BAB IV PT. BUSSAN AUTO FINANCE
A. Data Penelitian
2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Agar aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan baik, maka sangatlah penting untuk menentukan tata hubungan, wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan atau biasa disebut dengan Struktur Organisasi. Untuk mempermudah koordinasi, PT. Bussan Auto Finance menggunakan struktur organisasi berbentuk garis lurus. Hal ini tercermin dalam bagan Struktur organisasi perusahaan yang terlihat pada Lampiran I. Adapun masing-masing tugas dan tanggung jawab adalah sebagai berikut:
a. Branch Head (BH)
1). Mengelola operasional kantor cabang secara umum serta bersama dengan Administration Head (ADH), Finance Head (FH) dan Marketing Head (MH) serta Chief Credit Analyst (CCA) menyusun strategi dan program untuk mencapai target yang telah ditetapkan.
2). Bersama ADH mengelola inventory, gedung serta tata tertib kantor di cabang serta mengontrol kelancaran pengiriman dokumen-dokumen ke kantor pusat.
3). Membuat report (laporan) dan menganalisa seluruh manajemen cabang khususnya A/R overdue, kenderaan tarikan dan produktivitas karyawan.
4). Menganalisa dan memproses persetujuan kredit untuk cabang dalam areanya.
5). Bersama Marketing Head dan Chief Credit Analyst (CCA) melaksanakan analisa pasar sehingga diperoleh informasi pasar yang terbaru, meliputi:
a) Market sepeda motor (tipe, dealer, harga, unit terjual, dll) b) Market kredit (pesaing, jangka waktu kredit, dll)
c) Perkembangan bisnis sejenis
b. Marketing Head (MH) / Chief Credit Analys (CCA)
1). Melaksanakan kunjungan berkala ke dealer-dealer untuk membina hubungan baik dengan mereka.
2). Mencari dan mengumpulkan informasi pasar terbaru meliput i informasi market sepeda motor (tipe, dealer, harga, unit terjual, dan lain), market kredit (pesaing, jangka waktu kredit, dan lain-lain) serta perkembangan bisnis sejenis.
3). Memeriksa kelengkapan persyaratan kredit dan menganalisa kembali hasil analisa Credit Analyst (CA) sebelum diajukan kepada atasannya.
4). Memeriksa laporan kerja harian credit analyst dan mencarikan jalan keluar bila ada masalah untuk persetujuan kredit maupun komplain dari pelanggan yang tidak terselesaikan oleh credit analyst.
5). Mengkoordinir pembagian tugas dan memonitor pekerjaan bawahannya (credit analyst)
6). Melaksanakan praktek HRD di seksi yang dipimpinnya. c. Credit Analyst
a. Memperkenalkan dan memasarkan produk Direct Consumer Finance (DCF) kepada dealer dan konsumen.
2). Membina hubungan dengan dealer-dealer melalui kunjungan rutin. 3). Melakukan survey lapangan atas alamat domisili dan memastikan
alamat korespondensi serta kebenaran data-data yang diberikan oleh calon debitur.
4). Membuat analisa atas 5K yaitu Karakter, Kemampuan, Keuangan, Kolateral dan Kondisi calon debitur serta hasil survey secara tertulis didalam laporannya.
5). Mendukung pekerjaan dari departemen lain (bagian collection, administrasi, finance) sehubungan dengan konsumen yang masih berada di bawah tanggung jawabnya.
d. Branch Operational Support (BOS)
1). Memasukkan semua aplikasi yang di bawa oleh credit analyst atau ditelepon dari dealer ke dalam komputer.
2). Memeriksa seluruh kelengkapan dokumen aplikasi kredit sebagai berikut:
- Perorangan
a). Aplikasi konsumen yang telah diisi
b). Fotocopy KTP pemohon suami-istri dan penjamin (bila perlu)
c). Fotocopy Kartu Keluarga
d). Slip gaji/surat keterangan penghasilan (bila ada) e). Fotocopy Rekening Listrik/PBB tahun terakhir f). Fotocopy Tabungan/Giro
- Profesi
a). Aplikasi konsumen yang telah diisi
b). Fotocopy KTP pemohon suami-istri dan penjamin (bila perlu)
c). Fotocopy Kartu keluarga
d). Fotocopy Rekening Listrik/PBB tahun terakhir e). Fotocopy Izin Praktek dan NPWP (bila ada)
f). Fotocopy Rekening Tabungan/surat keterangan penghasilan (bila ada)
- Wiraswasta
b). Fotocopy KTP pemohon suami-istri dan penjamin (bila perlu)
c). Fotocopy Kartu keluarga
d). Fotocopy SIUP, NPWP, TDP/TDR e). Fotocopy izin domisili
f). Fotocopy Rekening Koran 3 bulan terakhir g). Laporan keuangan tahun terakhir
- Badan Hukum
a). Aplikasi konsumen yang telah diisi b). Fotocopy KTP komisaris dan direktur c). Fotocopy Akte pendirian perusahaan d). Fotocopy SIUP, NPWP, TDP/TDR e). Fotocopy izin domisili
f). Fotocopy Rekening Koran 3 bulan terakhir g). Laporan keuangan tahun terakhir
h). Fotocopy Surat ijin dari BPKM (khusus PMA/PMDN) 3). Menginput data aplikasi kredit sesuai permohonan dan mencetak
MKK (Memo Keputusan Kredit) untuk konsumen yang telah disurvey.
4). Memasukkan pula data-data konsumen yang ditolak ke dalam daftar bad/reject konsumen berikut keterangan penyebab ditolaknya.
5). Menyerahkan aplikasi dan MKK yang sudah ditandatangani oleh Marketing Head kemudian diserahkan kepada Kepala Cabang untuk menentukan apakah aplikasi tersebut disetujui atau tidak. 6). Apabila disetujui maka data tersebut langsung diserahkan kepada
Bagian Administrasi untuk dibuatkan PO (Purchase Order) serta bila tidak disetujui maka data tersebut langsung diarsipkan sebagai konsumen yang ditolak.
e. Collection Head
1) Bertanggung jawab penuh atas monitor, kontrol dan pengelolaan piutang cabang secara keseluruhan.
2) Membuat perencanaan atas target pengelolaan tunggakan konsumen secara menyeluruh yang harus dicapai dalam satu periode tertentu.
3) Memonitor dan mengontrol pelaksanaan semua aktifitas penagihan harian Desk Collector, Collector, Repossesor, termasuk mengontrol laporan harian masing-masing.
4) Memonitor pengiriman surat-surat penagihan (surat pemberitahuan, surat teguran, dan surat peringatan terakhir) bagi konsumen yang menunggak.
5) Berhubungan dengan pihak penarik dari luar (sipil atau militer/kepolisian) atas kegiatan penarikan.
f. Chief of Collector
1). Membentuk fungsi pengawasan (kontrol) dan batasan wewenang collection.
2). Menetapkan perlunya suatu langkah, tindakan hukum bagi penunggak.
3). Mengadakan atau koordinasikan suatu pertemuan dengan penagih dalam menangani penunggak.
4). Membuat laporan hasil posisi terakhir dari penunggak.
5). Memberikan rekomendasi kepada manajemen, tindakan apa yang perlu dilakukan.
6). Mengawasi fungsi administrasi dari penagihan.
7). Menangani semua korespondensi yang berhubungan dengan pertanyaan dan keluhan mengenai penagihan.
8). Evaluasi perkerjaan dari penagih dan bila perlu meningkatkan kemampuan dari penagih.
g. Collector
1). Memeriksa dan mempelajari data debitur yang menunggak 5 – 40 hari.
2). Mengumpulkan dan memberi laporan tertulis atas besarnya tunggakan angsuran debitur yang dibayar pada saat mengunjungi debitur. Bila ada debitur yang tetap menunggak segera melaporkannya ke atasannya untuk segera diambil tindakan selanjutnya.
3). Bertanggung jawab penuh terhadap setiap bentuk pembayaran yang diterima dari konsumen, baik berupa uang tunai maupun bilyet giro atau cek, untuk kemudian disetorkan kepada Finance cabang.
4). Mempertanggung jawabkan jumlah tanda terima kuitansi yang terpakai kepada Collection Head.
5). Bila diperlukan, mengirim surat pemberitahuan, surat teguran, atau surat peringatan terakhir kepada para konsumen.
h. Repossesor
1). Bertanggung jawab atas seluruh tunggakan yang lebih dari 41 hari, dengan prioritas melaksanakan penarikan kenderaan konsumen yang menunggak pada periode itu.
2). Memonitor dan menindak lanjuti setiap Surat Peringatan Terakhir (SPT) yang telah diterima oleh konsumen guna pelaksanaan tindakan selanjutnya, termasuk penarikan.
3). Jadwal dan rencana kunjungan Repossesor dicatat dalam buku monitoring harian Repossesor yang memuat informasi, seperti tanggal kunjungan, konsumen yang dikunjungi beserta nomor kontraknya, alamat konsumen, tujuan kunjungan, hasil kunjungan (tanggal janji membayar)
i. Desk Collection
1). Menghubungi debitur yang mendapat Surat Pemberitahuan, menelepon untuk mengingatkan dan menanyakan kesanggupan debitur untuk membayar tunggakan.
2). Mencatat total debitur yang ditelepon dan hasil yang diperoleh dalam laporan harian Desk Collector.
3). Melaporkan secara periodik hasil penanganan tunggakan 1 – 15 hari kepada atasannya.
4). Memonitor realisasi tanggapan atau janji debitur hasil pembicaraan melalui telepon.
5). Melayani debitur menunggak yang datang ke kantor.
6). Menyiapkan fotocopy daftar laporan ringkasan tunggakan dan daftar laporan tunggakan per CMO untuk collector dan Repossesor.
7). Menyiapkan surat memo untuk waive jumlah tunggakan, denda dan sisa denda konsumen berdasarkan prosedur yang telah disetujui dewan direksi.
8). Mencetak Surat Peringatan ke 1,2,3.
9). Membuat dan menyiapkan surat tugas bulanan (tergantung pada kasus konsumen) untuk repossesor.
10). Membuat BAST I (Berita Acara Serah Terima Kenderaan Bermotor) antara konsumen tertunggak dengan BAF.
11). Membuat BAST tarikan (Berita Acara Serah Terima kenderaan bermotor tarikan) antara repossesor dengan administrasi staff. 12). Membuat surat penyelesaian kewajiban yang ditujukan kepada
13). Mencatat dalam buku daftar nama konsumen, motor tarikan dan perubahan lainnya tentang konsumen serta keberadaan kenderaan.
j. Admin Head
1). Mengelola operasional cabang di bidang Custodian dan Administrasion.
2). Memonitor pencetakan perjanjian dan dokumen pendukung serta memintakan tanda tangan kepada pejabat yang berwewenang (BH) untuk perjanjian kredit tersebut.
3). Memonitor peng-inputan dan pengeluaran Buku Pemilik Kenderaan Bermotor (BPKB) setiap hari.
4). Mengontrol administrasi repossession (inventory, penjualan, dan laba rugi)
5). Memeriksa kebenaran perhitungan pada proses pembayaran Early Termination (pelunasan awal).
6). Membina hubungan dan kerja sama yang baik dengan pihak dealer. 7). Melaksanakan praktek HRD pada seksi yang dipimpinnya.
k. Inventory dan TLO Section
1). Mencatat dan memeriksa sepeda motor tarikan serta memberikan laporan-laporan atas sepeda motor tarikan kepada Admin. Head. 2). Melakukan monitoring atas motor tarikan dan batas waktu motor
tarikan tersebut dapat dilakukan penjualan.
3). Mengajukan penjualan atas motor tarikan kepada pembeli baik secara perseorangan maupun dengan sistem lelang dengan persetujuan Branch Head dan Administration Head.
4). Memelihara dokumen-dokumen asuransi dan file-file atas asuransi kredit sepeda motor.
5). Mengajukan claim atas kehilangan sepeda motor ataupun kecelakaan kenderaan ke-pihak asuransi.
6). Melakukan pencatatan asset cabang dan melakukan pelaporan secara periodik ke kantor pusat.
l. Finance Head
1). Memeriksa pekerjaan finance staff dan finance operational staff setiap hari.
2). Memeriksa semua uang tunai yang diterima oleh finance staff dan sudah diinput ke dalam sistem dan disetorkan ke Bank setiap hari, kecuali setelah cut off time bank disimpan di fire proof cabinet. 3). Memeriksa dan merekonsiliasi kuitansi, fisik uang tunai, LPPA
(Laporan Penerimaan Pembayaran Angsuran) dan BAST selalu harus balance/sama setiap harinya.
4). Memeriksa dan merekonsiliasi ledger bank dan LPPA harus sama setiap hari.
5). Memeriksa dana petty cash masuk dan keluar sesuai limit dan prosedur yang berlaku.
6). Melaksanakan praktek HRD pada seksi yang dipimpinnya. m. Finance Staff
1). Menerima semua uang tunai/giro/check dari konsumen dan bertanggung jawab terhadap uang yang diterima dari konsumen/collector.
2). Bertanggung jawab meng-input semua bentuk pembayaran yang diterima ke- dalam sistem, mencetak kuitansi dan menyerahkan kepada konsumen.
3). Mencatat semua kuitansi yang sudah keluar pada chitbook kuitansi dan di-filling berdasarkan nomor urut.
4). Mencetak rekapitulasi penerimaan kas pada sore harinya, mencocokkan angka-angka di rekapitulasi penerimaan kas dengan kuitansi, fisik uang, giro dan cek yang diterima dan mempertanggung jawabkan kepada Finance Head.
5). Memonitor terhadap pemakaian seluruh buku kuitansi yang dikeluarkan secara manual.
n. Finance Operational Staff
2). Mencatat pada buku kas uang masuk dan keluar dari Petty cash, akhir hari harus balance.
3). Menyiapkan Expense Request ke kantor pusat.
4). Menyiapkan check sehubungan dengan penarikan uang, membuat laporan atas penarikan uang ke bagian Accounting sesuai ledger dan keterangannya melalui email.
3. Prosedur Penjualan dan Kebijaksanaan Pemberian Kredit