BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
4. Pengawasan Internal Gaji dan Upah Sebagai Sarana
Ada beberapa unsur-unsur pengawasan internal atas gaji dan upah pada PT.Bakrie Sumatera Plantations, Tbk Kisaran yaitu :
a. Lingkungan pengawasan gaji dan upah (Control Environment)
Lingkungan pengawasan memegang peranan penting dalam menunjang keberhasilan pengawasan internal. Dimana lingkungan pengawasan mencakup tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap keseluruhan manajemen puncak, direktur, dewan komisaris dan pemilik perusahaan. Struktur organisasi merupakan bagian penting dalam lingkungan pengawasan gaji dan upah. Dalam struktur organisasi perusahaan dapat diketahui pembagian tugas dan tanggung jawab. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas akan memudahkan pekerjaan, mengurangi
kesempatan terjadinya penyelewengan dalam proses penggajian dan pengupahan misalnya dengan Internal Check. Berikut ini penjelasan akan fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penggajian dan pengupahan pada PT.Bakrie Sumatera Plantations, Tbk yaitu:
1) Fungsi Kepegawaian/ Personalia
Bertanggung jawab untuk merekrut karyawan baru, menyeleksi calon pegawai dan karyawan, penempatan pegawai, kenaikan pangkat, mutasi dan pemberhentian karyawan.
2) Fungsi Pencatatan Waktu
Bertanggung jawab menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua pegawai/ karyawan. Untuk pegawai bulanan dilakukan oleh kepala bagian dan untuk karyawan harian dilakukan oleh mandor.
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Bertanggung jawab untuk memeriksa daftar hadir, lembur karyawan. Dan membuat daftar gaji dan upah.
4) Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mengeluarkan bukti kas keluar, mencatat semua transaksi termasuk kewajiban yang berkaitan dengan pembayaran gaji dan upah seperti hutang gaji/upah, hutang pajak dan pencatatan ke buku jurnal serta posting ke dalam buku besar.
5) Fungsi Keuangan
Bagian penggajian dan pengupahan serta kasir termasuk bagian dari fungsi ini. Bertanggung jawab untuk pembuatan daftar gaji dan upah, proses
perhitungan gaji dan upah melalui proses EDP, membuat surat permintaan pengeluaran uang untuk pembayaran gaji dan upah, otorisasi pengeluaran cek dan pencairan cek ke Bank Mandiri dan bertanggung jawab untuk pembayaran gaji dan upah tersebut ke kepala bagian atau mandor.
Unsur lain yang mencakup dalam lingkungan pengawasan atas gaji dan upah adalah Internal Audit. Peranan Internal Audit pada perusahaan ini cukup memadai. PT. BSP, Tbk mengadakan pemeriksaan secara langsung setiap bulannya. Pemerikasaan ini dilakukan oleh Finance Inspector yang berada di bawah dewan direksi. Internal Auditor membuat laporan setiap tiga bulan dan melaporkannya kepada pimpinan perusahaan beserta saran-saran perbaikan.
b. Pertimbangan Resiko (Risk Assesment)
PT.Bakrie Sumatera Plantation, Tbk menyadari perlunya mengambil tindakan yang dianggap dapat mencegah terjadi terjadinya kecurangan terhadap gaji dan upah antara lain :
1) Merancang sistem pecatatan, perhitungan gaji dan upah dengan prosedur memadai yang dibuat untuk mengurangi kesempatan melakukan penyelewengan.
2) Merancang sistem pengaman fisik terhadap dokumen-dokumen penting terutama dokumen keuangan. Perusahaan melindunginya dalam brankas tahan api yang ditempatkan dalam ruangan khusus. Ruangan ini hanya
dapat dimasuki oleh orang-orang tertentu yang berwenang dan dijaga oleh satpam selama 24jam.
3) Menganalisa kemungkinan yang akan terjadi seperti kenaikan UMR (Upah Minimun Regional) dan perubahan perhitungan PPh karyawan.
4) Setiap tahun perusahaan membayar asuransi untuk perlindungan seluruh aset perusahaan
5) Dalam memproses data untuk gaji dan upah menggunakan sistem komputerisasi dengan software khusus untuk proses perhitungan gaji dan upah melalui bagian EDP di Bagian Penggajian dan Pengupahan.
c. Komunikasi dan Informasi atas Gaji dan Upah (Communication and
Information) pada PT. Bakrie Sumatera Plantaions, Tbk Kisaran
Pada bagian ini membahas tentang dokumen- dokumen dan catatan yang digunakan dalam proses penggajian dan pengupahan dalam perusahaan. Seperti dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, daftar hadir pegawai, daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, slip gaji dan upah, daftar lembur pegawai dan bukti kas keluar sedangkan catatan yang digunakan berupa buku jurnal dan buku besar. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Bakrie Sumatera Plantations, Tbk juga cukup efektif dalam mendukung dalam pengawasan internal atas gaji dan upah. Uraian untuk setiap prosedur penggajian dan pengupahan sudah dibahas sebelumnya.
d. Kegiatan Pengawasan (Control Activities)
Pengawasan gaji dan upah yang dijalankan PT.Bakrie Sumatera Plantations, Tbk adalah :
1) Pemisahan tugas dan wewenang yang tegas
Pemisahan tugas yang tepat ini sangat mempengaruhi terjadinya kecurangan dalam perusahaan. Dimana departemen keuangan yang berwewenang dalam pembayaran gaji dan upah harus dpisahkan dengan departemen akuntansi yang bertanggung jawab dalam pencatatan transaksi gaji dan upah. Untuk departemen keuangan sendiri,posisi seorang kasir dengan bagian penggajian harus dipegang oleh orang yang berbeda.
2) Prosedur otorisasi yang memadai
Otorisasi harus diberikan oleh bagian yang berwenang yang ada hubungannya dengan transaksi. Setiap kegiatan mulai dari persiapan, perhitungan serta pendistribusian gaji dan upah harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang guna menghindari adanya transaksi yang menyimpang. Misalnya dalam pembayaran gaji dan upah harus di otorisasi oleh departemen keuangan (bagian Payroll) dan mendapat persetujuan dan departemen akuntansi kemudian dibayarkan kepada karyawan yang bersangkutan. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan juga didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh bagian kepegawaian. Setiap pegawai dan karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji
dan upah harus memiliki surat pengangkatan yang ditandatangani oleh direktur. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah di otorisasi oleh departemen akuntansi. Daftar hadir diotorisasi oleh bagian kepegawaian sebagai fungsi pencatat waktu. Tarif gaji dan upah dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh departemen akuntansi sebelum dibayarkan.
3) Dokumen dan catatan yang cukup
Dokumen pada PT. BSP Kisaran merupakan faktor yang sangat penting, karena jika terjadi penyelewengan maka dokumen tersebut dapat dijadikan sebagai bukti nyata. Misalnya setiap dokumen memiliki nomor urut. Dan dalam penulisan nominal dengan huruf dan angka.
e. Pemantauan (Monitoring)
Dengan terlaksananya sistem pengawasan internal pada PT. BSP Kisaran, maka dengan sendirinya kegiatan monitoring telah terlaksana. Kegiatan monitoring merupakan kegiatan mengawasi, menilai, mengoreksi masalah yang berhubungan dengan kegiatan penilaian resiko. Misalnya jika terjadi kesalahan terhadap pembayaran gaji/upah, maka masalah ini akan diidentifikasi dengan melihat dokumen dan catatan yang berhubungan dengan proses pembayaran.