Klausul 8.5.3 Tindakan Preventif
IV. HASIL PEMBAHASAN
4.2. Penerapan ISO 9001:2000 pada PT Mah Sing Indonesia 1 Analisis Penerapan
Penerapan ISO 9001:2000 pada PT Mah Sing Indonesia (MSI) pada dasarnya merupakan pengembangan dari kegiatan pengendalian mutu secara terpadu. PT. MSI berusaha mengedepankan mutu dalam setiap kegiatan operasional perusahaan. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya pengembangan sistem pengendalian mutu secara berkesinambungan serta mencakup seluruh bagian perusahaan dan melibatkan semua karyawan perusahaan.
Pelaksanaan dan penerapan prinsip-prinsip dasar dari ISO 9001:2000 adalah menjadi dasar bagi perusahaan bila ingin melaksanakan dan menerapkan sistem manajemen mutu terstandarisasi sertifikat ISO 9001:2000 secara konsisten dan berkesinambungan. Prinsip dasar ini harus menjadi acuan bagi perusahaan dalam setiap kegiatan perusahaan.
Penerapan prinsip-prinsip dasar ini diharapkan akan mampu memberikan manfat bersama bagi keseluruhan pihak yang berkaitan dengan perusahaan.
Manfaat yang hendak dicapai itu antara lain :
1) Pelanggan dan pengguna produk akan menerima produk yang sesuai dengan kebutuhan, tersedia bila dibutuhkan.
2) Orang-orang dalam organisasi akan memperoleh manfaat melalui peningkatan: kondisi kerja, kepuasan kerja, semangat kerja dan jaminan kestabilan dalam bekerja.
3) Pemilik dan investor akan memperoleh manfaat melalui peningkatan: return of investment(ROI), hasil-hasil operasional, pangsa pasar dan keuntungan.
4) Pemasok dan mitra bisnis akan memperoleh manfaat melalui peningkatan kestabilan, pertumbuhan, kemitraan dan peningkatan bersama.
5) Masyarakat akan memperoleh manfaat melalui pemenuhan persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan, peningkatan kesehatan dan keselamatan kerja, penurunan dampak lingkungan. 4.2.2. Prinsip Dasar
Prinsip-prinsip dasar dari sistem manajemen mutu terstandarisasi sertifikasi ISO 9001:2000 adalah mencakup fokus pelanggan, kepemimpinan, pendekatan proses, keterlibatan orang-orang, pendekatan sistem terhadap manjemen, peningkatan terus menerus, pendekatan faktual, hubungan dengan pemasok yang saling menguntungkan (Gasperz:2005). Prinsip-prinsip tersebut menjadi landasan dalam penyusunan klausul-klausul ISO 9001:2000. Penerapan prinsip dasar ini dapat menunjukkan sejauh mana penerapan ISO 9001:2000 pada PT. Mah Sing Indonesia.
4.2.2.1. Fokus Pelanggan
PT. Mah Sing Indonesia adalah suatu perusahaan yang kegiatan operasionalnya berdasarkan pesanan dari pelanggan. Hal ini menandakan pentingnya arti pelanggan bagi perusahaan. Kepuasan dan kebutuhan pelanggan dijamin oleh setiap elemen perusahaan.
PT. Mah Sing Indonesia berusaha mengidentifikasi secara benar tentang kebutuhan pelanggan terhadap produk PT. Mah Sing Indonesia. Komunikasi dua arah digalang antara perusahaan dengan pelanggan. Hasil tersebut disosialisasikan kepada seluruh elemen perusahaan sehingga didapat pemahaman bersama yang tepat tentang kebutuhan dan harapan pelanggan.
4.2.2.2. Kepemimpinan
PT. Mah Sing Indonesia menyadari bahwa kepemimpinan yang jelas, tegas dan bijaksana adalah sangat penting untuk keberlangsungan hidup perusahaan. Peranan pimpinan sebagai orang yang menanamkan kepercayaan dan nilai-nilai budaya yang ingin dikembangkan dalam perusahaan. Budaya kerja yang
44
produktif serta kepercayan terhdap pemimpin yang tinggi dapat menghasilkan suatu organisasi yang produktif dan efektif.
Penetapan visi dan tujuan yang jelas oleh pimpinan dengan mempertimbangkan kebutuhan seluruh pihak yang berkepentingan adalah hal yang dianggap sangat penting oleh PT. Mah Sing Indonesia. Pimpinan menyosialisasikan visi, misi dan kebudayaan perusahaan kepada karyawan secara jelas dan menjangkau secara keseluruhan.
4.2.2.3. Keterlibatan Orang-orang
PT. Mah Sing Indonesia menyadari pentingnya keterlibatan seluruh elemen dari perusahan untuk mencapai tujuan perusahaan. Karyawan PT. Mah Sing Indonesia pada semua tingkatan merupakan faktor yang sangat penting dan dihargai kemampuan mereka untuk memberi manfaat pada perusahaan.
Tindakan-tindakan perusahaan untuk melibatkan karyawan secara keseluruhan adalah pemberian pemahaman tentang pentingnya kontribusi dan peranan karyawan terhadap perusahaan dan mengidentifikasi kendala-kendala yang dialami karyawan dalam kegiatannya. Selain itu juga memberikan peluang bagi karyawan untuk meningkatkan kompetensi dan pengetahuan mereka dengan cara memberi pelatihan kepada mereka. Pelatihan tersebut bisa melalui pengiriman sekolah ke luar negeri dan juga pemberian seminar-seminar yang berhubungan dengan peningkatan kerja karyawan tersebut. Pemberian kompensasi secara adil kepada seluruh karyawan juga dilakukan oleh perusahaan guna memberikan penghargaan atas kontribusi dan peranan karyawan secara adil.
4.2.2.4 Pendekatan Proses
Pendekatan proses yang dilakukan oleh PT. Mah Sing Indonesia adalah mendefinisikan secara sistematik keseluruhan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diharapkan.
Aktivitas-aktivitas pokok dalam perusahaan diukur kapabilitasnya melalui evaluasi resiko, konsekuensi dan dampak dari keseluruhan aktivitas itu secara berkala dan berkesinambungan.
4.2.2.5. Pendekatan Sistem terhadap Manajemen
Pendekatan sistem terhadap manajemen dilakukan oleh PT. Mah Sing Indonesia sebagai suatu kesatuan sistem yang berkesinambungan dan memberikan kontribusi pada efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional dalam pencapaian tujuan perusahaaan. Sistem ini berguna untuk mengidentifikasi dan memberikan pemahaman serta pengelolaan dari proses-proses yang berkaitan dengan operasional perusahaan.
PT. Mah Sing Indonesia memberlakukan suatu sistem yang terstruktur untuk keseluruhan kegiatan perusahaan. Perusahaan juga memberikan pemahaman terhadap seluruh elemen perusahaan akan pentingnya harmonisasi kegiatan dan penekanan kesalingtergantungan diantara proses-proses kegiatan dalam suatu sistem.
4.2.2.6. Peningkatan Terus Menerus
Peningkatan terus menerus dari kinerja perusahaan secara keseluruhan merupakan tujuan tetap PT. Mah Sing Indonesia. Peningkatan terus menerus dilakukan untuk menanggapi perkembangan kebutuhan dan harapan pelanggan dan akan menjamin suatu evolusi dinamik dari suatu sistem manajemen kualitas.
Penerapan prinsip peningkatan terus menerus dikelola PT. Mah Sing Indonesia dengan baik dan diawasi oleh management representative. Management representative (MR) bertanggung jawab kepadavice president director. MR deberi wewenang dan tanggung jawab untuk memastikan agar operasi Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan efektif dan agar persyaratan ISO 9001:2000 serta ISO 14001:2004 dipenuhi dan dipelihara.
46
PT. Mah Sing Indonesia juga memiliki sekelompok tenaga kerja yang mengawasi dan berpikir untuk peningkatan mutu terus menerus. Mereka menetapkan sasaran dan ukuran yang terkait dengan peningkatan terus menerus secara bertahap. 4.2.2.7. Pendekatan faktual dalam Pembuatan Keputusan
Keputusan yang efektif adalah keputusan yang berdasarkan pada analisis data dan informasi untuk menghilangkan akar penyebab masalah. Setiap keputusan manajemen perusahaan ditujukan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan efektivitas dari sistem manajemen kualitas.
Perusahaan harus menjamin bahwa setiap data dan informasi yang dijadikan dasar pengambilan keputusan harus akurat dan dapat diandalkan. Pengambilan keputusan dan pengambilan tindakan yang sesuai harus berdasarkan pada keseimbangan antara analisis faktual dan faktor pengalaman serta intuisi para pengambil keputusan.
4.2.2.8. Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan
Pemasok memegang peranan penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Penyelesaian pesanan produk dari pelanggan tergantung dari ketersediaan bahan baku dari pemasok. Hal ini yang membuat PT. Mah Sing Indonesia berupaya sedapat mungkin membina hubungan yang harmonis dan saling menguntungkan dengan para pemasok.
Hubungan yang saling tergantung dan saling menguntungkan akan bermanfaat bagi perusahaan untuk meningkatkan fleksibilitas dan kecepatan bersama untuk menanggapi perubahan pasar dan harapan pelanggan serta untuk mengoptimumkan biaya dan pengunaan sumber daya.
Hubungan saling menguntungkan ini dapat meningkatkan kemampuan untuk menciptakan nilai lebih bagi kedua pihak. PT. Mah Sing Indonesia menjalin hubungan dengan pemasok melalui
cara memilih pasokan utama yang benar-benar dapat diandalkan dan menawarkan kerjasama yang saling menguntungkan.
4.3. Langkah-langkah Sertifikasi ISO 9001:2000