commit to user
i
ATAU BAHAN PADA KUSUMA SAHID PRINCE HOTEL
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
Mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh:
TRINIA PRABAWANI
NIM F3308175
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
commit to user
ii ABSTRACT
AN EVALUATION ON INTERNAL CONTROL SYSTEM OF GOOD AND MATERIAL SUPPLY IN KUSUMAN SAHID PRINCE HOTEL
TRINIA PRABAWANI
F3308175
Kusuma Sahid Prince Hotel is a service company operating in Tourism Sector. In the normal activity, Kusuma Sahid Prince Hotel frequently faces the problem relating to the material or good supply becoming the stock. The problem occurring every month after the stock opname. Some types of supply have the number different from the real number stored in either the computer or inventory card, so that there is a difference among the three of them. For that reason, the writer conducted a research on the supply the company has in the objective of find out the internal control system of supply as well as to find out the strength and the weakness of such system.
The standard operational implementation in the Kusuma Sahid Prince Hotel relating to the material or good supply include the supply purchase procedure, supply issuance procedure, and physical supply calculation procedure.
The conclusion of research shows that the implementation of Internal Control System of Supply in Kusuma Sahid Prince Hotel has been sufficiently enough and consistent well with the standard operational supply, however it is still different from the material supply document. It is because of the human error in both the calculation and recording. For that reason, it needs carefulness to minimize the calculation and presentation error, so that it can facilitate the accountability and realize the health practice.
commit to user
commit to user
commit to user
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
· Jalanilah hidup ini dengan sabar, ikhlas, tawakal dan percaya pada diri
sendiri dan pada Tuhan Yang Maha Esa.
· Tuntutlah ilmu setinggi-tingginya, dan belajarlah selamanya.
· Pantang menyerah dan jangan sia-siakan waktu selagi engkau masih
punya waktu, maka akan selalu ada harapan di dalamnya.
· Mencoba hal baru lebih baik daripada melakukan sesuatu kesalahan
yang sama.
commit to user
vi
§ Bapak dan Ibuku
§ Untukku dan masa depanku
§ Seseorang yang spesial
§ Semua sahabt-sahabatku
§ Alamamaterku
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan segala limpahan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan Tugas Akhir dengan judul Evaluasi Sistem Pengendalian
Intern Persediaan Barang atau Bahan Pada Kusuma Sahid Prince Hotel.
Penyusunan Tugas Akhir ini dimaksudkan guna memenuhi syarat-syarat
untuk mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menerima bimbingan dan
bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan segenap rasa hormat dan
commit to user
vii
1. Bapak Drs. Wisnu Untoro, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sebelas Maret.
2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, MSi, Ak, selaku Ketua Program Studi
Akuntansi pada Program Diploma III FE UNS.
3. Bapak Drs. Hanung Triatmoko, MSi, Ak, selaku dosen pembimbing dalam
pembuatan Laporan Magang Kerja yang telah memberikan pengarahan
selama penyusunan Laporan Magang Kerja.
4. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret yang
telah membekali ilmu pengetahuan.
5. Ibu Susi Widowati, SE, selaku Chief Accounting Kusuma Sahid Prince Hotel
yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan magang kerja.
6. Bapak Warjun selaku Assistant Chief Accounting Kusuma Sahid Prince
Hotel sekaligus pembimbing magang kerja yang dengan kesabarannya
membimbing penulis dalam menyelesaikan Laporan Magang Kerja.
7. Seluruh staf Accounting dan karyawan Kusuma Sahid Prince Hotel, yang
dengan sabar selalu memberikan kemudahan dan bantuan dalam memperoleh
informasi yang dibutuhkan penulis.
8. Orang-orang yang sangat penulis sayangi, Alm. Bapak dan Ibu, mbak Yanti,
mbak Dewi dek Ridho dan Mboknem yang senantiasa memberikan dorongan
serta semangat baik material maupun spiritual.
9. Seorang yang spesial yang selalu memberikan semangat dan dukungan
commit to user
viii
10. Para sahabat penulis (Melya, Debby, mbak Yuni, Apik) yang tidak
henti-hentinya mendukung dan selalu membantu di setiap penulis membutuhkan
bantuan, tetap semangat dan sukses buat kalian semua.
11. Teman-teman mahasiswa DIII Akuntansi khususnya angkatan 2008, tetap
semangat untuk kalian semua dan semoga sukses.
12. Dan semua pihak yang telah membantu penyusunan Laporan Magang Kerja
dan tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penyusunan Tugas
Akhir ini. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun.
Semoga penulisan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang
membutuhkan
Surakarta, 22 Juni 2011 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
ABSTRACT ... ii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iii
HALAMAN PENGESAHAN... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
commit to user
ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... ... xii
BAB I PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 1
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan ... 1
2. Tujuan, Visi, dan Misi ... 7
3. Standar Operasional Perusahaan... 9
4. Kebijakan Akuntansi Perusahaan ... 10
5. Lokasi perusahaan ... 12
6. Kegiatan Operasional Perusahaan ... 12
7. Struktur Organisasi Perusahaan ... 14
8. Deskripsi Jabatan ... 17
B. LATAR BELAKANG ... 24
C. PERUMUSAN MASALAH ... 27
D. TUJUAN PENELTIAN.... ... 27
BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN A. TINJAUAN PUSTAKA ... 28
1. Pengertian Perhotelan ... 28
2. Sistem Prosedur dan Sistem Akuntansi ... 29
3. Sistem Pengendalian Intern ... 31
a. .Pengertian Pengendalian Intern……… 31
commit to user
x
c. .Unsur- unsur Pengendalian Intern ………... 33
4. Pengertian Persediaan ... 38
B. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 41
1. Sistem dan Prosedur Persediaan Kusuma Sahid Prince Hotel ... 41
2. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan Kusuma Sahid Prince Hotel... 41
a. Prosedur Penerimaan Barang……….. 41
b. Prosedur Pengeluaran Barang………. 52
c. Prosedur Perhitungan Barang………. 55
3. Bagan Alir Sistem Pengendalian Intern Persedian Barang…. 57
C. Evaluasi Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern…... 64
BAB III TEMUAN 1. KELEBIHAN ... 69
2. KELEMAHAN ... 70
BAB IV PENUTUP 1. KESIMPULAN ... 72
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
Gambar I.1 Struktur Organisasi Kusuma Sahid Prince Hotel ... 16
Gambar II.1 Prosedur Pembelian Barang ... 57
Gambar II.2 Prosedur Pengeluaran Barang ... 61
commit to user
xii
DAFTAR LAMPIRAN
1 Kartu Persediaan
2 Purchase Request
3 Purchase Order
4 Market List Vegetables
5 Receiving
6 Transfer form
7 Store Room Requisition Beverage
8 Store Room Requisition Groceries/Meat/Perishable
commit to user
xiii 10 Surat Pengantar Izin Magang
11 Surat Jawaban dari Instansi Magang
12 Surat Keterangan telah melakukan kegiatan magang
commit to user
ii ABSTRACT
AN EVALUATION ON INTERNAL CONTROL SYSTEM OF GOOD AND MATERIAL SUPPLY IN KUSUMAN SAHID PRINCE HOTEL
TRINIA PRABAWANI F3308175
Kusuma Sahid Prince Hotel is a service company operating in Tourism Sector. In the normal activity, Kusuma Sahid Prince Hotel frequently faces the problem relating to the material or good supply becoming the stock. The problem occurring every month after the stock opname. Some types of supply have the number different from the real number stored in either the computer or inventory card, so that there is a difference among the three of them. For that reason, the writer conducted a research on the supply the company has in the objective of find out the internal control system of supply as well as to find out the strength and the weakness of such system.
The standard operational implementation in the Kusuma Sahid Prince Hotel relating to the material or good supply include the supply purchase procedure, supply issuance procedure, and physical supply calculation procedure.
The conclusion of research shows that the implementation of Internal Control System of Supply in Kusuma Sahid Prince Hotel has been sufficiently enough and consistent well with the standard operational supply, however it is still different from the material supply document. It is because of the human error in both the calculation and recording. For that reason, it needs carefulness to minimize the calculation and presentation error, so that it can facilitate the accountability and realize the health practice.
commit to user
iii
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN BARANG ATAU BAHAN PADA KUSUMA SAHID PRINCE HOTEL
TRINIA PRABAWANI F3308175
Kusuma Sahid Prince Hotel merupakan perusahaan Jasa yang bergerak di bidang Pariwisata. Dalam aktivitas normal Kusuma Sahid Prince Hotel sering kali terjadi permasalahan berkaitan dengan persediaan bahan atau barang yang menjadi stock. Permasalahan terjadi setiap bulan setelah dilakukan kegiatan stock
opname. Beberapa jenis persediaan memiliki jumlah yang berbeda dengan data
riil yang tersimpan di komputer maupun yang ada di dalam kartu persediaan, sehingga terdapat selisih diantara ketiganya. Oleh karena itu penulis melakukan penelitan yang berkaitan dengan persediaan yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk mengetahui sistem pengendalian intern persediaan serta mengetahui kelebihan dan kelemahan dari sistem tersebut.
Standar operasional pelaksanaan pada Kusuma Sahid Prince Hotel yang berkaitan dengan persediaan bahan atau barang mencakup prosedur pembelian persediaan, prosedur pengeluaran persediaan, dan prosedur perhitungan fisik persediaan.
Kesimpulan tentang penelitian ini menunjukkan bahwa pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada Kusuma Sahid Prince Hotel sudah cukup baik dan sesuai dengan standar prosedur operasional yang ditetapkan. Terbukti telah dilaksanakan standar operasional persediaan dengan baik, namun masih terjadi selisih dari dokumen persediaan bahan. Hal ini disebabkan karena kelalaian manusia dalam perhitungan maupun pencatatan. Oleh sebab itu, dibutuhkan ketelitian lebih agar kesalahan dalam perhitungan maupun penyajian dapat diminimalisir, sehingga bisa mempermudah pertanggungjawaban dan mewujudkan praktik yang sehat.
commit to user BAB I
PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan
Surakarta sudah terkenal dengan pusat Budaya Jawa yang
adiluhung karena mempunyai 2 buah istana yaitu Keraton Kasunanan
Surakarta Hadiningrat dan Istana Mangkunegaran. Keraton Surakarta
Hadiningrat dibangun oleh Pakubuwono II yang kemudian para Raja
bertahta, mulai dari Pakubuwono ke-II sampai Pakubuwono ke-XII
sekarang. Bangunan Kusuma Sahid Prince Hotel dulunya merupakan
Ndalem Kusumoyudan salah satu anak dari Pakubuwono ke X dari keraton
Surakarta yang luasnya 2 hektar dibangun dengan ruangan dan tempat
yang disesuaikan dengan penggunaan untuk keperluan seorang pangeran
beserta keluarga yang besar.
Pada tahun 1970, Bapak Sukamdani selaku Direktur PT. Sahid &
Co, membeli bangunan yang direncanakan dibangun menjadi sebuah hotel.
Pada tanggal 26 Oktober 1974 dilakukan peletakan batu pertama
pembangunan hotel oleh Kanjeng Gusti Putri Mangkunegoro ke VIII dan
penanaman Prasasti oleh Presiden Sahid Group Bapak Sukamdani S.
Gitosardjono. Pembangunan hotel pada tanggal 8 Juli 1977 diresmikan
pembukaanya oleh bapak Ahmad Taher, Menteri Perhubungan R.I. dengan
nama Kusuma Sahid Prince Hotel. Kusuma Sahid Prince Hotel diresmikan
sebagai hotel berbintang 4 pada tahun 1985, dengan
commit to user
penambahan fasilitas dan menjadi hotel pilihan utama di Solo dengan
keunikan dan sejarah yang ada di dalamnya.
Pada tanggal 8 Juli 1995 bertepatan dengan HUT yang ke-18
seiring dengan progam Pemerintah Indonesia untuk menggunakan Bahasa
Indonesia dengan baik dan benar, Kusuma Sahid Prince Hotel diganti
namanya menjadi Hotel Sahid Kusuma Raya yang pada acara HUT Sahid
Group pada tanggal 8 Juli 2008 yang digelar di lobby Budyono Manthili
Sahid Kusuma Raya berganti nama lagi menjadi Kusuma Sahid Prince
Hotel, dan diserahkan sertifikasi Bintang Lima untuk Kusuma Sahid
Prince Hotel, acara ini dihadiri oleh jajaran pimpinan dari Sahid Group
wilayah Jateng-DIY.
Kusuma Sahid Prince Hotel dahulu merupakan kediaman seorang
Pangeran, maka sentuhan jawanya masih sangat melekat dan kental di
hotel ini. Dari pelayanan, menu maupun ornamen hotelnya sangat kental
dengna budaya jawa. Namun demikian semua telah diperbaiki sesuai
dengan Standar Operasional Pelayanan (SOP) hotel yang bertaraf
internasional.
Sebagai hotel berbintang lima keadaan hotel sangat baik dengan
fasilitas dengan sarana dan prasarana yang dimiliki, antara lain:
1. 121 room dengan rincian sebagai berikut:
a. Moderate 36 room
b. Cabanas 18 room
commit to user
d. Executice Suite 16 room
e. Prince Suite 12 room
f. Luxury 2 room
g. Royal Suite 1 room
h. Griyadi 20 room
Lantai 1 terdiri dari 52 room dan lantai 2 terdiri dari 48
room. Terdapat juga Indraloka yaitu 1 room mawar, dan 2 room
Kenanga.
2. Meeting Room
KSPH memiliki 5 ( lima ) buah ruang pertemuan yaitu:
a. Pantiarjo Room
b. Sriwedari Room
c. Anggrek Bulan Lounge
d. Dewandaru Room
e. Tirtasari Room
Dalam rangka memberikan kemudahan para tamu yang menginap
di Kusuma Sahid Prince Hotel disediakan pula fasilitas yang menyediakan
sarana makanan dan minuman sebagai berikut:
a. Gambir Saketi Coffe Shop
Terletak disebelah timur hotel, pelayanan dibuka selama 24
jam dan menyediakan special menu Oriental maupun Eropean
dalam susana yang santai dan nyaman serta elegan. Untuk sarapan
commit to user
b. Madugondo Bar
Terletak disebelah utara Coffe Shop, menyediakan berbagai
minuman ringan dan coctail dalam berbagai variasi yang menarik
serta diiringi dengan live music entertaiment dan tempat untuk
karokean.
c. Lounge
Terletak di sebelah barathotel,pelayanan dibuka dari pukul
10.00 pagi sampai pukul 12.00 malam. Tempat ini cocok untuk
bersantai sambil mendengarkan musik yang ringan.
d. Pool Cafe
Terletak di depan fitness centre, dekat dengan kolam
renang. Pelayanan dibuka dari pukul 12.00 siang sampai pukul
08.00 malam.
e. Iringan Gamelan
Lantunan indah dari setiap nada yang keluar dari gamelan
didengarkan antara jam 17.00 sampai dengan jam 19.30 WIB yang
terletak lobby.
Sarana-sarana lainya seperti swimming pool, taxi, fitness
centre, SPA, Batik Store, Laundry & Dry Cleaning Service, Car
Parking Area, Drug Store, Shuttle Bus, Toddler’s pool, aloha
commit to user
Kusuma Sahid Prince Hotel terdiri dari beberapa Departemen
diantaranya:
a. Front Office Departement
Front Office departemen bertugas menjual produk hotel
khususnya kamar. Pada departemen ini semua staf harus
menguasai produk-produk hotel karena semua sumber berita ada di
Front Office Departement. Hampir semua tamu, baik yang
menginap maupun yang tidak menginap akan bertanya ke
Receptionts.
b. Marketing Departement
Marketing Departement bertugas menjual semua
produk-produk hotel, dari produk-produk kamar sampai fasilitas-fasilitas hotel
lainya. Dalam menjual produk hotel kita harus berpedoman pada
budget yang sudah ditentukan yang sudah dibuat pada saat akhir
tahun dengan Accounting Departement dan manajemen.
c. Housekeeping Departement
Housekeeping Departement bertanggungjawab atas
kebersihan kamar, kemudian dilaporkan ke Front Office
Departement bila kamar telah siap jual. Front Office Departement
harus segera melaporkan ke Housekeeping bila ada tamu yang
commit to user
d. Food and Beverage Departement
Food and Beverage Departement bertugas menyiapkan
sarana makanan dan minuman baik tamu yang menginap di hotel
maupun yang tidak menginap di hotel.
e. Laundry Departement
Laundry Departement bertugas melayani tamu-tamu
hotel/tamu diluar hotel yang akan mencucikan pakaian.
f. Accounting Departement
Accounting Departement bertugas membuat laporan
keuangan dari tamu-tamu hotel untuk setiap harinya. Kemudian
didistribusikan ke semua departemen guna mengetahui pendapatan
hotel setiap harinya.
g. Engineering Departement
Front Office Departement melaporkan pada Engineering
Departement bila ada tamu yang complaint mengenai kerusakan
alat elektronik di kamar, misal: AC, TV, ataupun kerusakan di area
hotel.
h. Human Resources Departement
Semua kegiatan harus melalui bagian Human Resources
Departement, misalnya pengangkatan pegawai baru, promosi
maupun pemberhentian hubungan kerja, mengatur jadwal cuti
commit to user 2. Tujuan, Visi, dan Misi
Kusuma Sahid Prince Hotel sebagai hotel bintang lima mempunyai
tujuan, visi dan misi yang harus diungkapkan dengan tepat dan jelas,
karena akan menjadi landasan dan menentukan arah dari strategi dan
sasaran utama perusahaan. Adapun tujuan Kusuma Sahid Prince Hotel
adalah sebagai berikut:
a. Memperoleh keuntungan.
b. Melestarikan budaya bangsa khususnya yang bersifat tradisional
supaya tetap lestari pada masyarakat globalisasi sekarang ini.
c. Mensejahteraan karyawan.
d. Membuka lapangan pekerjaan.
Dalam mewujudkan tujuan di atas Kusuma Sahid Prince Hotel
didukung oleh visi dan misi yang telah disepakati bersama, adapun visi
dan misi Kusuma Sahid Prince Hotel sebagai berikut:
1) Visi
Vision Statement:
“Were Tradition And Service Merge”
The Truly Heritage Hotel in Solo
Menjadikan perusahaan yang mampu menyediakan jasa
commit to user
manajemen modern dan menjanjikan kualitas pelayanan yang sesuai
dengan standar Internasional tanpa meninggalkan unsur-unsur Budaya
Jawa yang sudah lama melekat. Mampu menumbuhkan kreativitas,
inovasi, produktivitas, kesejahteraan dan kualitas sumber daya
manusia yang teruji sehingga mampu menjadi pusat unggulan di
bidang perhotelan dan pariwisata.
2) Misi
Mission Statement:
We are committed in the year 2011 Management Kusuma Sahid
Prince Hotel will more concentrate to marketing strategy wiyh
improve our produk, facility and service and to increase our
relationship to all customer.
We Constanty started on 2011 management has been done
some improvement such as: Room renovation at Bungalow & Superior
and Lobby area until Indraloka Suite also to add some hotel facilities.
Meningkatkan kualitas produk dan mutu pelayanan dengan
sasaran memberikan kepuasan kepada pelanggan. Meningkatkan
kualitas sumber daya manusia agar menjadi terampil dan memiliki
kemampuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik secara
profesional. Meningkatkan upaya pengembangan usaha baik di bidang
commit to user
keunggulan posisinya dalam kegiatan perekonomian di Indonesia
dalam hal industri pariwisata dan perhotelan.
3. Standar Operasional Pelayanan (SOP)
Untuk meningkatkan kualitas operasionalnya, semua karyawan
dituntut dapat turut memiliki dan menjaga reputasi hotel. Maka dari itu
pembagian jadwal kerja harus dipattuhi semua karyawan dan juga harus
berdisiplin. Adapun pembagian shift di Kusuma Sahid Hotel Solo adalah
sebagi berikut:
- Morning shift : 07.00-15.00 WIB
08.00-16.00 WIB
- Evening shift : 15.00-23.00 WIB
- Night shift : 23.00-07.00 WIB
Semua karyawan tidak boleh terlambat datang dan harus menaati
peraturan yang ada diantaranya:
a. Semua karyawan harus siap 15 menit sebelum jam kerja.
b. Dilarang menggunakan fasilitas tamu.
c. Dilarang menemui teman, saudara selama bertugas.
d. Senantiasa ramah, jujur, tolong menolong, baik hati, dan murah
senyum.
e. Tidak boleh memakai perhiasan berlebihan dan mencolok.
f. Semua kesalahan yang ada kaitanya dengan pekerjaan akan
commit to user
g. Menaati tata tertib yang berlaku dalam hotel.
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk menangani keluhan
tamu sebagai berikut:
a. Mendengarkan dengan baik dan catatlah keluhan tersebut.
b. Jangan memotong pembicaraan sewaktu tamu menyampaikan
keluhan dan jangan berdebat.
c. Harus mengerti benar apa yang dikeluhkan.
d. Mencari kemungkinan dalam memecahkan persoalan atau keluhan
dan jangan berdebat.
e. Bertindaklah sesuatu dengan segera.
f. Jangan menjanjikan sesuatu bilamana belum dapat memenuhinya.
g. Menyerahkan kepada atasan bila keluhan sudah diluar jangkauan.
Apabila ada sesuatu yang dapat diberikan kepada tamu untuk
menghilangkan suatu kekecewaan sejauh masih dapat dipertanggung
jawabkan maka akan diberikan diagram struktur organisasi Kusuma
Sahid Prince Hotel
4. Kebijakan Akuntansi Perusahaan
Kebijakan akuntansi yang dianut dalam pelaksanaan pencatatan
akuntansi dan penyusunan laporan keuangan Kusuma Sahid Prince Hotel
berpedoman pada Prinsip Akuntansi Berterima Umum. Dasar yang dianut
dalam pedoman ini adalah accrual basic yang berarti tidak hanya
commit to user
hak yang akan diterima dan kewajiban yang harus dipenuhi pada saat
dihasilkan (dan bukannya pada saat uang diterima atau dibayarkan).
Piutang tamu pulang disajikan dalam laporan keuangan sebesar
nilai yang dapat ditagih. Tamu yang menginap dinilai sebesar timbulnya
piutang tersebut. Dengan demikian piutang tamu pulang dilakukan
penyajian penyisihan piutang yang ditaksir tidak dapat ditagih, dan untuk
piutang tak tertagih dilakukan penghapusan sesuai dengan keputusan
manajemen saat itu.
Persediaan dicatat berdasarkan nilai perolehanya, dan
pembebananya ke perkiraan biaya dengan memakai metode rata-rata
bergerak (moving average). Persediaan yang habis masa pakainya
dikeluarkan dari gudang dan dibukukan sebagi kerugian tahun berjalan.
Metode pencatatan persediaan barang perpetual inventory method,
sedangkan untuk laporan keuanagan physical inventory method.
Aktiva tetap dibukukan sebesar harga perolehan dari aktiva yang
dibeli ditambah dengan biaya lain sampai aktiva tersebut dapat
dioperasikan. Penyusutan aktiva tetap menggunakan straight line method
commit to user 5. Lokasi Perusahaan
Lokasi perusahaan Kusuma Sahid Prince Hotel berada di jalan
Sugiyopranoto No. 20 Surakarta, yang merupakan slah satu jalan yang
padat di Solo. Tempat ini berjarak 500 meter dari Tugu Gladag Solo, 7
Km dari Bandara Adi Sumarno, 1 Km dari Keraton Solo dan 45 Km dari
Wisata Alam Tawangmangu. Selain itu Kusuma Sahid Prince Hotel dekat
dengan fasilitas-fasilitas kota yang sangat menarik, misalnya: Mall,
Museum, Pusat kerajinan, Wisata Kuliner Khas Solo, dan lain-lain.
6. Kegiatan Operasional Perusahaan
a. Penjualan Jasa Penginapan
Sebelum proses penjualan dilaksanakan, perusahaan perlu
mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk proses
penjualan. Dalam hal ini akan diuraikan secara terperinci, berdasarkan
penjelasan dari karyawan Kusuma Sahid Prince Hotel, yaitu mengenai
persiapan awal proses penjualan sampai jasa/barang siap dijual.
Adapun persiapan awalnya sebagai berikut:
1) Perencanaan, dalam hal ini bagian receiptsonist dengan
Housekeeping Departement berkoordinasi mempersiapkan kamar
yang akan dijual telah siap untuk digunakan baik fasilitas yang
tersedia didalamnya maupun service yang diberikan sesuai dengan
commit to user
2) Konsumen dapat memesan kamar dari Travel Agent/Reservation
Departement/Receipsonist Departement. Setelah mengisi form
pemesanan kamar, konsumen diantar ke kamar yang telah dipesan
oleh bell boy.
3) Konsumen yang menginap mendapat fasilitas-fasilitas yang
disediakan langsung di dalam kamar seperti tv, lemari es,
perlengkapan mandi, dll maupun yang di luar kamar seperti
fasilitas Swimming pool, Tennis court dan Health & Fitness
Center. Fasilitas selain yang disebutkan tadi, apabila konsumen
ingin menggunakanya maka konsumen akan terkena Charge
(tambahan pembayaran) untuk dibayar pada saat melakukan check
out.
4) Pada saat melakukan check out, konsumen menghubungi front
office yang nantinya bill-bill konsumen tersebut segera disediakan
sebagai dasar pembayaran.
b. Penjualan Makanan dan Minuman
1) Konsumen dapat memesan langsung melalui telepon yang telah
disediakan nomor-nomor departemen yang dituju, untuk
dibawakan ke dalam kamar atau makan dan minum di outlet-outlet
yang menjual makan dan minuman.
2) Dapat dilakukan pembayaran langsung di outlet tersebut atau pada
commit to user
kamar, dalam hal ini kasir outlet terkait berhubungan dengan kasir
Front Office.
3) Pajak penjualan 21% dari harga jual.
c. Minor Operating Departement ( MOD )
1) Bussiness Center
2) Sport & Recreation
3) Laundry & dry cleaning
7. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah suatu kerangka menunjukkan hubungan
antara jabatan maupun bidang kerja yang satu dengan yang lainya sehingga
akan tampak struktur kepegawaian. Dengan adanya struktur organisasi yang
baik, maka akan dapat diketahui mengenai kedudukan, tanggung jawab,
wewenang, tugas dan kewajiban dari masing-masing pegawai.
Dengan adanya struktur organisasi yang baik, maka akan diperoleh
keterangan mengenai :
a. Besar kecilnya perusahaan yang bersangkutan.
b. Saluran tanggung jawab dari masing-masing pegawai.
c. Jabatan yang terdapat dalam organisasi beserta jabatanya.
commit to user
Struktur organisasi menunjukkan perwujudan hubungan antara
fungsi, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing pegawai.
Pimpinan menentukan kepada bawahan mengenai pekerjaan atau tugas.
Direktur utama membawahi bagian-bagian yang masing-masing dipimpin
oleh manajer. Para manajer tersebut membawahi dan mengawasi langsung
semua aktivitas karyawan, meskipun semua bagian saling berhubungan,
tetapi setiap bagian memiliki tugas yang berbeda antara satu dengan yang
lainya.
Hubungan wewenang dan tanggung jawab seorang pegawai
didasarkan pada Kusuma Sahid Prince Hotel ditunjukkan pada gambar
commit to user 8. Deskripsi Jabatan
Deskripsi jabatan adalah suatu kerangka yang menunjukkan
hubungan antara pejabat maupun bidang kerja yang satu dengan yang
lainnya, sehingga akan tampak struktur kepegawaiannya. Dengan
organisasi yang baik, maka akan dapat diketahui mengenai kedudukan,
tanggung jawab, wewenang, tugas dan kewajiban dari masing-masing
pegawai. Berikut ini adalah deskripsi jabatan pada Kusuma Sahid Prince
Hotel (KSPH).
a. General Manager (GM)
1) Membuat kebijakan operasional yang sesuai dengan garis
kebijaksanaan Board of Director (BOD) maupun PT. SHIM &
C.
2) Meningkatkan hasil usaha yang baik secara kualitas maupun
kuantitas.
3) Memberikan motivasi kepada karyawan agar dapat bekerja
dengan baik dan penuh semabgat untuk tecapainya tujuan dan
pengembangan usaha perhotelan Kusuma Sahid Prince Hotel.
4) Mengadakan training progam untuk semua karyawan.
5) Membina dan memelihara hubungna baik dengan BOD, PT.
SHIM & C, Instansi pemerintah dan swasta untuk meningkatkan
potensi pariwasata daerah dan untuk meningkatkan ketrampilan
commit to user
6) Pengembangan citra yang baik bagi perusahaan di mata
masyarakat.
7) Membentuk tim kerja pada suatu proyek dan waktu tertentu,
serta mengadakan pemantauan pelaksanaan kerja agar berhasil
seperti yang selalu diharapkan.
8) Mengawasi pembuatan dan pelaksanaan pedoman operasional,
pedoman kerja dan pelatihan pada setiap bagian serta posisi.
9) Mengadakan pengawasan atas penerimaan dan penempatan
karyawan baru dan pelaksanaan sanksi terhadap karyawan.
10) Memberikan penghargaan kepada karyawan yang disiplin dan
loyalitas tinggi terhadap perusahaan.
11) Mengadakan perjalanan dinas yang bertanggungjawab dengan
promosi serta pemasaran.
12) Menentukan kebijaksanaan atas harga dari setiap produk dan
pelayanan hotel.
b. Internal Auditor
Pendamping dan monitoring segala aktivitas manajemen perusahaan,
yang laporannya disampaikan langsung kepada General Manager,
tugasnya:
1) Memeriksa administrasi perusahaan dan menganalisis laporan
keuangan perusahaan, serta memberikan informasi yang
dibutuhkan oleh General Manager mengenai keadaan keuangan
commit to user
2) Sebagai pendamping dan monitoring segala aktivitas pekerjaan
manajemen perusahaan yang laporannya disampaikan langsung
kepada General Manager.
3) Memberikan rekomendasi hasil pekerjaan dari masing-masing
bagian, baik mengenai keuangan dan manajemen.
c. Secretary General Manager
1) Menerima telepon dari client untuk General Manager.
2) Meneliti dan Memeriksa semua surat-surat yang masuk baik
berupa surat maupun faximile yang tertuju untuk General
Manager.
3) Mengatur dan memeriksa kembali peralatan dan keperluan
GeneralManager.
4) Mencatat hasil meeting dan membuat notulen serta
membagikanya ke depertement yang bersangkutan.
5) Menerima dan menyimpan laporan dari setiap departemen
mengenai dokumen-dokumen penting General Manager.
d. Sales & Marketing Manager
1) Menjalin hubungan baik dengan semua client baik dari
perorangan, organisasi maupun instansi pemerintah dan swasta.
2) Meningkatkan volume penjualan produk hotel.
3) Menciptakan dan memelihara citra baik hotel di masyarakat luas.
4) Menjalin kerjasama yang baik dengan pihak lain untuk
commit to user
5) Meningkatkan market share yang dapat dikuasai.
6) Menciptakan dan menyusun strategi yang tepat untuk pemasaran
hotel.
7) Menjaga efesiensi kerja dalam hal waktu maupun biaya
pemasaran.
8) Menyusun kebijakan dalam pemberian potongan harga dan
menciptakan paket yang menarik.
9) Melaksanakan tugas-tugas lainya yang terkait dengan pekerjaan
sesuai dengan perintah manajemen.
10) Mempersiapkan dan menyediakan entertaiment yang tepat dan
baik untuk hotel.
e. Chief Accounting
1) Memeriksa dan menyetujui laporan financial statement secara
bulanan yang dibuat oleh book keeper.
2) Membuat laporan pajak pemerintah.
3) Menyetujui dan mengerem permintaan barang untuk keperluan
hotel.
4) Mengawasi pengeluaran dan penerimaan uang hotel.
5) Memeriksa atas jurnal voucher masing-masing vendor yang
belum terbayar.
6) Memberikan surat peringatan kepada client yang sudah lama
commit to user
7) Memeriksa hasil income audit, account payable maupun account
receivable.
8) Memeriksa pendapatan kas, check hasil market survey.
9) Mengontrol tugas Restaurant Beverage Cashier dan Front Office
Cashier.
10) Melakukan hubungan yang baik dengan instansi yang terkait
dengan perpajakan dan pembelian barang baik secara kas
maupun kredit.
f. Front Office Manager
1) Memberikan keyakinan bahwa para tamu puas akan pelayanan
yang diberikan oleh karyawan.
2) Merencanakan jumlah karyawan yang sesuai dengan keperluan
yang sesuai dengan budget.
3) Bertanggungjawab atas operasional Front Office kepada General
Manager dan selalu menjaga standar service dan perfomance staf
Front Office dalam melayani setiap tamu yang datang ke hotel.
4) Menyelenggarakan dan mengembangkan training bagi stafFront
Office.
5) Selalu mengadakan meeting atau training secara periodik.
6) Menyetujui dan merencanakan pembelian barang keperluan
Front Office.
7) Menjaga moralitas yang tinggi bagi Front Office.
commit to user
9) Menjaga room rate serta penjualan kamar secara maksimum.
10) Bersedia menerima tugas yang diberikan oleh manajemen.
g. Housekeeping Manager
1) Memberikan penjelasan dan menjaga seluruh staf Housekeeping
agar selalu memenuhi standar pelayanan bagi para tamu.
2) Bertanggungjawab atas operasional Housekeeping secara
keseluruhan kepada General Manager dan menjaga kebersihan,
kerapian, keindahan, dan kenyamanan seluruh area hotel.
3) Membaca laporan para supervisor melalui logbook setiap awal
jam kerja .
4) Mengahadiri departement head meeting maupun marketing
meeting.
5) Selalu checking untuk memastikan bahwa semua peralatan
bersih, perawatan kamar dan public area terkoordinasi dengan
baik.
6) Mengontrol tentang lost and found property baik property hotel
maupun tamu.
7) Membuat rencana dan jadwal kerja untuk pembersihan dan
perawatan kamar serta area lainya yang berada di hotel secara
periodik.
8) Mengadakan evaluasi kinerja seluruh staf Housekeeping dengan
commit to user
h. Laundry Manager
1) Mengurusi semua yang berhubungan dengan jasa pencucian baik
untuk area hotel maupun luar hotel.
2) Bertanggungjawab atas kebersihan pakaian, sheet, blanket,
karpet hotel, dan semuanya yang berhubungan dengan pencucian
yang dilakukan di laundry.
i. Food and Beverage Manager
1) Mengkoordinasi semua pekerjaan di Food and Beverage di
bagian produk maupun service agar dapat dilaksanakan dengan
hasil yang baik.
2) Menghidangkan produk dan pelayanan baik berupa makanan dan
minuman sehingga tamu merasa nyaman dan puas akan
pelayanan yang diberikan.
3) Bertanggungjawab atas kualitas pelayanan dan produk yang
disajikan baik makanan dan minuman serta menjaga dan
merawat semua peralatan yang digunakan dalam Food and
Beverage.
4) Berekreasi dalam membuat menu baru dan menarik dalam setiap
penyajianya.
5) Mengadakan evaluasi terhadap kinerja staf Food and Beverage
commit to user
j. Engineering Manager
1) Bertanggungjawab atas semua perawatan dan perbaikan
peralatan operasional hotel seperti mesin maupun listrik.
k. Human Resources Manager
1) Mengkoordinir semua tugas dan tanggungjawab setiap
departemen hotel dalam mengatur tugas masing-masing.
2) Merencanakan dan menyiapkan terbentuknya sumber daya
manusia yang berkompeten tinggi dalam bekerja.
3) Menyusun perencanaan jumlah peserta siswa maupun mahasiswa
yang mengadakan on the job training.
4) Menjaga hubungan kerja yang baik dalam lingkungan hotel
maupun luar hotel.
B. Latar Belakang
Perkembangan dunia bisnis di Indonesia semakin pesat pada saat ini.
Perkembangan bisnis ini menuntut setiap perusahaan untuk dapat
meningkatkan daya saingnya agar perusahaan tetap bertahan hidup.
Kemampuan bersaing dalam dunia bisnis berlaku untuk perusahaan jasa,
manufaktur, dagang dan perusahaan lainya. Untuk melakukan aktivitas
tersebut, diperlukan sistem Akuntansi yang baik sehingga aktivitas dapat
berjalan secara teratur sesuai dengan apa yang dikehendaki perusahaan.
Sistem pengendalian harus direncanakan, dirancang, dikelola, dan
commit to user
yang baik. Selain itu, sistem akuntansi perlu ditelaah secara berkala guna
melihat kemungkinan perlunya dilakukan revisi sistem untuk dapat mengikuti
perubahan informasi yang dibutuhkan dalam perusahaan.
Dalam usaha jasa strategi pemasaran memegang peran yang sangat
signifikan. Semakin tepat strategi pemasaran dapat meningkatkan pendapatan
perusahaan. Kinerja perusahaan jasa dapat dinilai dari pertambahan pendapat
dari peningkatan ativitas operasional perusahaan. Pendapatan akan
berpengaruh juga pada konsistensi perusahaan pada masa yang akan datang.
Menurut Mulyadi (2001) sistem pengendalian intern meliputi struktur
organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga
kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak
dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.
Dengan demikian, pengertian pengendalian intern di atas berlaku baik dalam
perusahaan secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan
komputer.
Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah:
1) menjaga kekayaan organisasi, 2) mengecek ketelitian dan keandalan data
akuntansi, 3) mendorong efisiensi, dan 4) mendorong ditaati dan
dilaksanakannya kebijakan perusahaan.
Kusuma Sahid Prince Hotel adalah perusahaan yang bergerak
commit to user
Jakarta, dan kantor-kantor cabangnya yang tersebar di beberapa kota besar di
Indonesia. Berbagai produk utama yang ditawarkan antara lain penjualan jasa
penginapan, dan produk lainya yang ditawarkan yaitu aneka jenis makanan,
aneka jenis minuman dan souvenir khas kota Solo.
Dalam menghadapi perkembangan bisnis, Kusuma Sahid Prince
Hotel merancang sistem informasi akuntansi yang digunakan untuk
mendukung kelancaran kinerja para pemakai sistem. Sistem yang telah
dirancang tersebut yaitu sistem penerimaan kas, sistem pengeluaran kas,
sistem penjualan, dan sistem pembelian, dimana dalam menjalankan sistem
tersebut perusahaan memerlukan pengawasan yang independen, karena
didalamnya banyak terjadi penyalahgunaan. Misalnya pada bahan/barang
yang jumlah dan jenisnya sangat banyak setiap waktu, jika terjadi
penyalahgunaan yang mengakibatkan jumlah persediaan terlalu banyak atau
terlalu sedikit maka dapat menghambat kegiatan operasional perusahaan yang
berakibat kerugian perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan merancang
prosedur-prosedur untuk melindungi penyalahgunaan kas, seperti adanya cost
control untuk pengendalian biaya guna mengoptimalkan biaya perusahaan.
Berdasarkasn uraian diatas, maka penulis tertarik untuk mengambil
judul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN
PERSEDIAAN BARANG ATAU BAHAN PADA KUSUMA SAHID
commit to user C. PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan diatas, penulis
ingin mengevaluasi sistem pengendalian intern persediaan pada Kusuma
Sahid Prince Hotel (KSPH) dengan perumusan masalah sebagai berikut:
1. Apakah pengendalian intern pada sistem persediaan bahan/barang
yang diterapkan oleh Kusuma Sahid Prince Hotel sesuai dengan teori
sistem akuntansi pengendalian intern yang terdapat dalam referensi ?
2. Apakah kelebihan dan kelemahan pengendalian intern pada sistem
persediaan bahan/barang di Kusuma Sahid Prince Hotel?
3. Bagaimana cara untuk mengatasi kelemahan pengendalian intern pada
sistem persediaan bahan/barang di Kusuma Sahid Prince Hotel?
D. TUJUAN PENELITIAN
Sesuai dengan pokok permasalahan yang diangkat, maka hasil
penelitian ini diharapkan dapat mencapai tujuan sebagai berikut:
a. Mengevaluasi penerapan pengendalian intern pada sistem persediaan
bahan/barang di Kusuma Sahid Prince Hotel.
b. Mengetahui kelebihan dan kelemahan pengendalian intern pada sistem
persediaan bahan/barang di Kusuma Sahid Prince Hotel.
c. Mengetahui strategi yang sebaiknya digunakan dalam mengatasi
kelemahan pegendalian intern pada sistem persediaan bahan/barang di
commit to user BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Perhotelan
Hotel adalah salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan
sefungsi atau keseluruhan fungsi untuk jasa pelayanan penginapan,
penyedia makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi masyarakat umum
yang dikelola secara komersil.
Menurut Endang (dalam http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009) hotel
adalah bangunan yang dikelola secara komersil dengan memberikan
fasilitas penginapan untuk masyarakat umum dengan fasilitas sebagai
berikut:
1) Jasa penginapan
2) Pelayanan makanan dan minuman
3) Pelayanan barang bawaan
4) Pencucian pakaian
5) Penggunaan fasilitas perabot dan hiasan-hiasan yang ada di
dalamnya.
Menurut keputusan direktorat Jendral Pariwisata, Pos dan
Telekomunikasi no 22/U/VI/1978 tanggal 12 Juni 1978, klasifikasi hotel
commit to user
dibedakan dengan menggunakan simbol bintang antara 1 sampai 5.
Semakin banyak bintang yang dimiliki suatu hotel, semakin berkualitas
hotel tersebut. Penilaian dilakukan selama 3 tahun sekali dengan tatacara
serta penetapannya dilakukan oleh Direktorat Jendral Pariwisata.
Menurut Lawson (dalam http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009) hotel
adalah sarana tempat tinggal umum untuk wisatawan dengan memberikan
pelayanan jasa kamar, penyedia makanan dan minuman serta akomodasi
dengan syarat pembayaran.
Jadi dapat disimpulkan bahwa definisi hotel adalah suatu bentuk
bangunan, lambang, perusahaan atau badan usaha akomodasi yang
menyediakan pelayanan jasa penginapan, penyedia makanan dan minuman
serta fasilitas jasa lainnya dimana semua pelayanan itu diperuntukkan bagi
masyarakat umum, baik mereka yang bermalam di hotel tersebut ataupun
mereka yang hanya menggunakan fasilitas tertentu yang dimiliki hotel itu.
2. Sistem, Prosedur, Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001) menyatakan sistem adalah suatu jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan
kegiatan pokok perusahaan.
Menurut Widjajanto (2001) sistem adalah sesuatu yang memiliki
fungsi-fungsi yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu
commit to user
Menurut Gerard dalam Baridwan (1981) menyatakan bahwa, sistem
adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan
yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk
melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001) prosedur adalah suatu urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau
lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal adalah kegiatan
yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal,
dan buku besar yang terdiri dari menulis, menghitung, memberi kode,
mendaftar, memilih, memindahkan, serta membandingkan.
Menurut Mulyadi (2001) sistem akuntansi adalah organisasi
formulir, catatan, laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
mempermudah pengelolaan perusahaan.
Menurut Stettler dalam Baridwan (1981) menyatakan bahwa, sistem
akuntansi adalah formulir-formulir, buku-buku catatan, prosedur-prosedur
dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang berhubungan
dengan usaha suatu perusahaan dengan tujuan untuk mendapatkan umpan
balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen
untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang
berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga
commit to user
Menurut Baridwan dalam Wahyu (2006) Sistem Informasi
Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,
mengklarifikasi, memproses, menganalisa, mengkomunikasikan informasi
pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relevan bagi
pihak-pihak diluar perusahaan dan pihak intern perusahaan.
3. Sistem Pengendalian Intern
a. Pengertian Pengendalian Intern
SPI didefinisikan pertama kali oleh American Institute of
Certified Public Accountant (AICPA). Pengendalian intern meliputi
struktur organisasi di dalam suatu organisasi dan semua
metode-metode yang terkoordinir serta ukuran-ukuran yang ditetapkan di
dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga keamanan harta
kekayaan milik perusahaan, memeriksa ketepatan dan kebenaran data
akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi kegiatan dan mendorong
ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan menajemen yang telah
diterapkan.
Pengendalian intern dapat diartikan sempit dan luas. Dalam arti
yang sempit, SPI merupakan pengecekan penjumlahan mendatar,
penjumlahan menurun, pengurangan dan perkalian angka-angka yang
tertera dalam formulir, serta penelitian cara penjumlahan atau
pencatatan. Dalam artian yang luas, definisi SPI menurut Baridwan
commit to user
organisasi dan semua cara-cara serta alat yang dikoordinasikan dan
digunakan di dalam perusahaan, memeriksa ketelitian, dan kebenaran
data, memajukan efisiensi didalam operasi dan membantu menjaga
dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih
dahulu.
Pengendalian intern menurut Mulyadi (1989) adalah
pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong
efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Pengendalian Intern menurut Standar Profesional Akuntan
Publik pada SA 319 paragraf 6 adalah kebijakan dan prosedur yang
diterapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan
tertentu suatu usaha akan tercapai.
b. Tujuan Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:163) tujuan sistem pengendalian intern
adalah:
a. Menjaga kekayaan organisasi.
b. Mengecek keandalan dan ketilitian data akuntansi. c. Mendorong efisiensi.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Hartadi dalam Winarno (2004) tujuan sistem
pengendalian intern yang efektif dapat digolongkan sebagai berikut:
commit to user
b. Menjamin terhadap terjadinya hutang yang tidak layak.
c. Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi.
d. Dapat diperolehnya operasi yang efisien.
e. Menjamin ditaatinya kebijakan manajemen.
Dari beberapa tujuan pengendalian intern yang telah disebutkan
sebelumnya, tujuan pengendalian intern mempunyai tujuan sebagai
alat yang digunakan oleh pihak manajemen untuk mengendalikan dan
melindungi perusahaan dengan cara memberikan keyakinan laporan
keuangan dengan menjamin kebenaran catatan pembukuanya.
Memberikan keyakinan tentang dipatuhinya hukum dan juga
peraturan yang telah dibuat oleh pihak manajemen, dan juga dapat
mendorong keefektifan dan efesien perusahaan.
c. Unsur-unsur Pengendalian Intern
SPI meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran
yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek
ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut Jogiyanto dalam Winarno (2004), SPI mempunyai
enam elemen dasar yaitu:
1. Karyawan yang jujur dan cakap.
2. Adanya pemisahan fungsi dengan garis wewenang dan
commit to user
3. Prosedur yang tepat untuk pemberian wewenang.
4. Dokumen dan catatan yang lengkap.
5. Pengawasan fisik yang cukup terhadap aktiva dan catatan.
6. Dilakukannya pencocokan yang independen.
Mulyadi (1997), mengemukakan unsur-unsur SPI sebagai
berikut:
1. Struktur organisasi memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Setiap organisasi pastinya mempunyai struktur organisasi.
struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian
tanggung jawab fungsional pada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Struktur
organisasi perusahaan menggambarkan adanya pemisahan tugas
dan wewenang yang jelas mengindikasikan perusahaan telah
memenuhi salah satu unsur SPI. Pembagian tanggung jawab
fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip
berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari
fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki
wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi
penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
commit to user
yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan
perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan tahap suatu akuntansi.
Beberapa manfaat dari adanya struktur organisasi yang baik,
efektif serta efisien antara lain:
1) Karyawan mengetahui posisinya, tugasnya, dan tanggung
jawabnya.
2) Karyawan mengetahui kepada siapa dia bertanggung jawab
dan mempertanggung jawabkan pekerjaanya.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan
dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar
otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui
terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi
harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk
otorisasi atas terlaksananya transaksi tersebut. Prosedur pencatatan
yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat
dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan
yang tinggi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi
sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.
commit to user
informasi yang teliti dan cepat dipercaya mengenai kekayaan,
utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan
tanda tangan oleh pihak yang berwenang, pada dokumen sumber
atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat
dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu.
Dengan demikian, karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi
dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan
tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamananya dan
data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian keandalanya.
Formulir atau dokumen yang dibuat harus menjelaskan
kegunaan, pembuat, jumlah salinan atau rangkap, yang dituju, yang
menyetujui, serta informasi yang tertulis didalamnya. Selain itu,
setiap dokumen atau formulir harus mempunyai ciri-ciri khusus.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organsasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional, dan sistem wewengan
dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan dengan baik jika
tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat
dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh
oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah
commit to user
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang
pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang
berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (spot check). Hal ini akan
mendorong kayawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan
aturan yang telah ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai
akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa campur
tangan atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation).
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan
dengan catatanya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas mengecek
keefektifan unsur-unsur SPI yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur ini merupakan unsur SPI yang paling penting. Unsur
SPI yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan
perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban
keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli
dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat
melaksanakan pekerjaanya dengan efektif dan efisien, meskipun
commit to user 4. Pengertian Persediaan
Persediaan merupakan bahan atau barang yang disimpan yang akan
digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya proses produksi
atau perakitan untuk dijual kembali, dan untuk suku cadang dari suatu
peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan
pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang.
Pada Kusuma Sahid Prince Hotel persediaan diklasifikasikan
menjadi 2 yaitu bahan dan barang. Bahan adalah persediaan barang yang
digunakan dalam proses produksi setelah melalui beberapa proses
diharapkan menjadi barang jadi yang mempunyai nilai lebih. Barang
adalah barang yang berwujud yang tersedia untuk digunakan ataupun
dijual kembali dalam kegiatan usaha normal. Jenis barang atau bahan
yang ada di Kusuma Sahid Prince Hotel sangat banyak, apabila jumlah
persediaan terlalu tinggi dapat menghambat kegiatan perusahaan
dikarenakan sebagian besar dana perusahaan tertanam dipersediaan dan
tidak dapat diputarkan lagi, sebaliknya jumlah persediaan yang terlalu
kecil membuat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen.
Menurut Sofjan Assauri dalam bayu (2007) persediaan adalah
sejumlah bahan-bahan, parts yang disediakan dan bahan-bahan dalam
proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta
barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan
commit to user
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (SAK) No 14 (IAI,2004)
persediaan adalah aktiva yang:
a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal. b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan.
c. Dalam bentuk/perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi/pemberian jasa.
Dalam Prinsip Akuntansi Indonesia mendefinisikan persediaan
barang adalah:
a. Tersedianya untuk dijual (barang dagangan/barang jadi).
b. Masih dalam proses produksi untuk diselesaikan, kemudian dijual
(barang dalam proses pengolahan).
c. Akan dipergunakan untuk produksi barang-barang jadi yang akan
dijual (bahan baku dan bahan pembantu) dalam rangka kegiatan
usaha normal perusahaan (Prinsip Akuntansi Indonesia, 1994).
Menurut Mulyadi (2001) menyampaikan bahwa dalam sistem
pengendalian intern persediaan terdiri dari:
a. Fungsi yang terkait
1) Fungsi gudang
2) Fungsi pembelian
3) Fungsi penerimaan
4) Fungsi akuntansi
b. Dokumen yang digunakan
1) Surat permintaan pembelian
2) Laporan penerimaan barang
commit to user
4) Faktur pembelian barang dari pemasok
5) Bukti kas keluar
c. Catatan akuntansi yang digunakan
1) Register buku kas keluar
2) Jurnal pembelian
3) Buku pembantu utang
4) Buku pembantu persediaan
d. Bagan aliran prosedur yang membentuk sistem
1) Prosedur permintaan pembelian
2) Prosedur order pembelian
3) Prosedur penerimaan barang
4) Prosedur penyimpanan barang
5) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan persediaan adalah
aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, dalam
proses produksi dan atau dalam perjalanan atau dalam bentuk bahan atau
barang (supplies) dengan jumlah yang optimum, tidak terlalu tinggi dan
tidak terlalu rendah untuk digunakan dalam proses produksi atau
commit to user B. Analisis Data dan Pembahasan
1. Sistem dan Prosedur Persediaan Kusuma Sahid Prince Hotel
Setiap sistem terdiri dari prosedur-prosedur. Prosedur-prosedur yang
terjadi dalam sistem akuntansi persediaan barang Kusuma Sahid Prince
Hotel.
a. Prosedur penerimaan barang.
b. Prosedur pengeluaran barang.
c. Prosedur perhitungan fisik
2. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan
Kusuma Sahid Prince Hotel
Kusuma Sahid Prince Hotel mempunyai rincian prosedur penerimaan
barang, prosedur pengeluaran barang dan prosedur perhitungan fisik,
berikut ini adalah penjelasan tentang jaringan prosedur yang terjadi:
a. Prosedur Penerimaan Barang
1) Pembelian
a) Deskripsi Prosedur
1. Departemen yang memerlukan barang membuat purchase
requestion berdasarkan kebutuhan yang diperlukan dan
pilihan pemasok yang telah melakukan penawaran harga.
Purchase requestion yang digunakan harus bercetak nomor
commit to user
- Asli : untuk fungsi pembelian
sebagai dasar pembuatan
purchase order.
- 1 tindasan (lembar ke-2) : untuk fungsi pengendalian
biaya (Cost Controlle)r
sebagai pengendalian biaya.
- 1 tindasan (lembar ke-3) : untuk departemen yang
membutuhkan/gudang
sebagai dasar pencocokan
penerimaan barang nantinya.
2. Barang yang menjadi stock, dilakukan pembuatan purchase
requestion oleh Store Keeper dan disimpan di gudang,
sedangkan barang direct barang yang langsung digunakan
dilakukan permintaan oleh departemen yang membutuhkan
dan barang langsung digunakan atau disimpan di departemen
yang membutuhkan.
3. Purchase requestion yang telah dilengkapi dengan harga
penawaran diajukan ke General Manager sebagai tanda
persetujuan atas transaksi pembelian dan Chief Accounting
untuk memverifikasi harga, credit term, tambahan biaya,
penjumlahan dan perkalian dan persyaratan akuntansi lainya
serta penyediaan dana lalu dikembalikan ke fungsi
commit to user
purchase order. Purchase order dikirim ke pemasok yang
sudah ditentukan. Dibuat 4 rangkap yang didistribusikan
sebagai berikut:
- Asli : untuk pemasok sebagai surat
pemesanan resmi yang
dikeluarkan perusahaan.
-1 tindasan (lembar ke-2) : untuk fungsi pengendalian
biaya (Cost Controller)
sebagai dasar memberikan
persetujuan untuk melakukan
pembelian.
-1 tindasan (lembar ke-3) : untuk fungsi penerimaan
sebagai dasar pencocokan
barang yang dipesan datang.
-1 tindasan (lembar ke-4) : untuk fungsi pembelian
sebagai dasar pembelian telah
disetujui.
4. Barang yang diterima dari pemasok harus diperiksa terlebih
dahulu kuantitas, berat, kualitas spesifikasinya lainya sesuai
dengan catatan dari fungsi pembelian. Barang-barang yang
memerlukan pemeriksaan lebih terinci (daging, ikan, dan
barang lainya masuk dalam katagori ini), pemeriksaan
commit to user
yang membutuhkan barang tersebut. Selanjutnya diperiksa
apakah invoice telah sesuai dengan fisik barang yang
diterima, nomor referensi purchase order serta kebenaran
penjumlahan, perkalian, dan potongan harga
5. Invoice dari pemasok yang telah diperiksa dibubuhi stempel
tanda terima. Invoice berisi keterangan mengenai tanggal
terima, nomor bukti penerimaan, diterima oleh, nomor
purchase order, disetujui oleh departemen yang
bersangkutan dan selanjutnya menandatangani kolom tanda
terima. Selanjutnya menginput barang yang telah dicocokan,
outputnya berupa tanda terima barang (receiving) yang
terdiri dari 4 rangkap yang di distribusikan sebagai berikut:
- Asli : untuk fungsi utang sebagai
dasar perhitungan utang
yang harus dibayar.
- 1 tindasan (lembar ke-2) : diserahkan kepada rekanan
sebagai tanda terima dari
perusahaan.
- 1 tindasan (lembar ke-3) : ditahan gudang/departemen
yang memerlukan, sebagai
dasar untuk mengisi kartu
commit to user
- 1 tindasan (lembar ke-4) : untuk fungsi pembelian
dokumen ini sebagai dasar
penutupan transaksi
tersebut.
6. Masing-masing invoice diberi nomor urut yang berkelanjutan
dari hari kehari dan sekaligus akan menjadi nomor invoice
dan referensi dalam proses selanjutnya.
7. Petugas penerima barang selanjutnya membuat laporan
harian untuk masing-masing katagori barang yaitu daily
receiving report. Dibuat 3 rangkap yang didistribusikan
sebagai berikut:
- Asli : untuk fungsi utang sebagai
dasar perhitungan utang yang
harus dibayar.
- 1 Lembar (tindasan ke-2): laporan untuk Chief
Accounting sebagai dasar
pengambilan kebijakan dan
pengukuran budget
selanjutnya.
- 1 Lembar (tindasan ke-3): laporan ke fungsi
pengendalian (Cost sebagai
dasar perhitungan
commit to user
8. Tanda terima tagihan. Setelah menagihkan faktur penjualan
mendapat tanda terima tagihan yang nantinya digunakan
untuk menagih utang dagang.
b)Dokumen yang digunakan
1. Purchase requestion. Dokumen ini digunakan untuk
memesan barang kepada pemasok (supplier) yang telah
dipilih, setelah diisi oleh petugas gudang atau departemen
yang membutuhkan barang selain stock gudang. Ditorisasi
oleh pejabat departemen pemohon, Cost Controller, Chief
Accounting dan General Manager.
2. Purchase order. Dokumen ini berisi rincian barang yang
dipesan¸ dikirim ke pemasok untuk memesan barang.
Diotorisasi oleh fungsi pembelian, Chief Accounting dan
General Manager.
3. Receiving. Dokumen ini sebagai dasar penerimaan barang¸
dibuat oleh fungsi penerimaan sebagai tanda barang yang
dipesan telah diterima dan siap disimpan atau digunakan.
Diotorisasi oleh fungsi penerimaan dan diberi cap.
4. Daily receiving report. Dokumen ini tentang kegiatan
