IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.6. Pengadaan dan Penanganan Bahan Baku
Identifikasi kebutuhan bahan baku adalah penentuan jumlah bahan baku yang diperlukan untuk produksi mendatang. Identifikasi tersebut dilakukan berdasarkan penjualan barang jadi yang dihasilkan perusahaan (sesuai dengan Order To Factory/OTF), kapasitas produksi, dan persediaan bahan baku yang ada di gudang.
Kapasitas produksi adalah kemampuan bagian produksi untuk menghasilkan mi dalam waktu tertentu. Faktor utama yang mempengaruhi kapasitas produksi adalah kondisi mesin produksi yang digunakan. Meskipun mesin terkadang membutuhkan perbaikan, tetapi mesin dapat berproduksi sesuai dengan kapasitas, yaitu kurang lebih sebesar 34.490 karton per hari. Faktor lain yang dipertimbangkan adalah waktu dan tenaga kerja yang tersedia.
Persediaan bahan baku di gudang menjadi tanggung jawab bagian gudang. Bagian gudang bertanggung jawab atas keluar masuknya bahan baku serta penyimpanannya. Posisi gudang berada di bawah bagian produksi sehingga memudahkan manajemen produksi untuk mengontrol ketersediaan bahan baku.
Berdasarkan identifikasi kebutuhan bahan baku, bagian produksi melalui bagian Production Planning and Inventory Control (PPIC) akan melakukan permintaan pembelian. Bagian gudang sendiri setiap hari memberi suatu laporan persediaan bahan baku kepada bagian akuntansi, juga kepada bagian pembelian dan produksi. Identifikasi jumlah pembelian bahan baku disesuaikan dengan kebutuhan untuk memproduksi barang dan jumlah stok yang ada di gudang.
4.6.2.Prosedur Pembelian dan Penerimaan Bahan Baku
Bahan baku yang digunakan diperoleh dari pasar domestik dan luar negeri. Meskipun menggunakan bahan baku dari luar negeri, perusahaan tidak langsung mengimpor sendiri. Bahan baku dari luar negeri tersebut diperoleh dari pemasok lokal, dimana urusan impor berada di tangan pemasok tersebut. Perusahaan memperoleh tepung terigu lokal dari PT Respati Jaya yang merupakan agen dari PT Bogasari, PT Kabulinco Jaya, PT Danitama Niagatama, PT Panganmas Inti Persada dan salah satu pemasok tepung terigu impor, yaitu PT Manildra Indonesia. Saat ini, perusahaan lebih banyak melakukan pembelian tepung terigu lokal hasil produksi PT Bogasari dengan merek Cakra Kembar dan Segitiga Biru. Sedangkan pembelian tepung terigu impor hanya sebagian kecil karena terbatasnya tepung terigu impor yang tersedia.
Pemesanan akan dilakukan apabila (1) bagian pemasaran (marketing) memberikan masukan atau Order To Factory (OTF) kepada bagian PPIC untuk perencanaan produksi suatu produk yang diharapkan laku di pasaran. Bagian PPIC akan menyampaikan ke (2) bagian produksi untuk meninjau kapasitas produksi dan juga (3) bagian gudang untuk menghitung persediaan bahan baku. Setelah itu, (4) PPIC menyampaikan order yang telah disesuaikan dengan kapasitas produksi ke bagian pemasaran. Selanjutnya PPIC membuat perencanaan produksi (Planned Order) serta perencanaan kebutuhan bahan baku (Purchase Requistions) dan merekomendasikan perencanaan tersebut ke bagian Pembelian (Purchase and Traffic) untuk melaksanakan pembelian atas sejumlah bahan baku yang dibutuhkan dengan menyerahkan Nota Pesanan Barang.
Bagian Pembelian selanjutnya akan (5) menghubungi pemasok untuk mengadakan kesepakatan kerjasama. Pembelian disesuaikan dengan Purchase Order (PO) yang telah ditetapkan untuk proses produksi kepada pemasok. Pada PO sudah dicantumkan nama pemasok, nomor pesanan, jumlah yang dipesan, harga, dan tanggal penerimaan barang paling lambat. Waktu yang dibutuhkan mulai dari pengiriman PO sampai bahan baku tiba di gudang (leadtime) adalah
sekitar 7 hari, baik bagi tepung terigu maupun tepung tapioka. Sistem pembayaran dilakukan secara tunai dengan tenggang waktu selama satu bulan setelah perusahaan menerima bahan baku dari pemasok. Perusahaan melakukan pembayaran menggunakan giro. Secara sistematis, prosedur pembelian bahan baku ditunjukkan pada Gambar 5.
Gambar 5. Prosedur Pembelian Bahan Baku
Pemeriksaan mutu produk dari pemasok diserahkan ke bagian Quality Control (QC). (1) Pemeriksaan ini dilakukan sebelum barang masuk ke gudang. Jadi, barang-barang yang telah masuk ke gudang adalah barang yang sudah mendapat rekomendasi dari QC. Pemeriksaan barang oleh petugas gudang sesuai dengan PO yang dikirim oleh bagian pembelian dan surat jalan yang dibawa oleh bagian pengiriman meliputi kondisi kemasan, label segel, kuantitas pesanan (volume/berat), dan jumlah yang diterima. Barang yang masuk diuji oleh bagian QC dengan mengambil sample secara acak. Jika dari hasil pengujian ternyata (2) tidak sesuai standar dalam kontrak, maka (4) bagian pembelian akan mengembalikan barang tersebut dan meminta penggantian barang. Sebaliknya, apabila (3) telah memenuhi syarat maka (5) bagian penerimaan gudang akan mengeluarkan bukti penerimaan barang yaitu Nota Terima Barang (NTB). Prosedur penerimaan bahan baku disajikan pada Gambar 6. Pemasok Pembelian (P&T) Produksi PPIC Gudang Pemasaran (marketing) OTF 1 2 3 4 5
Gambar 6. Prosedur Penerimaan Bahan Baku 4.6.3.Penyimpanan Bahan Baku
Bahan baku disimpan dalam gudang seluas 660 m² tanpa perlakuan khusus. Fasilitas gudang yang tersedia di perusahaan yaitu listrik dan pallet (alas). Fasilitas listrik berfungsi sebagai penerangan dan dinyalakan 24 jam sehari. Penyimpanan bahan baku tepung terigu dan tapioka menggunakan pallet agar bahan baku tersebut tidak bersentuhan langsung dengan lantai sehingga terjaga keawetannya. Sistem penempatan bahan baku di gudang disesuaikan menurut kelompok dan jenis bahan baku serta tanggal kedatangan bahan baku. Penyusunan bahan baku dilakukan dengan tidak merapat langsung ke dinding. Hal ini dilakukan agar lebih mudah dalam pengeluaran dan pembersihan gudang. Penyusunan bahan baku ditumpuk dengan bersilang agar saling mengunci antar satu lapisan dengan lapisan lainnya sehingga susunannya tidak gampang roboh dan memudahkan penghitungan.
Pengeluaran bahan baku dilakukan apabila bagian produksi memerlukan bahan baku dalam kegiatan produksi. Nota yang digunakan adalah Nota Pesanan dan Pernyerahan Bahan Baku (NPPBB). Bahan baku yang dikeluarkan mengikuti sistem First In First Out (FIFO), yaitu bahan baku yang pertama kali masuk ke gudang dikeluarkan lebih dulu dari gudang untuk proses produksi. Hal ini berkaitan dengan sifat bahan baku yang mempunyai batas kadaluarsa dan kerugian atas penyimpanan yang terlalu lama.
Barang dari Pemasok QC Barang Sesuai Barang Tidak Sesuai Gudang Retur ke Pemasok 1 2 3 5 4
Pencatatan terhadap semua barang yang masuk atau keluar dari gudang dilakukan setiap hari oleh operator dan dilaporkan kepada bagian administrasi gudang. Bagian administrasi akan mencatat seluruh laporan yang masuk ke dalam Laporan Posisi Stock Harian (LPSH).
Pengontrolan terhadap bahan baku di gudang dilakukan terhadap jumlah dan keadaan bahan baku di gudang. Pengontrolan dilakukan setiap hari, pagi dan sore hari. Apabila ada kesalahan atau ketidakcocokan antara catatan dan kondisi fisik, maka bagian gudang akan membuat berita acara /pemberitahuan kepada bagian administrasi
4.6.4.Pengujian Mutu Bahan Baku
Pengujian mutu bahan baku perlu dilakukan agar bahan baku yang dipakai memenuhi standar yang berlaku, sehingga tidak terjadi penyimpangan. 1. Tepung Terigu
Tepung terigu yang baik akan dilihat kemasannya, yaitu segel utuh, bersih, tidak rusak, tidak basah, tidak berjamur, dan tidak tercemar bahan lain. Tepung terigu yang telah dipesan akan diuji sifat fisik secara organoleptik pada saat bahan masuk dan pada saat akan dipakai dalam proses produksi. Uji organoleptik tepung terigu meliputi warna putih (cream), kenampakan (bersih, bebas dari kontaminasi), dan aroma normal. Disamping uji organoleptik, uji lainnya adalah uji kimiawi dimana kadar air maksimal sebesar 14 persen, dan uji kadar abu dengan jumlah maksimum 0.6 persen, dan kadar gluten basah minimal sebesar 30 persen serta kering minimal sebesar 10 persen.
2. Tepung Tapioka
Pengujian tepung tapioka dilakukan sebelum masuk ke gudang bahan baku. Pengujian fisik terdiri dari pengamatan pada saat bahan masuk dengan standar ketentuan kemasan bersih, tidak rusak, segel utuh, tidak basah, tidak berjamur, dan tidak tercemar bahan lain. Selain itu, dilakukan uji organoleptik meliputi bentuk bubuk atau tepung, warna putih, tidak terkontaminasi, serta aroma dan rasa normal. Uji kimia yang dilakukan
meliputi kadar air, derajat keasaman, dan kadar abu. Kadar air yang ditetapkan maksimal 14 persen berat basah pada saat bahan akan masuk. Derajat keasaman adalah sebesar 10 persen dan kadar abu minimal 0.5 persen.
3. Air
Air yang dipergunakan harus bersih baik secara kimiawi maupun mikrobiologis. Sumber air yang digunakan diambil dari tanah dalam yang ada di dalam lokasi industri. Untuk mendapatkan kualitas air sesuai dengan bahan baku mutu yang ditetapkan maka air tanah dibubuhi kaporit untuk membunuh bakteri pathogen sebelum dialirkan ke dalam reservoir. Untuk produksi, air dilewatkan filter multimedia dan khusus untuk boiler perlu dilakukan pengolahan hingga memenuhi standar air boiler.