commit to user
ADMINISTRASI KEARSIPAN KARYAWAN
PADA THE SUNAN HOTEL SOLO
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Diajukan Oleh :
MOCHAMMAD ROIS
D1509056
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
commit to user
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir dengan judul
ADMINISTRASI KEARSIPAN KARYAWAN PADA THE SUNAN HOTEL SOLO
Disusun Oleh :
MOCHAMMAD ROIS
D1509056
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Pada hari : ...
Tanggal : ...
Tim Penguji Nama Tanda Tangan
1. Penguji 1 Drs. Is Hadri Utomo, M.Si.
19590907198702 1 001 (...)
2. Penguji 2 Drs. Ali, M.Si.
19540830198503 1 002 (...)
Mengetahui,
Dekan,
Prof. Drs. Pawito, Ph. D. NIP. 19540805198503 1 002
Ketua Program,
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : Mochammad Rois
NIM : D1509056
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Administrasi
Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo” adalah betul-betul karya
sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda
citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademis berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 29 juni 2012
Yang Membuat pernyataan,
commit to user
v MOTTO
“....Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah suatu kaum sebelum mereka
mengubah keadaan mereka sendiri....”
(Q. S. Ar- Ra’d : 11)
“Semua impian bisa menjadi kenyataan, kalau kita berani mengejarnya” (Walt Disney)
“Waktu terbaik untuk berbahagia adalah sekarang
Tempat terbaik untuk berbahagia dalah disini
Dan cara terbaik untuk berbahagia adalah membahagiakan orang lain”
(Mario Teguh)
“Apabila kita takut gagal, itu berarti kita telah membatasi
Kemampuan kita” (Hendry Ford)
“Aku Pernah berikhrar pada diriku sendiri
Carilah Pengalaman Sebanyak yang Aku Bisa, karena Kesempatan Hanya datang sekali dan tidak bisa diulang
Never Give Up Till End Of Time”
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya sederhana ini untuk
Alm. Ibu Rusmiyati yang selalu di hati, Mamah Diah
Orangtuaku tercinta sebagai bukti baktiku,
Dan untuk Dani adikku tercinta
Terimakasih atas segalanya ,
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Sesungguhnya segala puji hanya bagi Allah SWT, kita memuji, memohon
pertolongan, serta memohon ampunan-Nya. Dan kita memohon perlindungan dari
kejahatan-kejahatan diri kita, serta dari keburukan - keburukan amal kita.
Alhamdulillah, Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT
yang telah memberikan rahmad, kekuatan, dan segala nikmat sehingga penulis
dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan juul “Administrasi Kearsipan Karyawan pada The Sunan Hotel Solo” dengan baik.
Rasa Terimakasih, sudah sepantasnya penulis sampaikan dengan hati yang
tulus kepada semua pihak atas segala partisipasinya dalam pelaksanaan dan
penyelesaian laporan ini.
1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D. , selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.
2. Bapak Drs. Sudarto. M.Si. , selaku Ketua Jurusan DIII Manajemen
Administrasi.
3. Bapak Drs. Budiarjo, M. Si. , selaku Pembimbing Akademik.
4. Bapak Drs. Ali, Msi. , selaku pembimbing tugas akhir yang telah bersedia
meluangkan waktu untuk membimbing dan memberikan arahan.
5. Bapak - Ibu Dosen Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas
Sebelas Maret Surakarta, terima kasih atas semua yang telah Bapak dan
Ibu ajarkan dan berikan.
6. Keluargaku tercinta atas cinta, kasih sayang, doa, motivasi, dan semuanya.
Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmad, hidayah, usia yang
barokah.
7. Mas Awe, Triyatni, Mas Hafid, Ipul, Evi, Mursid, Ilmi, Sidiq Team
kepengurusan di KOPMA UNS 2011-2013, yang selalu memberikan
motivasi dan semangat, semoga besok kelak kita bisa sukses bersama dan
commit to user
viii
8. Ibu Retno Wulandari, Bpk Kristriyanto, Ibu Imping, Bpk Nurahman Arie
terimakasih karena telah mempercayaiku untuk On Job Training Di The
Sunan Hotel Solo, 3 bulan ini sangat berarti buat saya.
9. Endah, Liyana, Fajri, Ferisa yang selalu menemani, dan bekerjasama
membangun PSDA bersama-sama. Aku kangen kalian semua.
10.Teman-Teman Karyawan dan Adik-Adik Kader dan Anggota KOPMA
UNS yang tak dapat saya sebut disini, yang selalu menemani, berinteraksi
dan bekerja bersama, serta membuka cakrawala berfikir dan menyadarkan
saya bahwa perjalanan masih panjang, Sukses untuk kalian semua.
11.Teman-Teman DIII Manajemen Administrasi 2009 kelas B semoga Allah
melimpahkan rahmad, hidayah, serta pertolongan-Nya kepada kita semua.
12.Bapak-Ibu seluruh Karyawan, Casual, Trainee The Sunan Hotel Solo yang
telah memberikan arahan dan pengalaman yang tak dapat terlupakan.
13.Terima kasih juga saya haturkan kepada ANDA yang tidak dapat saya
cantumkan namanya disini, ANDA yang telah turut berinteraksi dan
bersosialisasi dengan penulis dalam kesehariannya, dan ANDA yang telah,
sedang, dan akan membaca karya kecil ini.
Selanjutnya penulis mengharap tegur sapa yang halus lagi tulus, kepada
segenap pihak atas segala kekurangan, kesalahan, dan kekhilafan penulis dalam
penyajian karya ini.
Akhir kata penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua
pihak yang membutuhkannya di kemudian hari. Terima Kasih.
Surakarta, Juli 2012
commit to user
ix DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
ABSTRAK ... xiii
BAB I PENDAHULUAN a. Latar Belakang Masalah ... 1
b. Perumusan Masalah ... 3
c. Tujuan Pengamatan ... 4
d. Manfaat Pengamatan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA a. Pengertian Administrasi ... 5
b. Pengertian Kearsipan ... 6
c. Pengertian Karyawan ... 7
d. Pengertian Administrasi Kearsipan ... 8
commit to user
x
e. Metode Pengamatan ... 16
BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN a. Sejarah The Sunan Hotel Solo ... 21
b. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo ... 23
c. Visi, Misi, Falsafah, dan Motto The Sunan Hotel Solo ... 24
d. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo ... 25
e. Deskripsi Jabatan ... 27
f. Fasilitas The Sunan Hotel Solo ... 33
BAB IV PEMBAHASAN a. Penerimaan dan Pencatatan Arsip Karyawan ... 39
b. Penyimpanan Arsip Karyawan ... 44
c. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Karyawan ... 49
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN a. Kesimpulan ... 50
b. Saran ... 52
Daftar Pustaka ... 53
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
I. 1 Man Power Figure The Sunan Hotel Solo 2012 ... 2
IV. 1 Data Lamaran Masuk Maret – Mei 2012 ... 40
IV. 2 Data Karyawan Terlambat Maret – Mei 2012 ... 43
IV. 3 Jenis Surat Keluar Human Resources Department ... 43
IV. 4 List Data Kontrak Karyawan 2012 ... 46
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
III. 1 Management Organization The Sunan Hotel Solo 2012... 26
commit to user
xiii ABSTRAK
Mochammad Rois, D1509056. Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2012.
The Sunan Hotel Solo merupakan salah satu hotel berbintang 4 di kota Surakarta dengan basic Convention dan Entertaint. The Sunan Hotel Solo yang berdiri sejak tahun 1997 ini dari tahun ke tahun mengalami perkembangan tingkat hunian kamar, selain itu aktivitas di function room juga semakin meningkat dari tahun ke tahun, sehingga untuk dapat mengimbangi fasilitas yang diberikan maka pengembangan sumber daya karyawan di sunan hotel selalu dioptimalkan.
Salah satunya dengan membuat sistem pengolahan arsip karyawan yang efektif, untuk itu permasalahan yang akan dikemukakan pada obyek ini adalah Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo. Tujuan pengamatan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui dan memahami bagaimana cara pengelolaan Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo.
Pengamatan ini mengambil lokasi di The Sunan Hotel Solo, jenis pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif kualitatif. Sumber data berasal dari (1) Narasumber atau informan, (2) Peristiwa, aktivitas dan perilaku, (3) Dokumentasi. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan teknik (1) wawancara, (2) observasi, (3) mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data adalah menggunakan teknik interaktif, dengan melalui tiga tahapan yaitu (1) mereduksi data, (2) menyajikan data, dan (3) menarik kesimpulan.
Hasil dari pembahasan penulis menjelaskan tentang administrasi kearsipan karyawan yang meliputi : Surat Lamaran, Pengajuan Cuti, Rekaman Presensi, dan Surat Keluar yang berkaitan dengan karyawan. Administrasi yang dibahas meliputi dari Penerimaan Arsip Karyawan, Penyimpanan Arsip Karyawan, serta Penyusutan dan Pemusnahan Arsip. Kesimpulan yang didapat dari pengamatan tersebut yaitu sistem pengolahan arsip karyawan pada Human Resources Department sudah baik karena telah menggunakan sistem yang baik, tetapi dalam penyusutan dan pemusnahan arsip masih sangat kurang karena tidak terdapat jadwal khusus untuk pemusnahan arsip yang sudah tidak terpakai sehingga masih sering terdapat beberapa arsip yang menumpuk.
Saran yang bisa diberikan yaitu untuk meningkatkan sistem kearsipan karyawan antara lain dalam penyusutan dan pemusnahan arsip diadakan jadwal tertentu, sehingga arsip yang disimpan dapat tersusun secara rapi dan bersih.
commit to user ABSTRAK
Mochammad Rois, D1509056. Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2012.
The Sunan Hotel Solo is the five star hotel in surakarta with basic convention and entertaint. The Sunan Hotel Solo stand since 1977 have a lot of room, the function is growth in tear to year.
One of the sample is make a sisitem filing employee efective, the problem in this obyek is “Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo” the purpose is to know how the filling sistem in The Sunan Hotel Solo.
This observation take a place in The Sunan Hotel Solo, with deskriptif metode. Resource of information from (1) informan (2) activity (3) dokumentation. Technic of collect data with (1) interview (2) observation (3) analisis.
Result of this observation is to explain administration sistem employee : aplicationn letter, anual leave, presensi, letter out and letter in. The conclution is filling sistem in human resources department is good, but in file remover and file destroyer is poor, because in file remover nothing a schedjule so the file is overload.
The suggestion is to increase sistem filling employee.
commit to user BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam era otonomi daerah saat ini, tiap – tiap daerah akan saling berlomba
– lomba menggali potensi daerahnya masing – masing. Salah satu diantaranya adalah dengan menggalakkan pembangunan sektor pariwisata. Sesuai dengan
kekayaan alam, kekayaan budaya dan letak Indonesia yang strategis bagi tujuan
wisata didukung panorama yang indah serta kondisi sosial dan keamanan yang
memadai, maka bidang pariwisata merupakan salah satu aset komoditi non-migas
nasional yang cukup handal dan sumber pendapatan daerah yang cukup memadai.
Kota Surakarta terkenal sebagai kota budaya dan pariwisata dan
merupakan daerah tujuan wisata selain Bali dan Yogyakarta. Kota Surakarta
mempunyai banyak potensi yang dapat digali sebagai aset wisata baik wisata
budaya maupun wisata pendidikan. Banyak sekali peninggalan bersejarah dan
bangunan kuno yang terdapat di kota Surakarta, yang semuanya ini merupakan
obyek bahan studi maupun rekreasi yang sangat menarik. Disamping itu letak kota
Surakarta yang sangat strategis di tengah pulau Jawa dan didukung oleh adanya
Bandara Adisumarmo memperkuat peranan kota Surakarta sebagai tempat tujuan
wisatawan.
Tingkat keberhasilan hotel dalam meraih jumlah tamu menginap adalah
juga ditentukan oleh tingkat keindahan dan kualitas pelayanan hotel yang
bersangkutan. Seperti kita ketahui bersama bahwa semakin tinggi tingkat bintang
suatu hotel maka pelayanan dan fasilitas yang diberikan harus selalu terjaga,
selain itu hal tersebut juga harus didukung oleh kualitas sumber daya karyawan
yang melayani tamu yang menginap. Karena karyawan adalah roda penggerak
dalam suatu perusahaan.
The Sunan Hotel Solo merupakan salah satu hotel berbintang 4 di kota
commit to user
hunian kamar, selain itu aktivitas di function room juga semakin meningkat dari tahun ke tahun, sehingga untuk dapat mengimbangi fasilitas yang diberikan maka
pengembangan sumber daya karyawan di sunan hotel selalu dioptimalkan.
The Sunan Hotel Solo saat ini memiliki 152 karyawan dengan rincian
sebagai berikut :
Tabel I.1
Man Power Figure Karyawan The Sunan Hotel Solo
31 Mei 2012
No Department Total Employee
Laki - Laki Perempuan Total
1. Executive Office 5 1 6
2. Accounting 8 5 13
3. Human Resources 2 1 3
4. Engginering 14 1 15
5. Security 12 - 12
6. Front Office 13 7 20
7. Housekeeping 21 5 26
8. Laundry 4 1 5
9. Marketing 4 6 10
10. Food & Beverage Service 14 5 19 11. Food & Beverage Product 17 1 18
12. Public Relation 3 2 5
Total Karyawan 152
Sumber : Data Human Resources department The Sunan Hotel Solo, 2012
The Sunan Hotel Solo terus mengupayakan yang terbaik agar
karyawannya selalu sejahtera. Hal tersebut tidak lepas dari pengelolaan sistem
administrasi kerasipan karyawan yang terdapat di The Sunan Hotel Solo.
Sedemikian pentingnya arsip bagi kegiatan bisnis, administrasi kearsipan
commit to user
dokumen, pencatatan, penelusuran, penditribusian, pemakaian, penyimpanan,
pemeliharaan, pemindahan, dan pemusnahan.
Kearsipan mempunyai peran sebagai pusat ingatan, sebagai sumber
informasi, dan sebagai alat penawaran yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian setepat - tepatnya.
Menurut Undang - Undang No. 7 Tahun 1971, kearsipan mempunyai
tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta
untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintahan.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan arti pentingnya kearsipan
ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu sebagai alat untuk
membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah maupun instansi swasta. Selain itu kearsipan juga merupakan salah
satu bahan untuk penelitian. Usaha - usaha penelitian untuk mempelajari
persoalan - persoalan tertentu akan lebih mudah jika bahan - bahan kearsipan
terkumpul, tersimpan baik dan teratur.
Berdasarkan pemikiran di atas, maka penulis tertarik untuk untuk
mengamati lebih lanjut mengenai administrasi kearsipan karyawan di The Sunan
Hotel Solo dan mengambil judul :
“ ADMINISTRASI KEARSIPAN KARYAWAN PADA THE SUNAN HOTEL SOLO “.
B. Rumusan Masalah
Kearsipan merupakan masalah kecil yang terkadang bisa berakibat fatal
oleh perusahaan, terutama untuk menjaga data - data karyawan sehingga jika
sewaktu – waktu data tersebut di butuhkan maka akan mudah untuk mencarinya.
Untuk lebih mengetahui permasalah tersebut maka penulis memberikan
commit to user
“ Bagaimana Administrasi Kearsipan Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo? ”
C. Tujuan Pengamatan
Tujuan yang ingin dicapai pada pengamatan ini antara lain :
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui bagaimana cara pengelolaan Administrasi Kearsipan
Karyawan Pada The Sunan Hotel Solo.
2. Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan bisa menjadi pengetahuan, masukan yang
bermanfaat dan sebagai bahan pertimbangan bagi Human Resources Department The Sunan Hotel Solo dalam melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi kearsipan, sehingga bisa membenahi
kekurangan dan menyempurnakan pelayanan yang diberikan.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada
Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Pengamatan ini nantinya dapat bermanfaat bagi :
1. Pengusaha dan pengelola hotel, sehingga dapat menjadi referensi untuk
meningkatkan Sistem Kearsipan Karyawan The Sunan Hotel Solo, sehingga
pengelolaan arsip mudah untuk dicari.
2. Bagi peneliti lain yang berminat untuk menambah pengalaman dan wawasan
untuk pengembangan penelitian selanjutnya.
3. Perkembangan ilmu pengetahuan dalam hal pengelolaan kearsipan, terutama
commit to user
5 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Administrasi
Administrasi dapat diartikan menurut pengertian yang luas dan pengertian
yang sempit. Dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi
kegiatan catat – mencatat, surat – menyurat, pembukuan dan pengarsipan.
Administrasi berasal dari bahasa latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha
untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di
dalam mencapai suatu tujuan.
Menurut Moekijat ( 1992 : 10 ), administrasi adalah segala kegiatan
manusia, baik yang bersifat badaniah maupun yang bersifat rohaniah guna
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Sondang P. Siagan ( 1970 :13 ), administrasi mempunyai
pengertian sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau
lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Administrasi menurut The Liang Gie ( 1989 : 18 ) adalah segenap
rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu. Menyelenggarakan berarti melaksanakan,
menunaikan, memelihara, mengatur, mengurus atau dengan singkat kegiatan
menata.
Dari pengertian – pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa administrasi
dalam pengamatan ini adalah pengertian administrasi secara sempit dan mengacu
pada pengertian administrasi menurut The Liang Gie ( 1989 : 18 ) adalah segenap
rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu. Menyelenggarakan berarti melaksanakan,
menunaikan, memelihara, mengatur, mengurus atau dengan singkat kegiatan
commit to user B. Pengertian Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi
serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam
rangka melaksanakan segala kegiatan – kegiatan, baik pada kantor lembaga
negara, swasta dan perguruan tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar
pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada
sistem dan prosedur kinerja yang baik dalam kearsipan.
Ada beberapa pengertian yang mendefinisikan kearsipan, antara lain :
a) Menurut Undang-Undang No 7 Tahun 1971, arsip adalah :
1. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga - lembaga dan badan -
badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2. Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh badan - badan swasta atau
perorangan, dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
b) Pengertian arsip menurut Basir Bartos ( 1990 : 1 ) adalah setiap catatan tertulis
baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan –
keterangan mengenai suatu subyek ( pokok persoalan ) ataupun peristiwa yang
dibuat orang untuk membantu daya ingat orang ( itu ) pula.
c) Sedangkan pengertian kearsipan menurut lg. Wursanto ( 1991 : 19 - 20 ) adalah
suatu proses kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan
arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu
diperlukan.
d) Menurut A. W. Widjaja ( 1993 : 8 ) kearsipan diartikan sebagai proses
pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat
commit to user
Dalam keberjalanan setiap arsip melewati siklus kehidupan arsip, menurut
Ida Nuraida dalam buku manajemen administrasi perkantoran ( 2008 : 93 ), siklus
hidup arsip yaitu :
a) Tahap penciptaan
Pada tahap ini dokumen diciptakan lalu digunakan sebagai media penyimpanan
informasi atau dasar pengambilan keputusan.
b) Tahap penggunaan
Maskipun dokumen telah selesai digunakan, dokumen masih diperlukan untuk
waktu yang akan datang.
c) Tahap penyimpanan aktif
Arsip yang masih sering digunakan dalam berbagai kegiatan perusahaan
disimpan ditempat penyimpanan.
d) Tahap pemindahan menjadi penyimpanan in-aktif
Meskipun arsip sudah tidak diperlukan dalam kegiatan perusahaan, tetapi
masih perlu disimpan apabila sewaktu – waktu dipergunakan. Arsip tersebut
kemudian dipindahkan menjadi arsip in-aktif.
e) Tahap pemusnahan
Arsip dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah tidak berguna bagi kegiatan
perusahaan, dengan pertimbangan dan alasan tertentu.
Berdasarkan pengertian diatas, maka dalam pengamatan ini mengacu pada
pengertian kearsipan menurut lg. Wursanto ( 1991 : 19 - 20 ) adalah suatu proses
kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan atau pengaturan arsip dengan
menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan.
C. Pengertian Karyawan
Karyawan atau biasa disebut sebagai pegawai atau personalia merupakan
faktor yang sangat penting untuk penggerak suatu perusahaan. Ada beberapa
commit to user
a) Ig.Wursanto ( 1991 : 15 ) mendefinisikan pengertian pegawai adalah setiap
orang yang menyumbangkan jasanya kepada suatu badan usaha baik
pemerintah maupun swasta.
b) Menurut Soedaryono dalam bukunya Tata Laksana Kantor ( 2006 : 42 )
menerangkan bahwa pegawai atau karyawan adalah golongan masyarakat,
yang melakukan penghidupannya dengan bekerja dalam kesatuan organisasi,
baik kesatuan kerja pemerintah, maupun kesatuan kerja swasta.
c) Sedangkan pengertian pegawai menurut UU pokok Kepegawaian No.43 tahun
1999 bahwa :
Pegawai adalah mereka yang telah memenuhi syarat yang telah ditentukan
dalam peraturan perundang - undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat
yang berwenang diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas
Negara yang telah ditetapkan berdasarkan suatu peraturan perundang -
undangan yang berlaku.
Berdasarkan pengertian diatas, maka dalam pengamatan ini mengacu pada
pengertian kearsipan menurut Ig.Wursanto ( 1991 : 15 ) mendefinisikan
pengertian pegawai adalah setiap orang yang menyumbangkan jasanya kepada
suatu badan usaha baik pemerintah maupun swasta.
D. Administrasi Kearsipan
Administrasi kearsipan menurut The Liang Gie ( 1986 : 28 ) administrasi
kearsipan adalah segenap rangkaian perbuatan yang menyelenggarakan arsip sejak
saat dimulainya pengumpulan warkat – warkat sampai penyingkirannya.
Menurut lg. Wursanto ( 1995 : 16 ) administrasi kearsipan adalah suatu
proses kegiatan pengaturan arsip yang berkaitan dengan pengarsipan file – file
dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan
kembali sewaktu – waktu.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian administrasi
kearsipan dalam pengamatan ini, penulis mengacu pada pengertian administrasi
commit to user
kegiatan pengaturan arsip yang berkaitan dengan pengarsipan file – file dengan
menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip – arsip dapat ditemukan kembali
sewaktu – waktu.
Dalam bagian penulis akan membahas secara lebih rinci mengenai hasil
pengamatan tentang hal – hal yang berkaitan dengan Administrasi Kearsipan
Karyawan selama penulis magang di Human Resorces Department The Sunan
Hotel Solo. Hal – hal yang akan penulis bahas meliputi :
1. Penerimaan dan pencatatan Arsip
2. Penyimpanan Arsip
3. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
1. Penerimaan dan pencatatan Arsip
Kegiatan penerimaan arsip merupakan kegiatan pertama dalam kegiatan
pengelolaan arsip. Petugas arsip menerima surat masuk baik antar bagian
dalam perusahaan maupun dengan pihak luar perusahaan.
Surat yang masuk pertama – tama diperiksa dengan mambaca sampul
dari surat agar diketahui tujuan, kemudian diindeks dengan memberi tanda atau
klasifikasi pada masing – masing surat.
Klasifikasi ini bertujuan untuk menata arsip secara sistematis dan
dinamis sehingga arsip – arsip tersebut mudah ditemukan kembali. Penyortiran
surat ini adalah memilih, memisahkan dan membagi – bagi menurut jenis surat.
Misalkan untuk jenis surat dinas dikelompokkan dengan surat – surat dinas
lainnya. Petugas penyortiran ini hanya mengelompokkan surat berdasarkan
sampul yang ada, karena hal ini bertujuan untuk menjaga kerahasiaan surat dan
keselamatan isi surat.
Setelah disortir menurut jenisnya, kemudian surat – surat tersebut
dicacat agar mudah dalam pendataannya. Tujuannya adalah untuk mengetahui
jumlah surat yang masuk dan keluar.
Selain dicatat dalam buku agenda surat tersebut dapat juga dicatat pada
kartu kendali khususnya untuk mencatat surat – surat yang tergolong penting.
commit to user
menerapkan kartu kendali dan surat – surat yang dicatat dalam buku agenda
hanya surat – surat yang penting.
2. Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan sumber informasi atau data yang dapat membantu
melancarkan tugas keseharian suatu perusahaan dan dapat menjadi dasar
pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan secara tepat,
oleh karena itu arsip harus disimpan dengan baik agar dapat dengan mudah
ditemukan.
A.W. Widjaja ( 1986 : 104 ) menyatakan tujuan dari penataan arsip adalah :
a) Menyiapkan bahan arsip atau dokumen yang masih mempunyai nilai guna
pakai yang sewaktu – waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan
atau proses pekerjaan.
b) Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari
kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.
Administrasi kearsipan yang dimaksud disini merupakan proses
penyimpanan dokumen – dokumen yang berkaitan dengan karyawan, adapun
ruang lingkup yang dimaksud adalah :
1) Asas Penyimpanan Arsip
A. W. Widjaja ( 1993 : 162 – 163 ) menyatakan dalam proses
penyimpanan arsip dianut asas gabungan yaitu gabungan antara asas
”sentralisasi” dan ”desentralisasi”.
a) Asas sentralisasi ialah semua arsip semi / in-aktif yang tidak
dipergunakan lagi secara langsung dan jarang dalam kegiatan kantor
sehari - hari harus dipindahkan ke pusat arsip, agar dapat disimpan dan
dipelihara dengan baik. Arsip - arsip ini dapat digolongkan pada :
i. Arsip yang berguna untuk alat pengingat ( penting, semi permanent )
ii. Arsip yang berguna untuk selama - lamanya ( vital, permanent )
b) Asas desentralisasi ialah semua arsip ( aktif ) yang masih diperlukan
langsung dan sering dalam kegiatan kantor sehari - hari disimpan dalam
commit to user 2) Sistem Kearsipan
Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan – kegiatan yang bersangkutan
dengan karyawan, dan tempat untuk mendapat informasi yang dibutuhkan,
maka arsip harus diatur dan dipelihara serta disimpan baik – baik.
A.W. Widjaja ( 1993 : 164 - 165 ) mengungkapkan bahwa dalam
penyimpanan arsip ada 5 sistem yaitu :
a) Sistem abjad ( Alphabetical Filing System )
Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama
orang atau nama organisasi. Sistem ini biasa digunakan untuk
mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat individual.
b) Sistem pokok soal ( Subject Filing System )
Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan judul
masalah. Satu masalah dapat dipecah ke dalam sub masalah, sub – sub
masalah dapat dipecahkan lagi, demikian seterusnya sampai kepada
masalah terkecil.
c) Sistem wilayah ( Geographic Filing System )
Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama
tempat. Sama halnya dengan subject atau numeric filling, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan geographic.
d) Sistem nomor ( Numeric Filing System )
Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip diatur berdasarkan nomor
/ kode klasifikasi persepuluhan, juga memberi guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor / kode klasifikasi
desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri
menurut tingkat – tingkat pemecahan dari yang besar sampai kepada
yang lebih kecil.
e) Sistem tanggal ( Chronological Filing System )
Dalam sistem ini, susunan dokumen diatur berdasarkan waktu, seperti
tahun, bulan, dan tanggal. Yang dijadikan petunjuk pokok adalah
tahun, kemudian diikuti bulan dan tanggal dalam tahun yang
commit to user 3) Perlengkapan File
A.W. Widjaja ( 1993 : 158 – 159 ) menyatakan agar file / berkas lebih
sistematis, rapi, efisien, dan efektif maka file disimpan dengan
perlengkapan yang dapat memperpanjang umur berkas tersebut,
perlengkapan tersebut antara lain :
a) Filing cabinet
Filing cabinet adalah semacam lemari yang seluruhnya terdiri dari laci
– laci besar yang diperuntukan menyimpan dokumen / arsip. b) Folder ( Map )
Folder adalah tempat untuk menyusun dokumen yang merupakan isi
terinci dari masalah yang bersangkutan. Pada folder pun terdapat TAB
yang berfungsi untuk memudahkan pencarian arsip tersebut.
c) Petunjuk ( Guide )
Petunjuk merupakan alat pemisah antara folder – folder.
3. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
1) Penyusutan Arsip
Basir barthos ( 1990 : 104 ) mengungkapkan penyusutan arsip adalah
proses kegiatan penyiangan arsip / berkas untuk memisahkan arsip aktif dari
arsip inaktif serta menyingkirkan arsip – arsip yang tidak berguna
berdasarkan jadwal retensi arsip.
Menurut Sutarto ( 1992 : 256 ) Penyusutan arsip dapat dilihat dari dua
segi, yaitu :
a) Segi administrasi
1. Menghindari pencampuradukan antara arsip yang masih aktif
dengan arsip tidak aktif.
2. Memudahkan mencari kembali arsip – arsip, jika sewaktu – waktu
diperlukan.
3. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan pemeliharaan,
commit to user b) Segi ilmiah
Dari segi ilmiah tujuan penyusutan arsip adalah akan membantu para
ilmiawan dalam mengadakan penelitian.
2) Pemusnahan Arsip
Basir barthos ( 1990 : 104 ) menyatakan pemusnahan arsip adalah
proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh
instansi yang bersangkutan maupun arsip nasional.
Sedangkan Sutarto ( 1992 : 256 ) mengungkapkan pemusnahan arsip
adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan
dapat dilakukan dengan cara dirobek, dibakar atau dihancurkan dengan
menggunakan alat penghancur kertas.
E. Administrasi Kearsipan Karyawan
Menurut Odger yang dikutip Badri M. Sukoco ( 2005 : 82 ) administrasi
kearsipan karyawan adalah proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan
dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
Milburn D. Smith yang dikutip Badri M. Sukoco ( 2005 : 83 ) menjelaskan
mengenai kejelasan media kearsipan yaitu :
a) Media elektronik
Merupakan media yang bersifat elektronik dengan contoh, disket,
softcopy files, email, dan lain – lain.
b) Media Kertas
Merupakan media yang berasal dari kertas dengan contoh, hard copy
seperti memo, surat, kontrak, project files, dan lain – lain.
Administrasi kearsipan karyawan menurut kamus administrasi adalah arsip
yang berhubungan dengan segala masalah – masalah yang berkaitan dengan
kepegawaian.
The Liang Gie ( 1976 : 8 ) menyatakan administrasi kearsipan karyawan
adalah rangkaian perbuatan yang mengatur, mengurus file tenaga kerja maupun
commit to user
( Basir Barthos, 1989 : 4 - 5 ) menyatakan dalam administrasi kearsipan
karyawan terdapat beberapa istilah yang sering digunakaan, istilah – istilah
tersebut antara lain :
a) File
File dapat disamakan dengan pengertian berkas yang merupakan satu
kesatuan dari arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan
pola klasifikasi.
Soebroto ( 1973 : 34 ) menyatakan dalam praktek, file dapat diartikan
sebagai :
1. Semacam almari, laci – laci yang dipakai untuk menyimpan berkas
– berkas.
2. Sekelompok arsip sama jenis yang disimpan terpisah dari
kelompok – kelompok lainnya dalam almari arsip.
File terdapat dua pembagian yaitu :
1. File Aktif adalah tempat penyimpanan berkas – berkas yang masih
sering digunakan dalam proses pekerjaan sehari – hari.
2. File Pasif adalah tempat penyimpanan berkas – berkas yang jarang
digunakan alam proses pekerjaan sehari – hari.
b) Surat penting
Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan
tindak lanjut atau merupakan kebijakan department, dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran
pekerjaan.
c) Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dari biasanya tidak
membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu
kegiatan. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan
disampaikan ke unit pengolah.
Menurut The Liang Gie ( 1996 : 115 – 118 ) dalam pelaksanaan
administrasi kearsipan karyawan terdapat beberapa jenis pengelompokan arsip,
commit to user a) Data riwayat hidup pegawai
Riwayat hidup adalah catatan singkat tentang gambaran diri
seseorang. Selain berisi data pribadi, gambaran diri itu paling tidak
harus di isi keterangan tentang pendidikan atau keahlian dan
pengalaman. Dengan data itu riwayat hidup akan memberikan
gambaran atau kualifikasi seseorang.
Dari segi penampilannya riwayat hidup tidak mempunyai bentuk
standard. Riwayat hidup ditulis seperti karangan singkat, diawali oleh
judul dan ditutup oleh rangkaian tanggal, tanda tangan dan nama.
Sebenarnya riwayat hidup termasuk surat keterangan, dalam hal ini
keterangan pribadi.
b) Surat lamaran kerja
Surat lamaran kerja dapat didefinisikan sebagai sebuah surat (
kertas atau elektronik ) yang dibuat oleh para pencari kerja, baik yang
belum pernah bekerja maupun yang sudah pernah bekerja, untuk
mengisi lowongan kerja yang ditawarkan oleh pihak lain (
perseorangan, organisasi perusahaan, atau instansi pemerintah )
c) Rekaman presensi kehadiran
Rekaman presensi merupakan data yang menunjukkan
kehadiran karyawan, rekaman ini dapat menentukan penilaian
karyawan dari kedisiplinan. Rekaman yang dilakukan dapat setiap hari
dan setiap satu bulan sekali.
d) Rekaman cuti
Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam
jangka waktu tertentu. Rekaman cuti merupakan data dari cuti yang
diajukan oleh karyawan, rekaman ini bertujuan untuk mengetahui dan
memantau ijin cuti dari karyawan, sehingga tidak terdapat karyawan
yang tidak masuk tanpa alasan.
e) Surat pengangkatan pegawai
Surat pengangkatan pegawai merupakan surat pengangkatan
commit to user f) Daftar gaji
Daftar gaji berisi list data gaji setiap karyawan, sehingga
diketahui jumlah masing – masing gaji yang diterima.
g) Data pemindahan jabatan
Berisi data karyawan yang mengalami mutasi atau pemindahan
jabatan maupun kenaikan golongan. Sehingga penilaian karyawan
dapat berjalan secara efektif.
h) Tugas pegawai
Tugas pegawai merupakan data yang berisi tentang semua tugas
yang harus dilaksanakan pegawai agar sesuai dengan aturan
perusahaan.
Administrasi kearsipan karyawan yang dimaksud penulis dalam
pengamatan ini mengacu pada pengertian administrasi kearsipan karyawan
menurut The Liang Gie ( 1976 : 8 ) adalah rangkaian perbuatan yang mengatur,
mengurus file tenaga kerja maupun arsip yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
Dan dengan fokus pembahasan mengenai surat lamaran pekerjaan, rekaman
presensi, rekaman cuti, dan surat – surat keluar yang berkaitan dengan karyawan.
F. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan dilakukan di bagian Human Resources Department di The
Sunan Hotel Solo yang bergerak di bidang akomodasi perhotelan beralamatkan
di Jl. Ahmad Yani 40, Surakarta ( 57143 ), Jawa Tengah, Indonesia. Pemilihan
lokasi ini didasarkan atas pertimbangan sebagai berikut :
a. Terdapat masalah yang ingin dikaji yang sesuai dengan judul pengamatan,
karena The Sunan Hotel Solo merupakan salah satu perusahaan perhotelan
yang bertujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik untuk turis baik
dari lokal maupun intenasional. Dalam memberikan pelayanan tersebut
Karyawan The Sunan Hotel harus memberikan pelayanan yang terbaik
commit to user
untuk meningkatkan kualitas kinerja pelayanan dan keakuratan data – data
yang mendukung terciptanya kinerja yang efektif dan efisien.
b. Penulis memperoleh ijin dalam melaksanakan pengamatan sehingga
memungkinkan penulis untuk mendapatkan data, informasi dan referensi
yang dibutuhkan.
c. Lokasinya mudah terjangkau dan strategis.
2. Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini yang digunakan adalah pengamatan deskriptif
kualitatif, yang diartikan Sutopo ( 2002 : 110 - 111 ) yaitu jenis pengamatan
yang berusaha menggambarkan keadaan atau fenomena sosial tertentu yang
memaparkan, menafsirkan dan menganalisa data yang ada. Jadi berusaha
menggali, menyelami dan mengemukakan fakta - fakta atau permasalahan yang
dihadapi di lapangan.
3. Sumber Data
Data merupakan suatu fakta atau keterangan dari obyek yang diteliti,
sumber data dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut
Sutopo ( 2002 : 50 – 54 ) adalah sebagai berikut :
a. Narasumber ( informan )
Data diperoleh dengan cara mewawancarai orang – orang yang terlibat
seperti Bpk Nurahman Arie W selaku Staff HRD, Ibu Imping Triswadi selaku Secretary HRD, Ataupun Bpk Kristriyanto selaku HR Manager The
Sunan Hotel Solo dan bercakap – cakap dengan beberapa rekan kerja
lainnya sebagai informan yang dapat memberikan informasi yang
menunjang.
b. Tempat atau Lokasi
Lokasi dari pengamatan ini berada di The Sunan Hotel Solo yang bergerak
di bidang akomodasi perhotelan beralamatkan di Jl. Ahmad Yani 40,
Surakarta ( 57143 ), Jawa Tengah, Indonesia.
c. Data dan Dokumentasi
Data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari buku – buku,
commit to user
pada The Sunan Hotel Solo yang berhubungan dengan masalah yang
diteliti.
4. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini
berdasarkan pada teknik pengumpulan data menurut Sutopo ( 2002 : 58 – 72 )
adalah sebagai berikut :
a. Wawancara
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan menggunakan tanya
jawab secara lisan dan langsung yang berhubungan dengan materi
pengamatan, sehingga memberi kemugkinan bagi pengamat dengan
mengadakan komunikasi secara langsung dengan informan. Dalam hal ini,
informan tersebut adalah :
1) Bapak Kristriyanto selaku Human Resources Manager.
2) Ibu Imping Trisnawadi selaku Human Resources Secretary.
3) Bapak Nurrahman Arie Wijayanto selaku Staff Human Resource.
4) Beberapa Karyawan The Sunan Hotel di department Acounting, Housekeeping, Food and beverage service, Pak Eko, Bu Agus, Pak Nugroho, Bu Ning.
b. Observasi
Dalam pengamatan ini penulis menggunakan teknik observasi
berperan aktif. Yang berarti penulis memainkan berbagai peran yang
dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatan,
dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperoleh dengan cara
menggali data dari berbagai sumber data yang berupa peristiwa, tempat
atau lokasi dan benda serta rekaman gambar yang berkaitan dengan
Administrasi Kearsipan Karyawan di The Sunan Hotel Solo yaitu pada
bulan maret sampai dengan mei tahun 2012.
c. Metode Kepustakaan
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan membaca, menelusuri,
commit to user
yang didapat dari The Sunan Hotel Solo, sebagai referensi dan menggali
teori – teori yang berkembang yang ada hubungannya dengan materi
pengamatan sehingga dapat dipercaya kebenarannya.
5. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah
analisis model interaktif. Menurut Sutopo, ( 2002 : 91 – 93 ) dalam model ini
ada 3 komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan
kesimpulan dilakukan dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan
data sebagai siklus. Ketiga kegiatan dalam analisis model interaktif dapat
dijelaskan sebagai berikut :
a. Reduksi Data ( data reduction )
Diartikan sebagai proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan
abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus menerus sepanjang pelaksanaan pengamatan. Prosesnya diawali sebelum
pelaksanaan pengumpulan data. Artinya sudah berlangsung sejak
pengamatan pengambilan keputusan tentang kerangka kerja konseptual,
melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan, dan waktu
menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. Dan juga proses
analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang
hal - hal yang tidak penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga
simpulan pengamatan dapat dilakukan.
b. Penyajian data
Diartikan sebagai suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam
bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan.
Rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila
dibaca akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan
memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun
tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut. Ataupun merupakan
narasi yang disusun dengan pertimbangan permasalahannya dengan
commit to user c. Penarikan kesimpulan ( conclusion drawing )
Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan
benar-benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas
pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan
cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul melintas pada
pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali catatan
lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses
commit to user
21 BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. Sejarah The Sunan Hotel Solo
The Sunan Hotel Solo dahulu bernama Quality Hotel Solo merupakan
hotel berbintang empat di surakarta yang dibangun sejak tahun 1995 dan
diresmikan pada 5 januari 1998 oleh H. Wisnu Suhardono, SE pemilik Graha
Mulya Wirastama yang merupakan suatu badan usaha perseorangan terbatas yang
bergerak di bidang property terkemuka di solo, dimana PT. Graha Mulya Wirastama juga merupakan owning company the sunan hotel solo. Hotel ini didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk mengembangkan usaha orang tua
beliau yang dahulu juga pengusaha hotel di Keprabon Solo.
Pada awalnya the sunan hotel solo hanya menawarkan jasa penginapan
berupa kamar-kamar. Namun demi memenuhi tuntutan pasar dan agar lebih bisa
memberikan fasilitas dan sarana penunjang bagi tamu-tamu hotel, maka mulai
tahun 1999 disediakan fasilitas-fasilitas penunjang lain seperti coffee shop, metting room, music room, dan fitness center. Untuk lebih mengembangkan hotel dan dengan tujuan agar cepat dikenal di kalangan perhotelan, baik domestik
maupun mancanegara, owning company memutuskan untuk menggunakan manajemen QUALITY- CHOICE INTERNATIONAL, suatu jaringan manajemen hotel internasional yang berpusat di Amerika Serikat, sebagai trademark hotel. Di
Indonesia, Choice Hotel Indonesia adalah pemegang franchise dari Choice Hotel International. Pada bulan oktober 1990, Tn. Ron Muller dan Ny. Karl Waelti para veteran yang telah 40 tahun berkecimpung di bisnis perhotelan, mendirikan
perusahaan ini.
Namun seiring perkembangan bisnis perhotelan, Quality hotel solo
melepaskan diri dari manajemen QUALITY – CHOICE INTERNATIONAL dan
merubah namanya menjadi ”The Sunan Hotel” Solo. Mulai tanggal 23 November
commit to user
The Sunan Hotel Solo tidak merubah struktural manajemennnya, hanya
saja The Sunan Hotel Solo mengganti namanya dan mencoba untuk mandiri
dengan brandnya yang baru. Diharapkan The Sunan Hotel Solo mampu lebih meningkatkan occupancy nya didunia perhotelan.
Selain untuk melestarikan usaha orang tuanya, pemilik The Sunan Hotel
Solo memilih kota Solo sebagai lokasi hotel karena kota Solo terkenal dengan
kekayaan seni budaya dan tempat-tempat wisata yang cukup beragam dan
tentunya hal tersebut akan menarik wisatawan domestik maupun mancanegara.
Sejak awal berdirinya The Sunan Hotel Solo mengalami banyak
peningkatan, tidak hanya dari tingkat hunian kamar namun juga dari tingginya
minat masyarakat dalam menggunakan jasa yang ditawarkan The Sunan Hotel
Solo seperti : coffee shop, metting room, swimming pool, restaurant, music room,
convention center, lounge, banquet dan fitness center & SPA.
The Sunan Hotel Solo, selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas, baik
dari segi fasilitas maupun tenaga professional untuk menjamin kepuasan
pelanggan, sebagaimana motto yang diterapkan oleh hotel yaitu “Feel The Sunan
Experience”. Diharapkan dengan terjaminnya kepuasan pelanggan akan meningkatkan laba perusahaan dan kemajuan hotel.
Sampai saat ini The Sunan Hotel Solo telah mengalami beberapa
pergantian pimpinan / General Manager, mulai dari yang pertama yaitu Mr. Eric
Aebersoled yang berasal dari Swiss. Setelah menjabat kurang lebih satu tahun,
beliau digantikan oleh Mr. Victor H. Sitompul. Kemudian selanjutnya
berturut-turut Mr. Leopold Tambingon ( incharge ), Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA.
Selain menjabat menjadi GM, Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA adalah salah
satu direktur PT. Graha Mulya Wirastama. Kemudian beliau digantikan oleh Mr.
Dicky Soemarsono yang sebelum menjabat menjadi General Manager, Mr. Dicky
commit to user
B. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo
The Sunan Hotel Solo yang beralamatkan di JL Ahmad Yani 40 Surakarta,
memiliki tempat yang strategis karena hanya berjarak 6 km / 15 menit dari
Bandara Adisumarmo dan 4 km / 6 menit dari stasiun Balapan solo, menempati
tanah seluas 22.603,14 m2 dengan luas bangunan 16.145 m2 dengan pelaksanaan
pembangunannya yaitu oleh PT. Pembangunan Perumahan, sedangkan
manajemen konstruksi ditangani oleh PT. Paramaloka Konsultan. Desain
arsitektur hotel merupakan perpaduan antara tradisional jawa dengan design
modern yang dirancang oleh arsitek Jaya Kencana, ME dengan arsitektur
pelaksana PT. Talenta Indah.
Struktur bangunan The Sunan Hotel Solo adalah sebagai berikut:
a. Basement, terdapat:
1. Manajemen Office dan Loading Dock
2. Arcade Basement salah satunya Royal season education center 3. Masjid Qolbun Salim
4. Klinik Paramita
5. Locker karyawan
6. Housekeeping Department 7. Enginering Workshop 8. Acounting Department
9. Employee Dining Room ( EDR ) 10.F&B Store
11.Music room
12.Ayudi fitness center dan spa
13.Area parkir Dan Koperasi Kencono
b. Ground Floor, terdapat :
1. Receptionist ( Guest Service Agent )
2. Conseierce dan Business Center 3. Lobby
commit to user 5. Royal espresso & tea lounge
6. Shopping arcade 7. Swimming Pool
8. Sumaryo Grand Ballroom
9. Wiryowidagdo Ballroom
10.Kono meeting room
c. Lantai 1,
Terdapat kamar-kamar penginapan dengan type deluxe, Triwindu I & II Meeting Room, Embassy Wine Lounge and Shop, Capella Family Karauke.
d. Lantai 2, 3, 4, 5, dan 6
Diseluruh lantai-lantai tersebut terdapat kamar-kamar penginapan
e. Halaman depan
Halaman depan yang cukup luas digunakan untuk parkir kendaraan dan
pos keamanan hotel, untuk pengelolaan parkir sendiri The Sunan Hotel
Solo bekerjasama dengan Java Parking.
C. Visi, Misi, Falsafah, dan Motto The Sunan Hotel Solo
1. Visi
Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri perhotelan dan F&B
di Indonesia dalam aspek kepuasan pelanggan, peningkatan penjualan,
kesejahteraan karyawan, dan profitabilitas melalui karya yang kreatif dan
inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten.
2. Misi
a) Meningkatkan nilai tambah bagi pemegang saham dengan menjalankan
etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik
b) Menciptakan manfaat jangka panjang yang berkesinambungan dan saling
menguntungkan antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha
c) Selalu memberikan pelayanan yang terbaik dan kualitas produk yang
commit to user
d) Saling menghormati dan selalu meningkatkan kerja sama yang baik antara
sesama karyawan demi kebaikan semua
3. Falsafah
Memberikan service yang baik kepada tamu merupakan tujuan utama.
4. Motto
Mengutamakan kerja sama team dalam memberikan pelayanan.
D. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo
The Sunan Hotel Solo adalah hotel berbintang 4 ( empat ) yang
sebagaimana perusahaan pada umumnya juga melakukan perincian tugas
pekerjaan dan pengelompokan kegiatan kerja yang akan dibebankan kepada setiap
individu, agar setiap individu dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya dengan
baik dan benar. Semua departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo berada di
bawah pimpinan GM ( General Manager ). Setiap departemen yang ada di The
Sunan Hotel Solo dipimpin oleh seorang Departemen Head dengan beberapa
orang staff.
Semua itu tercermin dari dalam struktur organisasi hotel yang dirancang
atau disusun sedemikian rupa sehingga mampu menunjukan kerangka dan
susunan perwujudan pola tetap hubungan diantara fungsi, bagian-bagian,
kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab, yang berbeda dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.
Hotel ini mengelompokan kegiatan - kegiatan yang sama atau fungsi yang
26 Gambar III. 1
Management Organization Chart
The Sunan Hotel Solo
Sumber : Arsip The Sunan Hotel Solo, 2012
commit to user E. Deskripsi Jabatan
Dewan direksi pusat dalam hal ini PT Graha Mulya Wirastama merupakan
Direksi ( Board of Director ) sekaligus pemilik, membawahi General Manager serta 12 departemen yang ada, yaitu :
1. Executive Office
Executive office merupakan department yang terdiri dari general manager, GM secretary, Manager of duty ( MOD ), Night manager / Duty Manager, ICC Officer dengan jumlah 6 orang yang dipimpin oleh General Manager ( GM ). Tugas dari department ini antara lain :
a) Bertanggungjawab atas kelangsungan dan kelancaran perusahaan
serta mengawasi aktivitas dalam perusahaan.
b) ICC bertanggung jawab untuk memantau dan mengelola aset
produktif atau yang sudah tidak layak di The Sunan Hotel
c) ( MOD ) dan Night Manager / Duty Manager merupakan pengganti
pada saat General manager tidak ada di Office, yaitu di waktu malam hari, pada saat jam office berakhir.
2. Accounting Department
Acounting depatment memiliki fungsi sebagai pengontrol keuangan The Sunan Hotel Solo, menghitung pendapatan mayor, dan mengelola
gaji karyawan, dan lain – lain. Deparment ini berjumlah 13 orang yang
dipimpin oleh Accounting Manager dengan tugas :
a) Mengendalikan dan mengatur sistem keuangan hotel, menganalisa
serta menyusun laporan perusahaan sesuai dengan Standar
Akuntansi yang berlaku.
b) Mengurusi penyaluran gaji karyawan, casual maupun trainee.
commit to user
3. Engineering Department
Enginering depatment berfungsi sebagai teknisi yang mengurusi mulai dari civil, plumbing, mecanical, tecnical dan hal-hal lain yang berhubungan dengan operasional The Sunan Hotel Solo. Department ini
berjumlah 15 orang yang dipimpin oleh Chief Engineering. Tugas dari department ini antara lain :
a) Bertanggungjawab atas perencanaan sampai dengan pengerjaan
atas section masing-masing yaitu meliputi bangunan, listrik,
saluran air, segala mesin yang ada di The Sunan Hotel Solo.
b) Melakukan perbaikan apabila ada AC, atau mesin yang digunakan
untuk operasional hotel mengalami kerusakan.
4. Front Office Department
Front Office Department adalah jantung dan pusat dari segala macam kegiatan para tamu selama menginap di hotel. Hal ini
dikarenakan Front Office Department merupakan salah satu department yang bersentuhan langsung dengan guest ( tamu ). Depatment ini berjumlah 20 orang yang dipimpin oleh Front Office Manager. Tugas dari department ini antara lain :
a) Bertanggungjawab dalam merencanakan, mengarahkan, mengawasi
dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas Front Office dan menjamin kepuasan tamu atas pelayanan di Front Office.
b) Melaksanakan pengelolaan Front Office dengan berpedoman pada
standard operating procedure dan kebijakan yang ditetapkan manajemen.
5. Housekeeping Department
Housekeeping Deparment adalah bagian dari hotel yang bertanggung
jawab terhadap kebersihan kamar dan area kerja yang ada di hotel.
Housekeeping ini memiliki karyawan berjumlah 26 orang yang dipimpin
commit to user
a) Room section yaitu suatu bagian kerja yang bertanggung jawab terhadap kebersihan kamar tamu pada saat expected deparature maupun expected arrived
b) Public Area yaitu suatu bagian kerja yang bertanggung jawab terhadap kebersihan area publik
c) Gardener dan florist yaitu yang bertanggung jawab terhadap kebersihan taman dan perawatan tanaman di area hotel.
6. Laundry
Laundry merupakan bagian dari housekeeping department,
department ini berjumlah 4 orang yang dipimpin oleh Laundry Supervisor. Tugas dari department ini antara lain::
a) Bertanggungjawab atas kelancaran kegiatan operasional laundry
dan perumusan kebijakan teknis, bimbingan, pembinaan,
koordinasi, serta administrasi bagian laundry.
b) Bertanggungjawab atas kebersihan uniform semua karyawan apabila telah selesai digunakan
7. Sales And Marketing Department
Sales and marketing department merupakan department yang berperan penting, karena mengambil peran mulai dari menawarkan jasa
The Sunan Hotel Solo, sampai dengan menentukan harga special package yang ditawarkan the Sunan Hotel Solo. Department ini memiliki kebijakan khusus oleh perusahaan untuk melakukan lobying, menentukan harga dalam penawaran product yang ditawarkannya, sampai dengan sales call ke luar area. Department ini berjumlah 9 orang
yang dipimpin oleh Director Of Sales and Marketing. Tugas dari department ini antara lain::
a) Membuat rencana promosi / penjualan.
commit to user
8. Food And Beverage Service Department
Food and beverage department merupakan salah satu komponen penting dalam suatu perusahaan hotel karena penyediaan serta pelayanan
kepada tamu. Tanpa adanya food and beverage department yang dapat memuaskan pelanggan tamu tidak akan betah berlama - lama di hotel.
Dalam department ini kualitas pendapatannya memiliki peringkat
pertama di The Sunan Hotel Solo, karena setiap section yang terdapat
dalam department ini memiliki peran kerja yang ekstra karena banyak
yang berhadapan dengan tamu secara langsung. Department ini
berjumlah 23 orang yang dipimpin oleh Food and Beverage Manager.
Food and beverage department dibagi menjadi beberapa section agar dapat bekerja secara maksimal dalam memuaskan tamu yang menginap
di hotel. Section-section tersebut antara lain :
a) Banquet Section
Yaitu suatu cara pelayanan makanan dan minuman ditentukan
mengenai menu yang disajikan, jumlah orang yang akan dilayani,
dan waktu melayani. Banquet section di sunan hotel solo memiliki beberapa ballroom yang menjadi area workshop yaitu soemaryo Grand ballroom, New Wiryawidagdo ballroom yang biasanya digunakan pada event berskala besar, sedangkan untuk event kecil seperti meeting atau rapat intern biasanya menggunakan meeting room yang banyak tersedia di sunan hotel.
b) Narendra Restaurant
Adalah salah satu bagian yang berada di bawah Food and Beverage Service Department yang melayani makanan dan minuman. Narendra Restaurant menyediakan berbagai menu
makanan yaitu menu indonesia, asia, amerika dan jepang. Dimana
tamu disuguhkan dengan lebih dari 50 macam menu yang tersedia,
tipe dari penyajian ini disebut model buffet prasmanan. Model inilah
commit to user
Selain itu juga terdapat stand khusus yang menyediakan ramen khas
jepang yaitu Ohsyu Ramen, stand ini berada di dalam narendra
restaurant.
c) Royal Esspreso Tea and Lounge
Adalah salah satu bagian yang ada dibawah Food ang beverage service department, dimana menyajikan aneka macam kue tiramisu import maupun lokal. Dan aneka Kopi dan Teh bagi tamu
yang ingin bersantai di Loby Hotel. Royal esspreso ini berada tepat di ruang loby hotel dimana sangat strategis.
d) Music Room ( Musro )
Musro adalah salah satu bagian kerja yang berada dibawah
food and beverage department. Musro ini merupakan tempat untuk clubing atau menikmati musik oleh DJ yang berpengalaman. Selain itu Musro juga menyediakan minuman, baik dari minuman biasa
sampai dengan minuman alkohol. Musro buka pada pukul 22.00 –
02.00 dini hari, dimana setiap malam selalu ada event yang
mengundang bintang tamu, sedangkan untuk hari minggu libur.
e) Embasy Wine and Lounge
Merupakan salah satu section dari food and beverage department yang melayani penjualan minuman anggur atau wine yang berasal dari luar negeri. Embasy memiliki spesial promo untuk
para pengunjung yaitu “Buy 1 get 1 free” khusus untuk hari rabu.
9. Food And Beverage Product Department
Food and beverage Produt department merupakan salah satu komponen penting dalam suatu perusahaan hotel yang tidak kalah
penting. Dalam department ini kualitas pendapatannya memiliki
peringkat kedua di The Sunan Hotel Solo setelah Food And Beverage Service, karena department ini menyajikan makanan yang dihidangkan
commit to user
a) Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengolahan makanan
dengan berpedoman kepada peraturan hotel yang berlaku,
melaksanakan penataan dan pembinaan di bidang administrasi
bagian pengolahan makanan.
b) Bertanggungjawab atas pengendalian biaya produksi makanan.
c) Membuat makanan sesuai dengan section masing – masing.
10.Public Relations Department
Public Relation merupakan bagian yang penting dalam suatu
perusahaan terutama di usaha akomodasi perhotelan, karena department ini memiliki tanggung jawab untuk pencitraan image dengan pihak lain. Di department ini terdapat section art dan desain yang memiliki fungsi untuk pembuatan pamflet, atau segala alat yang digunakan sebagai media
publikasi. Department ini berjumlah 5 orang yang dipimpin oleh Public Relation Manager. Tugas dari department ini antara lain :
a) Melakukan hubungan ke masyarakat internal dan eksternal hotel.
b) Membangun citra positif hotel di masyarakat luas.
c) Mengirimkan Press Realise ke media masa untuk membangun image The Sunan Hotel Solo
11.Human Resources Department
Human Resource department merupakan bagian yang tidak kalah
penting dengan bagian yang lainnya karena berkaitan dengan
pengembangan dan pengelolaan karyawan di The Sunan Hotel Solo.
Department ini berjumlah 3 orang yang dipimpin oleh Human Resources
Manager. Tugas dari department ini antara lain :
a) Merekrut, menyeleksi dan mengadakan pelatihan untuk
mengembangkan karyawan.
b) Mempersiapkan dan melaksanakan policy kekaryawanan sehingga
karyawan loyal terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi
dalam bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal
commit to user
c) Melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional
keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan
hotel.
d) Merekrut dan menyeleksi peserta magang yang akan magang di
sunan hotel solo.
12. Security
Security merupakan bagian dari Human Resource Depatment,
Security Department bertanggung jawab atas keamanan area hotel baik
event ataupun tidak ada. Total Karyawan yang ada berjumlah 13 orang
yang dipimpin oleh Chief Security.
F. Fasilitas Yang Diberikan The Sunan Hotel Solo
The Sunan Hotel Solo sendiri memiliki basic hotel Convention & Entertainment Hotel, oleh karena itu banyak terdapat tempat yang digunakan untuk rapat dan konferensi. Selain itu The Sunan Hotel Solo memiliki 128 kamar
dan beberapa fasilitas yang meliputi :
1. Kamar, berjumlah 128 kamar dengan spesifikasi sebagai berikut :
a. Deluxe Room
1) Sebanyak 103 kamar dan terletak di lantai 2 - 5
2) Tarif Rp 380.000,-/nett
3) Fasilitas: single / double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar.
b. Executive Business Room
1) Sebanyak 14 kamar dan terletak di lantai 6
2) Tarif Rp 450.000,-/nett
3) Fasilitas: single / double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar ditambah dengan fasilitas khusus
untuk para pebisnis.
c. Junior Suite Room
