BAB III : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN DAN
H. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada
I. Pengawasan Intern Kas
Pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat membantu seorang pemimpin perusahaan dalam melaksanakn tugas sehingga mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan. Sistem Informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas \menjadi bagian dari sistem pengawasan intern kas.
Karakteristik dasar dari suatu sistem pengendalian kas adalah :
1. Menetapkan tanggung jawab secara khusus untuk menangani penerimaan kas
2. Pemisahan penanganan dan pencatatan penerimaan kas 3. Penyetoran seluruh kas yang diterima setiap hari 4. Audit internal pada selang waktu yang tidak terduga
5. Pencatatan ganda atas kas menurut bank dan pembukuan dengan rekonsiliasi yang dilaksanakan oleh seseorang di luar bagian akuntansi. Dalam arti sempit pengawasan intern berarti pengecekan, baik penjumlahan secara mendatar (cross footing), maupun penjumlahan secara menurun (down footing), sedangkan pengertian pengawasan intern dalam arti luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pengecekan tetapi juga meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk melaksanakan pengawasan.
Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) pengertian pengawasan intern adalah sebagai berikut :
“pengawasan intern meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijasanaan manajemen yang telah digariskan.” (IAI 2005).
Sedangkan menurut Warren dalam Aria pengawasan intern diidentifikasikan sebagai berikut :
“Pengawasan intern merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perudang-undangan sertaperaturan dipatuhi sebagaimana mestinya.” (Warren dalam Aria, 2005:229)
Untuk menjamin agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik, seorang manajer harus mengetahui unsur-unsur pengawasan intern. Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercaya dengan biaya yang relatif rendah.
Menurut Warren dalam Aria unsur-unsur pengawasan intern tersebut adalah:
a. Lingkungan pengendalian b. Penilaian resiko
c. Prosedur pengendalian d. Pemantauan (monitoring)
e. Informasi dalam komunikasi (Warren dalam Aria, 2005:229)
1) Pengawasan Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Untuk mengusahakan adanya pengeluaran kas secara berhari-hari PT. Perkebunan Nusantara IV Medan melakukan pengawasan antara kas masuk dan kas keluar.
Adapun pengawasan intern yang dilakukan PT. Perkebunan Nusantara IV Medan terhadap penerimaan kasnya yaitu dengan cara : a) Semua penerimaan kas yang berhubungan dengan penerimaan dari
kegiatan operasional perusahaan dan pendapatan penjualan kelapa sawit harus diterima oleh Bagian Keuangan.
b) Setiap saldo uang kas diperiksa oleh pejabat yang berwenang.
c) Pada waktu tertentu perusahaan membuat rekonsiliasi bank untuk membandingkan antara saldo yang ada di perusahaan dengan saldo yang ada di bank.
d) Perusahaan hanya menyimpan sejumlah uang kas sehubungan dengan yang digunakan untuk kebutuhan sehari-hari perusahaan dengan jumalh kecil (petty cash), selebihnya disetor ke bank.
e) Pada waktu tutup kas, kebenaran buku kas, bukti-bukti pendukung, serta saldo kas yang ada diperiksa.
Sedangkan pengawasan intern terhadap pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT. Perkebunan Nusantara IV Medan adalah :
a) Seluruh bukti pengeluaran kas bank ditandatangani oleh Kepala bagian Keuangan sebagai bukti bahwa pengeluaran kas diketahui dan disetujui oleh perusahaan.
b) Seluruh transaksi harus dicatat tepat waktu.
c) Melakukan cek silang oleh Bagian Akuntansi dan Bagian Kas untuk melihat pakah ada perbedaan dalam pencatatan.
d) Perusahaan membuat voucher pengeluaran kas yang dilakukan oleh Bagian Keuangan sebagai pembuat voucher.
e) Semua cek yang dibayar mempunyai nomor, yang umumnya ditetapkan oleh bank.
Secara umum pengawasan intern kas metupakan salah satu sistem yang dilakukan oleh PT. Perkebunan Nusantara IV Medan yang tujuannya antara lain :
a) Mengamankan aktiva tetap
2) Rekonsiliasi Bank
Secara umum saldo PT. Perkebunan Nusantara IV Medan dan saldo bank tidak bisa selalu sama, untuk itu dilakukan pengawasan terhadap rekonsiliasi bank, sehingga dapat dilihat pada rekening koran bank adalah sama dengan saldo buku PT. Perkebunan Nusantara IV Medan, dapat di cek apakah ada saldo penerimaan atau pengeluaran banlk PT. Perkebunan Nusantara IV Medan yang belum dicatat.
Rekonsiliasi Bank merupakan suatru teknik untuk memastikan bahwa saldo buku bank yang dapat dilihat pada rekonsiliasi bank adalah sama dengan saldo bank menurut catatan perusahaan.
Menurut Warren, Reeve, Fees, rekonsiliasi bank terbagi dalam dua seksi, yaitu :
“Rekonsiliasi bank biasanya dibagi dala dua seksi. Seksi pertama dimulai dengan saldo kas menurut laporan bank dan diakhiri dengan saldo yang disesuaikan (saldo yang benar). Seksi kedua dimulain dengan saldo kas menurut catatan deposan (perusahaan) dan diakhiri dengan saldo yang disesuaikan. Jumlah yang disesuaikan dari kedua seksi tersebut harus sama.” (Niswongwer, Warren, Reeve, Fees, 1999:299).
Perbedaan antara saldo kas menurut buku PT. Perkebunan Nusantara IV Medan dengan saldo menurut rekening koran disebabkan oleh beberapa hal :
a) Transaski-transaksi yang sudah dicatat oleh PT. Perkebunan Nusantara IV Medan tetapi belum dicatat oleh bank.
i. Cek yang belum diuangkan di bank oleh penerima cek.
ii. Setoran dalam perjalanan (deposit in transit), penerimaan telah dicatat sebagai penerimaan PT. Perkebunan Nusantara IV
Medan namun belum dicatat sebagai setoran PT. Perkebunan Nusantara IV Medan oleh bank.
iii. Setoran yang sudah disetor dan dibukukan PT. Perkebunan Nusantara IV Medan tetapi bank memasukkan ke rekening koran lain.
b) Transaksi-transaksi yang nampak di laporan bank tetapi belum dicatat dalam pembukuan PT. Perkebunan Nusantara IV Medan.
i. Biaya administrasi dan jasa bank yang dibebankan kepada PT. Perkebunan Nusantara IV Meadn yang baru diketahui setelah PT. Perkebunan Nusantara IV Meadn menerima laporan bank.
ii. Pendebetan kerena cek yang diterima PT. Perkebunan Nusantara IV Medan dari pihak ketiga dan disetor ke bank ternyata kosong (tidak ada dananya)
iii. Adanya setoran pihak lain yang masuk ke rekening PT. Perkebunan Nusantara IV Medan.
iv. Kesalahan pencatatan, terjadinya kesalahan pencatatan baik yang dilakukan oleh bank maupun PT. Perkebunan Nusantara IV Medan.
