GENERAL MANAGER
A. Penerimaan Dan Pencatatan Arsip Karyawan
Suatu instansi baik swasta maupun pemerintah dalam melaksanakan kegiatannya pasti berhubungan dengan instansi – instansi lain yang berkepentingan dengan instansi tersebut. Seperti halnya The Sunan Hotel Solo yang bergerak di dunia akomodasi perhotelan pastinya membutuhkan relasi dengan instansi – instansi lain guna meningkatkan pelayanan kepada tamu yang menginap secara maksimal.
Berbeda dengan instansi lain, The Sunan Hotel dalam menangani surat masuk dan keluar tidak ditangani oleh bagian khusus yang menangani surat masuk dan keluar melainkan diotorisasi oleh masing – masing department yang ada.
1. Pengelolaan Arsip Masuk
Untuk arsip masuk baik berupa surat dinas, proposal sponsor, dan surat lamaran pekerjaan pertama – tama diterima oleh bagian Consierce / Bell Boy di
commit to user
Front Office Department setelah itu baru disampaikan kepada department yang bersangkutan dengan surat yang masuk tersebut.
Untuk pengelolaan arsip terutama yang berkaitan dengan karyawan ditangani oleh Human Resouces Department. Untuk pengelompokannya terdapat beberapa jenis arsip masuk yang berkaitan dengan karyawan, antara lain :
a) Surat Lamaran
Surat lamaran merupakan surat yang diberikan pada saat akan melamar pekerjaan kepada suatu perusahaan, yang didalamnya terdiri dari daftar riwayat hidup beserta data lain yang berkaitan dengan karyawan.
The Sunan Hotel Solo dalam menerima surat lamaran melalui surat yang dikirim ke alamat The Sunan Hotel secara tertulis, dan surat elektronik yang dikirim ke alamat email Human resources department. Berikut penulis menunjukkan data lamaran masuk secara tertulis antara periode Maret – Mei 2012 yang ditujukan pada Human resources Department, antara lain :
Tabel IV. 1 Data Lamaran Masuk
Human Resources department Maret – Mei 2012
No Bulan Jumlah
1 Maret 3
2 April 15
3 Mei 12
Total 30
Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo, Mei 2012
Untuk pengarsipan surat masuk, tidak terdapat Hambatan, seperti yang diutarakan HR Manager, antara lain :
“Semua Surat lamaran yang masuk tidak semuanya diproses untuk tahap selanjutnya, karena masih dianalisis oleh Human Resources
commit to user
Manager mengenai kemampuan pelamar dan juga kebutuhan The Sunan Hotel Solo. Sedangkan untuk yang belum lolos filenya akan diarsip.” ( Wawancara tanggal 31 Maret 2012 dengan HRD Manager, Bapak Kristriyanto )
b) Pengajuan Cuti
Hak cuti wajib diberikan perusahaan kepada karyawan agar karyawan tetap terjaga motivasi untuk bekerja. Setiap tahun karyawan The Sunan Hotel Solo mendapat hak untuk cuti tahunan yang di atur sebagai berikut :
a) Masa kerja 1 – 5 tahun hak cuti adalah 12 hari b) Masa kerja 6 – 10 tahun hak cuti adalah 15 hari c) Masa kerja 11 tahun keatas hak cuti adalah 18 hari
Dalam pemberian cuti, karyawan yang bersangkutan harus mendapat ijin dari manajer department yang bersangkutan dan Human resources department selaku yang menangani karyawan. Berikut penulis berikan gambar alur pengajuan cuti yang terdapat di The Sunan Hotel Solo, antara lain :
Gambar IV. 1
Alur Pengajuan Cuti Karyawan The Sunan Hotel Solo KARYAWAN MENGAJUKAN CUTI MANAGER DEPARTMENT YANG BERSANGKUTAN SECRETARY HRD HR MANAGER ARSIP HRD KARYAWAN YANG MENGAJUKAN CUTI LAMPIRAN RECORD ABSEN HARIAN
commit to user
Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012
Untuk pengajuan cuti, tidak terdapat permasalahan, seperti yang diungkapkan HR Secretary :
“ Selama ini tidak terdapat permasalahan dengan pengajuan seperti laur pengajuan yang biasanya, karena dari HRD juga saling berkoordinasi dengan karyawan yang bersangkutan. Untuk pengarsipan cuti juga dapat diarsip sesuai dengan nama karyawan yang bersangkutan dan akan dilampirkan untuk rekap absen kehadiran.“ ( Wawancara tanggal 31 Maret 2012 dengan ibu imping trisnawadi)
2. Pengelolaan Arsip keluar
Arsip keluar yang berkaitan dengan karyawan The Sunan Hotel Solo diotorisasi oleh Human resource Departement, adapun yang termasuk dalam arsip keluar tersebut antara lain :
a) Rekaman presensi
Rekaman presensi ini merupakan penilaian kinerja yang diterapkan The Sunan Hotel untuk memantau kedisiplinan karyawannya. Dalam menilai kinerja kehadiran The Sunan Hotel Solo menggunakan sistem fingger print, sehingga dapat dipantau setiap hari, Seperti yang telah diungkapkan dari hasil wawancara dengan Human Resources Staff yang mengatakan bahwa :
“Dalam menilai kinerja kehadiran karyawan, kita harus jeli dan memperhatikan apakah ada ijin atau tidak, karena terkadang ada dimana karyawan terlambat karena keperluan yang mendesak. Jadi untuk menilai absensi harus dengan bukti yang akurat, jika karyawan tersebut ijin kepada HRD maka tidak di record, tetapi jika karyawan tersebut tidak ijin maka harus kita record keterlambatannya.” ( Wawancara tanggal 31 Maret 2012 dengan HRD Staff, Bapak Nurrahman Arrie Wijayanto)
commit to user
Dalam menilai kehadiran karyawan harus jeli dan teliti, karena jika tidak maka akan berakibat fatal. Berikut penulis sampaikan data karyawan The Sunan Hotel Solo yang mendapat surat teguran dikarenakan terlambat dalam kurun waktu selama penulis magang untuk bulan Maret – Mei 2012, antara lain :
Tabel IV. 2
Data Karyawan Terlambat The Sunan Hotel Solo
No Nama Department Keterangan
1 Sri Mulyani FBS 4 kali terlambat pada
bulan April
2 Apri Ali R ENG 3 kali terlambat pada
bulan Mei
Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012 Selain dengan laporan harian setiap bulannya untuk memantau laporan karyawan, juga data tersebuat akan direkap untuk laporan rutin setiap bulannya. Sehingga apabila ada karyawan yang tidak sesuai dengan peraturan akan segara diketahui.
b) Surat Keluar
Surat keluar merupakan surat yang dikeluarkan The Sunan Hotel Solo terutama disini adalah Human Resources Department yang mengurusi Karyawan The Sunan Hotel Solo. Disini penulis akan menjelaskan tentang surat keluar yang ada di bagian human resources department The Sunan Hotel Solo beserta jumlahnya yang penulis amati antara periode Maret – Mei 2012, antara lain :
Tabel IV. 3
Jenis Surat keluar Human Resources Department The Sunan Hotel Solo
commit to user
1 Surat Keterangan 8
2 Surat Perjanjian Kontrak Kerja ( SPKK ) 11 3 Surat Perjanjian Kontrak Waktu Tertentu (
SPKWT )
40
4 Surat Perjanjian Kerjasama 2
5 Memo atau Inter Office Comunication ( IOC ) 2
6 Surat Teguran 2
7 Surat Pernyataan 5
8 Surat Tanda Terima Inventaris 1
9 Surat Pemindahbukuan Rekening 3
10 Surat Kuasa 1
Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012 B. Penyimpanan Arsip
Karyawan merupakan roda penggerka suatu perusahaan agar The Sunan Hotel Solo dapat selalu menjaga kualitas pelayanan kepada tamu yang datang. Dalam hubungan antara kearsipan dan karyawan banyak sekali data – data karyawan yang penting dan wajib untuk disimpan. Seperti yang telah diungkapkan dari hasil wawancara dengan Human Resources Secretary yang mengatakan bahwa :
“ Karyawan merupakan suatu yang kompleks di dunia perhotelan, oleh karena itu kita perlu untuk menyimpan setiap detail dari karyawan agar memudahkan kita untuk mengetahui cuti, mengecek jamsostek, mengurus DPLK, mengetahui absen harian, menghitung absen untuk makan yang disediakan perusahaan, dan lain sebagainya. “ ( Wawancara tanggal 31 Maret 2012 dengan ibu imping trisnawadi)
Berdasarkan wawancara dan data yang penulis dapatkan, dapat penulis simpulkan, The Sunan Hotel menggunakan 4 sistem kearsipan yang digunakan untuk proses pengarsipan dokumen – dokumen tentang karyawan surat – surat,
commit to user
dan beberapa dokumen penting lainnya agar mudah ditemukan apabila sewaktu – waktu di perlukan. Sistem – sistem tersebut yaitu :
1. Alphabetical filling system
Dalam sistem ini semua arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama organisasi. The Sunan Hotel Solo menggunakan sistem ini untuk menyimpan data – data karyawan yang dipisahkan setiap department, agar mudah untuk dicari. Data karyawan yang biasanya diarsip yaitu Record cuti dan data pribadi masing – masing karyawan masuk.
Arsip – arsip tersebut disimpan pada filling cabinet yang dipisahkan dengan Guide yang diurutkan berdasarkan abjat memudahkan untuk mencarinya.
2. Subject filling system
Dalam sistem ini semua dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan masalah. The Sunan Hotel Solo menggunakan sistem ini untuk menyimpan dokumen – dokumen seperti surat masuk, surat keluar, record absen harian, record absen bulanan, DPLK, Jamsostek, dan lain sebagainya.
Dokumen – dokumen tersebut disimpan pada alamari arsip yang disusun untuk menyimpan map – map yang digunakan untuk menyimpan file – file tersebut sesuai dengan masalahnya.
3. Geographic filling system
Dalam Sistem ini semua dokumen disusun berdasarkan judul nama wilayah / daerah. The Sunan Hotel menggunakan sistem ini untuk menyimpan file karyawan berdasarkan department dan file yang digunakan untuk operasional yang ditempatkan masing – masing untuk memudahkan mencarinya. Sistem ini diterapkan di The Sunan hotel solo dengan memisahkan arsip data karyawan antara masing – masing department.
Untuk penyimpanan arsip data – data karyawan The Sunan Hotel Solo, Human Resorces Department menggunakan filling cabinet yang digunakan untuk menyimpan arsip – arsip aktif yang sering digunakan selain data karyawan dan form – form yang berkaitan dengan pengembangan karyawan. 4. Chronological filing system
commit to user
Dalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan dan tanggal. The Sunan Hotel Solo mengunakan sistem ini ntuk memantau surat perjanjian kontrak kerja karyawan dan casual. Adapun data karyawan dengan kontrak tersebut antara lain :
Tabel IV. 4
List Data Kontrak Karyawan The Sunan Hotel Solo
No Nama Tanggal Kontrak
Terakhir 1 Nurul Muslim 01 / 01 / 2011 2 Yeni Natalina 16 / 01 / 2012 3 Dina Selfina 01 / 02 / 2010 4 Dodik Saputro 01 / 02 / 2010 5 Matheas Aldo S 01 / 02 / 2010 6 Suroto 01 / 02 / 2010 7 Bambang Suhayono 01 / 02 / 2010 8 Teguh Saputro 14 / 02 / 2011
9 Natalia Susana Dewi 01 / 03 / 2009
10 Budi Santoso 07 / 04 / 2009
11 Nur Amri Arif 07 / 04 / 2009
12 Supardi 07 / 04 / 2009
13 Hanadia Imanda Kharisma 07 / 05 / 2012
14 Tofan Sulistiyanto 01 / 05 / 2010 15 Ida Maulina 02 / 05 / 2011 16 Dhofari 01 / 06 / 2009 17 Hadi Seputro 01 / 06 / 2011 18 Afriyanto Gunawan 01 / 06 / 2010 19 Kania Pujiastuti 01 / 06 / 2010 20 Tri Wahyudi 04 / 06 / 2010 21 Ganda Pratikantya 01 / 07 / 2010
commit to user
22 Mugi Hari Mulyono 19 / 07 / 2010
23 Tri Syamsudin 01 / 08 / 2010
24 Muhozin 01 / 08 / 2010
25 Yunita Dian Gumilang 01 / 08 / 2010
26 Agung Kumoro 01 / 08 / 2010 27 Edy Pamungkas 01 / 09 / 2010 28 Ganis Listyawan 01 / 09 / 2010 29 Muctahirin 01 / 09 / 2010 30 Slamet Supriyanto 01 / 09 / 2010 31 Nining Desiwati 01 / 10 / 2010 32 Indra Wibowo 25 / 10 / 2010 33 Gita Pitaloka 02 / 11 / 2010
34 Nur Ainy Brilianingsih 01 / 12 / 2011
Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012
Selain karyawan kontrak juga terdapat karyawan harian ( Casual ) yang diberi kompensasi setiap masuk kerja. Dan untuk kompensasi yang diberikan juga berbeda dengan karyawan biasa. Untuk casual worker kontrak yang diberikan adalah selama 3 bulan, berikut penulis sampaikan data kontrak casual worker yang ada di The Sunan Hotel Solo antara lain :
Tabel IV. 5
Data Kontrak Casual Worker The Sunan Hotel Solo
No Nama Tanggal Awal
Kontrak Tanggal Berakhir Kontrak 1 Yoga Darmawan 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 2 Suyono 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 3 Naser 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 4 Pamungkas Lingga 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 5 Rysa Andri P 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 6 Bintang Edya 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012
commit to user 7 Deni Hardika 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 8 Gunawan 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 9 Suroto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 10 Tri Tunggal 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 11 Agus Sutrali 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 12 Suparman 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 13 Andi Prasetyo 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 14 Sutarno Agung 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 15 Nina Trisnawati 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 16 Mutia Riris 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 17 Dikky Anjar D 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 18 Alvia Eky 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 19 Agung Tri S 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 20 Evi damayanti 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 21 Intan Permata 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 22 Nicko Nanda 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 23 Vivolin C 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 24 Adinta Yuliana 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 25 Hari Purwiyanto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 26 Dadang Irawanto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 27 Dwi Budi Agus 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012
28 Daniel K 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 29 Fredian Damar 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 30 Eko Agus 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 31 Suyanto 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 32 Usman 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 33 Handoko 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 34 Mukhlis 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 35 Fandi Tri U 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 36 Alam Nur 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 37 Gatha Katon 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012
commit to user
38 Surya Nurtomo 12 / 04 / 2012 20 / 07 / 2012 39 Tedy Dwi H 01 / 05 / 2012 20 / 07 / 2012 40 Erlina Emy R 01 / 04 / 2012 31 07 / 2012 Sumber : Arsip Human Resources Department The Sunan Hotel Solo,2012