Pengelompokan obat ke dalam kelompok A, B dan C dengan kriteria : Kelompok A dengan NIK 9.5

PENGENDALIAN PERSEDIAAN OBAT DI RUMAH SAKIT

C. Model-Model Pengendalian Persediaan

5. Pengelompokan obat ke dalam kelompok A, B dan C dengan kriteria : Kelompok A dengan NIK 9.5 - 12

87 Kelompok B dengan NIK 6.5 – 9.4 Kelompok C dengan NIK 4 – 6.4

Kelompok A dengan NIK tertinggi yaitu 12, mempunyai arti bahwa obat tersebut adalah obat dalam kategori kritis bagi sebagian besar pemakainya, atau bagi satu atau dua pemakai, tetapi juga mempunyai nilai investasi dan turn over yang tinggi.

Penggunaan ABC Indek Kritis secara efektif dapat membantu RS dalam membuat perencanaan obat dengan mempertimbangkan aspek pemakaian, nilai investasi, kekritisan obat dalam hal penggolongan obat vital, essensial dan nonessensial. Standar terapi merupakan aspek penting lain dalam perencanaan obat karena akan menjadi acuan dokter dalam memberikan terapinya.

Bila langkah-langkah dalam analisis ABC Indek Kritis terlalu sulit dilakukan atau diperlukan atau diperlukan tindakan cepat untuk mengevaluasi daftar perencanaan, sebagai langkah awal dapat dilakukan suatu evaluasi cepat (rapid evaluation), misalnya dengan melakukan revisi daftar perencanaan perbekalan farmasi. Namun sebelumnya, perlu dikembangkan dahulu kriterianya , perbekalan farmasi atau nama dagang apa yang dapaat dikeluarkan dari daftar. Manfaatnya tidak hanya dari aspek ekonomik dan medic, tetapi juga dapat berdampak positif dari beban stok.

Metode ini dapat dipergunakan untuk menentukan jumlah pesanan persediaan yang menimimumkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. EOQ merupakan ukuran pesanan yang memperkecil total biaya (Seto, 2001). Untuk menentukan jumlah obat yang perlu dipesan maka hitung nilai EOQ dari masing-masing item obat. Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan semakin besar serta besarnya fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan. Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ EOQ adalah jumlah pemesanan ekonomis untuk sistem berulang, jumlah order untuk tiap barang bisa dicari dengan formula sebagai berikut: EOQ= CmV CoS 2 Keterangan:

Co : Cost per order (sekali pesan). Termasuk biaya telepon, fax, kertas dan biaya SDM

Cm : Cost of maintenance atau biaya penyimpanan dari persediaan dalam setahun

S : jumlah permintaan setahun V :Cost per unit

Contoh perhitungan EOQ ringer laktat (dari kasus):

Diketahui Co= Rp.5000,- S=640, Cm= 5% V = Rp.7259,- sehingga

EOQ= 132.9 7259 05 . 0 640 5000 2  x x x

botol, dibulatkan menjadi 133 botol

Sehingga dari perhitungan tersebut diketahui bahwa persediaan (untuk sekali pesan) yang harus dibangun adalah 133 botol

89 EOI (Economic Order Interval)

Obat-obat yang digunakan habis waktu tertentu yang dihitung dengan pendekatan EOI: EOI= S V Cm Co . . 2 Keterangan:

Co = Cost per order (sekali pesan)

Cm = Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun S = Jumlah permintaan setahun

V = Cost per unit

Untuk Ringer laktat, akan habis dalam waktu: EOI= 640 7259 098 . 0 5000 2 x x x

= 75,73 hari, dibulatkan menjadi 76 hari

Sehingga diketahui bahwa obat yang dipesan akan habis dlam waktu 76 hari, sehingga interval pemesanan dilakukan setiap 76 hari sekali.

Dari setiap nilai EOI masing-masing item obat dikurangi dengan lead time, sehingga ditemukan hari dimana rumah sakit harus memesan obat kembali atau re-order. Untuk mengantisipasi adanya stok out atau stok kosong di rumah sakit maka perlu adanya persediaan selama lead time atau waktu tunggu yang dinamakan safety stock. Safety stock secara umum merupakan level pengadaan ulang atau level persediaan maksimum termasuk dalam persediaan cadangan yang harus dimasukan dalam perhitungan.

Safety Stock (SS)

SS = (LT x CA)

LT : Lead time (waktu tunggu dari pesan obat sampai obat datang) CA : Consumption Average (rata-rata penggunaan sehari atau

sebulan) Contoh:

Misalkan lead time 2 hari, penggunaan Ringer laktat per tahun 640. Maka safety stock dari Ringer laktat dapat dihitung sebagai berikut:

- Menghitung rata-rata penggunaan Ringer laktat perhari: = hari tahun selama n penggunaaa _ 365 _ _ = 365 640 =1.75 botol

- Menghitung safety stock = 2x1.75 = 3.51 botol4 botol Stok Minimal dan maksimal

Formula stock minimal dan maksimal sering digunakan dalam penjadwalan pembelian dengan menentukan interval waktu pemesanan. Dengan menggunakan pendekatan tersebut, dapat didefinisikan secara teoritis stok maksimum untuk tiap item berarti menyediakan stok yang cukup tapi tidak berlebihan, stok terakhir suatu pemesanan sampai pemesanan selanjutnya seperti halnya stok minimal, dimana suatu titik untuk dilakukan pemesanan kembali atau reorder point (ROP) (Quick dkk, 2007) Dalam inventory control, dasar reorder dengan parameter:

1.Average monthly consumption (CA) 2.Suplier lead time (LT)

3.Procurement period, time until the next order will be place (PP) 4.Stock on hand in inventory (S1)

5.Stock now on order from supplier but not yet received (S0) 6.Quantity of stock back-ordered to lower levels (SB)

Stok minimum merupakan minimal persediaan yang diatur untuk mencegah persediaan habis. level persediaan minimal harus juga dikendalikan dengan dasar perhitungan stok minimal dalam upaya keberlanjutan persedianan obat.

Rumus stok minimal:

Smin (Stok minimum) = (LT x CA) + SS = 2 SS

Stok minimal =2x safety stock

Dari kasus perhitungan diatas nilai safety stock adalah 3,51

Contoh perhitungan stok minimal = 2 x 3,51 = 7.01 botol 7 botol infuse. Stok Maksimal

Rumus Stok maksimal Smax (stok maksimum)

Smax = Smin + (PP x CA) Keterangan:

Smax : Stok maksimum Smin : Stok minimum

PP : Procurement Period (periode pengadaan)

CA : Consumption Average (rata-rata penggunaan sehari atau sebulan)

Contoh perhitungan stok maksimal untuk Asering 500cc, jika diketahui periode pengadaan setiap 7 hari:

Stok maksimal = Smin + (PP x CA) 7 botol + (7 x 1,75) = 7 botol + 12,25 botol = 19,25 botol

= 20 botol

Sistem pengendalian pesediaan lainnya yang sering digunakan antara lain: 1. Model Fixed Order- Period

Model Fixed –order-period adalah suatu model dimana pesanan-pesanan dilakukan setiap periode (missal 2 minggu atau bulan). Kuantitas order bisa bervariasi, tetapi setiap periode tingkat persediaan ditinjau kembali, dan pesanan dilakukan untuk mengisi persediaan sebesar optimal (Q). Model ini banyak dipakai karena perusahaan-perusahaan membeli komponen-komponen dengan basis periodik (Seto, 2001). Pada sistem ini, ada 2 nilai yang harus ditentukan yaitu:

a. Interval waktu pemesanan

b. Batas maksimum inventory setiap kali dilakukan pemesanan.

Oleh karena jarak atau interval waktu antara pemesanan tersebut tetap, maka pengendalian lebih mudah dilakukan, tetapi kalau terjadi ketidaktepatan dalam penentuan batas maksimum inventori maka akan mengakibatkan inventory yang berlebihan atau akan terjadi kehabisan inventori.

2. Two bin sistem (two and bag account sistem)

two and bag account sistem menggunakan dua kantung (bin). Merupakan variasi dari sistem perpetual. Stok dan masing-masing item dibagi dalam dua bagian/tempat yaitu bagian stok untuk stok kerja dan bagian yang lain merupakan stok simpanan. Kantung pertama merupakan tempat persediaan yang jumlahnya sama dengan jumlah inventory pada tingkat reorder point dan berfungsi sebagai inventory cadangan (reserve inventory). Inventory selebihnya (sisanya) diletakkan pada kantung kedua. Cara penggunaannya adalah mula-mula dipakai inventory dikantong kedua samapai habis. Saat inventory dikantung kedua habis, maka pemesanan ulang harus dilakukan sebelum inventory diksntung pertama habis. Apabila obat yang dipesan untuk pengisian kantung kedua telah tiba, kantung pertama diisi kembali sesuai jumlah semula (sebagai cadangan) dan sisanya dimasukkan dalam kantung pertama (Seto, 2001)

3. One bin sistem

Dengan menggunakan satu kantong persediaan. Didalam kantong persediaan ini diadakan pembagian terhadap persediaan menjadi dua bagian.

93 a. Bagian 1 : untuk memenuhi kebutuhan rutin

b. Bagian 2 : untuk memenuhi kebutuhan selam periode pengisian kembali. Cara ini memberikan keuntungan karena mudah dalam pencatatan persediaan.

Syarat untuk pengendalian persediaan dengan 1 atau 2 kantong adalah: a. Apabila holding cost cukup mahal

b. Apabila obat yang diminta/dipergunakan adalah tertentu dan jenisnya tidak banyak

c. Apabila kepastian waktu pemesanan tidak jelas

4. Fixed Order Quantity Sistem (Sistem jumlah pesanan tetap)

Fixed Order Quantity Sistem hanya digunakan untuk pemesanan obat tertentu, jumlah yang dipesan dari pemasok (suplier) adalah tetap pada titik kritis (order point = OP/reorder point = ROP). Jumlah yang dipesan adalah jumlah paling ekonomis ditinjau dari biaya-biaya yang yang harus dikeluarkan. Untuk Fixed Order Quantity Sistem, ada 2 nilai yang harus ditentukan untuk setiap jenis obat/barang (Seto, 2001):

a. Berapa jumlah yang harus dipesan (Q) b. Kapan harus dilakukan pemesanan. 5. Kombinasi antara EOQ dengan analisa ABC

Kombinasi ditekankan pada inventory cadangan (safety stock) dan periode pesanan/frekuensi pesanan per periode tertentu (N kali pesanan), terutama untuk kelompok A dengan inventori cadangan yang sedikit dengan periode pesanan sesering mungkin.

6. Safety stock (buffer stock)

Sistem Safety stock adalah inventori tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadi kekurangan inventory (stock out) yang disebabkan oleh penggunaan yang lebih besar dari perkiraan semula. Hal ini juga bisa terjadi karena keterlambatan barang/obat yang dipesan sampai digudang

penyimpanan (lead time lebih lama dari yang diperkirakan semula). Safety stock ditentukan besarnya:

SS = L x d SS = safety Stock L = lead time

d = rata-rata kebutuhan per hari

Menurut Quick dkk, 1997, model ideal dalam pengelolaan inventori terdiri dari dua komponen, yaitu: stock kerja (working stock) dan stock pengaman (safety stock), yang disebut juga inventory cadangan (buffer-stock) (SS). Besarnya stock kerja berkisar antara 0 sampai sebesar jumlah sekali pembelian (Q) dan dimaksudkan untuk untuk melayani permintaan selama jangka waktu antara dua pembelian, sedangkan inventori cadangan berguna untuk mencegah kehabisan stock apabila pemenuhan permintaan terlambat atau permintaan di pelayanan yang meningkat luar biasa.

Pada model inventori yang ideal, volume inventori akan menurun menurut garis miring sampai suatu titik yang menunjukkan harus dilakukan pembelian baru (reorder point). Jangka waktu antara pemesanan pembelian sampai datangnya pesanan disebut waktu tunggu (lead time). Pada saat pesanan datang maka volume inventori akan maksimal kembali yaitu Q + SS.

7. Card file system

Sistem pencatan dengan kartu stok sederhana. Sistem kartu stok ini masih sering digunakan karena memang manual dan sangat sederhana. Kartu stok ini mencatat keluar masuhnya sedian farmasi setiap saat.

8. Material Requarement Planning (MRP)

Material Requarement Planning (MRP) digunakan untuk industri/pabrik (termasuk farmasi) atau perencanaan kebutuhan distribusi (Distribution Requarement Planning (DRP) misal untuk apotek, PBF dan farmasi rumah sakit. MRP berguna bagi produk yang terdiri dari bahan/komponen yang harus dirakit, kumpulan bahan, tahapan waktu pemesanan dan kebutuhan kapasitas yang besar.

9. Computerized/ ICT (Information and Communication Tecnology)

Merupakan cakupan segala macam teknologi yang digantikan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendapatkan kembali, memproses, menganalisa, dan mengirimkan informasi. Komputerisasi diperlukan terutama dalam menunjang salah satu fungsi manajemen yakni pengawasan (controlling).

Sistem komputerisasi memungkinkan Farmasi Rumah Sakit melakukan pengendalian persediaan secara terus-menerus seperti halnya dalam kartu barang (setiap ada transaksi barang masuk dan faktur di kartu barang dan computer. Perhitungan EOQ, maksimum dan minimum level dapat diprogramkan dalam komputer, juga untuk memantau kualitas pemasok.

Teknik Teknik Pengendalian 1. Teknik manual

2. Buku kebutuhan

Buku kebutuhan adalah daftar barang yang perlu dipesan apotek. Buku kebutuhan biasanya terdiri dari sebuah buku catatan yang disimpan di tempat yang mudah dijangkau. Apoteker atau asisten apoteker mencatat nama produk/obat yang sudah habis/ hampir habis/ mencapai tingkat minimum dari obat yang bersangkutan dengan melihat kartu induk/ gudang ataupun kartu obat dibagian peracikan yang dipesan di PBF mana sebagai pemasok juga dapat dilihat di kartu obat tersebut. Apoteker atau asisten apoteker yang bertanggung jawab atas persediaan obat kemudian melakukan pemesanan kapada PBF-PBF dan mencari informasi yang tercatat didalam kartu stok barang yang dimaksud. 3. Stiker harga

Stiker harga dengan warna dapat digunakan untuk menunjukkan masa ketika suatu produk diterima. Lamanya waktu sebuah barang berada dalam persediaan memberikan petunjuk secara kasar mengenai jumlah barang yang dibutuhkan dan apakah barang harus dihentikan. Stiker bertanggal merupakan

pengembangan lebih lanjut dengan mencatat tanggal di faktur penerimaan pada stiker.

4. Tingkat maksimal minimal

Dalam metode ini tingkat persediaan obat minimal dan maksimal ditentukan dengan mencatatnya pada kartu gudang ataupun kartu dibagian peracikan untuk setiap obat produk dalam persediaan. Tingkat minimal sebuah produk ditentukan pada titik pemesanan ulangnya. Tingkat maksimal sebuah produk ditentukan oleh permintaan atas produk dan tingkat perputaran yang diinginkan.

5. Kartu stok

Beberapa macam kartu stok diperlukan untuk menegendalikan persediaan barang. Ada beberapa macam kartu stok:

a. Kartu stok induk gudang

Kartu ini untuk mencatat keluar masuknya barang di gudang. b. Kartu stok peracikan

Kartu untuk mencatat keluar masuknya barang/obat di ruang peracikan dan pelayanan.

c. Kartu penandaan obat bertanggal kadalu warsa

Untuk barang /obat yang memiliki tanggal kadalu warsa disamping dicatat di kartu gudang, juga dicatat di kartu penandaan obat bertanggal kadalu warsanya. Untuk mengetahui obat-obat yang kadalu warsanya, misal 3 bulan lagi dari bulan ini, apoteker tinggal mengambil sebuah kartu yang kadalu warsanya seperti yang ingin dilihat tersebut, yang selanjutnya dapat melihat keadaan barang tersebut di gudang maupun di ruang peracikan dan pelayanan.

d. Kartu inventaris barang = kartu aktiva tetap

Adalah suatu cara untuk mengawasi semua barang inventaris apotek yang merupakan aktiva tetap

Sistem komputerisasi memungkinkan apotek /farmasi rumah sakit melakukan pengendalian persediaan secara terus-menerus seperti halnya dalam sistem kartu barang (setiap ada transaksi barang masuk dan faktur pembelian dan barang keluar dan hasil penjualan selalu harus dicatat di kartu barang dank).

Indikator Efisiensi Pengendalian

Dalam pengendalian persedian farmasi, parameter keberhasilannya dapat dilihat dari indikator efisiensi pengendalian, yang meliputi:

a. ketepatan perencanaan: melihat dari satu item obat dalam perencanaan dengan jumlah barang dan item tersebut dalam kenyataan pemakaian . b. Kecukupan obat : jumlah bulan yang menunjukan antisipasi lamanya stok

obat yang tersedia.

c. Stok berlebih : stok obat yang kecukupan obatnya lebih dan 18 bulan d. Stok kosong : jumlah stok akhir adalah 0 (nol)

e. Stok mati: stok obat yang dalam 3 bulan atau lebih tidak dipakai

f. TOR: perputaran modal yang terjadi selama 1 tahun.

Contoh Studi Kasus

Pengadaan Persediaan Obat Di Rumah Sakit

Pengelolaan obat di rumah sakit terdiri dari beberapa tahap. Siklus pengelolaan obat di rumah sakit akan dilanjutkan dengan suatu tahap pengadaan obat. Perencanaan pengadaan dapat dilakukan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ), Economic Order Interval (EOI), Re Order Point (ROP), dan ABC. Dengan menghitung EOQ, kita dapat mengetahui jumlah barang yang paling ekonomis. EOI untuk mengetahui interval pengadaan yang paling ekonomis dalam satu tahun, ROP untuk mendapatkan gambaran pada posisi barang tinggal berapa untuk diadakan pengadaan ulang. Metode ABC dikelompokan berdasarkan penggunaannya, yaitu menjadi kategori Always, Better, dan Control.

Pengadaan obat sebagai salah satu bagian dari siklus pengelolaan obat di rumah sakit diperlukan komponen-komponen, yaitu personel yang terlatih dan menguasai permasalahan, prosedur yang jelas, sistem informasi yang baik, dan didukung dengan dana dan fasilitas yang memadai. Dalam pengadaan obat diperlukan suatu rencana yang baik agar diharapkan tujuan dari pengadaan perbekalan farmasi seperti memperoleh obat dengan harga yang layak, mutu yang baik, pengiriman obat terjamin, tepat waktu, proses berjalan lancar, tidak memerlukan tenaga dan waktu yang berlebihan dan dapat tercapai.

Langkah proses pengadaan:

1. Mereview daftar obat/ barang farmasi yang akan diadakan

Di dalam tahap ini, dilakukan penataan ulang yang didasarkan dari perencanaan yang disusun oleh tim perencana sebelumnya. Pendataan ulang dilakukan dengan menggabungkan jenis obat yang sama, mengetahui jumlah obat yang akan diadakan, menghitung harga obat persatuan dan total harga jika semua diadakan.

2. Menyesuaikan dengan situasi keuangan

Dalam rangka menyesuaikan anggaran dana pengadaan (daya beli rumah sakit) obat yang dibeli, maka idealnya metode yang digunakan metode Prioritas Utama dan Tambahan (PUT)/ gabungan metode ABC dan VEN berdasrkan profit yang akan diperoleh dan juga besar nilai barang dari total barang yang dapat diadakan. Metode gabungan dipilih karena dalam metode ini didasarkan pada profit oriented dan patient orient

Pada kasus, RS A (tipe C) akan melakukan pengadaan obat untuk periode 2008. Anggaran dana yang tersedia sebesar Rp 99.070.414,- Dana ini hanya 80% dari total dana yang sebenarnya diperlukan untuk pengadaan obat. Dengan adanya keterbatasan dana, perlu dilakukan penyesuaian dalam pengadaan obat. Penyesuaian pengadaan dapat dilakukan dengan jalan:

a. Mengurangi jumlah masing-masing item obat yang akan dibeli. b. Mengurangi jumlah item yang akan dibeli.

Dalam kasus ini penyesuaian pengadaan dilakukan dengan menggunakan pengurangan jumlah item obat dan juga pengurangan jenis item obat. Dengan anggaran dana yang hanya 80% dari anggaran tahun sebelumnya, maka tidak semua jenis item diadakan. Untuk kategori prioritas, semua jenis item tetap diadakan karena untuk obat kategiri ini harus selalu dijaga ketersediaannya di rumah sakit. Kemudian untuk kategori tambahan, hanya dipilih 2 jenis item obat untuk diadakan. Sedangkan untuk kategori utama, dipilih sebanyak 138 jenis item obat.

Obat yang akan dipenuhi berdasarkan data seleksi dan perencanaan obat, maka obat kategori vital harus dipenuhi sebanyak 35 item obat dengan biaya sebesar Rp .18.151.213,- . Sedangkan untuk kategori esensial dan non esensial tidak semua dipenuhi, namun disesuaikan dengan dana anggaran yang ada. Dana yang digunakan untuk nonesensial sebesar Rp.110740.736,-. 3. Menentukan jumlah masing-masing yang akan dibeli

Karena dana yang tersedia hanya 80% dari total dana yang sebenarnya diperlukan , maka jumlah item obat menyesuaikan dana yang ada. Komposisi persentase nilai dan jumlah item yang akan diadakan ini tidak ada aturan bakunya, lebih cenderung fleksibel tergantung kebijakan dari pihak manajemennya.

Pada kasus ini terjadi kekurangan danau ntuk obat esensial dan non esensial, pengurangan dana tersebut tidak berpengaruh terhadap pengadaan obat, dengan asusmsi bahwa masih ada sisa stok dari persediaan tahun 2007, dan masih bisa ditanggulanginya kekurangan dana dari perputaran /penjualan obat sebelumnya.

Tabel 7. Item Obat dan Anggaran

Analisis Total item obat yang akan diadakan

100

Prioritas 35 Rp. 18.151.213,- Tambahan 2 Rp. 705.600

Utama 138 Rp. 80.211.735,- Total 175 Rp. 99.068.548,-

4. Memilih metode pengadaan

Terdapat 4 metode proses pengadaan, yaitu tender terbuka, tender terbatas, atau lelang tertutup, pembelian melalui kontrak kerja dengan negosiasi, dan pengadaan langsung. Rumah sakit ‘sehat’ ini merupakan rumah sakit swasta, maka pemilihan metode pengadaan obat tidak tergantung pemerintah dan keputusan pemilihan metode dapat dilakukan dengan cara fleksibel oleh pihak rumah sakit. Karena anggaran dana yang tersedia untuk pengadaan barang hanya sebesar Rp.99.070.414,-, maka dipilih metode tender terbatas atau lelang tertutup. Dengan metode ini , harga obat masih bisa dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan denganlelang terbuka.

5. Memilih suplier /rekanan/pemasok

Pemilihan pemasok dilakukan dengan mempertimbangkan kriteria-kriteria pemasok/PBF yang baik. Cara menentukan pemasok yaitu dengan melihat pabrik-pabrik mana saja yang memproduksi obat tersebut, kemudian mencari distributor/pemasok/PBF dari pabrik obat. Masing-masing PBF yang memenuhi criteria mendapatkan undangan yang sifatnya tertutup. Kemudian dari beberapa PBF tersebut, dipilih PBF yang memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar), telah terakreditasi sesuai dengan persyaratan CPOB dan ISO, mempunyai reputasi yang baik, serta selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai pemasok produk obat yang selalu tersedia dengan mutu yang tinggi dan harga yang rendah. Selainitu diutamakan PBF yang lokasinya mudah terjangkau, pengiriman tepat waktu dengan lead time yang pendek, memberikan harga khusus dengan diskon besar, jangka waktu jatuh tempo yang diberikan lama, serta memberikan kebijakan dalam pengembalian obat yang telah kadaluarsa

101

dan rusak. Penentuan supplier atau PBF yang akan memasok obat untuk rumah saki A dapat dilakukan dengan mengacu pada rumah sakit lama yang sudah ada sebelumnya sehingga dapat melihat reputasinya.

6. Membuat syarat kontrak kerja MoU (Memorandum of Understanding)

Setelah penentuan PBF dan terdapat kesepakatan dengannya, dibuat suatu surat kerja sama yang ditandandatangani oleh kedua pihak. Kesepakatan itu berlaku sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan. Didalam kontrak kerja ini dicantumkan harga, syarat pembayaran dan standar mutu, dokumen yang dilampirkan, penamaan dan labeling, spesifikasi masing-masing barang, tanggungan finansial, tanggal pengiriman, hak paten dan pengepakan, kadaluarsa, dan lain-lain.

7. Memonitor pengiriman barang

Monitor pengiriman barang dilakukan untuk memastikan bahwa barang dapat datang sesuai dengan waktu yang telah disepakati.

8. Menerima dan memeriksa barang

Memeriksa kesesuaian antara pesanan dengan faktur dan barang yang diterima. Pemeriksaan juga dilakukan terhadap nomor batch dan Expired datenya.

9. Melakukan pembayaran serta menyimpan, kemudian didistribusikan

Pembayaran barang-barang yang telah datang dilakukan pada saat jatuh tempo dan dilakukan oleh Bagian Keuangan Rumah Sakit sesuai dengan peraturan yang berlaku dan telah disepakati.

Dalam melakukan pengadaan, harus diperhitungkan pula mengenai biaya pemesanan dan penyimpanan. Biaya pemesanan meliputi biaya SDM, biaya telepon biaya penulisan SP, dan lain-lain. Dengan menggunakan rumusEOQ dan EOI, maka dapat diketahui berapa banyak dan waktu yang paling ekonomis kapan barang seharusnya dipesan. Nilai rencana pembelian tidak selalu sama dengan barang yang seharusnya dipesan (EOQ) Karena adanya faktor-faktor lain dalam pengadaan, seperti persediaan barang yang masih ada

102

pada saat pemesanan (stock Opname), safety stock, dan waktu pengadaan yang tidak sesuai dengan EOI. Misalnya, ada barang-barang tertentu yang pemesanannya manggunakan sistem First Order Period (waktu-waktu) tertentu , dan lain-lain.

Tahap yang dikerjakan setelah berjalannya pengadaan obat adalah tahap evaluasi. Tahap ini dapat dilakukan tiap enam bulan, tiga bulan , satu bulan,

Dalam dokumen MANAJEMEN OBAT DI RUMAH SAKIT. Disusun oleh: Dr. Satibi, M.Si., Apt (Halaman 86-106)