BAB II TINJAUAN PUSTAKA
E. Pengawasan Intern Piutang
Pengawasan intern terhadap piutang yang dilakukan oleh pihak manajemen adalah bertujuan untuk melihat seberapa efisien perusahaan menggunakan aktiva operasinya khususnya unsur-unsur modal kerja yang sangat signifikan seperti piutang. Dalam melakukan pengawasan intern terhadap piutang, maka diperlukan untuk mengetahui dari komponen-komponen pengawasan intern itu sendiri. Dimana seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa komponen- komponen pengawasan intern menurut Boynton, Johnson, dan Kell (2002:379) ada lima yaitu “lingkungan pengawasan, penilaian resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengawasan dan pemantauan”.
Kelima komponen pengawasan intern ini akan diaplikasikan dalam melakukan pengawasan intern terhadap piutang.
1. Lingkungan Pengawasan Piutang
Pentingnya pengawasan terhadap piutang dicerminkan dalam keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan dewan komisaris, manajemen, dan pemilik terhadap lingkungan pengawasan piutang.
Menurut Meisser, Glover dan Prawitt (2006:260) ada beberapa faktor yang membentuk lingkungan pengawasan, yaitu :
a. Integritas dan nilai etika.
b. Komitmen terhadap kompetensi. c. Dewan direksi atau komite audit. d. Filosofi dan gaya operasi manajemen. e. Struktur organisasi.
f. Penetapan wewenang dan tanggung jawab. g. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia.
Ad.a. Integritas dan Nilai Etika
Efektivitas pengawasan intern piutang dipengaruhi oleh integritas dan nilai etika dari individu yang menciptakan, mengelola, dan mengawasi penanganan piutang. Pihak manajemen perlu untuk menetapkan standar etika dan tingkah laku yang dikomunikasikan kepada karyawan dalam menangani piutang. Manajemen harus dapat mengomunikasikan integritas dan tingkah laku etis di dalam perusahaan dalam menangani piutang melalui teladan, melalui penggunaan pernyataan kebijakan dan kode perilaku, dan melakukan kerjasama yang baik dari
setiap unit kerja yang terkait dengan terjadinya transaksi piutang sehingga resiko yang mungkin terjadi atas piutang dapat diminimalisir.
Ad.b. Komitmen Terhadap Kompetensi
Manajemen harus dapat mengspesifikasikan tingkat kompetensi untuk karyawan yang ditugaskan menangani piutang dan menerjemahkannya ke dalam tingkat pengetahuan dan keahlian yang diperlukan bagi karyawan tersebut. Manajemen harus mempekerjakan karyawan yang memiliki kompetensi yang tepat untuk menangani piutang.
Ad.c. Dewan Direksi atau Komite Audit
Dewan Direksi dan Komite Audit harus mengemban tanggung jawab secara serius dan secara aktif mengawasi kebijakan dan prosedur akuntansi dan pelaporan piutang. Keseriusan Dewan Direksi dan Komite Audit dalam mengawasi kebijakan dan prosedur akuntansi dan pelaporan piutang dapat memeperketat pengawasan terhadap piutang yang dapat mengurangi tingkat kecurangan yang mungkin terjadi atas piutang. Di sisi lain, Dewan Direksi yang aktif menjalankan fungsinya dapat mencegah konsentrasi pengawasan yang terlalu banyak di tangan manajemen. Sehingga pengawasan intern dapat berjalan dengan baik.
Ad.d. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen
Menetapkan, mempertahankan, dan mengawasi pengawasan intern terhadap piutang adalah tanggung jawab manajemen. Filosofi dan gaya operasi manajemen dapat mempengaruhi kualitas pengawasan intern piutang secara signifikan.
Ad.e. Struktur Organisasi
Struktur organisasi menentukan bagaimana wewenang dan tanggung jawab didelegasikan dan diawasi. Struktur organisasi menyediakan kerangka kerja dimana aktivitas perusahaan direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan, dan di-
review untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu,
struktur organisasi harus disusun secara relevan, agar dapat membantu pihak manajemen dalam mengawasi piutang terutama dalam hal penagihan piutang. Pembagian tugas yang memadai atas penanganan piutang merupakan hal utama dalam perancangan struktur organisasi perusahaan.
Ad.f. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Faktor lingkungan pengawasan piutang juga termasuk bagaimana wewenang dan tanggung jawab untuk manangani piutang itu ditetapkan dan bagaimana hubungan pelaporannya serta hierarki wewenangnya. Dalam penetapan wewenang dan tanggung jawab kepada karyawan, perusahaan haruslah seimbang. Maksudnya, wewenang dan tanggung jawab harus diberikan kepada karyawan yang mempunyai kemampuan yang sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab yang akan diembannya.
Ad.g. Kebijakan dan Praktek Sumber Daya Manusia
Piutang merupakan aktiva yang sangat signifikan sehingga harus dapat diawasi dengan sebaik mungkin dan ditangani oleh karyawan yang tepat. Oleh karena itu, manajemen harus memiliki kebijakan personel yang jelas mengenai pengangkatan pegawai, pemberian orientasi, pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi, penggajian, dan tindakan perbaikan terhadap karyawan yang akan
dipekerjakan. Dalam memepekerjakan karyawan untuk menangani masalah piutang harus ada standar yang menitikberatkan pada orang yang kualifikasi. Dan dalam kaitannya dengan wewenang dan tanggung jawab, sebaiknya setiap karyawan diberi wewenang dan tanggung jawab yang sesuai dengan kemampuannya. Sebab yang menjadi penyebab utama kesalahan ataupun kekeliruan dalam sistem akuntansi adalah personel/karyawan. Oleh karena itu, manajemen jangan sampai salah membuat kebijakan terhadap para karyawannya.
2. Penilaian Resiko atas Piutang
Penilaian resiko atas piutang yang paling utama adalah penentuan piutang yang tidak akan tertagih. Perusahaan juga harus menilai resiko dari karyawan. Banyak cara yang dapat dilakukan karyawan untuk melakukan penyelewengan terhadap piutang. Salah satunya yang sering terjadi adalah melakukan penggelapan terhadap tagihan piutang konsumen A dan menutupinya dengan tagihan piutang konsumen B. Hal ini akan terus berlanjut sampai karyawan tersebut mampu untuk menutupi penggelapan terhadap tagihan piutang tersebut dengan uangnya sendiri. Kejadian penyelewengan piutang ini diakibatkan karena tidak adanya pembagian tugas. Karyawan yang menagih, menerima uang, serta yang mencatatnya ke dalam buku piutang hanya satu orang, sehingga penyelewengan dan penggelapan terhadap tagihan piutang sangat rentan terjadi dan pengawasannya pun tidak begitu ketat.
Apabila pembagian tugas di perusahaan atas penagihan piutang sudah memadai, namun penyelewengan masih bisa saja terjadi. Contohnya, karyawan
yang bertugas menagih piutang ke konsumen tidak menyetorkan hasil tagihannya ke kasir dan melaporkan bahwa piutang belum tertagih dengan alasan konsumen tidak ada dirumah ataupun konsumen akan membayarnya bulan depan.
Penyelewengan lainnya yang juga sangat berbahaya dan dapat merugikan perusahaan adalah dimana karyawan tetap mencatat penerimaan kas dari tagihan piutang, namun karyawan tersebut tidak menyetorkannya ke Bank. Untuk menutupinya karyawan tersebut malakukan manipulasi terhadap laporan rekonsiliasi bank. Cara lainnya untuk melakukan penyelewengan adalah dengan tidak mencatat penerimaan kas dari tagihan piutang, dan menghalang-halangi untuk mengirimkan surat pemberitahuan laporan bulanan piutang yang tertunggak kepada konsumen untuk menghindari terjadinya keluhan konsumen tersebut. Dengan begitu perkiraan saldo piutang konsumen tidak berubah, dan untuk mengurangi saldo piutang tersebut maka dibuat penghapusan piutang.
Oleh karena itu, perusahaan harus benar-benar membuat suatu kebijakan yang baik mengenai pembagian tugas yang memadai atas penagihan piutang, pemberian wewenang dan tanggung jawab yang sesuai dengan kemampuan karyawan, pelatihan-pelatihan kepada karyawan, psikologis karyawan itu sendiri serta konsistensinya dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan sebaik mungkin. Di sisi lain, peusahaan juga harus mampu menganalisa konsumen yang potensial dalam membayar hutangnya. Ini semua ditujukan untuk memperkecil penyelewengan-penyelewengan yang mungkin akan terjadi.
3. Informasi dan Komunikasi atas Piutang
Sistem informasi dan komunikasi atas piutang merupakan sistem akuntansi yang dimulai dengan mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi piutang yang terjadi, dan memelihara aktuabilitasnya.
Menurut Mulyadi (2002:189) sistem akuntansi yang efektif dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi yang dicatat atau terjadi adalah :
a. Sah
b. Telah diotorisasi c. Telah dicatat
d. Telah dinilai secara wajar e. Telah digolongkan secara wajar
f. Telah dicatat dalam periode yang seharusnya
g. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar
Ketujuh unsur-unsur tersebut juga sangat diperlukan dalam sistem akuntansi terhadap piutang.
Menurut Mulyadi (2001:257) informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah “(a) saldo piutang pada saat tertentu kepada debitur, (b) riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur, dan (c) umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu”.
Transaksi piutang dicatat mulai dari jurnal umum, kemudian di posting ke buku besar pembantu dan selanjutnya di catat dalam buku besar piutang. Setiap pelanggan mempunyai data buku besar piutang yang berbeda satu sama lain, yang berisi informasi tentang nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor tagihan, pembayaran kredit, retur, dan saldo piutang. Setiap
salinan buku besar piutang akan diarsipkan, dan kemudian secara berkala departemen piutang akan meringkas saldo setiap rekening piutang dan mengirimkannya ke buku besar umum.
Selanjutnya departemen buku besar umum akan melakukan penutupan periode pemrosesan dengan menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan pengawasan persediaan, dan ringkasan rekening dari departemen piutang yang akan memberikan informasi mengenai kebenaran dari seluruh proses. Dengan mencocokkan dokumen jurnal dan ringkasan rekening yang diterima dari departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi banyak tipe kesalahan.
Hasil pemrosesan dari departemen piutang dengan departemen buku besar umum adalah pernyataan piutang yang tepat jumlahnya. Dimana pernyataan piutang ini secara periodik akan dikirimkan kepada konsumen untuk menguji ketelitian dari jumlah piutang tersebut dengan cara melihat respon yang akan diberikan oleh konsumen tersebut. Hal ini merupakan suatu wujud cara pengawasan intern yang baik terhadap piutang, yang juga akan memberikan kepercayaan yang lebih kepada konsumen atas kinerja perusahaan.
Agar informasi mengenai piutang dapat digunakan dengan sebaik mungkin, maka harus adanya sistem komunikasi yang baik. Komunikasi ini meliputi luasnya pemahaman karyawan tentang bagaimana aktivitas mereka dalam sistem informasi pelaporan piutang yang berkaitan dengan pekerjaan orang lain.
4. Aktivitas Pengawasan Piutang
Aktivitas pengawasan piutang adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengawasan piutang dan sistem akuntansi piutang yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Secara umum, aktivitas pengawasan piutang yang relevan terdiri dari :
a. Review Terhadap Kinerja
Review terhadap kinerja yaitu yang mencakup review dan analisis yang
dilakukan oleh manajemen atas laporan yang meringkas rincian jumlah yang tercantum dalam akun buku pembantu; kinerja sesungguhnya dibandingkan dengan jumlah menurut anggaran, prakiraan atau jumlah tahun yang lalu; dan hubugan antara serangkaian data seperti data keuangan dengan data non- keuangan.
Review terhadap kinerja atas penanganan piutang dapat dilakukan dengan
menganalisa dan memeriksa perincian laporan ringkasan jumlah piutang yang tercantum dalam akun buku besar piutang seperti daftar umur piutang, laporan penjualan menurut daerah pemasaran, produk maupun pelanggan. Dari akun daftar umur piutang akan dapat diketahui jumlah piutang yang macet pembayarannya. Apabila jumlah piutang yang macet dalam jumlah yang besar, itu berarti kinerja bagian penagihan tidak optimal.
b. Pengawasan Pengolahan Informasi
Pengawasn pengolahan informasi piutang ada dua yaitu pengawasan umum (general control) dan pengawasan aplikasi (application control). Pada
pengawasan umum, piutang akan diawasi melalui organisasi pusat pengolahan data perusahaan, sistem dan program, serta fasilitas pengolahan data. Pemisahan fungsi-fungsi pokok seperti kegiatan operasi yang mendukung munculnya piutang, penyimpanan hasil tagihan piutang, dan catatan akuntansi piutang sangat diperlukan dalam pengawasan piutang. Sistem dan program yang digunakan untuk mengolah piutang akan membantu dalam mengawasi data piutang, apalagi didukung oleh fasilitas pengolahan data seperti dengan menggunakan passwords yang hanya dapat digunakan oleh karyawan yang berwewenang saja terhadap penggunaan data piutang yang tersimpan dalam komputer.
Pengawasan aplikasi piutang merupakan pengawasan terhadap pengolahan transaksi piutang yang mencakup prosedur otorisasi yang memadai, perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan, serta pengecekan secara independen.
Menurut Mulyadi (202:191) dalam perancangan dokumen dan catatan, unsur pengawasan intern yang harus dipertimbangkan adalah sebagai berikut :
1. Perancangan dokumen harus bernomor urut tercetak.
2. Pencatatan transaksi harus dilakukan pada saat transaksi terjadi atau segera setelah transaksi terjadi.
3. Dokumen dan catatan harus cukup sederhana untuk menjamin kemudahan dalam pemahaman terhadap dokumen dan catatan tersebut.
4. Sedapat mungkin dokumen dirancang untuk memenuhi berbagai keperluan sekaligus.
5. Perancangan dokumen dan catatan harus mendorong pengisian data yang benar dengan cara memasukkan unsur pengecekan intern.
c. Pengawasan Fisik
Pengawasan Fisik, yang meliputi keamanan fisik atas aktiva. Pengawasan fisik termasuk penjagaan, seperti terhadap catatan dan dokumen, fasilitas yang diamankan, otorisasi untuk akses terhadap program komputer dan arsip data, serta
perhitungan periodik untuk aktiva seperti persediaan dan perbandingan dengan catatan pengawasan.
Pengawasan fisik atas piutang dapat dilakukan dengan menghitung jumlah kas yang diterima dari tagihan piutang. Tidak sebatas pada penghitungan jumlah kas saja, pengawasan fisik piutang juga harus dilakukan terhadap sejumlah dokumen yang mendukung. Dokumen-dokumen tersebut mencantumkan jumlah piutang yang tercatat di dalamnya. Sehingga pada saat penghitungan tagihan piutang, hendaknya membandingkan jumlah yang ada pada dokumen dengan kas yang diterima.
Untuk menghindari kemungkinan penyelewengan, kas yang diterima dari tagihan piutang disetor setiap hari ke rekening perusahaan di Bank. Bank akan memberikan rekonsiliasi Bank atas perusahaan secara periodik. Ini merupakan alat untuk melakukan pengecekan secara independen antara catatan Bank dengan catatan perusahaan.
d. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas adalah penting bagi sebuah perusahaan untuk memisahkan otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, dan pengamanan aktiva yang terkait. Pemisahan tugas yang memadai akan mengurangi kesempatan bagi karyawan untuk melakukan ataupun menyembunyikan kecurangan yang dilakukannya atas piutang. Bila orang yang melakukan otorisasi piutang, yang mencatatnya ke dalam catatan piutang dan yang menyimpan uang atas tagihan piutang adalah orang yang sama, maka akan memberikan kesempatan baginya untuk melakukan kecurangan atas piutang tersebut.
Pemisahan tugas membantu pihak manajemen dalam mengawasi piutang mulai dari munculnya sampai tertagihnya piutang tersebut. Selain itu, pemisahan tugas juga akan dapat mendeteksi dengan segera atas kesalahan atau ketidakberesan yang terjadi terhadap piutang.
5. Pemantauan Pengawasan Piutang
Pemantauan pengawasan piutang dilakukan untuk melihat apakah pengawasan intern terhadap piutang sudah dilakukan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan. Pemantauan dapat dilakukan oleh pihak manajemen dengan menggunakan auditor internal atau personel yang serupa. Pemantauan pengawasan piutang dilakukan dengan mengunakan data informasi piutang yang dihasilkan dan akan memberikan informasi mengenai kinerja dari pengawasan intern piutang sepanjang periode tertentu. Pemantauan akan dilakukan secara terus menerus untuk dapat mengevaluasi lebih dalam mengenai jalannya pengawasan intern piutang.
Pihak manajemen dapat melihat pengawasan intern terhadap piutang tidak berjalan dengan baik, dengan melihat tetap tingginya jumlah piutang yang macet. Bila jumlah piutang macet tinggi, itu berarti kinerja bagian penagihan tidak optimum sehingga tidak dapat menagih seluruh jumlah piutang yang macet.
Pemantauan pengawasan piutang ini sangat diperlukan perusahaan, hal ini untuk terus melihat kinerja pengawasan intern terhadap piutang agar apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.