PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
PORT Kebutuhan BBM
5.2.1. Penentuan Variabel-Variabel yang Berpengaruh Kepada Operasional Kapal Struktur sistem yang dibuat adalah struktur sistem yang berperan dalam
operasional kapal, untuk menggambarkan sistem yang melingkupi keseluruhan sistem dalam perusahaan jadi menggambarkan input, proses dan output dari setiap kegiatan tersebut. Struktur sistem ini berguna untuk menjelaskan dan mengidentifikasi sistem yang akan dibangun dalam perusahaan. Bentuk sistem yang ada di PT.Burung Laut adalah seperti pada Gambar 5.1.
Struktur sistem terdiri dari bagian internal dan eksternal, bagian eksternal dari perusahaan adalah masyarakat yang merupakan pihak yang secara tidak langsung menggunakan jasa perusahaan melalui Pertamina yang memiliki populasi, tingkat migrasi, perkembangan ekonomi dan sosial budaya yang mempengaruhi daya beli dan
Tabel 5.6. Laporan Proyeksi Laba Rugi Kapal Tanker MT. Citra Bintang
Diskripsi
Bulanan Tahun I Tahun II Tahun III tahun IV Tahun V
A. PENDAPATAN 496800000 596100000 596100000 596100000 596100000 596100000
B. BIAYA TETAP
1) Gaji Crew 51177750 614133000 614133000 614133000 614133000 614133000
2) Uang Makan Crew 12750000 153000000 153000000 153000000 153000000 153000000
3) Docking (IS +SS) 62500000 750000000 750000000 750000000 750000000 750000000
4) Perawatan 10000000 120000000 120000000 120000000 120000000 120000000
5) Survey 2083333.33 24999999.96 24999999.96 24999999.96 24999999.96 24999999.96
6) Sertifikasi 1250000 15000000 15000000 15000000 15000000 15000000
7) Asuransi (Hull & Machinery) 6500000 78000000 78000000 78000000 78000000 78000000
8) Asuransi (Protect & Indemnity) 35500000 426000000 426000000 426000000 426000000 426000000
9) Asuransi Crew 1500000 18000000 18000000 18000000 18000000 18000000
10) Penyusutan 100000000 1200000000 1200000000 1200000000 1200000000 1200000000
JUMLAH [B] 283261083.3 3399133000 3399133000 3399133000 3399133000 3399133000
C. BIAYA VARIABEL
1) Bahan Bakar Minyak
2) Minyak Pelumas 12000000 144000000 144000000 144000000 144000000 144000000 3) Air Tawar 2000000 24000000 24000000 24000000 24000000 24000000 4) Pelabuhan 5) Bongkar Muat 5961600 71539200 71539200 71539200 71539200 71539200 6) Pajak Penghasilan (Pph 25) 15000000 180000000 180000000 180000000 180000000 180000000 7) Entertainment 34961600 419539200 419539200 419539200 419539200 419539200 JUMLAH [C] 34961600 419539200 419539200 419539200 419539200 419539200
D. BIAYA TETAP + VAR [B + C] 318222683.3 3818672200 3818672200 3818672200 3818672200 3818672200
E. BIAYA OPS. PERUSAHAAN 10750000 129000000 129000000 129000000 129000000 129000000
F. ANG. BANK [POKOK + BUNGA] 137489583.3 2003875000 2003875000 2003875000 2003875000 2003875000
G. TOTA; BIAYA [D+E+F] 466462266.7 5951547200 5951547200 5951547200 5951547200 5951547200
Order dari Depot Tujuan (PT. Pertamina)
BBM diangkut dengan kapal Tanker MT.Citra Bintang - BBM dimuat - BBM diangkut - BBM dibongkar BBM yang terdistribusi sesuai dengan kebutuhan depot tujuan
Ongkos muatan yang diangkut kapal Sistem Pendukung Sarana Transportasi di Laut Masyarakat & Konsumen - Populasi - Migrasi - Tingkat Ekonomi - Sosial Budaya Lingkungan - Lokasi - Cuaca & iklim
Pemerintah
-Peraturan & Perundang- undangan
-Kebijakan pasar
- Sarana & Prasana Pelabuhan
INPUT PROSES OUTPUT
Gambar 5.1. Bentuk Struktur Dasar Sistem Kegiatan Perusahaan
PT. Burung Laut
kebutuhan masyarakat terhadap BBM yang diangkut oleh kapal tanker, pemerintah yang secara tidak langsung merupakan pembuat keputusan dan ketetapan perundang-undangan, selanjutnya aspek yang lain adalah lingkungan yang dipengaruhi oleh lokasi, iklim dan cuaca yang mempengaruhi perjalanan dan pelayaran kapal, dan aspek keempat yang berada di luar sistem perusahaan adalah sarana transportasi yang ada di pelabuhan yaitu pihak-pihak yang terkait dengan tempat bongkar muat kapal. Untuk internal perusahaan, terdapat input untuk proses produksi perusahaan adalah order yang diterima dari pihak depot yang kemudian dalamproses transformasi, setiap
order BBM akan ditransportasikan ke depot tujuan dengan awal kegiatan adalah BBM dimuat, dtransportasikan, dan dibongkar ditempat tujuan, dan output pun didapatkan dengan sampainya BBM di depot tujuan Batasan yang dibuat melalui garis putus-putus bermakna bahwa pihak tersebut adalah yang berada di luar sistem internal perusahaan, untuk memperinci dikembangkan lagi di level 1 yaitu pada bagian internal perusahaan dimana pelanggan satu-satunya pihak perusahaan adalah PT.Pertamina sebagai pihak yang menjalin kerjasama dengan pihak perusahaan, dimana order dari pihak depot tujuan memberikan order yang merupakan jadi rute bagi kapal tanker untuk berlayar, dan ketika order sudah dipenuhi, hal ini menjadi output bagi pemesanan dan input untuk pendapatan bagi perusahaan, dan menjadi alat bagi pihak penyewa untuk mendistribusikan BBM sesuai kebutuhan untuk keterkaitan lebih lanjut dapat dilihat pada Gambar 5.2.
Orderan BBM dari Pihak Depot Tujuan (PT. Pertamina) PT. Burung Laut Proses Tranportasi BBM dengan Kapal Tanker MT. Citra Bintang Pihak Penyewa Memberikan tujuan pelayaran bagi kapal tanker
Memberikan output untuk pemesanan
Menjadi Input Bagi Proses Suatu Waktu Mendistribusikan BBM sesuai
kebutuhan depot tujuan
Sebagai Penyalur Kebutuhan pihak penyewa A B C D E 1
Gambar 5.2. Level-0 Aliran Kegiatan untuk Pelayaran Kapal Tanker MT.Citra Bintang
Kegiatan diatas kemudian dirincikan pada rincian yang lebih spesifik untuk setiap proses transportasi BBM dengan kapal tanker MT.Citra Bintang, yaitu dengan alur pertama adalah kebutuhan pihak depot pertamina dan perjanjian dengan pertamina sebagai ketentuan untuk pelayaran. Sementara untuk kegiatan yang mendukung pelayaran dibagi menjadi tiga bagian yaitu proses di pemasaran, proses di divisi traffic dan container, dan proses di operasional kapal. Sebagai output dari kinerja kegiatan adalah bahwa BBm terdistribusi sesuai keinginan pihak penyewa dan untuk pihak perusahaan ada laporan voyage bagi pihak perusahaan kondisi ini dapat dilihat pada Gambar 5.3.
Proses Tranportasi BBM dengan Kapal Tanker MT. Citra Bintang
Proses di Pemasaran 1.1
Proses di divisi traffic &
Container 1.2 Proses di Operasional 1.3 Kebutuhan Depot Tujuan Perjanjian dengan Pihak penyewa (PT. Pertamina) Laporan Voyage Kapal Tanker BBM terdistribusi di Depot Tujuaner Memberikan Informasi jumlah muatan yang akan
diangkut A.1
Menjadi Pertimbangan Pengambilan Keputusan A.2
Memberikan informassi jumlah muatan yang diangkut,
data waktu pelayaran dan data FW dan bahan bakar kapal
B.1
Membagikan muatan sesuai dengan kebutuhan
B.2
Memberikan output untuk pemesanan
Mendistribusikan BBM sesuai kebutuhan depot
tujuan
B
Orderan BBM dari Pihak Depot Tujuan (PT. Pertamina) Memberikan tujuan pelayaran bagi kapal tanker PT. Burung Laut Pihak Penyewa Memberikan output untuk pemesanan
Menjadi Input Bagi Proses Suatu Waktu
C
D
E
Gambar 5.3. Level-1 Aliran Kegiatan untuk Pelayaran Kapal Tanker MT.Citra Bintang
Kemudian dari 3 bagian departemen yang telah dirinci pada level-1, dijelaskan kembali proses-proses kegiatan di dalam setiap departemen. Berdasarkan level-1, proses pertama adalah pada departemen penjualan/pemasaran, pada bagian ini yang merupakan
kegiatan proses di pemasaran adalah ruang lingkup pelanggan yaitu, mengurus segala sesuatunya yang berhubungan dengan pelanggan utama, untuk setiap masalah yang mungkin terjadi, mengamati kekuatan pasar pemilik kapal,mengamati kekuatan pasar pesaing, memperhatikan tingkat uang tambang yang menjadi ketetapan dan kecenderungan muatan yang dibawa oleh kapal, artinya muatan apa saja yang kira-kira mempunyai peluang besar di pasar dan memikirkan untuk melihat peluang membawa muatan pada saat kapal kembali ke depot asal,sebagai output dari kegiatan divisi ini adalah muatan di setiap pelabuhan, setiap komoditas, tujuan-tujuan pelayaran, perbandingan berapa yang mampu diangkut oleh kapal,dan kapal pelayaran, output selanjutnya adalah market share yaitu pembagian pasar dengan pihak pelayaran lain,laporan kekuatan pesaing dan tingkat freight yang kompetitif dengan pihak pelayaran lain. untuk keseluruhan proses dapat dilihat pada Gambar 5.4.
Kekuatan Pasar pemilik kapal B.1.1.2
Kekuatan Pasar pesaingl B.1.1.2 Ruang Lingkup Pelanggan
B.1.1.1
Muatan per pelabuhan, komodits, tujuan, berapa yang diangkut pelayaran dan pelayaran lain C.1.1.1 Market Share C.1.1.2
Laporan Kekuatan Pesaing C.1.1.3
Tingkat Freight yang Kompetitif C.1.1.4
Proses di pemasaran
1.1
Tingkat Uang Tambang B.1.1.4 Kecendrungan Muatan
B.1.1.5 Muatan Balik (Home Bound
Cargo) B.1.1.6
Proses Tranportasi BBM dengan Kapal Tanker MT. Citra Bintang
Memberikan output untuk pemesanan
Mendistribusikan BBM sesuai kebutuhan depot
tujuan
B
Orderan BBM dari Pihak Depot Tujuan (PT. Pertamina) Memberikan tujuan pelayaran bagi kapal tanker PT. Burung Laut Pihak Penyewa Memberikan output untuk pemesanan
Menjadi Input Bagi Proses Suatu Waktu
C
D
E
Gambar 5.4. Level-2 Aliran Kegiatan untuk Pelayaran Kapal Tanker MT.Citra Bintang
Dengan tetap berpedoman pada level-1, maka level-3 merupakan uraian setiap proses kegiatan pada bagian divisi traffic & Container yang dirinci secara terstruktur dan bertahap yaitu menetapkan dan memonitor rencana produksi, memonitor pelaksanaan pola operasi setiap layanan, memprogram serta menjadwalkan pelayaran kapal, memonitor ketetapan pelaksanaan kriteria performansi operasional, dan memproyeksikan dan memonitor pelaksanyaan voyage account setiap trip di setiap layanan serta perhitungan keuangan pengoperasian dengan dasar efesiensi, dan kemudian output dari divisi ini adalah surat perintah berlayar untuk nahkoda, monitoring dan pengaturan perjalanan kapal agar sesuai dengan rencana produksi, dan pengaturan stowage. Untuk keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 5.5.
Proses Tranportasi BBM dengan Kapal Tanker MT. Citra Bintang
Memberikan output untuk pemesanan
Mendistribusikan BBM sesuai kebutuhan depot
tujuan
B
Orderan BBM dari Pihak Depot Tujuan (PT. Pertamina) Memberikan tujuan pelayaran bagi kapal tanker PT. Burung Laut Pihak Penyewa Memberikan output untuk pemesanan
Menjadi Input Bagi Proses Suatu Waktu
C
D
E
Surat perintah berlayar untuk Nahkoda C.1.2.1 Monitoring dan Pengturan Perjalanan Kapal agar sesuai dengan rencana produksi C.1.2.2 Pengaturan stowage Proses di
divisi traffic & Container
1.2 Memonitor ketetapan pelaksanaan
kriteria performansi operasional A.1.2.4 Memonitor pelaksanaan pola operasi di setiap service A.1.2.2 Memprogram serta menjadwalkan
pelayaran A.1.2.3
Memprogramkan serta menjadwalkan operasi container
Memproyeksikan dan memonitor pelaksanaan voyage account setiap trip di setiap service serta perhitungan keuangan pengoperasian dengan dasar efesiensi A.1.2.6
Menetapkan dan memonitor rencana produksi A.1.2.1
Gambar 5.5. Level-3 Aliran Kegiatan untuk Pelayaran Kapal Tanker MT.Citra Bintang
Pada Level-4 yang diuraikan merupakan aliran kegiatan berdasarkan setiap proses data pada bagian operasional atau pelaksanaan pelayaran kapal, yaitu pemberitahuan kedatangan kapal kepada instansi di pelabuhan, perencanaan, pengaturan dan pelaksanaan penyandaraan kapal, persiapan dan pengurusan surat-surat kapal, pelayaran
kebutuhan kapal seperti bunker, air, perbekalan dan lain-lain, sebagai output dari divisi ini adalah waktu kedatangan yang sudah dijadwalkan di pelabuhan dan kapal tanker siap untuk beroperasi untuk keseluruhan alur dapat dilihat pada Gambar 5.6.
Proses Tranportasi BBM dengan Kapal Tanker MT. Citra Bintang
Memberikan output untuk pemesanan
Mendistribusikan BBM sesuai kebutuhan depot
tujuan
B
Orderan BBM dari Pihak Depot Tujuan (PT. Pertamina) Memberikan tujuan pelayaran bagi kapal tanker PT. Burung Laut Pihak Penyewa Memberikan output untuk pemesanan
Menjadi Input Bagi Proses Suatu Waktu
C
D
E
Waktu kedatangan kapal di pelabuhan D.1.3.1
Kapal tanker siap beroperasi D.1.3.2
Proses di Operasional
1.3
Persiapan dan pengurusan surat-surat kapal A.1.3.4 Pemberitahuan kedatangan kapal kepada instansi di pelabuhan A.1.3.1
Perencanaan, pengaturan, dan pelaksanaan penyandaraan kapal A.1.3.2
Pelayanan penyediaan kebutuhan kapal seperti bunker, air, perbekalan,
dan lain-lain A.1.3.5
Gambar 5.6. Level-4 Aliran Kegiatan untuk Pelayaran Kapal Tanker MT. Citra Bintang
Untuk keseluruhan proses dapat dilihat pada level 5 untuk seluruh kegiatan perusahaan pelayaran. Keseluruhan kegiatan tergabung pada level ini saling berintegrasi untuk melaksanakan kegiatan pelayaran, untuk setiap order yang diterima oleh pihak perusahaan yang dirinci pada setiap divisi diatas, dengan kegiatan yang dibagi perdivisi, membuat kinerja perusahaan semakin efektif, sehingga ketika ada masalah yang terjadi di perusahaan, dapat langsung di lihat bahwa masalah tersebut berkaitan dengan divisi yang bersangkutan dan dapat langsung diselesaikan dengan metode yang dianggap efektif untuk menyelesaikannya. Untuk perencanaan penjadwalan kapal yang lebih spesifik diambil dari SEM level 3 yaitu pada divisi traffic dan container, yaitu pada bagian memprogramkan serta menjadwalkan pelayaran, dan yang mejadi bahan
pertimbangan bagi kegiatan ini adalah laporan voyage kapal yaitu, data yang menjadi angka statistik perjalanan kapal, yaitu waktu bongkar muat, waktu perjalanan, waktu manuver, kebutuhan dan jarak. Keuntungan data statistik yang menjadi bahan pertimbangan bagi pembuatan jadwal dan rute adalah, mampu mewakili keadaan kapal pada saat pelayaran dan mampu mengakomodasi setiap gangguan yang sering terjadi pada saat pelayaran kapal berlangsung, karena pada pengolahan ini juga akan mempertimbangkan kelonggaran-kelonggaran waktu yang terjadi pada saat kapal beroperasi. Untuk kelima variabel tadi pada gambar level dapat dikenali secara langsung, untuk alur keseluruhan sistem internal lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 5.7.
Gambar level 5 diatas merupakan gambaran kegiatan sistem yang ada di perusahaan pelayaran. Pada penelitian ini hanya dibahas mengenai pembuatan rute, maka dibatasi pada variabel-variabel yang dianggap berpengaruh terhadap jalur yang efektif, yaitu waktu bongkar muat, waktu perjalanan, waktu manuver atau bersandar, muatan yang dibongkar atau dimuat dan jarak yang ditempuh oleh kapal tanker. kecepatan kapal merupakan variabel yang konstan karena sudah ditetapkan bahwa ketika kapal bermuatan kecepatannya 10 knot perjam dan pada saat kapal tidak bermuatan (ballast) kecepatan kapal hanya 10,5 knot perjam, dan variabel kecepatan pompa untuk bongkar muat adalah variabel yang berada diluar sistem kapal, maka untuk variabel yang mencakup keduanya dimasukkan kedalam waktu tempuh perjalanan dan waktu untuk bongkar muat, jadi pembatasan dilakukan pada variabel yang ada pada proses divisi dan traffic pada kegiatan A.1.2.3. untuk memprogram serta menjadwalkan pelayaran untuk gambar lebih spesifik dapat dilihat pada Gambar 5.8.
Surat perintah berlayar untuk Nahkoda C.1.2.1 Monitoring dan Pengturan Perjalanan Kapal agar sesuai dengan rencana produksi C.1.2.2 Pengaturan stowage
Proses di divisi traffic & Container
1.2 Memonitor ketetapan pelaksanaan
kriteria performansi operasional A.1.2.4
Memonitor pelaksanaan pola operasi di setiap service A.1.2.2 Memprogram serta menjadwalkan
pelayaran A.1.2.3
Memprogramkan serta menjadwalkan operasi container
A.1.2.5
Memproyeksikan dan memonitor pelaksanaan voyage account setiap trip di setiap service serta perhitungan keuangan pengoperasian
dengan dasar efesiensi A.1.2.6 Menetapkan dan memonitor
rencana produksi A.1.2.1
Waktu kedatangan kapal di pelabuhan D.1.3.1
Kapal tanker siap beroperasi D.1.3.2 Proses di
Operasional 1.3 Persiapan dan pengurusan surat-
surat kapal A.1.3.4 Pemberitahuan kedatangan kapal
kepada instansi di pelabuhan A.1.3.1 Perencanaan, pengaturan, dan pelaksanaan penyandaraan kapal
A.1.3.2
Pelayanan penyediaan kebutuhan Kekuatan Pasar pemilik kapal B.1.1.2
Kekuatan Pasar pesaingl B.1.1.2 Ruang Lingkup Pelanggan B.1.1.1
Muatan per pelabuhan, komodits, tujuan, berapa yang diangkut pelayaran dan pelayaran lain C.1.1.1
Market Share C.1.1.2
Laporan Kekuatan Pesaing C.1.1.3
Tingkat Freight yang Kompetitif C.1.1.4 Proses di
pemasaran 1.1
Tingkat Uang Tambang B.1.1.4 Kecendrungan Muatan B.1.1.5 Muatan Balik (Home Bound
Cargo) B.1.1.6
Proses Tranportasi BBM dengan Kapal Tanker MT. Citra Bintang
Orderan BBM dari Pihak Depot Tujuan (PT. Pertamina)
Memberikan tujuan pelayaran bagi kapal tanker
PT. Burung Laut
Pihak Penyewa Memberikan
output untuk pemesanan
Menjadi Input Bagi Proses Suatu Waktu
Mendistribusikan BBM sesuai kebutuhan depot
tujuan B C D E Sebagai Penyalur Kebutuhan pihak penyewa Kebutuhan Jalur yang efektif Waktu perjalanan Waktu BongkarMuat Waktu Manuver Jarak