BAB II TINJAUAN PUSTAKA
D. Pengawasan Intern Piutang Usaha
Pengawasan intern piutang dimulai dari kegiatan yang menimbulkan piutan itu sendiri yaitu penjualan kredit sampai dengan piutang tersebut dapat ditagih dan dilaporkan kepada pihak manajemen. Pada bagian ini penulis akan menguraikan secra teoritis mengenai unsur-unsur pengawasan intern terhadap piutang usaha.
6. Lingkungan Pengawasan Piutang Usaha
Terdapat bebrapa faktor yang membentuk lingkungan pengawasan piutang usaha. Integritas dan nilai etika dalam lingkungan pengawasan piutang usaha tercermin dari pandangan dan sikap manajemen dalam menangani piutang usaha. Piutang usaha merupakan bagian aktiva yang mengandung resiko. Pimpinan perusahaan tentunya mengharapkan kerjasama dari setiap unit kerja yang terkait dengan terjadinya transaksi piutang usaha sehingga resiko yang mungkin terjadi atas pitang usaha dapat diminimalisir. Bagian marketing harus mempunyai prinsip untuk yang mencari konsumen yang potensial dalam hal pembayaran dan bukan sekedar mencari konsumen sebanyak mungkin. Dalam hal pemberian keputusan atas persetujuan penjualan kredit, pimpinan perusahaan harus dapat memberikan contoh sifat keteladanan seperti membuat komite kredit yang terdiri dari beberapa orang untuk menilai kelayakan atas permohonan kredit. Adanya pemberian insentif atau bonus kepada kolektor akan mengurangi atau menghapus godaaan yang merangsang mereka untuk malakukan tindakan yang tidak jujur, illegal atau tidak etis.
Untuk mendapatkan piutang usaha yang minim resiko maka diharapkan kepada bagian penjualan memiliki daya analisis yang tinggi, kritis dalam
penilaian atas kemampuan keuangan calon konsumen. Bagian piutang menangani administrasi piutang harus memiliki pengetahuan administrasi yang memadai sehingga mereka dapat menghasilkan informasi yang berhubungan dengan aktifitas piutang usaha dengan baik dan benar. Kepada kolektor harus memiliki kemampuan untuk mengenali karakter setiap konsumen yang ia tangani. Kolektor harus fleksibel dalam menghadapi konsumen yang mempunyai sifat yang berbeda.
Dewan komisaris dan komite audit yang independen terlibat dalam lingkungan pengawasan piutang usaha, salah satunya dengan cara memonitor tingkat likuiditas piutang usaha. Tingginya jumlah piutang yang tertunggak dapat merupakan indikator oleh dewan komisaris dan komite audit dalam menilai kinerja pihak manjemen dalam melaksanakan wewenang yang telah diberikan. Manajemen dapat memilih gaya dan filosofi dalam hal pemberian kredit yang berdampak terhadap penagihan piutang. Gaya konsevatif dapat dilihat dari ketatnya perusahaan menyeleksi calon konsumen. Dasar pemilihan model konservatif adalah lebih baik mempunyai kredit yang terbatas asalkan konsumen perusahaan merupakan konsumen yang potensial dari segi pembayaran. Pihak manajemen lebih memperhitungkan resiko besar piutang tidak tertagih. Gaya berani mengambil resiko yang lebih besar sering juga diperlihatkan oleh pihak manajemen dalam memberikan kredit. Umumnya perusahaan yang menerapkan gaya berani mengambil resiko harus memiliki pengawasan intern lebih ketat terhadap penagihan piutang.
Struktur organisasi akan mempengaruhi pelaksanaan pengawasan piutang. Struktur organisasi harus disusun sebaik mungkin agar dalam hal ini penagihan piutang kelak tidak bermasalah. Adanya pemisahan bagian penjualan dengan bagian kredit menunjukkan dan pembagian tugas sangat menentukan baik buruknya pengawasan intern terhadap piutang usaha. Adanya pemisahan departemen penjualan dnegan departemen kredit menunjukkan bahwa pengawasan intern yang baik. Demikian juga adanya bagian khusus penagihan. Kedudukan kasir yang dipisahkan dari bagian accounting akan mengurangi tingkat penyelewengan yang kemungkinan dapat terjadi.
Salah satu penyebab kelemahan utama dan kendala pengawasan intern adalah faktor kemanusiaan. Artinya bahwa yang melaksanakan pengawasan intern adalah orang-orang yang mempunyai keterbatasan sebagai manusia biasa. Jadi masalah mutu dan mental karyawan sangatlah penting adalam pelaksanaan pengawasan intern piutang. Tanggung jawab dan wewenang yang diberikan kepada karyawan haruslah seimbang dengan kemampuan karyawan tersebut. Hal ini akan mendukung kesehatan praktek dilapangan.
7. Penetapan Resiko Atas Piutang Usaha
Penetapan resiko yang mungkin terjadi dalam piutang merupakan hal yang sangat penting dalam membentuk dan menjalankan suatu pengawasan intern piutang yang efektif. Resiko tersebut bias berasal dari dalam dan dari luar perusahaan. Resiko akan timbul jika karyawan tidak dilatih atau diawasi
sepenuhnya, lalai, ceroboh, lelah ataupun disebabkan karena karyawan ingin menggelapkan piutang. Resiko juga bisa timbul apabila elemen pemerosesan transaksi piutang tidak dirancang dengan baik, jika tanggung jawab organisasional dilimpahkan dengan tidak tepat, atau karena manajer menerima informasi yang tidak akurat atau tidak lengkap.
Setelah Titik pengawasan, perusahaan perlu menentukan alat pengawasan dan arah pengamanan agar mencakup seluruh titik pengawasan. Pengawasan dan arah pengamanan yang baik akan mengurang resiko sampai tingkat yang dapat diterima. Joseph W. Wilkinson mengatakan bahwa resiko-resiko yang mungkin terjadi terhadap piutang antara lain (1992 : 163) :
a. Piutang tidak tertagih
b. Retur penjualan yang berlebihan atau tidak selayaknya
c. Kesalahan penghitungan pada saldo perkiraan piutang pelanggan serta faktur dan laporan yang dikirim ke pelanggan
d. Penghapusan saldo perkiraan pelanggan yang tidak semestinya
e. Pelanggan yang tidak puas atau malah memutuskan hubungan dengan perusahaan.
Dalam penerimaan kas dari penagihan piutang, resiko pennyelewengan yang terkenal adalah lapping, yaitu menutupi penggelapan penerimaan kas dari seorang pelanggan dengan penerimaan kas berikutnya dari seorang pelanggan lainnya. Proses ini terus berlajut sampai pada karyawan yang bersangkutan dapat menutupi penggelapan tersebut dari kantong sendiri atau dengan cara lain. Lapping ini bisa terjadi karena tidak adanya pemisahaan tugas yang jelas. Banyak penyelewengan yang lebih keras lagi adalah dengan tetap mencatat penerimaan kas dari piutang tetapi tidak melakukan penyetoran ke bank. Lalu karyawan tersebut menutupinya dengan cara memanipulasi
laporan rekonsiliasi bank. Penyelewengan juga dapat dilakukan dengan tidak mencatat penerimaan kas, lalu menghalang-halangi pengiriman laporan bulanan pernyataan piutang kepada pelanggan untuk menghindari keluhan pelanggan. Dengan cara demikian perkiraan saldo piutang pelanggan tidak berubah, untuk menguranginya maka dibuat nota kredit atau penghapusan piutang.
8. Informasi dan Komunikasi Atas Piutang Usaha
Istilah informasi dan komunikasi sebelumnya dalam konsep yang lama dikenal sebagai komponen sistem akuntansi. Istilah informasi akuntansi dan komunikasi memberikan cakupan yang lebih luas dari sistem akuntansi. Sistem akuntansi meliputi pengidentifikasian, penyusunan, analisa, penggolongan, pencatatan dan pelaporan transaksi. Sistem akuntansi piutang usaha yang efektif harus memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi piutang usaha yang dicatat adalah :
a. Sah. Untuk membuktikan bahwa piutang usaha merupakan transaksi yang
sah harus didukung oleh pencatatan dalam dokumen hal ini yaitu faktur penjualan kredit, bukti kas masuk, memo kredit dan bukt i memorial
b. Telah diotorisasi. Dokumen pendukung transaksi piutang usaha baru dapat dikatakan sah apabila telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
c. Telah dicatat. Transaksi yang mempengaruhi piutang usaha harus dicatat dengan jelas dan benar sehingga dapat memberikan informasi untuk pemerosesan selajutnya.
d. Telah dinilai secara wajar. Penilaian atas transaksi piutang usaha telah dilakukan secara wajar sesuai dengan keadaan atau kejadian yang sesungguhnya.
e. Telah digolongkan secara wajar. Transaksi yang dicatat benar-benar
merupakan transaksi yang mempengaruhi perubahan piutang usaha. Dan dalam pencatatannya harus digolongkan sesuai dengan perkiraan yang berhubungan dengan piutang usaha.
f. Telah dicatat dalam periode yang seharusnya. Transaksi piutang usaha
yang terjadi harus dicatat pada periode terjadinya transaksi tersebut.
g. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan
benar. Pencatatan transaksi piutang usaha tidak terlepas dari adanya buku pembantu. Setiap konsumen mempunyai catatan tersendiri dalam buku pembantu sehingga memudahkan dalam hal memonitor perkembangan pembayaran masing-masing konsumen.
Mulyadi (2003 : 259) menyatakan bahwa informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah :
a. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur
b. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur c. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.
Dalam akuntansi, secara periodik dihasilkan pernyataan piutang yang dikirimkan kepada setiap debitur. Pernyataan piutang merupakan unsur pengawasan intern yang baik dalam pencatatan piutang. Dengan mengirimkan secara periodik penyataan piutang kepada para debitur, catatan piutang
perusahaan diuji ketelitiannya dengan menggunakan tanggapan yang diterima dari debitur dari pengiriman pernyataan piutang tersebut. Disamping itu pengiriman pernyataan piutang secara periodik kepada para debitur akan menimbulkan citra yang baik dimata debitur mengenai keandalan pertanggungjawaban keuangan perusahaan.
Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah :
a. Faktur Penjualan. Dalam pencatatan piutang dokumen ini digunakan
sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini dilampiri oleh surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
b. Bukti Kas Masuk. Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan
berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
c. Memo Kredit. Dalam pencatatan piutang dokumen ini digunakan sebagai
dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan dan jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat retur penjualan.
d. Bukti Memorial. Bukti Memorial adalah dokumen sumber untuk dasar
pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi
penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi.
Setelah transaksi piutang direkam ke formulir, pencatatan pertama sekali dilakukan adalah dalam buku jurnal. Dibanding dengan catatan akuntansi yang lain, pencatatan di dalam jurnal biasanya lebih lengkap dan lebih rinci, serta menurut urutan tanggal kejadian transaksi. Dalam sistem akuntansi piutang jurnal umum digunakan sebagi pencatatan pengurangan piutang sebagai akibat transaksi-transaksi selain penagihan piutang seperti potongan harga, retur penjualan, dan penghapusan piutang. Pemecahan buku jurnal menjadi beberpa jurnal akan mengurangi dan mempercepat kerja pemostingan ke buku besar, memungkinkan pekerjaan pencatatan transaksi ke dalam jurnal dilakukan oleh beberapa orang sehingga mendukung aspek pemisahaan tugas dari pengawasan intern.
Setelah pencatatan pada buku jurnal, maka secara periodik dilakukan pemindahan dari buku jurnal ke buku besar. Buku besar digunakan untuk menyortir dan meringkas informasi piutang yang telah dicatat dalam buku jurnal. Dalam sistem akuntansi piutang diperlukan suatu buku besar piutang sebagai buku pembantu piutang. Buku besar piutang terdiri dari kartu piutang yang disusun menurut nama debitur perusahaan, dan digunakan sebagai sumber penyusunan pernyataan piutang, untuk mencatat transaksi/mutasi piutang setiap debitur. Dengan digunakannya buku besar piutang, maka perkiraan piutang pada buku besar umum merupakan perkiraaan pengendali. Artinya saldo perkiraan piutang di buku besar umum harus sama dengan total saldo buku besar piutang.
Dengan sistem pencatatan piutang dengan menggunakan sistem komputer harus memperhatikan pengawasan umum (general control) dan pengawsan aplikasi (application control). Dalam sistem komputer piutang usaha, program komputer dapat dirancang untuk membuat faktur penjualan sekaligus merupakan jurnal atas transaksi penjualan kredit yang menimbulkan piutang usaha. Jika order penjualan telah diterima, maka fungsi penjualan akan memberikan masukan ke dalam komputer untuk dapat memutakhirkan
(update) arsip induk piutang usaha yang sekaligus menghasilkan dokumen
faktur penjualan. Di sini terlihat bahwa fungsi operasi dan fungsi akuntansi digabung dalam sistem kompuer.
Untuk menciptakan pengawasan intern dalam lingkungan pengolahan data piutang usaha maka perlu diadakan pemisahan fungsi perencanaan sistem dan penyusunan program piutang usaha, fungsi operasi pengolahan data piutang usaha serta fungsi penyimpangan program kepustakaan. Pengawasan terhadap operasi komputer atas transaksi piutang usaha antara lain akses terhadap program yang berhubungan dengan transaksi piutang usaha hanya diberikan kepada karyawan yang berkompeten.
Pengawasan aplikasi piutang usaha mempunyai tujuan yaitu :
a. Menjamin bahwa semua transaksi piutang usaha yang telah diotorisasi telah diproses sekali saja secara lengkap
b. Menjamin bahwa data transaski piutang usaha lengkap dan teliti
c. Menjamin bahwa pengolahan data transaksi piutang usaha benar dan sesuai dengan keadaan.
Dalam pengawasan aplikasi piutang usaha harus ada teknik yang digunakan dalam mendeteksi apakah transaksi piutang usaha telah diotorisasi oleh yang berwenang. Contoh data sumber yang memerlukan otorisasi sebelum diproses oleh komputer adalah syarat kredit, potongan harga, tarif komisi dan lain-lain. Dalam lingkungan pengolahan data piutang usaha secara komputer, dokumen sumber yang digunakan seperti faktur penjualan, bukti kas masuk, atau memo kredit masih banyak digunakan. Oleh karena itu diperlukan pengawasan sebelum dokumen tersebut dikonversi ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. Cara-cara yang ditempuh untuk mengawasi penyiapan data sumber piutangusaha antara lain :
a. Perancangan formulir yang berhubungan dengan piutang usaha untuk mendorong perekaman data secara teliti ke dalam komputer
b. Pemeriksaan terhadap dokumen sumber oleh karyawan untuk mendeteksi kesalahan eja, penulisan kode yang tidak sah, penulisan jumlah yang tidak masuk akal, dan data lain yang tidak semestinya
c. Jika dokumen sumber dihilangkan dalam sistem pengolahan data komputerisasi atau digunakan formulir yang tidak memungkinkan pemeriksaan oleh manusia, pengawasan terhadap penyiapan data sumber dilakukan sedemikian rupa untuk mencegah akses dan penggunaan peralatan yang dipakai untuk mencatat, mengirimkan data, agar dapat dihindari penggunaan tanpa ijin atau penggunaan tidak semestinya.
9. Aktifitas dan Prosedur Pengawasan Piutang Usaha
Aktifitas pengawasan meliputi kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa kebijakan telah dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur tersebut ditujukan untuk mengawasi dan mengendalikan resiko yang mungkin terjadi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan. Aktifitas pengawasan piutang usaha dapat dijabarkan dalam empat unsur yang meliputi :
a. pengawasan pemerosesan informasi, b. pemisahan tugas,
c. pengawasan fisik, dan d. review atau telaah kinerja.
10.Pemantauan (Monitoring) Terhadap Piutang Usaha
Pematauan yang dilakukan terhadap piutang dapat dilakukan pihak manajemen, internal audit atau pmpinan puncak dengan melihat apakah pengawasan intern piutang telah berjalan efektif. Dalam proses operasional pihak yang berwenang dapat merubah pengawasan intern piutang sesuai dengan kondisi yang terjadi dan proses ini selalu berlangsung secara berkelanjutan. Pimpinan perusahaan dapat melihat apakah pengawasan intern terhadap piutang telah memadai dengan melihat tingkat piutang yang tertunggak. Semakin rendah tingkat piutang yang tak tertagih dapat menjadi salah satu indikator menilai apakah pengawasan intern piutang telah memadai dan dijalankan dengan baik dan benar.
Penyempurnaan terhadap pengawasan intern piutang juga dapat dilakukan melihat karena adanya keluhan-keluhan yang diterima dari pelanggan atau pihak luar perusahaan. Adanya perbedaan catatan konsumen dengan kartu perusahaan menujukkan kualitas pengawasan intern piutang yang kurang baik.