BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
B. Gaji dan Upah
2. Prosedur Pengawasan akuntansi Gaji dan Upah
Menurut Mulyadi (2002 : 285), pengertian dari sistem akuntansi penggajian dan sistem akuntansi pengupahan sebagai berikut :
Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulanan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan perhitungan, pembayaran dan pencatatan upah bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam atau jumlah satuan produk yang dihasilkan.
Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk membayar gaji dan upah semua karyawan tepat waktu. Sistem gaji dan upah juga harus dirancang untuk menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Walaupun sistem akuntansi gaji dan upah berbeda di setiap perusahaan, namun unsur utama yang umum terdapat dalam sebagian besar sistem akuntansi gaji dan upah adalah register gaji dan upah, catatan pendapatan karyawan dan cek gaji.
Menurut Niswonger (1999: 452), unsur-unsur utama yang umum terdapat dalam sistem akuntansi gaji dan upah sebagai berikut :
a. Register Gaji dan Upah (Payroll register),
Suatu daftar multikolom yang digunakan untuk mengisi dan mengiktisarkan data-data yang dibutuhkan dalam setiap periode penggajian
b. Catatan Pendapatan Karyawan
Berupa catatan yang berisi jumlah pendapatan masing-masing karyawan hingga tanggal terakhir harus tersedia pada akhir setiap periode penggajian
c. Cek gaji dan upah (Payroll Checks)
Pada akhir setiap periode penggajian, cek-cek gaji dan upah
(payroll checks) disiapkan. Setiap cek memiliki potongan yang
dapat dipisahkan, yang memperlihatkan rincian tentang bagaimana pembayaran bersih dihitung. Dalam membayar gaji, sebagian besar majikan menggunakan cek-cek gaji yang dapat ditarik dari rekening bank khusus.
Dalam sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan adanya dokumen- dokumen yang digunakan. Menurut Mulyadi (2002 : 290), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah ada 2 jenis yaitu dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam siklus jasa personal disajikan berikut ini :
Tabel 2.2
Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen Transaksi Dokumen Sumber
Dokumen Pendukung 1. Pencatatan biaya gaji
dan upah
Bukti Kas Keluar Rekap Daftar Gaji dan Upah 2. Pencatatan pembayaran
gaji dan upah.
Bukti Kas Keluar Daftar Gaji dan Upah
Menurut Mulyadi (2001: 374), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah b. Kartu jam hadir
c. Kartu jam kerja
d. Daftar gaji dan daftar upah
e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah f. Surat pernyataan gaji dan upah
g. Amplop gaji dan upah h. Bukti kas keluar
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah umumnya dikeluarkan oleh bagian kepegawaian. Dokumen tersebut berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, ataupun surat pemberhentian karyawan (PHK). Kartu jam hadir digunakan untuk mencatat waktu jam hadir
setiap karyawan oleh bagian pencatat waktu. Kartu jam hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa, ada juga yang menggunakan kartu jam hadir yang menggunakan mesin pencatat waktu seperti Clock card atau finger scan. Sedangkan kartu jam kerja merupakan dokumen untuk mencatat waktu tenaga kerja langsung di pabrik dalam mengerjakan pesanan tertentu. Kartu ini digunakan sebagai dasar distribusi biaya upah langsung pada setiap jenis transaksi.
Dokumen berikutnya adalah daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto untuk masing-masing karyawan dengan rincian potongan-potongan yang dikenakan oleh perusahaan. Dokumen rekap daftar gaji dan rekap daftar upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji dan upah dari masing-masing bagian yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan daftar upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta potongan-potongan yaang dibebankan. Dokumen ini dibuat oleh bagian pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
Dibawah ini adalah contoh dokumen kartu hadir, daftar gaji dan upah serta surat pernyataan gaji dan upah menurut Mulyadi (2001 : 376)
Dalam pelaksanaan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan adanya urutan prosedur. Menurut Mulyadi (2001 : 385), sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari beberapa prosedur berikut ini :
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : a. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat
waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine).
b. Prosedur pembuatan daftar gaji
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir..
c. Prosedur distribusi biaya gaji
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar e. Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji dan upah karyawan melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : a. Prosedur pencatatan waktu hadir
b. Prosedur pencatatan waktu kerja
Prosedur pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk. Jadi waktu kerja dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
c. Prosedur pembuatan daftar upah d. Prosedur distribusi biaya upah
e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar f. Prosedur pembayaran upah
Menurut Mulyadi (2001 : 382), adanya catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah karyawan yaitu :
a. Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
b. Kartu harga pokok produksi
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c. Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
d. Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkuntan.
Menurut Mulyadi (2002 : 289), terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah yaitu:
Tabel 2.3
Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Nama Unit Organisasi
Fungsi Pemegang Fungsi
1. Fungsi Penerima Pegawai Bagian Kepegawaian 2. Fungsi Pencatat Waktu Bagian Pencatat Waktu 3. Fungsi Pembuat daftar Gaji Bagian Gaji dan Upah
Dan Upah
4. Fungsi Pembuat Bukti Kas Bagian Utang Keluar
5. Fungsi Pembayar Gaji dan Bagian Kasa Upah
6. Fungsi Akuntansi Biaya Bagian Akuntansi Biaya 7. Fungsi Akuntansi Umum Bagian Akuntansi Umum
Dari setiap fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah memiliki tanggung jawab dan berkaitan dengan prosedur-prosedur yang terkait
dalam sistem akuntansi gaji dan upah yang telah penulis paparkan sebelumnya. Untuk fungsi penerimaan pegawai yang dilakukan oleh bagian kepegawaian (Bag. Personalia), berperan dalam hal penerimaan pegawai, kenaikan jabatan, bahkan sampai penghentian pegawai atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK). Untuk fungsi pencatat waktu, sama halnya dengan prosedur pencatatan waktu kerja dan waktu hadir, yaitu bertanggung jawab untuk menyelenggarakan daftar waktu untuk kehadiran para pegawai dengan menggunakan kartu jam hadir karyawan. Untuk fungsi pembuat daftar gaji dan upah, berperan dalam membuat daftar gaji pagawai yang terdiri dari gaji bruto pegawai beserta potongan-potongan dan tunjangan-tunjangan yang diberikan karyawan.
Menurut Mulyadi (2002 : 290), “fungsi pembuat bukti kas keluar bertanggung jawab membuat perintah pengeluaran kas untuk pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.” Fungsi ini juga berkaitan dengan fungsi keuangan dalam hal. Untuk fungsi pembayar gaji dan upah berperan dalam hal pembayaran gaji dan upah kepada pegawai sesuai dengan daftar gaji dan upah yang telah diotorisasi oleh fungsi pembuat buakti kas keluar.
Fungsi akuntansi biaya menurut Mulyadi (2002 : 290) adalah :
Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab mencatat distribusi biaya ke dalam kartu kos produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah serta kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik). Sedangkan fungsi akuntansi umum berfungsi untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.
Dalam proses pembayaran gaji dan upah seperti yang telah dijelaskan sebelumnya oleh Mulyadi, James (2001 : 321) juga menjelaskan proses pembayaran gaji dan upah melalui uraian dibawah ini :
a. Departeman Personalia
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen pembayaran gaji berbagai formulir kegiatan personal. Dokumen-dokumen tersebut mengidentifikasi para pegawai yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk mencerminkan perubahan dalam tarif pembayaran per jam , pengurangan gaji dan klasifikasi pekerjaan. b. Departemen Produksi
Pegawai produksi menyiapkan 2 jenis catatan waktu yaitu kartu pekerjaan dan kartu waktu.Kartu pekerjaan (Job ticket) berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh tiap pekerja di setiap pekerjaan produksi. Dokumen-dokumen ini dikirim ke bagian akuntansi biaya (siklus konversi), diman dokumen-dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu (Time Card) berisi total waktu pekerja di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke bagian pembayaran gaji untuk perhitungan jumlah cek pembayaran. c. Departemen Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya menggunakan job ticket untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja langsung atau overhead. Pembebanan ini dirangkumkan dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen buku besar umum. d. Departemen Pembayaran Gaji
Departemen pembayaran gaji menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Petugas administrasi dari departemen ini melakukan pekerjaan-pekerjaan berikut : menyiapkan daftar gaji (payroll register) yang menunjukkan pembayaran kotor, pengurangan, pembayaran lembur dan pembayaran bersih. Memasukkan informasi di atas ke catatan pembayaran gaji pegawai (employee payroll records), menyiapkan cek untuk para pegawai. Mengirimkan cek pembayaran ke bagian pengeluaran kas dan satu salinan daftar gaji ke bagian utang dagang. Menyimpan time card , formulir kegiatan personel dan salinan daftar gaji.
e. Departemen Utang Dagang
Petugas administrasi utang dagang memeriksa register gaji untuk kebenarannya dan menyiapkan 2 salinan voucher pengeluaran kas sejumlah gaji. Satu salinan,bersama dengan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim ke departemen buku besar umum.
f. Departemen Pengeluaran Kas
Manajer bagian pengeluaran kas menerima cek-cek pembayaran gaji dan kemudian menandatanganinya lalu mengirim cek-cek pembayaran gaji tersebut ke pusat pembayaran untuk didistribusikan ke pegawai.
g. Departemen Buku Besar Umum
Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan voucher pengeluaran kas dari utang dagang. Voucher pengeluaran kas menunjukkan total jumlah gaji terutang dan rinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya