu di tingkat Fakultas/program studi secara efektif. Sasaran kegiatan adalah terbentuknya organisasi, tersusunnya job description dan dokumen serta mekanisme kerja penjaminan mutu di tingkat Fakultas. Kegiatan tersebut diawali dengan persiapan pembentukan Gugus/Tim Pelaksana Penjaminan Mutu Akademik di tingkat Fakultas/Program studi. Setelah terbentuk Gugus/Tim Pelaksana Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas/Program studi dilakukan Penyusunan mekanisme dan job diskripsi tugas pokok dan fungsi Gugus/Tim Pelaksana Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas/Program studi (dengan bantuan tenaga ahli).
Langkah selanjutnya untuk meningkatkan efektifitas penjaminan mutu akademik/non akademik diperlukan sosialisasi dan implementasi sistem penjaminan mutu. Kegiatan ini dilakukan melalui lokakarya sosialisasi instrumen penjaminan mutu akademik dan non akademik, menggunakan nara sumber dari luar UPNVJ. Setelah disosialisasikan, instrumen penjaminan mutu diimplementasikan. Sasaran kegiatan ini adalah terimplementasikannya dokumen dengan dukungan SDM yang kompeten sebagai auditor, pelaksana dan pengawas mutu pendidikan, serta Gugus/Tim Pelaksana Penjaminan Mutu Akademik Fakultas/Program studi di lingkungan UPNVJ. Kegiatan ini dilakukan melalui ceramah, diskusi, penyusunan sistem informasi berbasis web agar dokumen mudah diakses untuk menumbuhkan kepedulian, memberikan pengetahuan dan keterampilan. Penerapan standar, diikuti dengan monitoring dan evaluasi internal yang dilanjutkan dengan pelaksanaan audit mutu akademik internal. Dengan pengembangan sistem penjaminan mutu di semua fakultas dan program studi, diperlukan peningkatan kapasitas di Badan Penjaminan Mutu. Seiring dengan meningkatnya instrumen penjaminan mutu akademik dan non akademik, pengembangan organisasi penjaminan mutu akademik di tingkat Fakultas/ Program studi, serta meningkatnya kegiatan penjaminan mutu akademik dan non akademik diperlukan peningkatan kapasitas sistem Badan Penjaminan Mutu melalui pengembangan data base audit mutu internal dan peningkatan kapasitas layanan Badan Penjaminan Mutu dengan penataan ruang kerja dan diskusi.
Pada tahun ketiga (tahun 2012) yang akan dilaksanakan adalah :
lokakarya untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai dokumen sesuai persyaratan standar ISO 9001:2008. Dengan demikian sistem penjaminan mutu di UPNVJ dapat dikembangkan lebih lanjut mengarah pada penjaminan mutu dengan standar dokumen Internasional ISO.
Sasaran dari kegiatan ini adalah berfungsinya sistem penjaminan mutu secara efektif dalam menjamin efisiensi, efektifitas, keadilan, transparansi manajemen internal program pendidikan dan akuntabilitas publik kepada stakeholder, dan dihasilkannya draft rancangan kebutuhan dokumen sesuai standar ISO.
Indikator Kinerja
Indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian sasaran kegiatan pada tahun 2011 pada tabel 1 :
Tabel 1. Indikator Kinerja
No INDIKATOR KINERJA
Baseline (2009) Target tengah tahun 2010 Target tahun 2010 Target tahun 2011 Target tahun 2012
Sistem Tatakelola dan Organisasi
1 Indikator Kinerja Utama
1.1 Opini auditor eksternal ( Kantor Akuntan Publik ) terhadap
laporan Keuangan Institusi NA
-Wajar dengan pengecuali an Wajar dengan pengecua lian Wajar tanpa pengecua lian 1.2 Pendapat publik (mahasiswa,
dosen, karyawan) terhadap
pelayanan institusi 62,50 62,50 63,00 65,00 67,00
2 Indikator Kinerja Pendukung
2.1 Dokumen rincian tugas pokok
dan fungsi pegawai NA 1 buah 1 buah 1 buah 1buah
2.2 Jumlah Standar Operasional
Prosedur (SOP) NA 1 buah 1 buah 3 buah 4 buah
2.3 Kecepatan penyelesaian terhadap
administrasi akademik 5 hari 4 hari 3 hari 2 hari 1 hari 2.4 Kecepatan terhadap penyelesaian
transaksi keuangan/anggaran 15 hari - 10 hari 7 hari 5 hari
2.5.Tingkat kehadiran pegawai 82 % - 85 % 90 % 95 %
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi 1 Indikator Kinerja Utama
1.1 Data base akademik, keuangan, sarana prasarana, dan SDM terintegrasi
Belum terintegra
si
Ada
database Terpusat Terintegrasi
1.2 Lama waktu layanan untuk proses KRS-KHS (off line hingga web base)
15 hari 10 hari 3 hari 1 hari
1.3. Lama waktu layanan informasi
kewajiban keuangan mahasiswa 15 hari 10 hari 3hari 1 hari 1.4 Lama waktu layanan informasi
keuangan (internal) 15 hari 10 hari 3 hari 1 hari
1.5 Lama waktu layanan informasi
sarana prasarana(internal) 15 hari 10 hari 3 hari 1 hari 1.6 Lama waktu layanan informasi SDM
(internal UPNVJ) 15 hari 10 hari 3 hari 1 hari
2 Indikator Kinerja Pendukung
2.1.Penyediaan Pelayanan pengguna
- Tersedianya SOP
- Waktu layanan (help desk)
- Tingkat kepuasan pengguna
NA NA NA NA 180 menit 63 ada 120 menit 65 ada 30 menit 67
”help desk” Lama waktu rata-rata help
deks – client
Peraturan Menpan no. Kep/25/M.PA
N/2/2004
2.2. Aplikasi SIM yang dapat diintegrasikan dalam institusi
- akademik - keuangan, - sarana prasarana, - sdm NA NA NA NA 10 modul 2 modul -10 modul 2 modul -10 modul 4 modul -Sub modul pada SIM Sarana Prasarana dan SDM disesuaikan dengan TataKelola 2.3. Panduan Aplikasi SIM yang dapat
diintegrasikan dalam institusi - akademik
- keuangan
- sarana prasarana, - Sdm
NA NA NA NA 2 modul 2 modul -8 modul 2 modul -10 modul 4 modul 1 modul 1 modul 2.4.Panduan penggunaan aplikasi SIM
- akademik - keuangan, - sarana prasarana - Sdm
NA NA NA NA 2 modul 2 modul -8 modul 2 modul -10 modul 4 modul 1 modul 1 modul Peningkatan sistem penjaminan mutu yang efektif
1 Indikator Kinerja Utama
1.1 Peringkat Akreditasi program studi
terakreditasi A 11% - 11% 22% 22%
1.2 Lama masa studi rata-rata (Si) 51 bulan - 50 bulan 49 bulan 48 bulan
1.3. IPK rata-rata lulusan 2,85 2.90 2.90 2,95 3.0
2 Indikator Kinerja Pendukung
1.4 Efisiensi penurunan anggaran
SARPRAS 15% 0 0 5% 10%
2.1 Jumlah Dokumen mutu 6 buah - 16 buah 16 buah 16 buah
2.2 Jumlah auditor internal 33 orang - 39 orang 43 orang 43 orang
2.3 Kecepatan proses pengadaan
barang 90 - 90 75 60
2.4 Pendapat publik (mahasiswa, dosen, karyawan) terhadap pelayanan institusi 62,50 (Kurang baik) Selesai Pengolahan hasil kuisioner
100% 65,00(baik) Sudah tercapai
Catatan :
I. Kegiatan Pemantapan Tata Kelola dan Organisasi
1. Indikator Kinerja Pendukung tentang Jumlah pegawai yang memiliki : a. keahlian di bidang penyusunan penjabaran Tupoksi;
c. sertifikasi keahlian di bidang arsip dokumen; d. keahlian di bidang akuntansi;
e. sertifikasi keahlian di bidang pengadaan barang dan jasa.
Oleh tim reviewer (pada saat nego costing tahun 2010) disarankan untuk tidak ditampilkan dalam tabel indikator pendukung, karena hal ini termasuk investasi. Namun kegiatannya tetap dilaksanakan dan dimasukkan dalam kegiatan masing-masing penyusunan SOP Administrasi Akademik; Administrasi keuangan; Administrasi SDM; dan Administrasi Sarpras.
2. Indikator tentang Jumlah pimpinan yang memiliki kompetensi di bidang perencanaan program dan anggaran berbasis kinerja dengan kegiatan Policy Study ditiadakan, karena yang semula dijadwalkan pada tahun ke 3, oleh tim reviewer (pada saat nego costing tahun 2009) disarankan untuk dilaksanakan pada tahun pertama. Berhubung pada kegiatan tata kelola di tahun pertama sudah padat maka dialihkan ke kegiatan 2 yaitu Sistem Informasi Manajemen.
II. Kegiatan Sistem Informasi Manajemen II.1. Penyediaan Server dan Terminal Data
II.2. Penyediaan Staf yang bersertifikasi di bidang IT (Puskom)
Oleh tim reviewer (pada saat nego costing tahun 2010) disarankan untuk tidak ditampilkan dalam tabel indikator pendukung, karena hal ini termasuk investasi. Namun kegiatannya tetap dilaksanakan dan dimasukkan dalam kegiatan penyediaan layanan pengguna (help desk).
KEMAJUAN YANG TELAH DICAPAI a. Kegiatan: Pemantapan Sistem Tata Kelola dan Organisasi
Dari pelaksanaan kegiatan Pemantapan Tata Kelola, sudah menunjukkan kemajuan yang signifikan. Indikator Kinerja Utama tentang opini auditor eksternal terhadap laporan Keuangan Institusi telah dilaksanakan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) mulai awal Oktober 2010 dan akan selesai awal Desember 2010. Sedangkan untuk indikator pendapat publik terhadap pelayanan institusi telah selesai dilaksanakan pengukurannya dengan menggunakan kuesioner berdasarkan Kep nomor : Kep/25/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Pelayanan. Dokumen penjabaran Tupoksi tingkat Kasubbag dan Staf serta SOP Administrasi Akademik telah selesai disusun, dan sudah disosialisasikan di lingkungan UPNVJ. Selain dokumen tersebut, juga dihasilkan sejumlah pegawai yang memiliki kemampuan di bidang penyusunan penjabaran Tupoksi dan SOP Administrasi Akademik serta tenaga arsiparis.
Sub-kegiatan A.1.1 Penjabaran Tupoksi
Kegiatan Penjabaran Tupoksi di mulai dari aktivitas A.1.1.1 Identifikasi permasalahan yaitu mengumpulkan informasi tentang pemahaman Tupoksi dari suatu jabatan Kasubbag dan Staf dengan menggunakan kuesioner, wawancara, dan pengamatan. Hasil pengamatan bahwa secara umum struktur organisasi dan Tupoksi di masing-masing unit kerja di lingkungan UPNVJ belum berjalan secara efektif dan efisien. Setiap unit kerja belum memiliki Tupoksi yang jelas sehingga masih terjadi adanya kerancuan antara fungsi unit satu dengan lainnya. Selanjutnya dilakukan aktivitas A.1.1.2 Penjabaran Tupoksi tingkat Kasubbag dan Staf dimaksudkan untuk meminimalkan terjadinya perbedaan pengertian, menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Uraian Tupoksi mencakup : Identitas tugas, yang berisi informasi tentang nama tugas, bagian dan nomor kode tugas; lkhtisar tugas, yang berisi penjelasan singkat tentang tugas tersebut; Tugas-tugas yang harus dilaksanakan; Hubungan dengan tugas lain, yang menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal tugas ini dengan tugas lainnya, aliran serta prosedur kerja.
Kegiatan ini dibantu oleh Tenaga Ahli yang berkompeten dari luar universitas serta tim kerja penyusunan penjabaran Tupoksi UPNVJ yang melibatkan: Wakil Rektor II, Kepala Biro Umum, Kepala Biro Rencana Anggaran dan Keuangan, Kepala Biro Kerja sama dan Kemahasiswaan, Kepala Biro Administrasi Akademik, Para Wakil Dekan II, perwakilan dosen, dan para Kabag dari masing-masing unit kerja. Setelah mengalami beberapa kali penyempurnaan hasil penjabaran Tupoksi, maka selain diperoleh 1 (satu) dokumen hasil penjabaran Tupoksi juga dihasilkan 15 orang pegawai yang memiliki kemampuan di bidang penyusunan penjabaran Tupoksi. Satu dokumen hasil penjabaran Tupoksi tersebut meliputi: 31 (tiga puluh satu) Kasubbag dan Staf tingkat Rektorat, 3 (tiga) Kasubbag dan Staf tingkat Fakultas, 2(dua) Kasubbag dan staf tingkat Pascasarjana serta 1 (satu) Pelaksana Pemegang Kas Satker (PPKS).
Sub-kegiatan A.1.2 Pemantapan Tata Kelola di Biro Administrasi Akademik. Sub-kegiatan A.1.2.1 Peningkatan kompetensi SDM di bidang Pengarsipan.
Universitas, sehingga perlu ditata terlebih dahulu. Setelah diperoleh tenaga arsiparis, maka nantinya tenaga arsiparis tersebut akan mendiseminasikan ke Satker-satker lainnya.
Langkah selanjutnya mencari informasi tempat pelatihan, dan setelah memperoleh informasi tempat pelatihan pengarsipan di UGM, maka tim seleksi menetapkan : Tri Siswantini, SE, MM (Kabag Dikjar Biro AA) dan Drs. Haryanto (Kabag TU Sekertariat Universitas) untuk mengikuti pelatihan. Ditetapkannya UGM sebagai tempat pelatihan, karena lebih berpengalaman dalam pelatihan tenaga Arsiparis. Dari kegiatan ini, maka kedua peserta tersebut telah mengikuti pelatihan selama 1 (satu) bulan dan berhasil menjadi tenaga Arsiparis.
Sub-kegiatan A.1.2.2 Penyusunan SOP Administrasi Akademik
Kegiatan pada tahap ini diawali dengan melakukan inventarisasi SOP yang telah dan belum dimiliki oleh Biro AA UPNVJ yang disesuaikan dengan standar minimal kelengkapan dokumen. Setelah melakukan inventarisasi, tahap berikutnya melakukan identifikasi permasalahan, dan ditemukan bahwa sebagian besar unit kerja tersebut memiliki SOP yang belum memenuhi standar, serta belum didokumentasikan walaupun dalam kesehariaannya telah diimplementasikan.
Kegiatan Penyusunan SOP Administrasi Akademik ini dilakukan melalui tahapan berikut: langkah pertama, Analisis sistem dan prosedur kerja, langkah kedua dilakukan Analisis Tugas, dengan harapan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, dan tanggung jawab pejabat. Langkah ketiga, Analisis prosedur kerja, untuk mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang berhubungan dengan apa, bagaimana, bilamana, di mana dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (fow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam bentuk prosedur-prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi. Dalam kegiatan ini dibantu Tenaga Ahli yang berkompeten dari luar Universitas serta melibatkan Tim kerja penyusunan SOP Administrasi Akademik UPNVJ antara lain : Wakil Rektor I, Kepala Biro Administrasi Akademik, para Wakil Dekan I, para Kaprodi serta perwakilan dosen. Setelah mengalami beberapa kali penyempurnaan SOP Administrasi Akademik maka selain diperoleh dokumen SOP Administrasi Akademik juga dihasilkan sejumlah pegawai yang memiliki kemampuan di bidang penyusunan SOP Administrasi Akademik.
Jenis SOP Administrasi Akademik yang dihasilkan antara lain : 1. Pengurusan KRS.
2. Pengelolaan data mahasiswa baru, mahasiswa aktif dan lulusan.
3. Pengelolaan pelaksanaan perkuliahan, pelaksanaan sistem evaluasi belajar mahasiswa. 4. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan perkuliahan.
5. Pelaksanaan pengumuman nilai ujian.
6. Penunjukkan dosen penguji, pengurusan ujian skripsi, pelaksanaan bimbingan skripsi, dan pelaksanaan ujian skripsi.
7. Pengembangan Kurikulum.
8. Pengiriman dosen/staf untuk studi lanjut. 9. Pembinaan Dosen Muda.
10. Penindakan terhadap dosen yang melanggar disiplin.
b. Kegiatan : Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi
Pelaksanaan kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi telah berlangsung sejak awal tahun anggaran PHKI 2010. Secara berurutan hingga November 2010 hampir seluruh kegiatan telah dilaksanakan, mulai dari kegiatan Policy Study Aplikasi Akademik dan Keuangan Akademik, kegiatan Perencanaan Sistem, kegiatan Perancangan Sistem, kegiatan Peningkatan Kompetensi Personil Puskom bidang Networking, Database, dan Web, kegiatan Renovasi Kantor Puskom, kegiatan Pengembangan Aplikasi Akademik dan Keuangan Akademik, kegiatan Pengintegrasian Sistem yang baru difokuskan pada kegiatan instalasi sistem hingga upgrade database engine. Kegiatan terakhir yang akan dilaksanakan adalah Sosialisasi Pengoperasian Aplikasi Akademik dan Keuangan Akademik yang dijadwalkan dilaksanakan awal bulan Desember 2010. Target capaian pada indikator utama yaitu tersedianya database akademik dan keuangan akademik telah tercapai, demikian halnya dengan indikator kinerja pendukung telah tercapai hampir seluruhnya. Panduan aplikasi yang telah dihasilkan sebanyak 9 modul dari total yang harus disediakan sebanyak 12 modul, sejumlah 3 modul masih sedang diselesaikan terdiri dari 1 modul aplikasi akademik dan 2 modul aplikasi keuangan akademik. A.2.1. Sub Kegiatan Peningkatan layanan akses data dan informasi kepada pengguna melalui peningkatan performa infrastruktur pengolah data dan jaringan.
Sub Kegiatan A.2.1.1. Policy study aplikasi akademik dan keuangan bertujuan menganalisis ulang aplikasi yang telah diterapkan sehingga diperoleh informasi terkait aplikasi yang dimaksud untuk kemudian dilakukan pengembangan agar aplikasi yang dihasilkan menjadi tepat guna. Dari hasil penelitian yang dilakukan telah diperoleh masukan berupa kelebihan dan kekurangan dari aplikasi akademik dan keuangan akademik yang digunakan saat ini. Informasi yang diperoleh tersebut diuraikan secara rinci dalam sebuah dokumen laporan penelitian.
Sub Kegiatan A.2.1.2 Perencanaan sistem dimulai dengan analisis kelayakan sistem yang berjalan baik bentuk jaringan dan basisdata yang dimiliki, dengan melibatkan tenaga ahli/konsultan, sehingga rencana pengembangan sistem yang akan dilakukan dapat menyesuaikan dengan blue print yang ada.
Hasil dari kegiatan perencanaan sistem yang telah dilakukan berupa informasi kondisi sistem yang sedang berjalan, kendala yang ditemukan, peluang yang dimiliki hingga saran rencana pengembangan. Seluruh informasi tersebut disusun dalam sebuah laporan kegiatan perencanaan sistem yang melibatkan tenaga ahli.
Sub Kegiatan A.2.1.3. Perancangan Sistem dengan melakukan perancangan interface, basisdata dan sistem berkas untuk administrasi akademik, keuangan, sdm serta asset. Hal ini dilakukan untuk membangun media tampilan data, bentuk dokumen serta struktur basisdata yang tepat sehingga mendukung peningkatan layanan akses data dan informasi. Komponen penting yang mendukung terciptanya basisdata adalah perangkat keras yang berfungsi sebagai database server
dan backup database server, serta database client sebagai media mirroring ke unit terkait. Kegiatan ini telah menghasilkan skema database akademik dan keuangan akademik.
Sub Kegiatan A.2.1.4. Pengembangan aplikasi akademik dan keuangan dilakukan untuk menghasilkan aplikasi yang lebih baik dari aplikasi yang sebelumnya.
uji cobakan pada 3 fakultas (FE, FIKES dan FIK) dan 2 Biro (Biro Akademik dan Biro Keuangan).
Sub Kegiatan A.2.1.5. Peningkatan fungsi ruang kerja dan ruang server puskom dengan merenovasi ruang server puskom sebagai upaya peningkatan keamanan infrastruktur ruang pusat data, dan merenovasi ruang kantor puskom sebagai upaya peningkatan kualitas kerja personil. Menghasilkan ruangan server dan ruangan kantor Puskom yang nyaman, kondusif, dan memenuhi persyaratan, dan kegiatan ini telah selesai dikerjakan.
Sub. Kegiatan A.2.2. Peningkatan layanan kepada pengguna melalui peningkatan kompetensi personil bidang IT dan jumlah personil yang memadai.
Pada aktifitas ini tahapan yang dilakukan adalah :
Sub Kegiatan A.2.2.1 Peningkatan kompetensi personil puskom melalui program pengembangan staff bidang Jaringan (networking) sebagai network administrator, bidang Pemeliharaan Perangkat Keras (hardware maintenance), bidang Basisdata (database) sebagai database administrator, bidang Pengelolaan Situs (web developer) sebagai pengelola situs. Dengan demikian dimiliki personil yang kompeten di bidang IT dengan keahlian khusus sehingga menjamin keberlanjutan sistem yang maju pada waktu yang akan datang.
Hasil yang diperoleh dari kegiatan ini adalah tersedianya SDM yang profesional dan terampil di bidang Teknologi Informasi terutama dalam bidang Administrasi Jaringan (Network Administrator), Administrasi Basisdata (Database Administrator) dan Pengembangan serta pengelolaan Situs (Web Master) yang dipersiapkan untuk mendapatkan jabatan keahlian sebagai
Network administrator, Database Administrator, Web Master bersertifikasi.
Sub Kegiatan A.2.2.1 Peningkatan kompetensi personil puskom bidang manajemen infrastruktur jaringan terintegrasi. Dengan demikian personil puskom menjadi lebih terampil dalam melaksanakan pengelolaan infrastruktur jaringan terintegrasi sehingga dapat melakukan pengembangan Sistem Informasi yang terintegrasi dengan kualitas yang terus membaik, pada waktu yang akan datang.
Meningkatnya kualitas SDM di bidang Teknologi Informasi terutama dalam hal merancang dan membangun Jaringan yang terintegrasi terutama pada perguruan tinggi baik secara konsep maupun praktek.
Sub Kegiatan A.2.2.2 Peningkatan kompetensi personil satker dalam pengoperasian aplikasi akademik dan keuangan akademik. Dengan demikian dimiliki personil yang terampil dalam mengoperasikan aplikasi sistem sehingga dapat meningkatkan layanan kepada user dalam memenuhi kebutuhan akan data dan informasi.
Dari kegiatan ini diharapkan adanya Peningkatan kualitas SDM yang kompeten dan profesional di bidang Sistem Informasi Manajemen yang dipersiapkan dalam pengoperasian Aplikasi SIM Akademik dan Aplikasi SIM Keuangan Akademik.
Sub. Kegiatan A.2.3. Pengintegrasian sistem informasi dalam institusi.
Sub Kegiatan A.2.3.1. Instalasi, setting konfigurasi, migrasi data, entry data hingga upgrade database enginee adalah kegiatan yang dilakukan oleh tenaga ahli/konsultan dalam menginstalasi infrastruktur jaringan (hardware & software), mengatur konfigurasinya dalam sistem dan melakukan perpindahan data dari sistem lama ke sistem baru. Sehingga perpindahan sistem baru dapat segera dilakukan.
c. Peningkatan Sistem Penjaminan Mutu
Pada Tahun Pertama (2010 ) tahapan yang dilalui adalah:
Kegiatan peningkatan penjaminan mutu pada tahun pertama dilakukan melalui: (1) pengembangan kualitas perencanaan sistem penjaminan mutu, dan (2) peningkatan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu. Secara umum kegiatan berjalan lancar dan tertib. Kegiatan pengembangan kualitas perencanaan sistem penjaminan mutu dilakukan melalui pengembangan instrumen penjaminan mutu mencakup penyusunan standar pengelolaan, pembiayaan, personil, dan sarana prasana, keuangan, keamanan, dan penyusunan manual sistem penjaminan mutu yang memuat sasaran, organisasi, dan manual prosedur penyusunan kebijakan akademik, standar akademik, kompetensi lulusan, tujuan pendidikan dan kurikulum, dan mekanisme kerja penjaminan mutu. Selain dokumen tersebut juga telah disusun manual penyusunan silabus dan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran.
Setelah pengembangan instrumen yang dilakukan melalui tahapan lokakarya penyusunan instrumen dan pembentukan Tim serta penyusunan instrumen dengan bantuan Tenaga Ahli, dilakukan peningkatan kompetensi SDM pelaksana penjaminan mutu. Instrumen yang baik membutuhkan pelaksana-pelaksana yang baik pula. Pelaksana yang baik adalah pelaksana yang memiliki kompetensi dalam melaksanakan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu. Pengembangan kualitas pelaksanaan melalui peningkatan kualitas SDM sebagai auditor, pelaksana, dan pengawas telah dilakukan dengan menghasilkan 11 auditor, pelaksana, dan pengawas penjaminan mutu akademik internal. Kegiatan-kegiatan ini secara rinci dapat disampaikan sebagai berikut :
Sub-kegiatan A.3.1 Pengembangan kualitas perencanaan sistem penjaminan mutu
Pengembangan kualitas perencanaan sistem penjaminan mutu diawali dengan peningkatan kemampuan SDM dalam penyusunan instrumen penjaminan mutu. Kegiatan dilakukan di UPNVJ dalam bentuk lokakarya pada tanggal tanggal 19 Januari s/d 20 Januari 2010 dengan nara sumber dari UGM. Peserta lokakarya 40 orang, terdiri dari unsur pimpinan dan dosen. Dari kegiatan ini dihasilkan SDM yang memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam penyusunan instrumen penjaminan mutu. Langkah selanjutnya dalam pengembangan instrumen penjaminan mutu adalah membentuk Tim penyusun standar non akademik dan Tim penyusunan dokumen mutu. Kegiatan ini terlaksana sesuai dengan yang direncanakan.
Sub-kegiatan A.3.1.2. Langkah selanjutnya dalam pengembangan instrumen penjaminan mutu adalah penyusunan instrumen penjaminan mutu oleh tim dengan bantuan Tenaga Ahli. Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Juli 2010 oleh Tim yang dibentuk untuk menyusun draft standar non akademik, dan draft manual pelaksanaan penjaminan mutu dengan bantuan Tenaga Ahli dari UGM. Penetapan Tenaga Ahli dilakukan melalui seleksi yang diawali dengan pengiriman surat permintaan Tenaga Ahli ke UII dan UGM, melalui email/surat biasa. Setelah surat permintaan diterima oleh Tenaga Ahli yang dituju, maka Tenaga Ahli yang bersangkutan mengirimkan surat jawaban yang berisi penawaran. Berikutnya Penawaran ini akan diseleksi berdasarkan kecocokan persyaratan sebagaimana ditentukan dalam TOR.
menyusun draft standar non akademik yang mencakup: standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar SDM, standar sarana prasarana, standar keamanan, standar pengelolaan keuangan. Disamping itu, Tim berhasil menyusun manual prosedur sistem penjaminan mutu, manual penyusunan silabus, dan manual penyusunan rencana pembelajaran.
Sub-kegiatan A.3.1.3. Setelah draft instrumen penjaminan mutu tersusun, dilakukan sosialisasi kepada pimpinan UPNVJ yang terkait untuk mendapatkan umpan balik dan kesepakatan dalam penerapan standar mutu dan manual prosedur. Sosialisasi dilakukan melalui penyebaran draft kepada pimpinan dan lembaga terkait. Masukan sebagai hasil sosialisasi draft digunakan untuk penyempurnaan dokumen. Pengesahan dokumen selanjutnya dilakukan oleh Rektor setelah mendapatkan kesepakatan dari para penanggung jawab pelaksanaan untuk diimplementasikan. Akhirnya dilakukan pencetakan dan penggandaan untuk dokumentasi, publikasi dan distribusi. Pada saat ini telah dilakukan sosialisasi, penyempurnaan dan pencetakan manual penyusunan silabus, manual penyusunan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran, Dokumen standar non akademik, dan Manual sistem penjaminan mutu.
Sub-kegiatan A.3.2. Peningkatan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu
Pada tahap peningkatan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu, dapat disampaikan beberapa capaian sebagai berikut:
Disamping instrumen penjaminan mutu, efektifitas penjaminan mutu juga ditentukan oleh kompetensi SDM. Instrumen yang baik perlu didukung oleh SDM yang kompeten untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Dengan demikian, SDM yang kompeten merupakan kebutuhan penting untuk dipenuhi. Kegiatan peningkatan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu dirancang untuk meningkatkan efektivitas dan produktivitas layanan melalui peningkatan pengetahuan dan keterampilan SDM. Peningkatan mutu SDM dilakukan melalui pelatihan di UPNVJ, untuk menghasilkan auditor, pelaksana dan pengawas yang berkualitas. Dengan meningkatnya dokumen dan kompetensi SDM, dapat memberikan dampak terhadap pelaksanaan penjaminan mutu secara efektif di Universitas, Fakultas, Program Studi dan Bagian-bagian di lingkungan UPNVJ.
Kegiatan peningkatan kualitas pelaksanaan penjaminan mutu diawali dengan analisis kebutuhan akan kompetensi yang diperlukan oleh pelaksana penjaminan mutu, dan dilanjutkan dengan penetapan materi dan tempat pelatihan peningkatan kompetensi (TOR untuk peningkatan kompetensi pada lampiran A.3.1.4).
Tahap selanjutnya, dari tanggal 19 Agustus s/d 23 Agustus 2010 menyelenggarakan pelatihan dengan Tenaga Ahli dari UGM yang merupakan praktisi penjaminan mutu. Peserta Peningkatan kompeternsi SDM penjaminan mutu direncanakan 42 orang, namun dalam pelaksanaannya peserta hadir 38 orang. Hasil seleksi yang dilakukan melalui ujian tertulis menunjukkan angka kelulusan sebanyak 11 orang dengan kompetensi sebagai auditor, pelaksana dan pengawas penjaminan mutu akademik di lingkungan UPNVJ.
d. Indikator Keberhasilan Program Tahun 2010
Indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian sasaran kegiatan dengan Indikator Kinerja Utama dan Pendukung tiga kegiatan pada tahun 2010 pada tabel 2 :
Tabel 2. Indikator Kinerja Utama dan Pendukung Tiga Kegiatan PHK-I Tema A tahun 2010.
No. Indikator Kinerja Baseline Capaian30 Nov Capaian%
30 Nov
Estimasi 11 Des
Keterangan
Tata Kelola
1 Indikator Kinerja Utama
1.1 Opini auditor eksternal (Kantor Akuntan Publik) terhadap Laporan Keuangan Institusi
NA data keuangan Pemeriksaan 40% DenganWajar Catatan
KAP sdh mulai bekerja awal Okt 2010 – 27 Nopember 2010 1.2 Pendapat publik
(mahasiswa, dosen, karyawan) terhadap pelayanan institusi
62,50 PengolahanSelesai
hasil kuisioner 100%
63,00 Tercapai
2 Indikator Kinerja Pendukung
2.1 Spesifikasi rincian tugas pokok dan fungsi pegawai, Terdiseminasikan nya Tupoksi Kasubbag dan Staf 0 0 Sudah selesai Sudah terlaksana 100% 100% 100% 100% Tercapai
2.2 Jumlah Standar Operasional Prosedur (SOP) administrasi Akademik Terdiseminasikannya SOP administrasi Akademik 0 0 Sudah selesai Sudah terlaksana 100% 100% 100% 100% Tercapai
2.3 Kecepatan terhadap penyelesaian
administrasi akademik ( surat keterangan)
5 hari Sudah selesai 100% 3 hari (5 hari ) Belum tercapai(birokrasi)
2.4 Kecepatan terhadap penyelesaian transaksi
keuangan /anggaran 15 hari 15 hari 100% 10 hari Tercapai 2.5 Tingkat kehadiran
pegawai 82 % Penghitungansudah selesai 100% 85 % (91,31 %) Tercapai
1 Indikator Kinerja Utama
1.1 Database akademik, keuangan
Belum
terintegrasi Ada database 100% Ada database Tercapai
1.2 Lama waktu layanan untuk proses KRS-KHS (manual hingga web base)
15 hari 13,5 hari 30% 10 hari Dalam
penyelesaian
1.3. Lama waktu layanan informasi kewajiban
keuangan mahasiswa 15 hari 13,5 hari 30% 10 hari penyelesaianDalam
2 Indikator Kinerja Pendukung
2.3. Aplikasi SIM yang dapat diintegrasikan dalam institusi
- Akademik
- Keuangan NANA 10 modul2 Modul 100%100% 10 modul2 modul Tercapai
2.4.Panduan penggunaan aplikasi SIM
- akademik
- keuangan NANA 10 modul2 modul 100%100% 10 modul2 modul Tercapai
Sistem Penjaminan Mutu
1 Indikator Kinerja Utama
1.1 Peringkat Akreditasi
program studi terakreditasi A 11% 11% - 11% Pelaksanaan2011
1.2 Lama masa studi
rata-rata (S1) 51 bulan
50,03 100% 50,03 bulan
Tercapai
1.3. IPK rata-rata lulusan 2,85 3,04 100% 3,04 Tercapai
2 Indikator Kinerja Pendukung
2.1 Jumlah Dokumen mutu 6 buah 16buah 100% 16 buah Tercapai 2.2 Jumlah auditor internal 33 orang 44 Orang 100% 44 orang Tercapai
e. Analisis terhadap status indikator kinerja.
1. Kegiatan Pemantapan Sistem Tata Kelola dan Organisasi PHK-I 2010, antara lain:
Indikator Kinerja Utama
sudah dilaksanakan awal November 2010 dan akan selesai awal bulan Desember 2010, hal ini ditunjukkan dngan adanya komitmen pimpinan untuk pelaksanaan audit Kantor Akuntan Publik (KAP).
Solusinya Kantor Akuntan Publik sedang melakukan audit keuangan institusi, dan direncanakan selesai pada awal bulan Desember 2010.
1.2Pendapat publik (mahasiswa, dosen, karyawan) terhadap pelayanan institusi
Sudah terlaksana pada bulan September 2010, dengan mendistribusikan kuesioner : a) Kuesioner terhadap kinerja bagian administrasi akademik, misalnya: surat cuti, surat
DO, wisuda( pengisi kuesioner mahasiswa)
b) Kuesioner terhadap kinerja bagian administrasi akademik, misalnya: kepangkatan Akademik, Sertifikasi Dosen (pengisi kuesioner: dosen).
c) Kuesioner terhadap kinerja bagian administrasi keuangan, misalnya: gaji, honor, tunjangan, transport (pengisi kuesioner: dosen dan karyawan).
d) Kuesioner terhadap kinerja bagian administrasi sarana prasarana, misalnya: perbaikan Laptop, LCD, peralatan laboratorium (pengisi kuesioner: mahasiswa dan dosen).
e) Kuesioner terhadap kinerja bagian administrasi kepegawaian, misalnya: kenaikan pangkat/golongan, jabatan (pengisi kuesioner: dosen dan karyawan)
Hasil dari kuesioner tersebut digunakan sebagai dasar untuk mengukur indeks layanan institusi dan diperoleh nilai indeks layanan 65 (baik) sesuai target indikator yang ditentukan.
Indikator Kinerja Pendukung
2.1 Spesifikasi rincian Tupoksi Kasubbag dan Staf
Sudah terlaksana penyusunannya dari bulan Januari sampai dengan bulan Juli 2010 dengan proses beberapa kali penyempurnaan dan sudah disosialisasikan pada bulan Agustus 2010. Hal ini sejalan dengan program UPNVJ tentang penyusunan job diskripsi untuk Kabag ke atas. Dokumen penjabaran Tupoksi sudah disahkan dengan SK Rektor No. Skep/408/X/2010 untuk digandakan dan selanjutnya diimplementasikan di unit masing-masing. Dokumen tersebut meliputi: 31 Kasubbag dan Staf tingkat Rektorat, 3 Kasubbag dan Staf tingkat Fakultas, 2 Kasubbag dan Staf tingkat PPs, serta 1 Pelaksana Pemegang Kas Satker.
2.2 Jumlah Standar Operasional Prosedur (SOP)
Sudah terlaksana penyusunannya dari bulan Januari sampai dengan bulan Juli 2010 dengan proses beberapa kali penyempurnaan dan sudah disosialisasikan pada bulan Agustus 2010. Dokumen SOP Administrasi Akademik UPNVJ (10 SOP) sudah disahkan dengan SK Rektor No. Skep/409/X/2010 untuk digandakan dan selanjutnya diimplementasikan di unit masing-masing.
2.3 Kecepatan terhadap penyelesaian administrasi akademik (surat keterangan)
Sudah dilaksanakan pada November 2010 setelah implementasi SOP dan Tupoksi, dan sudah mencapai indikator kinerjanya.
2.4 Kecepatan terhadap penyelesaian transaksi keuangan/anggaran.
Sudah dilaksanakan pada November 2010 setelah implementasi SOP dan Tupoksi, dan sudah mencapai indikator kinerjanya.
Sudah dilaksanakan pada November 2010 setelah implementasi SOP dan Tupoksi dengan nilai tingkat kehadiran 91,31% (melebihi indikator yang telah ditentukan).
Kegiatan yang telah dilaksanakan, namun tidak ditampilkan dalam tabel Indikator Kinerja Pendukung antara lain:
1.1Jumlah pegawai yang memiliki kemampuan di bidang penyusunan penjabaran Tupoksi sudah terlaksana pada bulan Januari 2010 dan sudah mencapai indikator kinerjanya , pada saat mendatangkan TA tim penyusun berjumlah 15 orang (target indikator pendukung adalah 4 orang).
1.2 Jumlah pegawai yang memiliki kemampuan di bidang penyusunan SOP administrasi akademik.
Sudah terlaksana pada bulan Januari 2010 dan sudah mencapai indikator kinerjanya , pada saat mendatangkan TA tim penyusun berjumlah 15 orang (target indikator pendukung adalah 4 orang).
1.3 Jumlah pegawai yang memiliki sertifikasi kemampuan di bidang arsip dokumen.
Sudah dilaksanakan pada bulan Januari 2010 selama satu bulan (2 orang) di Kantor Arsip UGM. Semula jumlah peserta pelatihan arsiparis sebanyak 4 orang, namun saran dari Reviewer (saat nego costing) disetujui hanya 2 orang. Arsiparis tersebut sudah mengadakan sosialisasi kepada Kasubbag dan Staf di UPN ”Veteran” Jakarta.
Kegiatan yang belum dilaksanakan dan tidak ditampilkan dalam tabel Indikator Kinerja Pendukung antara lain:
1.1 Jumlah pegawai yang memiliki kemampuan/profesi di bidang akuntansi Belum dilaksanakan dan akan dilaksanakan di tahun 2011.
1.2 Jumlah pegawai yang memiliki kemampuan/profesi di bidang manajemen SDM Belum dilaksanakan dan akan dilaksanakan di tahun 2011.
1.3 Jumlah pegawai yang memiliki sertifikasi kemampuan di bidang pengadaan barang dan jasa
Belum dilaksanakan dan akan dilaksanakan di tahun 2012.
Kegiatan yang dialihkan pelaksanaannya adalah :
Indikator tentang Jumlah pimpinan yang memiliki kompetensi di bidang perencanaan program dan anggaran berbasis kinerja dengan kegiatan Policy Study ditiadakan, karena yang semula dijadwalkan pada tahun ke 3, oleh tim reviewer (pada saat nego costing) disarankan untuk dilaksanakan pada tahun pertama. Berhubung pada kegiatan tata kelola di tahun pertama sudah padat maka dialihkan ke kegiatan 2 yaitu Sistem Informasi Manajemen.
2. Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen yang Terintegrasi PHK-I 2010, antara lain:
Pelaksanaan kegiatan pada Program 2 ini telah mencapai beberapa kemajuan yang dapat ditunjukkan dengan tersedianya sejumlah perangkat pendukung sistem berupa server dan client yang berfungsi sebagai mirroring, dan tersedianya perangkat lunak serta database terkait. Berikut ini disampaikan beberapa informasi kegiatan berkaitan dengan indikator kinerja.
2.2. Lama waktu layanan untuk proses KRS-KHS (manual hingga web base) dapat diukur pada saat sistem sudah diuji coba. Aplikasi sistem telah dikembangkan oleh pengembang sistem tetapi lama waktu layanan belum dapat diukur karena masih dalam tahap uji coba. Ujicoba dilakukan masih pada tiga fakultas (FE, FIK, Fikes) dan biro administrasi akademik. Pada saat ujicoba dilakukan pencatatan waktu yang dibutuhkan oleh aplikasi yang baru dalam mengolah data akademik. Dengan demikian akan diperoleh informasi lama waktu layanan yang dapat diberikan oleh aplikasi baru hingga target waktu layanan 10 hari dapat terpenuhi.
2.3. Lama waktu layanan informasi kewajiban keuangan mahasiswa dapat diukur pada saat sistem sudah di uji coba. Aplikasi sistem telah dikembangkan oleh pengembang sistem tetapi lama waktu layanan belum dapat diukur karena masih dalam tahap uji coba. Ujicoba yang akan dilakukan masih pada biro keuangan tepatnya bagian keuangan akademik mahasiswa. Pada saat ujicoba dilakukan pencatatan waktu yang dibutuhkan oleh aplikasi yang baru dalam mengolah data keuangan akademik. Dengan demikian akan diperoleh informasi lama waktu layanan yang dapat diberikan oleh aplikasi baru hingga target waktu layanan selama 10 hari dapat terpenuhi. 2.4. Tersedianya Server dan terminal data telah mencapai nilai persentase sebesar 100% yang mengartikan bahwa sejumlah server, terminal data berupa client telah terpenuhi dan hingga saat ini masih terus dilakukan pemeliharaan terhadap beberapa perangkat tersebut.
2.5. Staf dengan kompetensi bidang IT yang profesional dan terampil di bidang Administrasi Jaringan (Network Administrator), Administrasi Database (Database Administrator) dan Pengembangan serta pengelolaan Situs (Web Master) yang dipersiapkan untuk mendapatkan jabatan kemampuan sebagai Network administrator, Database Administrator, Web Master
bersertifikasi. Hambatan yang ditemui dalam kegiatan ini adalah tingginya biaya pelatihan yang harus dibayarkan dan masih terbatasnya jumlah perangkat yang dibutuhkan yang dimiliki oleh Puskom UPNVJ sehingga mengakibatkan seluruh personil harus mencari cara agar dapat mengimplementasikan keterampilan yang telah diperoleh melalui pelatihan ini. Namun demikian telah dimiliki sebanyak 6 personil dengan kompetensi tiga bidang diatas. Sementara ini yang dapat dilakukan oleh personil yang telah dilatih tersebut adalah melakukan ujicoba pengembangan infrastruktur jaringan menggunakan perangkat lunak simulasi, demikian halnya dengan personil yang telah dilatih untuk bidang database dan web.
2.6. dan 2.7. Panduan Aplikasi SIM yang dapat diintegrasikan dalam institusi hingga saat ini masih dikerjakan dan telah mencapai 85% selesai untuk modul aplikasi akademik dan telah menghasilkan sejumlah 9 modul aplikasi akademik serta 50% untuk modul aplikasi keuangan akademik dan akan menghasilkan 2 modul aplikasi keuangan akademik.
3. KegiatanPeningkatan sistem Penjaminan Mutu PHK-I 2010, antara lain:
3.1 Target Peringkat akreditasi program studi terakreditasi A Tahun 2010 adalah 11%, sedangkan hasil capaian sampai dengan tanggal 15 Nopember adalah 11%, hal ini menunjukkan belum adanya peningkatan karena proses Reakreditasi program studi sedang berjalan sampai dengan akhir tahun 2010, sehingga hasil peringkat Akreditasi secara keseluruhan belum ada. 3.2 Target Lama masa studi rata-rata (S1) Tahun 2010 adalah 50 bulan, dan hasil capaian sampai dengan tanggal 15 Nopember 2010 adalah 50,03, hal ini menunjukkan Target lama masa studi rata-rata telah tercapai.
3.3 Target IPK rata-rata lulusan (S1) Tahun 2010 adalah 2.90, dan hasil capaian IPK rata-rata sampai dengan tanggal 15 Nopember 2010 adalah 3.04, hal ini menunjukkan Target capaian IPK rata-rata tercapai
3.5 Target Jumlah Auditor Internal tahun 2010 adalah 39 orang, dan hasil capaian sampai dengan tanggal 15 Nopember 2010 adalah 44 orang, dengan demikian Target capaian jumlah auditor internal tercapai.
BAB III
AKTIVITAS TAHUN 2011
a. Kegiatan: Pemantapan Sistem Tata Kelola dan Organisasi
Aktivitas : Penyusunan SOP Administrasi Keuangan dan Administrasi SDM. 1. Latar Belakang.
Tata kelola dan organisasi dengan manajemen yang transparan, akuntabel dan efektif merupakan suatu keharusan dalam pengelolaan universitas, karena merupakan tuntutan persaingan dan undang-undang. Tata kelola dan organisasi yang efektif dan efisien akan mendorong terwujudnya Good University Governance (GUG) dan UPNVJ memiliki komitmen yang kuat untuk mewujudkan GUG tersebut. Hal ini tercermin dalam visi dan misi UPNVJ yang dituangkan dalam dokumen STATUTA dan RENSTRA UPNVJ 2007–2012.
Selain itu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan serta pembinaan yang terkait fungsi-fungsi manajemen keuangan dan SDM juga belum sempurna. Hal ini menimbulkan beberapa permasalahan antara lain: (1) Tingkat kejelasan pekerjaan di Biro Keuangan dan Biro Umum (SDM) serta semua unit terkait masih kurang; (2) Staf yang memiliki kemampuan (berkompeten) dan yang bersertifikasi di bidang administrasi keuangan, SDM masih kurang; (3) Manajemen data dan informasi di Puskom untuk bidang tata kelola organisasi, akademik, keuangan, kepegawaian, serta sarana prasarana belum terintegrasi; (4) Laporan keuangan Institusi belum mengacu KAP; (5) Tingkat layanan Institusi terhadap mahasiswa, dosen dan karyawan masih kurang baik. Hal ini mengakibatkan belum terbentuknya sinergi antar personil dan antar Bagian-bagian sehingga tata kelola institusi kurang efektif dan efisien.
2. Rasional.
Permasalahan yang diuraikan pada latar belakang di atas, akan diselesaikan melalui 4 (empat) sub kegiatan yaitu:
a) Sub-kegiatan Penyusunan SOP Administrasi Keuangan, dan SDM.
b) Sub-kegiatan Monitoring dan evaluasi pelaksanaan SOP Administrasi Keuangan, dan SDM. c) Sub-kegiatan meningkatkan kualitas SDM atau kompetensi Staf di bidang akuntansi
d) Sub-kegiatan penataan tata kelola institusi yang didukung SIM terpadu dan terintegrasi Sub-kegiatan Penyusunan SOP Administrasi Keuangan, dan SDM, dirancang sebagai penyelesaian masalah tentang tingkat kejelasan pekerjaan di Biro Keuangan, dan Biro Umum (SDM) serta semua unit terkait yang masih kurang. Penyusunan SOP Administrasi Keuangan, dan SDM perlu dilakukan agar keterkaitan antar tugas terbentuk, keterkaitan tugas antar personil dan antar bagian terjalin sehingga di satu sisi antar tugas tidak saling lepas dan di sisi lain tidak saling tumpang tindih. Tugas administrasi keuangan, dan administrasi SDM sebagai bagian integral dari suatu organisasi (pendidikan) sangat dibutuhkan dalam meningkatkan mutu layanannya. SOP juga sebagai dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis.
Sub-kegiatan Monitoring dan evaluasi pelaksanaan SOP Administrasi Keuangan, dan SDM, dirancang sebagai penyelesaian masalah tentang monitoring pelaksanaan program kerja yang belum optimal. Untuk meningkatkan fungsi monitoring dan evaluasi yang didukung dengan sistem audit internal guna menjamin pelaksanaan SOP di masing-masing satuan unit kerja sesuai standar, konsisten, dan sistematis, maka perlu pelaksanaan Monev secara teratur atau periodik. Sub-kegiatan meningkatkan kualitas SDM atau kompetensi Staf, dirancang sebagai penyelesaian masalah tentang masih kurangnya Staf yang memiliki kemampuan dan yang bersertifikasi di bidang administrasi keuangan dan administrasi SDM melalui pelatihan-pelatihan di luar Institusi.
Pemecahan masalah tersebut di atas meliputi (1) penataan fungsi-fungsi manajemen terkait dengan aspek keuangan dan administrasi SDM melalui penyusunan SOP untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas proses yang dilakukan oleh anggota berjalan secara efektif dan efisien; (2) meningkatkan fungsi monitoring dan evaluasi yang didukung dengan sistem audit internal untuk menjamin pelaksanaan tugas pokok dan SOP di masing-masing satuan unit kerja sesuai standar, konsisten, dan sistematis; (3) meningkatkan kualitas SDM atau kompetensi staf dalam bidang perencanaan dan pengganggaran serta adminstrasi SDM melalui pelatihan–pelatihan. Adanya aktivitas pemantapan tata kelola dapat menyelesaikan akar permasalahan sehingga sistem tatakelola UPNVJ menjadi efektif dan efisien.
3. Tujuan
a) Meningkatkan efektifitas pelayanan melalui penyusunan SOP Administrasi Keuangan dan administrasi SDM.
b) Meningkatkan kualitas SDM atau kompetensi Staf di bidang keuangan dan bidang SDM.
4. Mekanisme dan Rancangan
Dari pelaksanaan Program Pemantapan Tata Kelola tahun 2010 telah dilaksanakan penyusunan dokumen penjabaran Tupoksi tingkat Kasubbag dan Staf serta penyusunan dokumen SOP Administrasi Akademik dengan bantuan TA. Dokumen hasil penjabaran Tupoksi dan SOP Administrasi Akademik telah selesai disusun serta dan telah disosialisasikan di lingkungan UPNVJ. Dengan kegiatan ini juga dihasilkan sejumlah pegawai yang memiliki kemampuan di bidang penyusunan penjabaran Tupoksi dan SOP Administrasi Akademik. Selain kegiatan tersebut juga dilaksanakan kegiatan peningkatan kompetensi SDM di bidang Pengarsipan di UGM dengan mengirim 2 (dua) orang untuk mengikuti pelatihan. Dari kegiatan ini, kedua peserta tersebut telah mengikuti pelatihan selama 1 (satu) bulan dan berhasil menjadi tenaga Arsiparis dan telah mendesiminasikan kepada satker-satker lainnya.
didukung dengan sistem audit internal untuk menjamin pelaksanaan tugas pokok dan SOP di masing-masing satuan unit kerja sesuai standar, konsisten, dan sistematis. Untuk mendapatkan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM yang sesuai standar diperlukan TA yang memiliki pengalaman serta kemampuan dalam kegiatan penyusunan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM. TA bertugas untuk membantu, mendampingi serta mengevaluasi pelaksanaan penyusunan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM (TOR untuk TA tentang penyusunan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM pada lampiran A1.3.1 dan A1.4.1). Setelah penyusunan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM selesai, maka dilakukan sosialisasi melalui lokakarya kepada unit-unit terkait di UPNVJ (staf pada Biro Rengarku, Kabag dan staf kepegawaian, Kabag TU dan pejabat pemegang kas Satker dari masing-masing Fakultas di lingkungan UPNVJ). Disamping kegiatan tersebut, pada tahun ke dua diadakan kegiatan peningkatan fungsi monitoring dan evaluasi yang didukung dengan sistem audit internal untuk menjamin pelaksanaan SOP administrasi keuangan dan SOP administrasi SDM di masing-masing satuan unit kerja sesuai standar, konsisten, dan sistematis serta meningkatkan kompetensi staf dalam bidang administrasi keuangan dan administrasi SDM melalui pengembangan staf. Adapun langkah-langkah sub-kegiatan yang akan dilaksanakan adalah sebagai berikut:
A.1.3. Pengembangan Sistem Administrasi Keuangan A.1.3.1 Penyusunan SOP Administrasi Keuangan.
Kegiatan ini meliputi : peningkatan kompetensi SDM di bidang keuangan dan penyusunan SOP administrasi keuangan.
Peningkatan kompetensi SDM dibidang keuangan dilakukan melalui tahapan berikut: langkah pertama mencari informasi tentang pelatihan manajemen keuangan, berikutnya membentuk tim seleksi untuk menentukan peserta pelatihan, dilanjutkan dengan menetapkan tempat pelatihan, dilakukan di lembaga pendidikan atau perguruan tinggi lain yang lebih berpengalaman dalam pelatihan administrasi keuangan. Dari kegiatan ini dihasilkan tenaga administrasi keuangan dan akuntansi guna mewujudkan peningkatkan mutu pengelolaan institusi dan kinerja manajemen dalam mempersiapkan pelaporan keuangan yang sesuai dengan PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan) dan dapat diaudit oleh Kantor Akuntan Publik ( KAP).
prosedur prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi. Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan; dan membuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. Penyempurnaan penyusunan SOP untuk administrasi keuangan adalah menyusun ulang panduan tentang administrasi keuangan yang selama ini digunakan yang masih dalam bentuk petunjuk teknis atau surat keputusan rektor menjadi bentuk/ disesuaikan bentuk standar (baku). Sub kegiatan ini memerlukan pembimbingan Tenaga Ahli yang berkompeten dari luar universitas serta tim kerja penyusunan SOP administrasi keuangan UPNVJ yang melibatkan beberapa personil.
A.1.3.2 Sosialisasi, implementasi serta evaluasi SOP administrasi keuangan.
Setelah hasil penyusunan SOP administrasi keuangan disahkan oleh Rektor perlu dilakukan sosialisasi dalam bentuk lokakarya, dan diikuti dengan simulasi pelaksanaan hasil penyusunan SOP. Kegiatan lokakarya melibatkan pengguna SOP administrasi keuangan yang ada di Universitas dan didukung surat perintah Rektor, agar pelaksanaannya dapat dipantau dan indeks layanan dapat diukur, perlu kegiatan evaluasi. Pada kegiatan evaluasi pelaksanaan SOP administrasi keuangan, dilaksanakan secara periodik setiap 6 (enam) bulan, dan bertujuan untuk mendapatkan informasi tentang implementasinya dan kendala yang dihadapi. Proses dan mekanisme evaluasi berpedoman pada sistem dan prosedur peraturan Menpan no. Kep/25/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Layanan Kepada Masyarakat.
A.1.4 Pengembangan Sistem Administrasi Keuangan A.1.4.1 Penyusunan SOP Administrasi SDM.
Kegiatan ini meliputi : peningkatan kompetensi di bidang SDM dan penyusunan SOP administrasi SDM.
Peningkatan kompetensi di bidang SDM dilakukan melalui tahapan berikut: langkah pertama mencari informasi tentang pelatihan manajemen SDM, berikutnya membentuk tim seleksi untuk menentukan peserta pelatihan, dilanjutkan dengan menetapkan tempat pelatihan, dilakukan di lembaga pendidikan atau perguruan tinggi lain yang lebih berpengalaman dalam pelatihan administrasi SDM. Dari kegiatan ini dihasilkan tenaga yang mempunyai kemampuan administrasi di bidang SDM guna mewujudkan peningkatkan mutu pengelolaan institusi dan kinerja manajemen dalam menyelenggarakan pendidikan tinggi.
apa, bagaimana, bilamana, dimana dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (fow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam bentuk prosedur prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi. Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan; dan membuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. Penyempurnaan penyusunan SOP untuk administrasi SDM adalah menyusun ulang panduan tentang administrasi SDM yang selama ini digunakan yang masih dalam bentuk Petunjuk Teknis atau Surat Keputusan Rektor menjadi bentuk yang disesuaikan standar (baku). Sub kegiatan ini memerlukan pembimbingan Tenaga Ahli yang berkompeten dari luar universitas serta tim kerja penyusunan SOP administrasi SDM UPNVJ yang melibatkan beberapa personil.
A.1.4.2 Sosialisasi, implementasi serta evaluasi SOP administrasi keuangan.
Setelah hasil penyusunan SOP administrasi SDM disahkan oleh Rektor perlu di lakukan sosialisasinya dalam bentuk lokakarya, dan diikuti simulasi pelaksanaan hasil penyusunan SOP administrasi SDM. Kegiatan lokakarya dengan melibatkan pengguna SOP administrasi SDM yang ada di Universitas dan didukung surat perintah Rektor, agar pelaksanaannya dapat dipantau dan indeks layanan dapat diukur, perlu kegiatan evaluasi. Pada kegiatan evaluasi pelaksanaan SOP administrasi SDM, dilaksanakan secara periodik setiap 6 (enam) bulan bertujuan untuk mendapatkan informasi tentang implementasinya dan kendala yang dihadapi. Proses dan mekanisme evaluasi berpedoman pada sistem dan prosedur peraturan Menpan no. Kep/25/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum penyusunan Indeks Kepuasan layanan kepada Masyarakat.
5. Sumberdaya yang dibutuhkan
Sumberdaya yang dibutuhkan pada kegiatan Pemantapan Sistem Tatakelola dan Organisasi Institusi selama 1 tahun dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Ringkasan Sumber Daya yang dibutuhkan untuk kegiatan Tata Kelola dan Organisasi tahun 2011
No Sub aktivitas/MekanismeRancangan Komponen dan Subkomponen biaya Estimasi biaya dan sumber pendanaan
DIKTI Mitra Lainnya
A.1.3 Pengembangan Sistem Administrasi Keuangan
A.1.3.1 Penyusunan SOP Administrasi dibidang Keuangan Pengembangan Staff Rp 17,000,000
Pengadaan barang
dan jasa Rp 23,300,000
A.1.3.2 Sosialisasi dan Implementasi SOP bidang keuangan serta evaluasi pelaksanaannya
Pengembangan
Program Rp12.500.000
A.1.4 Pengembangan Administrasi SDM
A.1.4.1 Penyusunan SOP Administrasi dibidang SDM Pengembangan Staff Rp 17,000,000
A.1.4.2 Sosialisasi dan implementasi SOP bidang SDM serta evaluasi pelaksanaannya
Pengembangan
Program Rp 12.500.000
Total Rp 67,400,000 Rp 25.000.000
6. Jadwal Pelaksanaan
Jadwal pelaksanaan Kegiatan Pemantapan Sistem Tatakelola dan Organisasi selama 1 tahun dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Jadwal pelaksanaan Kegiatan Pemantapan Sistem Tatakelola dan Organisasi
NO K E G I A T A N 2011
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A.1.3 Pengembangan Sistem Administrasi Keuangan A.1.3.1 Penyusunan SOP administrasi
Keuangan dan Pelatihan kompetensi staf bidang administrasi Keuangan A.1.3.2 Sosialisasi, implementasi serta
evaluasi SOP
administrasi keuangan
A.1.4 Pengembangan Sistem Administrasi SDM
A.1.4.1 Penyusunan SOP administrasi SDM dan Pelatihan kompetensi staf bidang administrasi SDM A.1.4.2 Sosialisasi, implementasi serta
evaluasi SOP administrasi SDM
7. Indikator Keberhasilan
Pencapaian Pelaksanaan Kegiatan Pemantapan Sistem Tatakelola dan Organisasi diukur dengan indikator kinerja seperti terlihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Indikator Peningkatan Sistem Tatakelola dan Organisasi
INDIKATOR KINERJA Baseline(2009) Target tengahtahun 2011 Target tahun2011 Keterangan Indikator Kinerja Utama
1.1 Opini auditor eksternal ( Kantor Akuntan Publik ) terhadap laporan
Keuangan Institusi NA
Wajar dengan pengecualian
Wajar dengan pengecualian
Dilaksanakan oleh KAP
1.2 Pendapat publik (mahasiswa, dosen, karyawan) terhadap
pelayanan institusi 62,50 64,00 65,00
Berpedoman Peraturan Menpan
Kep/25/M.PAN/2/ 2004
2 Indikator Kinerja Pendukung
a. Jumlah Standar Operasional
Prosedur (SOP) NA 1 buah 3 buah
Tahun 2011 akan di susun 2 buah SOP Adm. Keu dan SOP adm SDM 2.2 Kecepatan terhadap penyelesaian
administrasi akademik 5 hari 3 hari 2 hari 2.3 Kecepatan terhadap penyelesaian
8. Keberlanjutan
Kegiatan Pemantapan Tata Kelola dan Organisasi setelah PHK-I selesai, tetap akan terus dilanjutkan dan dikembangkan dengan cara memperbanyak, memperluas dan menyempurnakan penyusunan SOP serta melakukan monevin. Guna menjamin bahwa kegiatan tersebut terus dilakukan secara berkelanjutan, aktivitas-aktivitas tersebut akan diprogramkan dalam program kerja dan anggaran tahunan. Untuk aktivitas-aktivitas yang memerlukan dana akan dianggarkan dengan mengalokasikan dana yang dibutuhkan sesuai kemampuan keuangan Institusi. Badan Penjaminan Mutu akan memprogramkan dan mengalokasikan dana yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut dan akan menjadikan tugas-tugas tersebut
