ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
2) Retur Pembelian
Barang-barang yang tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat purchase order yaitu barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam purchase order, barang mengalami kerusakan atau mendekati tanggal kadaluarsa akan dikembalikan kepada pemasok oleh fungsi penerimaan.
a) Deskripsi Prosedur
1. Jika terjadi perbedaan fisik antara barang yang diterima dengan jumlah yang tercantum di invoice maka petugas
commit to user
penerimaan barang akan membuat perbaikan pada
invoice. Perubahan ini selanjutnya diikuti dengan pembuatan
debet/credit yang ditandatangani oleh Cost Controller dan
dikirim ke rekanan dengan tembusan fungsi pembayaran. 2. Jika barang sudah di gudang dan karena satu hal harus
dikembalikan ke rekanan maka pengembalian tersebut harus disertai dengan dokumen goods return without credit note
(dokumen retur). Dokumen ini dikirim ke rekanan dengan tembusan dari fungsi akuntansi untuk mengurangi tagihan dalam invoice.
3. Fungsi gudang melakukan pencatatan mutasi utang dan persediaan berdasarkan tanda terima retur dari pemasok. 4. Komputer menginput kuantitas barang yang berkurang
karena adanya retur. Hasil inputan akan masuk ke head
office.
b)Dokumen yang digunakan
1. Retur pembelian. Dokumen ini diisi oleh fungsi penerimaan, ditandatangani oleh fungsi penerimaan dan pemasok. Form tersebut terdiri dari 4 rangkap diberi cap nomor urut dan diarsip oleh fungsi penerimaan.
commit to user
- Asli : untuk fungsi penerimaan sebagai dasar perbaikan fungsi penerimaan.
- 1 lembar (tindasan ke-2) : untuk pemasok sebagai dasar penggantian atau pengembalian barang.
- 1 lembar (tindasan ke-3) : untuk fungsi akuntansi sebagai dasar pengurangan jumlah persediaan karena
dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok. - 1 lembar (tindasanke-4) : untuk petugas
gudang/departemen yang memerlukan, sebagai dasar untuk mengisi kartu persediaan.
c) Catatan akuntansi yang digunakan
KSPH menggunakan sistem komputerisasi maka akan menginput retur secara otomatis transaksi tersebut mengurangi pesediaan kepada head office.
1. Jurnal retur pembelian. Jurnal ini berisi transaksi retur pembelian yang mengurangi utang dagang.
commit to user
2. Kartu persediaan. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya jumlah persediaan karena dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok. 3. Kartu utang. Kartu utang digunakan untuk mencatat
berkurangnya utang akibat adanya retur.
d)Fungsi yang terkait
1. Fungsi pembelian. Dalam prosedur retur pembelian fungsi gudang bertanggung jawab melaporkan adanya barang dagangan yang harus diretur ke pemasok. Setelah pemasok menerima barang yang diretur, pemasok menyerahkan tanda terima retur barang ini nantinya yang menjadi dokumen sumber untuk mencatat berkurangnya kuantitas persediaan barang.
2. Fungsi pengendalian biaya (Cost Controller). Fungsi pengendalian biaya mengetahui dan meyetujui terjadinya retur serta melakukan pengawasan agar retur yang terjadi tetap pada biaya yang telah ditentukan.
3. Fungsi gudang. Fungsi ini bertanggung jawab terhadap terjadinya mutasi persediaan di dalam gudang pada kartu persediaan.
commit to user
4. Fungsi penerimaan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan form retur kepada pemasok untuk mengambil barang retur.
5. Fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab mencatat terjadinya transaksi retur pembelian dalam jurnal umum, serta mencatat berkurangnya prsediaan dan utang usaha karena adanya retur pembelian.
b. Prosedur Pengeluaran Barang
a) Deskripsi Prosedur
1. Departemen yang memerlukan barang-barang dalam stock
gudang membuat store room requisition bernomor urut tercetak
berdasarkan re-order action report yaitu laporan yang
dihasilkan oleh komputer berdasarkan input data mengenai pemasukan dan pengeluaran barang yang dibuat oleh fungsi pengendalian (Cost Controller) sehingga dapat diketahui setiap saat. Laporan ini sekaligus berfungsi sebagai perintah kepada petugas gudang untuk mebuat purchase requestion atas persediaan barang di gudang, dan memberikan kepada fungsi pembelian untuk melakukan pembelian.
2. Store room requisition ditandatangani fungsi yang
membutuhkan barang, manajer departemen yang membutuhkan barang, fungsi yang menerima store room requisition dan
commit to user
mengambil barang atau fungsi gudang, Cost Controller untuk membebankan barang ke tiap-tiap departemen yang menggunakan barang.
3. Fungsi gudang mempersiapkan barang sesuai dengan masing-masing dokumen tersebut dan melakukan update pada kartu persediaan barang.
4. Setelah barang keluar gudang dan diterima oleh departemen yang memerlukan, Cost Controller menginput pembebanan berdasarkan store room requisition yang dikeluarkan dari masing-masing departemen. Hasil dari input pembebanan ke masing-masing departemen yang menggunakan barang, akan dilaporkan kepada Chief Accounting setiap bulan.
b) Dokumen yang digunakan
1. Distribusi Store Room Requisition
- Asli : untuk fungsi gudang sebagai dasar pengambilan barang. - 1 tindasan (lembar ke-2) : untuk fungsi pengendalian
(Cost Controller)
mengetahui barang yang
dibutuhkan tidak
melampaui biaya yang telah dianggarkan.
commit to user
- 1 tindasan (lembar ke-3) : untuk departemen yang memerlukan sebagai bukti pengambilan barang.
c) Catatan yang digunakan
1. Kartu persediaan. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya jumlah persediaan karena dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok.
2. Saldo stock. Penginputan pembebanan barang yang keluar
sesuai dengan masing-masing departemen akan secara otomatis mengurangi persediaan ke saldo stock.
d) Fungsi yang terkait
1. Fungsi pengendalian biaya (Cost Controller). Fungsi pengendalian biaya bertanggung jawab terhadap biaya barang yang dikeluarkan untuk masing-masing departemen. Biaya yang terjadi tidak boleh melebihi budget yang telah ditentukan, karena dapat mengurangi laba.
2. Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggung jawab atas pengambilan barang dari gudang sampai benar-benar diterima bagi departemen yang membutuhkan.
commit to user c. Prosedur Perhitungan Barang
a) Deskripsi prosedur
Perhitungan fisik persediaan dilakukan satu bulan sekali dalam barang yang sama, dilakukan oleh Cost Controller yang bekerja sama dengan fungsi penerimaan, fungsi pembelian dan fungsi gudang. Hasil perhitungan tersebut dicatat dalam count sheet kemudian hasilnya diinput dan disesuaikan dengan jumlah persediaan yang tercatat di komputer dan kartu persediaan. Pada hari berikutnya secara otomatis sistem akan menghasilkan stock
report. Biasanya terdapat selisih antara jumlah persediaan fisik
dengan catatan persediaan yang terdapat pada kartu persediaan, hal ini dikarenakan kondisi barang yang mungkin mengalami kerusakan dalam penyimpanan atau dikarenakan adanya pencurian terhadap barang yang disimpan. Hasil perhitungan fisik juga digunakan untuk meminta pertanggung jawaban fungsi pembelian mengenai peaksanaan penyimpanan persediaan dan keandalan kartu persediaan.
Pada saat melakukan perhitungan fisik persediaan dan terdapat barang yang rusak atau telah memasuki jangka kadaluwarsa maka barang-barang tersebut akan dimasukan kekerugian tahun berjalan pada laporan keuangan.
commit to user b) Dokumen yang digunakan
1. Count sheet. Dokumen ini digunakan untuk mencatat hasil
perhitungan fisik persediaan.
2. Stock report. Laporan yang dihasilkan atas inputan count sheet
dari perputaran persediaan setiap hari.
c) Catatan yang digunakan
1. Kartu persediaan. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya jumlah persediaan karena dikembalikanya barang yang telah dibeli kepada pemasok.
2. Jurnal umum. Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal penyesuaian rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik yang terdapat dalam laporan
stock report.
3. Laporan stock report. Digunakan untuk membandingkan persediaan dalam stock report dan hasil perhitungan fisik.
d) Fungsi yang terkait
1. Fungsi pengendalian biaya (Cost Controller). Fungsi ini bertugas untuk mencocokan jumlah fisik persediaan dengan kartu persediaan barang dan jumlah yang telah diinput secara berkala di dalam komputer, dan dicatat.
commit to user