PENERIMAAN MAHASISWA BARU DAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK
A. Penerimaan Mahasiswa Penerimaan Mahasiswa Baru
DAN SISTEM ADMINISTRASI AKADEMIK
A. Penerimaan Mahasiswa Penerimaan Mahasiswa Baru
a. Syarat Penerimaan Mahasiswa Baru :
1. Lulus SMA/MA/SMK/sederajat Semua Jurusan untuk program Strata-1 2. Lulus Sarjana ilmu keperawatan untuk program profesi ners
3. Lulus Sarjana untuk program Magister
4. Mengisi formulir pendaftaran on line di pmb.unipdu.ac.id 5. Foto Copy ijazah dilegalisir 2 lembar
6. Pas Photo terbaru (3x4) 5 lembar
7. Seleksi masuk dilakukan berdasar prestasi hasil belajar siswa sebelumnya secara administratif oleh Tim Penerima Mahasiswa Baru
8. Pada Program Studi Tertentu dilakukan tes wawancara dan tes kesehatan/psikotes 9. Biaya pendaftaran Rp. 200.000,-
10. Alur penerimaan mahasiswa baru & registrasi (terlampir) B. Penyetaraan Ijazah
Lulusan pondok pesantren yang tidak memiliki ijazah madrasah/sekolah formal boleh menggunakan ijazah pondok pesantren yang telah disetarakan oleh Kementerian Agama atau Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
C. Registrasi Mahasiswa 1. Pengertian
Registrasi adalah proses yang harus dilalui oleh mahasiswa pada setiap awal semester yang mencakup proses :
(1) registrasi administrasi (2) registrasi akademik
Keseluruhan proses registrasi harus dilakukan secara berurutan pada masa-masa yang telah ditentukan dalam kalender akademik.
2. Registrasi Administrasi
Registrasi administrasi dilakukan oleh setiap mahasiswa pada awal semester untuk memenuhi persyaratan “aktivasi” pada semester tersebut. Registrasi dapat dilakukan setelah mahasiswa menyelesaikan biaya pendidikan yang ditetapkan.
Panduan Akademik Program Diploma, Sarjana & Pasca Sarjana Unipdu Jombang Tahun 2015 23 Berdasarkan status mahasiswa, registrasi administrasi terdiri dari:
a. Registrasi administrasi calon mahasiswa baru.
Registrasi ini merupakan kelanjutan dari seleksi penerimaan mahasiswa baru. Mereka yang dinyatakan lulus seleksi diharuskan mendaftarkan diri untuk memperoleh status sebagai mahasiswa U n i p d u .
Syarat-syarat registrasi administrasi calon mahasiswa baru adalah: 1) Menyelesaikan administrasi keuangaan sesuai ketentuan yang berlaku
2) Setiap calon mahasiswa baru diharuskan datang sendiri ke Bagian Administrasi Akademik (BAA) untuk melakukan registrasi administrasi :
a) Menyerahkan kartu tanda peserta ujian seleksi dan dinyatakan lulus ujian/seleksi yang telah ditetapkan
b) Memperlihatkan ijazah asli, nilai UN asli, dan menyerahkan foto kopi yang dilegalisir, masing-masing 2 (dua) rangkap
c) Menyerahkan pasfoto ukuran 3 x4 cm dan 4x6 cm masing-masing 2 (dua) lembar d) Menyerahkan surat izin belajar dari DIKTI dan persyaratan Unipdu lainnya (bagi warga
negara asing)
e) Mengambil dan mengurus blanko Her Registrasi dan Ujian (Blanko Pink)
f) Mengembalikan Blanko Pink untuk mendapatkan akses di Sistem Informasi Akademik (Siakad) Unipdu, yaitu :
- User (Nomor Induk Mahasiswa/NIM) - Password
Bagi calon mahasiswa baru yang tidak memenuhi ketentuan diatas tidak dapat diterima sebagai mahasiswa Unipdu, walaupun sudah dinyatakan lulus seleksi penerimaan mahasiswa baru.
b. Registrasi administrasi mahasiswa lama .
1) Menyelesaikan administrasi keuangaan sesuai ketentuan yang berlaku 2) Mengambil dan mengurus blanko Her Registrasi dan Ujian
3. Registrasi Akademik
Registrasi akademik dilakukan oleh setiap mahasiswa pada awal semester untuk memperoleh hak mengikuti kegiatan akademik pada semester tersebut. Registrasi akademik dilakukan setelah mahasiswa melakukan registrasi administrasi.
Registrasi akademik dilakukan untuk memperoleh status “ Aktif “ dan dapat melakukan KRS On line sesuai jadwal yang telah ditentukan.
a. Persyaratan registrasi akademik
1) Di Biro Administrasi Akademik : Aktivasi KRS
Blanko Her Registrasi dan Ujian (Blanko Pimk) yang telah tervalidasi oleh bagian yang bersangkutan
2) Di Pembimbing Akademik : Pemrograman KRS a) Kartu Hasil Studi(KHS) semester yang sebelumnya
Panduan Akademik Program Diploma, Sarjana & Pasca Sarjana Unipdu Jombang Tahun 2015 24 b) Daftar Mata Kuliah
c) Jadwal kuliah
b. Kegiatan dalam registrasi akademik
1) Menjelang dimulainya kegiatan semester baru pada jadwal yang telah ditetapkan dalam kalender akademik mahasiswa memilih mata kuliah yang akan diikutinya pada semester tersebut;
2) Pemilihan mata kuliah tersebut dilakukan mahasiswa dibawah bimbingan Pembimbing Akademik atau Ketua Program Studi (dalam hal dosen wali berhalangan) dengan memperhatikan kurikulum, jadwal kuliah dan prestasi akademik yang dicapai pada semester-semester sebelumnya;
3) Mata kuliah yang dipilih selanjutnya diisikan dalam Kartu Rencana Studi (KRS) secara on line dengan benar dan teliti;
4) Setelah mengisi KRS on line, maka mahasiswa harus mencetak hasilnya sebanyak 4 (empat) rangkap dan mengembalikan hasil cetak kepada Pembimbing Akademik; 5) Berpedoman kepada hasil cetak tersebut, Pembimbing Akademik harus memeriksa
bahwa seluruh mata kuliah yang diisikan pada KRS online sesuai dengan yang telah didiskusikan sebelumnya;
6) Dosen wali selanjutnya menandatangani seluruh hasil cetak KRS on line tersebut dan didistribusikan kepada mahasiswa yang bersangkutan, pembimbing akademik, program studi dan Biro Administrasi Akademik (BAA);
7) Mahasiswa yang tidak mengisi atau salah mengisi KRS on line tidak akan tercantum dalam Daftar Peserta dan Nilai Akhir (DPNA), sehingga nilai mata kuliah tersebut tidak akan dikeluarkan diakhir semester
8) Data online yang sudah diisikan oleh mahasiswa selanjutnya dapat diproses oleh Prodi sehingga diperoleh Daftar Peserta Kuliah untuk setiap matakuliah. Daftar Peserta Kuliah ini disampaikan kepada koordinator dosen pengampu mata kuliah paling lambat seminggu sebelum perkuliahan berlangsung.
4. Registrasi Mata Kuliah
Registrasi mata kuliah dilakukan agar mahasiswa terdaftar pada beberapa mata kuliah tertentu,seperti mata kuliah umum dan praktikum. Registrasi mata kuliah dilakukan secara on line, melalui www.siakad.unipdu.ac.id dan sangat dianjurkan setelah berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik. Registrasiperlu dilakukan untuk memudahkan pembagian kelas dan alokasi ruang. Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi matakuliah dapat dianggap tidak mengikuti mata kuliah tersebut.
5. Penentuan Beban Kredit Semester
a. Beban kredit semester adalah jumlah sks yang diambil mahasiswa dalam satu semester; b. Beban kredit semester pada semester pertama dilakukan sistem paket untuk setiap mahasiswa
baru;
c. Beban kredit semester berikutnya dapat ditentukan sendiri oleh mahasiswa yang bersangkutan dengan memperhatikan ketentuan dan persyaratan yang berlaku. Persyaratan yang dimaksud
Panduan Akademik Program Diploma, Sarjana & Pasca Sarjana Unipdu Jombang Tahun 2015 25 adalah lebih banyak ditentukan oleh prestasi akademik mahasiswa yang bersangkutan pada semester sebelumnya;
d. Prestasi akademik mahasiswa setiap semester diwujudkan menjadi Indeks Prestasi atau IP yang menunjukkan tingkat keberhasilan mahasiswa secara kuantitatif;
e. Ketentuan pengambilan beban SKS setiap semester yang berlaku adalah sebagai berikut : IPS yang diperoleh
semester sebelumnya SKS yang dapat diambil pada semester berikut : program sarjana, diploma empat Program diploma tiga
3,50 - 4,00 24 sks 20 sks
2,75 - 3,49 20 sks 16 sks
2,00 - 2,74 16 sks 12 sks
< 2,00 12 sks 10 sks
6. Perubahan Rencana Studi
Mahasiswa diperboleh kan untuk melakukan perubahan terhadap rencana studinya ketika semester sedang belangsung. Perubahan dapat dilakukan melalui Perubahan Kartu Rencana Studi (PKRS). Sesuai kebijakan akademik fakultas, mahasiswa dapat melakukan perubahan KRS dalam 2 (dua) minggu pertama sejak permulaan masa kuliah, dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Perubahan KRS dilakukan pada masa yang telah ditetapkan dalam kalender akademik; 2) Jumlah beban studi sebelum dan sesudah perubahan tidak melebihi ketentuan yang berlaku,
yaitu sesuai dengan perhitungan beban studi atas dasar indeks prestasi semester sebelumnya; 3) Perubahan KRS tersebut dilakukan dengan seizin pemimbing akademik atau ketua program
studi (dalam hal pembimbing akademik berhalangan) dengan mempertimbangkan alasan yang diajukan dan daya tampung kelas;
4) Prosedur perubahan KRS dilakukan sebagaimana mekanisme sebagai berikut:
a. Mahasiswa mengajukan permohonan perubaan KRS ke Biro Administrasi Akademik (BAA) dengan membawa surat pengantar dari prodi untuk aktivasi pembukaan kembali Siakad b. Mahasiswa melakukan perubahan rencana studi pada hari tersebut secara oline c. Hasil cetak KRS online (seperti dijelaskan pada poin3 butir 4) dicopy 4 (empat) rangkap d. Pembimbing akademik selanjutnya menandatangani seluruh lembar hasil cetak KRS online
yang telah memuat perubahan mata kuliah
e. Hasil cetak KRS online yang memuat perubahan mata kuliah ini didistribusikan kepada mahasiswa yang bersangkutan, pembimbing akademik, program studi dan Biro Administrasi Akademik (BAA).
f. Perubahan mata kuliah pada KRS online dilakukan oleh Subbag Pendidikan fakultas masing-masing.
5) Mahasiswa yang terpaksa meninggalkan kegiatan akademik pada 2 (dua) minggu pertama masa perkuliahan karena melaksanakan tugas tertentu untuk kepentingan lembaga/negara atas izin Dekan/Rektor, dapat mengisi KRS pada masa PKRS. Mata kuliah yang diambil dianggap mata kuliah baru.
Panduan Akademik Program Diploma, Sarjana & Pasca Sarjana Unipdu Jombang Tahun 2015 26 7. Pengambilan Mata Kuliah Lintas Fakultas/Program Studi
Mahasiswa dapat mengambil beberapa mata kuliah yang merupakan bagian dari beban studinya pada fakultas/program studi lain sejauh memiliki bobot SKS yang sama, terutama pada mata kuliah keahlian alternatif. Nilai mata kuliah lintas program studi diakui dalam transkrip nilai mahasiswa setelah diekuivalensikan.
8. Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
a. KTM diberikan kepada mahasiswa baru yang sudah menyelesaikan registrasi administrasi; b. KTM berfungsi sebagai bukti mahasiswa Unipdu;
c. KTM dipergunakan untuk mendapatkan akses berbagai fasilitas di Unipdu; 9. Nomor Induk Mahasiswa
a. Nomor Induk Mahasiswa terdiri dari 7 (Tujuh) digit, yang mengandung unsur-unsur sebagai berikut:
1) Digit pertama adalah kode Fakultas 2) Digit kedua adalah kode program studi
3) Digit ketiga, keempat adalah kode tahun angkatan
4) Digit kelima, keenam, dan ketujuh adalah nomor kode urut registerasi
b. Yang dimaksud kode tahun angkatan adalah tahun di mana mahasiswa pertama kali masuk dan registerasi sebagai mahasiswa baru, dari empat digit angka tahun diambil dua angka terakhir.
c. Yang dimaksud dengan kode urut registerasi adalah nomor urut pendaftaran setiap tahun dimulai dengan Nomor 001 dan seterusnya. Nomor 001 dimulai pada setiap Prodi, angkatan dan setiap Fakultas.
Contoh :
Mahasiswa jenjang S1 Fakultas Agama Islam Prodi PAI Angkatan 2015 NIM yang bersangkutan adalah 1115001
10. Sanksi Tidak Melakukan Registrasi
a. Mahasiswa yang terlambat melakukan berbagai jenis registrasi sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam kalender akademik, diharuskan mengambil cuti akademik;
b Mahasiswa yang tidakmelakukan registrasipada satu semester tertentu tanpa mengajukan cuti akademik, maka semester tersebut tetap diperhitungkan dalam masa studi mahasiswa yang bersangkutan;
c Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi administrasi selama 3 (tiga) semester berturut-turut dianggap mengundurkan diri dari Unipdu.
11. Cuti Studi dan Aktif Kembali
Cuti studi ialah hak khusus bagi mahasiswa Program D3, S1, atau S2 untuk tidak melakukan studi pada saat program studi sedang berlangsung. Cuti studi diberikan kepada mahasiswa :
Panduan Akademik Program Diploma, Sarjana & Pasca Sarjana Unipdu Jombang Tahun 2015 27 2. Adanya keperluan/kepentingan yang tidak memungkinkan untuk mengikuti kegiatan akademik
pada semester yang akan berlangsung. Izin cuti studi dapat diberikan dengan ketentuan:
a. Untuk mahasiswa program diploma dan sarjana, jumlah maksimum cuti studi adalah 3 (tiga) semester, baik secara berturut-turut maupun secara terpisah;
b. Untuk program magister dan profesi cuti studi hanya diperkenankan satu semester; c. Mekanisme pengajuan ijin cuti studi :
1) Mahasiswa Mengajukan surat permohonan izin cuti kepada Rektor c.q. Wakil Rektor Bidang Akademik dengan syarat sbb :
a) Mengisi formulir registrasi izin cuti mengetahui orang tua/wali mahasiswa dan menyetujui : pembimbing akademik, ketua program studi dan pimpinan fakultas; b) Melampirkan bukti bebas biaya kuliah untuk semester sebelumnya dan bebas
administrasi dari perpustakaan;
c) Membayar herregistrasi semester pada saat cuti;
d) Mahasiswa yang bersangkutan telah mengikuti kuliah sedikitnya 2 semester pada semester pertama dan semester kedua;
2) Surat permohonan izin cuti studi diajukan kepada Rektorcq. Wakil Rektor Bidang Akademikselambat-lambatnya 7 hari setelah masa pembayaran SPP/herregistrasi berakhir melalui Biro Administrasi Akademik (BAA);
3) Bagi mahasiswa yang telah melakukan registrasi administrasi, namun kemudian mengajukan cuti akademik, maka biaya pendidikan yang telah dibayarkan tidak dapat diminta kembali;
4) Apabila telah habis masa cuti studinya, yang bersangkutan tidak membayar SPP dan tidak melakukan registrasi selama 2 semester maka yang bérsangkutan dianggap telah mengundurkan diri sebagai mahasiswa (Drop Out Studi);
d. Mahasiswa yang mengundurkan diri sebagai mahasiswa, berhak meminta keterangan lengkap mengenai transkrip yang berisi jumlah mata kuliah dan nilainya yang pernah diikuti;
e. Setelah masa cuti berakhir mahasiswa diwajibkan melapor kembali dan melanjutkan perkuliahan, apabila tidak melapor dianggap mengundurkan diri.
12. Gugur dan Putus Studi
Mahasiswa yang melanggar ketentuan administrasi akademik dapat dijatuhi sanksi akademik antara lain sebagai berikut :
a. Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi dan tidak memberikan keterangan/alasan pada waktu yang telah ditentukan untuk semester yang akan berlangsung, dapat dikenakan sanksi tidak mernperoleh pelayanan akademik;
b. Batas maksimum masa studi, yaitu :
1) 3 (tiga) sampai 4 (empat) tahun untuk program diploma tiga;
Panduan Akademik Program Diploma, Sarjana & Pasca Sarjana Unipdu Jombang Tahun 2015 28 3) 1 (satu) sampai 2 (dua) tahun untuk program profesi setelahmenyelesaikan program
sarjana atau diploma empat;
4) 1,5 (satu koma lima) sampai 4 (empat) tahun untuk program magister,program magister terapan, dan program spesialis satu setelahmenyelesaikan program sarjana atau diploma empat.
Apabila mahasiswa telah menghabiskan/melampaui batas maksimum masa studi sesuai ketentuan diatas, maka dapat dikenakan sanksi akademik berupa gugur studi (Drop Out); c. Mahasiswa yang tidak melakukan registrasi 3 (tiga) semester berturut-turut atau terputus-putus
dan tidak memberikan keterangan/alasan pada waktu yang telah ditentukan untuk semester yang sedang berlangsung, dapat dikenakan sanksi akademik berupa pemutusan studi; Terhadap mahasiswa yang terkena sanksi akademik gugur studi dan pemutusan studi, Ketua Program Studi Sub Bagian Akademik Fakultas berkewajiban melaporkan / mengusulkan kepada Rektor c.q. Wakil Rektor Bidang Akademik, untuk diterbitkan Surat Keputusan Pemberhentian Studinya.
Bagi mahasiswa yang telah menerima Surat Keputusan Pemberhentian Studi, berhak meminta Surat Keterangan mengenai sejumlah mata kuliah berikut nilai kreditnya yang telah diselesaikan. Untuk selanjutnya yang bersangkutan tidak diperkenankan mengikuti studi pada Fakultas-fakultas di lingkungan Unipdu.