Klausul 8.5.3. Tindakan Preventif
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2. Penerapan ISO 9001:2000
Penerapan ISO 9001:2000 di Telkom Bogor dapat dijelaskan melalui klausul-klausul dalam ISO 9001:2000 itu sendiri.
Klausul 1. RUANG LINGKUP Klausul 1.1. Umum
Ruang lingkup ISO 9001:2000 terdiri dari persyaratan-persyaratan standar yang menekankan untuk memenuhi kepuasan pelanggan melalui efektivitas dari aplikasi sistem mutu, termasuk
proses-proses untuk peningkatan terus-menerus dan jaminan kesesuaian.
1.1.1. Telkom Bogor menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.
1.1.2. Telkom Bogor melakukan hal ini dengan tujuan meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem secara efektif, termasuk proses perbaikan berkelanjutan dari sistem dan jaminan kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.
Klausul 1.2 Aplikasi
Semua persyaratan dari standar internasional ini adalah generik dan dimaksudkan untuk dapat dilaksanakan di Telkom Bogor. Apabila ada persyaratan dari standar internasional ini yang tidak dapat diterapkan sehubungan dengan sifat alamiah Telkom Bogor dan produk yang dihasilkan, maka dapat dipertimbangkan untuk dikecualikan. Pengecualian tersebut tidak mempengaruhi kemampuan Telkom Bogor atau tanggung jawabnya, untuk menyediakan produk yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.
Klausul 2. REFERENSI NORMATIF
Referensi normatif ini berisikan ketentuan dari standar internasional.
Pihak-pihak yang bersepakat berdasarkan standar internasional ini dianjurkan untuk menyelidiki kemungkinan menerapkan edisi terkini dari referensi normatif yang dimaksudkan. Untuk acuan tak bertanggal, edisi terkini yang diacu dari referensi normatif yang diterapkan.
Klausul 3. ISTILAH DAN DEFINISI
Untuk keperluan standar internasional ini, istilah dan definisi yang diberikan dalam ISO 9000 berlaku istilah berikut, digunakan dalam ISO
9001:2000 ini untuk menggambarkan rantai suplai yang telah dirubah untuk merefleksikan kosakata yang saat ini dipergunakan.
Pemasok --- organisasi--- pelanggan
Istilah ”organisasi” menggantikan istilah ”pemasok” yang digunakan dalam ISO 9001: 1994, dan merujuk pada unit penerapan standar internasional ini.
Demikian pula dengan istilah ”pemasok” sekarang menggantikan istilah
”subkontraktor”. Dalam standar internasional ini, apabila muncul istilah
”produk” itu dapat juga berarti ”jasa” (service).
Klausul 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU Klausul 4.1. Persyaratan Umum
Telkom Bogor membuat, mendokumentasikan, mengimplementasikan dan memelihara SMM dan memperbaiki secara berkelanjutan efektivitasnya dalam hubungannya dengan persyaratan dari standar internasional ini. Telkom Bogor menetapkan langkah-langkah untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dan kebutuhan peningkatan terus-menerus.
Langkah-langkah tersebut adalah :
a. Menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut.
b. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa pengoperasian dan pengendalian dari proses-proses tersebut efektif.
c. Menjamin ketersediaan sumber daya dan informasi.
d. Memantau, mengukur dan menganalisa proses-proses tersebut.
e. Mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan.
Klausul 4.2. Persyaratan Dokumentasi Klausul 4.2.1. Umum
Telkom Bogor melakukan pendokumentasian SMM dengan mencakup :
a. Pernyataan tertulis tentang kebijakan mutu dan tujuan mutu.
b. Manual mutu.
c. Prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000 (pengendalian dokumen, catatan mutu, audit internal, tindakan preventif dan korektif).
d. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh Telkom Bogor agar menjamin efektivitas perencanaan, operasional dan pengendalian proses-proses.
e. Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000 (hasil peninjauan ulang manajemen, hasil pendidikan dan pelatihan, keterampilan, pengalaman dan kompetensi, hasil input desain dan pengembangan).
Klausul 4.2.2. Manual Mutu
Telkom Bogor membuat dan memelihara manual mutu yang mencakup :
a. Lingkup dari SMM
b. Prosedur terdokumentasi yang dibuat untuk SMM.
c. Uraian mengenai interaksi antara proses-proses dalam SMM.
Klausul 4.2.3. Pengendalian Dokumen
Dokumen yang diperlukan dalam SMM harus dikendalikan.
Catatan mutu adalah tipe khusus dari dokumen yang harus dikendalikan menurut persyaratan yang diberikan dalam klausul 4.2.4. Prosedur terdokumentasi harus dibuat untuk menjelaskan pengendalian yang diperlukan, yaitu :
a. Untuk menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan untuk meninjau, memutahirkan seperlunya dan menyetujui kembali dokumen.
b. Untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dokumen diidentifikasi.
c. Untuk memastikan tersedianya versi yang relevan dari dokumen yang berlaku di tempat pemakaian.
d. Untuk memastikan bahwa dokumen selalu dapat dibaca, mudah diidentifikasi dan diambil.
e. Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar teridentifikasi dan distribusinya terkendalikan.
f. Untuk mencegah pemakaian tak sengaja dari dokumen yang telah kadaluarsa dan memberikan identifikasi yang sesuai jika dokumen tersebut tetap disimpan untuk tujuan apapun.
Klausul 4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu
Telkom Bogor memelihara catatan mutu untuk memberikan bukti dari kesesuaian terhadap persyaratan dan keefektifan operasi dari sistem manajemen mutu. Catatan mutu harus selalu dapat dibaca, selalu teridentifikasi dan mudah diambil. Prosedur terdokumentasi dibuat untuk menjelaskan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama masa simpan dan pembagian catatan mutu.
Klausul 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN Klausul 5.1. Komitmen Manajemen
Manajemen puncak di Telkom Bogor menunjukkan bukti komitmennya untuk mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen mutu dan secara berkelanjutan memperbaiki efektivitasnya. Manajemen Telkom Bogor memberikan komitmen menuju pengembangan dan peningkatan SMM ISO 9001:2000 melalui hal-hal berikut :
1. Memiliki kesadaran yang cukup terhadap persyaratan dan peraturan yang ada dan diterapkan pada organisasi yang dipimpin.
2. Memulai serta mengokomunikasikannya ke seluruh Telkom Bogor tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan.
3. Menetapkan kebijakan mutu dan tujuan mutu.
4. Meninjau ulang persyaratan-persyaratan sumber daya, memiliki ukuran-ukuran dan data, serta pada saat yang sama menyediakan sumber daya untuk mencapai tujuan mutu.
5. Memberikan bukti bahwa telah menerapkan prinsip-prinsip manajemen mutu.
6. Melakukan peninjauan ulang manajemen pada SMM ISO 9001:2000.
Klausul 5.2. Fokus Pelanggan
Manajemen puncak Telkom Bogor menjamin bahwa kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan.
Klausul 5.3. Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu Telkom Bogor memberikan perhatian utama pada komitmen manajemen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan meningkatkan terus-menerus efektivitas dari SMM ISO 9001:2000 serta memberikan suatu kerangka kerja untuk penetapan dan peninjauan ulang tujuan mutu.
Klausul 5.4. Perencanaan Klausul 5.4.1. Tujuan Mutu
Manajemen Telkom Bogor menetapkan tujuan-tujuan mutu pada fungsi dan tingkat yang relevan. Tujuan-tujuan mutu dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu. Tujuan-tujuan mutu ditetapkan secara :
a. Spesifik (bukan bersifat umum).
b. Dapat diukur c. Dapat dicapai
d. Berorientasi pada pencapaian hasil e. Tepat waktu untuk mencapai tujuan mutu Klausul 5.4.2. Perencanaan SMM
Manajemen puncak Telkom Bogor menjamin bahwa perencanaan SMM dilakukan agar memenuhi persyaratan yang sesuai dengan ISO 9001:2000. Pencatatan mutu harus
konsisten dengan semua persyaratan lain dari SMM ISO 9001:2000.
Klausul 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Klausul 5.5.1. Tanggung jawab dan Wewenang
Manajemen Telkom Bogor memastikan bahwa tanggung jawab, wewenang dan hubungan diantaranya didefinisikan dan dikomunikasikan dalam organisasi.
Klausul 5.5.2. Wakil Manajemen
Manajemen puncak Telkom Bogor mengangkat secara formal seorang anggota manajemen yang memiliki wewenang yang didefinisikan secara tegas dan jelas untuk menjamin efektivitas dari SMM ISO 9001:2000. Seorang wakil manajemen memiliki tanggung jawab dan wewenang yang mencakup :
a. Memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dibuat, diterapkan dan dipelihara.
b. Laporan kepada manajemen puncak mengenai kinerja dari SMM dan kebutuhan akan perbaikan.
c. Memastikan peningkatan kepedulian terhadap persyaratan pelanggan pada keseluruhan Telkom bogor.
Klausul 5.5.3. Komunikasi Internal
Manajemen puncak Telkom Bogor manjamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam Telkom Bogor dan komunikasi itu berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektivitas dari SMM ISO 9001:2000.
Klausul 5.6. Peninjauan Ulang Manajemen Klausul 5.6.1. Umum
Manajemen puncak Telkom Bogor meninjau ulang SMM pada interval waktu yang direncanakan, untuk menjamin kesesuaian keberlanjutannya, kecukupan dan keefektivannya.
Tinjauan ulang manajemen harus mencakup pengeveluasian
kemungkinan perbaikan dan kebutuhan akan perubahan terhadap SMM, termasuk kebijakan mutu dan tujuan mutu.
Klausul 5.6.2. Input Peninjauan Ulang
Pada Telkom Bogor input peninjauan ulang harus mencakup informasi mengenai :
a. Hasil audit.
b. Umpan balik pelanggan.
c. Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya.
d. Perubahan yang direncanakan yang dapat mempengaruhi SMM.
e. Rekomendasi untuk perbaikan.
Klausul 5.6.3. Output Peninjauan Ulang
Pada Telkom Bogor output peninjauan ulang manajemen harus mencakup keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan :
a. Peningkatan SMM ISO 9001:2000 beserta proses-prosesnya.
b. Peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan.
c. Sumber-sumber daya yang diperlukan.
Klausul 6. MANAJEMEN SUMBER DAYA Klausul 6.1. Penyediaan Sumber Daya
Telkom Bogor menentukan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk :
a. Mengimplementasikan dan memelilhara SMM dan memperbaiki efektivitasnya secara berkelanjutan.
b. Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan.
Klausul 6.2. Sumber Daya Manusia Klausul 6.2.1. Umum
Personil Telkom Bogor yang melakukan pekerjaan yang mempengaruhi mutu produk harus kompeten berdasarkan pada kecukupan pendidikan, pelatihan, keahlian dan pengalaman.
Klausul 6.2.2. Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan
Manajemen Telkom Bogor mengidentifikasi kebutuhan kompetensi untuk personel yang melaksanakan tugas yang mempengaruhi mutu produk, memberikan pelatihan untuk memenuhi kompetisi tersebut dan menjamin karyawan agar sadar akan relevansi serta pentingnya aktivitas mereka dan kontribusi pada pencapaian tujuan-tujuan mutu.
Klausul 6.3. Infrastruktur
Manajemen Telkom Bogor menetapkan, menyediakan dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuian terhadap persyaratan produk. Infrastruktur mencakup bangunan, ruang kerja, fasilitas yang sesuai, peralatan proses dan pelayanan pendukung (transportasi dan komunikasi).
Klausul 6.4. Lingkungan Kerja
Manajemen Telkom Bogor mendefinisikan lingkungan kerja yang sesuai (lingkungan kerja yang nyaman, strategis, sanitasi baik dan mendukung pelaksanaan SMM ISO 9001:2000), serta menetapkan dan mengelola lingkungan kerja itu untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.
Klausul 7. REALISASI PRODUK
Klausul 7.1. Perencanaan Realisasi Produk
Manajemen Telkom Bogor menjamin bahwa proses realisasi produk berada dibawah pengendalian, agar memenuhi persyaratan produk. Manajemen Telkom Bogor memperhatikan hal-hal berikut :
a. Menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam perencanaan proses untuk realisasi produk :
1. Tujuan mutu produk.
2. Kebutuhan menetapkan proses dan dokumentasi, serta memberikan sumber-sumber daya dan fasilitas yang spesifik terhadap produk.
3. Aktivitas-aktivitas verifikasi dan validasi, serta kriteria untuk penerimaan produk.
4. Catatan yang diperlukan agar memberikan keyakinan akan kesesuaian dari proses-proses dan produk yang dihasilkan.
b. Merencanakan agar realisasi produk konsisten dengan persyaratan-persyaratan lain dari SMM ISO 9001:2000.
Klausul 7.2. Proses yang Terkait dengan Pelanggan
Klausul 7.2.1. Identifikasi Persyaratan yang Terkait dengan