4.2. Planning the Assessment
4.2.2. Penentuan Responden
Pemilihan dan penentuan responden yang dilakukan oleh peneliti mengacu pada diagram Responsible, Accountable, Consulted, and/or Informed (RACI) dari COBIT 5 khususnya pada proses BAI07. Peran-peran yang terdapat dalam diagram RACI merupakan sebagai pemangku kepentingan yang terkait langsung dengan proses BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi). Setelah melihat daftar pemangku kepentingan yang terdapat pada diagram RACI, selanjutnya
Jarak Jauh STIK-PTIK. Hasil yang didapat dalam proses pemetaan tersebut menunjukkan bila jumlah responden yang diperlukan dalam pengisian kuesioner berjumlah 4 (empat) orang. Walaupun seharusnya responden sesuai RACI berjumlah 9 (sembilan) orang, namun karena struktur organisasi yang dimiliki pendidikan jarak jauh menunjukkan bahwa satu peran yang dimiliki pendidikan jarak jauh dapat mewakili beberapa peran yang terdapat dalam diagram RACI. Hal ini dapat menjadi rekomendasi untuk pendidikan jarak jauh STIK-PTIK agar bisa memiliki struktur organisasi seperti yang ditunjukkan oleh COBIT 5. Adapun rincian responden adalah sebagai berikut:
Gambar 4.4 Diagram RACI BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi)
jarak jauh STIK-PTIK:
Tabel 4.1 Identifikasi RACI Chart BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi)
No
Fungsional Struktur COBIT Terkait
KONVERSI
Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK
1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
2 Chief Risk Officer Teknisi
3 Chief Information Officer Ketua Sekertariat PJJ
4 Head Development Kakominfo
5 Service Manager Admin
6 Information Security Manager Admin 7 Business Continuity Manager Ketua Sekertariat PJJ
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 7 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan
merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.
Tabel 4.2 Identifikasi RACI Chart BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data)
No
Fungsional Struktur COBIT Terkait
KONVERSI
Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK
1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
2 Chief Risk Officer Teknisi
3 Chief Information Officer Ketua Sekertariat PJJ
4 Head Development Kakominfo
5 Service Manager Admin
6 Information Security Manager Admin 7 Business Continuity Manager Ketua Sekertariat PJJ
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 7 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam
mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.
Tabel 4.3 Identifikasi RACI Chart BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) No Fungsional Struktur
COBIT Terkait
KONVERSI
Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK
1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
2 Steering (progamess)
Comitte
Teknisi
3 Head Development Kakominfo
4 Head IT Operation Kakominfo
5 Information Security Manager Admin 6 Business Continuity Manager Ketua Sekertariat PJJ
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.03 (Rencana Persetujuan Pengujian) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan
jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.
Tabel 4.4 Identifikasi RACI Chart BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian)
No Fungsional Struktur COBIT Terkait
KONVERSI
Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK
1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
2 Steering (progamess)
Comitte
Teknisi
3 Head Development Kakominfo
4 Head IT Operation Kakominfo
5 Information Security Manager Admin 6 Business Continuity Manager Ketua Sekertariat PJJ
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.04 (Penyusunan Lingkungan Pengujian) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur
lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.
Tabel 4.5 Identifikasi RACI Chart BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui)
No Fungsional Struktur COBIT Terkait
KONVERSI
Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK
1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
2 Steering (progamess)
Comitte
Teknisi
3 Head Development Kakominfo
4 Head IT Operation Kakominfo
5 Information Security Manager Admin 6 Business Continuity Manager Ketua Sekertariat PJJ
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 6 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.05 (Penyelenggaraan Pengujian Yang Disetujui) namun hanya ada 4 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak
Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.
Tabel 4.6 Identifikasi RACI Chart BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) No Fungsional Struktur
COBIT Terkait
KONVERSI
Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK
1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
2 Head Development Kakominfo
3 Head IT Operation Kakominfo
4 Service Manager Admin
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.06 (Mempromosikan Sistem Baru) namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.
No Fungsional Struktur COBIT Terkait
KONVERSI
Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK
1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
2 Head Development Kakominfo
3 Head IT Operation Kakominfo
4 Service Manager Admin
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.07 (Mempromosikan Sistem Baru) namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.
Tabel 4.8 Identifikasi RACI Chart BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi)
No Fungsional Struktur COBIT Terkait
KONVERSI
Fungsional Pendidikan Jarak Jauh STIK-PTIK
1 Business Process Owners Ketua Sekertariat PJJ
4 Service Manager Admin
Tabel diatas menunjukkan daftar-daftar pemangku kepentingan yang merupakan standar dari COBIT 5 yang diselaraskan dengan struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK. Dapat dilihat bahwa seharusnya terdapat 4 jabatan yang berperan dalam proses BAI07.08 (Melakukan Pengulasan Pasca Implementasi) namun hanya ada 3 jabatan di dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK yang melakukan tugas, sehingga dalam struktur organisasi Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK 1 (satu) jabatan mengerjakan lebih dari satu tugas jabatan yang berada dalam standar COBIT 5. Hal ini merupakan kekurangan yang harus diperbaiki oleh Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) STIK-PTIK.
4.3. Briefing
Tahapan ketiga adalah dilakukan pengarahan kepada tim penilai manajemen penerimaan perubahan dan transisi pada PJJ STIK-PTIK, disana penulis memberi pengarahan kepada tim penilai tentang masukan, proses dan keluaran yang ada pada BAI07 (Manajemen Penerimaan Perubahan dan Transisi) COBIT 5. Pada pemberian pengarahan penulis memberi pemberitahuan pelaksanaan kuesioner yaitu mulai tanggal 23 Juni sampai 4 Juli 2014, pengumpulan dokumentasi untuk kelengkapan pada capability level mulai dari tanggal 5 Juli sampai 15 Agustus 2014, hasil rekapitulasi kuesioner mulai dari tanggal 16 Agustus sampai 30 Agustus
September 2014. Dimana jadwalnya adalah sebagai berikut:
Gambar 4.5 Gantt Chart Penelitian Skripsi
4.4. Data Collection
Tahap keempat adalah dilakukan pengumpulan data dari hasil temuan yang terdapat pada Sistem PJJ STIK-PTIK yang bertujuan untuk mendapatkan bukti-bukti penilaian evaluasi pada aktifitas proses yang telah dilakukan. Penulis akan menuliskan hasil temuan-temuan yang ada di Sistem PJJ STIK-PTIK
4.4.1. Hasil temuan pada BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi)