4.7. Reporting the Results
4.7.1. Rekomendasi BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) .169
Tabel 4.37 Tabel Rekomendasi BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi) NAMA
PROSES
TEMUAN GAP REKOMENDASI
BAI07.01 (Penyusunan
Rencana Implementasi)
a. Hasil kuesioner menyatakan bahwa Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana implementasi yang
mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah-langkah implementasi dan kebutuhan sumber daya.Namun berdasarkan hasil observasi penulis, PJJ STIK-PTIK belum memiliki rencana implementasi tersebut.
b. Berdasarkan hasil kuesioner dan hasil observasi Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki jadwal dan rencana perubahan. Contohnya adalah jadwal launching PJJ STIK-PTIK pada bulan Januari 2014
c. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana implementasi yang disetujui stakeholder. Namun berdasarkan hasil observasi yang penulis lakukan, masih ada stakeholder yang belum bisa menerima dan menyetujui perubahan yang terjadi.
a. Belum adanya rencana perubahan yang matang yang dilakukan STIK-PTIK dalam melakukan perubahan dari sistem konvensional ke sistem baru.
b. Tidak semua stakeholder menyetujui perubahan sistem pembelajaran ini, terutama dari dosen dan mahasiswa yang masih kurang mengerti mengenai teknologi.
c. Belum ada implementasi proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan.
d. Belum adanya perencanaan, monitoring, dan penyesuaian peninjauan resiko teknisi dan bisnis yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya pembahasan resiko utama dalam proses
perencanaan.
a. Sebelum membuat sebuah perubahan seharusnya STIK-PTIK telah memiliki perencanaan yang matang, mulai dari penyusunan langkah-langkah perubahan, kebutuhan sumber daya, kepastian bantuan dari pihak eksternal, penyusunan daftar resiko yang mugkin dihadapi.
b. STIK-PTIK mengadakan pelatihan dan sosialisasi yang bertujuan mengenalkan teknologi kepada seluruh pengguna sistem PJJ. Mulai dari pengenalan internet dasar, cara membuka web, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan sistem PJJ.
c. Perlu diadakannya pelatihan dan sosialisasi Sistem PJJ kepada seluruh stakeholder terutama dosen dan mahasiswa, agar mereka bisa mengerti dan akhirnya mau menerima perubahan yang terjadi. d. Membangun kesadaran kepada seluruh
stakeholder untuk turut mendukung berjalannya sistem PJJ ini. Diantaranya termasuk mencohtohkan cara merawat berbagai infrastruktur TIK yang dimiliki sistem PJJ. Seperti mematikan dan
d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses meraih komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan perubahan yang diprediksi secara terus menerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis. Contohnya adalah bantuan dari ICITAP dan Southeast Asian Minister of Education Organization Regional Open Learning Centre (SEAMOLEC) e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan
telah melakukan implementasi proses identifikasi dan dokumentasi backup dan proses pemulihan menggunakan proses yang telah didefinisikan. Namun pada kenyataannya belum ada proses identifikasi dan dokumentasi backup proses pemulihan.
f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki perencanaan,
monitoring, dan penyesuaian peninjauan resiko teknisi dan bisnis yang terkait dengan implementasi secara formal dan adanya pembahasan resiko utama dalam proses
perencanaan. Namun berdasarkan hasil observasi penulis, PJJ STIK-PTIK belum memiliki hal tersebut.
menghidupkan komputer yang baik, mematikan dan menghidupkan proyektor yang baik dan benar, dll.
e. Perlu dibuatnya sistem backup dan proses pemulihan agar bila dikemudian hari terjadi kehilangan data, data bisa diambil lagi di tempat backup.
Pemenuhan aktivitas BAI07.01 (Penyusunan Rencana Implementasi):
Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki jadwal dan rencana perubahan.
Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses meraih komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah pelaksanaan perubahan.
4.7.2. Rekomendasi BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data)
Tabel 4.38 Tabel Rekomendasi BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data) NAMA
PROSES
TEMUAN GAP REKOMENDASI
a. Hasil kuesioner menyatakan Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi. Namun pada kenyataannya STIK-PTIK belum melakukannya. b. Berdasarkan kuesioner dan observasi
Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses pertimbangan penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur bisnis. Contohnya adalah revisi peran dan tangungjawab dalam prosedur pengendalian dan dalam rencana perubahan proses bisnis.
a. Sistem PJJ STIK-PTIK belum melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi.
b. Sistem PJJ STIK-PTIK belum memiliki konfirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai.
a. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya melakukan pendefinisian proses bisnis, layanan data IT dan infrastruktur rencana migrasi, agar implementasi sistem baru ini bisa berjalan dengan baik.
b. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya melakukan konfirmasi bahwa semua pemangku kepentingan telah
menyetujui rencana pengujian. Agar tidak ada yang bertentangan pada saat implemenntasi sistem baru.
BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data)
c. Berdasarkan kuesioner Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah memiliki konfirmasi bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh para pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI yang sesuai. Namun pada kenyataaanya, masih ada mahasiswa dan dosen yang belum bisa menerima perubahan yang terjadi.
d. Sistem PJJ STIK-PTIK telah melakukan proses konfirmasi bahwa rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data. Contohnya adalah bahan ajar berupa slide power point yang di berikan kepada mahasiswa.
e. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan proses pelatihan dan pengujian sebelum melakukan konversi data. Namun kenyataan di lapangan menyatakan tidak ada pelatihan apapun yang diterima oleh admin atau teknisi sebelum melakukan konversi data.
f. Sistem PJJ STIK-PTIK menyatakan telah melakukan implementasi kepastian bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian resiko dari projek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknisi telah diuji.
c. Sistem PJJ STIK-PTIK belum melakukan proses meraih kepastian bahwa rencana pengujian
mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan ujian dan mengevaluasi hasil.
d. Sistem PJJ STIK-PTIK belum melakukan proses pelatihan dan pengujian sebelum melakukan pengkonversian data.
e. Sistem PJJ STIK-PTIK tidak
menyusun kemungkinan resiko-resiko yang akan muncul saat konversi data.
c. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya telah mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan sumber daya, aplikasi-aplikasi yang
dibutuhkan, sebelum melakukan pengujian. Agar pengujian berjalan dengan baik dan lancar.
d. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya melakukan pelatihan dan sosialisi yang berkelanjutan kepada seluruh stakeholder, agar mereka bisa memahami sistem baru ini dan tak terjadi penolakan.
e. Sistem PJJ STIK-PTIK seharusnya
membuat daftar kemungkinan resiko-resiko yang akan muncul saat konversi data. Agar ketika resiko yang terjadi itu muncul, PJJ STIK-PTIK telah siap untuk
Namun berdasarkan observasi yang penulis lakukan, PJJ STIK-PTIK belum melakukan proses tersebut. g. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki
kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan ujian dan mengevaluasi hasil. Contohnya adalah pembuatan daftar sumber daya yang diperlukan dalam proses pengujian.
h. Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki rencana migrasi dari sistem lama ke sistem baru. Contohnya adalah rencana pembuatan PJJ berupa e-learning dengan menggunakan aplikasi moodle dan web conference dengan menggunakan aplikasi webex.
Pemenuhan aktivitas BAI07.02 (Perencanaan Proses Bisnis, Konversi Sistem dan Data):
Sistem PJJ STIK-PTIK telah memiliki kepastian bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan ujian dan mengevaluasi hasil.