Selain sebagai bentuk kepatuhan terhadap peraturan perundangan yang berlaku, Perseroan meyakini penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) akan meningkatkan kemampuan dan strategi Perseroan dalam Pencapaian visi untuk menjadi perusahaan perkebunan yang tangguh, mampu tumbuh dan berkembang dalam persaingan global. Keyakinan tersebut mendasari Perseroan yang sehingga pada tahun 2002 telah mulai mengembangkan GCG melalui prinsip Transparansi (transparency), Akuntabilitas (accountability), Pertanggungjawaban (responsibility), Kemandirian (independency), dan Kewajaran (fairness).
Komitmen mengimplementasikan GCG diwujudkan dalam bentuk pembuatan sejumlah perangkat meliputi Pedoman Tata Kelola (Code of Corporate Governance), Aturan Perilaku (code of conduct), Board Manual bagi Direksi dan Komisaris dan kebijakan lainnya. Perseroan secara aktif melakukan review
dan pemutakhiran terhadap kebijakan dan manual yang ada.
Tahun 2012 merupakan periode penting bagi pengembangan, penerapan dan penguatan tata kelola. Perseroan meyakini bahwa seluruh capaian kinerja operasional akan terus dapat ditingkatkan secara berkesinambungan dengan komitmen mengimplementasikan prinsip-prinsip dan pedoman-pedoman Tata Kelola Perusahaan Yang Baik secara konsisten. Komitmen continuous
improvement diwujudkan dengan melakukan
pengembangan, penerapan, penguatan dan pemantauan tata kelola perusahaan yang baik sesuai dengan norma dan kaidah yang berlaku.
Struktur Tata Kelola Perseroan meliputi organ utama dan organ pendukung. Organ utama meliputi Rapat Umum Pemegang Saham, Komisaris dan Direksi. Organ Pendukung meliputi Sekretaris Perusahaan, Satuan Pengawasan Intern, Sekretaris Komisaris, Komite Audit. Fungsi utama organ pendukung adalah membantu organ utama Direksi dan Komisaris untuk menjalankan operasi perusahaan. (4.1)
In summary, the relationship between the three main organs are:
- GMS is the highest organ of the Company. - Board of Commissioners acting as the organ to
supervise and advise the Board of Directors. - The Board of Directors is the organ responsible
for the maintenance function of the Company Through container AGM, Directors, Commissioners and Shareholders held a meeting and making decisions the Company's strategic and RJPP CBP approval, decides the allocation of company profit sharing, establish and certify the system of appointment of Directors and Commissioners, appoint and dismiss directors and commissioners, set performance appraisal system of each Commissioner and the Board of Directors, to assess the performance collectively and each of the Commissioners and the Board of Directors, assign external auditors to conduct a financial audit of the financial statements, set the remuneration of Commissioners and Board of Directors.
Both Commissioners and Directors are elected, appointed and dismissed by the AGM. Commissioners and the Board of Directors election process is done through test feasibility and appropriateness (fit and proper test) in the Ministry of State Owned Enterprises (SOEs), then the result is taken to the General Meeting of Shareholders (AGM). (4.9)
GSM has the authority to approve and reject CBP and CPR; decide the allocation of the Company’s profit sharing, stipulate performance appraisal systems for each Commissioner and the directors, to assess the performance of collective and individual commissioners and directors, approve the annual report including the financial statements, partnership program, and community development. (4.1), (4.9), (4.10)
The working relationship of the Board of Commissioners and Board of Directors holds the principles outlined in the Board Manual, namely: openness Principles, principles of formal, institutional principle, the principle of harmony, mutual respect and the principle of partnership to achieve the vision, mission and objectives of the Company.
Secara ringkas, hubungan antara ketiga organ utama tersebut adalah:
- RUPS merupakan organ tertinggi dalam Perseroan,
- Dewan Komisaris bertindak sebagai organ yang menjalankan fungsi pengawasan dan memberikan nasihat kepada Direksi,
- Direksi adalah organ yang bertanggung jawab menjalankan fungsi pengurusan Perseroan. Melalui wadah RUPS, Direksi, Komisaris dan Pemegang Saham mengadakan pertemuan dan pengambilan keputusan-keputusan Perseroan yang bersifat strategis yakni persetujuan RKAP dan RJPP, memutuskan alokasi pembagian keuntungan perusahaan, menetapkan dan mengesahkan sistem pengangkatan Direksi & Komisaris, mengangkat dan memberhentikan Direksi dan Komisaris, menetapkan sistem penilaian kinerja masing-masing Komisaris dan Direksi, melakukan penilaian terhadap kinerja secara kolektif maupun masing-masing Komisaris dan Direksi, menetapkan auditor eksternal untuk melakukan audit keuangan atas laporan keuangan, menetapkan remunerasi Komisaris dan Direksi.
Baik Komisaris maupun Direksi dipilih, diangkat dan diberhentikan melalui RUPS. Proses pemilihan Komisaris dan Direksi dilakukan melalui tes uji kelayakan dan kepatutan (fit and proper test) di Kementerian Negara Badan Usaha Milik Negara (BUMN), kemudian hasilnya dibawa ke Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). (4.9)
Wewenang RUPS di antaranya menyetujui dan menolak RKAP dan RJP; memutuskan alokasi pembagian keuntungan Perseroan, menetapkan system penilaian kinerja masing-masing komisaris dan direksi, melakukan penilaian terhadap kinerja secara kolektif maupun masing-masing komisaris dan direksi, mengesahkan laporan tahunan termasuk laporan keuangan program kemitraan dan bina lingkungan. (4.1), (4.9), (4.10)
Hubungan kerja Dewan Komisaris dan Direksi memegang prinsip-prinsip yang dijabarkan dalam Board Manual yaitu: prinisip keterbukaan, prinsip formal, prinsip kelembagaan, prinsip harmonis, prinsip saling menghormati, dan prinsip kemitraaan untuk mencapai visi, misi dan tujuan Perusahaan.
Election of members of the Board of Commissioners and the Board of Directors based on the requirements of legislation and the Articles of Association of the Company by taking into account the principles of professionalism and good corporate governance through a series of tests. Testing is done in a certain way and by using clear benchmarks and standardized testing system, transparent and professional called Exam Eligibility and Fit (UKK). Members of the Board of Commissioners and Directors are appointed and dismissed by the General Meeting for a term of five years. (4.7)
Assessment and the overall performance of each member of the Board of Commissioners and Board of Directors made by the Shareholders through the GMS mechanism. Assessment Performance Indicator assessment is a measure of the success of the implementation of the tasks and responsibilities by monitoring and advising the Board of Commissioners in accordance with the provisions of laws and regulations and/or statutes. (4.7)
Determination of the remuneration of the Board of Commissioners and the Board of Directors through the General Meeting of Shareholders (AGM). Income Determination BOC based on the Regulation of the Minister of State Owned Enterprises No.: Per- 07/MBU/2010 on Guidelines for Determination of Income of Directors, the Board of Commissioners, and the Board of Trustees of SOEs. The amount of remuneration for the Board of Commissioners is one of them is determined by the magnitude of the amounts Industrial Adjustment Factor is the result of the discussion of Ad Hoc Ministry of SOEs by the following formula:
Commissioner received an honorarium of 40% of the salary of the Director. Commissioners received honoraria amounting to 36% of salary per month Managing Director. Members of the Board of Directors receive a salary of 90% of the Managing Director. Besides, the Commissioner and the Board of Directors are also entitled to allowances and other facilities. (4.5)
Pemilihan anggota Dewan Komisaris dan anggota Direksi berdasarkan persyaratan peraturan perundang-undangan serta Anggaran Dasar Perseroan dengan memperhatikan prinsip profesionalisme dan tata kelola perusahaan yang baik melalui serangkaian tes pengujian. Pengujian dilakukan dengan cara tertentu dan dengan menggunakan tolok ukur yang jelas serta sistem pengujian yang baku, transparan dan profesional yang disebut Ujian Kelayakan dan Kepatutan (UKK). Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi diangkat dan diberhentikan oleh RUPS untuk masa jabatan lima tahun. (4.7)
Penilaian kinerja secara keseluruhan dan masing- masing anggota Dewan Komisaris serta Direksi dilakukan oleh Pemegang Saham melalui mekanisme RUPS. Indikator Penilaian Kinerja merupakan ukuran penilaian atas keberhasilan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pengawasan dan pemberian nasihat oleh Dewan Komisaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan/atau Anggaran Dasar. (4.7)
Penetapan remunerasi Dewan Komisaris dan Direksi melalui keputusan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Penentuan Penghasilan Dewan Komisaris berpedoman pada Peraturan Menteri Negara BUMN Nomor: Per-07/MBU/2010 tentang Pedoman Penetapan Penghasilan Direksi, Dewan Komisaris, Dan Dewan Pengawas BUMN. Besarnya remunerasi Dewan Komisaris tersebut salah satunya ditentukan oleh besarnya Faktor Penyesuaian Industri (FPI) dimana besarannya merupakan hasil pembahasan Tim Ad Hoc Kementrian BUMN dengan rumus sebagai berikut:
gaji = gaji Dasar x faktor Penyesuaian Industri x faktor Penyesuaian Inflasi x faktor jabatan
Salary = Basic Salary x Industrial Adjustment Factor x Inflation Adjustment Factor x Position Factor
Komisaris Utama mendapat honor sebesar 40 % dari gaji Direktur Utama. Anggota Komisaris mendapat honorarium sebesar 36% dari gaji Direktur Utama per bulan. Anggota Direksi mendapatkan gaji sebesar 90% dari Direktur Utama. Disamping itu Komisaris dan Direksi juga berhak mendapat tunjangan dan fasilitas lainnya.
At any General Meeting of Shareholders on ratification CBP, the Board of Directors signed a management contract as a basis for evaluating the performance of the Board of Directors at the AGM results of the Annual Financial Statement Closing and used as a basis for granting a bonus to directors and commissioners. (4:10)
Member of the Board of Commissioners, as many as five people, consisting of various elements outside the Company. Between members of the Board of Commissioners and the Board of Commissioners to the Board of Directors does not have a relationship by blood to the third degree either in a straight line to the side or relationship by marriage (law /-law) so as to ensure the independence of the Board of Commissioners in carrying out their duties, and there is no possibility collusion and nepotism. (4.6)
The Board of Commissioners to supervise the Board of Directors in carrying out the management of the Company and to advise the Board of Directors. Board of Commissioners established an Audit Committee which is chaired by seoang members of the Board of Commissioners to assist the supervision of the Board of Commissioners. Follow up the Minister of State Owned Enterprises State Number: PER-01/ MBU/2011 About GCG, which states that under the maximum BOC only two committees, the Board of Commissioners is reviewing the establishment of the Risk Oversight Committee. (4.1)
Commissioners have integrity, dedication, understanding the issues related to the management of the company one of the functions of management, have adequate knowledge in the field of business of the Company and may provide sufficient time to perform their duties. Commissioner background consists of various elements which is 40% of the elements of the Ministry of Agriculture, 20% of the elements of the Ministry of Enterprise, and 40% of other elements. (4.3) (4.7)
Pada setiap penyelenggaraan RUPS tentang pengesahan RKAP, Direksi menandatangani kontrak manajemen sebagai dasar untuk mengevaluasi hasil kinerja Direksi pada RUPS tentang Laporan Keuangan Tutup Buku Tahunan dan digunakan sebagai dasar pemberian sejumlah tantiem kepada Direksi dan Komisaris. (4.10)
Anggota Dewan Komisaris, sebanyak lima orang, terdiri dari berbagai unsur di luar Perseroan. Antar anggota Dewan Komisaris dan antara anggota Dewan Komisaris dengan anggota Direksi tidak memiliki hubungan keluarga sedarah sampai derajat ketiga baik menurut garis lurus maupun garis ke samping atau hubungan semenda (menantu/ ipar) sehingga dapat menjamin independensi Dewan Komisaris dalam menjalankan tugasnya, dan tidak terdapat kemungkinan terjadinya kolusi dan nepotisme. (4.6)
Dewan Komisaris bertugas melakukan pengawasan terhadap kebijakan Direksi dalam melaksanakan pengurusan Perseroan serta memberi nasihat kepada Direksi. Dewan Komisaris membentuk Komite Audit yang dipimpin oleh seoang anggota Dewan Komisaris untuk membantu tugas pengawasan Dewan Komisaris. Menindaklanjuti Peraturan Menteri Negara Badan Usaha Milik Negara Nomor: PER- 01/MBU/2011 Tentang GCG, yang menyatakan bahwa di bawah Dewan Komisaris maksimal hanya ada dua komite, maka Dewan Komisaris tengah mengkaji pembentukan Komite Pemantau Risiko. (4.1)
Anggota Komisaris memiliki integritas, dedikasi, memahami masalah-masalah manajemen perusa- haan yang berkaitan dengan salah satu fungsi manajemen, memiliki pengetahuan yang memadai di bidang usaha Perseroan dan dapat menyediakan waktu yang cukup untuk melaksanakan tugasnya. Latar belakang Komisaris terdiri dari berbagai unsur yakni 40% dari unsur Kementerian Pertanian, 20% dari unsur Kementerian BUMN, dan 40% dari unsur lainnya. (4.3) (4.7)
No member of the Board of Commissioners that doubled as:
- Member of the Board of Directors of State- Owned Enterprises, Regional-Owned Enterprises, Private Companies.
- Position others in accordance with the provisions of law, political party officials and/or candidates/ legislators and/or prospective Regional Head/ Deputy Head of the area;
- Position the other that can cause conflict of interest. (4.2)
To support the functions of supervision performed, the commissioner has a supporting organ consisting of: Audit Committee, Investment and Risk Committee and secretary of the Board of Commissioners. Company shall be managed and led by a Board of Directors which consist of 5 people, one of whom was appointed as Managing Director and 4 other people as Director of Field. Between the members of the Board of Directors and the members of the Board of Directors to the Board of Commissioners not related by blood to the third degree either in a straight line to the side or relationship by marriage (law /-law) so as to ensure the independence of the members of the Board of Directors in carrying out their duties, and there is no possibility collusion and nepotism. (4.6)
Members of the Board of Directors has the experience, expertise, integrity, leadership and a strong will to promote the company. Background The Directors come from some elements of the 60% of the elements of SOE Estates, 20% of the elements of the Ministry of Enterprise and 20% of other elements. (4.3) (4.7)
Members of the Board of Directors no concurrently as:
- Member of the Board of Directors of State- Owned Enterprises, Regional-Owned Enterprises, Private Companies.
- Member of the Board of Commissioners/Board of Supervisors on State Owned Enterprises; - Position on the structural and functional
agencies/central or local government agencies; Anggota Dewan Komisaris tidak ada yang merangkap
sebagai:
- Anggota Direksi pada Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, Badan Usaha Milik Swasta.
- Jabatan lainya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, pengurus Partai politik dan/ atau calon/anggota legislative dan/atau calon Kepala Daerah/Wakil Kepala daerah;
- Jabatan lain yang dapat menimbulkan benturan kepentingan. (4.2)
Untuk mendukung fungsi pengawasan yang dilaksanakan, komisaris memiliki organ pendukung yang terdiri dari: Komite Audit, Komite Investasi dan Resiko dan sekretaris Dewan Komisaris.
Perseroan diurus dan dipimpin oleh Direksi yang berjumlah 5 orang, yang salah seorang diantaranya diangkat sebagai Direktur Utama dan 4 orang lainnya sebagai Direktur Bidang. Antar para anggota Direksi dan antara anggota Direksi dengan anggota Dewan Komisaris tidak memiliki hubungan keluarga sedarah sampai derajat ketiga baik menurut garis lurus maupun garis ke samping atau hubungan semenda (menantu/ipar) sehingga dapat menjamin independensi anggota Direksi dalam menjalankan tugasnya, dan tidak terdapat kemungkinan terjadinya kolusi dan nepotisme. (4.6)
Anggota Direksi memiliki pengalaman, keahlian, integritas, kepemimpinan dan kemauan yang kuat untuk memajukan perseroan. Latar belakang Anggota Direksi berasal dari beberapa unsur yakni 60% dari unsur BUMN Perkebunan, 20% dari unsur Kementerian BUMN dan 20% dari unsur lainnya.
(4.3) (4.7)
Anggota Direksi tidak ada yang merangkap sebagai:
- Anggota Direksi pada Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, Badan Usaha Milik Swasta.
- Anggota Dewan Komisaris/Dewan Pengawas pada Badan Usaha Milik Negara;
- Jabatan struktural dan fungsional lainnya pada instansi/lembaga pemerintah pusat atau daerah;
- Position in accordance with the provisions of the legislation, political party officials and/ or candidates/legislators and/or prospective Regional Head/Deputy Head,
- Other position that may cause a conflict of interest. (4.2)
Appointment of Directors carried out with due regard to the skills, experience and other requirements based on legislation, and have passed the fit and proper test phase. Members of the Board of Directors are appointed and dismissed by the General Meeting of Shareholders. (4.7)
The shareholders have the same right to submit recommendations on various matters related to the Company's performance in the GMS. In addition to the GMS, shareholders may propose the organization of meetings, both with the Board of Commissioners and Board of Directors. Meeting of shareholders submitted proposals which together represent 1/10 (one tenth) of the total shares with voting rights. Meetings were then held to be a mechanism for shareholders to provide recommendations on matters related to the Company's performance. (4.4)
Commissioner may also request the implementation of the GMS. During the 2012 the GMS has been held three times, namely the GMS approval of GMS annual report on the Work Plan and Budget and GMS revision of RKAP in 2012. Additionally shareholders issued decision outside the GMS three times. (4.4)
Meanwhile, the aspiration/recommendation channel from the employees is through the Plantation Workers Union, or delivered directly to the boss. (4.4).
The company's vision statement "Being tough Plantation companies, able to grow and thrive in global competition", has been developed internally within the company's mission that is relevant to the economic, social and environmental. Our Mission is: Managing Agro Oil Palm and Rubber - Jabatan lainnya sesuai dengan ketentuan dalam
peraturan perundang-undangan, pengurus partai politik dan/atau calon/anggota legislatif dan/atau calon kepala Daerah/Wakil Kepala Daerah,
- Jabatan lain yang dapat menimbulkan benturan kepentingan. (4.2)
Pengangkatan Direksi dilakukan dengan memperhatikan keahlian, pengalaman serta persyaratan lain berdasarkan peraturan perundang- undangan, dan telah melewati tahap fit and proper test. Anggota Direksi diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham. (4.7)
Para pemegang saham memiliki hak yang sama untuk menyampaikan rekomendasi tentang berbagai hal terkait kinerja Perseroan dalam RUPS. Selain melalui RUPS, pemegang saham dapat mengusulkan penyelenggaraan rapat, baik dengan Dewan Komisaris maupun Direksi. Usulan rapat disampaikan pemegang saham yang secara bersama sama mewakili 1/10 (satu per sepuluh) dari seluruh jumlah saham dengan hak suara. Rapat yang kemudian terselenggara dapat menjadi mekanisme bagi para pemegang saham untuk menyampaikan rekomendasi mengenai hal-hal yang terkait kinerja Perseroan. (4.4)
Komisaris juga dapat meminta penyelenggaraan RUPS. Selama tahun 2012 telah diselenggarakan RUPS selama tiga kali, yaitu RUPS mengenai persetujuan laporan tahunan RUPS mengenai persetujuan Rencana Kerja dan Anggaran Perseroan dan RUPS Revisi RKAP Tahun 2012. Selain itu pemegang saham mengeluarkan keputusan di luar RUPS sebanyak tiga kali. (4.4)
Sementara itu, saluran aspirasi/rekomendasi dari karyawan adalah melalui Serikat Pekerja Perkebunan, atau disampaikan langsung kepada atasan. (4.4).
Pernyataan visi Perusahaan “Menjadi Perusahaan Perkebunan yang tangguh, mampu tumbuh dan berkembang dalam persaingan global”, telah dikembangkan secara internal dalam misi perusahaan yang relevan dengan aspek ekonomi, sosial dan lingkungan. Misi Perusahaan adalah:
industry efficiently with Partners, for the benefit of stakeholders, environmentally sound, based on the principles of good corporate governance and creating Value Added Company on an ongoing basis.
In real programs, which are: Implement best practices in each business process to produce high quality products efficiently; Expand employment and create added value in order to improve people's welfare through the development of people's economy, such as smallholdings as well as Small and Medium Enterprises (SMEs); Preserve natural resources through the management and commodities that are environmentally friendly; Developing a garden environment through its Corporate Social Responsibilities. (4.8)