PENGADAAN OBAT DI RUMAH SAKIT
A. Perencanaan Obat
6. Penentuan Waktu Pengadaan dan Kedatangan Obat
Waktu pengadaan dan waktu kedatangan obat dari berbagai sumber anggaran perlu ditetapkan atau diusulkan oleh Unit Pengelola Obat (UPO)/Gudang Farmasi, berdasarkan hasil analisis data:
1. Sisa stok
2. Jumlah obat yang akan diterima sampai dengan akhir tahun anggaran. 3. Frekuensi pemakaian/indeks musiman
4. Waktu tunggu/lead time
Berdasarkan data tersebut dapat dibuat: 1. Bagan pemakaian/penggunaan obat .
52 C. Metode Pengadaan Obat
Dalam proses pengadaan ada 3 hal penting yang harus diperhatikan, yaitu :
1. Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya tinggi”.
2. Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa, sertifikat analisa/ standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin.
3. waktu dan kelancaran bagi semua pihak dan lain-lain.
Pengadaan/pembelian perbekalan farmasi dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu :
1. Pembelian merupakan rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan farmasi.
Pengadaan adalah proses penyediaan obat yang bertujuan untuk mendapatkan obat dengan harga yang wajar, mutu yang baik, pengiriman yang tepat waktu. Menurut Quick, et al., (2012), agar proses pengadaan dapat berjalan lancar dan teratur maka diperlukan struktur komponen berupa personil yang terlatih dan menguasai masalah pengadaan, metode dan prosedur yang jelas, sistim informasi yang baik serta didukung dengan dana dan fasilitas yang memadai.
Faktor-faktor yang mempengaruhi pengadaan adalah penentuan pemasok, penentuan jumlah item obat, jumlah barang tiap item obat dan kelengkapan surat pesanan atau kontrak, negoisasi harga, kapan dipesan dan cara pembayaran.
53
Keadaan ini harus diperhatikan karena keluaran dari tahap pengadaan akan dapat dimonitor pada tahap penyimpanan. Pengadaan persediaan sangat penting karena diharapkan dapat memperoleh manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya-biaya yang ada. Pengadaan obat tahun 2009-2012 diatur dalam Perpres No. 54 tahun 2010, dimana diatur pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai dari anggaran BLUD. Tujuannya adalah agar pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang sebagian atau seluruhnya dibiayai anggaran BLUD dilakukan secara efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel .
Khusus untuk pengadaan obat, diatur dengan ketentuan-ketentuan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa instansi pemerintahan.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam tahap pengadaan antara lain sebagai berikut :
a. Memilih metode pengadaan yang paling menguntungkan
Ada empat metode dalam pengadaan perbekalan farmasi yaitu sebagai berikut:
i. Open Tender (tender secara terbuka)
Open tender adalah suatu prosedur formal pengadaan obat yang mana dilakukan dengan cara mengundang berbagai distributor baik nasional maupun internasional. Metode ini dilakukan dalam jangka waktu tertentu misalnya 2-3 kali setahun, hal ini disebabkan karena proses tender memerlukan waktu yang lama dan harganya lebih murah. Selain itu
54
biasanya metode ini dipakai oleh pemerintah karena khusus sesuai sistemnya. Jadi untuk nominal tertentu dapat melakukan pengadaan dalam jumlah tertentu pula.
ii. Restricted tender (tender terbatas)
Metode ini dilakukan pada lingkungan yang terbatas, tidak diumumkan di Koran, biasanya berdasarkan kenalan, nominalnya tidak banyak, serta sering ada yang melakukan pengaturan tender yaitu penawaran tertutup atau selektif, para penyalur yang tertarik harus menerima semua persyaratan yang diajukan, melalui suatu proses formal pre-kualifikasi yang mengacu pada good manufacturing practices (GMPS). Performa supply terdahulu, dan kekuatan financial.
iii. Competitive Negotiation (kontrak)
Pembeli membuat persetujuan dengan pihak supplier untuk mendapatkan harga khusus atau persetujuan pelayanan dan pembeli dapat membayar dengan harga termurah. Metode kontrak jauh lebih menguntungkan, karena pihak Rumah Sakit dapat melakukan negoisasi langsung dengan pabrik sehingga dapat mengurangi dana (diskon).
iv. Direct Procurement
Merupakan cara yang paling mudah dan sederhana, namun cenderung lebih mahal karena jarang memperoleh diskon. Ciri dari metode pengadaan langsung adalah pihak Rumah Sakit secara langsung
55
melakukan pengadaan perbekalan farmasi (setelah barang habis) kepada pihak PBF.
b. Melakukan negoisasi atas dasar kualitas, jaminan ketersediaan, pelayanan purna jual, dan harga yang wajar.
c. Membuat kontrak yang spesifik sesuai hasil negoisasi d. Memonitor surat pesanan yang dibuat
e. Memastikan kesesuaian antara surat pesanan, spesifikasi barang dan dokumen pendukung yang menyertai
f. Melakukan pembayaran sesuai waktu yang telah disepakati (Quick, et al., 2012)
Menurut perpres No. 54 tahun 2010 Proses pengadaan dilakukan dengan beberapa cara, antara lain :
a. Pelelangan Sederhana
Pelelangan sederhana merupakan metode pemilihan penyedia barang/jasa untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua pnyedia barang/jasa yang memenuhi syarat yang bernilai antara Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah) sampai dengan Rp. 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
b. Pelelangan Umum
Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa untuk pekerjaan yang brnilai paling tinggi Rp. 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
56
Pelelangan terbatas atau seleksi terbatas adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan dengan pengumuman secara luas melalui media massa dan papan pengumuman resmi dengan mencantumkan penyedia barang/jasa yang telah diyakini mampu, guna memberi kesempatan kepada penyedia barang/jasa lainnya yang memenuhi kualifikasi.
d. Penunjukan langsung
Persyaratan penunjukan langsung adalah :
i. Penunjukan Langsung terhadap 1 (satu) Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dapat dilakukan dalam hal:
(a) Keadaan tertentu; dan/atau
(b) Pengadaan Barang khusus/Pekerjaan Konstruksi khusus/ Jasa Lainnya yang bersifat khusus.
ii. Penunjukan Langsung dilakukan dengan mengundang 1 (satu) Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang dinilai mampu melaksanakan pekerjaan dan/atau memenuhi kualifikasi.
iii. Penunjukan Langsung dilakukan dengan negoisasi baik teknis maupun harga sehingga diperoleh harga yang sesuai dengan harga pasar yang berlaku dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.
iv. Kriteria keadaan tertentu yang memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung terhadap Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, meliputi:
57
(a) penanganan darurat yang tidak bisa direncanakan sebelumnya dan waktu penyelesaian pekerjaannya harus segera/tidak dapat ditunda untuk:
(i) pertahanan negara;
(ii) keamanan dan ketertiban masyarakat;
(iii)keselamatan/perlindungan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda/harus dilakukan segera, termasuk:
1) akibat bencana alam dan/atau bencana non alam dan/atau bencana social;
2) dalam rangka pencegahan bencana;dan/atau
3) akibat kerusakan sarana/prasarana yang dapat menghentikan kegiatan pelayanan public.
(b) Pekerjaan penyelenggaraan penyiapan konferensi yang mendadak untuk menindaklanjuti komitmen internasional dan dihadiri oleh Presiden/Wakil Presiden;
(c) Kegiatan menyangkut pertahanan Negara yang ditetapkan oleh Menteri Pertahanan serta kegiatan yang menyangkut keamanan dan ketertiban masyarakat yang ditetapkan oleh Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia;
58
C1. Kegiatan bersifat rahasia untuk kepentingan intelijen dan/atau perlindungan saksi sesuai dengan tugas yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan; atau
(d) Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang spesifik dan hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa Lainnya karena 1 (satu) pabrikan, 1 (satu) pemegang hak paten, atau pihak yang telah mendapat izin dari pemegang hak paten, atau pihak yang menjadi pemegang pelelangan untuk mendapatkan izin dari pemerintah.
v. Kriteria Barang khusus/Pekerjaan Konstruksi khusus/Jasa Lainnya yang bersifat khusus yang memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, meliputi:
(a) Barang/Jasa Lainnya berdasarkan tariff resmi yang ditetapkan pemerintah;
(b) Pekerjaan Konstruksi bangunan yang merupakan satu kesatuan sistem konstruksi dan satu kesatuan tanggung jawab atas risiko kegagalan bangunan yang secara keseluruhan tidak dapat direncanakan/diperhitungkan sebelumnya (unforeseen condition);
(c) Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bersifat kompleks yang hanya dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus dan hanya ada 1 (satu) Penyedia yang mampu;
(d) Pekerjaan Pengadaan dan distribusi bahan obat, obat dan alat kesehatan habis pakai dalam rangka menjamin ketersediaan obat untuk pelaksanaan
59
peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat yang jenis dan harganya telah ditetapkan olh Menteri yang bertanggungjawab di bidang kesehatan; (e) Pengadaan kendaraan bermotor dengan harga khusus untuk pemerintah
yang telah dipublikasikan secara luas kepada masyarakat;
(f) Sewa penginapan/hotel/ruang rapat yang tarifnya terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat;
(g) Lanjutan sewa gedung/kantor dan lanjutan sewa ruang terbuka atau tertutup lainnya dengan ketentuan dan tata cara pembayaran serta penyesuaian harga yang dapat dipertanggungjawabkan; atau
(h) Pekerjaan pengadaan Prasarana, Sarana, dan Utilitas Umum di lingkungan perumahan bagi Masyarakat Berpenghasilan Rendah yang dilaksanakan oleh pengembang/developer yang bersangkutan.
e. Pengadaan Langsung
Tata cara pengadaan langsung adalah sebagai berikut :
i. Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp.200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah), dengan ketentuan:
(a) Kebutuhan operasional Kementrian/Lembaga/Departemen/ Instansi (K/L/D/I);
(b) Teknologi sederhana; (c) Risiko kecil; dan/atau
60
(d) Dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa usaha orang-perseorangan dan/atau badan usaha kecil serta koperasi kecil, kecuali untuk paket pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan koperasi kecil.
ii. Pengadaan Langsung dilaksanakan berdasrkan harga yang berlaku di pasar kepada Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya. iii. Dihapus.
iv. PA/KPA dilarang menggunakan metode Pengadaan Langsung sebagai alasan untuk memecah paket Pengadaan menjadi beberapa paket dengan maksud untuk menghindari pelelangan.
f. Kontes/Sayembara
Metode sayembara dapat dipilih dengan persyaratan sebagai berikut :
i. Sayembara digunakan untuk Pengadaan Jasa Lainnya yang memiliki karakteristik sebagai berikut:
(a) Merupakan proses dan hasil dari gagasan, kreativitas, inovasi, budaya dan metode pelaksanaan tertentu; dan
(b) Tidak dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.
ii. Kontes digunakan untuk Pengadaan Barang yang memiliki karakteristik sebagai berikut:
(a) Tidak mempunyai harga pasar; dan
61
iii. ULP/Pejabat Pengadaan menetapkan persyaratan administrative dan tknis bagi:
(a) Penyedia Barang yang akan mengikuti Kontes;
(b) Penyedia Jasa Lainnya yang akan mengikuti Sayembara.
iv. Dalam menetapkan persyaratan administratif sebagaimana dimaksud pada ayat (3), ULP/Pejabat Pengadaan dapat menetapkan syarat yang lebih mudah dari persyaratan Penyedia Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19.
v. Persyaratan teknis disusun oleh tim yang ahli di bidangnya.
vi. Penyusunan metode evaluasi dan pelaksanaan evaluasi dilakukan oleh tim yang ahli di bidangnya.
g. Swakelola
Metode pengadaan lainnya adalah swakelola, adapun ketentuannya adalah :
i. Swakelola merupakan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dimana pekerjaannya direncanakan, dikerjakan, dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I sebagaimana penanggungjawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan/atau kelompok masyarakat.
ii. Pekerjaan dapat dilakukan dengan Swaklola meliputi:
(a) Pekerjaan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan/atau memanfaatkan kemampuan teknis sumber daya manusia, serta sesuai dengan tugas dan fungsi K/L/D/I;
62
(b) Pekerjaan operasi dan pemeliharaannya memerlukan partisipasi langsung masyarakat setempat atau dikelola oleh K/L/D/I;
(c) Pekerjaan yang dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya tidak diminati oleh Penyedia Barang/Jasa;
(d) Pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa akan menimbulkan ketidakpastian dan risiko yang besar;
(e) Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan;
(f) Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) dan survey yang bersifat khusus untuk pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa;
(g) Pekerjaan survey, pemrosesan data, perumusan kebijakan pemerintah, pengujian di laboratorium, dan pengembangan system tertentu;
(h) Pekerjaan yang bersifat rahasia bagi K/L/D/I yang bersangkutan; (i) Pekerjaan Industri Kreatif, inovatif, dan budaya dalam negeri; (j) Penelitian dan pengembangan dalam negeri; dan/atau
(k) Pekerjaan pengembangan industry pertahanan, industry alutsista, dan industry almatsus dalam negeri.
63
iii. Prosedur Swakelola meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, penyerahan, pelaporan, dan pertanggungjawaban pekerjaan.
iv. Pengadaan melalui Swakelola dapat dilakukan oleh: (a) K/L/D/I Penanggung Jawab Anggaran;
(b) Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola; dan/atau (c) Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola
v. PA/KPA menetapkan jenis pekerjaan serta pihak yang akan melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara Swakelola.
Metode pemasukan dokumen :
a. Kelompok Kerja ULP/Pejabat Pengadaan menyusun dan menetapkan metode pemasukan Dokumen Penawaran.
b. Metode pemasukan Dokumen Penawaran terdiri atas: i. Metode satu sampul
ii. Metode dua sampul; atau iii. Metode dua tahap.
c. Metode satu sampul digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang sederhana, dimana evaluasi teknis tidak dipengaruhi oleh harga dan memiliki karakteristik sebagai berikut:
i. Pekerjaan yang bersifat sederhana dengan standar harga yang telah ditetapkan pemerintah;
64
iii. Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang spesifikasi teknis atau volumenya dapat dinyatakan secara jelas dalam Dokumen Pengadaan.
d. Selain Pengadaan Barang/Jasa yang memiliki karakteristik sebagaimana dimaksud pada ayat (3), metode satu sampul digunakan dalam Penunjukan Langsung/Pengadaan Langsung/Kontes/Sayembara.
e. Metode dua sampul digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa dimana evaluasi teknis dipengaruhi oleh penawaran harga, dan digunakan untuk:
i. Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang menggunakan evaluasi sistem nilai atau sistem biaya selama umur ekonomis.
ii. Pengadaan Jasa Konsultansi yang memiliki karakteristik sebagai berikut:
(a) Dibutuhkan penilaian yang terpisah antara persyaratan teknis dengan harga penawaran, agar penilaian harga tidak mempengaruhi penilaian teknis; atau
(b) Pekerjaan bersifat kompleks sehingga diperlukan evaluasi teknis yang lebih mendalam.
f. Metode dua tahap digunakan untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memiliki karakteristik sebagai berikut:
65
ii. Memenuhi criteria kinerja tertentu dari keseluruhan system, termasuk pertimbangan kemudahan atau efisiensi pengoperasian dan pemeliharaan peralatannya;
iii. Mempunyai beberapa alternative penggunaan system dan desain penerapan teknologi yang berbeda;
iv. Membutuhkan waktu evaluasi teknis yang lama; dan/atau v. Membutuhkan penyetaraan teknis.
2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi
Produksi sediaan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non-steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi di rumah sakit adalah: a. Sediaan farmasi dengan formula khusus.
b. Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dengan harga lebih murah.
c. Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil. d. Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran. e. Sediaan farmasi untuk penelitian.
f. Sediaan nutrisi parenteral.
g. Rekonstruksi sediaan obat kanker.
h. Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru.
Perbedaan dari berbagai metode pengadaan, kelebihan dan kelemahan dari masing-masing metode pengadaan dapat dilihat pada tabel 2.
66
Tabel 2. Macam-macam Metode Pengadaan
Metode Pengadaan Deskripsi Singkat Biaya Lead Time Beban Kerja Evaluasi Supplier Kondisi metode dipilih Tender Terbuka Melibatkan semua supplier yang tertarik Umumnya rendah
Sedang-panjang Tinggi Tinggi
- Ketika pemasok yang berpartisipasi mempunyai reputasi baik. - Jika persyaratan yang diajukan tidak terpenuhi. Tender Terbatas Partisipasi supplier terbatas,
yaitu yang sudah terdaftar di pemerintahan atau yang telah memenuhi syarat
Favorable Sedang –
panjang Tinggi Tinggi
- Ketika daftar pemasok yang memenuhi syarat sudah diketahui. - Ketika ada pengaturan prekualifikasi dan monitoring supplier. Negosiasi Kompetitif Pembeli melakukan pendekatan terhadap sejumlah kecil dari supplier yang potensial dan menawarkan harga yang spesifik atau penataan pelayanan Dapat Favorable
Pendek-panjang Sedang Tinggi
- Pengalaman
pembelian dengan akses yang baik terhadap pasar. - Harga barang rendah,
jumlah pembelian sedikit.
- Saat spesifikasi yang dibutuhkan pembeli tidak tersedia secara luas. Langsung Dapat membeli langsung ke supplier tunggal pada quoted price
Umumnya mahal
Pendek-panjang Rendah Tinggi
- Barang-barang
emergency, item
obat sedikit, dan jika tidak mungkin dilakukan negosiasi. - Pembelian sumber obat tunggal. - Barang murah atau
jumlahnya sedikit.
Jenis sediaan farmasi yang diproduksi : a. Produksi steril
Kegiatan sterilisasi alat kesehatan dan lainnya yang berada dibawah taggung jawab instalasi farmasi. Di bagian ini lakukan
67
sterilisasi terhadap alat kesehatan, pembuatan aquadest, NaCI 0,9 % dengan mengunakan peralatan yang menunjang pelaksanaannya. Untuk sterilisasi digunakan autoklaf, untuk pembuatan aquadest digunakan alat destilasi, sedangkan pembuatan NaCl 0,9 % dibuat dengan menggunakan larutan aquadest.
Kegiatan produksi dilakukan untuk obat yang diracik atau recentus paratus (dibuat segar/ baru). Kegiatan farmasi digudang meliputi perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pelaporan. Gudang juga berada di bawah instalasi farmasi yang dikepalai oleh seorang Apoteker.
Persyaratan teknis untuk produksi steril: a. Ruangan aseptis
b. Peralatan : contohnya LAF, autoclave, oven, alat pelindung diri c. SDM : petugas terlatih
b. Produksi non-steril a. Pembuatan puyer
b. Pembuatan sirup (contoh: OBH, OBP)
c. Pengemasan kembali (contoh: alkohol, H2O2) d. Pengenceran (contoh: antiseptik, desinfektan) Persyaratan teknis produksi nonsteril:
a. Ruangan khusus untuk pembuatan b. Peralatan: peracikan, pengemasan c. SDM: petugas terlatih.
4. Sumbangan/dropping/hibah
Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah mengikuti kaidah umum pengelolaan perbekalan farmasi regular.
68
Sumbangan bisa berasal dari pemerintah atau APBN. Contoh : pada program pemberantasan penyakit HIV/AIDS dan TB Paru, terdapat beberapa obat yang di cover oleh pemerintah.
69 BAB V