ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
3. Sistem Pengendalian Intern
a. Pengertian Pengendalian Intern
SPI didefinisikan pertama kali oleh American Institute of Certified Public Accountant (AICPA). Pengendalian intern meliputi struktur organisasi di dalam suatu organisasi dan semua metode-metode yang terkoordinir serta ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan, memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi kegiatan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan menajemen yang telah diterapkan.
Pengendalian intern dapat diartikan sempit dan luas. Dalam arti yang sempit, SPI merupakan pengecekan penjumlahan mendatar, penjumlahan menurun, pengurangan dan perkalian angka-angka yang tertera dalam formulir, serta penelitian cara penjumlahan atau pencatatan. Dalam artian yang luas, definisi SPI menurut Baridwan dalam Winarno (2004) adalah pengendalian intern meliputi stuktur
commit to user
organisasi dan semua cara-cara serta alat yang dikoordinasikan dan digunakan di dalam perusahaan, memeriksa ketelitian, dan kebenaran data, memajukan efisiensi didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Pengendalian intern menurut Mulyadi (1989) adalah pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Pengendalian Intern menurut Standar Profesional Akuntan Publik pada SA 319 paragraf 6 adalah kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu suatu usaha akan tercapai.
b. Tujuan Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:163) tujuan sistem pengendalian intern adalah:
a. Menjaga kekayaan organisasi.
b. Mengecek keandalan dan ketilitian data akuntansi. c. Mendorong efisiensi.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Hartadi dalam Winarno (2004) tujuan sistem pengendalian intern yang efektif dapat digolongkan sebagai berikut:
commit to user
b. Menjamin terhadap terjadinya hutang yang tidak layak. c. Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya data akuntansi. d. Dapat diperolehnya operasi yang efisien.
e. Menjamin ditaatinya kebijakan manajemen.
Dari beberapa tujuan pengendalian intern yang telah disebutkan sebelumnya, tujuan pengendalian intern mempunyai tujuan sebagai alat yang digunakan oleh pihak manajemen untuk mengendalikan dan melindungi perusahaan dengan cara memberikan keyakinan laporan keuangan dengan menjamin kebenaran catatan pembukuanya. Memberikan keyakinan tentang dipatuhinya hukum dan juga peraturan yang telah dibuat oleh pihak manajemen, dan juga dapat mendorong keefektifan dan efesien perusahaan.
c. Unsur-unsur Pengendalian Intern
SPI meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Menurut Jogiyanto dalam Winarno (2004), SPI mempunyai enam elemen dasar yaitu:
1. Karyawan yang jujur dan cakap.
2. Adanya pemisahan fungsi dengan garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
commit to user
3. Prosedur yang tepat untuk pemberian wewenang. 4. Dokumen dan catatan yang lengkap.
5. Pengawasan fisik yang cukup terhadap aktiva dan catatan. 6. Dilakukannya pencocokan yang independen.
Mulyadi (1997), mengemukakan unsur-unsur SPI sebagai berikut:
1. Struktur organisasi memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Setiap organisasi pastinya mempunyai struktur organisasi. struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional pada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Struktur organisasi perusahaan menggambarkan adanya pemisahan tugas dan wewenang yang jelas mengindikasikan perusahaan telah memenuhi salah satu unsur SPI. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi
commit to user
yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan tahap suatu akuntansi.
Beberapa manfaat dari adanya struktur organisasi yang baik, efektif serta efisien antara lain:
1) Karyawan mengetahui posisinya, tugasnya, dan tanggung jawabnya.
2) Karyawan mengetahui kepada siapa dia bertanggung jawab dan mempertanggung jawabkan pekerjaanya.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya transaksi tersebut. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik juga menghasilkan
commit to user
informasi yang teliti dan cepat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya suatu organisasi.
Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh pihak yang berwenang, pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian, karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamananya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian keandalanya.
Formulir atau dokumen yang dibuat harus menjelaskan kegunaan, pembuat, jumlah salinan atau rangkap, yang dituju, yang menyetujui, serta informasi yang tertulis didalamnya. Selain itu, setiap dokumen atau formulir harus mempunyai ciri-ciri khusus. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organsasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional, dan sistem wewengan dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaanya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah sebagai berikut:
commit to user
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
b. Pemeriksaan mendadak (spot check). Hal ini akan mendorong kayawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa campur tangan atau unit organisasi lain.
d. Perputaran jabatan (job rotation).
e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. f. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan
dengan catatanya.
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas mengecek keefektifan unsur-unsur SPI yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Unsur ini merupakan unsur SPI yang paling penting. Unsur SPI yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaanya dengan efektif dan efisien, meskipun hanya sedikit unsur SPI yang mendukungnya.
commit to user 4. Pengertian Persediaan
Persediaan merupakan bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya proses produksi atau perakitan untuk dijual kembali, dan untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang.
Pada Kusuma Sahid Prince Hotel persediaan diklasifikasikan menjadi 2 yaitu bahan dan barang. Bahan adalah persediaan barang yang digunakan dalam proses produksi setelah melalui beberapa proses diharapkan menjadi barang jadi yang mempunyai nilai lebih. Barang adalah barang yang berwujud yang tersedia untuk digunakan ataupun dijual kembali dalam kegiatan usaha normal. Jenis barang atau bahan yang ada di Kusuma Sahid Prince Hotel sangat banyak, apabila jumlah persediaan terlalu tinggi dapat menghambat kegiatan perusahaan dikarenakan sebagian besar dana perusahaan tertanam dipersediaan dan tidak dapat diputarkan lagi, sebaliknya jumlah persediaan yang terlalu kecil membuat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen. Menurut Sofjan Assauri dalam bayu (2007) persediaan adalah sejumlah bahan-bahan, parts yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari komponen atau langganan setiap waktu.
commit to user
Menurut Standar Akuntansi Keuangan (SAK) No 14 (IAI,2004) persediaan adalah aktiva yang:
a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal. b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan.
c. Dalam bentuk/perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi/pemberian jasa.
Dalam Prinsip Akuntansi Indonesia mendefinisikan persediaan barang adalah:
a. Tersedianya untuk dijual (barang dagangan/barang jadi).
b. Masih dalam proses produksi untuk diselesaikan, kemudian dijual (barang dalam proses pengolahan).
c. Akan dipergunakan untuk produksi barang-barang jadi yang akan dijual (bahan baku dan bahan pembantu) dalam rangka kegiatan usaha normal perusahaan (Prinsip Akuntansi Indonesia, 1994). Menurut Mulyadi (2001) menyampaikan bahwa dalam sistem pengendalian intern persediaan terdiri dari:
a. Fungsi yang terkait 1) Fungsi gudang 2) Fungsi pembelian 3) Fungsi penerimaan 4) Fungsi akuntansi b. Dokumen yang digunakan
1) Surat permintaan pembelian 2) Laporan penerimaan barang 3) Surat order pembelian
commit to user
4) Faktur pembelian barang dari pemasok 5) Bukti kas keluar
c. Catatan akuntansi yang digunakan 1) Register buku kas keluar 2) Jurnal pembelian
3) Buku pembantu utang 4) Buku pembantu persediaan
d. Bagan aliran prosedur yang membentuk sistem 1) Prosedur permintaan pembelian
2) Prosedur order pembelian 3) Prosedur penerimaan barang 4) Prosedur penyimpanan barang 5) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan persediaan adalah aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan atau dalam bentuk bahan atau barang (supplies) dengan jumlah yang optimum, tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
commit to user B. Analisis Data dan Pembahasan